Реферат: Методические указания и контрольные задания для студентов заочников образовательных учреждений среднего профессионального образования по специальности 080402

Федеральное агентство по образованию


ФГОУ СПО Комсомольский-на-Амуре

техникум информационных технологий и сервиса


Регистрационный №

«___»________200__г.


ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ


Методические указания и контрольные задания


для студентов – заочников образовательных учреждений среднего

профессионального образования

по специальности 080402 «Товароведение»


2007

Рассмотрено кафедрой ОПД
^ Зав. кафедрой
____________ В.А. Балаганская

«____»__________ 2007г.

Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Документоведение» по специальности 032001 «ДОУ И АРХИВОВЕДЕНИЕ» Кокуновой Г.Д.

Рег. №



Составитель: Г.Д. Кокунова

преподаватель Комсомльского-на-Амуре

техникума информационных технологий

и сервиса


Редактор:


Рецензенты:


Содержание



Введение.




Требование к оформлению работы.




Примерное содержание учебной дисциплины.




Варианты контрольной работы.




Рекомендуемая литература.



Введение


Целью изучения учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» является изучение теоретических и практических вопросов документирования управленческой деятельности на современном этапе, изучение основных законодательных документов, регламентирующих эти вопросы, формирование навыков по составлению и оформлению управленческой документации.

Выполнение контрольной работы предполагает наличие у студентов содержательных знаний по предмету в пределах рабочей программы. Студент должен иметь представление о государственной системе ДОУ, знать систему ДОУ, уметь оформлять документацию в соответствии с требованиями ДОУ, иметь представление о компьютеризации делопроизводства, об обработке документации ПЭВМ.

Ответы на вопросы должны быть полные, обоснованные, научные, сопровождаемые выводами.

Каждая контрольная работа сопровождается практическим заданием: тем или иным документом, изготовление которого отвечает нормативным документам, не противоречит действующему законодательству, ГОСТ Р 6. 30-2003.

Изучение программного материала способствует формированию у студентов нового экономического мышления.


Требования к оформлению контрольной работы.


Объем контрольной работы должен составлять 20-24 страницы рукописного или компьютерного текста (формат А 4, шрифт – 14, интервал – 1,5).

Работа предваряется планом, изложение каждого вопроса заключается списком литературы.

Практическая часть контрольной работы выполняется только на компьютере (формат А 4)

теоретическая часть контрольной работы должна иллюстрироваться документами.

Контрольная работа должна быть сдана в учебную часть в соответствии с графиком до начала сессии.

Номер темы работы определяется последней цифрой индивидуального номера студента (определяется по групповому журналу).



^ Примерное содержание учебной дисциплины


Введение.


Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь ее с другими дисциплинами общепрофессионального и специальных циклов.

Понятие терминов «документ», «документоведение», «документационное обеспечение управления».

История развития научных представлений о документационном обеспечении управления. Современное состояние документационного обеспечения управления.

Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления.


Вопросы для самопроверки.

-Что включает в себя понятие «Документационное обеспечение управления»?

-Какие виды документов существуют на предприятии?

-Какие нормативные документы регулируют документационное обеспечение управления?


Литература: 1,2,5,6,7,8.


Тема 1. Документационное управление деятельности.


Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.


Вопросы для самопроверки.

-Что такое Государственная система документационного обеспечения управления?

- Как вы понимаете процесс стандартизации документов?

- Как вы понимаете процесс унификации документов?

-Охарактеризуйте состав и область применения ГОСТ Р.6 30-2003 Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».


Литература: 5,8,9,10.


Тема 2. Система ОРД.


Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТ на ОРД. Требование к оформлению документов.

Классификация организационно-распорядительной документации: организационные документы, распорядительные, справочно-информационные, служебные письма.

Организационные документы – устав, положение, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка.

Распорядительные документы: приказы на основе единоначалия (по основной деятельности и по личному составу). Распоряжения, указания. Постановления, решения, протоколы на основе коллегиальности. Инструкции.

Справочно-информационные документы: акт; докладная (служебная) записка; справка.

Оформление актов по оказанию возмездных услуг и страхования.

Служебные письма. Классификация корреспонденции; инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции.

Типовые и трафаретные служебные письма. Инициативные и ответные служебные письма. Письма – запросы и письма – ответы организаций – кредиторов. Типовые гарантийные письма от организаций (гарантов) – банкам о погашении кредита. Типовое сопроводительное письмо к договору.

Составление и оформление внутренних и международных телеграмм, телефонограмм и телефаксов.


Вопросы для самопроверки:

-Какие вы знаете виды ОРД, укажите особенности их составления и оформления?

-Каков порядок оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указания, распоряжение)?

-Каков порядок оформления внутренних документов (справка, докладная записка, акт)?

-Какие виды корреспонденции на предприятии вы знаете?

-Какие требования предъявляют к составлению и оформлению служебных писем?


Литература: 5,8,9,10.


Тема 3. Договорно-правовая документация.


Понятие договора (контракта), соглашение, протокола. Типовая форма контракта. Основные разделы контракта.

Примерный договор купли-продажи. Типовой договор мены товаров (бартерная сделка).

Примерная форма договора поставки.

Формуляр договора на возмездное оказание услуг.

Транспортные договоры. Оформление договора транспортной экспедиции.

Примерные формы договора поручения и договора комиссии.

Агентское соглашение.

Оформление приложений к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Формы протоколов и разногласий.


Унифицированная форма соглашения об изменении и дополнении к договору. Унифицированная форма соглашения о замене договора (новация). Унифицированная форма о расторжении договора.

Коммерческие акты. Бланки коммерческих актов. Оформление актов по приемке продукции (товаров) по количеству и качеству. Оформление актов по оказанию возмездных услуг. Образцы актов.

Доверенности: разовые, специальные, генеральные. Образцы доверенностей.


Вопросы для самопроверки:

-Охарактеризуйте договорно-правовую документацию

-Какие вы знаете виды договоров?

-Что такое агентское соглашение?

-Как оформляется транспортный договор ?

-как оформляются приложения к договорам и протоколы разногласий к ним?

-Какие вы знаете виды коммерческих актов? Как оформляется акт по оказанию возмездных услуг?

-Какие вы знаете виды доверенностей?


Литература: 5,8,9,10.


Тема 4. Документы по внешнеэкономической деятельности:


Классификация документации по внешнеэкономической деятельности: коммерческие письма, контракты.

ГОСТы на документацию по внешнеэкономическую деятельность.

Бланки коммерческих писем. Реквизиты формуляра коммерческого письма. Особые требования к текстам коммерческих писем.

Классификация коммерческих писем. Запрос – ответ на запрос. Оферта (предложение) – ответ на оферту (акцепт).

Типовые формы коммерческих писем: образцы запросов и ответов о финансовом положении клиента, статусе фирмы; определение условий исполнения заказов и услуг; исполнения контрактов; о кредитных операциях; о выставлении счетов; об осуществлении платежей; об акцентировании предложений, отказов, аннулировании заказов; о расторжении контрактов.

Образцы текстов писем о перевозке и доставке грузов; страховании грузов.

Виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность. Типовой международный контракт о купле-продаже.

Формы приложений к контрактам. Оформление дополнений и спецификаций к контрактам.

Составление и форма документа, протоколирующего совершение сделок, «запись беседы».

Требования международного арбитража к составлению и оформлению претензионно-исковых документов по внешнеэкономической деятельности.


Вопросы для самоконтроля:

-Перечислите виды документов внешнеэкономической деятельности

-Каковы требования к бланкам коммерческих писем?

-Каковы виды и формы коммерческих писем?

-Перечислите виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность.


Литература: 8,9,10.


Тема 5. Претензионно-исковая документация.


Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий к перевозчику. Формуляр отзыва на претензию. Образцы отзывов.

Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление.

Вопросы для самоконтроля:

-Перечислите виды документов, оформляющих порядок споров м/д юридическими лицами.

-Каковы требования к оформлению претензионных писем?

-Каковы требования к оформлению исковых заявлений?


Литература: 8,9,10.


Тема 6. Организация работы с документами.


Структура и функции служб документационного обеспечения управления. Управление Делами, секретариат, канцелярия, экспедиция. Должностной и численный состав служб. Организационные схемы документационного обеспечения управления. Инструкция по документационному обеспечению управления.

Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций. Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, предприятия, организации: прием входящих документов, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.

Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).

Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.

Законодательные акты и нормативно-методические документы. Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов.

Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и архиве.


Вопросы для самоконтроля:

-Каковы структура, цели, задачи и службы документационного обеспечения управления?

-Какими нормативными документами регламентируется служба ДОУ?

-Каковы основные требования к работе с документами?

-Как правильно оформить дело?

-Как правильно составить акт об уничтожении документов?


Литература: 2,3,4,6,9.


Задания к контрольной работе.

Вариант №1.


Информация и документ. Основные функции документа.

Требования к оформлению даты и номера документа. Значение этих реквизитов.

Общие правила оформления актов. Особенности оформления актов ревизии кассы.

Исковые заявления, требования к их оформлению. Порядок оформления и направления отзыва на исковые заявления.

Составьте приказ об увольнении товароведа Аникеева А..Р. по собственному желанию, в связи с уходом на пенсию, в соответствии со статьей 77 Трудового кодекса РФ.



Вариант №2.


Общие принципы организации документооборота.

Доверенности: разовые, специальные, генеральные. Образцы доверенностей.

Требования к тексту документов, к оформлению реквизита «Заголовок документа».

Требования к оформлению приказов по личному составу.

Составить акт ревизии, используя следующую информацию. Контрольно-ревизионное управление Госкомимущества РФ в составе ведущего специалиста А.В. Мелашкиной (председатель), старших инспекторов Е.И. Лисиной и К. И. Тагирова с 5 по 12 ноября2004года провела ревизию организации сдачи в аренду помещений Центра информационных технологий Управления административными зданиями. Основанием для проверки было коллективное обращение сотрудников Центра от 01 ноября в адрес Госкомимущества РФ с жалобой на неправомерные действия руководства Центра.

В результате проведенной проверки было установлено, что руководство Центра директор и его заместитель сдавало в аренду служебные помещения Центра представителям коммерческих структур с нарушением правил аренды служебных помещений: нарушение правил составления договора аренды, несоблюдение арендной платы, прав сторон и других условий передаточного акта.

Акт составлен в 3-х экземплярах:

1-й директору Центра;

2-й - в Отдел по борьбе с экономическими преступлениями;

3-й – в Генпрокуратуру РФ.

Акт утвержден заместителем председателя Госкомимущества РФ О. Г. Сыркиным 13 ноября 2004 года.


Вариант №3.


1. Служба ДОУ: функции, структура, должностной состав.

2. Способы заверения документов (утверждение, подписание, проставление печатей). Правила оформления данных реквизитов.

3. Понятие договора (контракта), соглашения, подряда. Типовая форма. Основные разделы. Оформление договоров об оказании возмездных услуг.

4. Классификация коммерческих писем. Запрос – ответ на запрос. Оферта (предложение) – ответ на оферту (акцепт).

5. Напишите личную доверенность Настеновой М. К. Петрову С. М. на получение зарплаты за сентябрь текущего года в ОАО «Медик».


Вариант №4.


Характеристика и состав организационных документов, требования к их оформлению.

Протоколы, их виды, состав, порядок оформления.

Требования к оформлению дел постоянного и долговременного хранения.

Транспортные договоры, требования к их составлению.

Составьте докладную записку, используя следующую информацию. Начальник отдела рекламы ОАО «Консул» П. Н. Семенчук 2 июня 2004 года подготовил директору Унитарного предприятия «Зеленый бор» о дополнительном финансировании заказа №24 на изготовление рекламных проспектов в связи с ростом цен на полиграфические услуги в 4 квартале2003 года и изменением сметы затрат. В докладной указывалось, что выполнение заказа будет осуществляться только при дополнительном выделении 15 тысяч рублей.

На докладной имеется резолюция руководителя предприятия Л. Г. Васильева с поручением главному бухгалтеру И. Ю. Зарецкой изыскать возможность выделить дополнительные средства для выполнения заказа.


Вариант №5.


Характеристика и состав информационно-справочных документов, требования к их оформлению.

Виды бланков. Требования к составлению документов на бланках

Трудовой договор, требования к его составлению.

Акт, требования к его составлению.

Составить приказ, используя следующую информацию.

Инспекция Министерства по налогам и сборам по г. Подольску подготовила проект приказа об утверждении итогов аттестации во исполнении Указа президента РФ «Об утверждении положения о классных чинах государственных служащих» от 19.07.2001 №876 (констатирующая часть).

В приказе содержались такие поручения: о признании результатов проведенной накануне аттестации сотрудников инспекции согласно Положению о классных чинах и протоколу заседания комиссии, об утверждении итогов аттестации, заместителю руководителя инспекции В. Р. Горенской было дано указание внести соответствующие изменения в штатное расписание до 10 августа 2003 года.

Контроль исполнения приказа был возложен на начальника отдела кадров С. Ю. Ким.

Приказ был подписан 31 июля 2003 г. Руководителем инспекции МНС РФ советником налоговой службы 1 ранга Н. Д. Петруня.

На приказе имеются визы главного бухгалтера Н. Г. Поленко и председателя аттестационной комиссии Е. О. Галеева.


Вариант №6.


Распорядительные документы, требование к их оформлению, их роль и значение в работе руководителя.

Правила оформления реквизита «Адресат».

Доверенность, ее виды, требования к составлению.

Учет и хранение документов.

Напишите письмо-претензию ОАО «Родина», которое заключило договор с фирмой «Строитель» о поставке пиломатериалов в количестве 100 тысяч штук на сумму 200 тысяч рублей до 15 сентября 2002 года. Продукция поступила в адрес ОАО «Родина» в количестве равном половине заказанного объема. В связи с недопоставкой продукции в ОАО «родина» возникли убытки, связанные с уменьшением объема производства. Убытки составили две с половиной тысячи рублей. ОАО «Родина» требует уплатить неустойку в размере 5% стоимости недопоставки и сумме их убытков.


Вариант №7.


Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные строки исполнения документов.

Состав и область применения ГОСТа Р.6 30-2003 «УС. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Типовая форма договора банковского счета. Типовой договор на осуществление кредитно-расчетного обслуживания.

Требование к оформлению служебных писем. Образцы писем по страхованию грузов.

Составьте гарантийное письмо ОАО «ЭКОСАН» акционерному обществу «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке чертежей насосной станции. ОАО «ЭКОСАН» просит произвести эту работу непосредственно на рабочей площадке.


Вариант №8.


Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами в организации.

Реквизиты документов, их размещение на бланках. Обязательные и дополнительные реквизиты.

Приказ – самый распространенный распорядительный документ.

Докладная и служебная записка, порядок их составления.

Напишите приказ генерального директора акционерного общества «Веха» о приеме вас нас работу товароведом.


Вариант №9.


Деловая корреспонденция на предприятии.

Требования к оформлению грифов, согласование и утверждение на документах.

Документы по личному составу.

Оформление актов уничтожения документов.

Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу №2 вспомогательных материалов. На заседании было принято

постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет

заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тысяч рублей, а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.


Вариант №10.


Основные требования к организации хранения документов в текущем делопроизводстве.

Требования к оформлению реквизитов по составу удостоверения документов (подписи, печать). Значение этих реквизитов.

Оформление акта списания материальных ценностей..

Понятие транспортного договора. Составьте его

Составьте письмо – извещение Новосибирского ОАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.



Литература


Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г., № 24-ФЗ.

Постановление Совета министров – Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. № 191.

Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1986.

Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: ВНИИДАД, 2000.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив, 1990.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. 1982.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 1997. – Ш., 19 с. – Группа Т. 54.

Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов/ под ред. Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИДАНА, 2001.

Можаева Н.Г. Справочник по составлению и оформлению документов. М.: фирма «Юркомсервис» СП АСК, 1991.

Стенюков М.В. «документационное делопроизводство», М., 2004г.