Реферат: Методические рекомендации для выполнения контрольной работы по дисциплине «Управление персоналом»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

По дисциплине «Управление персоналом»

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

В соответствии с планом учебных работ и программой курса «Управление персонала» студент заочного отделения обязан выполнить контрольную работу практической направленности. В ходе подготовки работы следует обязательно изучить относящиеся к избранной теме рекомендуемую учебную и научную литературу, а также статьи, практические учебные пособия, словари.

Желательно, применительно к разрабатываемой теме, использовать в работе научную информацию, публикуемую в периодической печати, в том числе в журнале «Управление персоналом».

Цель данной работы: получить представление о методике составления должностных инструкций, как составной части эффективной системы управления персоналом организации.

По своему содержанию контрольная работа должна в полной мере раскрывать изученную тему, показать, что ее автор овладел теоретическими основами работы по управлению персоналом и может адекватно применять свои познания в своей практической деятельности.

Студенту следует подходить к выполняемой им контрольной работе как к подготовительному этапу курсового проектирования. Исходя из этого, студент в своей контрольной работе должен быть точен при воспроизведении смысла рассматриваемых им документальных материалов.

Контрольная работа должна быть выполнена студентом по исходным данным организации в которой он работает или проходит стажировку.

Необходимо соблюдать следующий порядок размещения материала:

Титульный лист (установленного образца, см. приложение 1)

Содержание

Введение

Исходная информация ( профессиограмма, выписки из из квалификационного справочника, анкеты, и т.д.)

Аналитическая часть (отчёт по прилагаемой форме)

Проект должностной инструкции

Заключение

Использованная литература

Вспомогательный материал может быть внесён в приложение.

При оформлении работы необходимо учитывать, что работа может выполняться в обычной школьной тетради в клеточку (объем – 24 рукописных страниц) или в печатном виде (страница стандартного размера А4 – 210*297мм) объемом 12-15 страниц, соблюдая 1,5 интервал и 14 шрифт Times New Roman ( поля страницы – слева 30мм., справа – 10мсм., сверху -15 мм и снизу – 20 мм) .

При написании работы нужно оставлять поля для замечания рецензента. Работа должна быть оформлена грамотно и написана четким и разборчивым почерком.

Контрольная работа представляется на рецензирование до начала сессии. Если контрольная работа не сдана вовремя, студент не допускается к сдаче экзамена.

^ В общем виде выполнения контрольной работы выглядит следующим образом:

Предварительный обзор существующих документов, отражающих функции и обязанности работника

Обзор нормативных квалификационных характеристик работника

Характеристика документов по кадровой политике предприятия

Характеристика существующей должностной инструкции работника

Выявление проблемных вопросов и несоответствий в существующих документах

Определение основного содержания работы, функций , обязанностей и ответственности работника

Составление профессиограммы работника

Составление анкеты для работника и его непосредственного руководителя

Анкетирование работника и руководителя

Составление отчёта по результатам анкетирования и их совмещения с профессиограммой

Составление проекта должностной инструкции работника

Выводы по результатам проделанной работы

^ II.ОБЩИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ.

II.1. Профессиограмма.

Требования, предъявляемые характером работы и особенностями профессии отражаются в профессиограммах, разрабатываемых на основе данных типовых должностных инструкций (из квалификационного справочника); наблюдения за работником в процессе труда, хронометража, фотографии рабочего времени, анализа информационных потоков. При составлении профессиограммы необходимо руководствоваться мнением опытных работников, и вышестоящего руководителя.

^ СТРУКТУРА ПРОФЕССИОГРАММЫ:

Раздел

Содержание раздела

Профессия

Общие сведения о профессии; изменения, которые произошли с развитием производства, перспективы развития профессии.

Процесс труда

Характеристика процесса труда, сфера деятельности и вид труда, продукция, орудия труда, основные производственные операции и профессиональные обязанности, рабочее место, рабочая поза.

Санитарно-гигиенические условия труда

Работа в помещении или на воздухе; шум, вибрация, освещение, температура, режим труда и отдыха; монотонность и темп труда; возможность производственных травм, профзаболеваний; медицинские показания; льготы и компенсации

Психофизиологические требования профессии к работнику

Требования к особенностям воспитания, мышления, внимания. Памяти; требования к эмоционально-волевым качествам человека; требования к деловым качествам

Перечень работ, выполняемых работником по данной профессии

согласно квалификационному справочнику

Профессиональные знания и навыки

Перечень необходимых знаний, умений и навыков

Требования к подготовке и повышению квалификации кадров

Формы, методы и сроки профессионального обучения, перспектива профессионального роста

^ 2. Должностные инструкции

Должностные инструкции определяют основное содержание работы, которую выполняет работник. Обычно должностные инструкции включают следующие пункты: наименование должности, что собой представляет данная работа, какие виды деятельности и обязанности она включает, квалификационные требования к работнику, ответствен­ность и полномочия, место работника в формальной структуре органи­зации, личностные качества работника.

^ Преимущества использования должностных инструкций для сотрудни­ков. Благодаря должностным инструкциям сотрудники предприятия имеют ясное представление о том, какие задачи они должны решать для постижения поставленных перед ними целей и насколько велик простор для их самостоятельной деятельности Благодаря должностным инструкциям вероятность кон­фликтных ситуаций (между сотрудником и его руководителем) может быть изначально сведена до минимума.

В должностных инструкциях однозначно определяется ответствен­ность сотрудников. Тем самым сотрудник отвечает за выполнение лишь тех обязанностей, которые оговорены в его должностной инструкции. Возможность возникновения спорных ситуа­ций, таким образом, практически исключена.

Должностные инструкции являются основой для самоконтроля, так как это надежное мерило для определения соответствия сотрудника тре­бованиям, которые вытекают из поставленных перед ним целей и задач. Он знает, чего от него ожидают.

Сотрудник имеет свободу действий. Так как в должностной инструк­ции оговаривается, насколько самостоятельно может действовать и при­нимать решения отдельный сотрудник, последнему не требуется посто­янно оглядываться на руководителя и выяснять, как будет реагировать руководитель на то, что он примет самостоятельное решение по тому или иному делу, относящемуся к его компетенции. Сотрудник обязан действовать в соответствии с должностной инструкцией и имеет право защищаться от вмешательства руководителя в его дела.

^ Пример: должностная инструкция начальника отдела кадров

1. Должностные обязанности. Возглавляет работу по комплекто­ванию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых про­фессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, по формированию и ве­дению банка данных о количественном и качественном составе кад­ров, их развитии и движении. Организует разработку прогнозов, оп­ределение текущей и перспективной потребности в кадрах и источ­ников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, ин­формирования работников внутри предприятия об имеющихся ва­кансиях, использования средств массовой информации для помеще­ния объявлений о найме работников. Принимает участие в разработ­ке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контро­лирует правильность использования работников в подразделения предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с получение в учебном заведении профессией и специальностью; совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности. Осущест­вляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуаль­ным планам, ротационное передвижение руководителей и специа­листов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответст­вующих должностях. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке ме­роприятий по реализации решений аттестационных комиссий, оп­ределяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального про­движения персонала, подготовке предложений по совершенствова­нию проведения аттестации. Организует своевременное оформле­ние приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и при­казами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для пред­ставления персонала к поощрениям и награждениям. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспече­ния кадровой работы, ее материально-технической и информацион­ной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и АРМ (автоматизированное рабочее место) работников кадровых служб, созданию банка данных о пер­сонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предпри­ятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановле­ний, приказов и распоряжений руководителя предприятия по во­просам кадровой политики и работы с персоналом. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работ­ников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

Проводит систематический анализ кадровой работы на предпри­ятии, разрабатывает предложения по ее улучшению. Организует та­бельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, кон­троль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях пред­приятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. Обеспечи­вает составление установленной отчетности по учету личного соста­ва и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.

2. Должен знать: законодательные и нормативные правовые ак­ты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стра­тегию предприятия; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспе­чения предприятия кадрами; состояние рынка труда; системы и ме­тоды оценки персонала; методы анализа профессионально-квали­фикационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; по­рядок формирования и ведения банка данных о персонале предпри­ятия; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности ис­пользования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт ра­боты с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии; основы профориентационной ра­боты; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

3. Требования к квалификации. Высшее профессиональное об­разование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

При составлении должностной инструкции, прежде всего необходимо определить, что представляет собой дан­ная должность в действительности.

Нередко можно наблюдать следующее:

- некоторые обязанности не выполняются, хотя их выполнение предусмотрено распоряжениями руководства;

- те или иные лица выполняют работу, которая не относится к их компетенции;

- штабные органы пытаются заниматься тем, что является прерога­тивой линейных структур;

- в рамках предприятия практикуется лишь передача информации вверх (по вертикали), в то время как движения информации вниз (по го­ризонтали) не наблюдается.

Как правило, руководители предприятия или его подразделений не знают всего этого. Поэтому необходимо провести анализ фактической ситуации на предприятии и на конкретных рабочих местах. Причем предполагается, что работник, для которого составляется должностная инструкция, дает описание того, что представляет собой его работа.

Используются анкеты, содержащие ряд вопросов, которые помо­гают составить описание рабочего места:

1. Примерные вопросы для работника.

- Что, по Вашему мнению, является целью Вашей работы? Над выполнением каких задач Вы работаете?

- Какими видами работы Вам приходится заниматься ежедневно?

- Какие виды работ приходится выполнять периодически, но не ежедневно?

- Какие виды работ приходится выполнять время от времени?

• Какими полномочиями Вы располагаете для выполнения Ващиу обязанностей?

• Кто на предприятии дает Вам распоряжения?

Конечно, нельзя требовать от отдельного работника, чтобы он строго систематизировал ответы, так как он должен оценить свою работу с позиции стороннего наблюдателя. Подобный анализ имеет большое значение для самого работника: он должен более критично отнестись к тому, что он привык рассматривать как что-то привычное.

При ответе на поставленные Вами вопросы, работник должен конкретно указать, кто из сотрудников предприятия выполняет по отношению к нему руководящие функции. Этот вопрос можно сформулировать следующим об­разом: «Кто является Вашим руководителем?» Однако такая постановка вопроса может быть не всегда оправданной: работник может, отвечая на данный вопрос, упомянуть просто своего непосредственного начальни­ка, не учитывая при этом, что определенные распоряжения могут посту­пать и от других должностных лиц, которые выступают как вышестоя­щие руководители по отношению к непосредственному начальнику дан­ного работника. Теже правила нужно соблюдать и составлении анкету для руководителя работника (« Кому на предприятии Вы даете распоряжения?»).

И здесь тоже неприемлем простой вопрос: «Кто Вам подчиняется?» Ибо в этом случае работник скорее всего решит, что речь идет только о тех, кто находится в его непосредственном подчинении. В то же время он может не осознавать, что в любой другой специальной сфере, где он полномочен давать распоряжения, существуют отношения подчинения, ввиду чего он может выступать как руководитель, являющийся специа­листом в данной сфере.

«О чем Вы (как подчиненный) информируете своего начальника и о чем Вы (как руководитель) информируете своих подчиненных?» - ответ на данный вопрос покажет слабые места во взаимоотношени­ях между подчиненным и руководителем (информирование снизу вверх), а также между руководителем и подчиненным (информирование сверху вниз).

«Кого на предприятии, не считая шефа и Ваших сотрудников, Вы иформируете о результатах работы и о других важных событиях, происходяших во вверенной Вам сфере, и от кого Вы получаете подобную ин­формацию?» - исходя из ответа можно будет определить существующие на пред­приятии информационные каналы (помимо информирования снизу вверх и сверху вниз), а также понять, насколько хорошо организовано информирование по горизонтали, и решить, что и каким образом надо сделать для улучшения состояния дел в этой области.

«Кто и каким образом выполняет Ваши обязанности при Вашем краткосрочном или длительном отсутствии?» - ответ на данный вопрос необходим для того, чтобы выяснить, прак­тикуется ли замещение работника в случае его отсутствия и кто (времен­но) выполняет его обязанности (сотрудник, коллега, начальник или че­ловек со стороны); кроме того, станет ясно, на какой основе осуществ­ляется замещение (по совмещению или штатно) и что это за замещение — частичное или с распределением обязанностей. Ответ на во многом аналогичный вопрос: «Кто является Вашим заместите­лем?» - вряд ли был бы столь информативным, ибо в этом случае отве­чающий на него мог бы счесть, что будет достаточно указать имя и на­звание должности.

«Если отсутствует Ваш начальник, коллега или сотрудник, испол­няете ли Вы их обязанности и каким образом?»; « В какие комитеты или проектные группы на предприятии и вне его Вы входите, кем Вы там являетесь и каковы Ваши полномочия?» -ответ на этот вопрос покажет, насколько велик объем дополнитель­ных обязанностей работника, и одновременно послужит основой для оценки деятельности данных структур на предприятии: созданные в свое время ввиду объективной необходимости комитеты и группы нередко продолжают существовать и после того, как они уже выполнили поставленные перед ними задачи.

Выше были рассмотрены, естественно, не все вопросы, используе­мые для анализа того, что представляет собой та или иная должность. Круг вопросов может быть расширен, сокращен либо изменен, что будет определяться в каждом конкретном случае характером решаемых задач.

3. ^ Сбор и оценка исходной информации.

Не следует также забывать, что любой человек будет описывать должность с той или иной степенью субъективности. Окончательная и наиболее близкая к действительности картина будет получена лишь после того, как свое мнение выскажут руководитель данного работника и другие заинтересованные лица, а также после соответствующей аналитической работы, которую должен провести студент для написания контрольной работы..

^ Сбор материалов. Так как анализ ситуации на предприятии должен явиться основой для определения в дальнейшем объема обязанностей и полномочий отдельных работников, недостаточно одного лишь иссле­дования того, что представляет собой та или иная должность на данный момент времени. Наряду с этим администрация предприятия должна выяснить, какой хотел бы видеть свою должность тот или иной работ­ник, насколько это необходимо и оправданно и что для этого необходи­мо сделать. Решающую роль при определении такого рода параметров, естественно, играет само должностное лицо, лучше других знающее все недостатки, мешающие ему более эффективно осуществлять свою дея­тельность, а также пути устранения данных недостатков.

В психологическом плане важно, чтобы работник участвовал в опре­делении не только того, что представляет собой его должность на мо­мент проведения анализа, но и того, что она должна представлять собой в идеале. Тем самым работник вовлекается в процесс реорганизации управленческой и организационной структуры и вносит в него свой по­сильный вклад.

В ходе данной работы целесообразно также предложить работнику ряд вопросов, которые помогли бы ему точнее разобраться с тем, какие недостатки он видит в сфере делегированных ему прав и обязанностей и что необходимо сделать для их устранения. Вопросы должны быть следующего характера:

• Что Вы рассматриваете в качестве цели Вашей деятельности?

• Чего можно достигнуть в наиболее благоприятных условиях?

• В чем, на Ваш взгляд, должно заключаться Ваше предназначение?

• Соответствует ли объем решаемых Вами задач Вашим возможностям и представлениям или здесь необходимы какие-либо изменения?

• Соответствуют ли Ваши полномочия характеру решаемых Вами задач и не считаете ли Вы, что объем полномочий следует изменить?

• Не думаете ли Вы, что задачи, которые по своей сути относятся к Вашей компетенции, выполняются в настоящее время другими долж­ностными лицами? Не приходится ли Вам заниматься делами, с которы­ми могли бы справиться другие должностные лица?

• Не думаете ли Вы, что во вверенных и подчиненных Вам сферах должны произойти какие-либо изменения?

• Что Вы думаете по поводу того, как организован на предприятий обмен информацией и нужны ли здесь какие-либо изменения?

• Как, на Ваш взгляд, организована система замещения Вашей должности на случай Вашего отсутствия и нужно ли здесь что-нибудь отрегулировать?

Насколько хорошо сочетается Ваша нынешняя деятельность в с другими Вашими обязанностями?

Не кажется ли Вам, что некоторые из Ваших задач могут быть успешнее решены в командах, комитетах и рабочих группах?

Практика показала, что оценку того, что представляет собой должность в действительности и какой она могла бы быть по мнению лица, данную должность занимающего, необходимо проводить одновре­менно. Ибо оценивая свою должность на данный момент времени, ра­ботник неизбежно задумывается о том, какой она должна быть в идеале.

^ Оценка собранного материала. Должностные лица, описывающие свои должности и одновременно излагающие, какими им видятся эти должности в будущем, нередко допускают ошибки. Поэтому рекоменду­ется сразу после того, как должностное лицо передало ответы на поставленные перед ним вопросы, побеседовать с ним, чтобы избе­жать возможных недоразумений и по возможности точнее определить, что именно работник имел в виду, формулируя свои ответы.

Если в ходе такого собеседования не удастся добиться полной ясно­сти, будет целесообразно обратиться к непосредственному руководите­лю работника, с тем чтобы он высказал свое мнение по данным вопросам.

отчет о результатах работы по изучению рабочих мест. После проведения всего объема работы по изучению того, как обстоят дела на рабочих местах и какие преобразования необходимо осуществить, составляется отчет, в котором излагают результаты проделанной работы. На основе данного отчета руководство предприятия принимает решение об окончательном распределении обязанностей и полномочий между занятыми на предприятии, что фиксируется в их должностных инструкциях.

^ Проекты должностных инструкций. После завершения описанных вы­ше мероприятий необходимо составить проект должност­ных инструкций, с которыми следует ознакомить тех должностных лиц и их руководителей, кого они непосредственно касаются.

Должностная инструкция не должна использоваться как средство уклонения от исполнения не предусмотренных в ней обязанностей, если этого требуют непредвиденные обстоятельства. Инструкции служат упо­рядочению взаимоотношений на предприятии на основе создания эф­фективной организационной структуры, которая, тем не менее, не должна рассматриваться в качестве застывшей, раз и навсегда данной, а напротив, представлять собой гибкую систему.

Должностные инструкции необходимо составлять таким образом, чтобы исключить возможность формального подхода работников к ис­полнению своих

Содержание должностных инструкций1

В должностной инструкции определяются профессиональные обя­занности данного работника. Правила, в соответствии с которыми работник должен строить свое поведение как руководитель или подчинённый излагаются в общей инструкции по управлению.

Должностная инструкция составляется в расчете на ту или иную должность, а не на конкретное должностное лицо. Если человек работает сразу на нескольких должностях, то на каж­дую должность он получает отдельную инструкцию.

Должностная инструкция состоит из нескольких пунктов:

1. Название должности определяется функцией (обязанностями) должностного лица и характеризует должность, которую он занимает. Например, оно может быть следующим: начальник главного отдела сбы­та, начальник отдела кадров, руководитель группы снабжения, делопро­изводитель, производственный мастер, бригадир монтажни­ков.

2. Звание (ранг) должностного лица. В должностных инструкциях данный пункт содержится лишь в тех случаях, когда руководство пред­приятия решает, что будет целесообразно ввести наряду с системой должностей, характеризующей служебное положение отдельных работ­ников и тем самым уже отражающей их иерархию, систему особых зва­ний. Причины присвоения званий могут быть самыми разными, напри­мер:

• отнесение должности к тому или иному уровню иерархической ле­стницы. Это касается в первую очередь тех должностей, которые непо­средственно не входят в иерархию фирмы либо имеют такое название, которое не позволяет однозначно определить, к какой ступени иерархи­ческой лестницы данная должность относится. При наличии того или иного ранга должностное лицо, а также те, с кем ему приходится иметь Дело на предприятии, ясно видят, с какими другими должностями со­поставима данная должность. Это относится, например, к руководителю правовой службы, начальнику отдела по связям общественностью, штабу руководства фирмы, начальнику службы со­действия сбыту;

• желание подчеркнуть значимость должности и поднять авторитет занимающего ее работника, что, однако, никак не отражается на объеме его функций.

Любое звание (ранг) связано с той или иной должностью, что отмечается в соответствующей должностной инструкции. При этом наиме­нование ранга (звания) часто выводится из названия должности. Вместе с тем существуют звания (ранги), которые выводятся не из названий должностей (например, старший уполномоченный, директор, директор отдела, главный инженер и т. д.). Они также приводятся в соответствую­щих должностных инструкциях (если они так или иначе связаны с долж­ностями). На некоторых предприятиях должностные лица нередко име­ют титулы, которые никак не связаны с функциями того или иного должностного лица или с его рангом. Они, как правило, присваиваются в знак признания особых заслуг либо из соображений престижа. Не бу­дучи связанными с должностью, титулы не упоминаются в должностных инструкциях. В то же время допустимо их упоминание в дополнениях к последним.

Наряду с рангами и титулами особое значение имеют «прокура» (от нем. prokura — полномочие, доверенность) и торгово-юридические пол­номочия. Их смысл заключается в том, чтобы дать должностному лицу права, которые излагаются в должностной инструкции под пунктом «Особые полномочия», например: в должностной инструкции коммер­ческого директора в пункте «Особые полномочия» среди прочего напи­сано: «Он уполномочен принимать самостоятельные решения».

На практике, однако, прокура и торгово-юридические полномочия нередко используются для того, чтобы подчеркнуть ранг или звание того или иного должностного лица, что не соответствует их изначальному на­значению. Так, начальники главных отделов и отделов, никогда не пред­ставляющие фирму в отношениях с партнерами и потребителями, могут носить звание прокуриста или лица, имеющего определенные торго­во-юридические полномочия, хотя у них нет права использовать связан­ные с этими званиями полномочия.

Таким образом, если прокура и торгово-юридические полномочия характеризуют ранг (звание) работника, они приведены в его должност­ной инструкции. Если же они используются чисто формально и не влия­ют на объем полномочий работника, в должностной инструкции не упо­минаются.

3. Субординация (подчинение); оговаривается, кто является руководителем должностного лица, т. е. кому он подчиняется. Лишь тот руководитель, который назван в инструкции должностного лица, имеет право давать ему распоряжения.

Наряду с такими руководителями, именуемыми непосредственными (или прямыми) начальниками, существуют также дисциплинарные ру­ководители и руководители служб и подразделений. Руководители служб и подразделений могут в определенных вопро­сах выполнять контрольно-распорядительные функции по отношению к тому или иному работнику. Кроме того, они выполняют свои обычные управленческие функции, относящиеся к сфере их компетенции.

Наличие такого рода руководителей всегда сопряжено с риском возникновения трений между вовлеченными сторонами. Поэтому су­ществование института руководителей служб и подразделений, упол­номоченных выполнять контрольно-распорядительные функции по отношению к работникам других служб и подразделений, является оп­равданным лишь тогда, когда это диктуется сложившимися на пред­приятии условиями.

В качестве дисциплинарных руководителей выступают лица, упол­номоченные принимать меры дисциплинарного порядка. Они могут, ес­ли это предусмотрено принятыми на предприятии правилами, выносить предупреждения, выговоры и т. д.

На практике часто функции отдельного дисциплинарного руководи­теля выполняются дисциплинарной комиссией, в которой представлен и совет предприятия. В каждой должностной инструкции необходимо четко отразить сложившиеся отношения подчинения.

4. Субординация (кто подчинен должностному лицу); определяется круг работников, подчиненных данному должностному лицу (т. е. пере­числяются названия должностей всех его подчиненных). При этом не­обходимо точно указать, в каком качестве они ему подчинены (как ра­ботники линейных, штабных или вспомогательных структур). Благода­ря этому однозначно определяется характер взаимоотношений между Должностным лицом как руководителем и его подчиненными:

если должностному лицу подчиняются сотрудники в линейной Функции, они действуют и принимают решения в рамках лишь данных им полномочий;

если ему подчинены работники, выполняющие штабные функции, решения принимает он, а сотрудники могут только информировать и давать свои рекомендации;

если подчиненные выполняют вспомогательные функции, то руководитель решает, когда и что именно они должны сделать. Не следует, однако, забывать, что использование труда работников

вспомогательных структур еще не означает, что эти работники находятся в подчинении лица, пользующегося их услугами (например, привратник, возможно, подчинен шефу сервисной службы, но не каждому из тех, кого он обслуживает). Пример: директору предприятия среди прочих подчинены три начальника производства, руководитель проектно-конструкторского отдела и водитель. Тогда в его должностной инст­рукции будет записано:

Директору предприятия подчинены:

- в линейной функции: начальник серийного производства, на­чальник штучного производства, начальник сборочного производства;

- в штабной функции: руководитель проектно-конструкторе кого отдела;

- во вспомогательной функции: водитель.

5. Замещение должности; следует определить:

а) меры, которые должны быть приняты в том случае, если должност­ное лицо по каким-либо причинам не сможет исполнять свои обязанно­сти, т. е. необходимо указать, кто должен занять должность - заместитель, временно исполняющий обязанности или какое-либо другое лицо, как и в каком объеме будут выполняться функции данного должностного лица.

Так, в должностной инструкции может быть записано: «В случае отсутствия должностного лица его временно замещает сек­ретарь» или: «Должностное лицо замещается:

- при непродолжительном отсутствии (до трех дней) — кем-либо из коллег, временно исполняющим его обязанности;

- при длительном отсутствии — его руководителем, который испол­няет его обязанности в полном объеме» или: «В случае замещения долж­ностного лица его обязанности:

- временно исполняются начальником отдела недвижимо­сти;

- временно исполняются делопроизводителем отдела фи­нансирования»;

б) в каких случаях и каким образом должностное лицо замешает или временно исполняет обязанности того или иного работника. Разу­меется, эти моменты оговариваются и в должностных инструкциях со­ответствующих (замещаемых) работников.

6. Цели деятельности должностного лица. Их необходимо четко из­ложить, чтобы:

а) руководитель мог как можно точнее определить результаты работы данного должностного лица и осуществлять контроль за его деятельностью;

б) у работника была какая-нибудь основа для самоконтроля и определения того, насколько полно ему удалось выполнить поставленную перед ним задачу.

В данном пункте не должны перечисляться обязанности должностного лица; не следует также включать формулировки в виде плановых зданий, ибо это есть не что иное, как частичные цели, ограниченные определенным сроком, которые в идеале должны устанавливаться при необходимости руководителем должностного лица. При определении целей необходимо указать, что деятельность работника должна строить­ся на принципах сотрудничества (партнерства), а не на авторитаризме. Это единственный момент, когда в должностной инструкции затрагива­ются вопросы управления и руководства. При этом делается ссылка на общую инструкцию по управлению.

Цели деятельности заведующего складом канцелярских и оргтехнических принадлежностей могут быть сформулированы, например, сле­дующим образом: «Работник должен руководить вверенным ему скла­дом так, чтобы:

- было своевременно обеспечено снабжение всех рабочих мест необ­ходимыми материалами требуемого качества и в т