Реферат: Технические средства секретаря: компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копировальные устройства
/>ПЛАН
1. Введение
2. Историческаясправка
3. Компьютернаясеть
4. Интернет
5. Электроннаяпочта
6. Копировальныеустройства
7. Заключение
8. Списокиспользуемой литературы
2
ВВЕДЕНИЕ Я выбрала тему «Техническиесредства секретаря: компьютерная сеть, Интернет,электронная почта, копи-ровальные устройства» для своегореферата потому, что считаю, что коммерческий успех предприятия во многомзависит от уровня его технического оснащения и эффективности автоматизациипроцессов управления. Те- хническими средствами, которыми чаще всего пользуетсясекретарь, являются: персональный компьютер (ПК), те-лефон, телефакс, принтер, факс-модем,машина для уни- чтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь имаксимально ис-пользовать имеющиеся средства дляповышения операти-вности и эффективности своего труда./>Применение новых информационных технологий в области документационногоуправления позволяет отно-
ситься кделопроизводству не как к жесткому консерва- тивному механизму, а как кэффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций вэтой области.
1.Сетевые системы автоматизации делопроизвод-
ства идокументооборота позволяют решить ключевой во-
прос делопроизводства. Они позволяют реализовать лю- бую степень децентрализацииуправления при одновремен- ном обеспечении централизованного учета и контроля,
вплоть дотого, что каждый специалист может самосто- ятельно регистрировать документы иуправлять их
3
дальнейшимипохождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующихруководителей. Таким обра-
ом,организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру безпотери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путьперехода к более эффективной децентрализации управле- ния.
2.Создаются предпосылки к реализации более эф- фективных схем документационногоуправления. Например, в традиционной отечественной практике документы впод-разделении организации, будь то локальные или удален- ные, направляются поцепочке от руководителя к руково- дителю, «спускаясь» затем вплоть доконкретных испол- нителей (и обратно). Это позволяет каждому руковдителюконтролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило,избыточные цепочки резко сни- жают эффективность управления. Правильнопостроенная автоматизированная система позволяет направлять доку- />ментацию непосредственнолицам, которые будут испол-нять поручения, руководители же при этом сохраняютпо- полный контроль, как за похождением самого поручения, так и за егоисполнением.
3.Появляются предпосылки для организации элект- ронного документооборота в томобъеме, к которому го-
/>това сама организация. Правильнопостроенная автомат- изированная система должна работать как с данными опрохождении и исполнении документов (независимо от
4
того,бумажные или электронные), так и самим элект- ронными документами, которым этиданные относятся. Включение электронных документов в делопроизводствен- ныйцикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы сэлектронными документами (реда- ктирование, перемещение, тиражирование и др.)принци- пиально более эффективны.
4.Снижается часть проблем, связанных с террито- риальной удаленностьюподразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числемобильных) ее сотрудников. САДД (системы автоматизации делопроизвод- ства идокументооборота) позволяет организовать норма- льную работу с документами всехсотрудников, независи- мо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабо-чих мест, вплоть мобильных (конечно, при наличии линий связи).
5.САДД позволяет обеспечить внедрение современ- ных систем управления ресурсамипредприятия (т.н. ERP-системы). Системы управленияресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документовкак таковых, в то время как делопроизводственная сис- тема берет на себяфункции />документационногоконтура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.
6.САДД создает основу для интеграции всех доку- ментационных технологий в единыйкомплекс, включая
5
средствасканирования документов и распознавание тек-стов, средства обработки ипересылки электронных
документов,приема и передачи факсимильной информа- ции, печати и тиражирования документов,и т.д.
/>
6
ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ ИНТЕРНЕТ
Прообразсети Интернет был создан в конце 60-х годов по заказу Министерства обороны США.В то время существовало не очень много мощных компьютеров, и для проведеньянаучных исследований возникла потребность обеспечить доступ многочисленныхученых к этим ком- пьютерам. При этом Министерство обороны поставило ус- ловие,чтобы сеть продолжала работать при уничтожении её части, поэтому повышенная надёжность Интернет бы- ла заложена при его создании. Днем рожденияИнтернет можно назвать 2 января1968 года. В этот день Управ- ление перспективных исследований (ARPA — AdvancedResearch ProjectsAgency), являющаяся одним из подра- зделений Министерстваобороны США, начало работу над проектом связи компьютеров оборонныхорганизаций. В результате исследований была создана сеть ARPANET, в основеработы которой лежали принципы, на которых по- зже был основан Интенет.Следующим шагом в развитии Интернет было создание сети Национального научного фонда (NSF). Сеть, названная NSFNET,объединила науч- ные центры Соединённых Штатов. При этом основой сети сталипять суперкомпьютеров, связанных между собой высокоскоростными линиями связи.Все остальные поль-зователи подключались к сети и могли использовать во-зможности, предоставляемые этими компьютерами.
/>
7
Сеть NSFNET быстрозаняла место ARPANET, и пос- ледняя была ликвидированав 1990 году. Развитие сети потребовало её реорганизации, и в 1987 году был соз-дан NSFNET Backbon — базоваячасть или хребет сети. Хребет состоял из тридцати центров, соединенных друг сдругом высокоскоростными линиями связи. Центры рас- полагались в разных частяхСША. Таким образом, появи- лась сеть Интернет в США. Одновременно были созданынациональные сети в других странах. Компьютерные сети разных стран стали,объединятся, и в девяностых годах появился Интернет в его сегодняшнем виде.Сейчас Ин- тернет объединяет тысячи разных сетей, расположенных по всему миру.К Интернет имеют доступ десятки мил- лионов пользователей. Рост и развитиеИнтернет продо- лжается, и в начале следующего века ожидается значи- тельноеувеличение роли Интернет во всех информацион- ных технологиях. В РоссииИнтернет появился совсем недавно. Подавляющее большинство пользователей моглолишь получать электронные письма, но не могло подклю- читься к Интернет ииспользовать все его возможности. Бурный рост пользователей Интернет в России началсяв 1996 году. Сегодня в нашей стране Интернет превратил- ся из диковинки вповседневный инструмент.
/>
8
КОМПЬЮТЕРНАЯСЕТЬ Компьютерная сеть создается дляэффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих об- работку однотипнойдокументации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы,включенные в ее состав: базы данных, периферийные устройства (диско- />вые устройства большой емкости, сканеры, принтеры ит.д.) В сети один компьютер большой производительнос-ти выполняет рольфайлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийныхуст- ройств. Остальные компьютеры являются рабочими места- ми компьютернойсети. Сервер осуществляет сбор и пе- редачу информации в центральную базуданных, охваты- вающую не только управленческую, но и кадровую, бух- галтерскуюдокументацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документамсекретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприя- тия, выводить ихна экран, проводить обработку доку- ментов, сводок, таблиц, обмениватьсядокументами и сообщениями ссотрудниками предприятия и с партнера- ми-контрагентами (при наличии вкомпьютерной сети специальных устройств – модемов или факс-модемов).9
ИНТЕРНЕТ
/> Интернет – глобальная сеть бесчисленного множес-тва разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональныйкомпьютер, локальная и глоболь- ная компьютерные сети могут быть частью сетиИнтер- нет, используя для общения единый сетевой язык.
Суть создания такой сети –быстрый поиск и получение необходимой информации, а также распростра- нениесведений о себе практически в мировом масштабе.
Сеть состоит из огромногоколичества серверов, подключенных к сети, т.е. компьютеров, на которых хранится и представляется пользователям информация. Информация хранится в видеграфических документов, так называемых «интернетовских страничек» (Web-site). Интернет-сервер может открывать любая фирма иличас-тное лицо, расположив информацию о себе или своей де- ятельности. Этотсервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft-www.Microsoft. com. Пользователь Интернет может«путешествовать» от одного сервера к другому или от одной Web-странички к другой.
В Интернет можно пользоватьсятакими услугами, как электронная почта, работа с информационными спра- вочнымислужбами, с Всемирной информационной сетью
(WWW), вести переговоры по сетевойтелефонной связи и др.
10
Электронная почта Интернет –самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользова- тельсети Интернет получает при регистрации свой
/>почтовый адрес. Последняя версияпопулярного офисного пакета «Microsoft Office 2000»включает в себя множе- ства вариантов доступа в Интернет.
Удобным средством работы синформацией, имеющий постой доступ в Интернет является настольный информа-ционный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогаетработать с сообщениями, контактны- ми лицами, просматривать совместныедокументы, а так- же позволяет планировать встречи, поездки и организо- ватьвыполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основнаяпанель Outlook содержит следующие разделы:Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки.
Входящие – поддерживает несколькосистем электронной почты (в том числе internet Mail, Microsoft Mail, Exchange Server и Microsoft Network), дает возмож- ность посылать и получать сообщение,приглашения на собрание и получать запросы на выполнение задач.
Календарь – контролирует расписание ипланирует встречи с другими людьми. Можно посмотреть отчеты, обзоры за день,неделю, месяц, кроме того, новые фун- кции (автодата) позволяет вводить дату наразговорном языке (например, в следующую среду) и получать преоб- разования – 7июля 2001 г. Outlook может напомнить о
11
предстоящей встрече звуковымсигналом. При организа- ции собрания, совещания «Планировщик собрания» вы-берет наиболее удачное для всех время и известит в нужный момент об этоммероприятии.
Контакты – хранит и постояннообновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данныхконтактов. Эти сведения можно находить и сор- тировать любым способом. Можносразу перейти на стра- ницу Webлюбого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электроннуюпочту.
Задачи – содержит список дел, которыенеобходимо вы- полнить. Их можно расставлять по приоритетам и пору- чать другимисполнителям. Здесь можно не только сфор- мулировать задание, но и послатьуказание по элект- ронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка«Задача» каждого исполнителя обновляется автом- атически.
Дневник– Ведет учет важныхсобытий, действий и конт- ролирует их выполнение. Колонка времени показывает,когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, что бы Дневник показывал,когда проводилась работа с
документами и как долго. Эта функциянезаменима для контроля исполнения документов.
/>Заметки – электронный заменительблокнота с отрывны- ми листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценныемысли, напоминания, указания и многое другое.
12
ЭЛЕКТРОННАЯПОЧТА
Электронная почта (e-mail) Зародилась еще до появления Интернет как средствопосылки текстовых со- общений через сети большой протяженности. Вполне ес-тественно, что к ним принадлежит Интернет. Многие считают практическуюзначимость электронной почты в секретарском деле даже большей, чем у работы с Web-страницами в Интернет.
Электронная почта предназначенадля пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес,включенный в компьютерную сеть. Доступ в ком- пьютерную сеть обеспечиваетсвязка компьютер – модем — телефонная сеть – модем – компьютер.
Электронная почта предоставляетпользователям следующие возможности:
- />Отправлять документы адресатам,входящим в автома-
тизированную информационнуюсистему;
- Получатьподтверждение доставки документов по наз- начению;
- Выводить на экрандисплея полученные документы;
- Изменять иредактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;
- Распечатыватьполученные документы в необходимом количестве экземпляров;
- Отправлятьдокументы одному пользователю или груп- пе пользователей системы по списку;
13
- Расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с
/> наиболее важной полученной корреспонденцией;
- Составлять и«прикреплять» к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимоститех или иных действий и сроках исполнения.
- Сообщение, письмо или заказная информация могут быть
доставлены в электронный почтовыйящик сотрудника-
ми;
- Электронный документ, как итрадиционный должен
иметь необходимые реквизиты:наименование орган-
изации, дату, регистрационныйномер, заголовок,
должность и фамилию лицаподписавшего документ;
- Посмотретьпришедшую корреспонденцию можно сидя в
офисе засвоим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любогодругого места или другого компьютера с модемом через теле-
фонную сеть. Интересующуюинформацию можно оста-
вить в памяти компьютера, перенести на дискету, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта – это один изсамых оперативных и относительно дешевых видов передачи документов.
14
КОПИРОВАЛЬНЫЕУСТРОЙСТВА
/> Для копирования документов чаще всего применяют-ся аппараты фирмы «XEROX», хорошозарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обыч- ноназывают ксероксами.
Работа на ксероксе не вызываетособых затруд- нений. Если аппарат не включен, включите его и дайте время наего прогрев. В зависимости от марки аппарата оно может от 20 секунд до 1-2минут. Затем необходимо
- поднять крышку, положить оригинал копируемого до- кумента лицевой стороной на стекло. Оригиналфор- мата А4 кладется как правило, в левый верхний угол стекла;
- проверить размеркопии. Если копия нужна без уме- ньшения или увеличения размер устанавливается1:1 или 100%;
- убедитесь, что ваппарате есть бумага для копий;
- нажмите зеленуюкнопку < ç>;
- возьмите готовуюкопию с выходного лотка и не за- будьте взять оригинал.
Копирование можно прервать влюбой момент нажа- тием красной кнопки «СТОП».
Почти все ксероксы позволяютизготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшениезадается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличений(уменьшений),
15
/>например, А5-А4, или непосредственным заданиемвели-чины масштабирования в процентах. Что бы использовать один изфиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажимая кнопку,расположенную под рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатием кнопок «вниз» и «вверх», расположенным подиндикатором масштабирова- ния.
При изготовлении увеличенных(или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат,обязательно должны быть ориентированны одинаково. Если вы хотите на листеформата А4 сделать копию с листа формата А3, вы должны использовать обходнойло-ток и расположить лист для копии горизонтально.
Все шире используются ксероксы,которые могут делать цветные копии. Недостатки таких копиров яв- ляется невсегда удовлетворительное совмещение цвет- ных изображений.
Всфере малого бизнеса используется портативные копировальные аппараты фирмы «CANON», которыеотлича- ются высоким качеством и надежностью.
17
CПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Дьяков В.П.Internet. Настольная книга пользователя-М.: СОЛОН-Р, 2001.
2. СтенюковМ.В. Справочник секретаря-М.: Издательство ПРИОР, 1999.
3. Секретарскоедело – журнал №1,2,3 за 2002г.
/>
/>16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводяитог, можно сказать, чтоприменение тех-нических средств вделопроизводстве во многом облег- чает работу секретаря, тем самым, повышаяпроизвод-ительность всей организации в целом. Так использование персональногокомпьютера позволяет быстро и эффективно обрабатывать документацию, с помощьютаких программных приложений как Microsoft Word, где естьмножество различных функций по созданию и обработке документов. Наличиесети в организации представляет большие воз- можности для процедурыприема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта ифельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен по любомуадресату, у которого есть факси- мильная связь или ПК и модем. Документпередается в электроном виде с компьютера на компьютер, в локальнойкомпьютерной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет. Такимобразом, в настоящее время пра- ктически нет ни одной организации, где неиспользо- вались бы описанные выше технические средства.