Реферат: Исходный документ по отбору кандидатов на вакантную должность
Санкт-ПетербургскийИнститут Машиностроения
(ЛМЗ-ВТУЗ)
Кафедра менеджмента
Реферат по дисциплине:
«Документооборот»
На тему:
Исходныйдокумент по отбору кандидатов на вакантную должность
Выполнила: студентка группы 4813
КеватоО.Е.
Проверил: Карташев Б.И.
Санкт-Петербург
2004
Содержание
Ведение…………………………………………………………………..3
<span Times New Roman"">1.<span Times New Roman"">
Отбор персонала……………………………………………………..4<span Times New Roman"">2.<span Times New Roman"">
Цели отбора…………………………………………………………...5<span Times New Roman"">3.<span Times New Roman"">
Методы сбора информации о кандидатах………………………..6<span Times New Roman"">4.<span Times New Roman"">
Документы претендента и их анализ ……………………………..6<span Times New Roman"">5.<span Times New Roman"">
Рекомендации по составлению резюме………………………….11Список литературы……………………………………………...........13
Приложения……………………………………………………………14
Введение
Информация, содержащаяся в документах,необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе еепринимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом вспорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как«способ доказательства».
При работе с документами необходиморуководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составлениедокументов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел,создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценныхдокументов.
Отбор персонала
Чтобы отобратькандидата на определенную должность, необходимо иметь достаточную информацию оработе, которую предстоит ему выполнять, а также о требованиях к нему ирезультатах, которых он должен достичь.
Далее требуетсяопределить, насколько деловые качества работника соответствуютпредъявляемым к нему требованиям.
для систематизации методов оценки способностей претендентовиспользуют следующую таблицу.
Способности работников
Методы оценки
Одаренность: интеллект, реакция и т.д.
Тесты
Социальные способности: способность к контактам и др.
Интерактивные методы: собеседования, дискуссии, деловые игры, решение производственных задач и т.д.
Мотивация: готовность рисковать для достижения цели и т.д.
Тесты, документы, собеседования, анализ производственной деятельности
Свойства личности: дисциплинированность и другие
Тесты
Профессиональные способности
Тесты, документы, характеристики
Профессиональный опыт
Тесты, документы, характеристики
Отбор кадровосуществляется из наиболее подходящих кандидатур резерва, созданного в ходенабора.
При отборе кандидатовважно определить цели отбора, профессиональные и личные качества кандидатов,методы отбора.
Анализ рабочего места
Анализ рабочей функции
Составление показателей, коэффициентов по рабочей функции
определение способностей работника- претендента на выполняемую функцию
Определение рынка рабочей силы, где будут производиться поиски претендента
Набор на должность
Отбор претендентов
Оценка документов претендента
Различные испытания
Анализ характеристик
Собеседование с претендентом
Медицинское освидетельствование
Подготовка проекта трудового договора (контракта)
Заключение трудового договора (контракта)
<img src="/cache/referats/16768/image001.gif" v:shapes="_x0000_s1072 _x0000_s1071 _x0000_s1040 _x0000_s1041 _x0000_s1042 _x0000_s1043 _x0000_s1044 _x0000_s1045 _x0000_s1053 _x0000_s1054 _x0000_s1055 _x0000_s1056 _x0000_s1057 _x0000_s1058 _x0000_s1059 _x0000_s1060"> Последовательность действий при отборепретендентов можно представить в виде схемы.<img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1048"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1049"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1050"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1051"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1052"> <img src="/cache/referats/16768/image003.gif" v:shapes="_x0000_s1063"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1064"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1066"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1067"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1068"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1069"> <img src="/cache/referats/16768/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1070">
Цели отбора
Задача отдела персонала – отобрать из числапретендентов такого работника, который сможет достичь желаемого результата.Нередко ключевые посты в организации занимают специалисты, которые хотя иобладают многими достоинствами, но в то же время не в состоянии полностьюрешить поставленные перед ним задачи. Таких специалистов нужно заменять,поскольку недоработка на каждом рабочее месте приводит к тому, что иорганизация в целом постоянно проигрывает в конкурентной борьбе.
Предпочтительны следующие качества претендентов:
1. высокая квалификация,
2. личные качества,
3. образование,
4. профессиональные навыки,
5. опыт предшествующей работы,
6. совместимость с окружающими.
Фактически отбор кандидата на определенную должность –это одна из форм предварительной оценки человеческих ресурсов.
Методы сбора информации о кандидатах
Такихметодов несколько: различные испытания, собеседования; привлечение независимыхсудей; оценка служебных характеристик; классические тесты; оценка документов,которые представляет работник при поступлении в организацию.
Дляруководящих кадров ценными считаются следующие характеристики:
— коммуникабельность, способность работать с разнымилюдьми;
— стремление к достижению в своей деятельности высокихрезультатов;
— опыт руководящей работы в начале своей карьеры до35-летнего возраста;
— чувство ответственности за порученное дело.
Документы претендента и их анализ
При приеме на работу претендентдолжен представить документы, которые дают определенную информацию о нем. Всоответствии с ТК РФ запрещается требовать при приеме на работу документы, непредусмотренные законодательством. Но кроме тех документов, которые традиционнотребуются при приеме на работу, можнопорекомендовать предоставлять характеристики с прежнего места работы и из учебногоучреждения.
Характеристикишироко распространены во многихстранах. В Германии, например, фирма обязана дать работнику рекомендацию,которая, по существу, является той же характеристикой. В этом документеадминистрация не имеет права упоминать недостатки работника. В то же время вотдельных случаях возможно косвенное как бы между строк, указание нежелательныечерты работника, замеченные кадровыми службами.
В нашей стране рекомендательные письма выдают толькопо запросу работника, при этом большинство рекомендательных писем заполненыхвалебными отзывами о покидающем организацию работнике — потому, что бывшийработодатель хочет быть добрым, или в надежде на избавление от нежелательногочеловека. Кроме того, чтобы написать действительно соответствующую истинехарактеристику, необходимо, чтобы ее составитель хорошо знал рекомендуемого,его сильные и слабые стороны. А часто рекомендательные письма пишутся (илиподписываются) руководителями, которые даже толком не знают, чем занимался ихбывший работник. Поэтому желательно проверить рекомендацию лично (или потелефону) через бывшего руководителя и сослуживцев, при этом можно получить иочень ценную дополнительную информацию. Хорошо, если есть возможность заранееподготовить вопросы, которые будут заданы по телефону или лично.
Формулировкавопросов должна быть предельно точной и касаться только конкретного поведения: например,добросовестно ли работник выполнял свои обязанности? Были ли случаиневыполнения задания и почему? Отказывался ли ездить в командировки? Сколькораз в год не выходил на работу по болезни? Были ли конфликты с руководителем?Были ли нарушения дисциплины? В каких отношениях работник был со своимиколлегами? Отказывался ли помочь коллеге, если это не было связано с егонепосредственными обязанностями? и т.п.
Документы, предъявляемые приприеме на работу, помогают определить трудовую правоспособность претендента,уровень его профессиональной подготовки, его квалификацию, практический опытруководящей работы. Характеристика же дает возможность в определенной степенисудить о его человеческих качествах.
Все чаще на коммерческих предприятиях поступающий наработу представляет «Автобиографию»или «Резюме» (см. Приложение 2,3).
Эти документы являютсядокументами личного характера, текст их может быть произвольным и составлятьсясамим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись,должны быть обязательно.
Резюме– документ, содержащий краткиесведения библиографического характера, предоставляемый лицом притрудоустройстве в коммерческое предприятие.
Резюме содержит:
— название вида документа;
— дату;
— указание фамилии, имени, отчества;
— должности;
— почтового адреса претендента, телефона;
— текст;
— подпись.
Текст резюме (см. Приложение 2) состоит из следующих разделов:
— персональные данные;
— цель трудоустройства, какую именно работу или должность хотел быполучить претендент);
— образование (перечисление в обратной хронологическойпоследовательности, начиная с последнего места учебы);
— опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемыхдолжностей и дат);
— дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки,имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.);
— рекомендации (с фамилиями и телефонами).
Автобиография– документ, в котором работниксобственноручно в произвольной форме(без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологическойпоследовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.
Автобиография имеет следующие реквизиты:
— название документа;
-текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке);
— подпись;
— дату.
В практике оформления приема на работу частоиспользуется «Анкета» — документаналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от личного листкаанкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но исотрудником, ответственным за персонал фирмы (см. Приложение 1).
Так как резюме часто не содержат всей необходимойинформации, то анкету следует разработать с учетом специфики и предприятия, иконкретной должности, и сделать ее максимально информативной и эффективной.
Если менеджеры компании нашли кандидатасамостоятельно, то его можно попросить заполнить такую анкету при первойвстрече (если нет других возможностей, например, обменяться факсами). В случаепоиска через агентство можно попросить присылать заполненную анкету вместе срезюме кандидата.
«Личный листок по учету кадров» содержит биографические сведения оработнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности,семейном положении и др.
Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении наработу. При его заполнении используются следующие документы:
— паспорт;
— трудовая книжка;
— военный билет;
— документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство,аттестат), Документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученойстепени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
— документы об имеющихся изобретениях.
Работа с резюме и документами кандидата является однимиз методов подбора персонала на вакантную должность. Если резюме написано самимкандидатом, отношение к такой «самохарактеристике» должно быть самымкритическим. «Отличное владение иностранным языком» может не соответствоватьдействительности (а иногда даже сам текст такого резюме на иностранном языкесодержит большое количество грубых грамматических и прочих ошибок), так же каки «доскональное знание предмета...» — всего лишь фантазия автора. Такое резюмеможет лишь в общих чертах сориентировать в принятии решения о встрече. Хотявозможно, что правильно оформленное, наглядное, аккуратное и грамотнонаписанное резюме, где логически выделены основные моменты, характеризующиекандидата, действительно является одной из его характеристик при условии, чтоон писал его сам. Резюме, присланное агентством, вызывает больше доверия, новсе равно необходимо перепроверять всю содержащуюся в нем информацию вразговоре с ведущим менеджером агентства и в беседе с кандидатом.
Таким образом, можно сделать следующий вывод:целесообразно уделять самое серьезное внимание документам, которые должны бытьпредставлены при приеме на работу.
Анализ документов, представленных претендентом, даетпервое впечатление и представление о нем как о человеке профессионале. Если онпроходит этот этап успешно, его допускают к следующему – собеседованию.
Рекомендации по составлению резюме
Приступая к составлению резюме, постарайтесь, чтобыинформация, которую Вы хотите, о себе сообщить уместилась на одной странице(помните о тех, кто будет ее читать), обязательно укажите цель, с которой Выприслали резюме, сообщайте о себе только достоверную информацию.
Структура резюме выглядит так:
Цель резюме — занятьместо, на которое Вы претендуете. Если не можете указать конкретную должность,придумайте обтекаемую формулировку;
Личныеданные — полные фамилия, имя, отчество кандидата, дата и месторождения, семейное положение, дети, место жительства, почтовый адрес и телефон.
Образование — сначала- высшее: какой ВУЗ и в каком году закончили, полученная специальность. Затемперечисляются в обратном порядке другие виды образования, вплоть до годаокончания школы. Если вы дополнительно закончили курсы делопроизводства,быстрого чтения или, например, лечебного массажа, то это можно указать в пункте5 “Специальные знания”.
Профессиональныйопыт- следует указать вобратном хронологическом порядке, организации в которых Вы работали за последние3-5 лет. Существенно, чтобы Вы указали не только занимаемые должности, но ираскрыли содержание деятельности и принимаемые решения, т.к. эта информацияявляется индикатором уровня профессионализма.
Специальныезнания — здесь можно перечислить все Ваши достоинства, начиная отзнания языков, скорости печатания на машинке, умения общаться с компьютером доналичия у Вас деловых связей — все, что может заинтересовать работодателя.
Дополнительныеданные — здесь Вы можете указать свои личностные качествасущественные на Ваш взгляд для успешного выполнения желаемой работы,дополнительные навыки и умения, Ваши достижения в смежных областях: публикации,изобретения, уровни продаж и т.п., дополнительную квалификацию, увлеченияположительно характеризующие Вас.
И ещё несколько советов. По первому пункту. Не следуетуказывать в цели сразу несколько позиций, по которым вы могли бы работать. Этопроизводит негативное впечатление на работодателя. Считается, что настоящимпрофессионалом можно быть в чём-то одном, а не сразу и в бухгалтерии, и врекламе, и в логистике. Кроме того, в этом случае иногда кажется, что человексам не знает, чего хочет. Не перегружайте четвёртый пункт излишней информациейоб образовании (например: школа), если только это не сработает в вашу пользу. Ипоследнее, — не стремитесь улучшить информацию о себе, как правило, онапроверяется.
Список литературы:
1.<span Times New Roman"">
Стенюков М.В., Документы Делопроизводство,Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия,«ПРИОР», Москва, 19962.<span Times New Roman"">
Шкатулла В.И., Настольная книга менеджера по кадрам,«НОРМА», Москва, 20003.<span Times New Roman"">
Под редакцией Охотского Е.В., Книга работника кадровойслужбы, Учебно-справочное пособие, «Экономика», Москва, 19984.<span Times New Roman"">
Самыгин С.И., Столяренко Л.Д., Менеджмент персонала,«ФЕНИКС» Ростов-на-Дону, «ЗЕВС» Москва, 1997Приложение 1
АНКЕТА*
(заполняетсясобственноручно)
1.Фамилия_____________________
Имя__________________________
Отчество_____________________
2. Если изменяли фамилию, имя или отчество,
то укажите их, а также когда, где и по какой
причине изменили
3. Год, число и место рождения (село, деревня,
город, район, область, край, республика)
4. Гражданство (если изменяли, то укажите
когда и по какой причине)
5. Образование, когда и какие учебные
заведения окончили, номера дипломов.
Специальность по диплому. Квалификация
по диплому
6. Ученая степень, ученое звание, когда
присвоены, номера дипломов
7. Какими иностранными языками и языками
народов Российской Федерации владеете и
в какой степени (читаете и можете
объясняться, владеете свободно)
8. Были ли Вы и Ваши близкие родственники
судимы, когда и за что
9. Были ли за границей, где, когда и с какой
целью
_____________________<span Times New Roman";mso-fareast-language: RU;layout-grid-mode:line">
*Анкета состоит из 4 страниц.
10. Выполняемая работас начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальныхзаведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскуюдеятельность и т.п.)
При заполнении данного пункта необходимо именоватьучреждения, организации, предприятия, так как они назывались в свое время,военную службу записывать с указанием должности и номера воинской части
Месяц и год
Должность с указанием учреждения, организации, предприятия (независимо от собственности и ведомственной принадлежности)
Местонахождение учреждения, организации, предприятия
вступления
ухода
11. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья,сестры).
Степень
родства
Фамилия, имя,
отчество*
Год и место рождения
Место работы, должность
Адрес местожительства
__________________________<span Times New Roman";mso-fareast-language: RU;layout-grid-mode:line">
* Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, тонеобходимо указать их прежние фамилии, имена, отчества.
12. Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники, постояннопроживающие за границей (укажите их фамилию, имя, отчество, год рождения,степень родства, местожительства, с какого времени они проживают за границей)
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
13. Отношение к воинской обязанности и воинскоезвание_________________________
___________________________________________________________________________________
14. Домашний адрес и номер телефона_________________________________________
___________________________________________________________________________________
15. Паспорт или документ, егозаменяющий_____________________________________
___________________________________________________________________________________
16. Дополнительные сведения (государственные награды, участие в выборныхпредставительных органах), также другая информация, которую оформляемый желаетсообщить о себе_____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
«_____»________________200 г. Подпись_____________________
<div v:shape="_x0000_s1078">
Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого
соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.
(подпись, фамилия работника кадровой службы)
М.П.
Приложение 2
РЕЗЮМЕ
20.03.04
Орлов Игорь Сергеевич
Инженер-математик
127321, Москва
Руставели, 34
тел. 957-01-09
Орлов И. С., 1960 г. р., постоянно проживаю в г. Москве, женат, имею сына.
В 1994 г. я пршел профессиональную подготовку по курсу «Компьютерныйдизайн» и получил сертификат в Международном Союзе ОРТ. В 1992 г. повышал своюквалификацию в фирме «ДЕЛЕКОМ» по курсу «Язык программирования TurboC. В 1982 г. закончил факультет АСУ Московскогоэкономико-статистического института по специальности инженер-системотехник.
С 1982 по 1993 гг. работал в фирме «КАСКАД», где в качестве программистазанимался разработкой прикладных программ целевого назначения.
С 1993 по 1995 гг. работал на предприятии «Элит», где занималсяизготовлением компьютерной и видеорекламы, поставками вычислительной техники.
Я хотел бы предложить свои услуги в качестве ведущего специалиста посозданию компьютерной и видеорекламы, организовать работы по реализации новыхидей в области компьютерной графики и монтажа. Я имею опыт в управленииразработками программ, хорошо срабатываюсь с людьми.
Свободно владею английским языком.
В 1993 г. в издательстве МГУ выпустил учебное пособие «Практикум по программированию на языкеТурбо-Паскаль». В 1994 г. работал преподавателем инфотехнологии в школе«Суперреферентов». По требованию могу представить необходимые рекомендации.
Подпись И.С. Орлов
Приложение3
АВТОБИОГРАФИЯ
20.03.04
Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1978 г. в г. Москве, в семьенаучных работников.
Отец, Разин Сергей Васильевич, — преподаватель МГПУ, зав. кафедройпрограммирования. Мать, Разина Екатерина Борисовна, — ведущий инженер НИИАП.
В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326Кировского района г. Москвы. В связи с переменой места жительства в 1988 г.перешла в среднюю школу № 1279 Севастопольского района г. Москвы с углубленнымизучением иностранного языка.
Получила музыкальное образование по классу скрипки, занималась теннисом.
Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив».
В 1995 г. поступила на факультет «Управления и делопроизводства»Российского государственного гуманитарного униве