Реферат: Этика секретаря

Институт АдминистрированияМеждународного Туризма

Факультет:Международный туризм

Специальность: Социально-культурный

сервис и туризм

Курс:5(заочное отделение)

Дисциплина:                                          всоциально-культурном сервисе

                                                                 

                                                               

Группа:

  Студент:

      Проверил:

Москва – 2007

      

План

1.<span Times New Roman"">     

История происхождение секретаря

2.<span Times New Roman"">     

Этика и как должен вести себясекретарь — референт

2.1.<span Times New Roman"">                     

Основные этические  функциисекретаря

2.2.<span Times New Roman"">                     

Современные  требования этикисекретаря

2.3.<span Times New Roman"">                     

Классификация секретарей.

2.4.<span Times New Roman"">                     

Обязанности.

3.<span Times New Roman"">       

Заключение

1. История происхождение секретаря

Секретари появились вДревнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарейвыделились нотариусы.

А сами секретари издоверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились вделопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только вконце 18 века появились женщины-секретари.

2.<span Times New Roman"">    

Этика и как должен вести себясекретаря — референт.

Секретарь – это лицофирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый,с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечаетна телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не толькопрестиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентовфирмы.

Секретарь должен бытьвсегда в “форме”: тщательно и продуманно одет и говорить  опрятен, готов быстро и квалифицированновыполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности, резкости,суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходимдар чувствовать “нюансы”  дела, чтопозволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и неслышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и вкурсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловыхвстреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжениепо поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногдаприходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугороднийтелефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаряосуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способностьориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко иоперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов идаже всего учреждения.

Основныеэтические  функции секретаря.

Важную роль играетпрофессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общегообразования, так и специфические знания, которые могут быть определены всоответствии с основными функциями секретаря:

·<span Times New Roman"">         

знания,  необходимые для эффективного участия винформационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя(владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон,факс, ксерокс);

·<span Times New Roman"">         

знания,связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутреннейструктурой и внешними связями; заниями правовых актов и приложений,регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

·<span Times New Roman"">         

знания,требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовкесовещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах,при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные  требованияэтики секретаря.

Чтобы  отвечать современным требованиям этики,секретарь должен обладать следующими качествами:

1.<span Times New Roman"">       

иметьпрофессиональный имидж;

2.<span Times New Roman"">       

хорошовладеть речью и письмом;

3.<span Times New Roman"">       

обладатьхорошей памятью;

4.<span Times New Roman"">       

хорошоориентироваться во времени;

5.<span Times New Roman"">       

содержатьв порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

6.<span Times New Roman"">       

уметькрасиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7.<span Times New Roman"">       

осваиватьразработки новейших компьютерных программ для офиса;

8.<span Times New Roman"">       

бытьэнергичным, проявлять инициативу;

9.<span Times New Roman"">       

быстронаходить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10.<span Times New Roman"">   

поддерживать эффективную работу офисав отсутствии шефа;

11.<span Times New Roman"">   

контролировать финансы офиса;

12.<span Times New Roman"">   

быть осмотрительным вконфиденциальных, щекотливых  вопросахфирмы.

Классификация секретарей.

Есть несколько позиций,которые занимают секретари:

RECEPTIONIST–девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы,встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знаниеязыка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровненаходится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентамкакую-то конкретную информацию.

Если человек владеетиностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICEMENEGER, который занимается организациейофиса.

Самая же высокаядолжность –PERSONALSEKRETARY– помощник генерального директора или президента. В этомслучае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию какна русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки.Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не толькоисполнителем, но и  инициатором. Знать,что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можновырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда навиду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бымножеством ниточек связывает  различныеподразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешнихконтактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционированиифирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и незаменима.

Обязанности.

Без особого родазнаний,  умений и навыков секретарю несправится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

·<span Times New Roman"">         

учет,регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для докладаруководству;

·<span Times New Roman"">         

оформление  (в том числе печатание) и рассылка  распределительных документов, писем,телеграмм, телефонограмм, факсов, и т. п..;

·<span Times New Roman"">         

подготовкапо указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем,командировочных удостоверений и других документов;

·<span Times New Roman"">         

оформлениепротоколов рассылок выписок из них;

·<span Times New Roman"">         

анализсправок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями поним;

·<span Times New Roman"">         

подготовкаи своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям,семинарам и съездам;

·<span Times New Roman"">         

приеми регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

·<span Times New Roman"">         

организацияприемов посетителей;

·<span Times New Roman"">         

прием,регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей,исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче нагосударственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы сдокументами  в обязанности секретарявключаются  функции по бездокументарномуобслуживанию. В частности:

·<span Times New Roman"">         

техническоеобеспечение работы руководителя;

·<span Times New Roman"">         

подготовкаи организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

·<span Times New Roman"">         

организацияприема работников и посетителей;

·<span Times New Roman"">         

телефонноеобслуживание;

·<span Times New Roman"">         

подготовкакомандировок;

·<span Times New Roman"">         

организацияпрезентаций и специальных приемов гостей;

·<span Times New Roman"">         

стенографирование;

·<span Times New Roman"">         

контрольза праздничными и юбилейными датами;

·<span Times New Roman"">         

обработкапочты;

·<span Times New Roman"">         

машинописныеработы;

·<span Times New Roman"">         

сборделовой информации  и ее реферирование позаданию директора;

·<span Times New Roman"">         

сборматериалов для докладов и речей руководителя;

·<span Times New Roman"">         

ведениетабеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебныеобязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенныйперечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чемуместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности  и культуры труда секретаря.

Особенностью работы такжеявляется постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случаевыручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать ипринимать быстрые и верные решения.

3.<span Times New Roman"">     

Заключение

Этическое требованиясекретаря стоит на ровне с профессионализмом и также требует постоянногоусовершенствования.  От коммуникабельностисекретаря зависть процветание фирмы или организации, как уже сказано вышесекретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет иговорить  опрятен, готов быстро иквалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, безрастерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своейкомпетенции.

Список литературы

1.<span Times New Roman"">     

<span Verdana",«sans-serif»; color:black">Этикет и культура поведения секретаря-референта <span Verdana",«sans-serif»; color:black">М.: Журнал<span Verdana",«sans-serif»;color:black"> <span Verdana",«sans-serif»;color:black">«Управлениеперсоналом»<span Verdana",«sans-serif»">

2.<span Times New Roman"">     

Этикет и культура поведения секретаря-референта <span Arial",«sans-serif»">Авторы:Логинова.С.
Издатель:ЖурналУправлениеперсоналом"  Год издания: 2005

      

еще рефераты
Еще работы по психологии, общению, человеку