Реферат: Методика и порядок работ по определению, классификации и идентификации процессов. Описание процессов на базе методологии idef0 Методические рекомендации

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ КОМИТЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ

«УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ»


МЕТОДИКА И ПОРЯДОК РАБОТ
ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ, КЛАССИФИКАЦИИ И ИДЕНТИФИКАЦИИ ПРОЦЕССОВ. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ НА БАЗЕ МЕТОДОЛОГИИ IDEF0


Методические рекомендации


МЯТОДЫКА I ПАСЛЯДОỲНАСЦЬ РАБОТ
ПА ВЫЗНАЧЭННI, КЛАСIФIКАЦЫI I IДЭНТЫФIКАЦЫI ПРАЦЭСАỲ

АБМАЛЕỲКА ПРАЦЭССАỲ НА ПАДСТАВЕ МЕТАДАЛОГII IDEF0



Метадычныя рэкамендацыi


ТК РБ 4.2-МР-05-2001


Минск

УДК

МКС

группа


Ключевые слова: система менеджмента качества, процессный подход, процесс, моделирование процессов, определение процесса, классификация процессов, идентификация процессов, карта процесса, методология IDEF0.


Предисловие



РАЗРАБОТАНЫ кафедрой «Стандартизация, метрология и информационные системы» Белорусской государственной политехнической академии (ответственный исполнитель – СЕРЕНКОВ П.С.).

СОИСПОЛНИТЕЛИ:
ИП «ОРИЕНТСОФТ» (исполнитель – КУРЬЯН А.Г);

УП «Центр ТООТ» (исполнитель – ШУЛЬГА Т.В.);

РУП «ПО ГОРИЗОНТ» (исполнители – ЖУК В.М., ТОЛКАЧЕВ И.И.);

Белорусский государственный институт стандартизации и сертификации (БелГИСС) (исполнители – НАЗАРЕНКО В.В., СТАНКЕВИЧ Л.А.);

УП «Завод Транзистор» (исполнитель – ЛУБНИНА Л.П.);

Концерн «Беллегпром» (исполнитель – НЕФЕДОВА Л.С.).


УТВЕРЖДЕНЫ решением о принятии документа № _________от _________ 2002 г. подписанным председателем Национального технического комитета по стандартизации «Управление качеством».




ВВОДЯТСЯ В ДЕЙСТВИЕ с _______________ 2002 г.




ВВЕДЕНЫ ВПЕРВЫЕ



Настоящие рекомендации не могут быть тиражированы и распространены без разрешения Национального технического комитета по стандартизации «Управление качеством»

_______________________________________________________________________

Изданы на русском языке

СОДЕРЖАНИЕ

1 Область применения 5

^ 2 Нормативные ссылки 5

3 Определения 5

4 Общие положения 7

5 МЕТОДИКА ОПРЕДЕЛЕНИЯ, КЛАССИФИКАЦИИ И ИДЕНТИФИКАЦИИ ПРОЦЕССОВ 17

6 ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ, КЛАССИФИКАЦИИ И ИДЕНТИФИКАЦИИ ПРОЦЕССОВ 36

^ 7 ПЕСПЕКТИВЫ ПРИМЕНЕНИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ МОДЕЛЕЙ В СИСТЕМАХ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА 41

Приложение А.
(информационное)
Методология функционального моделирования IDEF0 43

^ Приложение А.
(информационное)
Методология функционального моделирования IDEF0 43

История возникновения методологии IDEF 43

Основные элементы и понятия IDEF0 43

Функциональный блок 43

Взаимодействия между процессами (Интерфейсные дуги) 44

^ Принцип декомпозиции 44

Приложение Б 47

Приложение Б 47

(информационное) 47

(информационное) 47

Пример модели процесса производства женских пальто на швейной фабрике 47

^ Пример модели процесса производства женских пальто на швейной фабрике 47

Приложение В
(информационное)
Пример функциональной модели процесса изготовления шасси телевизора 54

^ Приложение В
(информационное)
Пример функциональной модели процесса изготовления шасси телевизора 54

Приложение Г
(информационное)
Библиография 56

^ Приложение Г
(информационное)
Библиография 56

Введение


Данный документ содержит методику описания (моделирования) процессов, включая их определение, классификацию и идентификацию, а также документирование процессов в рамках системы менеджмента качества, соответствующей требованиям СТБ ИСО 9000-2001, СТБ ИСО 9001-2001 и СТБ ИСО 9004-2001.

Методика в полной мере отвечает принципу реализации процессного подхода в рамках системы менеджмента качества, соответствующей требованиям СТБ ИСО 9000-2001, СТБ ИСО 9001-2001 и СТБ ИСО 9004-2001. Цель методики – предоставить в распоряжение специалистов служб качества способ и средство описания процессов в организации для целей их эффективного планирования, обеспечения, управления и улучшения в соответствии с идеологией системы менеджмента качества, а также идентификации и документирования процессов.

Методика в документе разделена на две части. Первая часть представляет собой общую методику определения, классификации и идентификации процессов в рамках системы менеджмента качества. Вторая часть представляет собой один из возможных подходов к реализации общей методики на базе методологии функционального моделирования процессов IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) [3-5].

Методология IDEF0 успешно применяется в самых различных отраслях, зарекомендовав себя как эффективное средство формализованного описания, проектирования, анализа и улучшения деловых процессов сложных систем, к которым можно отнести систему менеджмента качества промышленного предприятия.


^ 1Область применения
Настоящие методические рекомендации содержат методику и порядок проведения работ по описанию (моделированию) процессов организации – их определению, классификации и идентификации, а также построению карт процессов в рамках систем менеджмента качества, соответствующих требованиям СТБ ИСО 9001-2001.

Методические рекомендации могут быть полезны для предприятий, организаций, учреждений (далее – организаций), разрабатывающих, внедряющих, поддерживающих системы менеджмента качества в соответствии с требованиями СТБ ИСО 9001-2001 с целью обеспечения результативности и эффективности своей деятельности.

Методические рекомендации могут быть полезны организациям второй и третьей стороны для целей объективной оценки соответствия систем менеджмента качества требованиям СТБ ИСО 9001-2001.
^ 2Нормативные ссылки
В настоящих Рекомендациях использованы ссылки на следующие нормативные документы:

СТБ ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

СТБ ИСО 9001-2001. Системы менеджмента качества. Требования

СТБ ИСО 9004-2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности
3Определения
В настоящих Рекомендациях применяют следующие термины с соответствующими определениями:

^ Деловой процесс (бизнес-процесс) – это совокупность различных процессов, объеденных в рамках определенного вида деятельности (бизнеса), "на входе" которой используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на "выходе" создается продукт (или услуга), представляющий ценность для потребителя [10].

^ Документ «Описание процесса» – документ, содержащий описание структуры процесса, взаимодействий и взаимосвязей, существующих как внутри процесса, так и с другими процессами.

^ Документ «Перечень процессов» – документ, который содержит краткую информацию о всех процессах, относящихся к системе менеджмента качества.

^ Идентификация процесса - присвоение процессу уникального идентификационного признака, посредством которого процесс однозначно отличается от любого другого процесса в сети (системе) процессов организации.

Карта процесса – документ, содержащий описание структуры процесса, представленное графически (графическое описание процесса).

Категория – (от греч. kategoria высказывание; признак), понятие, которое отражает существенный признак или набор признаков, по которым объект (группа объектов) из совокупности отличается от другого объекта (группы объектов).

Примечание – В данном документе термин «категория» используется применительно к процессам организации. В соответствии с СТБ ИСО 9000-2001 примерами категорий процессов являются процессы управления, процессы жизненного цикла.

^ Классификация процессов – процедура отнесения процесса к той или иной категории процессов в соответствии с заранее установленными признаками и правилами классификации.

^ Ключевой процесс - это процесс жизненного цикла, определяющий деловой потенциал организации, реализуемый самой организацией.

Примечание - Ключевой процесс не может быть отнесен к категории «услуги сторонних организаций», т.е. не может быть отдан сторонним организациям.

^ Описание (моделирование) процесса – отражение субъективного видения реально существующего в организации процесса в виде модели, состоящей из взаимосвязанных объектов. Эта деятельность включает определение, классификацию и идентификацию процесса.

^ Процесс вспомогательный – процесс, выходом которого является материальный или информационный ресурс, используемый другим процессом в системе процессов организации.

^ Процесс жизненного цикла – процесс, выход которого является продукция, производимая в организации, на одном из этапов ее жизненного цикла.

^ Процесс управления – процесс, выходом которого является управляющее воздействие, направленное на другой процесс в системе процессов организации.

^ Система (сеть) процессов – совокупность всех процессов в организации, взаимосвязанных и взаимодействующих друг с другом.

Функциональное моделирование – построение модели ( описания) процесса, которая отражает внутреннюю структуру процесса, его входы и выходы, взаимосвязи и взаимозависимости с другими процессами в сети процессов, а также классификационные и идентификационные признаки, характеризующие процесс в виде функций.

Функция – описание деятельности, процесса или преобразования, представленное глагольной формой, которое определяет, что должно быть выполнено.



^ 4Общие положения 4.1Аспекты процессного подхода в СТБ ИСО серии 9000
Применение в организации системы (сети) процессов, наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов могут считаться «процессным подходом» СТБ ИСО 9000-2001, СТБ ИСО 9001-2001 и СТБ ИСО 9004-2001.



Рис.1. Реализация процессного подхода

Настоящие Рекомендации затрагивают только первую часть реализации процессного подхода, касающуюся развертывания системы процессов – т.е. описания процессов, которое включает определение, классификацию и идентификацию процессов, оказывающих влияние на качество продукции, производимой организацией. Менеджмент процессов (планирование, обеспечение, управление и улучшение) не рассматриваются в Рекомендациях.
^ 4.2Моделирование как способ адекватного описания процессов
Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Целью моделирования является создание точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними [10].

Примечание – Такие системы, как деятельность организации или процесс, обладают сложной внутренней структурой и сложным характером взаимодействий между составными элементами. Очень часто невозможность обычными средствами дать простое описание, а следовательно, и обеспечить понимание таких систем делает их проектирование, разработку и поддержание в рабочем состоянии трудоемким и дорогостоящим. С другой стороны, с ростом технического прогресса адекватное описание систем становится все более актуальной проблемой.


Моделирование предполагает наличие в обязательном порядке установленного набора изобразительных (выразительных) средств и правил – способа описания объекта. Среди наиболее распространенных способов описания можно выделить:

Вербальное описание – описание на естественном языке.

Например, настоящие Рекомендации являются описанием методики и порядка работ по определению, классификации и идентификации процессов на естественном языке.

Примечание – Для стандартизации это наиболее характерная и привычная форма описания. Следует отметить, что этот способ описания не всегда обеспечивает необходимый и достаточный уровень «адекватности».

Математическое описание – описание с помощью средств и правил математики.

Например, статистическая модель для анализа и прогнозирования технологического процесса, составленная на базе теории вероятности, математической и прикладной статистики.

Графическое описание – описание объекта с помощью средств и правил графического изображения.

Например, ЕСКД (единая система конструкторской документации) – набор средств и правил получения графического описания объекта, называемого чертеж.

Примечание - Следует отметить, что нет четких границ между приведенными способами описания и соответствующими им моделями. Как правило, каждая модель использует средства и правила других моделей. Например, математическая модель может содержать как элементы вербальной модели (словесное сопровождение), так и элементы графической модели (поясняющие схемы, рисунки и т.п.).


Описание должно иметь конкретное назначение. Это означает, что модель, как промежуточный этап системного подхода к менеджменту, разрабатывается для достижения конкретных целей. В случае процессного подхода в рамках системы менеджмента качества описание (модель) процессов создается для целей менеджмента процессов (планирования, обеспечения, управления и улучшения).


Примечание - Для сложных систем достаточно трудно получить одно единственное описание, отвечающее на все вопросы менеджеров, пригодное для достижения существующих целей. Являясь по своей природе многогранной по формам и содержанию представления, система как совокупность взаимосвязанных компонентов может быть описана в виде целого ряда самостоятельных, законченных моделей, количество которых определяется главным образом целями менеджмента. Типичный пример сложной системы – организация, которая может быть представлена как:

система процессов, с помощью которой организация выполняет свою миссию;

совокупность информационных объектов и потоков информации в организации;

организационная структура, которая определяет подчиненность между подразделениями и отдельными сотрудниками;

инфраструктура (территории, здания, сооружения, коммуникации), и т.д.

Соответственно различные представления организации или ее системы менеджмента могут быть описаны соответствующими моделями, отвечающими на конкретные вопросы. Например, функциональная модель представляет описание с требуемой степенью детализации сети процессов с целью их планирования, обеспечения, управления и улучшения. Модели данных (информационные модели) представляют собой подробное описание объектов и типов информации и данных с целью оптимизации и последующей автоматизации и т.д.

^ 4.2.1Методология функционального моделирования

Одной из наиболее распространенных методологий для создания функциональных моделей (описаний) сложных систем и процессов является методология IDEF0 [3].

Основные принципы и понятия методологии IDEF0 приведены в Приложении А данного документа.

Примечание - В 1993 году методология IDEF0 была утверждена в качестве федерального стандарта США для функционального моделирования [4].

В 2000 году Госстандарт России принял Руководящий документ «Методология функционального моделирования IDEF0» для целей реинжиниринга деловых процессов и процессов менеджмента качества [5].
^ 4.2.1.1Цель и назначение функциональных моделей
Целью построения функциональной модели процесса является необходимое и достаточное формализованное описание всех подпроцессов, из которых состоит моделируемый процесс, а также характера взаимосвязей между ними. Будучи построенной, такая модель способна обеспечить полное представление как о функционировании исследуемого процесса, так и о всех имеющих в нем место потоках информации и материалов.

Функциональная модель отражает функциональную структуру системы процессов, составляющих деятельность организации. Она используется для формализации знаний о структуре деятельности организации, анализа деятельности «как есть», выявления «узких мест» и проектирования функциональной структуры «как должно быть».
^ 4.2.1.2Связь IDEF0 с процессным подходом в СТБ ИСО серии 9000
В различных источниках, трактующих или упоминающих процессный подход, предлагаются различные способы представления процессов (Рис. 2).




Рис. 2. Модели представления процессов:

(А) - в соответствии с [1], (Б) – в соответствии с [7], (В) – в соответствии с методологией (стандартом) IDEF0 [5].

Очевидно, что методологические подходы IDEF0 к формализованному представлению процесса являются в наибольшей степени адекватными по отношению к подходам менеджмента качества в соответствии с требованиями СТБ ИСО 9001-2001, что очень важно и привлекательно, в том числе, для целей сертификации.

Примечание - Можно позволить себе такую интерпретацию преимущества IDEF0 – подхода к описанию процессов по сравнению с традиционным (для промышленных предприятий). Предположим необходимо разработать проект изделия – вала. Это можно сделать двумя путями:

Первый – описание вала словами, типа: …тело цилиндрической формы с N ступенями. Левая ступень имеет диаметр…. и т.д. со словесным изложением конструктивных особенностей (фасок, канавок, галтелей и т.п.), требований к размерам, форме, расположению, шероховатости, материалу.

Второй – графическое изображение вала в виде чертежа, выполненного в соответствии с определенными правилами –ЕСКД.

Ни у кого не вызывает сомнения, что второй подход значительно более нагляден, реалистичен, «готов» к анализу (управлению, улучшению).

Если провести параллель описания процессов в рамках систем качества с такой аналогией, то:

Первый подход – традиционный подход описания процессов в виде стандартов, методик, инструкций.

Второй подход – графическое изображение сети процессов с интегрированным первым подходом.

Можно сказать, что IDEF0 – это аналог ЕСКД (ЕСТД) для разработки и идентификации сети процессов компании в рамках системы качества, позволяющая сделать проект системы качества как сети процессов более наглядным (прозрачным), увязанным, «готовым» к регулярному анализу, управлению, улучшению.

^ 4.3Определение процессов
Процедура определения процесса предполагает получение ответов на два основных вопроса:

что есть процесс, что он из себя представляет;

каково его место среди других процессов в системе.


В связи с этим, определение процесса включает:

описание составных элементов процесса, т.е. процессов, из которых состоит рассматриваемый процесс;

описание границ (рамок) процесса, т.е. его входов и выходов. Входы и выходы определяют:

структуру, взаимосвязи и взаимозависимости между (под-)процессами в рамках рассматриваемого процесса;

структуру, взаимосвязи и взаимозависимости процесса с другими процессами, а также с внешними поставщиками и потребителями.

Примечания:

1. Методика выделения сети процессов, определяющих качество конечной продукции, из общей совокупности процессов организации базируется на технике иерархического моделирования IDEF0 [3 - 5].

2. Процесс в нотации «как есть» - не всегда добавляет ценность продукту на выходе, но при этом он должен быть определен наравне с другими процессами. Такие процессы по результатам анализа являются объектом улучшения.
^ 4.4Классификация процессов
Классификация процессов предполагает наличие заранее заданного (обусловленного) списка категорий и предполагает отнесение того или иного процесса к той или иной категории. Выбор (задание) категорий определяется задачами, для решения которых применяется классификация.

В Рекомендациях классификация процессов применяется для решения задачи соответствия процессов в организации требованиям, представленным в СТБ ИСО 9000-2001, СТБ ИСО 9001-2001 и СТБ ИСО 9004-2001. С другой стороны, классификация процессов используется для целей эффективного менеджмента процессов.
^ 4.4.1Классификация деловых процессов
Деятельность организации состоит из деловых процессов. Количество различных деловых процессов зависит от ряда факторов. Среди наиболее значимых факторов следует выделить:

виды продукции и услуг, производимые организацией;

особенности различных групп потребителей продукции;

особенности различных групп поставщиков сырья и ресурсов.

Например, швейная фабрика приобретает сырье (ткани, нитки, пуговицы и т.д.), производит продукцию (шьет женские пальто) и поставляет их своим потребителям. Значит, в деятельности швейной фабрики имеет место деловой процесс по производству и поставке женских пальто. Помимо этого, швейная фабрика имеет на своем балансе общежитие и оказывает гостиничные услуги. Оказание гостиничных услуг следует рассматривать как отдельный деловой процесс.

Примечание – Процесс можно рассматривать в качестве делового процесса, если этот процесс лежит в основе отдельного вида деятельности организации.


Деловой процесс включает три существенно отличающиеся группы (категории) процессов:

процессы жизненного цикла;

процессы менеджмента;

процессы обеспечения ресурсами (вспомогательные или обеспечивающие процессы).

Каждая категория процессов, в свою очередь, подразделяется на категории более низкого уровня иерархии.

Так, процессы жизненного цикла могут быть подразделены на отдельные процессы, каждый из которых соответствует определенному этапу жизненного цикла продукции: маркетинг, проектирование и разработка продукции, планирование и разработка процессов (технологических) и т.д. (Рис. 3).

Категории, с помощью которых осуществляется классификация процессов в рамках деловых процессов в организации, представлены в виде иерархической структуры на Рис. 3.




Рис. 3 Иерархическая структура категорий процессов в деловом процессе

Различные деловые процессы в организации могут содержать разное количество этапов жизненного цикла продукции. При этом каждый этап жизненного цикла продукции может описываться в виде отдельного процесса.

Примечания:

1. Жизненные циклы разнородных типов продукции и результатов деятельности могут отличаться по причине их различной природы. Из-за этого будут отличаться деловые процессы, соответствующие этим видам продукции или результатов деятельности.

Например, жизненные циклы женских пальто и гостиничных услуг различаются из-за природы выходов процессов: продуктов и услуг соответственно.

2. Жизненные циклы однородных типов продукции и результатов деятельности также могут отличаться. Среди процессов жизненного цикла конкретной продукции следует выделять процессы ключевые и неключевые. Неключевые процессы могут быть реализованы как услуги сторонних организаций. Естественно, что управление этими процессами существенно различается. Неключевые процессы жизненного цикла, реализуемые сторонними организациями, не входят в состав делового процесса и не подлежат системному управлению. В данном случае такие процессы являются внешними по отношению к деловому процессу. Их управление ведется по линии «взаимоотношений с внешними поставщиками» на контрактной основе.

Например, швейная фабрика выпускает пальто собственных моделей и пальто по моделям, приобретенным по лицензии. Очевидно, что этапы жизненного цикла будут отличаться по крайней мере по наличию или, соответственно, отсутствию этапа «разработка и проектирование продукции».


Процессы обеспечения ресурсами часто называют вспомогательными процессами. Их нельзя отнести ни к процессам менеджмента качества, ни к процессам жизненного цикла. Отличительной особенностью этих процессов является то, что результатами этих процессов являются ресурсы, которые используются при выполнении процессов жизненного цикла и/или менеджмента. Стоимость (ценность) ресурсов, создаваемых или обрабатываемых в рамках процессов обеспечения, напрямую не переносится в стоимость (ценность) продукции, производимой в рамках процессов жизненного цикла. Хотя косвенная связь существует.
^ 4.4.2Классификация процессов менеджмента качества
Процессы менеджмента качества относятся к категории процессов менеджмента. В отличие от процессов жизненного цикла и процессов обеспечения ресурсами категории процессов менеджмента качества четко определены в СТБ ИСО 9000-2001. В стандарте выделены следующие категории процессов, относящихся к системе менеджмента качества (Рис. 4):

процессы высшего руководства;

менеджмент ресурсов;

процессы жизненного цикла продукции (в части обеспечения «управляемых условий» процессов жизненного цикла);

процессы измерения, анализа и улучшения.

Примечание – Дополнительно в СТБ ИСО 9000-2001 выделяют процессы системного уровня. К этой категории относятся процессы развертывания (создания), поддержания в рабочем состоянии и улучшения собственно системы менеджмента качества.


Таким образом, классификация процессов позволяет

выделить среди процессов, составляющих деятельность организации, процессы, относящиеся к системе менеджмента качества;

выделить среди процессов менеджмента качества процессы, которые относятся к различным категориям, определенным в СТБ ИСО 9000-2001.





Рис. 4. Классификация процессов системы менеджмента качества в СТБ ИСО 9001-2001.


Результатом классификации процессов является ответ на вопрос: все ли процессы, определенные в СТБ ИСО 9000-2001, выполняются в рамках деятельности организации.
^ 4.5Идентификация процессов
Существуют различные подходы к идентификации процессов. Идентификация процесса может осуществляться, например:

уникальным названием процесса;

с помощью маркировки – присвоения уникального идентификационного номера;

другими средствами.

Система идентификации процессов и взаимосвязей между ними должна легко, наглядно и оперативно обеспечивать определение места процесса или его элементов в рамках моделируемой системы процессов. С учетом иерархического построения системы процессов в рамках деятельности организации, делового процесса, процесса жизненного цикла или процесса управления (декомпозиция процессов) рационально использовать для целей идентификации подходы, используемые в методологии IDEF0 [4,5].
^ 4.6Документирование процессов 4.6.1Документация по процессам
В соответствии с разделом 4.1 СТБ ИСО 9001:2001 не регламентируется перечень обязательных процессов, которые должны быть документированы. Каждая организация самостоятельно определяет, какие процессы должны быть документированы, руководствуясь требованиями потребителей, нормативных актов, областью деятельности, своей корпоративной стратегией.


Объем документирования в системе менеджмента качества определяет руководство организации, исходя из следующих требований:

Обеспечить воспроизводимость любого процесса и выполнение требований семейства СТБ ИСО 9000 версии 2001 года персоналом предприятия;

Обеспечить возможность доказательства соответствия системы менеджмента качества требованиям СТБ ИСО 9001:2001 при проведении аудитов;

Выполнить требования СТБ ИСО 9001:2001 к документированию процедур.

Тем не менее, в стандарте приведен ряд требований, соответствие которым своей системы менеджмента качества и ее эффективности организация может демонстрировать посредством разработки ряда документов. Среди них следует выделить описания процессов, которые могут включать:

карты процессов;

блок – схемы процессов;

описания процессов в любой приемлемой форме.


При этом могут использоваться различные методы: графические, вербальные, визуальные, электронные.

Степень детализации описаний процессов должна определяться исходя из необходимости и достаточности обеспечения эффективности руководства процессами. В частности, в соответствии с СТБ ИСО 9001-2001, документированию в рамках процесса подлежат: планирование и обеспечение, управление ходом процесса, ресурсы, процессы контроля.

В разделе 4.2.1. СТБ ИСО 9001-2001 упоминаются следующие категории документов по процессам в рамках системы менеджмента качества:

описания процессов;

процедуры.

Примечания:

Из того, что описания процессов используются в различных документах системы менеджмента качества, а также из декларируемого в СТБ ИСО 9000:2001 принципа системного подхода к менеджменту качества следует, что создание описаний процессов предшествует созданию остальных документов в системе менеджмента качества. Следовательно, создание описаний процессов является основой для создания документации в системе менеджмента качества. В этом контексте описание процесса является основой для создания процедуры.

Документы, в которых содержится косвенная информация о процессах (ссылки на процессы), например, руководство по качеству, планы качества, должностные инструкции, здесь не учитываются.

Описания процессов в отличие от шести обязательных процедур не являются обязательными документами (не являются обязательным элементом системы документов) системы менеджмента качества в соответствии с СТБ ИСО 9001:2001.


В системе менеджмента качества следует различать назначение описания процесса и процедуры.

Описание процесса определяет, что есть процесс, в том числе какова его структура. Назначение описания – это эффективное планирование, обеспечение, управление и улучшение процесса.

Процедура определяет последовательность действий в рамках процесса, которая в заданных условиях (т.е., «здесь и сейчас») обеспечивает заданное качество процесса. Суть процедуры – это алгоритм исполнения процесса в конкретных определенных условиях.

Примечание – Распространенный способ представления алгоритмов – блок-схемы. Они могут быть использованы в качестве способа представления процедур процессов в системе менеджмента качества.


Описание процесса первично по отношению к процедуре и является основой для разработки последней, но не наоборот. Следует отметить, что для одного и того же процесса может иметь место несколько процедур, отличающихся, например, условиями их выполнения, последовательностью действий и т.п.

Примечание – Блок-схемы не позволяют отразить структуру процессов и, следовательно, не являются адекватным способом описания процессов. Для описания процессов, которое отвечает требованиям менеджмента качества, используются другие способы. В данном документе предлагается способ, основанный на методологии функционального моделирования IDEF0.
^ 4.6.2Состав и структура документации по процессам
Документация по процессам, используемая для последующего эффективного планирования, обеспечения, управления и улучшения, включает:

перечень процессов;

описание процесса.
^ 4.6.2.1Перечень процессов
Перечень процессов содержит следующее:

записи, позволяющие идентифицировать описания процессов;

информацию, которая идентифицирует место документа «перечень процессов» в документации более высокого уровня, например, руководства по качеству;

информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «перечень процессов»: статус (рабочая версия, утвержден и т.д.), дату создания; автора; дату утверждения; лицо, утвердившее документ; дату изменения; дату сдачи в архив и т.д.

Примечание – Элементы, из которых состоит документ «перечень процессов», регламентируются соответствующими процессам и процедурами управления документацией, принятыми в организации.
^ 4.6.2.2Описание процесса
Описание процесса включает следующее:

Информацию, описывающую процесс, включая наименование процесса; внутреннюю структуру процесса, т.е., элементов, из которых состоит процесс, и взаимосвязей между ними; описание взаимосвязей процесса с другими процессами в организации; описание владельцев процесса, потребителей результатов процесса, поставщиков входов и ресурсов, необходимых для исполнения процесса.

Примечание – Степень детализации («глубины») описания процесса определяется, исходя из сложности процесса, размеров организации и потребностей менеджмента организации.

Глоссарий процесса, т.е. перечень терминов и их определений, использованных в описании процесса.

Примечание – В тех случаях, когда в описании процесса используются уже существующие в организации термины (определение которых имеется в других документах организации), вместо определения термина используется ссылка на документ, где это определение уже имеется.

Информацию, которая идентифицирует место документа «Описание процесса» в системе документации более высокого уровня, например, руководства по качеству или документированной процедуры.

Информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Описание процесса»: статус (рабочая версия, утвержден и т.д.), дату создания; автора; дату утверждения; лицо, утвердившее документ; дату изменения; дату сдачи в архив и т.д.

Примечание – Элементы, из которых состоит документ «Описание процесса», регламентируются соответствующими процессами и процедурами управления документацией, принятыми в организации.
^ 5МЕТОДИКА ОПРЕДЕЛЕНИЯ, КЛАССИФИКАЦИИ И ИДЕНТИФИКАЦИИ ПРОЦЕССОВ
Цель применения методики – описать процессы в организации, выявить среди них те процессы, которые относятся к системе менеджмента качества, проанализировать процессы системы менеджмента качества с точки зрения выполнения требований СТБ ИСО 9001-2001, документировать процессы и использовать описание процессов для последующего их менеджмента качества.

В результате работ, проведенных в соответствии с методикой, создается комплект документов, включающий:

перечень процессов, относящихся к системе менеджмента качества организации;

описания процессов, каждое из которых содержит детальное определение процесса (модель), его классификационные и идентификационные признаки, а также другую информацию, необходимую в рамках системы менеджмента качества.
^ 5.1Общая методика определения, классификации и идентификации процессов
Методика описания процессов в рамках системы менеджмента качества включает следующие этапы:

1. Определить процессы, из которых состоит деятельность организации.

1.1. Выделить деловые процессы в деятельности организации (Рис.3).

Примечание – Объектом описания (определения, классификации и идентификации) с точки зрения системы менеджмента качества является деловой процесс.

1.1.1. Описать внутреннюю иерархическую структуру описываемого делового процесса, которая отражает, из каких процессов состоит деловой процесс, а также то, как процессы связаны в иерархию (отношение «часть-целое»).

1.1.2. Описать входы, управление, ресурсы и выходы для каждого процесса.

1.1.3. Установить и описать взаимодействия (взаимосвязи) между процессами, т.е. связать выходы одних процессов со входами других.

1.1.4. Составить перечень понятий (глоссарий), используемых при описании процессов для унификации восприятия описания процесса всеми заинтересованными сторонами. Дать определения использованным понятиям.


2. Классифицировать процессы.

2.1. Классифицировать входы, управления, ресурсы и выходы процесса.

2.1.1. Классифицировать входы процесса.

2.1.1.1. Определить объекты, подаваемые на входы процесса.

2.1.1.2. Определить, кто является поставщиком объектов, поступающих на входы процесса.

2.1.1.3. Определить категории объектов на входах процесса.

2.1.2. Классифицировать выходы процесса.

2.1.2.1. Определить объекты, получаемые на выходах процесса.

2.1.2.2. Определить потребителей объектов выходов процесса.

2.1.2.3. Определить категории объектов на выходах процесса.

2.1.3. Классифицировать управления процесса.

2.1.3.1. Определить объекты, которые являются носителями управляющих воздействий на процесс.

2.1.3.2. Определить, кто является поставщиком объектов управления (т.е. управляет процессом).

2.1.3.3. Определить категории объектов управления процессом.

2.1.4. Классифицировать объекты, используемые в качестве ресурсов для исполнения процесса.

2.1.4.1. Определить ресурсы процесса.

2.1.4.2. Определить поставщиков ресурсов.

2.1.4.3. Определить категории ресурсов (чел