Реферат: Нижегородский Государственный Университет им. Н. И. Лобачевского Н. А. Устинов Microsoft Office (Разработка документов в Word, Excel и приложений на Visual Basic for Application). учебное пособие

Н.А. Устинов










министерство общего и профессионального образования рф

Нижегородский Государственный Университет им. Н. И. Лобачевского


Н.А.Устинов


Microsoft Office

(Разработка документов в Word, Excel и приложений на Visual Basic for Application).


Учебное пособие для студентов экономических специальностей.


Издательство Нижегородского государственного университета

им. Н. И. Лобачевского


Нижний Новгоро, 2004г.

АННОТАЦИЯ.

В основу настоящего пособия положен семестровый курс лекций по дисциплине «Инструментальные программные средства», который читался автором в течение ряда лет на экономическом факультете Нижегородского Государственного Университета. В качестве примера инструментальной среды, автор рассматривает популярный продукт Microsoft Office(Word, Excel, Visual Basic for Application).

^ Microsoft Office является универсальным, мощным и гибким средством, которое позволяет решать различные экономические задачи. Если раньше, приложения разрабатывались квалифицированными программистами, то теперь большое число задач эффективно решается на «кнопочном» уровне пользователем средствами Microsoft Office. Visual Basic for Application (VBA) существенно обогатил и усилил Microsoft Office, что позволяет квалифицированному пользователю разрабатывать разнообразные профессиональные приложения.

В данном пособии рассматриваются прикладные аспекты ^ Microsoft Office. Подробно рассматривается архитектура Word, Excel. Элементы программирования на Visual Basic for Application (VBA) в среде Microsoft Office.

Примеры подготовлены автором и студентами специальности «Менеджмент» Соковым К. (Макросы в среде ^ Microsoft Word), Устиновой Т. (Тесты по экономике в среде Microsoft Excel) под руководством кандидата экономических наук, доцента кафедры «Экономическая теория» Калинкиной Н. Н.

Пособие рассчитано на студентов высших учебных заведений по курсам «Инструментальные программные средства», «Информатизация бизнеса», «Высокоуровневые методы программирования», а также лиц, самостоятельно изучающих информационные технологии.

Содержание.


Введение. 11

^ MS OFFICE 95 11

MS OFFICE 97 12

MS OFFICE 2000 12

Microsoft Word. 13

Архитектура Microsoft Word. 13

Шаблоны 13

Шаблоны и приложение. 14

Шаблоны и документы. 14

Связывание шаблона с документом. 14

Общие шаблоны. 15

Хранение шаблонов. 16

^ Размещение компонентов Word. 17

Стили. 17

Стили, используемые командой Автоформат. 17

Библиотека стилей. 18

Параметры страницы по умолчанию 18

Элементы автотекста. 19

Макросы 19

Панели инструментов, меню, и сочетание клавиш. 21

Элементы автозамены. 23

Мастера. 23

Настройка Word. 23

Разрешение конфликтов в Word. 24

Эффективная работа с Word. 25

^ Запуск Word в Windows . 25

Изучение окна Word. 25

Описание элементов окна Word: 25

Использование меню и панелей инструментов. 26

Ввод текста и перемещение по документу. 28

Выход из программы. 28

Разработка документа. 29

Использование справочной системы. 29

^ Различные виды помощи. 29

Помощник Office. 29

Использование окна справочной системы. 30

Оглавление справочной системы. 30

Использование средства помощи «Что это такое?». 32

^ Использование шаблонов документа. 32

Создание нового документа. 33

Использование мастеров. 33

Основы редактирования. 35

Ввод текста. 35

Абзацы в Word. 35

Передвижение по документу. 35

Выделение текста. 36

Удаление, копирование и вырезание текста. 38

Сохранение и открытие документов. 39

^ Сохранение нового документа. 39

Сохранение документа в процессе работы. 40

Изменение имени документа. 40

Использование свойств документа. 40

Открытие документа. 41

Шрифты, рамки и заливка. 42

Выбор шрифта. 42

Использование курсива, полужирного начертания и подчеркивания. 42

Применение специальных эффектов для шрифтов. 43

^ Применение заливки. 45

Отступы и выравнивание. 46

Отступы. 46

Установка отступов с помощью диалогового окна «Абзац». 46

Выравнивание текста. 47

Табуляторы и интервалы. 47

Типы табуляторов: 47

Изменение табуляторов, используемых по умолчанию. 48

Создание пользовательских позиций табуляции. 48

Перемещение и удаление пользовательских позиций табуляции. 48

Изменение межстрочного интервала. 49

^ Создание, изменение и использование стилей. 50

Понятие стиля. 50

Присвоение стиля тексту. 50

Создание нового стиля. 51

Изменение стиля. 52

^ Другие операции со стилями. 53

Автоматическое присвоение стиля абзаца. 53

Использование стилей заголовков Word в режиме просмотра структуры документа. 53

Поиск и замена текста. 54

Поиск текста. 54

Использование параметров поиска. 55

Поиск и замена текста. 56

Режимы отображения документа на экране. 57

^ Режимы отображения документов. 57

Обычный режим. 57

Режим разметки. 57

Режим электронного документа. 57

Режим структуры. 58

Режим черновика. 58

Полноэкранный режим. 59

^ Масштабирование документа на экране. 59

Разделение экрана. 60

Создание собственных шаблонов. 61

.Анализ 61

Поля, страницы и разделы. 62

^ Разбивка на разделы. 62

Как вставить линию разрыва страницы вручную. 63

Как установить поля страницы. 63

Как указать размер и ориентацию страницы. 64

Как указать источник подачи бумаги. 64

Как распечатать документ, отправить его по факсу или по электронной почте. 65

^ Распечатывание с установками по умолчанию. 65

Распечатка части документа. 65

Изменение параметров печати. 66

66

Отправка документа по факсу. 67

Отправка документа по электронной почте. 67

Microsoft Excel 68

Работа с файлами. 68

Создание новой рабочей книги. 69

^ Открытие существующей рабочей книги. 69

Сохранение рабочей книги. 70

Закрытие рабочей книги. 70

Удаление рабочей книги. 70

Окно приложения Excel. 70

Операции с рабочими листами. 71

Рабочий лист. 71

Данные в ячейках 72

Формулы в ячейках 72

Сравнение стилей ссылок A1 и R1C1 73

Ссылки R1C1 73

Ссылки по имени 74

Добавление (удаление) ячеек, строк и столбцов. 75

Автозаполнение 76

Автозавершение. 77

Автозамена. 77

^ Форматирование или как сделать листы более привлекательными. 77

Ошибки округления. 78

Внешний вид рабочего листа. 78

Печать рабочего листа. 78

Сценарии. 79

Диаграммы. 79

Типы диаграмм. 80

Разработка приложений в среде Microsoft EXCEL 97. 81

Объекты Excel. 81

Иерархия оъектов Excel 85

^ Свойства и методы основных объектов Excel 87

Свойства объекта Application 87

Методы объекта Application 87

Свойства объекта Workbook 88

Методы объекта Workbook 88

Свойства объекта Worksheet 89

Методы объекта Worksheet 89

Свойства объекта Range 89

Методы объекта Range 90

Выводы 90

Visual Basic for Application (VBA). 91

Подпрограммы VBA. 91

Редактор Visual Basic (VBE). 92

Практическая работа с VBE. 92

Вставка модуля VBA. 92

Ввод и запуск подпрограмм VBA. 93

Просмотр процедур в модуле. 94

^ Типы переменных VBA. 95

Тип данных Boolean 95

Тип данных Byte 95

Тип данных Currency 95

Тип данных Date 95

Тип данных Decimal 96

Тип данных Double 96

Тип данных Integer 97

Тип данных Long 97

Тип данных Object 97

Тип данных Single 98

Тип данных String 98

Определяемый пользователем тип данных 98

Тип данных Variant 99

^ Описание переменных. 100

Использование переменных в подпрограммах 101

Выводы: 102

Объектные переменные. 102

Использование объектных переменных конкретного типа. 103

^ Явное описание переменных. 104

Типы данных по умолчанию. 105

Массивы в VBA. 106

Примеры использования массивов. 106

Динамические массивы. 107

Задание границ массива. 108

Функции для работы с массивами. 108

Array 108

Erase 108

IsArray 109

Lbound, Ubound 109

^ Область действия переменных, констант, процедур и функций. 110

Область определения уровня процедуры 110

Область определения уровня модуля 111

Область определения общего уровня модуля 112

Статические переменные. 112

Описание констант 113

^ Устранение конфликтов имен 113

Операторы управления 115

If-Then-Else 115

Select Case 116

For...Next 117

While-Wend 119

Do...Loop 120

For Each...Next 123

^ Элементы управления и процедуры обработки событий. 125

Размещение элементов управления на рабочем листе. 125

Установка свойств элементов управления. 126

Написание кода обработки события для элементов управления. 126

Запуск процедуры обработки события. 126

Соглашения об именах. 126

Демонстрационное приложение «Супермаркет» 128

^ Постановка задачи (по материалам конкурсных экзаменов в ННГУ). 128

Контрольный пример 129

Руководство пользователя. 129

Руководство разработчика. 131

Составные части приложения «Супермаркет(Таблица 7). 131

Исходный текст приложения. 131

Модуль wsMain 131

Модуль mMain 132

Демонстрационное приложение «Тест по истории экономических учений» 143

^ Руководство пользователя. 143

Руководство разработчика. 144

Составные части приложения «Тест по истории экономических учений» (Таблица 8). 144

Исходный текст приложения. 145

Модуль пользовательской формы frmVoprOtv 145

^ Программирование на VBA в среде Microsoft Word 149

Объектная модель Word 149

Примеры приложений, макросов в Microsoft Word. 151

Литература 157



Введение.
Одновременно с выходом Windows 95 Microsoft выпустила продукт, который в паре с Windows 95 составляет законченный инструмент для обеспечения пользователя полным набором средств, а сотрудникам офиса - средства для автоматизации их деятельности и продуктивной работы. Речь идет о программном продукте MS OFFICE.
^ MS OFFICE 95
включает:

мощный текстовый процессор MS Word 95.

электронную таблицу MS Excel 95,

пакет подготовки презентаций MS PowerPoint 95

средство планирования личного времени MS Schedule.

В профессиональную версию ^ MS OFFICE 95 включена система управления базами данных MS Access

Все эти компоненты устанавливаются единой программой установки.

В MS OFFICE 95 включена еще одна небольшая, но чрезвычайно полезная программа, объединяющая все эти инструменты. Это панель MS OFFICE.


Замечание: ^ MS OFFICE 95 обозначался, как 7 Версия.

Что означает Версия? Так как процесс разработки бесконечен, поэтому разработчики останавливают процесс разработки. Отдают программу в работу, и продолжают работу над “новой» программой, которая является приемницей предыдущей. Доводят ее до “ума” и останавливают процесс разработки. Присваивают программе новый номер. Отдают программу в работу. И так далее.

Фирма Microsoft стала обозначать Версии годом изготовления.

В предыдущей версии MS OFFICE 4.x это была MS OFFICE Manager. Полноценный вариант MS OFFICE начинается с версии 95 и продолжает развитие в версиях 97 и 2000 и т.д.
^ MS OFFICE 97
Office 97- самый серьезный шаг в развитии пакета с точки зрения новых возможностей, поддержки коллективной работы и доступа к Интернет, а также возможностей сетевой установки и поддержки. Что нового в Microsoft Office 97? Объединяя «умные» приложения с помощью сетевых решений, Microsoft Office 97 позволит Вам преуспеть в бизнесе. Новые средства Microsoft Office 97:

Помогают пользователям выполнять свои задачи быстрее и с меньшими затратами

Облегчают доступ к данным в сети

Упрощают установку, настройку и поддержку Microsoft Office 97

В Microsoft Office 97 введены специальные средства поддержки совместимости форматов.

В стандартную редакцию Microsoft Office 97 входят 4 полноценные программы:

Microsoft Word 97;

Microsoft Excel 97;

Microsoft PowerPoint 97;

Microsoft Outlook 97

На сегодняшний день любой пользователь должен уметь работать в 4 х вышеуказанных пакетах.

Профессиональная редакция Microsoft Office 97 содержит все программы стандартной редакции, а также Microsoft Access 97.
^ MS OFFICE 2000
По сравнению с предыдущей версией, в Microsoft Office 2000 в значительной степени получили развитие средства, на упрощение работы и расширение возможностей пользователей. Сохранив преемственность, программный интерфейс стал общим для всех приложений.

Несомненным достоинством новой версии является усовершенствованные средства совместной работы, что позволяет шире использовать Internet.
^ Microsoft Word. Архитектура Microsoft Word.
Архитектура Word состоит из трех уровней:

Собственно приложение

Шаблоны

Документы

Приложения и шаблоны воздействуют на документы Word различным образом: Приложения обеспечивают стандартные меню, команды и инструментарий. Шаблоны же имеют двойное назначение: с одной стороны, они представляют собой модель для создания новых документов, с другой – служат контейнером для хранения стилей, макросов, элементов автотекста, пользовательских команд и параметров панелей инструментов. Файл документа содержит текст, графику, параметры функционирования и настройки (например, поля и параметры страницы) В документе, как в шаблоне, могут храниться макросы, пользовательские команды и параметры панелей инструментов
Шаблоны
Шаблоны обеспечивают:

Пользовательские меню и панели инструментов, сочетание клавиш для частого применяемых команд меню или панелей, удаление неиспользуемых команд из меню и панелей, определение комбинаций клавиш для вызова команд и макросов.

Макросы для автоматического выполнения сложных или часто повторяющихся задач одной командой.

Вставку стандартного текста и изображения (например, названия или логотипа компании) в любой документ, связанный с данным шаблоном

Типовое форматирование (например, шрифты, размеры полей и ориентацию страниц)

Хранение элементов автотекста для вставки часто применяемых текстов и графиков.
^ Шаблоны и приложение.
Шаблоны помогут модифицировать и само приложение: меню, панели инструментов и назначения клавиш в соответствии с потребностями разных пользователей или применительно к разным типам документов.

Например, можно создать для новичков, панель инструментов и меню, разработанные для упрощения стандартных операций. Более опытные пользователи, уже знакомые с этими операциями, в подобной опеке уже не нуждаются – они могут создавать шаблоны с нужными кнопками инструментов.
^ Шаблоны и документы.
Шаблон – одновременно и заготовка нового документа и руководство по его созданию. Используя шаблоны, Вы можете быстро создавать стандартные документы определенного типа. Например, шаблон служебной записки сбережет время за счет автоматической установки полей страницы, логотипа компании, текста со стандартными заголовками. В частично подготовленный документ легче внести остальной текст.
^ Связывание шаблона с документом.
Все документы Word основаны на шаблонах. Только, что созданный документ имеет лишь те характеристики, что заданы активным шаблоном. Набор шаблонов, доступных для нового документа, определяется способом создания документа.

Если Вы используете…..

Доступны

Команду "Файл\Создать"

Все шаблоны и мастера Word, приведенные в списках шаблонов пользователя и рабочей группы на вкладке ^ Расположение файлов диалогового окна Параметры меню Сервис

Команду "Пуск\Создать"

Все шаблоны Office в списках шаблонов пользователя и рабочей группы на вкладке ^ Общие, Письма и факсы, Другие документы и WEB страницы диалогового окна Создание документов Office

Кнопку "Создать" стандартной панели инструментов Word

"Обычный шаблон"; диалоговое окно "Создание документов" при этом не открывается


Помимо обычного шаблона Word включает шаблоны самых распространенных документов, писем, служебных записок, отчетов, конвертов и наклеек.

Шаблоны применяются не только для создания новых документов – существующий документ можно связать с дополнительным шаблоном. Документ при этом должен быть активен.

Чтобы связать документ с дополнительным шаблоном необходимо выполнить:

«Сервис\Шаблоны и надстройки»

Щелкните кнопку «Присоединить» и выберите нужный шаблон.
^ Общие шаблоны.
Содержимое всех шаблонов, кроме обычного шаблона, который применяется только к документам, создаваемых на базе этих шаблонов. Содержимое обычного шаблона – элементы автотекста, макроса, назначения пунктов меню, кнопок панели инструментов и назначения клавиш – являются общим, т.е. доступно всем документам Word.

Шаблон, разработанный для какого-то конкретного документа, например для факса, позволяет зафиксировать параметры и команды, специфичные для документов этого типа. Все остальные команды и компоненты, которые Вы хотите сделать доступными всем документам, поместите в обычный или другой общий шаблон. Разумно комбинируя пользовательские и общие шаблоны, Вы получите гибкий метод создания документов, соответствующим принятым в фирме стандартам.

Иногда макросы, панели инструментов или элементов автотекста пользовательского шаблона необходимо сделать доступными для многих документов. Для этого откройте шаблон как общий. Заметьте, стили общего шаблона к документам не применяются: Word использует стили, на которых основан документ. Пользовательские элементы общего шаблона доступны до окончания текущего сеанса работы Word.

Чтобы открыть шаблон как общий:

«Сервис\Шаблоны и надстройки».

Выберите шаблон в диалоговом окне «Общие» «Шаблоны и надстройки» или щелкните кнопку «Добавить» и выберите из списка нужный шаблон.
^ Хранение шаблонов.
Папки по умолчанию, где размещаются различные компоненты Word (документы, шаблоны, словари проверки правописания, библиотеки картинок и т.д.) задаются программой Setup. Значения по умолчанию можно изменить.

^ Чтобы задать местонахождение файлов шаблонов и других компонентов Word:

«Сервис\Параметры\вкладка Расположение».

В списке «Типы файлов» выберите тип файлов, для которых Вы хотите задать новую папку.

Щелкните кнопку «Изменить».

В поле «Имя папки» укажите новый путь для выбранного компонента.

При запуске Word ищет обычный шаблон в таком порядке:

В папке шаблонов пользователя, указанной на вкладке «Расположение» диалогового окна «Параметры» меню «Сервис».

В папке шаблонов рабочей группы (задается на той же вкладке).

В папке Word.

В текущей папке.

Если обычный шаблон не найден, Word использует стандартные установки документа и команд. Команды вставки элементов автотекста, форматирование текста, автозамены, запуска макросов и команд, предусмотренные для глобального применения, не будут выполняться, пока обычный шаблон не будет возвращен в одну из перечисленных папок. Кроме того, Word необходимо перезапустить.
^ Размещение компонентов Word.
Различные компоненты Word – стили, макросы, параметры страницы, элементы автотекста и автозамены, пользовательские установки команд – хранятся на уровне документов и шаблонов. Одни привязываются к уровню документов, другие - к уровню шаблонов, третьи могут храниться там и там.

Компоненты, располагающиеся на уровне шаблонов, делятся на 2 группы: одна всегда храниться только в обычном шаблоне или шаблонах, связанных с документом, другая может храниться в общих шаблонах.
Стили.
Когда создается документ, Word копирует стили из базового шаблона в документ, но связь между стилями шаблона и стилями документа не поддерживается: изменение стиля в документе сохраняются только в нем самом, но не связанном с ним шаблоне. Точно также изменение стилей в шаблоне не повлияет на созданный документ. И все же документ можно обновить, чтобы привести его стили в соответствии со стилями связанного шаблона.

Чтобы стили документа автоматически обновлялись в соответствии со стилями шаблона:

«Сервис\Шаблоны и надстройки».

Отметьте флажок «Автоматически обновлять стили».
^ Стили, используемые командой Автоформат.
Команда «Автоформат» может автоматически сформировать документ на основании анализа текста с применением стилей, скопированных в документ (первоначально стили берутся из шаблона, связанного с документом)

Если Word не может найти подходящий стиль в самом документе, он использует свои собственные встроенные стили для форматирования собственно текста документа, заголовков, маркированных списков и других элементов текста. Встроенные стили можно изменить.

Чтобы изменить встроенные стили:

«Формат\Стиль».

В списке «Стили» выберите стиль, который хотите изменить.

Щелкните кнопку «Изменить».

Измените стиль.
^ Библиотека стилей.
Увидеть, как меняется вид документа при изменении шаблона, поможет команда «Формат\Билиотека стилей». При выборе другого шаблона из библиотеки Word не связывает его с активным документом, а лишь копирует стили выбранного шаблона в документ. Шаблон, на котором основан данный документ, остается связанным с ним. Связать с документом другой шаблон можно командой «Сервис\Шаблоны и надстройки».

При копировании стилей выбранного шаблона в активный документ стили документа меняются следующим образом:

Стиль шаблона, имеющий то же имя, что и стиль документа, заменяет стиль документа. Форматирование соответствующих абзацев меняется в соответствии с новым определением стиля.

Стили шаблона, которых не было в документе, добавляется к документу.

Стили, уникальные для данного документа, не изменяются.
^ Параметры страницы по умолчанию
Параметры страницы по умолчанию – поля, размер и ориентация – хранятся в шаблоне. Все документы, создаваемые на базе данного шаблона, наследуют эти параметры по умолчанию. Все последующие изменения параметров страницы хранятся в документе и автоматически в шаблон не переносятся, но это можно сделать вручную.

Чтобы занести параметры страницы документа в связанный с ним шаблон:

«Файл\Параметры страницы».

Щелкните кнопку «По умолчанию» и затем кнопку «Да»

Параметры страницы будут приняты для всех документов, созданных на основе шаблона активного документа.
^ Элементы автотекста.
Элементы автотекста хранятся в шаблонах. Чтобы применять элементы автотекста во всех документах, сохраните их в обычном или в любом другом общем шаблоне, если же элементы автотекста предназначены только для документов того же типа, что и активный шаблон, сохраните их в шаблоне, связанном с активным документом.

Чтобы добавить элементы автотекста в общий шаблон или отредактировать их, придется открыть шаблон особым образом: общие шаблоны редактировать нельзя.

Чтобы открыть общий шаблон:

«файл открыть».

В поле «Тип файлов» выберите пункт «Шаблоны документов».

Выберите нужный шаблон двойным щелчком.

Чтобы выяснить, связан ли данный шаблон с каким-либо документом или является общим, в меню «Сервис» выберите пункт «Шаблоны и надстройки». Шаблон, указанный в поле «Шаблон документа», связан с документом, и его можно редактировать. В списке «Общие шаблоны и надстройки» перечислены общие шаблоны – они доступны только для чтения.
Макросы
С помощью макросов и шаблонов можно создавать специализированные версии Word для решения конкретной задачи или групп задач. Например, можно разработать группу макросов и шаблонов для автоматизации процесса создания формуляров для определенных корпоративных документов.

Макросы хранятся как в шаблонах, так и в документах. При создании новый макрос по умолчанию сохраняется в обычном шаблоне и доступен во всех документах, но можно выбрать шаблон, с которым должен быть связан данный макрос или сохранить его в активном документе. Чтобы сохранить новый макрос в любом шаблоне, кроме обычного шаблона, шаблон (или связанный с ним документ) должен быть активным. Если новый макрос создается для общего шаблона, откройте именно шаблон, а не связанный с ним документ (после связывания с документом общий шаблон доступен только для чтения).

Макросы либо пишутся на языке Visual Basic for Application либо создаются путем записи последовательности действий.

Чтобы создать новый макрос средствами VBA:

«Сервис\Макрос\Начать запись».

В поле «Имя» введите имя макроса.

В списке «Макросы из» выберите шаблон или документ, в котором будет храниться макрос, и щелкните кнопку «OK».

Чтобы остановить запись или закончить запись макроса Word открывает панель «^ Остановить запись».

Макросы можно написать на языке VBA.

Для копирования макроса из документа в шаблон и обратно служит организатор. Копирование макроса в документ и обратно особенно полезно, когда нужно распространить документ и макрос по электронной почте для рабочей группы. В этом случае Вы будете уверены, что документ и макрос не будут отделены друг от друга.

Чтобы скопировать макрос в документ или шаблон:

«Сервис\Шаблоны и надстройки».

Кнопка «Организатор» и в открывшемся диалоговом окне выберите вкладку «Макросы».

В списке «Шаблоны и документы» под левым окном панели выберите документ или шаблон, в котором находится нужный макрос. Если нужный документ или шаблон не открыт, щелкните кнопку «Закрыть файл». Кнопка изменит свое название на «Открыть файл», щелкните ее и выберите нужный файл.

В списке «имя файла» (имя документа или шаблона, выбранного в п. 3).

В списке «Шаблоны и документы» под правым окном панели выберите документ или шаблон, в котором находится нужный макрос.

Щелкните кнопку «Копировать».

Выбранные макросы будут скопированы из левого списка окна в правый список.

^ Панели инструментов, меню, и сочетание клавиш.
Настройка панелей инструментов, меню и сочетаний клавиш – мощный механизм адаптации Word к потребностям рабочей группы. Например, можно добавить часто используемые команды и параметры диалоговых окон на панель инструментов или в меню (или удалить оттуда редко применяемые элементы) Настройка панелей инструментов, меню и сочетаний клавиш можно хранить, как в шаблонах, так и документах.

Настройка панели инструментов:

«Сервис\Настройки\Панели инструментов».

Выберите панель, которую Вы хотите изменить или создать. Чтобы создать новую панель инструментов, щелкните кнопку «Создать», введите имя новой панели и выберите шаблон или документ, где будет храниться новая панель, щелкните кнопку «OK».

Откройте вкладку «Команды» и выберите нужную команду в списке «Категории».

В поле «Команды» выберите кнопку соответствующей команды и перетащите ее на панель.

Если Вы еще не выбрали шаблон или документ, где будет храниться новая панель, укажите его в поле «Сохранить в».




Настройка меню:

«Сервис\Настройки\Команды»

В строке меню Word щелкните пункт меню, который Вы хотите настроить или создать. Чтобы создать новое меню в списке «Категории», щелкните пункт «Новое меню» и перетащите элемент «Новое меню» из окна «Команды» на строку меню Word.

Чтобы присвоить имя новому меню, щелкните кнопку «Изменить выбранный объект» и введите имя в поле «Имя».

Чтобы изменить вид команды меню, выберите ее, щелкните кнопку «Изменить выбранный объект» и задайте значения параметров.

Чтобы добавить команды в меню, выберите категорию в списке «Категории». Выбрав команду в поле «Команды», перенесите ее в меню.

Чтобы удалить команду из меню, удалите ее из панели меню мышью.

В поле «Сохранить» выберите шаблон или документ, где будет храниться новое меню.




Настройка сочетаний клавиш:

«Сервис\Настройки\Клавиатура»

Выберите нужные объекты в списке «Категории» и в окне «Команды».

Щелкните кнопку «Назначить», нажмите новую комбинацию клавиш, которую Вы хотите присвоить выбранному объекту. Текущее назначение сочетаний клавиш для выбранного объекта отображается в окне «Текущее состояние клавиш».

В поле «Сохранить в» выберите шаблон или документ, где будет храниться новое сочетание клавиш.




Чтобы скопировать панель инструментов в документ или шаблон:

«Сервис\Шаблоны и надстройки».

Щелкните кнопку «Организатор». В открывшемся диалоговом окне, выберите вкладку «Панели».

В списке «Шаблоны и документы» под левым окном панели выберите документ или шаблон, в котором находится нужная панель. Если нужный документ или шаблон не открыт, щелкните кнопку «Закрыть файл». Кнопка изменит свое название на «Открыть файл», щелкните ее и выберите нужный файл.

В списке «Шаблоны и документы» под левым окном панели выберите документ или шаблон, в котором находится нужный макрос. Если нужный документ или шаблон не открыт, щелкните кнопку «Закрыть файл». Кнопка изменит свое название на «Открыть файл», щелкните ее и выберите нужный файл.

В списке «В имя файла» (имя документа или шаблона, выбранного в п. 3).

В списке «Шаблоны и документы» под правым окном панели выберите документ или шаблон, в котором находится нужная панель.

Щелкните кнопку «Копировать».

Выбранная панель будет скопирована из левого списка окна в правый список.
^ Элементы автозамены.
Элементы автозамены с форматированием, для которых установлен переключатель «Форматированный текст» на вкладке «Автозамена» диалогового окна с тем названием меню «Сервис», хранятся в обычном шаблоне. Все остальные элементы автозамены хранятся во внешнем файле, (он имеет расширение .ACL и находится в папке Windows), совместно используемом всеми приложениями Office. Пользователь работает с копией файла Mso97.ACL, которой присваивается имя ИмяПользователя.ACL
Мастера.
Мастер – это простой и удобный способ создания документов, поскольку при этом большую часть работы делает мастер. Фактически мастер это специализированный шаблон с макросами на языке Visual Basic. Имеет расширение .WIZ. Они также отличаются от обычных шаблонов и значением свойства Тип – Мастер, а не Шаблон. В отличие от шаблонов мастера не могут быть изменены.

В Word входят мастера для создания типовых документов и таблиц. Создаются мастера на языке Visual Basic. (Для этого нужен профессионал).
^ Настройка Word.
Все параметры, необходимые для работы Word, задаются по умолчанию программой Setup. По завершении установки их можно настроить как для одного пользователя, так и для рабочей группы или организации.

Существует несколько методов настройки ^ Word:

В диалоговом окне «Сервис\Параметры». -Параметры, заданные в этом окне хранятся в реестре.

В диалоговом окне «Сервис\Настройка». -Здесь можно настроить панели инструментов и меню, а также сочетание клавиш.

С помощью шаблона. Содержит настройки параметров, макросы, автотекст и изображения.

С помощью мастеров

С помощью папки запуска

При запуске Word открывает все документы, шаблоны и мастера, хранящиеся в папке запуска, заданной на вкладке «Расположение» диалогового окна «Параметры» меню «Сервис».
^ Разрешение конфликтов в Word.
Мы уже отмечали, что на документ могут влиять несколько шаблонов. Каждый документ имеет доступ к макросам, элементам автотекста, пользовательским командам и настройкам панелей инструментов, заданных в шаблоне, который связан с документом, а также в обычном и во всех общих шаблонах. Эти шаблоны могут определять макросы или параметры иначе, чем в шаблоне, связанное с документом - это может привести к конфликту.

Преимущество во всех подобных случаях имеют определения и параметры, которые находятся на ближайшем к документу уровне архитектуры. Исходя из этого принципа, Word при разрешении конфликтов использует следующий порядок приоритетов:

Шаблон активного документа.

Обычный шаблон

Дополнительные общие шаблоны

Надстройки – ‘это программы на C.

Уровень приложения

Если конфликтуют несколько общих шаблонов, Word отдает предпочтение шаблону, стоящему выше в списке шаблонов и надстроек диалогового окна Шаблоны и надстройки. Шаблоны из папки запуска Word стоят в этом списке первыми и обладают наивысшим приоритетом. Оставшаяся часть списка упорядочена по алфавиту.

Эффективная работа с Word. Запуск Word в Windows .
Для запуска Word в Windows выполните следующие действия.

Щелкните по кнопке «^ Пуск».

В появившемся меню выберите пункт «Программы».

В следующем меню щелкните на «Microsoft Word».

Другой способ запустить Word — открыть меню и щелкнуть на пункте «Создать документ Microsoft Office». Или же, если панель инструментов «Microsoft Office» высвечивается на экране вашего дисплея, щелкните на кнопке «Создать документ». Появится окно «Создать документ Office». В этом окне щелкните по кнопке «Общие» и затем дважды щелкните на пиктограмме «Новый документ».
Изучение окна Word.
Открыв Word, вы увидите окно пустого документа, в которое можно вводить текст. Прежде чем это делать нужно кое-что знать о различных элементах окна Word (Рис. 1). Описанные элементы Вы будете использовать при работе над документом.
Описание элементов окна Word:
^ Рабочая область: Здесь отображается документ, в который можно вводить текст и редактировать его. На рис. 1 показан пустой документ.

Строка меню: В этой строке выведены названия меню, которые предоставляют доступ к их командам.

^ Панели инструментов: Маленькие кнопки на панели инструментов позволяют выбрать часто встречающиеся команды с помощью щелчка мышью.

Строка состояния: Здесь Word показывает информацию о документе и состояние переключателей.

^ Полосы прокрутки: Можно щелкать мышью на полосе прокрутки для перемещения по документу.

Кнопка минимизации: Щелкайте по этой кнопке, чтобы временно свернуть окно Word. Затем щелкните по кнопке ^ Microsoft Word на панели задач внизу экрана, чтобы восстановить окно Word.

Кнопка закрытия: Используйте эту кнопку, чтобы закрыть окно Word (выйти из программы).

^ Кнопка восстановления: Щелкните на этой кнопке, чтобы окно Word заняло весь экран или определенную его часть.
Использование меню и панелей инструментов.
Команды Word вы найдете в меню, а большинство из них можно вызвать с помощью панелей инструментов. Для того чтобы выбрать команду меню, поступайте так:

Откройте меню, щелкнув на его названии в строке меню. Также вы можете открыть меню, нажав клавишу <Alt> и затем клавишу с подчеркнутой буквой в названии меню.

В открытом меню щелкните на нужном названии команды или нажмите клавишу, соответствующую букве, подчеркнутой в названии команды.



^ СТРОКА ЗАГОЛОВКА СТРОКА МЕНЮ СТАНДАРТНАЯ ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ

КНОПКА

ЗАКРЫТЬ






^ РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ


СТРОКА СОСТОЯНИЯ ГОРИЗОНТАЛЬНАЯ ПОЛОСА ПРОКРУТКИ ПАНЕЛЬ ЗАДАЧЬ



рис. 1 Окно MS Word

Вы можете использовать комбинацию клавиш, чтобы выполнить некоторые команды, не используя меню вообще. Эти клавиши записываются в меню справа от соответствующей команды.

При использовании панелей инструментов вы просто щелкаете мышью на нужной кнопке. На каждой кнопке есть картинка, которая поможет вам понять функцию кнопки. Можно вывести название этой функции, установив указатель мыши на кнопке и подождав несколько секунд. Word выведет описание функции рядом с кнопкой.

Нажмите ,чтобы активизировать средства справочной системы. Затем щелкните на любом элементе в окне Word, чтобы узнать о его назначении.
Ввод текста и перемещение по документу.
Word выводит мерцающую вертикальную линию в рабочей области своего окна, показывающую то место в документе, куда будет введен текст, и где можно вносить редакторскую правку. Не нужно нажимать клавишу <Enter> в конце строки — Word автоматически перейдет на новую строку, когда вы достигнете правого поля. Нажимайте <Enter> только тогда, когда хотите начать новый абзац. Если вы сделали ошибку, есть возможность исправить ее:

• Нажмите клавишу < Backspace >, чтобы удалить символы слева от курсора

• Нажмите клавишу < Delete >, чтобы удалить символы справа от курсора

Вы можете передвигать курсор, чтобы добавлять и редактировать текст в любой части документа. При необходимости переместит