Реферат: Лекционные материалы по дисциплине

Лекционные материалы по дисциплине

«Технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации»


Учебно-методическое пособие


2010

ПРЕДИСЛОВИЕ


В современных условиях развития экономики, перехода к рыночным отношениям происходят качественные изменения в организации и ведении бухгалтерского учета, анализа и аудита. Изменяется и роль современного бухгалтера, который не только отвечает за ведение бухгалтерских счетов, но и осуществляет большую работу по планированию, контролю, оценке хозяйственной деятельности предприятия, по аудированию и принятию управленческих решений.

Успешное решение поставленных задач невозможно без применения современных информационных технологий, развитие которых изменяет традиционные формы организации автоматизированной обработки учетно-аналитической информации.

Учебно-методическое пособие по курсу «Технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации» предназначено для студентов специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».

Целями изучения дисциплины являются формирование знаний методологии и методик автоматизации бухгалтерского учета и экономического анализа, а также выработка практических навыков организации автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) и технологии решения учетно-аналитических задач на основе использования различных современных программных и технических средств.

В предлагаемом учебно-методическом пособии изложен лекционный материал по дисциплине, обеспечивающий решение следующих задач:

изучение методов организации автоматизированного сбора, хранения и обработки учетно-аналитической информации в сфере профессиональной деятельности;

приобретение знаний по рациональной организации автоматизированного рабочего места бухгалтера-экономиста;

формирование навыков квалифицированного выбора оптимального варианта автоматизации бухгалтерского учета и экономического анализа различных предприятий и организаций (учреждений).

Лекция 1


Тема:

Цели, задачи и особенности изучения курса технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации (ТАОУАИ).


Содержание темы:

Классификация и основные свойства учетно-аналитической информации.

Сущность и виды технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации.


Информация – это совокупность разнообразных данных, сведений, знаний, умений и опыта, необходимых кому-либо.

Предметом и продуктом труда работников управления является управленческая информация. Важнейшая составляющая управленческой информации — экономическая информация, отражающая социально-экономические процессы как в сфере производства, так и в непроизводственной сфере, во всех органах и на всех уровнях отраслевого и регионального управления.


Прежде всего, информацию характеризует предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т. п.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена, потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления хозяйством и его звеньями, называется управленческой.

В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми и другими ресурсами.

Основной составляющей управленческой информации служит экономическая информация.

^ Экономическая информация — это совокупность сведений в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, хранить, обрабатывать, передавать для использования в управлении хозяйством страны и отдельными его объектами.

В связи с этим важнейшими свойствами экономической информации являются:

достоверность и полнота;

ценность и актуальность;

ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному пониманию или принятию неправильного решения. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие решений или может повлечь за собой ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию, т. е. соответствующую современному моменту, важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях.

Если ценная и актуальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и понятной, если она передана языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.

^ Для экономической информации характерны свои особенности, которые предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники при ее обработке:

большие объемы;

многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, годит, п.);

многообразие источников и потребителей;

значительный удельный вес логических операций при ее обработке (сортировка, группировка, выборка, поиск и др.).

^ По функциям управления информация может подразделяться на учетную, плановую, директивную, статистическую и др.

При этом информацию, характеризующую уже свершившиеся события, явления, хозяйственные процессы, принято называть учетной, а информацию, отражающую явления и события, которые должны произойти в предстоящем периоде, — плановой (прогнозной).

Директивная информация содержит сведения приказного характера, поступающие от вышестоящих уровней управления.

^ Статистическая информация отражает процессы и явления, происходящие в хозяйственной деятельности предприятий, организаций, отраслей и в целом в общественной и экономической жизни страны.

^ По месту возникновения экономическую информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Информация, возникающая в процессе производственно-хозяйственной деятельности внутри экономического объекта, называется внутренней, а за его пределами — внешней.

^ К внешней относится информация, поступающая на экономический объект из вышестоящих звеньев управления, а также от других предприятий и организаций.

По стадиям образования информация бывает первичной и вторичной.

Первичная информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса управления во времени.

^ Вторичная информация получается в результате обработки первичной и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит накапливаемые данные, используемые при дальнейшем решении различных технико-экономических задач. Результатная информация, получаемая в процессе обработки первичной или чаще всего первичной и промежуточной информации, используется для управления работой объекта и принятия решений.

^ По временному периоду возникновения информацию подразделяют на периодическую и непериодическую.

В периодической информации выделяют долгосрочную с длиной временного интервала более года, текущую — от одного месяца до одного года и оперативную — от часа до одного месяца.

^ Непериодическая информация возникает по мере необходимости.

По стабильности информация делится на переменную и условно-постоянную, которую для краткости называют постоянной. Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственных актов и событий. Постоянная информация остается неизменной в течение длительного периода времени и многократно используется при обработке переменной информации.

Изучение экономической информации с различных точек зрения позволяет грамотно спроектировать информационную базу экономического объекта управления.

^ При работе с информацией всегда имеется источник и потребитель. Источником экономической информации является производственная и хозяйственная деятельность объектов управления, в качестве которых выступают предприятия, организации, фирмы.

К потребителям относятся работники различных служб управления как внутри, так и за пределами объектов. Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники, и прежде всего компьютеров, при ее сборе, накоплении, передаче и обработке.

В условиях усложнения функций управления полнота, своевременность и достоверность получаемой информации оказывают большое влияние на действенность принимаемых управленческих решений, а значит, и на эффективность управления экономическим объектом в целом.

Понятие структурной единицы информации принадлежит к числу наиболее важных в теории экономической информации. Оно связано с выделением простых и сложных элементов информации. Первые не могут расчленяться на составные части, а вторые, наоборот, представляют собой сочетание разных элементов. Структурные единицы называются информационными. Поскольку структуризация обычно и предполагает их выделение по иерархическому принципу, то для каждой информационной единицы устанавливается ее определенный ранг (уровень).

Неделимые единицы относятся к низшему рангу, затем по старшинству выделяются единицы последующих рангов — вплоть до самого высшего. Все информационные единицы, кроме единиц низшего ранга, составные. Поэтому их часто называют составными единицами информации (СЕИ) или информационной совокупностью.

Рассмотрим структурное строение экономической информации, присущее ей независимо от уровня техники решения управленческих задач. Такая структуризация связана с экономической природой информации, методологией ее организации в системах управления.

^ Обычно выделяются пять структурных единиц: реквизит, показатель, массив, поток, информационная система.

Реквизит — простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику сущности (объекта, процесса и т. п.) предметной области. Реквизит-признак содержит качественную характеристику сущности, позволяющую выделить (идентифицировать) объект из множества различных объектов для логической обработки (сортировки, выборки, поиска).

Реквизит-основание содержит количественную характеристику объекта, определяющую его состояние и выражающуюся в денежной, стоимостной и количественной оценке. Реквизиты-основания имеют, как правило, числовое значение, а реквизиты-признаки — символьное представление (буквенно-цифровое).

^ Реквизиты — признаки и основания, взятые в отдельности, не обеспечивают всесторонней характеристики явлений экономической жизни, поэтому они объединяются, образуя информационную единицу более высокого структурного уровня — показатель.

^ Экономический показатель — это составная единица информации, включающая один реквизит-основание и несколько реквизитов-признаков .

В управлении используются также единицы информации, состоящие из одних реквизитов-признаков. Они играют меньшую роль, чем показатели, хотя потребность в них достаточно высока. Например, ведущему признаку (фамилия работающего) в картотеке сотрудников предприятия сопутствует значительное число всевозможных значений других признаков анкетного порядка.

Набор признаков по сути является своеобразным показателем, роль основания в котором возлагается на ключевой реквизит-признак.

Следующей логической структурной единицей информации является массив, играющий ведущую роль при автоматизированной обработке данных на ЭВМ.

Массив — составная единица информации, включающая набор реквизитов, показателей, сообщений одной формы и одинаковой структуры, но имеющих различные значения их оснований или признаков.

Массивы объединяются по различным признакам в более крупные и сложные информационные единицы — потоки, базы данных.

^ Информационный поток — совокупность массивов, относящихся к одной управленческой работе, имеющих общий источник и приемник информации. Совокупность наборов файлов (массивов), хранимых в устройствах ЭВМ и относящихся к определенной области управления, образует базу данных. Все потоки информации объекта управления образуют информационную систему. Информационная система, являясь структурной единицей высшего уровня, охватывает информацию объекта управления. Поэтому можно говорить об информационной системе цеха, предприятия, объединения отрасли учреждения, ведомства, всего хозяйства страны. Примером информационного потока может служить информация по планированию запуска деталей в производство, уче-ТУ отгрузки готовой продукции или исполнения бюджета.

Общая логическая структура экономической информации упрощенно представлена на рисунке 1.1.




Рисунок 1.1. Схема структуры экономической информации


Классификация экономической информации предполагает ее деление по таким признакам, как назначение и место возникновения, соответствие отражаемым явлениям, участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления, стабильность.

^ В зависимости от назначения и места возникновения различают входящую, исходящую, внутреннюю и внешнюю информацию. Информацию, поступающую в информационную систему (например, информацию, которая зафиксирована во входящих первичных документах), называют входящей. Информационная система, обрабатывая входящие данные, порождает новую результатную информацию (сводную). Результатная информация формируется, например, в процессе обработки исполнителем данных, содержащихся во входящих первичных документах.

^ Информация, передаваемая за пределы данной системы, называется исходящей (например, отчетная информация о деятельности предприятия, представляемая вышестоящим, налоговым и статистическим органам). Если сведения поступают в информационную систему от объекта управления, то такая информация будет входящей внутренней; если из внешнего источника (например, из министерства, от других организаций), то информация называется входящей внешней. Аналогичным образом подразделяются и выходящие сведения. Входящую внутреннюю информацию в условиях предприятия называют первичной. Она возникает в процессе первичного учета хозяйственных операций — измерение и регистрация данных — в ходе производственной деятельности объекта управления.

По критерию соответствия отражаемым явлениям экономическая информация может быть отнесена к достоверной или недостоверной. К этому классификационному признаку примыкает оценка своевременности и несвоевременности информационного отображения производственных и хозяйственных операций, получение исходной и результатной информации в установленные сроки.

По участию в процессах обработки и хранения различают следующие виды экономической информации: исходную, производную, хранимую без обработки, результатную, промежуточную.

С точки зрения отношения к функциям управления экономическая информация подразделяется на плановую, прогнозную, нормативную, конструкторско-технологическую, учетную, финансовую.

В зависимости от степени стабильности выделяют постоянную и переменную информацию. Первая остается без изменений или же подвергается незначительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени. Это различные справочные сведения, нормативы, расценки и т. п. Переменная информация отражает результаты выполнения производственно-хозяйственных операций, соответствует их динамизму и, как правило, участвует в одном технологическом цикле машинной обработки.

^ Учетно-аналитическая информация представляет собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно использовать в процессе учета, контроля и анализа. Она включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов в натуральном и стоимостном измерении.

Данные — это элементы информации, сведения о событиях, явлениях, выраженные в формализованном виде на машинном носителе.

Формализованное описание, идентификация отдельных элементов вызваны необходимостью манипулирования ими в процессе обработки, хранения, передачи информации при использовании технических средств.

Учетно-аналитическая информация должна обладать свойствами объективности, достоверности, своевременности, оперативности, целесообразности, результативности. Она должна быть высокого качества, при минимальном количестве показателей удовлетворять максимальное число пользователей на всех уровнях управления, формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

Особенности учетно-аналитической информации являются важнейшими предпосылками применения автоматизированных технологий в работе бухгалтерии. Это большие объемы информации, множество однотипных логических и арифметических операций, многочисленные группировки, жесткие сроки представления результатов обработки, непрерывность и цикличность обработки.

Использование ПЭВМ на рабочих местах учетных работников позволяет обрабатывать информацию на уровне современных требований. Конечная цель автоматизации — повышение эффективности обработки учетно-аналитической информации.


С понятием информации связанно еще два понятия – информационный процесс и информатика.

^ Информационный процесс – процесс, в результате которого осуществляется прием, передача (обмен), преобразование и использование информации.

Информатика – это область человеческой деятельности, связанная с процессами преобразования информации с помощью компьютеров и их взаимодействием со средой применения.

Термин "информатика" пришел к нам из французского языка, где был образован в результате слияния двух слов "информация" и "автоматика".

Информатика как наука сформировалась к середине 60-х годов 20 века. Истоки ее находятся на стыке библиотечного дела, лингвистики и счетной техники. Первоначально основным содержанием информатики было изучение закономерностей накопления информации и методов ее поиска, а едва ли не единственным полем приложения – библиотечные каталоги.

Серьезное влияние на содержание информатики оказал информационный взрыв второй половины 20-го века. Оказалось, что легче, дешевле и быстрее заново поставить дорогостоящий научный эксперимент, чем найти статью с его описанием, даже в том случае, когда заранее известно, что подобный эксперимент был поставлен.

Средствами обработки информации чаще всего являются персональные компьютеры, которые объединяются в локальные и глобальные сети.

За последние годы произошел резкий скачок в развитии компьютерной техники и программного обеспечения персональных компьютеров, а также наблюдается значительное расширение сферы применения ПК. ПК (персональный компьютер) – это самый распространенный в мире тип электронно-вычислительной машины (ЭВМ), т. е. устройства для обработки информации. В настоящее время для работы на ПК не требуется знаний квалифицированного программиста, работать на компьютере может научиться практически каждый. Именно доступность для обычного человека и относительно широкие возможности ПК привели к бурному развитию и распространению компьютерной техники практически во всех направлениях человеческой деятельности (промышленность, наука, медицина, образование, транспорт, банковское дело, связь, военная техника, бытовая техника и т. д.).

За точку отсчета эры ЭВМ обычно принимают 15 февраля 1946 года, когда ученые Пенсильванского университета США ввели в строй первый в мире электронный компьютер ЭНИАК. В нем использовалось 18 тысяч электронных ламп. Машина занимала площадь 135 м2, весила 30 тонн и потребляла 150 кВт электроэнергии.

По этапам создания и используемой элементной базе ЭВМ условно делятся на поколения:

1-е поколение, 50-е гг.: ЭВМ на электронных лампах;

2-е поколение, 60-е гг.: ЭВМ на дискретных полупроводниковых приборах (транзисторах);

3-е поколение, 70-е гг.: ЭВМ на полупроводниковых интегральных схемах с малой и средней степенью интеграции (сотни, тысячи транзисторов в одном корпусе);

Примечание. Интегральная схема – электронная схема специального назначения, выполненная в виде единого полупроводникового кристалла, объединяющего большое число диодов и транзисторов;

4-е поколение, 80-е гг.: ЭВМ на больших и сверхбольших интегральных схемах – микропроцессорах (десятки тысяч, миллионы транзисторов в одном кристалле).

Точкой отчета в истории персонального компьютера можно считать 1977 год, когда молодые американцы С. Джобс и С. Возняк выпустили первый ПК – "Apple".

Наиболее перспективные, по мнению специалистов, создаваемые на основе персональных ЭВМ, территориально распределенные многомашинные вычислительные системы – вычислительные сети – ориентируются не столько на вычислительную обработку информации, сколько на коммуникационные информационные услуги: электронную почту, системы телеконференций и информационно-справочные системы.

Специалисты считают, что в начале XXI в. в цивилизованных странах произошла смена основной информационной среды. Удельные объемы информации, получаемой обществом по традиционным информационным каналам (радио, телевидение, печать) и компьютерным сетям, можно проиллюстрировать следующей диаграммой, показанной на рисунке 1.2.

Уже сегодня пользователям глобальной вычислительной сети Internet стала доступной практически любая находящаяся в хранилищах знаний этой сети неконфиденциальная информация. Можно почитать или посмотреть, например, любую из нескольких сотен религиозных книг, рукописей или картин в библиотеке Ватикана, оформленные в виде файлов, послушать музыку в Карнеги Холл, "заглянуть" в галереи Лувра или в кабинет президента США в Белом доме; пользователи этой суперсети могут получить для изучения интересующую их статью или подборку статей по нужной тематике, "опубликовать" в сети свою новую работу, обсудить ее с заинтересованными специалистами.





Рисунок 1.2. Информационная среда в обществе ближайшего будущего


Компьютер – это инструмент для работы с информацией. При помощи ПК информацию можно создавать и изменять, получать и распространять, анализировать, систематизировать и хранить. В самом примитивном виде, процесс обработки информации можно представить при помощи следующей схемы (рисунок 1.3):





Рисунок 1.3. Схема процесса обработки информации


Таким образом, чтобы получить нужный результат, необходимо:

как можно более точно определить, какой именно результат необходимо получить на "выходе";

подготовить и ввести в ПК нужную информацию;

сообщить компьютеру в виде определенных команд, что именно он должен "сделать" с введенной информацией и в каком виде вывести результат.

Чтобы иметь представление о том, как же все-таки этот результат получается, необходимо более подробно рассмотреть все элементы системы и этапы превращения исходной информации в результат.

Информация проходит через трехслойный фильтр:

физический фильтр – канал связи с определенным уровнем и надежностью его технического оснащения;

семантический фильтр – в нем изучается содержание информации и формы ее выражения;

прагматический фильтр – изучается и оценивается полезность и эффективность информации.

Технoлoгия - этo кoмплeкc нayчныx и инжeнepныx знaний, peaлизoвaнныx в пpиeмax тpyдa, нaбopax мaтepиaльныx, тexничecкиx, энepгeтичecкиx, тpyдoвыx фaктopoв пpoизвoдcтвa, cпocoбax иx coeдинeния для coздaния пpoдyктa или ycлyги, oтвeчaющиx oпpeдeлeнным тpeбoвaниям.

Тexнoлoгия нepaзpывнo cвязaнa c мaшинизaциeй пpoизвoдcтвeннoгo или нeпpoизвoдcтвeннoгo, пpeждe вceгo yпpaвлeнчecкoгo пpoцecca. Упpaвлeнчecкиe тexнoлoгии ocнoвывaютcя нa пpимeнeнии кoмпьютepoв и тeлeкoммyникaциoннoй тexники.

Сoглacнo oпpeдeлeнию, пpинятoмy ЮНЕСКО, инфopмaциoннaя тexнoлoгия - этo кoмплeкc взaимocвязaнныx, нayчныx, тexнoлoгичecкиx, инжeнepныx диcциплин, изyчaющиx мeтoды эффeктивнoй opгaнизaции тpyдa людeй, зaнятыx oбpaбoткoй и xpaнeниeм инфopмaции, вычиcлитeльнyю тexникy и мeтoды opгaнизaции и взaимoдeйcтвия c людьми и пpoизвoдcтвeнным oбopyдoвaниeм, иx пpaктичecкиe пpилoжeния, a тaкжe cвязaнныe co вceм этим coциaльныe, экoнoмичecкиe и кyльтypныe пpoблeмы. Сaми инфopмaциoнныe тexнoлoгии тpeбyют cлoжнoй пoдгoтoвки, бoльшиx пepвoнaчaльныx зaтpaт и нayкoeмкoй тexники. Иx ввeдeниe дoлжнo нaчинaтьcя c coздaния мaтeмaтичecкoгo oбecпeчeния, фopмиpoвaния инфopмaциoнныx пoтoкoв в cиcтeмax пoдгoтoвки cпeциaлиcтoв.

Инфopмaциoннaя тexнoлoгия включaeт в ceбя "кoзыpныe кapты" coвpeмeннoгo инфopмaциoннoгo бизнeca: кoмпьютepы, тepминaлы, кoмпьютepнoe oбopyдoвaниe, oптичecкyю aппapaтypy, микpoфильмы, лaзepныe диcки, пeчaтнoe oбopyдoвaниe и кcepoкoпиpoвaниe. Этo вce бaзoвыe элeмeнты инфpacтpyктypы, oпpeдeляющиe ocнoвныe cтpaтeгичecкиe цeли paзвития бизнeca.

Автoмaтизиpoвaннaя инфopмaциoннaя тexнoлoгия пpeдпoлaгaeт cyщecтвoвaниe кoмплeкca cooтвeтcтвyющиx тexничecкиx cpeдcтв, peaлизyющиx инфopмaциoнный пpoцecc, и cиcтeмы yпpaвлeния этим кoмплeкcoм тexничecкиx cpeдcтв (кaк пpaвилo, этo пpoгpaммныe cpeдcтвa и opгaнизaциoннo-мeтoдичecкoe oбecпeчeниe, yвязывaющee дeйcтвия пepcoнaлa и тexничecкиx cpeдcтв в eдиный тexнoлoгичecкий пpoцecc). Цeль любoй инфopмaциoннoй тexнoлoгии - пoлyчить нyжнyю инфopмaцию тpeбyeмoгo кaчecтвa нa зaдaннoм нocитeлe. Пpи этoм cyщecтвyют oгpaничeния нa cтoимocть oбpaбoтки дaнныx, тpyдoeмкocть пpoцeccoв иcпoльзoвaния инфopмaциoннoгo pecypca, нaдeжнocть и oпepaтивнocть пpoцecca oбpaбoтки инфopмaции, кaчecтвo пoлyчaeмoй инфopмaции.

^ Технология автоматизированной обработки учетно-аналитической информации подразумевает систему методов и средств реализации сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения, защиты, поиска и обработки учетно-аналитической информации с применением средств вычислительной техники, связи и программного обеспечения.

^ Технологический процесс обработки учетно-аналитической информации — это строго определенная последовательность связанных между собой операций, начиная с момента создания первичного документа и заканчивая выдачей результатной информации.

Элементарной частью технологического процесса является операция, т. е. действия, выполняемые над данными. Операции можно объединять в комплексы в зависимости от организации вычислительных работ или стадии преобразования данных для получения информации. В процессе преобразования данных каждую операцию можно выполнять по-разному, поэтому необходимо заранее определить число возможных типичных операций. В основе классификации технологических операций могут лежать различные признаки, позволяющие провести их типизацию.

Технологические операции по принадлежности к стадиям преобразования данных классифицируются на: операции первичного учета (получение, сбор, регистрация и передача); формирование исходных данных (прием, подготовка на машинных носителях); обработка в соответствии с алгоритмом решения задачи; получение результатов обработки (вывод, передача).

^ По виду применяемых носителей выделяются следующие технологические операции: получение первичного документа, машиночитаемого носителя, машино- и видеограммы.

Возможна классификация операций и по другим признакам, например: основные, вспомогательные, исполнительные и контрольные. Таким образом, можно говорить о многообразии сочетаний операций, составляющих технологический процесс.

На технологию обработки учетно-аналитической информации влияет не только разнообразие операций, но и используемые технические средства, средства коммуникации, прикладное программное обеспечение.

Технологический процесс имеет определенный жизненный цикл и существенно меняет состав включаемых в него операций в зависимости от появления новых поколений вычислительной техники, развития средств передачи информации и методов программирования.

Окончание цикла — это переход к использованию новых типов, моделей технических средств и, наконец, новой технологии.

Технология обработки учетной информации прошла два этапа: механизированный и автоматизированный. Первый характеризовался применением перфорационных электро-механических машин, созданием машиносчетных станций на крупных предприятиях и организациях. На этом этапе обработка информации проводилась централизованно.

Технологический процесс при такой обработке включал:

сбор и регистрацию первичной информации вручную;

кодирование и комплектование в пачки первичных документов;

передачу на вычислительную установку;

перенос данных на промежуточные носители (перфокарты);

ввод и обработку данных на вычислительной установке;

вывод машинограмм;

передачу в бухгалтерию для заполнения вручную форм бухгалтерской и статотчетности.

Второй этап характеризовался применением электронно-вычислительных машин и делился на две стадии. Первая стадия (начиная с 70-х гг. XX в.) проектирования и использования автоматизированных систем обработки учетно-аналитической информации была связана с промышленным выпуском ЭВМ и характеризовалась следующими чертами: централизованная обработка учетной информации на вычислительных центрах (ВЦ); оторванность бухгалтера от процесса решения задач.

Программное обеспечение на этой стадии отличалось высокой стоимостью и низкой степенью надежности, при этом проводилась реализация традиционной технологии отдельных участков учета, прежде всего учета труда и заработной платы, учета основных средств (фондов), учета материальных ценностей. Программные модули практически не были взаимосвязаны. В технологическом процессе появился комплекс подготовительных операций по формированию нормативно-справочной информации при внедрении автоматизированной системы, который позволял хранить и обрабатывать большие объемы информации, получать ведомости аналитического и синтетического учета при относительно небольшом объеме вводимых оперативных данных.

Дальнейшее развитие вычислительной техники (начало 80-х гг. XX в.), операционных систем и сетевой технологии создало условия для практической реализации новой технологии — технологии распределенной обработки данных — и наступления второй стадии технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации. Эта стадия характеризуется построением децентрализованных систем, основанных на использовании персональных ЭВМ (ПЭВМ) и организации автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера.

^ АРМ бухгалтера — это рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами (программами), обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного процесса.

^ Технологический процесс при децентрализованной обработке информации включает следующие виды операций:

сбор и регистрацию первичной информации с помощью технических средств или вручную;

ввод и обработку данных на ПЭВМ;

получение результатов обработки (вывод машинограмм, видеограмм) форм бухгалтерской и статотчетности.

Программное обеспечение на этой стадии характеризуется дружественным интерфейсом, возможностью формирования первичных документов, а также настройки и формирования отчетов стандартной и произвольной формы.


Лекция 2


Тема:

^ Цели, задачи и особенности изучения курса технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации (ТАОУАИ)


Содержание темы:

Роль и место автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) в управлении экономическим объектом.

Структура и виды обеспечения АИСБУЭА.


В управленческой деятельности предприятий важную роль играет бухгалтерский учет. Его значение повышается при реформировании в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. В рыночной экономике бухгалтер является не только счетоводом, фиксирующим события хозяйственной жизни, но и специалистом, способным как понять и оценить любые явления хозяйственной жизни, так и предусмотреть их, предложить пути развития событий. Для этого в предприятиях необходимо создать и реализовать учетно-аналитическую систему.

Методически связующим процессом в процессе функционирования учетно-аналитической системы является комплексный анализ, так как учет является информационной базой анализа и аудита. При этом осуществляется прямая и обратная связь (рисунок 2.1).





Рисунок 2.1 Бухгалтерский учет как функция управления


Планирование — это определение целей и задач, стоящих перед организацией, проектирование результатов и выбор путей их достижения. При планировании задается желаемый уровень основных оценочных показателей деятельности организации (1). Организация осуществляет деятельность на основе разработанного плана.

Бухгалтерский учет производит регистрацию происходящих в процессе деятельности хозяйственных операций (2) и формирует обобщающие показатели фактического выполнения плана (3).

Анализ деятельности производится путем сопоставления плановых (4) и учетных показателей, выявления отклонений (5). Полученная информация об отклонениях используется для выработки управленческих решений и регулирования деятельности объекта управления (6). Кроме того, в блоке анализа формируется информация, необходимая для планирования последующих циклов деятельности организации (7).

^ Учетно-аналитическая система в широком смысле — это система, базирующаяся на бухгалтерской информации, включающей оперативные данные и использующей для экономического анализа статистическую, техническую, социальную и другие виды информации. Поэтому в широком плане учетно-аналитическая система представляет собой сбор, обработку и оценку всех видов информации, потребляемой для принятия управленческих решений на микро- и макроуровнях.

Бухгалтерская учетно-аналитическая система является одной из составляющих общей системы, она базируется только на бухгалтерской информации и осуществляется работниками бухгалтерии. Ее суть заключается в объединении учетных и аналитических операций в один процесс, проведении оперативного микроанализа, обеспечении непрерывности этого процесса и использовании его результатов при выработке рекомендаций для принятия управленческих решений. При этом общая методология и нормативные положения учета и анализа совершенствуются для рационального использования в единой учетно-аналитической системе.

Расширения функций бухгалтерского учета в сторону анализа и совмещения этих функций требуют и официальные инструкции по бухгалтерскому учету и отчетности. В частности, в требованиях к составлению пояснительной записки к бухгалтерскому балансу отмечено, что в ней необходимо объяснить суть представленной отчетной информации. Также в ней необходимо приводить алгоритм расчета аналитических показателей (рентабельности, доли оборотных средств и пр.). Требуется оценивать структуру баланса (текущей ликвидности, обеспеченности собственными средствами, способности восстанавливать платежеспособность, повышать деловую активность). Бухгалтер должен также охарактеризовать на перспективу структуру источников средств и т.д., то есть пояснительная записка к годовому бухгалтерскому отчету носит аналитический характер, и ее может качественно подготовить только бухгалтер, овладевший процедурами учетно-аналитической системы и применяющий их на практике.

В организациях контроль и экономический анализ представляют функции управления экономикой. В качестве важнейшего условия реализации этих функций некоторыми учеными предлагается создавать самостоятельные подсистемы, совмещающие функции бухгалтера и экономиста.

Источниками