Реферат: Автоматизация учета труда и заработной платы

--PAGE_BREAK--

Рис.4.Возможности составления штатного расписания в ПК «АКСИОК».

В программе есть возможность формировать его внутреннюю структуру, а именно отделы и должности.

При заполнении информации о должности, указывается число ее единиц, сумму оклада и разряд. Программа позволяет указать дополнительный реквизит должности, такой как код государственной должности по реестру.

После заполнения выбранный регистрационный номер (код) привязывается к должности в штатном расписании и попадает в подсистему “Зарплата”.

Карточка сотрудника содержит множество необходимых в учёте труда госслужащих “Основных реквизитов”.

<img width=«623» height=«488» src=«ref-2_644878548-37375.coolpic» v:shapes="_x0000_i1027">

Рис.5.Вид карточки сотрудника Отделения в ПК.

Помимо основных реквизитов, существуют дополнительные реквизиты, которые может добавить пользователь программы. Просмотр и печать реализованы с помощью выгрузки содержимого таблиц в MS Word. Пример заполненной Личной карточки сотрудника (форма № Т-2ГС) приведен в Приложении 14.

Необходимыми данными для учёта кадров по госслужащим являются данные о повышении квалификации и прохождении аттестации. В таблице “Повышение квалификации” реквизиты: Документ (диплом, свидетельство) — наименование, номер, дата и основание выгружаются в форму Т2-ГС и наоборот – из формы Т2-ГС производится импорт данных по перечисленным реквизитам в карточку сотрудника. То есть процесс заполнения этих данных насколько есть возможность автоматизирован.

Формирование текстов приказов в программе происходит по выбору видов действий, в зависимости от этого автоматически составляются формы приказов на приём, перевод, увольнение работника.

При формировании всех приказов о назначениях и перемещениях учитываются только вакантные должности, исходя из текущего состояния штатного расписания, а также временно вакантные должности, которые возникают при уходе сотрудника в длительный отпуск (более 1,5 лет) или при получении сотрудником больничного листа на длительное время.

При утверждении приказов об отпусках, командировках, направлении на курсы повышения квалификации, дни отсутствия на рабочем месте автоматически попадают в табель учета рабочего времени.

После утверждения приказов информация размещается в базе данных и может использоваться в модуле «Зарплата».

В Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области многие приказы не передаются из подсистемы «Кадры» в подсистему «Зарплата» иногда из-за недостаточно оперативной работы бухгалтера по начислению зарплаты на компьютере. Тогда специалистам приходится набирать больше информации вручную в модуле «Зарплата», что требует дополнительных усилий по проверке вводимой и обрабатываемой информации. Однако, расчёт оплаты больничного листа показался бухгалтерам Отделения наиболее удобным именно в автоматизированной форме при передаче данных из «Кадров».

Расчет процента оплаты больничных листов осуществляется на основании общего стажа работы. После принятия в «Зарплате» больничного листа к расчёту оплаты меняется статус записи в подсистеме «Кадры». Программой предусмотрена печать журнала больничных листов.Большим удобством является проставление на основании введённых данных соответствующих условных обозначений в табеле учёта рабочего времени. Так, если в системе сформирован и утвержден приказ о направлении работника Отделения  в командировку, то автоматически в табеле в дни командировок проставляется буква “К”. Также на основании приказов о предоставлении отпуска заполняется на период отдыха  или учёбы соответствующее виду отпуска условное обозначение.

Табель формируется автоматически, исходя из информации, имеющейся в базе данных на момент формирования табеля, при этом в табель попадают сотрудники, которые числились по штату в отчетный месяц хотя бы один день (даже если информация об уволенном сотруднике перенесена в архивную базу данных).

<img width=«573» height=«306» src=«ref-2_644915923-52432.coolpic» v:shapes="_x0000_i1028">

Рис.6. Формирование табеля учёта рабочего времени в ПК «АКСИОК».

Сформированный за определённый период табель выгружается в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учёту №25н по унифицированной форме ОКУД №0504421. В данной форме наименование должности отражается полностью.

 В Отделении по Шацкому району  УФК по Рязанской области  оценили возможность программы автоматически формировать на любую дату справку об использовании отпусков. Этот документ отражает все записи о ежегодных оплачиваемых отпусках сотрудника с указанием количества дней неиспользованного отпуска за каждый отпускной период.

Сотрудник Отделения, ведущий работу по кадрам, осуществляет ввод необходимой информации в программный комплекс, формирует отчётность и выдаёт необходимые справки. Для формирования отчетности по унифицированным формам Госкомстата и Пенсионного фонда в подсистеме «Кадры» ПК «АКСИОК»реализованы все необходимые формы: T-1,Т-1 (с надбавками), Т-1а,T-2, T-2 ГС, Т-3,T-5, Т-5а,T-6, T-6а, Т-7,T-8, Т-8а, T-9, T-9a, T-10, Т-10а, Т-11, Т-11а, Т-12.

Все вышеперечисленные формы создаются в виде временного документа WORD на основании соответствующих приказов.

Можно сделать вывод о том, что работа по учёту кадров в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области достаточно автоматизирована, ведётся взаимосвязано с другими подсистемами программного комплекса. Утвержденные штатное расписание, приказы, введённые больничные листы, сформированные табель учёта рабочего времени и формы отчётности используются далее в бухгалтерском учёте заработной платы в подсистеме «Заработная плата» ПК «АКСИОК».


2.5. Расчёт зарплаты с использованием подсистемы «Зарплата» ПК АКСИОК.

Бухгалтерский учет заработной платы в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области осуществляется по мемориально-ордерной форме согласно Инструкции по бюджетному учету от 10 февраля 2006 года №25н.

Автоматизированный учёт заработной платы в Отделении ведётся двумя сотрудниками бухгалтерии в подсистеме «Зарплата» программного комплекса «АКСИОК».  Программа позволяет начислить компенсационные и другие выплаты, произвести произвольные удержания, рассчитать налоги в соответствии с действующим законодательством, а так же получить выходные документы.

Работа в подсистеме “Заработная плата” обеспечивает выполнение следующих функций:

§       начисление заработной платы сотрудникам организации по установленному окладу, за фактическое отработанное время с учетом начислений за выслугу лет и установленных надбавок;

§       расчет оплаты больничных листов (общих, по уходу, декретных), с возможностью оплаты нескольких больничных листов в одном месяце;

§       регистрацию в журнале и учет больничных листов по описи;

§       расчет оплаты отпусков (очередного, учебного), компенсаций за неиспользованный отпуск;

§       формирование табеля учета рабочего времени;

§       расчет премий (месячных, квартальных, годовых);

§       расчет налога на доходы с физических лиц, удержания по исполнительным листам, взносов в Пенсионный фонд;

§       формирование документов по труду и заработной плате (расчетные ведомости, платежные ведомости, расчетные листки, карточки учета);

§       формирование документа “отпускная записка-расчет” с разбивкой удержаний по статьям для каждого вида начислений;

§       подготовку документов для ИФНС (налоговой карточки и справки о доходах) на бумажных и электронных носителях;

§       формирование и печать платежных ведомостей в целом по учреждению/организации, по отделам и по произвольному набору сотрудников;

§       формирование журнала регистрации платежных ведомостей;

§       формирование мемориального ордера №5;

§       формирование запросов произвольной формы по расчету заработной платы;

§       формирование квартальных отчетов в Пенсионный фонд РФ;

§       подготовку и передачу данных в смежные разделы бухгалтерского учета.

Программа поставляется с настройкой, соответствующей законодательству Российской Федерации.  Пользователь ПК устанавливает настройки параметров работы программы в зависимости от потребностей бухгалтерии.

При запуске подсистема “Зарплата” анализирует, работает ли она в сети, установлена ли связь с подсистемами “Банк”, “Касса”, «Кадры» или подсистема работает автономно. Все эти действия сопровождаются системными сообщениями. В процессе загрузки на экране появляется сообщение об установленном расчётном периоде и предупреждение, если было изменение штатного расписания в «Кадрах». Это изменение можно просмотреть и скорректировать действующее в данной подсистеме путём приёма из модуля программы по учёту кадров.

Разработчиками ПК предусмотрена возможность установить или отключить связь с другими подсистемами комплекса, изменение общесистемных реквизитов, параметров программы и признаков – некоторых дополнительных возможностей, которые могут быть включены или выключены, в зависимости от требований пользователя. Бухгалтер по учёту зарплаты сам может настроить модуль для корректной работы, если необходимые изменения не требуют вмешательства в среду программирования. Все реквизиты и параметры разбиты по своему функциональному назначению и собраны в отдельные подокна — закладки. Это введено для облегчения ввода и просмотра данных.

<img width=«636» height=«367» src=«ref-2_644968355-47313.coolpic» v:shapes="_x0000_i1025">

Рис.7.Окно настройки в программе, используемой для расчёта зарплаты в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области.

Закладка Печать в Настройках предназначена для настройки печати расчетного листка, расчетной и платежной ведомости, карточки-справки, установки шрифта для расчетной ведомости и для карточки-справки. Это очень удобно для пользователей программы, так как есть возможность включить/отключить печать, например, расчетной ведомости и карточки-справки на узкий или широкий принтер, изменить шрифты в выходных документах, изменить набор символов.

Для корректного формирования бухгалтерских документов в используемом в Отделении программном комплексе предусмотрен пункт меню Настройка/Настройка параметров. Он предназначен для задания рабочих параметров системы, таких как: наименование граф в карточке-справке; связь с другими подсистемами комплекса АКСИОК; расчет премий и расчет зарплаты; настройки формирования, просмотра/печати платежных ведомостей; настройки субсчетов, КБК для ЕСН и страховых взносов.

Конечно, добросовестным работникам бухгалтерии перед началом работы необходимо проверять настройки всех групп расчетов во избежание ошибок в работе, особенно затрагивающих расчёты с персоналом по оплате труда.

Процесс расчетов по заработной плате в ПК «АКСИОК» производится в несколько последовательных этапов:

Этап 1. Ввод приказов, отпусков и больничных листов.

Этап 2. Ввод информации о принятых сотрудниках.

Этап 3. Формирование табеля учета рабочего времени.

Этап 4. Расчет заработной платы.

Этап 5. Формирование отчетных документов.

Для правильности расчетов необходимо ввести информацию о сотрудниках на основании приказов и больничных листов за 12 предыдущих месяцев, а отпусков за 3 предыдущих месяца. Так как в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области автоматизирован учёт труда, бухгалтер, занимающийся начислением зарплаты, импортирует из подсистемы «Кадры» файлы с необходимой информацией.

В случае приема нового сотрудника вводятся суммы вычетов и льгот по предыдущему периоду или с предыдущего места работы (с начала расчетного года) для каждого сотрудника. В 2007 году в Отделение по Шацкому району УФК по Рязанской области было принято на работу два новых сотрудника, которые имеют льготы по уплате подоходного налога, уже предоставленные налоговые вычеты на предыдущем месте работы.

Формирование табеля учёта рабочего времени возможно и автономно, но при совместной работе программы “Зарплата” с программой “Кадры” табель учета рабочего времени по сотрудникам импортируется из “Кадров”.

Для начисления заработной платы сотрудникам организации по установленному окладу, за фактическое отработанное время с учетом произведенных начислений, вычетов и льгот, необходимо произвести расчет заработной платы. Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

Например, на основании данных табеля учёта рабочего времени за январь 2007 года ведущий специалист-эксперт Гордеев Е.В. отработал полный месяц и фонд его рабочего времени составил 18 рабочих дней Должностной оклад данного работника 2100руб., надбавка за особые условия -60%., т.е.1260руб. Стаж государственной службы Гордеева Е.В. – 4 года, значит, надбавка за выслугу лет составляет 10% или 210 руб. Надбавка за классный чин и ежемесячное денежное поощрение установлены согласно пройденной аттестации и приказу руководства (отражены в служебном контракте) 750руб. и 2100руб. Всего начислено работнику Отделения за январь 2007 года 6420руб. В бухгалтерском учёте данная операция отражается проводкой Дт 10001060010000006140101211-Кт 10001060010000006130201730. Из полученной общей суммы удерживается налог на доходы с физических лиц (13% с учётом социального налогового вычета 400 руб. составляет 783 руб.): Дт10001060010000006130201830-Кт10001060010000006130301730. Организацией с заработной платы работника уплачиваются единый социальный налог во внебюджетные фонды: ЕСН в ФСС в 2007 году составлял 2,9%(186,18руб.), в ФФОМС 1,1%- 70,62руб., ТОФОМС-2% 128,40руб., ЕСН в ПФ РФ-20% или 1284руб., страховая часть пенсионных отчислений 10%-642руб., накопительная часть в ПФ РФ-256,80руб.(4%). Начисление этих сумм отражаются проводкой 10001060010000006140101213-Кт 10001060010000006130201730. Сотрудник Отделения в соответствии с ТК РФ получил аванс в сумме 1900 руб. К выдаче на руки в конце месяца причитается (6420,00(начислено)-783,00(удержано)-1900(межрасчётные выплаты)) 3737руб.

Всем работникам выдаются на руки расчётные листки (Приложение 15).

В используемой Отделением по Шацкому району УФК по Рязанской области для бухгалтерского учёта программе полный расчет и перерасчет заработной платы всех сотрудников организации выполняется автоматически и быстро. В подсистеме «Зарплата» ПК «АКСИОК» расчет зарплаты может производиться многократно, без дублирования начислений и удержаний. При повторном расчете система выдает сообщение о том, что расчет зарплаты уже был произведен и спрашивает пользователя: повторить или отказаться. В случае положительного ответа система удалит расчетные удержания (подоходный налог, пенсионный, алименты) и произведет их расчет заново. При необходимости перерасчета отпусков или больничных листов система сообщает об этом и ждет ответа. Если пользователь отказался от перерасчета в данном месяце, система перенесет перерасчет на следующие месяцы.

Закончив расчет зарплаты, система предлагает просмотреть расчетную ведомость с совокупным доходом или без него. Результаты расчета зарплаты выдаются на экран в виде печатной формы расчетной ведомости, с возможностью последующего получения распечатки.

Для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет, удержанных из заработной платы налогов и других сумм, применяется документ «Расчетно-платежная ведомость» (код формы 0504401).В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордером. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе «Сумма к выдаче» против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период». В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдал — должность, подпись, расшифровка подписи». После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. (Приложение 16)

В Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области организовано кроме хранения баз данных ПК ещё и архивное хранение регистров бухгалтерского учёта и некоторых документов в электронном виде. Бухгалтерией организации используется возможность программы печатать расчётную ведомость в файл.

Иногда есть необходимость производить индивидуальный расчет зарплаты сотрудникам, больничных листов, отпусков и т.д. ПК «АКСИОК» предоставляет такую возможность в пункте меню Корректировка и расчет/Начисления и удержания.

<img border=«0» width=«623» height=«327» src=«ref-2_645015668-47050.coolpic» v:shapes="_x0000_i1029">

Рис. 8. Окно «Начисления и удержания» модуля «Зарплата»ПК «АКСИОК».

Окно “Начисления и удержания” содержит информацию о текущем расчетном месяце, числе рабочих дней и фактически отработанных днях в текущем месяце. Фактически отработанное время система считает после формирования табеля. В данном режиме программа показывает количествольгот на сотрудника и ребенка, и их сумму, с учетом суммы коэффициента применения льгот. Внутреннее окно содержит список кодов начислений и удержаний.

Для автоматического расчета необходимых доплат при изменении окладов задним числом предназначен пункт меню Расчет/Пересчет з/п за предыдущие периоды. Например, оклады повысились с января, а текущий месяц — февраль. Выбрав данный пункт меню, надо указать месяц и год, за который нужно будет произвести перерасчет. При расчете больничных и отпускных учитываются коррекции предыдущих месяцев.

  После формирования платежной ведомости “к выдаче на руки” расчет зарплаты и любые изменения в данном режиме становятся недоступны. Для того чтобы снова активизировать функции расчета зарплаты, добавления или удаления произведенных расчетов, необходимо удалять эту платежную ведомость из архива.

 Платёжная ведомость представляет собой список сотрудников с конечными суммами к выдаче на руки. Суммы выдач по платежным ведомостям автоматически заносятся в удержание — межрасчетные выплаты, с автоматической корректировкой при повторной печати.При автоматизированном бухгалтерском учёте во избежание многих ошибок и неточностей  программно устанавливаются ограничения. Так, например,   новая ведомость на выдачу заработной платы не может быть сделана тем сотрудникам, для которых уже была ранее сделана пл.ведомостьпо коду 902 (ведомость на выдачу заработной платы). Месяц считается для них закрытым.  Платежная ведомость по коду 501 – это ведомость на выдачу аванса.

В Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области в соответствии с трудовым законодательством заработная плата выплачивается двумя частями в месяц: за первую и вторую половину месяца. Аванс выдаётся в размере 30% месячного содержания госслужащих. Каждому работнику на руки выдаётся расчётный листок с указанием сумм начислений, удержаний по видам, совокупного годового дохода, налоговых льгот и уплаченных в бюджетную систему подоходного налога.

Для регистрации справочных сведений о заработной плате работника применяется документ Карточка-справка (код формы 0504417), в которой, помимо общих сведений о нем, ежемесячно отражаются по всем источникам суммы начисленной заработной платы по видам, удержанных суммах по видам, сумма к выдаче. Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости. Карточка может быть сформирована как на текущий месяц и год, так и за любой предыдущий год после начала эксплуатации системы. Лицевая сторона содержит все данные о работнике, необходимые для расчета зарплаты. В раздел Переводы выбираются только изменения с датой приказа в указанном году. Если в указанном году изменений не было, выбирается самое позднее до указанного года изменение. Обратная сторона подобна расчетной ведомости по месяцам с указанием кодов начислений и удержаний.

На основании Карточки-справки заполняется таблица «Заработная плата по месяцам» Записки-расчета об исчислении среднего заработка. Этот документ (код формы 05044259) применяется для расчета среднего заработка для определения сумм оплаты за отпуск, компенсации при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством. Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска. Пример Записки-расчёта представлен в Приложении 17.

Кроме выходных отчётных форм внутреннего пользования в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области автоматизировано осуществляет подготовку документов для ИФНС (налоговой карточки и справки о доходах) на бумажных и электронных носителях, а также формирование ответов на запросы произвольной формы вышестоящей организации.

Для отражения операций по оплате труда в регистрах бухгалтерского учёта в модуле  «Зарплата» используется пункт меню     продолжение
--PAGE_BREAK--Отчеты/Операции по оплате труда (5МО). Перед формированием 5-го мемориального ордера необходимо выполнить его настройку. Рассчитанные суммы 5-го МО можно корректировать непосредственно в окне программы.(См.Приложение 18). Формируется, печатается и корректируется мемориальный ордер № 5 за любой месяц (предыдущий, текущий). Также данный пункт меню используется для записи в Главную книгу (подсистемы “Главная книга”) данных по зарплате, операций по 5-му МО в книги учета ассигнований и кассовых расходов (подсистемы “Банк”) с учетом аналитики.

В Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области все выходные формы документов и отчёты печатаются и проверяются, подписываются исполнителями, передаются главному бухгалтеру.

Согласно Инструкции по бюджетному учёту №25н от 10 февраля <metricconverter productid=«2006 г» w:st=«on»>2006 г. «в условиях комплексной автоматизации бюджетного учета в учреждении операции формируются в базах данных используемого программного комплекса».  Некоторые из форм документов и отчётов согласно утвержденному Федеральным казначейством реестру хранятся только в электронном виде с проставлением электронно-цифровых подписей исполнителей, главного бухгалтера и руководителя.

Рассматривая бухгалтерский учёт заработной платы в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области, можно сделать вывод о том, что сам расчёт заработной платы в этом государственном учреждении почти полностью автоматизирован и при желании можно передавать этот процесс на вышестоящий уровень для централизованного бухгалтерского учёта.
3.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПК АКСИОК В УЧЁТЕ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В ОТДЕЛЕНИИ ПО ШАЦКОМУ РАЙОНУ УФК ПО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ.

3.1.Соответствие учётных данных и выходных форм ПК АКСИОК требованиям нормативно-правовых актов. Возможности более полного использования ПК в Отделении.

В применяемом для ведения учёта труда и заработной платы программном комплексе «АКСИОК» предусмотрено формирование отчётных и выходных форм документов в строгом соответствии с  нормативно-правовыми актами. Так как программный комплекс является автоматизированной системой, которая может применяться в любом ведомственном учреждении или бюджетной организации, то и формы учёта и отчётности содержат общие для таких организаций реквизиты, тогда как в органах федерального казначейства при прохождении гражданской службы имеется своя специфика.

Так, например, на некоторых документах предусмотрено визирование профсоюзного органа (ф.Т-7 График отпусков), которого нет и не может быть у госслужащих.

 В бланках служебного контракта и дополнительного соглашения к нему содержатся пункты и формулировки для Федерального казначейства (центрального аппарата). Для применения автоматизированного составления  этих документов на уровне территориальных отделений приходится их достаточно много редактировать. Программой должно быть предусмотрено формирование пользовательского шаблона и для этих форм.

В  “Реестре прохождения госслужбы”  отсутствует информация по уволенным в течение года сотрудникам.

За последнее время Указами Президента РФ уже несколько раз производилось повышение окладов работникам бюджетной сферы. В рассматриваемой автоматизированной системе учёта труда и заработной платы на данный момент времени ещё нет пользовательского шаблона приказа «Об изменении денежного содержания». На практике в учреждениях применяются приказы о повышении окладов, что не совсем корректно по отношению к государственной службе.

В личной карточке сотрудника рекомендовано ведение реквизитов выплат материальной помощи. Пока это программно не предусмотрено.

При направлении нескольких сотрудников в командировку на разные сроки в Отделении по Шацкому району в ПК «АКСИОК» создают несколько приказов, чтобы был автоматизирован дальнейший учёт (заполнение табеля и расчёт зарплаты). Это не совсем корректно. Необходимо при создании формы Т-10а в случае, когда даты начала и окончания командировки разные у разных сотрудников, выводить индивидуальные даты начала и окончания командировки.

В подсистеме «Зарплата» структуры файлов, представляемых налогоплательщиками — юридическими лицами в электронном виде (п. Налоговая декларация, Декларация по страховым взносам, Формирование авансовых платежей по соц. налогу, Авансовые платежи по страховым взносам) меняются не так быстро, как того требуют ИФНС и ПФ. Поэтому в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области для составления требуемых форм отчётности в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд используют программы соответствующих органов («Persik», «Налогоплательщик»).

Несмотря на вышесказанное, такая автоматизированная система бухгалтерского учёта, как «АКСИОК» предоставляет пользователям очень много дополнительно к регламентируемым возможностей.

 В ПК есть возможность контроля на дату окончания действия документа, удостоверяющего личность (паспорта). В Отделении по Шацкому району она не используется. Можно установить контроль и будет выводиться предупреждение за несколько дней о приближении даты замены паспорта по возрасту.

В программном комплексе имеется возможность автоматически создавать приказ “Об отзыве из отпуска”, причём его можно сформировать не только до конца отпуска, но и на несколько дней. При отзыве сотрудника из отпуска на несколько дней предоставляется возможность продления отпуска на число неиспользованных дней. Однако, в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области сложилась такая практика, что из отпуска сотрудники вызываются как бы «нелегально, то есть выходят на работу при так называемой производственной необходимости», выполняют определённую работу, но при этом документально это не оформляется. Выход на работу во время отпуска компенсируется днём отгула в какой-либо другой день. Но опять-таки это не оформляется документально. Так что данная возможность подсистемы «Кадры» ПК «АКСИОК» не используется. Хотя её использование не доставило бы лишних хлопот инспектору по кадрам, а бухгалтеру, занимающемуся расчётом зарплаты сотрудникам, значительно облегчило бы работу.

В модуле «Кадры» возможно создавать пользовательские шаблоны приказов, что максимально автоматизирует процесс формирования распорядительной документации.

При заполнении данных сотрудника, да и данных по юридическому адресу организаций в комплексе можно использовать КЛАДР — подключение Общероссийского Классификатора адресных данных (КЛАДР).

В органах федерального казначейства, как и в других бюджетных учреждениях, вышестоящие организации часто запрашивают различные сведения. Автоматизированная система бухгалтерского учёта в Отделении позволяет оперативно и корректно формировать запрашиваемую информацию по многим критериям отбора.

В модуле «Кадры» программного комплекса «АКСИОК» есть возможность и для вывода следующих специфических документов:

·             1-ГС– Сведения о составе работников, замещающих гос. должности и должности гос. гражданской службы по полу, возрасту, стажу работы и оплате их труда. Реализована возможность выгрузки данных в подсистему АКСИОК “Свод” через XML-файл.

·             Отчет о пребывающих в запасе (Форма 6)– Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе. Реализована выгрузка отчета в MSExcel.

·             Дополнительное соглашение– Форма дополнительного соглашения к трудовому договору (служебному контракту). Создается на основе приказов о переводе, изменении оклада, установке надбавок или на основе данных из карточки сотрудника.

Что касается ведения регистров бухгалтерского учёта, то все формы соответствуют нормативным требованиям, хотя Инструкция по бюджетному учёту допускает некоторое отличие: «При выведении регистров бюджетного учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа содержат соответствующие реквизиты и показатели регистров бюджетного учета, предусмотренные настоящей Инструкцией и утверждающим документом соответствующего органа, организующего исполнение бюджета.».

3.2.Предложения по оптимизации организации бухгалтерского учёта труда и зарплаты в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области .

Оптимизировать ведение бухгалтерского учета труда и заработной платы в Отделении можно путем более полного использования возможностей программного комплекса «АКСИОК» и перераспределения обязанностей работников бухгалтерии.

В подсистеме «Зарплата» ПК «АКСИОК» встроен дополнительный модуль «Банкомат» для осуществления передачи электронных платежей на расчётный счёт в банк. Переход на систему зачисления заработной платы в органах федерального казначейства на расчётные счета работников с использованием банковских пластиковых карт ещё более повысит уровень автоматизации бухучёта в организации и приведет к значительному высвобождению труда специалиста-кассира. При перераспределении нагрузки между работниками бухгалтерии можно будет сократить должность одного бухгалтера, что даст значительную экономию фонда оплаты труда (целый годовой фонд зарплаты госслужащего).

При своевременном обеспечении обновления модулей «АКСИОК» в соответствии с меняющимися требованиями налоговых органов, органов статистики и пенсионного фонда, пакеты отчетности для них можно формировать и передавать не вручную, а посредством электронной связи. Это возможно только при проставлении ЭЦП руководителя и главного бухгалтера Отделения на передаваемых электронных документах. Такая возможность законодательно утверждена (ст.3 Федерального закона №1-ФЗ от 10.01.2002г. « Об электронно-цифровой подписи»). В органах Федерального казначейства ЭЦП имеется у руководителя, главного бухгалтера и специалистов для регламентированного документооборота с вышестоящими органами и другими организациями.

Экономическую эффективность использования возможностей ПК «АКСИОК», средств ЭЦП, и электронной почты в сравнении с ручным составлением и сдачей отчетности можно рассчитать.

В Отделении формируются 3 квартальных  и годовая формы отчетов в налоговую инспекцию (общим объёмом 81 лист бумаги):

·Расчет по авансовым платежам по ЕСН для организаций (форма по КНД 1151050) в 3-х экземплярах на 10листах;

·Расчет по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (форма по КНД 1151058) в 3-х экземплярах на 6 листах;

·Налоговая декларация по налогу на имущество организаций (форма по КНД 1152001) в 3-х экземплярах на 5листах;

·Налоговый расчет по авансовым платежам по транспортному налогу (форма по КНД 1152027) в 3-х экземплярах на 3листах;

·Налоговый расчет авансовых платежей по земельному налогу (форма по КНД 1153003) в 3-х экземплярах на 3листах.

При автоматическом  формировании и передаче в налоговые органы в электронном виде формируются текстовые файлы размером около 2кБ. При использовании средств ЭЦП размер файла немного увеличивается – общий размер пакета примерно 15кБ. По каналам электронной связи (модемное соединение) такой пакет отправляется за 5-10 минут в самых неблагоприятных условиях. При стоимости одной минуты -20 копеек соответственно стоимость отправки одного пакета отчетов равна 1 – 2 рубля. В течение финансового года формируется и отправляется 4 пакета отчётности, то есть годовые затраты (С2) при электронном способе составляют 8-10 рублей.

Расходы на печать и одного пакета отчетов ручным методом включают в себя:

·Стоимость бумаги. Одна пачка -500 листов 118 руб. Общее количество листов, необходимых для печати вышеперечисленных отчетов — 81. Затраты на бумагу: (118/500)*81 = 19,10 руб.

·Для печати используется сетевой принтер. Одна ёмкость с тонером стоит 1112 руб., рассчитана на печать 10000 страниц. В общих затратах стоимость тонера, использованного для печати именно этих отчётов (1112/10000)*81 = 9,00руб.

·Стоимость электроэнергии.  Принтер в рабочем состоянии потребляет 2 кВт. Скорость печати 30 листов в минуту. На печать одного пакета отчётов требуется 81/30~=3 минуты или 0,05 часа. Энергетические затраты 0,05ч*2кВт=0,1кВт-ч. Стоимость электроэнергии (при тарифе для бюджетных организаций за 1 кВт-ч – 1,9234руб.): 1,9234руб. *0,1 ~= 0,20руб.

·Расходы на ГСМ. Стоимость 1 литра бензина АИ 92 19,5 рублей и постоянно увеличивается. Расход топлива на 100км – <metricconverter productid=«13,86 литров» w:st=«on»>13,86 литров. Расстояние туда обратно по путевому листку <metricconverter productid=«140 км» w:st=«on»>140 км. Расход бензина <img border=«0» width=«12» height=«23» src=«ref-2_645062718-73.coolpic» v:shapes="_x0000_i1030">(13,86/100)*140 = 19,4 литра. Стоимость топлива 19,4*19,5 = 378,30 руб.

Общие денежные расходы на один пакет отчётности составляют: 19,1+9+0,20+378,3 = 406,60руб.  Годовые затраты (C1) на ручной процесс формирования и сдачи отчётов: 406,60*4=1626,40руб.

Соответственно годовой экономический эффект от предлагаемого автоматизированного процесса  ΔС=(С1-С2)составит: 1626,4руб. – 10,00руб. = 1616,40руб. или произойдёт снижение расходов в 163 раза (1626,40/10,00~=163)

Кроме того, значительно снизятся затраты труда на составление и сдачу отчётности.

Таблица №1

Сравнительная таблица трудовых затрат при существующей системе сдаче налоговой отчетности и в предлагаемом варианте (за период финансового года).

Показатели

Варианты формирования и сдачи отчетности

Заполнение форм вручную и сдача отчетности на бумажном носителе

Автоматизированный способ формирования отчетности и передача по каналам электронной связи

Трудоемкость операций по составлению форм отчетности, чел.-час.

32

6 

Затраты труда на проверку контрольных соотношений заполненных форм, чел.-час.

32

2

Время на сдачу отчетности в соответствующие органы, чел.-час.

32

1



Итого трудовые затраты на подготовку и сдачу пакета отчётов

96

9

При ручном способе составление одного отчета вместе с проверкой контрольных соотношений занимает 3-4 чел-ч. Один пакет отчетов составляются за 2 рабочих дня. Время на сдачу отчетности занимает целый рабочий день в связи с тем, что налоговая инспекция находится в другом населенном пункте. А при автоматизированной составлении отчетности все отчеты составляются и проверяются в течении 2-3 часов. Отправка занимает 5-10 минут вместе с простановкой ЭЦП и подготовкой электронного письма. Также следует учитывать возможность ошибок при ручном способе подготовки отчетов из-за отсутствия возможности автоматической проверки.  Тогда поездку придется повторить, что принесёт дополнительные затраты. При использовании автоматизированного способа передачи отчётности, даже если отчеты будут не приняты по каким либо причинам, узнать об этом и переделать их можно несравненно быстрее.

Время, высвободившееся при автоматизированном способе формирования и сдачи отчётности, работник бухгалтерии может использовать для выполнения других должностных обязанностей.

Большую трудоёмкость также имеют отчёты, которые предоставляются кадровой службой:

·         Списки сотрудников Отделения с различными данными ( должность, образование и т.д.).Отправляются в УФК. Можно формировать используя модуль «Кадры» — Запросы. Составляются SQL- запросы к базе данных.

·        Отчет о пребывающих в запасе в Военкомат Форма -6 (секретно).

·        Годовой отчет о составе – сводная форма 2ГС и 1ГС в органы статистики.

Все эти отчеты можно составлять в модуле «Кадры» и выгружать для дальнейшего использования в Excelили в xmlфайл для загрузки в программы УФК и органов статистики. В настоящее время в Отделении эти трудоемкие отчеты занимают большую часть рабочего времени инспектора по кадрам, так как запросы вышестоящей организации — УФК о составе и структуре Отделения приходится делать вручную, находя данные на бумаге и занося их в Excelчто по самым скромным подсчетам занимает 2-3 чел-ч. Используя возможность в модуле «Кадры» составлять SQLзапрос без специальных знаний программирования, то есть применяя визуальное конструирование, в специальной форме, можно очень быстро формировать отчеты, содержащие самый различный набор сведений.  Запрос, составляемый в программе, обсчитывается за секунды и может использоваться по мере необходимости. Пример выполненного SQL-запроса в ПК «АКСИОК» представлен в Приложении 19.

При изменении требований к отчётным формам по подписанному Федеральным казначейством и фирмой-разработчиком ПК составляется техническое задание, и программное обеспечение дорабатывается с учётом новых требований. Поэтому явного несоответствия или недостаточно полного содержания документов по регламентированным формам нет. Проблема в том, что при изменяющихся требованиях недостаточно быстро происходит доработка программного комплекса.  Если же существуют обновлённые версии программного комплекса, основным тормозящим автоматизацию бухгалтерского учёта фактором является человеческий фактор.   Зачастую бухгалтера требуют от специалистов по автоматизации наладить в ПК корректное формирование новых форм документов, сами не зная до конца, как должны отображаться  документально те или иные операции. В ПК «Аксиок» реализована возможность настройки форм отчетов с использованием различных фильтров, и если пользователь хорошо знает сам алгоритм расчета показателей (имеется в виду как заполняется документ вручную), то настроить его автоматическое формирование в сущности не представляет труда. От современного бухгалтера сегодня требуется не только высокий профессионализм, но и хорошие навыки работы с компьютером. Для полного использования существующих систем автоматизации бухгалтерского учёта каждому пользователю необходим творческий подход в использовании ЭВМ.  В конце концов, автоматизация призвана снизить долю ручного и монотонного труда и создаёт порядок, удобство, обеспечивает математическую точность и достоверность учёта.

Перераспределение обязанностей при высвобождении труда на отдельных участках работы по учёту труда и заработной платы даёт значительную экономию рабочего времени и экономию денежных ресурсов на оплату труда.
Заключение
В представленной работе рассмотрено состояние автоматизации учета труда и зарплаты в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области, где для ведения бухгалтерской работы   используется программный комплекс «АКСИОК» (разработчик-фирма «Рассвет»).

 По результатам проведённого анализа можно сделать вывод о том, что в учреждении степень автоматизации бухгалтерского учета труда и заработной платы находится на достаточно высоком уровне благодаря централизованному Федеральным казначейством обеспечению программными средствами.

Однако, имеющиеся в ПК «АКСИОК» возможности электронного ведения документации по учёту труда и заработной платы в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области используются не полностью. Сопоставив программные ресурсы с необходимыми требованиями бухгалтерского учёта, определены следующие основные пути совершенствования использования ПК:

1.     Повышение квалификации сотрудников бухгалтерии в части навыков работы на компьютере для более полного использования возможностей программного комплекса «АКСИОК».

2.     Налаживание более тесного контакта с разработчиком программного обеспечения (фирмой «Рассвет» в частности) для своевременной доработки модулей программы при внедрении новых документов учета и изменении форм различной отчетности.

3.     Использование  ЭЦП и средств шифрования для защиты информации при составлении структурированных файлов документов.

4.     Налаживание электронного документооборота с банком при зачислении заработной платы на расчётные счета работников с использованием банковских пластиковых карт.

5.     Организация передачи отчетности в налоговые органы, органы статистики и пенсионный фонд по каналам электронной связи.

Программный комплекс предоставляет возможность наиболее полно автоматизировать расчёт и перечисление зарплаты при переходе на оплату труда работников с использованием банковских карт. Эта мера даст большую экономию в размере годового фонда оплаты труда высвободившегося работника бухгалтерии – кассира. Как уже отмечалось в дипломной работе, процесс начисления зарплаты труда госслужащих наиболее автоматизирован и  при желании можно передавать эти функции на централизованный уровень. Конечно, при этом возрастает ответственность и напряженность работы кадровой службы.     продолжение
--PAGE_BREAK--