Лекция: Документация и технология ее формирования

Основными носителями информации являются входные и выходные документы, т.е. определенные формы, имеющие юридическую силу.

Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную или при помощи технических средств.

Выходная документация – сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки; изготовляется на печатающем устройстве.

Классификация документов:

по сфере деятельности – плановые, учетные, статистические и др.;

по отношению к объекту управления – входящие (первичные), сводные (исходящие), промежуточные, архивные;

по содержанию хозяйственных операций – материальные, денежные, расчетные;

по назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные;

по объему отражаемых операций – единичные и сводные;

по способу использования – разовые и накопительные;

однострочные и многострочные;

по способу заполнения – вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Унификация и стандартизация всей документации.

Требования к документам: выделение трех частей: заголовочной, содержательной, оформляющей.

Заголовочная часть

наименование объекта,

характеристика документа – индекс, код по ДКУД,

наименование документа,

зона для проставления кодов постоянных реквизитов-признаков.

В заголовочной части в основном текстовая информация, которую нужно закодировать, выделяется рамка для проставления кодов постоянных признаков.

Содержательная часть – таблица, состоящая из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые признаки и их названия (слева).

Оформляющая часть – подписи и дата заполнения.

Последовательность формирования документа:

уточняется состав показателей, включаемых в документ,

выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и распределяются по трем зонам:

1-я – постоянные признаки заголовочной части в рамке;

2-я – переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования;

3-я – количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

Контрольные суммы располагаются в последней графе (строке) или в конце документа. Экономического содержания не имеют. Реквизиты, подлежащие вводу в ПК, обводятся утолщенными линиями.