Реферат: Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации)

Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации)








Введение
Документальные материалы Государственного архивного фонда Союза ССР (ГАФ СССР), содержащие информацию большой политической, научной и хозяйственной ценности, могут быть использованы только с помощью специально создаваемой системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов. Составной частью такой системы НСА государственного архива является система каталогов документальных материалов, которая должна обеспечить сквозной поиск информации по всем фондам данного архива.

Необходимость включения в систему каталогов архива информации о всех архивных фондах, различная информационная значимость этих фондов, растущие потребности в документной информации и соображения экономического характера обусловили разработку методики дифференцированного подхода к описанию документов ГАФ СССР при каталогизации.

Методические рекомендации "Основы дифференцированного подхода при каталогизации" являются вторым выпуском серии пособий "Дифференцированный подход к описанию документальных материалов". /1/ Рекомендации используют и развивают главные идеи и положения "Основных правил работы государственных архивов" (М., 1962) и методических указаний к "Схеме классификации документальных материалов" (М., 1962), внедренных Главным архивным управлением при СМ СССР в практику работы государственных архивов. Пособие строится на базе теоретических положений советского архивоведения с учетом достижений в области библиотековедения и информатики. В его основу легли результаты анализа методического и практического опыта работы архивных учреждений.

Цель рекомендаций - оказать помощь в работе по созданию каталогов документов государственных архивов. Для более полного восприятия проблемы каталогизации в пособие включены вопросы, выходящие за рамки собственно дифференцированного описания документов. В частности, в первом разделе рекомендаций дан анализ возможной структуры системы каталогов и основы взаимосвязи элементов этой системы. В пособии рассматриваются сущность дифференцированного подхода при каталогизации, методы выбора архивных фондов, их структурных частей, отбора единиц хранения, документов и сведений из них для описания на каталожных /2/ карточках; предлагается конкретная методика описания документальных материалов при каталогизации в связи с требованиями дифференцированного подхода.

Положения рекомендаций распространяются на работу с документами, характерными для периода XIX - XX вв. /3/ Методические рекомендации рассчитаны на применение в государственных архивах, но их можно использовать и в работе ведомственных архивов. В рекомендациях изложены основные положения, которые должны уточняться и конкретизироваться при подготовке рабочих инструкций, памяток и других пособий для проведения каталогизации документальных материалов применительно к особенностям конкретного архива.


Ценные советы и практическая помощь при подготовке рекомендаций были получены от отделов научно-методической работы и научно-справочного аппарата, центральных государственных архивов СССР Главного архивного управления при СМ СССР, Главного архивного управления при СМ СССР, Московского государственного историко-архивного института, Центрального государственного архива народного хозяйства СССР, Центрального государственного военно-исторического архива СССР, Центрального государственного исторического архива СССР, Центрального государственного архива РСФСР, Архивного управления при СМ БССР, Архивного управления Леноблгорисполкомов, Центрального государственного архива г. Москвы, Государственного архива Московской области, Государственного архива Оренбургской области, Государственного архива Черниговской области, рукописного отдела Государственной публичной библиотеки им. М.Е. Салтыкова-Щедрина и сектора экспертизы документальных материалов ВНИИДАД.






 
^ 1. Система каталогов государственного архива

 

Каталог. Система каталогов

Каталог документов /4/ служит межфондовым архивным справочником, в котором сведения о содержании документальных материалов располагаются в соответствии с определенной схемой классификации. Его можно рассматривать в качестве документной информационно-поисковой системы, предназначенной для выдачи сведений о наличии или отсутствии в архивных фондах требуемой информации и адреса хранения (поисковых данных) соответствующих документов.

Совокупность различных по содержанию и построению взаимодополняющих и взаимосвязанных каталогов представляет собой систему каталогов документов, которая является частью системы научно-справочного аппарата государственного архива и позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации.

Система каталогов государственного архива должна отвечать ряду требований. Главным среди них следует считать соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению, а также рациональную структуру каталогов при возможно большем разнообразии аспектов информационного поиска, исключение параллелизма в группировке информации, отражаемой в различных каталогах системы.

Состав системы каталогов для различных звеньев государственных архивов и архивов разного профиля неодинаков. Однако существует некоторая стабильная часть системы, присущая всем государственным архивам.


 

Систематический каталог и предметный указатель к нему

Центральным элементом системы является систематический каталог документов. В качестве наиболее крупных группировок сведений о содержании документов в нем выступают отрасли знания и деятельности общества, расположенные в логической последовательности. В настоящее время в государственных архивах СССР для организации систематических каталогов советского периода применяется "Схема классификации документальных материалов" (СЕК), подготовленная и введенная в действие ГАУ при СМ СССР. /5/ Для каталогов дореволюционного периода используются индивидуальные схемы классификации, разработанные архивами. /6/ Поиск информации в систематическом каталоге ведется от общего к частному. Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщениях (в том числе, на уровне отсылочной карточки к другим каталогам системы и справочникам системы НСА архива) обо всем документальном комплексе архива. Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документальных материалах. Все это определяет центральное положение в системе каталогов архива.

Однако комплексный характер информации систематического каталога, особенности схемы систематической классификации, удовлетворяя задачам проблемного поиска информации, в то же время, могут затруднить поиск информации по конкретному вопросу или отдельному объекту. Организовать такой поиск информации в систематическом каталоге позволяет предметный указатель к каталогу. Предметный указатель к систематическому каталогу состоит из расположенных в алфавитном порядке основных предметных понятий, содержащихся в систематическом каталоге, и соответствующих им индексов систематического каталога. Предметный указатель целесообразно организовывать на основе алфавитно-предметного указателя к СЕК.


 

Предметные каталоги

Предметные каталоги, входящие в систему, предназначены для поиска информации по специально заданному направлению, ограниченному их целевым назначением. Среди предметных каталогов следует в первую очередь назвать именной и географический.

Именной каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является имя. /7/ Каталожные карточки в нем концентрируются в единый комплекс и систематизируются в алфавитном порядке имен. Дальнейшая последовательность расположения карточек может быть различной. Существующие в некоторых государственных архивах именные каталоги, классифицирующие информацию по темам, т.е. построенные по логической структуре, приводят к параллелизму в группировке информации именного и систематического каталогов. Не удовлетворяет требованиям системы каталогов и размещение сведений о лицах в разделе "Персоналии" или тематических разделах систематического каталога, поскольку это затрудняет, а в отдельных случаях делает невозможным, поиск информации в именном аспекте. Однако этот недостаток может быть частично восполнен за счет организации именного указателя к систематическому каталогу. Этот указатель состоит из расположенных по строгому алфавиту имен карточек, на которых, кроме фамилии, имени, отчества, проставлены индексы разделов и подразделов систематического каталога, содержащие информацию о данном лице. Именной указатель позволяет осуществить поиск информации в специально заданном аспекте - от имени к соответствующему разделу систематического каталога, получая там адрес требуемой информации.

Именной каталог, в первую очередь, служит научным целям, хотя он может использоваться также и для исполнения биографических запросов. Но основой для справочной биографической работы являются картотеки по личному составу, которые можно условно рассматривать в качестве элемента системы каталогов. Особенностью таких карточек является переменный состав информации в них. Часть информации картотек по личному составу может через определенный промежуток времени пополнять именной каталог или в результате экспертизы может быть отобрана к уничтожению.

Географический каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является географическое наименование (названия стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек, и т.д.). Рубрики каталога располагаются в алфавитной последовательности. Систематизация карточек внутри рубрик может быть хронологической или тематической. Географический каталог позволяет вести поиск информации от частного к общему в специально заданном географическом аспекте. Каждый архив самостоятельно определяет, какие из географических наименований и информация о них должны найти отражение в географическом каталоге.

Возможна замена географического каталога географическим указателем к систематическому каталогу. Указатель состоит из расположенных по алфавиту географических наименований, вынесенных на разделители. Внутри разделов помещаются систематизированные по темам отсылочные карточки, на которых обозначена соответствующая информация и отсылка к разделу систематического каталога. Например, в разделе "Якутская АССР" географического указателя к систематическому каталогу в тематическом подразделе указателя "Статистика" могут находиться следующие карточки:

статистика животноводства см. Л4:Р4 50




статистика земледелия см. Л4: Р4 06
                                         Л4: Р4 12




статистика энергетики см. Л4: М1 01

В тематическом подразделе указателя "Планирование" могут иметь место такие карточки:

планирование образования см. Л2 40 30: Ф6 50
                                          Л2 40 30: Ф6 40
                                          Л2 40 30: Ф3 01




планирование культпросветработы см. Л2 40 30: Ш

и т.д.

Применение географического указателя также позволяет вести поиск информации в географическом аспекте (от частного к общему).

При решении вопроса о целесообразности применения собственно каталогов или соответствующих указателей необходимо учитывать следующие соображения: эффективность создания и использования каталога или соответствующего указателя; характер, основные направления работы архива; состав и особенности уже имеющегося в архиве научно-справочного аппарата.


 

Предметно-тематические каталоги

Предметно-тематический каталог основанием деления имеет вопрос или предмет, относящийся к определенной теме. Такой каталог организуется по логической структуре с использованием формальной структуры на низших ступенях (алфавит и т.д.). Поиск информации ведется от общего к частному. Обязательным условием для предметно-тематического каталога, как элемента системы каталога, является группировка сведений по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

Содержание предметно-тематического каталога, в отличие от систематического, ограничивается чаще всего одной, реже несколькими близкими, родственными темами. Содержание предметно-тематического каталога, правомерность его создания определяются архивом на основании информационных потребностей. Одной из особенностей этого вида каталога является допустимость отражения в нем документальных материалов других архивов и опубликованных источников.

В качестве разновидности предметно-тематического каталога может выступать каталог по истории государственных учреждений. Группировка сведений в нем на основных ступенях деления, как правило, отраслевая. Возможно создание предметно-тематического каталога по истории административно-территориального деления и другим темам.





 

Каталоги специфической документации

Государственные архивы с общей документацией, как правило, имеют в своем составе некоторое количество специфической по форме документации. К ней относится документы на небумажной основе, а также документальные материалы в графическом исполнении (фотографии, чертежи, карты, ноты и др.). Они могут представлять значительный научный интерес, поэтому целесообразно, чтобы сведения о подробной документации нашли отражение в системе каталогов госархива. Информация о таких материалах может быть включена в систематический каталог. Однако, учитывая особенности их использования возможно создание самостоятельных каталогов специфической документации, что должно быть строго обосновано информационными потребностями, обычно - практическим использованием.

Принципы организации каталогов специфической документации различны. Они могут организовываться в соответствии с алфавитной или логической структурой и по существу и по существу являются разновидностью предметного или передметно-тематического каталогов. Сведения о картографических материалах могут систематизироваться в каталоге по алфавиту имен авторов (или составителей) или алфавиту названий территорий (алфавитно-территориальные), а также по темам. Нотные материалы - по алфавиту названий произведений или имен авторов.


 

Фондовый каталог

Элементом системы каталогов можно считать также фондовый каталог. Его основная функция - централизованный учет документальных материалов, но фондовый каталог несет и информационную нагрузку. Он дает информацию о документальных материалах архива, обобщенную на уровне названия фонда. Использование такого каталога непосредственно архивом затруднено существующими нормативами документами - создание его предусмотрено в архивных управлениях (или архивных отделах). В государственных архивах подобная информация содержится в листах фондов и указателях к ним.


 

Делопроизводственные картотеки в системе каталогов

В системе каталогов документальных материалов государственных архивов со временем могут занять место отдельные элементы учетно-информационного аппарата учреждений.

В настоящее время можно отметить, что картотеки, создаваемые в учреждениях, представляют определенный интерес как один из источников комплектования системы каталогов. Наибольшего внимания в этом смысле заслуживают картотеки учета нормативных актов. Необходима значительная работа в части сближения принципов описания и классификации информации в учреждениях и архивах, прежде чем делопроизводственные картотеки смогут выступить источником пополнения системы каталогов государственного архива. Положительные изменения в сближении учетно-информационного аппарата учреждений и научно-справочного аппарата государственных архивов могут произойти с внедрением Единой государственной системы делопроизводства.


 

Взаимосвязь элементов системы каталогов

Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связи между ними - организация взаимодействия элементов системы. Взаимосвязь элементов осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего связаны с систематическим каталогом. Помимо этого отдельные каталоги могут взаимодействовать между собой.






 
^ 2. Методика дифференцированного отбора сведений для описания при каталогизации

 

Сущность дифференцированного подхода при каталогизации

Различная степень информационной значимости архивных фондов вызывает необходимость выработки дифференцированного подхода к описанию документальных материалов при создании всех элементов системы научно-справочного аппарата государственного архива. Установление принадлежности фондов к определенным категориям - один из начальных этапов работы по созданию и усовершенствованию системы научно-справочного аппарата к документальным материалам архива, в том числе и работы по созданию системы каталогов. /8/

Дифференцированный подход при каталогизации выражается в выборе и применении комплекса наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов разных категорий. При этом имеется в виду установление очередности выбора архивных фондов для каталогизации, определение характера отбора единиц хранения, документов и сведений из них, применение различных приемов подачи информации о документальных материалах.

Практическое осуществление дифференцированного подхода будет зависеть от категории фонда, информационной значимости структурного подразделения данного фонда, разновидности документальных материалов, непосредственно связанной с их содержанием и им обусловленной, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к фонду, в том числе вида каталога (систематический, именной, географический и т.д.).


 

Выбор архивных фондов

В системе каталогов данного архива должны быть, в конечном итоге, сосредоточены сведения о содержании всех его фондов. Это положение не означает, что в каталоги войдут сведения о каждом единичном документе или единице хранения каждого фонда. Оно означает, что сведения о содержании всех фондов войдут в систему каталогов с разной степенью обобщения информации о материалах - от каталожной карточки, составленной на вопрос, отраженный в части документа, до отсылочной карточки к фонду в целом. Поэтому практически задача выбора фондов заключается в определении очередности их каталогизации и решении вопроса, с какой степенью обобщения войдут сведения о данном фонде в каталог. Каждый архив определяет эту очередность с точки зрения целесообразности каталогизации документальных материалов фондов той или иной категории в данное или последующее время. Как правило, в первую очередь каталогизации подвергаются фонды первой категории. Однако при определении очередности каталогизации тех или иных фондов должны учитываться такие поправочные коэффициенты, как: комплексность разработки фондов, интенсивность и перспективы использования документов, состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов, направленность работы архива, степень сохранности документальных материалов данного фонда.

1. Комплексность разработки фондов. Наряду с фондами первой категории первоочередной разработке могут подвергнуться фонды второй и даже третьей категорий, документальные материалы которых связаны между собой временем происхождения, масштабом деятельности и т.д., то есть они составляют в совокупности определенный комплекс. Комплексность разработки фондов дает возможность всесторонне изучить историю и документальные материалы учреждений-авторов за данный период, проследить их взаимосвязь, обратить внимание на дублетность документов и широко применить групповое описание документальных материалов на каталожных карточках.

Одновременной каталогизации могут быть подвергнуты комплексы фондов в рамках существования определенной территориальной единицы. Например, фонды областного архива за советский период делятся на губернский, окружной и областной комплексы. Вначале каталогизируются документальные материалы фондов советских учреждений, организаций и предприятий, действовавших на данной территории в период существования там губернии; после завершения работы над ними переходят к каталогизации документальных материалов периода существования округа, а затем - области. Недостатком такого решения вопроса является то, что каталогизация документальных материалов на продолжительное время ограничивается лишь определенными хронологическими рамками.

В некоторых случаях (особенно для союзных и республиканских центральных государственных архивов) более целесообразно проведение последовательной каталогизации комплексов фондов учреждений одной системы за весь период их существования, независимо от изменения административно-территориального деления. Например, проведение каталогизации фондов органов государственной власти и управления, или органов планирования, или органов культуры и т.д. за весь период их деятельности.

2. Интенсивность и перспективы использования документальных материалов. Из фондов первой категории, намеченных к каталогизации, первоочередной разработке подлежат те, которые наиболее широко и часто используются. Учитывая интенсивность использования документальных материалов, архив может включить для каталогизации в первую очередь и фонд второй категории.

3. Состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов. Прежде всего учитывается взаимосвязь и взаимодополняемость основных элементов этой системы - каталогов и описей (при этом учитывается качество описей, степень отражения в них содержания документальных материалов). Кроме того, наличие в системе каталогов географического и именного каталогов также окажет влияние на очередность разработки фондов, документальные материалы которых содержат соответствующую информацию. Насыщенность документальных материалов фонда сведениями для включения в имеющийся в архиве именной каталог, может послужить одной из причин первоочередности его разработки.

4. Направленность работы архива. В результате работы архива по использованию и публикации, научно-технической обработке, если она проводится на карточках, может образоваться массив карточек, содержащих сведения о фондах как первой, так и второй категорий. После редактирования эти карточки включаются в каталог.

5. Степень сохранности документальных материалов данного фонда. Если документальные материалы фонда первой категории сохранились неполностью, в список фондов для первоочередной разработки, помимо этого фонда, могут быть включены фонды учреждений его системы, относящиеся ко второй и даже третьей категории. Как правило, эти документальные материалы являются необходимым дополнением для освещения деятельности основного учреждения.

Таким образом, решение проблемы выбора фондов для каталогизации определяется категорией данного фонда - принадлежность фонда к той или иной категории влияет на очередность его каталогизации с учетом вышеперечисленных поправочных коэффициентов.


 

Выбор структурных частей фонда

В фонде, намеченном к каталогизации, не все структурные части будут каталогизироваться в обязательном порядке и не все подвергнутся каталогизации одновременно. Как правило, материалы основных структурных подразделений учреждения содержат многообразную информацию о деятельности самого учреждения и учреждений его системы и требуют первоочередной и детальной разработки (имеется в виду полистный просмотр и наибольшая вероятность подокументной разработки). Информация, содержащаяся в материалах других структурных частей, чаще всего детализирует документную информацию основных отделов или представляет интерес как конкретная информация по определенному участку работы учреждения. Поэтому каталогизация материалов этих структурных частей проводится во вторую очередь, с большей степенью обобщения сведений об их содержании, или они вообще исключается из плана каталогизации.

Документальные материалы структурных частей большинства фондов первой и второй категорий в зависимости от значения и места их фондообразователей в общей структуре учреждения можно разделить на четыре группы:

материалы общих отделов (коллегий, президиумов, канцелярий, секретариатов, организационно-инструкторских отделов), отражающие общее руководство деятельностью самого учреждения в целом и учреждений его системы;

материалы отраслевых отделов, отражающие конкретные направления производственной деятельности фондообразователя;

материалы функциональных отделов (планово-экономический, отдел труда, зарплаты и кадров, бухгалтерия, отдел материально-технического снабжение, сбыта и т.д.), отражающие выполнение определенных функций в сфере обеспечения целевой деятельности фондообразователя;

материалы подразделений, отражающие выполнение подсобно-вспомогательных функций.

Основное внимание при выборе для каталогизации структурных частей фондов должно быть обращено на полноту отражения в их документальных материалах основной, целевой деятельности фондообразователя и учреждений его системы.

Документальные материалы общих отделов наиболее полно и всесторонне освещают основную целевую деятельность учреждения. Их конкретное содержание в описи, как правило, не показано. Кроме того, в материалах этой группы много итоговой документации обобщающего характера, отражающей производственную деятельность учреждения (доклады, отчеты). Поэтому они подвергаются первоочередной и детальной разработке в обязательном порядке.

Содержание документальных материалов функциональных и отраслевых отделов, во-первых, частично поглощается в документальных материалах общих отделов; во-вторых, оно показано в описи конкретнее, чем содержание документальных материалов общих отделов. Поэтому эти материалы каталогизируются только после разработки документов общих отделов и с большей степенью обобщения сведений об их содержании (от каталожной карточки, составленной на отдельную единицу хранения, до отсылочной карточки к описи). /9/

Документальные материалы структурных частей, несущих вспомогательные функции, возможно из плана каталогизации исключить. При этом следует иметь в виду, что в зависимости от периода времени возникновения документов, от исторической обстановки, в которой они появились, каталогизации могут быть подвергнуты и документальные материалы вспомогательных структурных частей.


 

Отбор единиц хранения и документов

Отбор единиц хранения следующим этапом работы по каталогизации. При отборе единиц хранения и документов для описания на каталожных карточках следует руководствоваться тем же принципом, что и при выборе структурных частей фонда - прежде всего учитывать целевую направленность документальных материалов и степень отражения в них основной деятельности учреждения. Имея четкое представление о функциях учреждения, можно заранее наметить ориентировочные комплексы документов, содержание которых будет отражать существенные и вспомогательные стороны работы, т.е. основную и вспомогательную документацию. К основной относится документация, определяемая целевым назначением учреждения, полученная извне или созданная в самом учреждении. Она содержит сведения о характере, направлении, итогах деятельности самого учреждения и связанных с ним учреждений. К ним относятся, например, нормативные документы органа управления, без которых это учреждение не может выполнить своих главных функций. К вспомогательной относится документация, содержащая сведения справочного характера, дополняющая основу. Единицы хранения, содержащие сведения по основной деятельности учреждения-автора и учреждений его системы, соответствующие его основным функциям, подвергаются каталогизации в первую очередь.

При оценке содержания единиц хранения и документов для каталогизации следует учитывать также виды и разновидности документальных материалов. Каждый вид и разновидность предназначены для документирования определенных сторон деятельности учреждения и несет свойственную ему функциональную нагрузку. Важнейшими видами документов, посредством которых, например, осуществляется руководство, являются законы, указы, постановления, решения, приказы и т.д. Следовательно, с видом и разновидностью документа связывается наличие в них определенной информации, что дает возможность использовать разновидность документа в качестве своеобразной оценки его содержания, а, значит, и как дополнительный фактор при отборе. Предпочтение отдается тем видам и разновидностям, которые документируют наиболее существенные стороны деятельности учреждений.

Таким образом, при отборе единиц хранения и документов для каталогизации необходимо тщательное изучение функций учреждения, функций видов документов, целей, преследуемых при их создании, и степени информативности каждого документа. Учитывается также степень отражения содержания единиц хранения в описи.

Единицы хранения, состоящие их таких документов, как протоколы, постановления, решения, распоряжения, указы, циркулярные письма, отложившиеся в результате деятельности самого учреждения-фондообразователя, содержание которых отражает выполнение учреждением и его системой основных функций и в описи не показано, должны быть обязательно подвергнуты каталогизации и, как правило, в первую очередь. Возможен такой вариант, когда первоочередной каталогизации подвергаются не все документальные материалы фонда, а лишь вышеперечисленная группа единиц хранения. Остальная группа дел фонда, подлежащая каталогизации, может быть оставлена для последующей разработки в другое, более удобное для архива время. Особенно это характерно для центральных государственных архивов с большим количеством фондов, содержащих многостороннюю информацию. Например, при разработке фонда Совета Министров в первую очередь каталогизируются постановления и распоряжения СНК и Совета Министров, остальная группа единиц хранения намечается для последующей разработки.

При отборе единиц хранения и отдельных документов для каталогизации нужно учитывать следующее:

распорядительные материалы вышестоящих органов в фондах нижестоящих, имеющих прямое отношение к осуществлению учреждением его целевого назначения, хранение которых в фонде признано целесообразным, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в том случае, если фонды вышестоящего и подведомственного учреждений хранятся в одном архиве и есть возможность убедиться в том, что эти документы сохранились в фонде вышестоящего учреждения;

материалы подведомственного учреждения в фонде вышестоящего, присланные для контроля и обобщения, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в случае, аналогичном изложенному в пункте 1;

копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и т.д., в которых отражается существо деятельности учреждения, но подлинники которых в учреждениях, их составившем, не остаются, подвергаются каталогизации в том случае, если фонды этого и вышестоящего учреждения, куда были посланы подлинники, находятся в разных архивах;

если при изменении административно-территориального деления соответствующие материалы не были переданы по назначению и остались в прежнем архиве, они подвергаются каталогизации. Каталожные карточки на такие материалы могут включаться в систематический каталог и выделяться путем соответствующих географических рубрик или из них может создаваться специальная картотека;

печатные издания, имеющиеся в фонде и касающиеся непосредственно деятельности данного учреждения, подвергаются каталогизации. Печатные издания, не относящиеся к деятельности данного учреждения, но представляющие значительный научный интерес, могут быть переданы в научно-справочную библиотеку архива или подвергнуты каталогизации по усмотрению архива. При этом архив учитывает характер использования печатных изданий, состав и принципы построения системы каталогов.

Из плана каталогизации заранее следует исключать такие единицы хранения, как циркуляры, приказы, постановления и другие руководящие материалы, присланные для сведения из вышестоящих учреждений. эти единицы хранения могут каталогизироваться лишь в том случае, если установлено, что документальные материалы данного вышестоящего учреждения за указанный период не сохранились. Не включаются в план каталогизации материалы по личному составу, хранящиеся в архивах только в справочных целях - лицевые счета, приказы, списки, платежные ведомости (если особенности работы архива не требуют составления справочных картотек на материалы по личному составу). При этом следует учитывать, что материалы по личному составу, имеющие научное значение, могут быть отражены в именном каталоге. Целесообразно их подвергать просмотру с целью выявления и описания отдельных документов для систематического и особенно для именного каталога (из приказов по личному составу могут быть отобраны сведения о выдающихся деятелях и работниках науки, культуры и производства, сведения об организации и ликвидации фондообразователя, если другие источники, имеющие такие сведения, не сохранились; личные дела, отобранные для постоянного хранения в архиве, каталогизируются для именного каталога).


 

Отбор сведений

Научно-обоснованный отбор сведений из документов является наиболее важной частью работы по каталогизации. Цель отбора - выявить для описания такие сведения, которые в совокупности дадут необходимую и достаточную информацию о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документальных материалах. При этом необходимо избегать включения в каталог случайных сведений о событиях, фактах, явлениях, не раскрывающих закономерности и х развития, не показывающих индивидуальные, характерные особенности их появления. Качество отбора сведений в конечном итоге определяет полноту разделов каталога, степень освещенности тех или иных исторических фактов и событий.

Непременным условием квалифицированного отбора сведений из документальных материалов при каталогизации является применение общих принципов маркситско-ленинской методологии:

партийности, предполагающей научную объективность в оценке сведений с позиций марксизма-ленинизма;

историзма, требующего знания не только конкретной истории, но и делопроизводственной практики, существовавшей в данный исторический период;

всесторонности и комплексности, то есть учета всех явлений, событий, фактов в жизни общества, изучение их во взаимосвязи и взаимообусловленности.

При проведении отбора сведений из документальных материалов для описания на каталожных карточках, в основном, применяются те же критерии, что и при проведении экспертизы ценности документальных материалов, с учетом целевого назначения данной работы.

Основным критерием при отборе сведений является критерий оценки содержания, ценности документной информации с учетом ее научно-исторического и практического значения. Содержание необходимо рассматривать в целом и в деталях, выделить главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь сведения