Реферат: Организация труда персонала на примере организации

--PAGE_BREAK--       5.Работы, выполняемые руководителем приведены в таблице3.

Таблица 3 — Работы, выполняемые руководителем



Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам

--

140

мин.



Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.)

--

255

мин.



Телефонные разговоры с покупателями

--

205

мин.



Другие деловые телефонные разговоры

--

510

мин.



Переговоры с менеджерами фирм — поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров)

--

160

мин.



Разбор конфликтов с клиентами

--

90

мин.



Просмотр заявок-требований от покупателей

--

70

мин.



Нерегламентированные перерывы

--

205

мин.



В том числе:









из-за нарушений трудовой дисциплины -личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.);

--

100

мин.



из-за нарушений нормального хода технологического процесса — ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторна подготовка решений и т.д.)

--

105

мин.



Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)

--

645

мин.



Контроль за заказами материалов (просмотр заявок)

--

445

мин.



Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов

--

555

мин.



Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)

--

90

мин.



Прием посетителей по деловым вопросам

--

365

мин.



Служебные разъезды (дорога)

--

565

мин.



Участие в совещаниях

--

250

мин.



Проведение семинаров с работниками

--

80

мин.



Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников

--

30

мин.



Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов

--

280

мин.



Обход помещений (рабочих мест)

--

15

мин.



Посещение различных учреждений по деловым вопросам

--

265

мин.



Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)

--

60

мин.



Изучение специализированной периодической литературы и СМИ

--

60

мин.



Наведение порядка на рабочем месте

--

60

мин.















6.Организация обслуживания рабочего места. Рабочее место руководителя является одним из главных на всём предприятии. Обслуживание данного рабочего места осуществляется закреплённым за ним персоналом,  в частности, уборщица, а также секретарь, осуществляющий иные функции, которые не входят в обязанности уборщицы по обслуживанию рабочего места. В кабинете руководителя два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Второй телефон — для выхода за пределы организации. Также имеется сейф для хранения бумаг и иных необходимых документов и некоторых из личных вещей руководителя; сигнализация присутствует.

7.Анализ условий труда на рабочем месте

Таблица 4 — Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя

Наименование работ (перечень элементов затрат)

Шифр затрат

Плановые затраты времени (эксперт.), %

Фактические затраты времени, %

Δ(±)

Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам

1А

3%

2,6%

0,4%

Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.)

2А

5%

4,7%

0,3%

Телефонные разговоры с покупателями

3А

4%

3,8%

0,2%

Другие деловые телефонные разговоры

4А

8%

9,4%

-1,4%

Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров)

5А

3%

3,0%

0,0%

Разбор конфликтов с клиентами

6А

0%

1,7%

-1,7%

Просмотр заявок-требований от покупателей

7А

1%

1,3%

-0,3%

Нерегламентированные перерывы

8А

0%

3,8%

-3,8%

Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)

9А

13%

11,9%

1,1%

Контроль за заказами материалов (просмотр заявок)

10А

7%

8,2%

-1,2%

Подготовка отчетов, различных планов,  учредительных, организационно-распорядительных и др.  документов

11А

3%

10,3%

-7,3%

Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)

12А

1%

1,7%

-0,7%

Прием посетителей по деловым вопросам

13А

5%

6,8%

-1,8%

Служебные разъезды (дорога)

14А

2%

10,5%

-8,5%

Участие в совещаниях

15А

2%

4,6%

-2,6%

Проведение семинаров с работниками

16А

1%

1,5%

-0,5%

Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников

17А

1%

1%

0%

Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов

18А

4%

5,2%

-1,2%

Обход помещений (рабочих мест)

19А

1%

0,3%

0,7%

Посещение различных учреждений по деловым вопросам

20А

0%

4,9%

-4,9%

Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)

21А

1%

1,1%

-0,1%

Изучение специализированной периодической литературы и СМИ

22А

0%

1,1%

-1,1%

Наведение порядка на рабочем месте

23А

1%

1,1%

-0,1%

 









Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:



17,5%

0%

17,5%

Резерв на управленческую деятельность:



17,5%

0%

17,5%

Итого:



100%

100%

0%



8. Все нормы исанитарно-гигиенические условия труда соблюдены(см нормативы в пункте 2.2)

9. Оплата труда руководителя. На нашем предприятии руководитель получает повременную заработную плату, но так как он является и его учредителем, то в з/п входят ещё и отчисления из прибыли. Вообще, для руководителей специалисты рекомендуют именно повременную заработную плату с премиальными за эффективное управление и организацию работы всего коллектива.

10. Основными требованиями, способствующими возможности занять место руководителя, являются прежде всего профессиональные требования, а именно: работник, претендующий на должность руководителя, должен проработать успешно в данной организации не менее 6 лет непрерывно, должен иметь высшее образование (техническое), должен обладать организаторскими способностями и умением управлять, заинтересовать работника в результатах его работы. Также он должен быть коммуникабельным, разносторонне развитым и проявлять интерес и новаторство в работе.

11. документация на рабочем месте руководителя ООО «Бетон Стройдеталь» классифицируется также, как и описано в предыдущей главе и соответствует всем требованиям.

Проведя анализ рабочего места руководителя, можно выявить достоинства и недостатки его организации, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя. К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях. Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

· избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов

· нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника

· большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы
    продолжение
--PAGE_BREAK--Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты: · медлительность в действиях; · отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости; · распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы. Промежуточный контроль за выполнением указанных мер необходимо проводить в конце каждого рабочего дня. Итоговый контроль проводиться после выполнения задания.
         Однако в организации рабочего места можно выделить и достоинства. Несмотря на загруженность руководителя ООО «Бетон Стройдеталь», работа всё же приносит свои положительные результаты. Кабинет и условия труда отвечают всем требованиям  и нормативам, что не может не сказаться на работе предприятия и достижении цели.

Глава 3. Разработка проекта рабочего места руководителя

1)Характеристика профессии руководителя. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

Цель работы руководителя — выработать направление развития и правильно организовать работу.

2) Руководитель как было отмечено выше — особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:  

1. Руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

2. Работа руководителя в основном умственная;

3. Нелимитированность работы руководителя;

4. Повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и  принятием ответственных решений;

5.  Труд руководителей не подается количественному учету;

6. Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

7. Если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;

8. Работа руководителя в основном не имеет четкого завершения.

Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязанно друг с другом.

Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель  в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

1. Запланированные заседания, встречи   » 60 — 65% ;

2. Разговоры по телефону  » 3 — 6% ;

3. Работа с документами » 17 — 22% ;

4. Поездки, осмотры » 3 — 7% ;

5. Незапланированные встречи » 7% ;

6. Отдых » 2% ;

7. Потери времени » 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

3)     Оснащение рабочего места

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того какой это будет кабинет зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до <metricconverter productid=«50 м2» w:st=«on»>50 м2 и высота кабинета минимум <metricconverter productid=«3,5 м» w:st=«on»>3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

2.1.  Антропометрические показатели. Имеется введу рост, длину корпуса, длину рук и другое;

2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели;

2.4. Мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь :

3.1. Канцелярские принадлежности.

3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.  Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения,   выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

3.4. Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную  информацию.

4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические условия труда. Основные нормативы приведены в таблице № 1.(см ниже)

4) На рисунке № 1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места руководителя. Отметим некоторые особенности.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона — непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона — зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона — зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол  стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 — 3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие настенные часы с боем, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит помогает в работе.

5)Формы, приёмы и методы труда.  Должностная инструкция руководителя ООО «Бетон Стройдеталь» см в приложении 2.

6) Организация обслуживания рабочего места. Рабочее место руководителя является одним из главных на всём предприятии. Обслуживание данного рабочего места осуществляется закреплённым за ним персоналом. Сам руководитель прямо не участвует в обслуживании своего рабочего места.

7) В первую очередь, как и на любом другом рабочем месте, должны быть соблюдены все условия для нормальной и безопасной работы. Работа должна быть разнообразной и должны чередоваться позы в работе.

Руководитель это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него  и некоторые ограничения. В целом факторы оказывающие влияние на работу руководителя следующие:

1. Психологические — нематериальные факторы помогающие руководителю работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можно отнести:

1.1.          Эстетика рабочего места;

1.2.          Удовлетворенность работой;

1.3.          Социальный статус;

1.4.          Другие.

2. Физиологические — факторы связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды .   К ним относятся:

2.1. Объем воспринимаемой информации — человек не может усвоить  больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить  около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятие решений. Руководителю необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

2.2. Окружающая среда — человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды ,    которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся:

2.2.1. Температура окружающего воздуха;

2.2.2. Окружающий звук;

2.2.3. Освещенность рабочего места;

2.2.4. другие.

3. Норма управляемости — необходимо точно определить со сколькими подчиненными руководитель будет непосредственно взаимодействовать.

4. Степень материальной удовлетворенности — тесно связанна с  психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению   производительности в том же объеме.

Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность руководителя, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу руководителя. Это бесспорно усложняет процесс эффективной организации труда руководителя.
8) Нормы труда для руководителя приведены в таблице 1.
Таблица 1 — Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда руководителя

Показатели

Значение показателей

Микроклимат (СН 245 — 71)

1. Температура (оС)

 

1.1. Теплый период года

22 — 25

1.2. Холодный период года

20 — 22

2. Относительная влажность воздуха (%)

60 — 90

3. Скорость движения воздуха (м/с)

до 0,3

Уровень освещенности (СНиП 11А.9 — 71)

Общий

300 люкс

Всеми источниками света

750 люкс

Уровень шума (звука) (СН 245 — 71)

Нижний

60 дБ

Верхний

75 дБ

 

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Руководитель располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее строго не лимитированна, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится  на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение  совещаний в 900 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 1300 до 1400 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

9) Оплата труда руководителя является индивидуальной для каждого отдельного руководителя. Однако, специалисты рекомендуют именно повременную заработную плату с премиальными за эффективное управление и организацию работы всего коллектива.

10) Приведем перечень требований к руководителю:

Таблица 2 — Перечень требований к руководителю

№ n/п

Требования

Степень важности 1 — очень важно 2 — важно 3 — желательно

Примечание

1

2

3

Профессиональные качества кандидата (нужное подчеркнуть и пояснить)

1

Специальность









Высшее профессиональное образование по специализации «Менеджмент организации»





+



2

Высшее профессиональное образование — по направлению высшего профессионального образования «Экономика» или по одной из специальностей:

+







теоретическая экономика:









финансы и кредит;



+





мировая экономика;





+



национальная экономика;









экономика и управление на предприятии.



+





3

Наличие ученой степени





+



4

Дополнительное высшее образование





+



5

Специальная подготовка (главные направления):









управление персоналом;



+





развитие предпринимательства;





+



финансы и кредит;





+



управление социально-экономическими процессами.





+



6

Владение иностранными языками

+







Опыт работы кандидата по специальности

7

Профессиональный опыт по направлению высшего профессионального образования «Экономика» не менее трех лет.

+







8

Общий стаж работы не менее двух лет на подобных должностях.





+



Личностные качества кандидата (нужное подчеркнуть и пояснить)

9

Устная речь (способность ясно выражать свои мысли при контактах с сотрудниками).



+





10

Работа с документами:









умение самостоятельно дать письменное заключение;

+







умение составить методические рекомендации;

+







знание основ делопроизводства.

+







11

Общение с посетителями.



+





12

Умение вести переговоры (умение определить трудность или значение переговоров).



+





13

Умение принимать самостоятельное решение (подход к решению сложных задач).



+





14

Организаторские способности, в частности при организации трудовой деятельности на рабочем месте.





+





11) Документация на рабочем месте.Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы,  которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

1. Регистрация поступающей корреспонденции.

2. Сортировка в зависимости от предназначения.

3. Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет  класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию.

Хранить документы в кабинете руководителя нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива.  Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.
    продолжение
--PAGE_BREAK--