Реферат: Унификация и стандартизация управленческих документов

Содержание1. Унификация и стандартизацияуправленческих документов 3Приказ об итогах работы сдокументами в 2001г. В ОАО”Родина” 15Список использованной литературы 161. Унификация и стандартизацияуправленческих документов.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческихдокументов, фиксирующих осуществлениеоднотипных управленческих функций и задач.

Стандартизациядокументов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

·

государственныестандарты (ГОСТ).

·

отраслевыестандарты (ОСТ);

·

республиканскиестандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целяхсокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижениятрудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа поунификации включает:

·

разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

·

внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевыхУСД:

·

внедрениеразработанных ОКТЭИ;

·

ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

·

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственнуюрегистрацию;

·

разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляетголовная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

          Унификацию и стандартизациюуправленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышенияпроизводительности управленческого труда. Унификация документов — это выборрациональных структур их построения, приведение документов единообразию наоснове установления рационального количества их форм и типизация их построения.Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам.Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
          Основными принципами унификациидокументов являются:
— унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образцадокументов для конкретной системы документации и установлении на его основесостава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов,конкретного документа и т. д.;
— единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления.Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов,унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий иусловных сокращений;
— комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться всетребования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки ихранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможностичеловека и параметры технических средств;
— информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов,которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтвержденияюридической силы документа;
— сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствованияметодов управления, например, в направлении повсеместного примененияоргтехники;
— стабильность требований к документам (установлены государственными иотраслевыми стандартами);
— сопряжение с действующими системами классификации и кодированиятехнико-экономической информации;
— экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов всистему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки формдокументов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
        Существует 3 способа унификациитекстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста спробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов,заявлений.
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постояннаяинформация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документв процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системедокументации на организационно- распорядительные документы анкетным методомсмоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные иобъяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа,облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копированияинформации.
        Таблица — разорванный текст,расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена взаголовках граф и боковике, а переменная — на пересечении соответствующих графи строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строгоклассифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он болеесложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатноерасписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бываеткосвенным ( повышение качества управления, эффективности использованияоргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижениезатрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе сдокументами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений наоргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация –это деятельность поустановлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

-

безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

-

технической и информационной совместимости, а так жевзаимозаменяемой продукцией

-

экономии всех видов ресурсов.

ВсеГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единуюгосударственную систему стандартизацию – иерархически организованную системуклассификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количестваприменяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижениятрудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку,достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйствепроводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных системдокументации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанныхунифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представлениеданных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установлениеединообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решенииоднотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторытехнико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративнуюавтоматизированную обработку данных.

Государственная система документированногообеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правилустанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности иорганизации работы с документами в органах государственного управления напредприятиях.

Основнаяцель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества иповышение количества документов,создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств исовременных технологий сбора., обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческойдеятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизацииработы с документами.

Различаютследующие виды документов:

-

По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) исредства передачи документов (письмо, телеграмма)).

-

По происхождению (служебные и личные документы).

-

По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

-

По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,временные).

-

По месту составления (внутренние и внешние).

-

По наименованию (проказы, указы, отчеты).

-

По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

Присоставлении документов используются следующий состав реквизитов:

01 – герб РФ

02 – герб субъекта РФ

03 – эмблема организацииили товарный знак

04 – код организации

05 – код формы документа

06 – наименованиеорганизации

07 – справочные данные оборганизации

08 – наименование видадокумента

09 – дата документа

10 – регистрационныйномер документа

11 – ссылка нарегистрационный номер и дату документа

12 – место составленияили издания документа

13 – гриф ограничениядоступа к документу

14 – адресат

15 – гриф утверждениядокумента

16 – резолюция

17 – заголовок к тексту

18 – отметка о контроле

19 – текст документа

20 – отметка о наличииприложения

21 – подпись

22 – гриф согласованиядокумента

23 – визы согласованиядокумента

24 – печать

25 – отметка о замирениикопии

26 – отметка обисполнителе

27 – отметка обисполнении документа и направлении его в дело

28 – отметка опоступлении документа в организацию

29 – отметка дляавтоматического поиска документа.

01.

– помещают на бланкахдокумента в соответствии с положением о государственном гербе РФ.

02.

– помешают на бланкахдокумента в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03.

– эмблему организации илитоварный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом(Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъектаРФ, то эмблему не воспроизводят.

04.

– код организациирасставляют по общероссийскому классификатору предприятий.

05.

– код формы документарасставляют по общероссийскому классификатору управления документации.

06.

– наименованиеорганизации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительномудокументу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когдаоно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.Пример: ООО «СИГМА»

“SIGMA” Ltd

07.

– справочные данные оборганизации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адресэлектронной почты, web– страница в интернете). Пример: 352290Краснодарский край

Отрадненский р-н

Ул.Мира

АО«ОГОНЕК»

Р/с20012345627744121235

Тел.:

Факс:

08.

– наименование видадокумента составляемого или изданного в организации регламентируется уставом идолжно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизитоформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.

09.

– датой документаявляется дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабскихцифр, следующей последовательности: день, месяц, год.

10.

– регистрационный номердокумента состоит из его порядкового номера, который можно дополнять.

11.

– ссылка нарегистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который даетсяответ.

12.

– указывают в том случаеесли затруднено его определение по реквизитам.

13.

– гриф ограничениядоступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческаятайна) расставляется без кавычек в правом углу.

14.

– адресат при адресованиив организацию ее название указывают в именительном падеже, должность вдательном падеже.

15.

– гриф утверждениядокумента расставляется в правом верхнем углу документа. Документ можетутверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. Приутверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово«УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подписьи её расшифровка, ее дата.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Гениральный директор

ЗАО «ГРАНД»

Личная подпись расшифровкаподписи

16. – резолюция пишется руководителем непосредственно надокументе и включает:

-

фамилию исполнителя (кому поручается)

-

содержание поручения (конкретные действия)

-

срок исполнения

-

подпись руководителя и дата подписания.

Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа

К18.09.01 личная подпись 18.08.01

17. – заголовок к тексту включает краткоесодержание документа. Заголовок согласуется наименованием вида документа иможет отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.

Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

2). АКТ

списания продукции.

18. – отметка о контроле ставится должным лицомили подразделением, осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контролеобозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе«контроль».

19. – текст документа обычно состоит из двухчастей. В первой части указывается причины, основания, цели составлениядокумента. Во второй выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Еслисодержание документа не нуждается в пояснении текст содержит однузаключительную часть.

20. – если в приложении не употреблялось в текстето указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличиинескольких приложений то они нумеруются.

Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21,на 2л. в 3 экз.

2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в17 экз.

Приложениек распорядительным документам должно оформляться в правом верхнем углу и должноиметь отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа,его даты и его регистрационного номера.

Пример: Приложение 1

К приказу директора ОАО «ЭРА»

От 01.04.2001 №12

21. – подпись включает наименование должностилица подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен нена бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалыставятся перед фамилией.

22. – гриф согласования документа состоит изслова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается документ(включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и датысогласования).

Пример: СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Подпись ее расшифровка

18.09.01

23. – визы согласования документа включаетподпись визирующего, ее расшифровки, дату, при необходимости должностьвизирующего.

Пример: Юрист консулат

Подпись ее расшифровка

18.09.2001

24. – печать заверяет подлинность подписи должестноголица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами;удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные сфинансово-хозяйственной деятельностью.

25. – отметка о замирении копии необходима призаверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит заверительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и еерасшифровка, дата замирения.

Пример: Верно

Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка

18.09.2001

Длязамирения более важных документов расставляется печать.

26. – отметка об исполнителе включает фамилиюисполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагаютна лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнеголиста документа в нижнем углу.

27. – отметка об исполнении документа инаправление его в дело включает следующие данные: краткие сведения обисполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или приналичии такого документа ссылку на его дату и номер документа.

28. – отметка о поступлении документа ворганизацию содержит порядковый номер и дату поступления документа. Отметку опоступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Автоматическимнумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.

29. – отметка для автоматического поиска можетвключать имя файла и другие данные о документе.

Припечатании документов используют 8 стандартных положений табулятора:

0.

– от границы левого полядля печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличииприложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа инаправления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ»,«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».

1.

— на расстоянии 15 мм отлевого поля для начала абзаца в тексте.

2.

– на расстоянии 48 мм отлевого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.

3.

– на расстоянии 72 мм отлевого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.

4.

– на расстоянии 96 мм отлевого поля для реквизита «Адресат».

5.

– на расстоянии 120 ммдля реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу».

6.

– на расстоянии 144 ммдля расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

7.

– на расстоянии 168 ммдля печатания слов «Копия» при снятия копий с документа.

Бланки документов.

Отдельныереквизиты являются обязательными для каждого документа не зависимо от его вида.Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательнымреквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа.Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способоми образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 видаслужебных бланков для организационно-распорядительных документов:

-

общий бланк

-

бланк письма

-

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используетсяпри изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включаетнаименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименованиевышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа иразработка специального бланка для писем связано со спецификой письмапредназначенного для отправки в другие организации.

Другие виды ОРД являются,как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации.

Бланк для писем включаетреквизиты «Наименование организации», «Справочные данные организации», «Кодорганизации». В бланке для писем обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа»,«Регистрационный номер», «Ссылка на доту и регистрационный номер документа».Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы, наименованиевышестоящей организации.

Бланк конкретного видадокумента включает реквизиты «Наименование организации», «Наименование видадокумента», «Место составления или издания документа». Бланк конкретного видадокумента может содержать знак герба или эмблемы, наименование вышестоящейорганизации и код формы документа по ОКОД.

Организации субъектов РФ,как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, нои национальный язык, поэтому бланки этих организаций оформляются на двухязыках. На них печатают следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия»,«Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа».Если правом подписи документа обладает не только руководитель организации, но ируководители структурных организаций, а также дожестные лица, то организацияможет иметь бланки структурных подразделений и должестных лиц. При изготовлениислужебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5(147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6.

Списокиспользованной литературы

1.

ГОСТР 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифици
рованная- система организационно-распорядительной документации.
Требования коформлению документов. — М., Издательство стандартов.
1997.

2.

Изменение № 1 ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированные системы докумен
тации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной
документации. Требования к оформлениюдокументов» с датой введе
ния с 1 апреля 2000 года.

3.

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системыдокументации. Придание
юридическойсилы документам на машинном носителе и машинограм
ме, создаваемым средствами вычислительнойтехники. Основные по
ложения. — М., Издательствостандартов, 1984.

4.

ГОСТ16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре
деления. — М., Издательство стандартов, 1983.

5.

Общероссийскийклассификатор управленческой документации. — М.,
Издательствостандартов, 1994.

6.

Государственнаясистема документационного обеспечения управления.
Основные положения: Общие требования к документам и службам до
кументационногообеспечения. — М., ВНИИДАД, 1991.

7.

ГОСТР 1.5-92. государственная система стандартизации Российской
Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформле
нию. 1992.

8.

М.В.Кирсанова,Ю.М.Аксенов. Курс делопроизводства: Документаци-
онноеобеспечение управления. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибир
ское соглашение, 2001.

еще рефераты

Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Конфликты в управлении

29 Августа 2013

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Организация и пути совершенствования работы с тарой в торговле

29 Августа 2013