Реферат: Учебное пособие Санкт-Петербург 2007 удк алексеева С. Ф., Большаков В. И. Информационные технологии управления: Учебное пособие. Спб.: Изд. СпбгукиТ, 2007. 97 с

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»


С.Ф.АЛЕКСЕЕВА, В.И.БОЛЬШАКОВ


ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИ

Учебное пособие


Санкт-Петербург
2007


УДК

Алексеева С.Ф., Большаков В.И. Информационные технологии управления: Учебное пособие.- СПб.:Изд. СПбГУКиТ, 2007.- 97 с.


Рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского университета сервиса, к.э.н. М.К.Авьерино


В учебном пособии рассматриваются основные понятия, функции и организация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности.Отдельные главы посвящены системам управления базами данных, принципам преобразования и передачи непрерывных и дискретных данных по коммуникационным сеиям, эволюции информационных систем на предприятиях, а также Федеральной целевой программе "Электронная Россия", целью которой является скорейшее вхождение страны в мировое информационное пространство .

Пособие предназначено для студентов факультета массовых коммуникаций, обучающихся по специальностям «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент организации», «Реклама» и др.

Алексеева С.Ф., Большаков В.И., 2007

СПбГУКиТ, 2007


ВВЕДЕНИЕ


Информация играет в обществе всё более важную роль. За последние годы информационная среда человека резко изменилась – с появлением Интернета информация распространяется моментально по всему миру. Новый коммуникационный канал совместно с радио и телевидением дает небывалые возможности воздействия при помощи информации на отдельного человека, организации, целые государства. Негативные издержки этого процесса проявились быстро: с экранов телевизоров и компьютеров хлынул поток информации о катастрофах, убийствах, террористических актах.

Положительный результат использования нового инфокоммуникационного канала проявляется постепенно, для его применения в государственных интересах нужны инвестиции и организационная роль государства. В конце концов, костер, зажигаемый на Великой Китайской стене по поводу приближения монгольских орд, был предоплаченной императором Китая (заказчиком) инфокоммуникационной услугой отряда воинов (оператора услуги) и использовался заказчиком (государством).

Информацию в настоящее время ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мироздания: веществом и энергией /12/. Упорядоченную, доступную и активно используемую информацию оценивают как ресурс наряду с финансовыми, интеллектуальными, энергетическими и материальными ресурсами. Эффективное управление информационными ресурсами становится специфической проблемой менеджмента.

Значение, которое приобрели информационные ресурсы, а также масштабы работ и затрат, которыми характеризуется информатизация различных сфер жизни общества, острейшим образом поставили проблему повышения эффективности информационных систем. Менеджеру любой сферы деятельности, в которой используются информационные ресурсы, экономисту, чиновнику муниципального и государственного управления для эффективной работы нужно знать информационное обеспечение управления, его структуру, функции и возможности, современный уровень развития информационных технологий и иметь навык их использования в управленческой деятельности.

Задачей информационного менеджмента является объединение информационных ресурсов в информационную систему (ИС) (структурированную, работающую по заданному алгоритму, подчинённую определённой цели), управление ИС на всех этапах её жизненного цикла, её стратегическое развитие.

Информационная технология – это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Это наиболее общее определение информационной технологии /17/.

В других источниках информационная технология определяется как «система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации» /11/. В последнем определении содержится перечисление различных вариантов информационных технологий, т.е. содержится классификация.

Иногда в определении встречается указание технической базы (средства вычислительной техники), что сужает круг проблем в области информационных технологий и лишает их истории, как будто информационные технологии появились только с появлением вычислительной техники. Некоторые определения содержат жесткую целевую направленность («для решения задач управления»), что решает проблемы только одной, хотя и очень важной отрасли деятельности, но не может дать представление об общих свойствах и закономерностях информационных технологий.

Само понятие «технология» пришло из промышленного производства, где оно определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приёмов изготовления продукции в производственном процессе.

По существу, информационная система также является производством, выпускающим специфическую продукцию. Ниже представлено сопоставление технологического процесса в условных информационной и производственной системах /12/.


^ Производственная система


Сырьё

Хранение на складе

Обработка на станках

Сдача готовой продукции

Сбыт продукции

^ Информационная система


Входная информация

Хранение на носителе

Обработка данных

Представление (предъявление)информации

Передача информации


Информация как объект воздействия представляет собой данные, сохраняемые в том или ином виде (на том или ином носителе).

Форма представления (восприятия) данных определяет основной способ их конечного использования и предполагает один из следующих вариантов:

текстовая информация;

аудиоинформация;

информация, представленная в виде образов (видеоинформация, фотодокументы, кинодокументы, зрелищная информация и т.д.).




^ ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ



Можно считать, что первая информационная технология возникла миллионы лет назад вместе с первыми приемами общения (нечленораздельными звуками, мимикой, жестами) наших предков. При этом обеспечивался лишь обмен информацией между индивидами. С возникновением речи этот обмен расширился, расширился и объём накапливаемой в памяти человека информации.

Возникновение письменности 5-6 тысячелетий до н.э. дало человечеству коллективную память. Фиксация информации на материальных носителях дала возможность реализовать полный набор процессов циркуляции и переработки информации: её сбор, передачу, переработку, хранение и представление.

Со времени возникновения письменности информационная символика постоянно изменялась, начиная с рисунков на камне (пиктографическое письмо). В конце четвертого тысячелетия до н.э. появилось рисуночное иероглифическое письмо, сохранившееся в усовершенствованном виде в некоторых регионах (например, в Китае) до нашего времени. В 3-2 тысячелетии до н.э. появилась абстрактная и более удобная для чтения система клинописи на сырых глиняных табличках. Следующим заметным этапом было создание линейного слогового письма на глиняных табличках.

Новым этапом явилось создание в Х-1Х вв. до н.э. финикийского алфавита, ставшего основой для созданного в У111 в. до н.э. греческого алфавита – основы всех западных письменных систем. Удобство этой информационной символики способствовало распространению письменности. Усовершенствованию алфавитной системы письменности послужило возникновение во 11-1 вв. до н.э. начал пунктуации, завершившееся созданием в Европе в ХУ в. пунктуации современного вида. В период Возрождения древнегреческий и латинский языки послужили корневой основой для создания национальных терминологических систем в различных областях знаний. В период технической революции (конец Х1Х в.) терминологические системы расширяются в объеме, упорядочиваются за счет фундаментального переосмысления законов природы и общества.

Параллельно шло развитие систем счёта. Клинописная система счета применялась в Вавилоне в третьем тысячелетии до н.э. и позволяла вести запись чисел до миллиона и выполнять действия с простейшими дробными числами. Эта система была шестидесятиричной и её следы сохранились до сих пор (час делится на 60 минут, минута – на 60 секунд). В У-1У вв. до н.э. на Крите применяется удобная для записи десятичная символика счёта.

Древние римляне положили в основу знаков счисления (предположительно) /19/ иероглифы, обозначающие пальцы рук, постепенно заменённые похожими на них буквами римского алфавита. Арабы, восприняв искусство счета у индусов, заимствовали у них и значки для записи чисел – цифры, которые распространились в У1-У111 вв. на европейском континенте. Благодаря исследованиям и математическим открытиям в математике продолжает развиваться математическая символика: в Х1У-ХУ11 вв. появляется совершенная алгебраическая символика, вводятся знаки сложения, вычитания, равенства, бесконечности и т.д.

Химические символы современного вида появились только в начале Х1Х в., когда их предложил шведский химик Й. Берцелиус. До этого времени для отображения химических формул использовались буквенные сокращения, символические изображения и т.п.

Особой формой представления знаний являются карты, которые отображают пространственное размещение объектов в виде образно-знаковых моделей /19/. Первые карты, дошедшие до наших дней, составлены в Вавилоне и Древнем Египте в 3-1 тысячелетиях до н.э. Карта мира впервые составлена Птолемеем во 11 в. Коренное совершенствование карт происходит во время Великих географических открытий в конце ХУ1 в. под влиянием развития мировой торговли и мореплавания.

Единый информационный язык присущ технической графике, возникшей ещё во времена возникновения ранней письменности в связи с сооружением сложных объектов (пирамиды, дворцы, рудные шахты). Совершенствование технической графики идёт непрерывно, стимулируемое появлением измерительных инструментов и первых механизмов в первом тысячелетии до н.э., созданием сложных кинематических машин, гидросиловых установок и крупных городов в эпоху Возрождения. С конца Х1Х века техническая графика становится основой проектирования типовых машин, технологий, строительства.

Таким образом, в эволюции систем представления информации можно проследить тенденцию к созданию наиболее рациональных форм информационной символики.

Развитие информационных технологий связано также с совершенствованием средств информационных коммуникаций, которые возникли с появлением человеческой речи. Это время можно считать первым информационным взрывом. В течении следующей (добумажной) фазы информационные взрывы характеризовали переход к более совершенному носителю информации. Переход от камня, позволявшего обезличить процесс передачи информации, сохранённой навечно в определённом месте, к глиняным и деревянным табличкам придал информационным коммуникациям динамичный характер. Изобретение папируса повышает емкость носителя и его разрешающую способность. Появление пергамента в 111 в. до н.э. впервые дает возможность многократно использовать носитель и завешает добумажную фазу новым взрывом – появляется книга (1У в н.э.).

В каменном веке пиктограмма на камне представляла собой общедоступную информационную коммуникацию. На этапе создания первых государств динамичные информационные носители (глиняные таблички, папирусы) превращаются в объекты централизованного закрытого хранения. Упорядочение системы хранения и накопления информационных носителей позволяет говорить о создании первых библиотек (например, в столице Хеттского государства хранилось около 20 000 глиняных табличек). Библиотеки в те времена были доступны только избранным и символизировали накопление знаний и исторических фактов для передачи последующим поколениям.

Качественно новый характер приобрели информационные коммуникации с возникновением в крупных государствах Древнего мира хорошо налаженной почтовой связи: письменная информация передавалась гонцами по принципу эстафеты. Кроме того, с образованием древнегреческих городов-полисов создаются библиотеки, доступные для свободных граждан. Таким образом, библиотека становится первым центром сосредоточения информационных носителей (свитков папируса, а затем – пергамента) для передачи широкому кругу пользователей. Это был своего рода первый институт массовой информационной коммуникации. В эти времена появилась профессия переписчика книг, книга приобрела функции товара, появились книжные лавки и первые личные библиотеки.

Бумажная фаза развития информационных технологий начинается с Х в., когда бумага, изобретённая в Китае ещё во 11 в.), становится объектом промышленного производства в странах Европы. Благодаря развитию почты в странах Западной Европы в ХУ-ХУ11 вв. в информационную деятельность вовлекалось большое число людей, центрами хранения и передачи информации становятся первые университеты Италии, Франции, Германии, Англии.

Революцией в процессе развития информационных технологий стало изобретение в Германии книгопечатания (середина ХУ в.). Главным качественным содержанием информационных технологий стало рождение систем научно-технической терминологии в основных отраслях знаний, а количественным – выпуск многотиражных книг, журналов, газет, географических карт, технических чертежей, а также энциклопедий – своего рода стационарных информационно-поисковых систем на алфавитной основе.

Новый этап информационных технологий связан с технической революцией конца Х1Х в. и характеризуется созданием международной почтовой связи, изобретением телеграфа, телефона, фотографии, радио, кинематографа и т.п. Это этап создания общемировой системы сосредоточения, хранения и быстродействующей передачи информации в наиболее удобной для пользователя форме. Информация превратилась в движущую силу технического, социального, экономического прогресса. Наконец было разрешено назревшее историческое противоречие между накоплением гигантского объёма информации в обществе и невозможностью эффективного её использования с помощью традиционных немашинных методов.

Информация превращается в один из наиболее ценных по содержанию и массовых по форме продуктов цивилизации, потребителем которого становится всё человечество. Этап информационной революции второй половины ХХ в. совпадает с началом новой безбумажной фазы развития информационных технологий. Таким образом, на качественно новом уровне завершается исторический переход к неосязаемой несущей информации, причем скорость её передачи (посредством электромагнитных волн) возрастает в миллионы раз по сравнению с человеческой речью.

История развития механизма информационного взаимодействия между людьми (а теперь между человеком и машиной) даёт основание понимать информационные технологии как единую интеграционную систему развития всех областей знаний, этапы которой в основном совпадают с периодами становления естествознания и с более ранними во времени периодами накопления информации /19/.

До второй половины Х1Х в. техническое обеспечение информационной технологии составляли перо, чернильница и бумага. Коммуникация (связь) осуществлялась с помощью пересылки депеш. Продуктивность информационной обработки была крайне низкой – каждое письмо копировалось вручную.

На смену «ручной» информационной технологии пришла «механическая» (в конце Х1Х в.), возникшая с появлением пишущей машинки и модернизацией общественной почты. Организационная структура существующих учреждений сложилась именно в это время под влиянием информационных технологий.

В 40-60-е годы ХХ в. появилась «электрическая» технология, основанная на использовании электрических пишущих машин, диктофонов, копировальных машин на обычной бумаге. Повысилось качество, увеличилось количество и скорость обработки информации.

В конце 60-х годов начался переход к «электронной» или «компьютерной» информационной технологии. Принципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших состоит не только в автоматизации процессов изменения формы и местоположения информации, но и в изменении её содержания.

С появлением Интернета началась эра дешевых телекоммуникаций. Стоимость обмена информацией резко сократилась. В 1930 г. трехминутный разговор между Лондоном и Нью-Йорком стоил 250$, 30 лет спустя – только 50$, а сейчас – менее 5$. Стоимость пересылки сорокастраничного документа из Лос-Анджелеса в Вашингтон экспресс-доставкой – 16$, по факсу – 9$, обычной почтой – 3$, а электронной почтой - 9 центов /18/.

Интернет предоставляет возможность передавать любое количество информации по фиксированной цене. Это та информация, которой необходимо обмениваться для осуществления деловых операций, например, для заключения контрактов и контроля за их выполнением. То же касается и сбора информации. Вооруженные поисковыми системами, мы можем собирать информацию по всему миру в любом количестве и по фиксированной цене.

Анализируя историю изменения информационных технологий от эпохи первобытного человека до наших дней, можно отметить, что эти изменения шли по трём направлениям:

совершенствование информационной символики;

совершенствование средств и систем информационных коммуникаций;

совершенствование материальных носителей информации.

В процессе изменения информационных технологий происходило постоянное улучшение их характеристик, основными из которых следует считать:

информационную ёмкость (или плотность записи информации);

скорость и дальность передачи информации;

срок хранения информации;

возможность многократного использования носителя информации;

- стоимость обмена информацией.


^ КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ


Классификация информационных технологий может стать методологической основой их выбора и использования при решении задач информационного менеджмента. Информационные технологии могут быть классифицированы по различным признакам.

По функции, выполняемой в цепочке информационных технологий, они могут классифицироваться на:

технологии сбора информации;

технологии передачи информации;

технологии обработки информации;

технологии хранения информации;

технологии представления информации.

Перечень информационных процессов, приведенный выше, можно рассматривать как обобщение соответствующих целенаправленных изменений свойств данных.

Сбор данных – трансформация совокупности данных, при которой меняется свойство её концентрации, т.е. из различных источноков данные собираются в одном месте.

Передача данных – трасформация совокупности данных, при которой меняются её пространственные координаты.

Обработка данных – трансформация совокупности данных, при которой изменяется то или иное качественное её свойство, имеющее смысл для решения конкретной задачи.

Хранение данных – трансформация совокупности данных, при которой меняются её временные координаты (от прошлого к будущему).

Представление данных – трансформация совокупности данных, при которой меняется её вид к форме, удобной для использования при решении конкретной проблемы.

По типу используемого носителя информации на:

«бумажные»;

электронные (безбумажные);

комбинированные.

Современные компьютерные технологии также могут быть классифицированы по различным признакам.

По типу обрабатываемой информации: СУБД, алгоритмические языки, табличные процессоры, текстовые процессоры, гипертекст, графические процессоры, экспертные системы, средства мультимедиа.

По типу пользовательского интерфейса: пакетные, диалоговые, сетевые.

По степени охвата задач управления: электронная обработка данных, автоматизация функций управления, поддержка принятия решений, электронный офис, экспертная поддержка.

По способу построения сети: локальные, многоуровневые, распределённые.

По обслуживаемым предметным областям: бухгалтерский учет, банковская деятельность, налоговая деятельность, страховая деятельность и т.д.

Конкретная информационная технология предполагает наличие комплекса технических средств, системы средств управления этим техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства) и организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс.

В составе комплекса технических средств выделяют средства компьютерной техники, средства организационной техники и средства коммуникационной техники.

Средства компьютерной техники представляют базис всего комплекса и предназначены прежде всего для обработки и преобразования различных видов информации.

Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех её проявлениях.

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности – передачу информации и обмен данными с внешней средой и предполагают использование разнообразных методов и технологий, включая и компьютерные.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. Это тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы, командно-файловые процессоры (оболочки).

Тестовые и диагности ческие программы преднозначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем.

Антивирусные программы предназначены для выявления и устранения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, обеспечивающими взаимодействие всех аппаратных и программных компонентов и взаимодействие пользователя с вычислительной системой.

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей.

Прикладные программные средства могут быть классифицированы следующим образом /11/:

- системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;

системы подготовки презентаций;

системы обработки финансово-экономической информации;

системы управления базами данных;

личные информационные системы;

экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления.

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя:

нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и других документов:

инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования:

инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии.

Используя классификацию по функциональному назначению информационной технологии, рассмотрим современные аппаратные и программные средства (см. табл.1).


Таблица 1

Технические и программные средства современных информационных технологий

Функция

Технические (аппаратные) средства

Программные средства

Сбор информации

1. Компьютер

Клавиатура (вручную)

Сканер


Факс-модем

Подключение к сети Интернет


2.Видеокамера

3.Магнитофон

Текстовый редактор

Графический редактор

Программа распознавания символов

Справочно-информационные системы («КонсультантПлюс», «Гарант», «Кодекс»

Хранение информации

Системы регистрации информации:

Бумажная

Магнитная

Оптическая

Магнито-оптическая

Электронная

Базы данных, СУБД

Обработка информации (учет, анализ, принятие решения)

Компьютер

Word for Windows

2.Excel

3. Power Point

Бухгалтерские программы:

1С: Бухгалтерия, Парус, Бест

СУБД

Системы анализа хозяйственной деятельности

«Галактика» (комплексная программа управления предприятием)

Программы для прогнозирования

Программы для построения экономических моделей

Личные информационные системы

«Банк-Клиент»

Программы налоговой отчетности

Видеокарта

И т.д.

Передача информации

Почта

Телеграф

Телефон

Электронная почта (локальная сеть или Интернет)

Сотовая связь

Радиосвязь

Телевизионный канал




Представление информации

Принтер (матричный, лазерный, струйный)

Множительная техника:

светокопировальная

термокопировальная

электрографическая

(ксерокс)

трафаретной печати (ризограф)

Факс

Монитор

Большеэкранные видеосистемы

(концерт, спектакль, фильм, реклама, биржевая информация) и т.д.






^ 3. БАЗЫ ДАННЫХ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ


С понятием база данных встречается любой современный человек, понимая ее как хранилище информации об объектах реального мира, точнее говоря о какой либо его части, называемой предметной областью. В качестве предметной области может выступать любая организационно-экономическая система – фирма, учебное заведение, производственное предприятие. Характеризуя структуру и способ объединения информации в базе данных, можно ввести следующие основные понятия.

^ База данных (БД) – это совокупность специальным образом организованных данных, относящихся к некоторой предметной области и находящихся под управлением системы управления базой данных.

^ Система управления базами данных (СУБД)– это комплекс программных и языковых средств, обеспечивающих накопление, хранение, обработку и выдачу информации по запросам пользователей.

Специальная организация данных в БД определяется типом модели данных, положенной в ее основу. БД используют три основных модели данных - реляционную, иерархическую и сетевую. Большинство СУБД для персональных компьютеров построены на основе реляционной модели. Термин "реляционная" происходит от английского слова Relation (отношение). Отношением в теории БД называется табличное представление данных об объектах предметной области и их взаимосвязях. Например, данные о товарах, реализуемых некоторой фирмой, могут быть представлены в виде таблицы


Таблица 2 Товар

КодТов

Наименование

Изготовитель

Цена

…

235

Принтер

Япония

4578




…

…

…

…

…


Каждый столбец таблицы называется полем и имеет уникальное имя. Совокупность данных строки представляет собой запись. Таблица является основной единицей хранения информации в БД.

Весь дальнейший материал излагается применительно к работе в среде СУБД MS Access, входящей в состав пакета MS Office 2003. Основными объектами данной системы являются таблицы, запросы, формы и отчеты. Средства, входящие в систему обеспечивают возможность автоматизации работы с БД путем использования макросов и программ на языке VBA.

В предлагаемом материале рассмотрены только основные возможности MS Access – создание и редактирование таблиц и запросов к БД, разработка пользовательских форм ввода/вывода данных. Для углубленного изучения возможностей СУБД необходимо обратиться к списку рекомендуемой литературы.

3.1. Создание новой базы данных


Создание новой базы данных (БД) начинается с указания типа объекта, имени базы и папки для сохранения:

запустите MS Access,

в окне задач выберите элемент Создать файл,

в окне создания выберите элемент Новая база данных,

задайте имя БД, папку для сохранения и нажмите кн. Сохранить.

После сохранения на экране появляется окно базы данных (рис. 1), в левой части которого расположена панель объектов (таблицы, запросы и т.д.). По умолчанию активным является объект "Таблицы". В верхней части экрана отображена панель инструментов для активного объекта. В основном поле окна предлагается набор элементов меню для создания экземпляра активного объекта БД.


3.2.Создание таблиц базы данных

Создание таблицы БД предполагает выполнение двух этапов:

- конструирование макета таблицы и

- заполнение таблицы данными.


3.2.1. Формирование макета таблицы

Перед созданием макета необходимо сформировать имена полей, обоснованно выбрать типы данных каждого поля и, если необходимо, предусмотреть изменение свойств полей, установленных системой по умолчанию.

Активизируйте объект "Таблицы". Для создания макета можно использовать:


кн. Создать на панели инструментов

один из элементов меню в основном поле окна БД


В первом случае будет предложен набор средств создания макета (Конструктор, Мастер и т.д.), во втором варианте Вам предстоит выбрать элемент меню, соответствующий конкретному средству макетирования. Наиболее полным набором возможностей макетирования обладает "Конструктор", которым мы будем пользоваться в дальнейшем.

Окно Конструктора представлено на рис. 2. Верхняя часть окна предназначена для ввода имен полей, указания их типов и ввода необязательного описания полей. Хотя ввод данных в окне "Конструктора" достаточно произволен, рекомендуется придерживаться следующего порядка при формировании.

Ввод имени поля

Имена полей содержат до 64 символов (обычно букв и цифр). Допускается использование пробелов, но, по возможности, их стараются избегать, так как могут возникнуть проблемы при формировании выражений в запросах и формах. В имени нельзя использовать символы: точка, восклицательный знак, квадратные скобки.


Выбор типа поля

Каждое поле содержит данные одного типа. В MS Access можно использовать данные следующих основных типов:


Текстовый -

символьная строка длиной до 255 элементов

Числовой -

вещественные или целые значения различного размера

Дата / время -

данные о дате и времени в различных форматах

Memo -

произвольный текст размером до 64 кб

Денежный -

числовой формат денежных величин

Счетчик -

числовой тип, значения которого меняются автоматически с шагом единица (или являются случайными числами)


Помимо перечисленных типов могут использоваться логический тип, гиперссылки, поля типа OLE, Мастер подстановок. Некоторые из этих средств будут рассмотрены далее при изучении специальных задач.


Описание поля

В колонку "Описание" можно ввести краткое пояснение о назначении поля, его особенностях и т.д.


Задание свойств полей

Сформировав имя текущего поля и его тип, можно изменить, если необходимо, некоторые принятые системой по умолчанию свойства для этого поля. В нижней части окна "Конструктора" (на вкладке "Общие") расположен перечень свойств текущего поля (состав списка зависит от типа поля). Для большинства свойств оставляют значения по умолчанию, но некоторые должны быть изменены в соответствии с логикой решаемой задачи.

Размер поля – для текстового поля устанавливает максимальное число символов в данных поля. Значение по умолчанию – 50 символов. Для числовых полей определяет тип и диапазон числовых данных в соответствии с таблицей (приведены только часто используемые типы):



Байт

от 0 до 255

Целое

от -32768 до 32767

Длинное целое

от -2 147 438 648

до 2 147 438 648

Простое

с плавающей запятой

по модулю

от 1,401298 10-45

до 3,402823 1038
Число десятичных знаков – число знаков после десятичного разделителя (для числовых полей).

Формат – задает форму представления значений данного поля; выбирается из раскрывающегося списка или создается пользователем. Например, для поля типа Дата можно выбрать различное представление, например: 14.06.1997 , 14 июня 1997 г. или 14-июн-1997.

Значение по умолчанию – значение, которое устанавливается системой по умолчанию для новой записи. Например, для поля типа Дата бывает полезным устанавливать в новой записи текущую системную дату функцией Now().

Обязательное поле – требование обязательного ввода данных при формировании новой записи.

Индексное поле – свойство, имеющее два возможных значения (Да / Нет). Если для некоторого поля установлено это свойство, то сортировка и поиск записей по значениям данного поля выполняются значительно быстрее за счет создания и использования специального индексного файла. В то же время индексные поля увеличивают время обновления таблицы, поэтому без особой необходимости его использовать не следует.

Закончив формирование параметров текущего поля, аналогично конструируют остальные поля создаваемой таблицы.


Задание ключевого поля

В каждой таблице БД некоторое поле используется в качестве ключа1. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать запись таблицы и, следовательно, не может иметь одинаковых значений в данной таблице. Завершив формирование макета, следует задать поле, которое будет ключом:

- выделите ключевое поле в окне конструктора,

- щелкните кнопку "Ключевое поле" на панели MS Access ( ).


Сохранение макета

Созданный макет сохраняется через меню

Файл Сохранить как... <ввод имени таблицы> Ok


3.2.2. Ввод и редактирование данных

Переход в режим ввода данных можно выполнить как из окна Конструктора, так и из окна БД:

из окна Конструктора

из окна базы данных

меню: ^ Вид Режим таблицы

(возможно потребуется сохранение макета, если он был изменен)

- выделить имя таблицы

- кн. Открыть

Вид таблицы в режиме ввода данных представлен на рис. 3. Техника ввода

данных соответствует работе в любом текстовом редакторе с применением элементарных средств редактирования (вставка/удаление символов, копирование, вырезание, перемещение). Ввод данных в поле завершается нажатием клавиши Enter, при этом курсор перемещается в соседнее справа поле или в новую запись. Поле типа Счетчик заполняется системой автоматически, т.е. в этом случае достаточно нажатия клавиши Enter.

Для переходов по записям при редактировании используют панель Запись, расположенную в нижней части окна. Кнопки этой панели позволяют выполнить переход на первую (), на предыдущую (), на следующую, на последнюю и на новую запись ().

Для удаления записи необходимо выделить ее и нажать кнопку Удалить запись () на панели инструментов MS Access.


3.3. Создание полей специального вида

При создании таблиц помимо непосредственного ввода данных с клавиатуры можно организовать поля подстановки, которые заполняются путем выбора значений из фиксированного списка или из другой таблицы / запроса.

Первый вариант применяется, когда некоторое поле содержит одно из заранее известных фиксированных значений. Например, если при создании таблицы учета продаж (см. табл.3 Продажи) поле ТипОпл может иметь одно из трех приведенных значений, логично организовать список, выбор из которого выполняется щелчком мыши.


Таблица 2 Товар