Реферат: Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел 4 Список использованных нормативных и методических документов 8

АДМИНИСТРАЦИЯ ГАТЧИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА


ОТДЕЛ КУЛЬТУРЫ


ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ДЕТЕЙ


Составитель:

главный специалист

архивного отдела администрации

Гатчинского муниципального района

Ленинградской области

Е.Н. Серова


СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК администрации Протокол ЦЭПМК

Гатчинского муниципального района архивного комитета

Ленинградской области Ленинградской области

от 20.04.2011. № 3 п.3.2. от _29.07.2011 года № _7 п.2.1___


Гатчина 2011

Оглавление


Список сокращений 3


Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел 4


Список использованных нормативных и методических документов 8


Примерная номенклатура дел муниципального образовательного учреждения 9

дополнительного образования детей (ДМШ, ДШИ, ДХШ)

Приложение № 1. Форма номенклатуры дел 20

Приложение № 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел 21


^ Список сокращений


ТП

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558»

ТП -89

«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989)

ЭПК

экспертно-проверочная комиссия

ДЗН

до замены новыми

ДМН

до минования надобности

Пост.

постоянно

ст.

статья по перечню

УВР

учебно-воспитательная работа

АХЧ

административно-хозяйственная часть

ДМШ детская музыкальная школа


ДШИ детская школа искусств


^ ДХШ детская художественная школа


Методические рекомендации

по применению примерной номенклатуры дел


Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве учреждений дополнительного образования детей (далее – учреждение).

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов.

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.

Муниципальные учреждения дополнительного образования детей должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 «Основных правил работы архивов организаций», М., 2002.

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данном учреждении.

Конкретная номенклатура дел учреждения предназначена для использования в качестве основного нормативного документа при отборе на хранение и уничтожение дел, заводимых в структурных подразделениях учреждения (специалистами учреждения) и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.


Примерная номенклатура дел построена по номинально-функциональному принципу: названиями разделов номенклатуры являются названия должностей специалистов, в делопроизводстве которых откладываются документы. Некоторые разделы имеют подразделы, которые отражают различные функции того или иного специалиста.

Конкретная номенклатура дел может быть построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности) или по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием, и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности учреждения, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.

Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Состав документов, образующихся в делопроизводстве учреждения, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении конкретных номенклатур. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данном учреждении не образуются.

В конкретной номенклатуре заголовки дел могут конкретизироваться.

В то же время несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документов могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.

В отличие от примерной номенклатуры дел в конкретной номенклатуре дел пять граф. В графе 3 конкретной номенклатуры дел против каждого заголовка дела по завершению года проставляется количество частей, томов. (Приложение 1)

В графе 4 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,М.,2010 (ТП), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", М., 1989 (ТП-89).

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру без изменения. В необходимых случаях, по согласованию с ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области, сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены.

При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо путем оценки в соответствии с решением экспертной комиссии, исходя из их научной и практической ценности, и согласуются также с ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области

Организации, не являющиеся источниками комплектования архивного отдела, хранят документы постоянного срока в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010) следующим образом:

срок хранения «постоянно» (Пост.) не может быть для них менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов;

срок хранения «Пост*.» означает, что данные документы необходимо хранить до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и длительным практическим значением указанных документов. При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела, эти документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год сотрудниками данного учреждения, ответственными за делопроизводство и архив.

Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций», М., 2002. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел.

В графе «Индекс дела» проставлены индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения (наименования должности специалиста, направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах данного раздела.

Графа «Заголовок дела» включает заголовки дел, расположенные по степени значимости дел, составляющие дела, в логической последовательности. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

При объединении в одном заголовке разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «Документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в заголовок, например, «Документы (аналитические обзоры, докладные, справки, сводки), представляемые структурным подразделением руководству учреждения».

На дело, состоящее из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела и, при необходимости, составляется заголовок каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе «Кол-во ед. хр.» указывается количество дел (томов, частей), заведенных в делопроизводстве структурного подразделения и в целом по учреждению, на конец календарного года.

В графе «Срок хранения и статья по Перечню» указаны сроки хранения и статьи из вышеперечисленных типовых перечней.

Сроки хранения дел распространяются на все дела, независимо от того, поступают дела на хранение в архив учреждения или же хранятся по месту их создания, т.е. в структурном подразделении (у специалиста).

Отметка «Постоянно» применяется к делам, которые имеют научно-историческую ценность, длительное практическое значение и по истечении 2-х лет, должны быть упорядочены и по описям переданы в архив учреждения.

Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» и в установленном порядке должна также передаваться на хранение в архив учреждения.

После завершения дела в делопроизводстве проводится экспертиза ценности документов дела и по результатам экспертизы часть документов выделяется к уничтожению, а из документов, подлежащих постоянному хранению, формируется самостоятельное дело, которое включается в опись дел постоянного хранения.

Отметка «До минования надобности» означает, что дела имеют только практическое значение. Сроки их хранения определяются самим структурным подразделением, но не могут быть менее 1 года.

Графа «Примечание» комментирует и уточняет сроки хранения дел . Примечание «На хранение не передаются» указывает длительный справочный характер дела. Примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новым » и т.д. указывают, что исчисление соответствующего срока хранения осуществляется с определенного момента.

В примечании также оговариваются сроки хранения отдельных дел из общего их комплекса с учетом содержания, места создания (разработки), например, «Подлинники – в канцелярии», «Хранятся в личных делах» и др.

Резервный номер предназначен для внесения дополнительного дела , если таковой возникнет в течение года.


Конкретная номенклатура дел оформляется на общем бланке учреждения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.


При составлении номенклатуры дел использованы:


1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558);

2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М.,1989);

3. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел (М.,2005)

4. Основные правила работы архивов организаций (М.,2002)

5. ГОСТ Р. 6.30-2003



Индекс дела


Заголовок дела

Срок хранения

и № статьи по перечню

Примечания

1

2

4

5

Директор

1.1. Организационно-распорядительная деятельность

01.1-01

Нормативные и распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и др.) законодательных, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации и Ленин-градской области, администрации Гатчинского муниципального района


ДМН

ст.1- б,19-а (1) т.п.

Относящиеся к дея-тельности учрежде-ния – постоянно

01.1-02

Свидетельство о государственной регистрации образовательного учреждения


Пост*.

ст.39 т.п.



01.1-03

Устав образовательного учреждения

Пост. *

ст.50 т.п.



01.1-04

Договор с учредителем о закреплении имущества на праве оперативного управления.

Свидетельство на право оперативного управления имуществом


Пост. *

ст.125 т.п.




01.1-05

Договор с учредителем о взаимных правах и обязанностях

Пост.*

ст.492 т.п.




01.1-06

Свидетельство на право пользования землей

Пост. *

ст. 185 т.п.



01.1-07

Лицензия на образовательную деятельность

Пост. *

ст. 97 т.п.



01.1-08

Свидетельство о государственной аккредитации учреждения


Пост. *

ст.105 т.п.



01.1-09

Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица


Пост. *

ст.381 т.п.




01.1-10

Положения и другие локальные акты о различных направлениях деятельности учреждения

Пост.

ст.56-а т.п.



01.1-11

Приказы директора по основной деятельности

Пост. *

ст.19-а т.п.




01.1-12

Протоколы заседаний педагогического совета

Пост.

ст.18-ж т.п.




01.1-13

Протоколы совещаний у руководителя


Пост.

ст.18-е т.п.

Оперативных совещаний – 5 лет

01.1-14

Программа (концепция) развития образова-тельного учреждения

Пост. *

ст. 267 т.п.





1

2

4

5

01.1-15

Анализ работы учреждения за прошлый учебный год и план работы учреждения на год


Пост.

ст.294-а, 285-а т.п.




01.1-16

Статистические отчеты учреждения за год

Пост.

ст.467-б т.п.




01.1-17

Документы (заявления, справки, выписки из реестров, представления, документы о проверке соответствия определенному виду деятельности, протоколы, решения, экспертные заключения, отчеты, акты) по аккредитации учреждения


5 лет ЭК

ст.104 т.п.

После прекращения аккредитации.

Протоколы и реше-ния – постоянно

01.1-18

Документы (заявления, копии документов, подтверждающих возможность осуществления образовательной деятельности, опись представ-ленных документов, протоколы, решения, уве-домления, копии актов проверок) по лицензи-рованию школы


5 лет ЭК

ст.96 т.п.

После прекращения действия лицензии.

Протоколы, реше-ния, документы, подтверждающие наличие лицензии – постоянно

01.1-19

Документы (акты, справки, заключения, предписания, докладные записки) проверок учреждения вышестоящими органами и органами надзора


Пост.

ст.173,174т.п.



01.1-20

Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя учреждения


Пост.*

ст.79-а т.п.




01.1-21

Договоры со сторонними организациями о сотрудничестве


5 лет ЭК

ст.440 т.п.

После истечения срока договора

01.1-22

Номенклатура дел учреждения

Пост.

ст.200-а т.п.




01.1-23

Резерв







01.1-24

Резерв







1.2. Управление персоналом

01.2-01

Нормативные и распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и др.) законодательных, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации и Ленин-градской области, администрации Гатчинского муниципального района, относящиеся к работе с кадрами

ДМН

ст.1- б,19-а (1) т.п.



01.2-02

Штатные расписания, изменения к ним

Пост.

ст. 71-а т.п.




01.2-03

Приказы директора по личному составу

75 лет

ст.19-б т.п.




1

2

4

5

01.2-04

Книга учета личного состава педагогических работников и специалистов

75 лет

ст.695-а т.п.





01.2-0

Должностные инструкции педагогических работников и специалистов


Пост.*

ст.77-а т.п.

Персональные – 75 лет составе личного дела

01.2-05

Личные дела педагогических работников и специалистов школы

75 лет ЭК

ст.656-б т.п.




01.2-06

Личные карточки Т-2 сотрудников школы

75 лет

ст.658 т.п.




01.2-07

Тарификационные списки и документы к ним

75 лет

ст. 593 т.п.




01.2-08

Трудовые книжки

^ До востребования

ст.664 т.п.

Невостребованные – 75 лет

01.2-09

Журнал учета трудовых книжек

75 лет

ст.695-в т.п.




01.2-10

Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел


75лет ЭК

ст.657 т.п.




01.2-11

Договоры подряда, документы к ним

75 лет ЭК

ст.657 т.п.





01.2-12

Правила внутреннего трудового распорядка


1 год

ст.773 т.п.

после замены новыми


01.2-13

Резерв







01.2-14

Резерв







2.Заместитель директора по учебно-воспитательной работе

2.1. Организация образовательного процесса

02.1-01

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, инструктивные письма и др.) вышестоящих организаций, относящиеся к деятельности заместителя директора по УВР


ДМН

ст.1- б,19-а (1) т.п.




02.1-02

План учебно-воспитательной работы на год

5 лет

ст.290 т.п.

При отсутствии го-дового плана уч-реждения – посто-янно

02.1-03

Учебный план на год

5 лет

ст.290 т.п.

При отсутствии го-дового плана уч-реждения – посто-янно

02.1-04

Образовательные и учебные программы

Пост.

ст.569-а т.п.89





02.1-05

Документы (справки, акты, предписания) проверок учебно-воспитательной работы учреждения


5 лет ЭПК ст.173 т.п.




1

2

4

5

02.1-06

Документы (обзоры, отчеты, сводки, справки), представляемые заместителем директора по УВР в вышестоящие организации и руководству учреждения


5 лет ЭПК ст.87т.п.




02.1-07

Приказы по списочному составу и движению учащихся


75 лет

ст.19-б т.п.



02.1-08

Книга регистрации выдачи свидетельств о дополнительном образовании


75 лет

ст. 528т.п.89




02.1-09

Протоколы экзаменационной комиссии


75 лет

ст.592 т.п.89




02.1-10

Экзаменационные работы учащихся

1 год ЭК

ст.587 т.п.89

Лучшие работы от- бираются на дли-тельное хранение

02.1-11

Расписание учебных занятий

1 год

ст.602 т.п.89




02.1-12

Классные журналы



5 лет

ст.605т.п.89

Изъятые из журна-лов страницы со сводными данными успеваемости и пе-ревода учащихся – не менее 25 лет

02.1-13

Журналы учета пропущенных и замещенных уроков


5 лет

ст.605 т.п.89




02.1-14

Табели учета рабочего времени

5 лет

ст.586 т.п.

Работников, имею-щих право на до-срочную пенсию – 75 лет

02.1-15

Журнал учета листков нетрудоспособности

5 лет

ст.897 т.п.




02.1-16

Номенклатура дел заместителя директора по УВР

ДЗН

ст.200-б т.п.




02.1-17

Резерв







02.1-18

Резерв







2.2. Научно-методическая деятельность

02.2-01

План работы методического Совета на год

5 лет

ст.290 т.п.

При отсутствии го-дового плана уч-реждения – посто-янно

02.2-02

Планы работы методических объединений на год

5 лет

ст.290 т.п.

При отсутствии го-дового плана уч-реждения – посто-янно

02.2-03

Протоколы заседаний методического Совета

Пост.*

ст.18-д т.п.




02.2-04

Протоколы собраний методических объединений

5 лет

ст.18-з т.п.





1

2

4

5

02.2-05

Индивидуальные планы работы преподавателей


5 лет

ст.574 т.п.89




02.2-06

Документы (справки, обзоры, конспекты занятий, методические разработки) по обобщению опыта работы лучших педагогов учреждения


10 лет ЭПК

ст.579, 581 т.п.89




02.2-07

Документы (справки, информации, планы отчеты) по повышению квалификации специалистов


5 лет ЭК ст.708 т.п.




02.2-08

Документы (планы, характеристики, заключе-ния, рекомендации) по аттестации работников учреждения


15 лет ЭК

ст.696 т.п.

аттестационный лист хранится в личном деле

02.2-09

Документы (представление, ходатайства, на-градные листы, характеристики, автобиогра-фии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведом-ственными наградами, присвоении званий, присуждении премий

75 лет ЭПК ст.735 т.п.





02.2-10

Резерв







02.2-11

Резерв







2.3. Работа с родителями

02.3-01

Протоколы общих родительских собраний

5 лет

ст.785 т.п.89




02.3-02

Протоколы заседаний родительского комитета

5 лет

ст.785 т.п.89




02.3-03

Резерв







02.3-04

Резерв







2.4. Творческая, выставочная, концертная деятельность

02.4-01

Положения о конкурсах (региональных, областных, районных и.п.), в которых участвуют учащиеся учреждения


ДМН

ст.92-б т.п.





02.4-02

Положения о конкурсах, фестивалях, проводимых в учреждении

Пост.

ст.92-а т.п.




02.4-03

Протоколы конкурсов, проводимых в учреждении


Пост.

ст.92-а т.п




02.4-04

Заявки на участие учащихся в конкурсах

5 лет ЭК

ст.91 т.п.




02.4-05

Документы (фотографии, дипломы, грамоты, свидетельства) лауреатов, победителей, дипломантов конкурсов


Пост.*

ст.539 т.п.





1

2

4

5

02.4-06

Буклеты, программки, афиши конкурсов, фестивалей, концертов, выставок, проводимых в школе

Пост.

ст.94 т.п.





02.4-07

Резерв







02.4-08

Резерв







^ 3. Заместитель директора по административно-хозяйственной части

3.1. Административно-хозяйственная деятельность

03.1-01

Документы (инструкции, приказы, распоряже-ния, рекомендации) вышестоящих организаций и директора учреждения, относящиеся к деятельности заместителя директора по АХЧ


ДМН

ст. 19 а,б (1), 27-б т.п.




03.1-02

Документы (переписка), регламентирующие взаимодействие с органами надзора


5 лет ЭПК

ст.175, 178




03.1-03

Технические паспорта зданий, сооружений


5 лет ЭПК

ст.802 т.п.

После ликвидации здания. Если здание – памятник архитек-туры и культуры – постоянно

03.1-04

Документы (акты, справки, переписка) о техническом и санитарном состоянии зданий и помещений, занимаемых учреждением, а также прилегающих территорий, дворов, тротуаров

5 лет ЭПК

ст.81




03.1-05

Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений


1 год

ст. 818т.п.




03.1-06

Акты осмотра и приема помещений после капитального и текущего ремонта

5 лет ЭПК

ст. 811 т.п.




03.1-07

Акты сдачи – приемки готовности учреждения к новому учебному году

5 лет ЭПК ст.641, 861, 862 т.п.




03.1-08

Документы (доклады, записки, справки, переписка) о состоянии внутренней связи (телефонизация, радиофикация) и сигнализации

5 лет ЭПК

ст. 846 т.п.




03.1-09

Реестр закупок материальных ценностей

5 лет

ст.365 т.п.




03.1-10

Инвентаризационные ведомости товарно-материальных ценностей (движимого имущества)

5 лет

ст.427(1) т.п.

При условии прове-дения проверки

03.1-11

Книга учета хозяйственного имущества

5 лет

ст.459-л т.п.

При условии прове-дения проверки

03.1-12

Акты приема, сдачи и списания имущества

5 лет

ст.362 т.п.

При условии прове-дения проверки

03.1-13

Технические паспорта на приборы и оборудование

5 лет ЭПК

ст.803 т.п.

После списания обо-рудования

03.1-14

Резерв







03.1-15

Резерв







1

2

4

5

3.2. Охрана труда.

03.2-01

Приказы, распоряжения, инструкции, указания вышестоящих организаций и директора учреждения по вопросам охраны труда


ДМН

ст.19 а,б (1),27-б т.п.




03.2-02

Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет ЭПК

ст. 603 т.п.




03.2-03

Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения требований и соблюдению правил охраны труда и техники безопасности


5 лет ЭПК

ст. 609 т.п.




03.2-04

Типовые инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и т.д. (в кабинетах повышенной опасности)


3 года

ст.27 т.п.


После замены новы-ми

03.2-05

Журнал учета инструктажа по технике безопасности


10 лет

ст.626-б т.п.




03.2-06

Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост.*

ст.630 т.п.




03.2-07

Документы (акты, заключения, справки, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях в учреждении

75 лет ЭПК ст.632-а т.п.


Связанные с круп-ным материальным ущербом и челове-ческими жертвами - постоянно*

03.2-08

Резерв







03.2-09

Резерв







3.3. Обеспечение безопасности учреждения

03.3-01

Документы (планы, отчеты, справки, перепис-ка) об организации общей и противопожарной охраны учреждения

5 лет ЭПК ст.861 т.п.




03.3-02

Документы (планы, отчеты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям


5 лет ЭПК ст.862 т.п.




03.3-03

Планы-схемы эвакуации людей, ма