Реферат: Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине «управление информационными ресурсами (в логистике)» для студентов специальности

Федеральное агентство по образованию


Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»


методические указания

к курсовому проектированию по дисциплине

«управление информационными ресурсами

(в логистике)»


для студентов специальности

«Логистика и управление цепями поставок» – 080506


Москва – 2009

Федеральное агентство по образованию


Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

^ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»


Институт управления на транспорте и логистики

Кафедра логистики


Утверждаю

проректор по учебной работе

проф. В.М. Свистунов

«____»______________2009г.


методические указания

к курсовому проектированию по дисциплине

«управление информационными ресурсами

(в логистике)»


для студентов специальности

«Логистика и управление цепями поставок» – 080506


Москва – 2009

Федеральное агентство по образованию


Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

^ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»


Институт управления на транспорте и логистики

Кафедра логистики


Утверждено

проректором по учебной работе

проф. В.М. Свистуновым

«____»______________2009г.

.


методические указания

к курсовому проектированию по дисциплине

«управление информационными ресурсами

(в логистике)»


для студентов специальности

«Логистика и управление цепями поставок» – 080506


Москва – 2009

УДК 004.9:658.7(072)

^ М-54

Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине «Управление информационными ресурсами (в логистике)» (для студентов специальности 080506 - «Логистика и управление цепями поставок») / Составители Родкина Т.А., Гапонова М.А., Пузанова И.А., Ермаков И.А., Филиппов Е.Е., Учирова М.Ю. – М.: ГУУ, 2009. – 57 с.


СОСТАВИТЕЛИ

доктор экономических наук, профессор Т.А. РОДКИНА

кандидат экономических наук, доцент М.А. ГАПОНОВА

кандидат экономических наук, доцент И.А. ПУЗАНОВА

кандидат экономических наук, доцент И.А. ЕРМАКОВ

кандидат экономических наук, ассистент Е.Е. ФИЛИППОВ

ассистент М.Ю. УЧИРОВА


^ ОТВЕТСТВЕННЫЙ РЕДАКТОР

заведующий кафедрой логистики

доктор экономических наук, профессор

Б.А. АНИКИН


Обсуждена

на заседании кафедры логистики

Протокол №__ от «___» ______________ 2008г.


^ Обсуждена и одобрена

Методическим советом

института управления на транспорте и логистики

Протокол №__ от «___» ______________ 2008г.


© Т.А. Родкина, М.А. Гапонова, И.А. Пузанова, И.А. Ермаков,

Е.Е. Филиппов, М.Ю. Учирова, 2009

© ГОУ ВПО «Государственный университет управления», 2009
Введение
Курсовой проект по учебной дисциплине «Управление информационными ресурсами (в логистике)» выполняется в течение 5 семестра студентами очной формы обучения по специальности «Логистика и управление цепями поставок» – 080506.

Выполнение данного курсового проекта обеспечивает освоение теории учебной дисциплины и приобретение практических навыков в области анализа действующих и проектирования новых средств и методов управления информационными ресурсами и способствует формированию компетенций (универсальных, общенаучных и инструментальных), связанных с современным подходом к разработке и совершенствованию информационной технологии как в рамках организации, так и на уровне межфирменных взаимодействий. Универсальные компетенции представляют собой качества, которые влияют на успех в профессии и которые необходимы для практической деятельности специалиста. Например, склонность к аналитическому мышлению, готовность к оценке, организованность, умение доводить дело до конца. Общенаучные компетенции обусловлены пониманием тесной взаимосвязи теоретических положений функционирования и развития современных информационных технологий и практических приемов их реализации в компании. Инструментальные компетенции отражают умение использования аналитических приемов и конкретных управленческих технологий при проектировании и построении эффективной информационной системы компании.

Структура курсового проекта строится в соответствии с основными разделами учебной дисциплины «Управление информационными ресурсами (в логистике)» и включает:

аналитическое описание объекта проектирования;

проектирование информационной технологии объекта с разработкой документационного, технического, программного обеспечения и коммуникационных систем;

экономическое обоснование проектных предложений.

Первым этапом выполнения данного курсового проекта является выбор объекта проектирования. В качестве объекта проектирования может выступать:

отдельная организация;

функциональная подсистема организации;

структурное подразделение или бизнес-единица организации;

обособленный бизнес-процесс организации;

отдельный исполнитель.

Рекомендуется использовать в качестве объекта проектирования организации, с которыми студенты связаны профессионально, то есть конкретные места работы или базы производственной практики.
^ Общие требования к курсовому проекту
Разработка курсовых проектов должна осуществляться на конкретных материалах организации по месту работы или практики студента и быть направлена на решение задач, актуальных для данной производственно-хозяйственной системы с точки зрения разработки и внедрения современных информационных технологий.

Темы курсовых проектов по учебной дисциплине «Управление информационными ресурсами (в логистике)» имеют однотипную структуру и различаются наименованием конкретного объекта проектирования, в роли которого может выступать организация в целом, функциональная подсистема организации, структурное подразделение или бизнес-единицы, обособленный бизнес-процесс организации, конкретный исполнитель. В соответствии с вышеизложенным формулировки конкретных тем курсового проекта по учебной дисциплине «Управление информационными ресурсами (в логистике)» могут выглядеть следующим образом:

Проектирование (совершенствование) информационной технологии страховой компании (на примере СК «Госстрах»)

Проектирование (совершенствование) информационной технологии финансово-экономического управления организации (на примере ЗАО «Луч»)

Проектирование информационной технологии отдела маркетинга организации (на примере АО «АЗЛК»)

Проектирование информационной технологии процесса распределения готовой продукции (на примере ЗАО «Маркет Бизнес Инвест»

Проектирование информационной технологии бюро ценообразования отдела бюджетного финансирования префектуры Юго-западного округа г. Москвы

Проектирование информационной технологии управляющего кадрами консалтинговой фирмы (на примере ЗАО «Мегаинтел»)

Проектирование информационной технологии деятельности специалиста по маркетингу торговой организации (на примере АО «Ространслес»)

Может быть выбрана тема, не вошедшая в данный перечень, связанная с индивидуальными возможностями и интересами студента, но не выходящая за рамки курса «Управление информационными ресурсами (в логистике)».

Тема курсового проекта должна быть обязательно согласована с руководителем.


^ Структура курсового проекта
Курсовой проект имеет следующую структуру.

Титульный лист

Задание к курсовому проекту

Аннотация

Содержание

Нормативные ссылки (элемент не носит обязательного характера)

Определения (элемент не носит обязательного характера)

Обозначения и сокращения (элемент включается в пояснительную записку при наличии сокращений и условных обозначений в тексте и формулах)

Введение

Основная часть, включающая разделы пояснительной записки

Заключение

Список использованной литературы

Приложения (элемент не носит обязательного характера)

Объем проекта составляет 40 страниц рукописного или 30 страниц машинописного текста, включая иллюстративный материал. Отклонения в объеме допускаются не более 15% в большую или меньшую стороны (таблица 1).

Таблица 1 - Структура и объем курсового проекта

^ Разделы проекта

Количество страниц

рукописных

машинописных

1

2

3

Титульный лист

1

1

Задание к курсовому проекту

1

1

Аннотация

1

1

Содержание (оглавление)

1

1

Введение

2

2

Основная часть

35

28

Заключение

1

2

Список использованной литературы

1

1

Приложения

3

3

ИТОГО:

46

40

При оформлении курсового проекта нумеруется каждый из трех основных разделов.

Организационно-экономическая сущность объекта проектирования

Задание на проектирование

Проектная часть

Детализация на параграфы внутри разделов осуществляется в соответствии с рассматриваемыми вопросами. Каждый из разделов и параграфов должен иметь заголовок, отражающий сущность исследований и разработок (рисунок 1).

Введение

1 Организационно-экономические особенности деятельности отдела систем и методов управления ЗАО «Метровагонмаш»

1.1 Характеристика ЗАО «Метровагонмаш»

1.2 Цели и задачи отдела систем и методов управления

1.3 ………………………………………………….

2 Задание на проектирование

2.1 Цель разработки проекта

2.2 Основание для разработки проекта

2.3 …………………………………………………

3 Проектирование мероприятий по совершенствованию информационной технологии отдела систем и методов управления

3.1 Разработка функциональной модели отдела систем и методов управления

3.2 Разработка информационной модели отдела систем и методов управления

3.3 Организационные изменения в отделе систем и методов управления

3.4 …………………………………………………

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Рисунок 1 – Образец заголовков разделов и параграфов

Заголовки и нумерация в тексте курсового проекта и содержании должны полностью совпадать. При представлении материала в табличном виде каждая таблица нумеруется и имеет заголовок. Каждый рисунок, график должны иметь порядковый номер и быть подписаны. Примеры оформления представлены далее.
^ 2.1 Организационно-экономическая сущность объекта проектирования
Данный раздел является аналитической частью курсового проекта. Он содержит комплексное описание и исследование объекта проектирования. Обязательными составными частями данного раздела курсового проекта являются следующие:

Характеристика основных элементов объекта проектирования.

Цели и задачи объекта

Организационная структура объекта

Основные функции объекта

Основные бизнес-процессы объекта

Важно соблюдение принципа комплексности и системности при описании объекта проектирования. Если в качестве объекта проектирования выступает организация в целом, дается описание всей организации по приведенным выше пунктам. Если в качестве объекта проектирования выступает функциональная подсистема, структурное подразделение организации или конкретный исполнитель, то первоначально дается характеристика организации в целом в соответствии с пунктом 1, 2, а затем показывается место рассматриваемого объекта в структуре управления организации и детализируются пункты 1-4 применительно к объекту

Характеристика обеспечивающих элементов объекта проектирования.

Информационное обеспечение объекта

Документационное и методическое обеспечение объекта

Техническое обеспечение объекта

Кадровое обеспечение объекта

Направления совершенствования процесса управления объектом исследования с точки зрения внедрения новой или совершенствования действующей информационной технологии.

В каждом параграфе приводится фактический материал, на основании которого проводится анализ и делаются выводы по рассматриваемым направлениям. Представление материала должно быть логически взаимосвязанным. Данные целесообразно отражать в виде таблиц, графиков, схем, рисунков для наглядного представления рассматриваемых вопросов.
^ 2.2 Задание на проектирование
Данный раздел является обязательным для любого проекта. Задание на проектирование включает:

Цель разработки проекта.

Как правило, целью разработки проекта является совершенствование существующей или разработка новой информационной технологии объекта на базе рационализации действующих бизнес-процессов, внедрения современных технических и программных средств и коммуникационных систем.

Основание для разработки проекта.

Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки объекта с точки зрения рациональности информационных технологий.

Краткая характеристика объекта проектирования.

В данном подразделе указывается вид объекта (организация в целом, функциональная подсистема, структурное подразделение, конкретный исполнитель), основные характеристики объекта (главные функции, численность, место в иерархии и пр.) и другие данные, необходимые для краткого описания объекта.

Перечень проектных мероприятий.

Данный раздел задания на проектирование целесообразно представить в виде таблицы (таблица 2).

Таблица 2 - Перечень проектных мероприятий

^ Недостатки действующей информационной технологии

Проектные
предложения

Организационно-распорядительная
документация

1

2

3

Высокая трудоемкость процесса расчета потребности в материалах для обеспечения производства продукции

Рационализация процесса на базе внедрения современных технических средств

Оперограмма процедуры «Расчет потребности в материалах» в автоматизированном режиме

Отсутствие современных технических средств в объекте

Обоснование и выбор технических средств

Перечень технических средств

…

…

…

Отсутствие системы обмена информацией в объекте

Разработка конфигурации и типа ЛВС, маршрута обмена данными в ЛВС, организации управления ЛВС

Структура ЛВС

Схема движения информационных потоков в ЛВС

Структура организации управления ЛВС

Краткое экономическое обоснование проектных мероприятий.

В данном подразделе задания на проектирование дается укрупненное (схематичное) описание предполагаемых затрат на проектные мероприятия и источников окупаемости этих затрат.

Затраты включают в себя покупку и установку технических средств, программных продуктов, оборудования ЛВС и т.д.

Источниками окупаемости могут быть:

сокращение численности управленческого персонала за счет снижения трудоемкости работ;

повышение прибыли организации;

снижение издержек производства и др.

Эти данные, например, могут быть представлены в следующем виде (рисунок 2).


Предполагаемые затраты на внедрение проектных мероприятий составят 130 тыс. руб.

Из них:

– на технические средства – 60 тыс. руб.

– на программные средства – 20 тыс. руб.

– на оборудование ЛВС – 50 тыс.руб.

Основным источником окупаемости затрат является прирост дохода банка за счет увеличения среднесуточного оборота платежных поручений на 2000 руб. в день.
^ Рисунок 2 – Пример представления данных экономического обоснования проектных мероприятий 2.3 Проектная часть
Проектная часть содержит детальное описание проектируемых мероприятий, разработанных в соответствии с заданием на проектирование с представлением рабочей документации.

Проектная часть состоит из четырёх основных разделов в соответствии с методологией анализа и проектирования информационных технологий управления объектом.

Разработка функциональной модели объекта.

Разработка информационной модели объекта.

Разработка организационных изменений в объекте.

Разработка способов (методов) формирования, обработки и передачи информации в объекте.

Каждый из перечисленных разделов имеет свою детализацию, реализуемую в наличии соответствующих подразделов и наборе соответствующей документации. Рассмотрим подробнее содержание каждого раздела.
^ 2.3.1 Разработка функциональной модели объекта
Этот раздел содержит три подраздела.

Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям.

Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта.

Определение трудоемкости и периодичности выполнения отдельных видов работ.

Рассмотрим подробнее каждый из подразделов.

Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям

Цель данного этапа состоит в поиске резервов сокращения трудоемкости существующих бизнес-процессов путем их рационализации и автоматизации.

Рабочей документацией этого этапа является:

таблица состава функций по операциям и исполнителям;

оперограммы бизнес-процессов.

Проектирование состава и содержания функций управления начинается с формирования их перечня в соответствии с нормативными и методическими документами их регламентирующими (положениями об отделе, должностными инструкциями, уставом организации и пр.). Каждая функция состоит из отдельных процедур, которые в свою очередь делятся на операции.

В результате выполнения этого этапа заполняется следующая таблица (таблица 3)

^ Таблица 3 - Состав функций объекта по операциям и исполнителям

^ Виды функций по положениям и другим нормативным
материалам

Фактически
выполняемые функции

Состав процедур (операций) по функциям

Основные
документы

Исполнители

1

2

3

4

5

…

…

…

…

…

Ведение клиентских счетов

Приём, оформление и отражение по счетам всех документов, поступивших в банк в течение операционного дня

Проверка поступивших документов на правильность оформления и соответствие подписей образцам

Инструкция Центробанка, карточка с образцами подписей и оттиском печати, нормативные акты

Экономист







Проведение операций по счёту (списание/зачисление денежных средств)

Платёжные поручения, мемориальные ордера, выписки по лицевому счёту.

Экономист

…

…

…

…

…

Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта

Это следующий этап работ по проектированию функциональной модели объекта. Оперограмма устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей, трудоемкости и используемых технических средств (таблица 4).

Таблица 4 - О
перограмма процесса выполнения процедуры «Разработка нового продукта»

Оперограммы отдельных бизнес-процессов позволяют определить:

дублируемые операции;

усложненные маршруты;

наиболее трудоемкие операции;

рациональность использования технических средств.

Результатом анализа процессов управления с помощью оперограмм является разработка мероприятий по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств.

Определение трудоемкости выполнения отдельных видов работ

Это последний этап разработки функциональной модели объекта. Для наглядного отражения изменений, которые произошли в результате разработки проекта, целесообразно в таблице представить существующие и проектируемые показатели или дать ссылки на показатели, представленные в аналитической части. Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур может рассматриваться для различных временных интервалов (месяц, квартал, год) в зависимости от особенностей деятельности объекта. Примеры оформления результатов расчётов представлены в таблицы 5 и 6.

^ Таблица 5 - Затраты времени по проектируемой технологии

№ п.п.

Операция

Затраты, мин.

1

2

3

1.

Ввод в компьютер № карты клиента

0,5

2.

Ввод в компьютер наименований и количества товаров, автоматическая проверка по БД, коррекция заказа

5-10

3.

Ввод данных о форме оплаты, автоматическое резервирование

2

4.

Ввод команды на принятие заказа

0,5

5.

Автоматическая постановка на контроль

0,5

6.

Определение объектов комплектования

10




ИТОГО:

макс. 23,5

Т
аблица 6 - Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур
^ 2.3.2 Разработка информационной модели объекта
Данный раздел проектной части курсового проекта является самым важным с позиций проектирования информационных технологий и самым емким по объему представляемой информации и рабочей документации. Он включает два подраздела:

Разработка состава информации проектируемого объекта

Разработка движения информации в проектируемом объекте

Остановимся подробнее на содержании каждого из вышеперечисленных подразделов.

Разработка состава информации проектируемого объекта

Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения проектируемого объекта на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов

Рабочей документацией этого подраздела является:

логико-информационная схема объекта;

таблица повторяемости показателей в документах;

таблица документирования работ объекта.

1) Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в объекте (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте. ЛИС может разрабатываться как для всего объекта в целом, так и для отдельных процессов, выполняемых в объекте. Модель ЛИС отдела представлена в таблице 7.


^ Таблица 7 - Логико-информационная схема планово-экономического отдела (фрагмент)

^ Перечень процедур

Исполнители

Входная
информация

Выходная
информация

^ Нормативно-справочная
информация

1*

2

...

N

1

2

3

4

5

6

7

8

…

…

…

…

…

…

…

…

Разработка бизнес-плана выпуска
новой продукции




+







Технические характеристики новой продукции

Проект бизнес-плана

Методика
разработки
бизнес-планов

Расчёт финансово-экономических
показателей
эффективности бизнес-плана

+










Данные бизнес-плана (объём выпуска новой продукции, цена, себестоимость налоги и т.д.)

Состав
финансово-экономических показателей с их подробным анализом

Методические указания по оценке
эффективности инвестиционных проектов и их отбору для финансирования (№ 7-12/47 от 31.03.94)

…

…

…

…

…

…

…

…


* ^ 1 – Экономист, 2 – Ведущий специалист; … N – …

На рисунке 3, представленном на стр. 17-18, приведена логико-информационная схема разработки бизнес-плана материально-технического снабжения организации.


Рисунок 3 - Логико-информационная схема разработки бизнес-плана материально-технического снабжения организации, лист 1



Рисунок 3, лист 2


2) От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.

Данная таблица должна выявить:

дублирование отдельных реквизитов;

соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;

соответствие каждого документа своему целевому назначению;

характер использования документа в месте его назначения.

В таблице повторяемости показателей в документах по горизонтали указывается наименование документов, по вертикали – наименование реквизитов, в графах ставятся символы повторяемости (+) (таблица 8).

^ Таблица 8 - Таблица повторяемости показателей в документах
(на примере форм финансовой и статистической отчетности)

^ Наименование отдельных реквизитов

Виды документов

Форма 1

Форма 2

Форма 3

Форма 4

…

Форма n

Итог

Численность персонала

+

+

+

+

…

+

15

Выручка от реализации

+




+

+

…




3

Прибыль




+




+

…




2

Стоимость активов

+










…




1

Сумма кредиторской
задолженности

+

+




+

…




3

…

…

…

…

…

…

…

24

3) В таблицу документирования работ объекта вносятся все основные процедуры и операции (виды работ) исследуемого объекта (по вертикали) и все документы (по горизонтали). В клетках таблицы символами (например, О и Х) указывается, какие документы необходимы для начала каждой работы и какие документы возникают в результате (и после) того, как работа выполнена (таблица 9).


^ Таблица 9 - Таблица документирования работ отдела кадров по процедуре
«Прогнозирование потребности в кадрах»

^ Перечень процедур

Наименование документов

табель учёта рабочего времени

приказы, распоряжения

контракт

ведомость оплаты труда

налоговые
формы

1

2

3

4

5

6

Получение информации о времени, отработанном каждым работником

О







Х




Получение приказов, распоряжений о премиях, отпусках, командировочных, дисциплинарных нарушениях




О




Х




Получение информации об условиях оплаты труда каждого работника







О

Х




Расчёт заработной платы, отпускных, командировочных

О

О

О

Х




Расчёт подоходного налога и отчислений










О

Х

Условные обозначения:

О – документ, необходимый для начала работ по процедуре;

Х – документ, возникающий по окончании работ.


Анализ таблицы документирования работ проводится по графам и строкам. По графам устанавливается, для скольких и для каких работ необходим каждый документ или результатом каких работ он является. В определенном смысле степенью использования документа можно считать число работ, для которых он создается (сумму знаков по столбцу). По строкам выявляют комплекс документов, характеризующих каждый вид работы, и роль каждого отдельного документа в этом комплексе.

Следует отметить, что возникновение всех оперативных документов должно быть связано с какой-нибудь работой и служить началом другой работы.

Учетные документы могут быть результатом работы, не будучи необходимыми для начала других работ, т.е. столбцы таблицы могут не содержать соответствующего символа.

Анализируя таблицу важно обратить внимание на документы, которые являются исходными для всех или значительной части работ.

Разработка движения информации в проектируемом объекте

Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.

Рабочей документацией этого раздела является:

маршрутная схема движения документа;

документограмма бизнес-процесса;

схема документооборота;

схема информационных потоков.

Маршрутная схема движения входящего документа (рисунок 4).






Рисунок 4 - Маршрутная схема движения входящего документа

Обозначения к рисунку 4.

П – получение документа

С – визирование документа

У – изучение документа

Р – наложение резолюции

В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении (данным исполнителем).

Если анализируется состав работ по какой-либо функции и указывается маршрут документов по этой функции, то такой процесс фиксируется в документограмме.

Документограмма процесса обработки результатов замеров времени (рисунок 5).



Рисунок 5 - Документограмма процесса обработки результатов замеров времени

Схема документооборота устанавливает перечень входных и выходных документов, источник поступления и адресат, периодичность составления для отдельных подразделений системы управления организацией или для всей организации в целом (таблица 10).

^ Таблица 10 - Схема документооборота отдела совершенствования
организации труда и управления (фрагмент)

^ Виды документов, форм или данных, поступающих в структурное подразделение

Источник поступления

Виды документов, форм или данных, выходящих из структурного подразделения

Адресат

Периодичность

Входных

Выходных

1

2

3

4

5

6

Исходные данные для экономического анализа деятельности АО



Все подразделения по запросу

Материалы анализа

Директорат

1 раз в квартал

1раз в квартал

Продолжение таблицы 10

Исходные данные для разработки нормативно-методической документации

Все подразделения по запросу

Нормативно-методическая документация (положения об отделах, должностные инструкции и пр.)

Все подразделения по запросу

Не регламентировано

Не регламентировано

Исходные данные для подготовки справочной документации к заседанию правления АО

Все подразделения по запросу

Справочная документация

Все подразделения по запросу

Ежемесячно

Ежемесячно

Существуют количественные показатели оценки системы документооборота в организации.

^ Коэффициент прямоточности документопотока (Кпд). Он определяет рациональность маршрута движения документов:

Кпд = Дк/Дф, где:

Дк

–

кратчайший путь движения документа определенного вида;

Дф

–

фактический путь движения документа.


^ Коэффициент эффективности использования информации (Кэ):

Кэ= Нри/Нвх, где:

Нри

–

количество документов, используемых при выполнении управленческих работ;

Нвх

–

количество входных документов.

схема информационных потоков.

Исследование информационных потоков имеет целью оценку рациональности его организации и выдачу рекомендаций по его совершенствованию.

Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркулирования.

Источники информации могут находиться как непосредственно в данной организации, так и вне её. Это государственные, общественные, налоговые организации.

Информационное сообщение является, как правило, документом и кодируется на схеме информационных потоков. В отдельных случаях возможно и безбумажное сообщение. Модель схемы информационных потоков может быть представлена в следующем виде (рисунки 6, 7):





Рисунок 6 - Модель схемы информационных потоков



Рисунок 7 - Пример оформления схемы информационных потоков кредитного отдела банка (фрагмент)

1 – информация о клиентских платежах, планируемые остатки по счетам клиентов.

2 – распоряжения на оплату, плановые платежи и поступления, подтверждения на оплату.

3 – распоряжения на оплату, плановые платежи и поступления, расшифровка дневной выписки по кредитным операциям.

4 – информация о ресурсах, свободных к размещению.
^ 2.3.3 Организационные изменения в объекте
Разработанный проект охватывает все стороны деятельности объекта исследования. В данном подразделе разрабатываются организационные изменения. Они могут охватывать различные стороны деятельности объекта. Основные изменения происходят в структуре, функциях управления, информационном, методическом и кадровом обеспечении.

Данный подраздел целесообразно выполнять в три этапа.

Проектирование структуры управления.

Здесь обосновываются изменения в организационной структуре, проводится расчёт количества звеньев и уровней управления. Проектируемая организационная структура может быть представлена на рисунках, схемах и т.д. (рисунок 8).






2. Проектирование функций управления.

Здесь разрабатывается состав функций управления, определяется их трудоёмкость, проектируется функциональное разделение труда. Результаты проектирования могут быть представлены в различных табличных формах (в том числе, в виде матрицы функционального разделения труда – таблица 11).

^ Таблица 11 - Матрица функционального разделения труда в бухгалтерском отделе

ФУНКЦИИ

ИСПОЛНИТЕЛИ

Трудоёмкость

Главный бухгалтер

Зам. главного бухгалтера

Старший бухгалтер

Бухгалтер-кассир

чел.-час.

уд. вес, %

1

2

3

4

5

6

7

Разработка учётной политики организации

ВУ










40

0,88

Анализ данных и отражение достоверных данных в отчётности

У




В




160

3,54

Учёт денежных средств

У




СВ

В

100

2,21

Проведение всех видов платежей

У




СВ




222

4,90

Анализ деятельности подведомственных предприятий

У

В

С




400

8,84

Оформление необходимой документации для работы с казначействами, распределение и перечисление средств

У

СВ







200

4,42

Учёт внешнеэкономической деятельности

У

В

С




750

16,57

Учёт основных средств

У




СВ




4

0,09

Учёт хозяйственных операций и формирование отчётов

У




СВ

В

2000

44,19

Начисление и выдача заработной платы, отпускных и премий

У







СВ

650

14,36

ИТОГО:













4526

100

Условные обозначения:

У – утверждает;

В – выполняет;

С – собирает информацию.

Проектиров