Реферат: Учебное пособие для самостоятельной подготовки студентов Кафедра

.



Дисциплина "Информационные технологии управления"


Учебное пособие для самостоятельной подготовки студентов


Кафедра

экономики и менеджмента


С О Д Е Р Ж А Н И Е

1. Тематика лекций

Тема 1. Информационные технологии: основные понятия

Тема 2. Информационная модель офиса (предприятия)

Тема 3. Особенности разработки и реализации современных информационных технологий

Тема 4. Концепция электронного офиса

Тема 5. Системы управления базами данных

Тема 6. Введение в искусственный интеллект

Тема 7. Системы, основанные на знаниях

2. Темы практических занятий

3. Тема курсовой работы

4. Вопросы для тестирования

5. Перечень вопросов, выносимых на экзамен

6. Список рекомендованной литературы


ТЕМА №1

информационныЕ технологиИ:

Основные понятия

^ Основные понятия информационных технологий
Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Само понятие «технология» исполь­зовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изго­товления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия на управленческую деятельность и учитывая специфику информационных процессов, на которых она основывается, определим информационную технологию как систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обра­ботки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Информационные технологии в соответствии с различием ин­формационных процессов классифицируются на технологии:

сбора информации;

передачи информации;

накопления информации;

обработки информации;

хранения информации;

представления информации;

использования информации.

Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;

системы средств управления техническим комплексом (для вы­числительной техники это программные средства);

организационно-методического обеспечения, увязывающего ре­ализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Каждый конкретный информационный процесс может быть ре­ализован отдельной технологией с использованием своей техничес­кой базы, системы управления техническими средствами и органи­зационно-методического обеспечения. Но управленческая деятель­ность основана на реализации практически всех перечисленных ви­дов информационных технологий в соответствии с последовательно­стью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использо­вании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства ком­пьютерной техники.

В связи с этим очень часто под современными или новыми ин­формационными технологиями понимаются компьютерные инфор­мационные технологии.

^ Структура информационных технологий

Как уже отмечалось, современная информационная технология, основанная на компьютерной технике, предполагает наличие следу­ющих компонентов:

комплекс технических средств, базирующийся на компьютерах;

система программных средств, обеспечивающих функциониро­вание комплекса технических средств;

система организационно-методического обеспечения, увязыва­ющая использование технических средств и деятельность управлен­ческого персонала в рамках единого технологического процесса по реализации конкретной функции информационного обеспечения управленческой деятельности.

В составе комплекса технических средств обеспечения инфор­мационных технологий выделяют средства компьютерной техники и средства организационной техники.

Современные средства компьютерной техники могут быть клас­сифицированы следующим образом:

персональные компьютеры;

корпоративные компьютеры;

суперкомпьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вычислитель­ные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обес­печение деятельности одного рабочего места управленческого работ­ника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компью­теры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компью­теры Macintosh фирмы Apple. Интенсивное развитие современных информационных технологий связано именно с широким распрост­ранением с начала 80-х гг. персональных компьютеров, сочетающих относительную дешевизну с достаточно широкими для непрофесси­онального пользователя возможностями.

Корпоративные компьютеры (иногда называемые мини-ЭВМ или mainframe) представляют собой вычислительные системы, обес­печивающие совместную деятельность многих управленческих работ­ников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Это многопользователь­ские вычислительные системы, имеющие центральный блок с боль­шой вычислительной мощностью и значительными информацион­ными ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал, кла­виатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати). В принципе, в качестве рабочих мест, подсоеди­ненных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры. Область использо­вания корпоративных компьютеров — реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация различ­ных информационных систем, обслуживающих большое количество пользователей в рамках одной функции (биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов для оказания транспорт­ных услуг населению и т.п.).

Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные систе­мы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов и используются в военной и космичес­кой областях деятельности, в фундаментальных научных исследова­ниях, глобальном прогнозировании погоды.

Данная классификация достаточно условна, поскольку интен­сивное развитие технологий производства электронных компонен­тов и значительный прогресс в совершенствовании архитектуры ком­пьютеров и наиболее важных составляющих их элементов приводят к размыванию границ между указанными классами средств вычис­лительной техники.

Кроме того, рассмотренная классификация учитывает только автономное использование вычислительных систем. В настоящее время преобладает тенденция объединения разных вычислительных систем в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрировать информационно-вычислительные ресурсы для наибо­лее эффективной реализации информационных технологий.

Программные средства современных информационных техноло­гий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспече­ния деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

тестовые и диагностические программы;

антивирусные программы;

операционные системы;

командно-файловые процессоры (оболочки).

Тестовые и диагностические программы предназначены для про­верки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонен­тов программно-файловых систем и, возможно, устранения выяв­ленных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и, воз­можно, устранения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными про­граммными комплексами, выполняющими следующие основные функции:

тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вы­числительной системой.

Операционные системы классифицируются следующим образом:

однопользовательские однозадачные системы (MS-DOS, DR-DOS);

однопользовательские многозадачные системы (OS/2, Windows 95);

многопользовательские системы (системы семейства UNIX).

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислитель­ной системой на принципах, отличных от реализуемых операцион­ной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows версий до 3.11).

Прикладные программные средства обеспечения управленчес­кой деятельности классифицируются следующим образом:

системы подготовки текстовых документов;

системы обработки финансово-экономической информации;

системы управления базами данных;

личные информационные системы;

системы подготовки презентаций;

системы управления проектами;

экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

системы интеллектуального проектирования и совершенствова­ния систем управления;

прочие системы.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они включают в себя:

текстовые редакторы;

текстовые процессоры;

настольные издательские системы.

Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих раз­личные производственно-экономические и финансовые явления и объ­екты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают в себя:

универсальные табличные процессоры;

специализированные бухгалтерские программы;

специализированные банковские программы (внутрибанковских и межбанковских расчетов);

специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Системы управления базами данных предназначены для созда­ния, хранения и манипулирования массивами данных большого объ­ема. Разные системы этого класса различаются способами организа­ции хранения данных и обработки запросов на поиск информации, а также характером хранящихся в базе данных.

Личные информационные системы предназначены для инфор­мационного обслуживания рабочего места управленческого работ­ника и по существу выполняют функции секретаря. Они, в частно­сти, позволяют осуществлять:

планирование личного времени на различных временных уров­нях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятии;

ведение персональных или иных картотек с возможностью авто­матической выборки необходимой информации;

соединение по телефонным линиям с ведением журнала теле­фонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;

ведение персональных информационных блокнотов для хране­ния разнообразной личной информации.

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифи­цированной подготовки графических и текстовых материалов, ис­пользуемых в целях демонстрации на презентациях, деловых перего­ворах, конференциях. Для современных технологий подготовки пре­зентаций характерно подключение к традиционным графике и тек­сту таких форм информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипермедиатехнологий.

Системы управления проектами предназначены для планирова­ния и управления ресурсами различных видов (материальными, тех­ническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при ре­ализации сложных научно-исследовательских и проектно-строитель-ных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обес­печения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принци­пов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствова­ния управления предназначены для использования так называемых CASE-технологий (Computer Aid System Engineering), ориентирован­ных на автоматизированную разработку проектных решении по со­зданию и совершенствованию систем организационного управления.

Система организационно-методического обеспечения информа­ционных технологий включает в себя:

нормативно-методические материалы по подготовке и оформле­нию управленческих и иных документов в рамках конкретной функ­ции обеспечения управленческой деятельности;

инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации тех­нических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудо­вания;

инструктивные и нормативно-методические материалы по орга­низации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленче­ской деятельности.


ТЕМА № 2
^ Информационная модель ОФИСА (предприятия)

Общие положения

Для самых различных видов деятельности при всем их разнообразии можно вы­делить два основных типа задач, решаемых в каждом офисе:

работа с документами

управление работами, проектами

При этом для решения офисных задач применяется программное обеспече­ние двух видов:

^ Специализированные системы, предназначенные для решения относительно однородных задач при помощи определенных технологии: например, управления проектами, документооборотом и т. д., которые могут нуждать­ся в дополнительной настройке пользователем, например, Schedule+ 7.0, Outlook, Microsoft Project. Эти системы ориентированы на методы

Универсальные инструментальные средства для решения очень широкого круга задач независимо от их характера, например, входящие в Micro­soft Office приложения Word и Excel

^ Технология баз информации, общие задачи управления и способы их решения средствами пакета Microsoft Office, решаемых в офисе состоят из трех частей:

1. Основы делопроизводства (Lexicon,Word и Excel)

2. Планирование персональной деятельности (Schedule+ 7.0, Outlook)

3. Управление работами, проектами (Microsoft Project)


Технология баз информации

Основы делопроизводства (Lexicon,Word и Excel)

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Описа­ние основ работы с документами начнем с определения. Документом называ­ется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-либо предмете и позволяет персонифицировать автора или лицо, ут­вердившее документ (и во многих случаях — адресата). В 1924 г. была издана книга Поля Отле "Руководство к администрированию". Небольшая цитата:

"Документ — кристаллизованная мысль. Это материальное выражение ка­кого-либо факта или какой-либо идеи; это то материальное свидетельство, на которое опираются при утверждении факта или идеи. Слово "документ" имеет тот же корень, что доктрина и догма (doocere, doctum); в обычном словоупотреблении документ — это материальный носитель с зафиксиро­ванной на нем информацией.

Подобно тому, как фабрика вырабатывает продукты, административное управление создает документы. Разница однако в том, что в деятельности фабрики продукт является целью работы; в деятельности же администрации целью служит административное действие, которое при своем осуществле­нии должно сопровождаться документами, как бы воплощаясь в них."

Документы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo — "учу" или "извещаю") означало "доказательство", "свидетельство". В русском языке термин "документ" появился в XVIII в. Петр I перевел его как "письменное свидетельство".

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Помимо работы с отдельным документом исключительно важным вопросом является организация систе­мы делопроизводства. Понимая это, Петр I издал специальный указ о под­писании протоколов: "Объявить при съезде в Палате всем министрам,...чтоб они всякие дела, о которых советуют, записывали, и каждый бы министр своею рукой подписывал, что зело нужно, надобно, и без того отнюдь ника­кого дела не определяли..."

В 1720 г. был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. Приведем отрывок из «Гл. XVI. О принятии и распечатывании писем»: «Одним Президентам, когда они присутствуют, надлежит от его царского Ве­личества и от Сената в Коллегии присылаемые указы распечатывать, а дру­гие все из Провинций и из других Коллегий приходящие ведомости и пись­ма распечатывает, кто первый при Президенте, и потом оныя от Секретарей чтены бывают по содержанию».

А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 г. книге Н. Воронцова «^ Дело­производство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» 'можно прочесть: «§1. Делопроизводство в теоретическом значении есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам дело­вых бумаг».

К сожалению, в наше компьютерное время многие фирмы уделяют организации делопроизводства меньше внимания, чем она заслуживает. Первым и явным признаком плохой организации работы является почти постоянный поиск нужных документов и их авторов. На этом закончим небольшой ис­торический экскурс и к написанному в 1857 г. лишь добавим, что примене­ние компьютеров существенно повысило производительность изготовления документов и резко усилило возможности дезорганизации работы.

Основные вопросы сводятся к двум направлениям:

создание документов

организация делопроизводства

Классификация документов

Документ характеризуется содержанием и типом. Содержание документа определяет его автор с учетом выполняемой им работы, и в этом его воз­можности и инициатива, естественно, безграничны. Документы — это не только письма или собственно текстовые документы. Документ может включать в себя кроме текста таблицы, расчеты, графики, диаграммы и другой графический материал. К документам можно отнести презентации, базы данных и любые другие файлы при условии, если их содержание, оформление и защита отвечают предъявляемым требованиям.

Что же касается типов документов, то они могут быть систематизированы.

С точки зрения носителя: применяются как обычные бумажные документы (иногда их называют твердыми копиями), так и документы, созданные на компьютере и хранящиеся на магнитном носителе.

С точки зрения содержания: первичными будем называть такие документы, содержащие исходные данные, а сводными документами — такие, в которые вводятся данные из первичных документов.

В зависимости от разработчика внутренними будем называть такие документы, которые создаются для использования внутри организации, а внешними — до­кументы, поступающие из других организаций или высылаемые в другие организации. Такие документы могут отличаться как по оформлению, так и по требованиям к их содержанию.

Задачи делопроизводства

Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объ­единяемых понятием делопроизводства. Будем рассматривать основные ра­боты, выполняемые с документами:

создание документов

рассылка документов

хранение документов

обеспечение санкционированного доступа к документам

поиск нужных документов и их фрагментов

Требования к современному делопроизводству

и документообороту

Документ должен быть коротким, аккуратным, содер­жательным и понятным для адресата. Каждый документ должен быстро достичь адресата (иначе он просто не имеет смысла). Во многих случаях задача доставки документа возлагается на важный государственный орган — почту. Впрочем, от документа еще требу­ется, чтобы он всегда был кстати и в нужный момент его можно было быст­ро найти.

При работе с документом надо соблюдать определенные правила. Конечно, такие правила не могут быть сложными, но следует согласиться с тем, что такие правила должны быть, и их следует соблюдать. С этим тезисом никто не будет спорить, но к сожалению, в практике любой организации доста­точно досадных (и дорогостоящих) примеров невыполнения элементарных требований делопроизводства.

Не следует ожидать, что все служащие всегда будут предельно дисциплини­рованы и будут представлять собой ходячие пособия по делопроизводству. Но толковый служащий всегда должен знать, где можно получить ответ на свои вопросы.

Опыт показал, что даже в небольшом офисе правила делопроизводства долж­ны быть писаными. В самом деле, если требовать от подчиненных порядка в делах и ожидать такого порядка, то полагаться на коллективную память сво­их сотрудников не стоит. Лучше один раз потратить два часа на составление свода общих правил, чем постоянно огорчаться отсутствием нужных доку­ментов и "бестолковостью" сотрудников.

Что же надо отразить во внутренних правилах делопроизводства? Все преду­смотреть невозможно, но рекомендуется оговорить в этих правилах некие стандартные требования, например:

*Прежде всего — сам перечень дел, их обозначения и наименования

*Необходимо указать, кто персонально отвечает за каждое из дел и где эти дела должны храниться. Во избежание недоразумений следует для каж­дого дела установить необходимый перечень виз

*Следует установить, на каких компьютерах и в каких папках следует хра­нить файлы документов каждого дела

*Порядок работы над документом нужно регламентировать не всегда, но хорошая практика требует, чтобы на каждом компьютере для работы над текущими документами была выделена заранее оговоренная папка. Это очень пригодится, когда потребуется срочно найти файл в отсутствие его хозяина. Следует оговорить, что после утверждения документа его версии следует удалить во избежание недоразумений

*Период хранения документов и связанных с ними файлов также следует оговорить

*Целесообразно оговорить порядок временного изъятия документов из дел (например, хорошая практика требует, чтобы вместо изъятого документа вставлялся лист бумаги с указанием того, кто, когда и зачем вынул доку­мент из дела)

*Порядок регистрации документов и обязательность этой процедуры сле­дует обязательно оговорить. Обычно документы регистрируют, формируя номер документа из номера дела и собственно регистрационного номера, не забывая о дате регистрации

*Копия документа, хранящаяся в деле, как правило, должна иметь под­пись разработчика и все необходимые визы

*Особо следует оговорить порядок и сроки внутрифирменной рассылки документов, включая оперативные решения (решения и приказы руково­дителей, протоколы оперативных совещаний т. д.). Следует указать, кто несет за это ответственность

*В правилах делопроизводства рекомендуется оговорить перечень дейст­вий, которые обязательно должны документироваться при помощи актов установленной формы — педантизм такого рода не отвратит добросове­стного партнера и может предотвратить многие недоразумения, а глав­ное, злоупотребления

*К правилам делопроизводства полезно приложить образцы оформления типовых документов и, по мере накопления опыта, даже указать имена и расположение на дисках компьютеров соответствующих им файлов шаб­лонов типовых документов — это будет экономить время, дисциплиниро­вать персонал и способствовать формированию фирменного стиля рабо­ты с документами.

Делопроизводство и документооборот

с использованием систем электронных коммуникаций

Пересылку документов обычно доверяют почте. Но развитие компьютерных технологий за последние десятилетия привело к тому, что почта всех стран потеряла монополию на пересылку информации. Незначительное переоборудование любого компьютера позволяет сделать его мощным средством коммуникаций. Нам с вами важно понять, какие возможно­сти скрыты в системах электронных коммуникаций.

Есть два принципиально отличающихся друг от друга типа устройств элек­тронных коммуникаций. Хотя для пользователя разница между ними может быть совершенно незаметна, знать о них полезно.

*Первая группа предназначена для поддержки локальных сетей компьютеров, расстояние между которыми может измеряться от метров до километров. При этом каждый из входящих в локальную сеть компьютеров должен быть оборудован специальным электронным прибором — так называемой сетевой платой. Кроме того, все входящие в локальную сеть компьютеры обязатель­но должны быть связаны между собой специальным кабелем, потребуется и кое-какое дополнительное оборудование.

*Вторая группа устройств не нуждается в прокладке специальных кабельных сетей, она изначально ориентирована на использование стандартных теле­фонных каналов связи. Для применения такой технологии компьютер дол­жен быть оснащен специальным устройством — модемом и с помощью этого устройства подключен к телефонным каналам связи. При использовании модемов расстояние между компьютерами и их размещение уже не имеют значения — нужен только доступ к телефонным каналам связи. На этом принципе основана мировая компьютерная сеть Internet. Впрочем, необхо­димо понимать, что разработанное для Internet программное обеспечение можно с успехом использовать и в локальных сетях компьютеров в пределах одной фирмы (или даже одной комнаты), при этом сами компьютеры могут быть надежно изолированы от мировой компьютерной сети. Такую разно­видность сетей часто называют корпоративными сетями или сетями intranet. Это решение часто используют, поскольку программные средства Internet очень удобны и предоставляют большие возможности для совершенствова­ния.

При использовании любых средств электронных коммуникаций необходима установка на компьютер и специальная настройка программного обеспечения, которое настолько широко распространено, что входит в стандартную постав­ку операционной системы Windows 95. Обычно каждый пользователь легко осваивает такое программное обеспечение. Каждый компьютер и каждый пользователь (на одном компьютере могут быть зарегистрированы разные пользователи) в системе электронных коммуникаций должен получить свое уникальное имя — электронный адрес. Хотя принципы формирования адресов электронной почты зависят от применяемого программного обеспечения и некоторых тонкостей подключения, зная такое имя, можно послать сообще­ние на нужный компьютер из любой точки мира (впрочем, на размеры и спо­собы представления информации в сообщениях могут быть определенные ог­раничения, но они еще никому не помешали обмениваться информацией).

Часто при работе с электронными коммуникациями используют так назы­ваемый режим on-line, при котором каждый пользователь напрямую под­ключается к информационному пространству. Работая в таком режиме, пользователю достаточно знать нужные ему адреса электронной почты или хотя бы только те ключевые слова или понятия, которые его интересуют. Адреса электронной почты позволяют связаться с нужным абонентом, а ключевые слова позволяют быстро проводить электронный поиск всех раз­мещенных в информационном пространстве материалов, связанных с ними.

Впрочем, для того чтобы перейти из режима on-line в режим электронных коммуникаций off-line, достаточно выбрать нужную команду или нажать нужную кнопку инструментальной панели. Режим off-line позволяет выпол­нять направленный обмен сообщениями с нужными абонентами или с группами нужных абонентов и несмотря на ограниченные возможности бо­лее экономичен по сравнению с режимом on-line.

При использовании любых средств электронных коммуникаций владелец компьютера получает возможность пересылки сообщений на известный ему адрес электронной почты. Занимает такая пересылка считанные минуты для межконтинентальных расстояний (настоящей почте такая скорость недос­тупна, при том, что сообщение оказывается на нужном компьютере, и за ним никуда не надо ходить или ездить) при весьма невысокой цене.

Что же может быть в таком сообщении? Прежде всего, это может быть дей­ствительно текстовое сообщение любого содержания. Очень примечательно, что к любому сообщению может быть присоединен любой файл. Этот файл действительно пересылается вместе с сообщением, но в тексте сообщения он представлен так называемой пиктограммой — символическим обозначе­нием файла, снабженным именем этого файла. Система электронных ком­муникаций может ничего не знать о содержании и структуре присоединенного файла — важно, чтобы ваш адресат знал, какой программой следует обработать присоединенный к сообщению файл. В большинстве случаев ад­ресату достаточно установить курсор на пиктограмму файла и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Впрочем, в тексте сообщения может со­держаться соответствующее указание, а пересылка и расшифровка собствен­но сообщений — дело системы электронных коммуникаций.

Для делопроизводства принципиально важно, что при помощи систем элек­тронных коммуникаций можно пересылать текстовые сообщения и присое­диненные файлы произвольного вида (включая файлы факсимильных изо­бражений документов). Факсимильное изображение документа (со всеми подписями и печатями, а также другими реквизитами) может быть превра­щено в файл при помощи специального устройства для ввода произвольных изображений в компьютер — сканера и предназначенного для работы с та­ким устройством программного обеспечения. Хотя стоимость сканера нуж­ного качества составляет уже несколько сот долларов, факсимильное изо­бражение документа может быть распечатано адресатом в любой точке земного шара на высококачественном принтере именно в том виде, какой имел оригинальный документ (включая подписи и печати) уже через не­сколько минут после его отправки.

Поэтому правила делопроизводства должны оговаривать, какие документы и каким адресатам должны пересы­латься в виде текстовых сообщений (такие сообщения обычно не имеют факси­мильной подписи) с использованием систем электронных коммуникаций с тем, чтобы исключить возможность некомпетентных решений или злоупотреблений.

Корпоративные системы документооборота

Строго говоря, любой документ может быть представлен в виде файла. А манипулирование файлами, их обработка и пересылка — это как раз то, что компьютеры умеют делать лучше всего. Поэтому логика развития событий, конкуренция и человеческий гений быстро доби­лись того, что теперь документ можно сформировать, согласовать, подписать, переслать и прочитать без вывода его на бумагу. Так как компьютер ничего не забывает, ничего не теряет и ничего не путает, а стоимость хранения инфор­мации в нем быстро снижается, оказалось эффективным доверить компьюте­рам все документы фирмы полностью.

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникнове­нию корпоративных систем документооборота. Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, осна­щенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет де­лать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизвод­ства и документооборота и включает в себя принципиально новые возможно­сти, доступные только компьютерам. Это значит, что в рамках такой системы компьютеры для пользы дела объединяют все свои лучшие умения.

Например, в такой системе документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его опреде­ленным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится любой документ и просмотреть свя­занные с документом заметки своих сотрудников. Можно создать типовой документ (входящий или исходящий) и описать порядок его обработки и пра­ва участников такого процесса, которые будут автоматически выдерживаться строго и точно. Причем документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен об­работать компьютер. Примером статического изображения может быть, на­пример, чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия или сооружения. Динамическое изображение может представлять собой простей­шую рекламную презентацию или даже настоящий видеофильм. Напомним, что корпоративная система документооборота нечувствительна к расстояниям и позволяет в рамках единой системы по единым правилам работать во всех филиалах фирмы (включая, например, австралийское и магаданское отделе­ния) так, как будто все сидят в соседних комнатах. Причем работа будет вы­полняться в режиме реального времени, т. е. для пересылки документа за ты­сячи километров достаточны считанные минуты.

Конечно, корпоративная система документооборота является недешевым удо­вольствием. Но сколько может в живом деле стоить потерянный или непра­вильно обработанный документ, сколько может стоить своевременная и точ­ная информация? Иногда это вопрос выживания фирмы. Кроме того, не будем забывать, что снижение стоимости компьютерной обработки и хране­ния информации в памяти компьютера — один из самых динамичных пози­тивных процессов в истории человечества.

Можно упомянуть несколько заслуживающих внимания видов программного обеспечения корпоративных систем документооборота, но бесспорным лиде­ром на этом рынке является система Lotus Notes и широкий спектр систем и программных продуктов, построенных на характерных для нее решениях. Это именно спектр программных систем и решений, разбираться в возможностях которых придется с участием дилеров и экспертов с учетом запросов конкрет­ной фирмы. Важно представлять себе, что в настоящее время технологии Lotus Notes включают в себя как средства разработки приложений (программ) для распределенных (многокомпьютерных) вычислительных сред, так и уже готовые программные продукты для управления корпоративным документо­оборотом.

Примером (не единственным) программного продукта, построенного на тех­нологиях Lotus Notes и обеспечивающего поддержку корпоративного доку­ментооборота, является Domino.Doc.

Domino.Doc имеет очень широкие возможности для создания и управления документами в распределенной вычислительной среде, обеспечивая характер­ную для современных промышленных решений надежность и включая сле­дующие функции:

*Разработку документов при помощи любых программных продуктов Windows

*Поддержку коллективной работы над документами

*Регистрацию входящих и исходящих документов

*Поддержку в виде документов любых данных, которые могут быть сохра­нены в электронной форме

*Сохранение версий документов

*Полномасштабные средства текстового поиска и получения документов

*Создание типовых документов

*