Реферат: Здесь будет представлено только краткое описание широкого круга аспектов любой системы осуществления закупок

Процедуры заказов и информационные потоки

ПРОЦЕДУРЫ ЗАКАЗОВ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ

ЧАСТЬ I. ПРОЦЕДУРЫ ЗАКАЗОВ

ЭТАПЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЗАКУПОК

Здесь будет представлено только краткое описание широкого круга аспектов любой системы осуществления закупок. Несмотря на то, что многие из этих действий по осуществлению закупок могут быть компьютеризованы, многие компании по-прежнему совершают их вручную. О компьютеризованных системах закупок речь пойдет во второй части данной главы.

Важными этапами закупок являются следующие:

Определение потребности

Заявка на закупку. Управление потоком срочных заказов. Управление потоком малых заказов. Чек заказа на закупку. Корпоративные карты на закупку.

Описание потребности с точным определением нужных характерис­тик и количества товаров или услуг

Единообразие терминов. Процедура обработки заявок. Общие и открытые заказы. Системные контракты

Определение и анализ возможных источников снабжения

Определение цены и условий

Подготовка и размещение заказа на закупку

Форма заказов на покупку и на продажу. Типичные общие условия, включаемые в заказ на закупку. Обработка заказа на закупку. Гарантированный контракт

Контроль выполнения заказа и/или экспедирование

Получение и проверка товаров

Цели контроля сырья и материалов. Процедура получения сырья. Когда следует приостановить оплату счета до получения сырья. Когда следует оплатить счет до получения сырья. Оплата с помощью компьютера

Обработка счета и оплата

Учет

^ ЭТАП 1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ

Заявка на закупку

Любая закупка начинается с определения потребности, существующей в компании. Служащий, отвечающий за данный вид деятельности, должен знать, каковы индивидуальные потребности подразделения - что, сколько и когда необходимо. Имея такую информацию, зачастую можно получить сырье со склада. Иногда такие потребности удовлетворяются перемещением из­бытка товара из другого подразделения. Рано или поздно, конечно, может возникнуть необходимость и в покупке новых товаров. Чаще всего потребность в закупках возникает в производственных или других отделах, использующих сырье. Заявки на приобретение офисного оборудования дол­жны поступать от управляющего офисом или контролера компании. Ряд заявок поступает от отдела продаж, или рекламного отдела, или исследова­тельских лабораторий. Часто специальные формы заявок называют их ис­точник; там, где это не принципиально, для каждого отдела снабжения мо­гут применяться отличительные номера кодов. Типичная форма заявки пред­ставлена на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Заявка па закупку
^ Заявка на закупку
Отдел, подавший заявку ______________________ № ________

Бюджетный счет ____________________________ Дата ________

Требуемое количество

Наименование изделия

Описание
























































Дата поставки ______________

В случае проблем уведомить __________________________________

Инструкции по специальной доставке _________________________

^ Подпись уполномоченного лица

Инструкции. Составить в 2-х экземплярах. Один экземпляр – в отдел закупок, второй экземпляр – хранить в отделе, подавшем заявку.



Отдел снабжения отвечает за удовлетворение потребностей отделов, использующих сырье. Управляющий снабжением должен следить не толь­ко за тем, чтобы потребности были как можно более стандартными по характеру, но и за тем, чтобы предвидеть потребность и исключить чрез­мерное количество "срочных" заявок. Поскольку отдел снабжения в кур­се тенденций цены и общих условий рынка, заблаговременное размеще­ние заявок может быть важным условием защиты от нехватки сырья или роста цен на него. Участие отдела закупок и раннее привлечение постав­щика, часто в качестве членов команды по разработке новой продукции, обеспечивает получение информации, которая может привести к сокра­щению расходов, более быстрому проведению маркетинга и большей кон­курентоспособности.

^ Управление потоком срочных заказов

Поскольку лучшая возможность выиграть в стоимости реализуется на стадии определения потребности (разработки концепции производства и проекта), то управляющий снабжением и поставщик могут внести больший вклад именно на этой стадии, а не позднее, на стадии процесса приобре­тения.

Экстренные и срочные заказы

Часто чрезмерно большое количество за­явок на покупку может иметь пометку «срочно». Срочных заявок трудно избежать; и экстренные случаи оправдывают их использование. Резкие изменения в стиле или оформлении и неожиданные перемены в рыночных условиях могут свести к минимуму любое тщательно планируемое распи­сание поставок сырья. Очевидно, что перебои в снабжении неизбежны.

Неоправданные срочные заказы

Однако существуют и такие срочные заказы, затраты на которые не могут быть оправда­ны. Лишние срочные заказы возникают в связи со следующими причинами:

ошибочными результатами контроля уровня запаса,

неэффективным планированием производства и бюджетированием,

неспособностью отдела снабжения доставить сырье пользователю к нужному времени и

негативной практикой помечать заказы словом "срочно".

Независимо от причины такие заказы дорого об­ходятся. Рост расходов возникает частично из-за увеличения возможности ошибок, когда на служащих оказывается давление при выполнении работы. Экстренные заказы также накладывают дополнительные трудности на про­давца, и это прямо или косвенно отражается на цене, которую платит поку­патель.

Что нужно сделать для того, чтобы уменьшить количество проблем? При чрезмерном количестве срочных заказов, которые в действительности не являются экстренными, решение проблемы - это вопрос обучения не­посредственно процедуре снабжения. Например, в одной компании отдел, который предоставил срочную заявку, должен объяснить причину срочной потребности и получить одобрение заявки. Далее, даже после того как за­явка будет одобрена, все дополнительные расходы будут начисляться на отдел, которому требуется это сырье. Результатом становится существен­ное снижение количества срочных заказов.

^ Управление потоком малых заказов

Закон Парето. Проблема каждой компании - малые заказы. Большинство заказов соответствует закону Парето, который гласит, что около 70% всех заказов составляют заказы на сумму только 10% общей суммы заказов. Когда компании анализируют свои закупки, многие из них, как, например, компания Scott Paper, отмечают, что 90% объема всех закупок отвечает за 10% затрат. В компании Scott Paper из этих 90% 65% приходятся на закупку товаров для ремонта и содержания, 28% составляют общие и административные затраты, с объемом закупки в среднем на сумму $700.' Многие компании тратят столько же средств на обработку покупки на сумму $500, как на покупку на сумму $5000. Одной из важных проблем является вопрос, насколько оправданы затраты на системы, призванные обрабатывать малые заказы, в сравнении со стоимостью самих заказов. Поскольку отсутствие малого заказа может создать ситуацию, намного превосходящую по серьезности долларовую стоимость этого предмета, то при­нятие решения о покупке данного предмета обычно является первостепен­ной задачей, которую необходимо решить.

Обработка малых заказов. Существует много подходов, используемых в работе с малыми заказа­ми. Обычно эти подходы заключаются в упрощении или автоматизации процесса или консолидации закупок для сокращения временного цикла при­обретения (времени от определения потребности до оплаты), сокращения административных расходов и освобождения времени покупателя для со­вершения более ценных или более срочных закупок. Ниже следует ряд примеров:

Если проблема заключена в отделе, потребляющем сырье, то для увеличения стандартных заказов можно просто прибегнуть к обуче­нию служащих.

Другая возможность для отдела снабжения заключается в том, чтобы накапливать малые заказы до тех пор, пока не наберется достаточное количество таких заказов на приемлемую сумму.

Составить календарь закупок, выделив конкретные дни для приобре­тения товаров с тем, чтобы все заказы на данный товар выполнялись в один день. Календарь может быть также составлен таким образом, чтобы все закупки у поставщика конкретного вида товаров осуществлялись в один день.

Использовать концепцию "закупок без хранения на складе" или "системных контрактов". Наиболее широко она применяется при покупке товаров для ремонта и содержания.

Внутренним клиентам предоставляется кредитная карта для закупок непосредственно у конкретных поставщиков.

Отдел закупок составляет общие заказы, куда внутренние клиенты компании вносят свои отдельные заказы; поставщики выставляют итоговый счет.

С основными поставщиками действует система электронных заку­пок, при которой выставление заказов и их обновление происходит автоматически.

Уровни полномочий и практика тендеров корректируются, при раз­мещении заказов применяются телефон и факс.

Для обеспечения поставок различных видов товаров используется интеграция поставщиков.

Заказы с низкой стоимостью размещаются у третьей стороны.

Применяется оплата без чека (самостоятельная выписка чека) или пустой чек высылается вместе с заказом.

Заказчики непосредственно сами размещают заказ.

^ Чек заказа на закупку

Этот недавно возникший способ решения проблем с малыми заказами часто называется "чек заказа на закупку" ("Purchase Order Draft") или система POD, или чековая система Кайзера, при которой поставщику высылается чек вместе с заказом на закупку (см. рис. 3-2).

^ Рис. 3-2. Чек заказа на покупку
















Заказ на закупку

№

X 00057















^ Заказ на закупку с оплатой наличными
Округ Марикопа. Отдел по управлению сырьем муниципального округа штата Аризона 320. Линкольн. Феникс, Аризона 85003

^ См. прилагаемые инструкции

Дата

Номер договора

Продавец

Инструкции по доставке:

Кому:

Дата доставки:

№

Инв.

номер

Описание

Кол-во и название изделия

Цена

изделия

Общая стоимость



















ВАЖНО

Все неточности дол­жны быть уточнены в отделе управления сырьем (до заполнения бланка)

Скидка %

–

Итого: Налог:

+

Покупатель

Всего




Этот раздел заполняет продавец

№

Кол-во

Цена

Всего

Казначей муниципального округа Марикопа, Феникс, Аризона.

Заказ с оплатой наличными.

Действителен в течение 90 дней

№

X 00057





































Инвойс №

Скидка %




Заплатить предъявителю не более $500




Налог













Всего




Подпись уполномоченного лица

Подпись уполномоченного лица




Источник: Отдел управления сырьем муниципального округа штата Аризона

Когда закупленные товары отгружены, поставщик проставляет в чеке сумму, на которую осуществлена закупка, и получает эти деньги. Эта система обладает рядом внутренних элементов безопасности: сумма чека может быть депонирована только на счет поставщика; средства по чеку могут быть депонированы в течение определенного периода времени (обыч­но в течение 60-90 дней) и чек (в действительности, это банковский чек) имеет пометку "на сумму, не превышающую $1000". Таким образом, мак­симальный лимит на закупку особых товаров компании установлен в сумме не свыше $1000, но некоторые компании могут опустить эту планку и до $500, в то время как другие поднимают до $5000. При таких ограничениях риск для покупателя незначителен.

Преимущества чека заказа на закупку. Он сокращает бюрократию при осуществлении закупок на малую сум­му; экономит средства на почтовых отправлениях, поскольку чек отправля­ется в том же самом конверте, что и заказ на закупку; экономит средства на покупку конвертов; покупатель может оговорить скидку на большую сумму при инкассировании чека на условии немедленной оплаты; экономит время (и количество служащих) при работе со счетами к оплате. Но, воз­можно, главное преимущество в том, что система требует полной отгрузки товара, и поставщик уведомляется либо с помощью заказа на закупку, либо с помощью прилагаемой инструкции, о том, что сумма считается закрытой, и поставщик получает деньги на сумму реально отгруженного товара.

Таким образом, у поставщика есть реальный стимул отгрузить товар, полностью выполнив заказ - и большинство так и делают, - поскольку оплата производится немедленно за отгруженные товары. Это также сокра­щает число докладов о получении товара, приеме на склад и оплате.

^ Корпоративные карты на закупку

Корпоративные карты на закупку товаров - это кредитные карты, которые выпускаются для внутренних клиентов (пользователей) в компании-покупателе. Карты на поставку в основном применяются для сокращения административных расходов и временного цикла закупок на малую сумму. Владельцам карт предоставляется лимит денежных средств и список предпочтительных поставщиков, с которыми отдел закупок уже провел переговоры по вопросам цены и условий поста­вок. Карты на закупку автоматизируют многие аспекты системы закупок, исключая заказы на закупку и индивидуальные счета и обеспечивая постав­щиков возможностью оплаты в течение 2-3 дней вместо более чем 30 дней при обычной системе закупок. Путем перемещения деятельности по осуществлению сделки в потребляющий сырье отдел достигается сокраще­ние временного цикла закупок и, таким образом, стоимости обработки сдел­ки. Покупатели (кредиторы) освобождаются от ежедневной оплаты закупок малой стоимости и могут сосредоточиться на закупках большей стоимости и вопросах управления снабжением.

Особенности применения карт на поставку. Очевидные риски от использования карт на закупку – это:

потеря контроля;

ограниченное количество поставщиков;

неадекватный учет.

Руководство компании, как правило, требует гарантии того, что карты бу­дут предоставлены только уполномоченным лицам, и только соответствую­щие закупки будут осуществлены от предпочтительных поставщиков. Ком­пании, выпускающие карты, учредили формы контроля, которые:

опре­деляют в пункте продажи, соответствует ли закупка предварительно установленным лимитам средств на карте;

ограничивают число сделок за день;

ограничивают стоимость одной сделки;

определяют, вхо­дит ли данный поставщик в список предпочтительных.

Несмотря на то, что прием кредитных карт в розничной торговле распространен по всему миру. поставщики промышленного сырья не спешили принимать данную практи­ку. Но возможность быстрой оплаты и возрастание объема закупок приво­дят к более широкому пониманию преимуществ программ со стороны по­ставщиков промышленного сырья. Вызывают озабоченность два главней­ших вопроса контроля закупок и соответствия стандартам:

как контролировать уплату налога с продаж?

как контролировать отчет­ность поставщиков услуг налоговым стандартам?

^ ЭТАП 2. ТОЧНОЕ ОПИСАНИЕ ТРЕБУЕМОГО ТОВАРА ИЛИ УСЛУГИ

Ни один снабженец не будет заниматься закупкой, не зная точно, что необходимо для отделов-потребителей сырья. По этой причине важно иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запра­шиваются. Отдел закупок и отдел-потребитель сырья, или команда с пере­крестными функциями по поиску источников снабжения, разделяют ответ­ственность за точное описание нужного товара или услуги.

Покупатель должен пересмотреть спецификации, если можно предло­жить лучшую модификацию товара. Иногда наблюдается дефицит требуе­мого товара, и его заменитель в этом случае будет единственной обосно­ванной альтернативой. Поскольку условия фьючерсных рынков играют та­кую важную роль, то имеет смысл достичь высокой степени взаимодействия между отделом закупки и отделом спецификации на ранней стадии опреде­ления потребности. В лучшем случае неточное описание товара может обер­нуться потерей времени; в худшем случае оно может иметь серьезные фи­нансовые последствия и вызвать сбой в снабжении, конфликты, лишить возможности улучшения продукта или услуги и потерю уважения и дове­рия поставщика.

Поскольку отдел закупок - это последний отдел, который рассматривает спецификацию товара, прежде чем она будет отправлена поставщику, необ­ходимость в окончательной проверке очевидна. Такая проверка будет невоз­можна, если персонал отдела закупок незнаком с требуемым продуктом или услугой. Любые вопросы относительно точности описания приобретаемого продукта должны быть адресованы снова покупателю или команде по поис­ку источников снабжения; они не должны решаться в одностороннем порядке отделом снабжения.

^ Единообразие терминов

Общий каталог закупаемых товаров и услуг. Термины, используемые при описании нужных предметов или услуг, должны быть едиными. Важность единой терминологии трудно переоце­нить. Наиболее эффективным способом обеспечения такого единства явля­ется наличие в отделе снабжения списка постоянно закупаемых предметов. Такие списки можно хранить различными путями. Некоторые компании считают нужным иметь общий каталог, в котором есть список всех исполь­зуемых товаров, и каталог складских товаров, который содержит список всех товаров, составляющих запас. Такие каталоги могут храниться в виде списков, на карточках или в электронном виде. Если такие каталоги пра­вильно составлены и должным образом ведут учет, то они могут обеспе­чить единство описания. Они также способствуют ведению правильного бухучета и процедуре хранения на складе. Однако для того, чтобы прино­сить реальную пользу, такие каталоги должны вестись и обновляться са­мым тщательным образом.

В форму заявки на закупку должна быть включена следующая инфор­мация (см. рис. 2.1): дата; идентификационный номер; отдел, подавший заявку; номер счета; полное описание требуемого сырья и его количества; дата, к которой необходимо сырье; особые инструкции по отгрузке; подпись уполномоченного лица, подавшего заявку. Некоторые компании в форме заявки оставляют место для "Предполо­жительного поставщика" и "Предположительной цены".

Количество заявок на закупку. Необходимы, по крайней мере, два экзем­пляра заявки: оригинал, который отсылается в отдел снабжения, и копия, которая останется в отделе, представившем заявку. Общей практикой явля­ется указывать в заявке только один вид товара, особенно стандартного. В случае закупки особых видов товаров, таких, например, как водопровод­ные колена, несколько видов товаров могут включаться в одну заявку, но с учетом их доставки в одно и то же время. Это упрощает ведение учета, поскольку нестандартные товары покупаются у различных поставщиков, предполагают различные сроки поставки и требуют отдельных заявок на закупку и их обработку. Если речь заходит о компаниях с компьютеризиро­ванной системой планирования потребностей в сырье (MRP), заявки будут автоматически создаваться компьютером.

Для отдела закупок важно установить, кто обладает полномочиями на предоставление заявок. Ни при каких обстоятельствах отдел закупок не дол­жен принимать заявки от кого-либо, кроме специально уполномоченных лиц. Также важно и то, что весь персонал отдела продаж знает, что заявка не является заказом.

Все заявки необходимо тщательно проверить, прежде чем предприни­мать какие-либо действия. Запрашиваемое количество должно быть осно­вано на потребности и на принципах экономной закупки. Нужная дата по­ставки должна допускать достаточное время для обеспечения, при необхо­димости, ценами и образцами, на выполнение заявки и получение товара. Если предоставляется недостаточное время и дата поставки может приве­сти к дополнительным расходам, то на это немедленно должно быть обра­щено внимание отдела, предоставившего заявку.

^ Процедура обработки заявок

Процедура обработки заявки после ее получения в отделе закупок до­статочно важна, поэтому приведем здесь стандартный пример обработки заявки.

Заявка на поставку по контракту и вне контракта. После отметки о времени получения, соответствующая карточка спецификации прилагается к каждой индивидуальной заявке. Затем покупатель помечает все контрактные по­ставки, проставляя на заявке слово "контракт", название компании, у кото­рой будет размещен данный заказ, цену, условия, пункт доставки на усло­виях FOB, общую стоимость и дату оплаты, для информации контролера. Затем готовится заказ на закупку, тщательно сверяется с карточкой специ­фикации, ценой, условиями и т. д., прежде чем в итоге он будет почтой или факсом отправлен выбранному поставщику.

Когда запрашиваемые товары – вне рамок контракта, то запросы коти­ровок (RFQ) будут отправлены на стандартных бланках, предназначенных для этих целей. Стандартные формы запросов подготавливаются, проверя­ются, подписываются и отправляются почтой или факсом потенциальным поставщикам. Когда от поставщиков получены предложения, они заносятся на лист оферт и покупатель определяет поставщика, у которого он будет покупать. Затем подготавливается заказ на закупку и размещается у выбранного по­ставщика.

Применение многоразовой заявки. Для снижения расходов некоторые ком­пании, обрабатывающие закупки вручную, решили использовать так назы­ваемые многоразовые заявки для периодических закупок сырья и стандарт­ных изделий. Многоразовая заявка – это форма, используемая в тех случа­ях, когда конкретный товар должен повторно закупаться для данного отдела.

Многоразовая заявка содержит полное описание товара и высылается в отдел закупок, когда необходимо повторное обеспечение этим товаром с обозначением нужного количества и даты поставки. Отдел закупок составляет заказ на закупку (PO-purchase order), вводит данные о поставщике, цену и номер заказа в многоразовую карточку-заявку и отправляет ее обратно в отдел, приславший заявку. Там данные с карточки вводятся в файлы и хранятся до возникновения потребности в данном товаре вновь. По такой карточке-заявке можно осуществить от 24 до 36 закупок.

Использование многоразовой карточки-заявки не требует копирования повторяющихся данных и заменяет от 24 до 36 отдельных заявок на закупку, устраняя бюрократию и экономя время. С помощью такой карточки ведется полная и общая история закупок и используется единая форма учета. Когда сырье или комплектующие заказаны с помощью такой многоразовой заявки, служащий отдела контроля уровня запаса заносит дату, требуемую дату доставки, название отдела, для которого сделан заказ, и объем заказа, и, прежде чем отправить заявку в отдел закупок, он получает подпись уполномоченного лица. При использовании компьютеризованной системы контроля уровня запаса большая часть этой работы будет сделана автоматически компьютером. Выбрав поставщика, покупатель вводит его кодовый номер, объем заказа, нужную дату поставки, цену за изделие, его название, дату и возвращает карточку-заявку в отдел, приславший ее, или отдел контроля (после того как составлен заказ на закупку), где она хранит­ся до возникновения потребности в товаре вновь.

Применение спецификации материалов (Bill of Materials Requisition). Спецификации материалов (В/М) является своего рода альтернативой одноразовым и многоразовым заявкам. Она применяется компаниями, которые довольно продолжительное время производят стандартный товар, в качестве быстрого способа уведомления отдела закупок о потребностях производства. Список комплектующих должен включать общее количество или объем с учетом допустимой доли отходов, комплектующих и материалов для изготовления конечной продук­ции.

Например, отдел планирования производства уведомляет отдел закупок, что он спланировал на следующий месяц производство 18 000 тостеров данной модели. Отдел закупок составляет спецификацию (обычно с помощью компьютеризиро­ванной системы), умножает ее на 18 000 для определения общего количества материала, требуемого для выполнения плана производства в следующем месяце. Сравнение этих цифр с объемом сырья, имеющегося в запасе, даст отделу закупок цифры объема сырья, которое необходимо закупить.

В компании, в которой разработана полностью интегрированная компью­терная система контроля уровня запаса, при которой долгосрочные согла­шения, содержащие информацию о поставщике и ценообразовании, введе­ны в базу данных, компьютер выдаст объем заказа, необходимого для за­купки. Использование системы спецификации материала является средством упрощения процесса закупок, позволяющим обработать большое количе­ство необходимых товаров.

^ Общие и открытые заказы

Стоимость размещения и обработки заказов можно сократить, когда условия позволяют использовать общие заказы или открытые заказы:

^ Общий заказ обычно включаются различные товары.

Открытый заказ допускает внесение дополнительных пунктов или продление срока его выполнения.

С их помощью могут закупаться предметы для ремонта и содержания, обычно используемые в больших объемах и поэтому регулярно закупаемые на протяжении нескольких ме­сяцев.

Все сроки и условия, связанные с закупкой запланированного количе­ства товаров в течение какого-либо периода времени, оговариваются и вклю­чаются в первоначальный заказ. Далее заявки на специфический объем то­вара составляются отдельно. В некоторых случаях возможно связать подго­товку заявок с процедурой планирования производства и направить их в отдел закупок для передачи поставщику или из отдела планирования про­изводства прямо поставщику.

Зачастую заказ открытого типа действует в течение года, а изменения в разработке сырья, его спецификации или усло­виях, влияющих на цену или доставку, приводят к новым переговорам. На рис. 3.3 показана форма, используемая для оформления общего заказа.

Рис. 3.3. Форма общего заказа
Raytheon
Raytheon Company Sorenaen Operation South Norwattt, Conn

Номер заказа должен быть на всех документах и отправлениях

N заявки

Ком затребовано

Изделие

Дата представления

N заказа на покупку N заявки




Отправить через

Номер счета

Отправить материал по вышеуказанному адресу, если не предоставлен другой

№ заказа производственного

Материал доставить в

Получено

Изделие

Заказанное кол-во

Описание

№ партии

Чистая стоимость изделия

Дата

Кол-во
























































































Условия и сроки общего заказа принимаются




Всего




Источник: Raytheon Company

^ Системные контракты, или Покупка без создания запаса

Системные кон­тракты, или покупка без создания запаса – более сложное сочетание функ­ций по оформлению заказа и созданию запаса, чем общие заказы. Систем­ные контракты отличаются тем, что они:

основаны на периодической процедуре оплаты;

позволяют служащим, не связанным с закупками, размещать заказы на отпуск товаров;

позволяют применять специальные каталоги;

требуют от поставщиков под­держания минимального уровня запаса, но обычно не уточняют общий объем товаров по контракту, который приобретает покупатель;

позволяют ускорить обора­чиваемость запаса.

Системные контракты по закупке материалов для ремонта и содержания (MRO). Этот метод наиболее часто используется при покупке канцелярских пред­метов и офисных принадлежностей, регулярно закупаемых товаров, мате­риалов для ремонта и содержания. Данный класс товаров характеризуется различными видами изделий со сравнительно невысокой стоимостью, не­обходимых немедленно, когда происходят сбои в работе оборудования или возникают производственные проблемы. Метод разрабатывается на основе контракта общего типа и оговаривает приблизительное количество сырья, которое будет использовано в конкретный период времени, цены, их кор­ректировки, процедуру, которой необходимо придерживаться при осуще­ствлении ежедневных закупок и экспресс-поставок (обычно в течение 24 часов), упрощенную процедуру оплаты и полный список всех изделий, за­купаемых по контракту.

В целом хранение всех предметов, в соответствии с контрактом, обеспе­чивается поставщиком устраняя, таким образом, инвестиции покупателя в запас. Заявки на покупку изделий по контракту поступают прямо поставщи­ку и не обрабатываются отделом закупок. Заявка используется поставщиком для того, чтобы отгрузить товар, упаковать, выписать счет и обеспечить доставку. Усовершенствованная процедура снижает стоимость обработки заказа для покупателя и продавца и является подспорьем в разрешении проблем малых заказов.

В некоторых компаниях при разработке системных контрактов приме­няется электронная система, которая требует наличия терминала для пере­дачи данных. Покупатель или лицо, приобретающее товар, просто запра­шивает нужный товар и требуемое количество, что передается электронны­ми средствами на компьютер поставщика.

В некоторых компаниях с большим объемом закупок у конкретных по­ставщиков, эти поставщики создают запас изделий на заводе клиента. По­купатель контактирует с поставщиком по модему.

Этапы осуществления системных контрактов с помощью электронных средств

Система должна работать следующим образом:

Покупатель размещает общий заказ на группу изделий, например, замков, по твердой цене.

Поставщик доставляет заранее определенное количество в склад­скую зону на территории завода покупателя. Изделия на этом этапе принадлежат поставщику.

Покупатель проверяет изделия после их доставки.

Компьютер управляет распределением изделий на складе для хране­ния.

Покупатель размещает заказ на закупку через компьютерный терми­нал, облегчая, таким образом, складской учет поставщика.

Накладные с перечнем товаров для отправки подготавливаются компьютером. Покупатель физически забирает товар со склада поставщика.

Поставщик ежемесячно готовит один счет на оплату всех товаров.

Бухгалтерия покупателя ежемесячно осуществляет один платеж за все полученные товары.

Компьютер подготавливает обобщенный доклад, с заранее опреде­ленной периодичностью, содержащий количество проданных изде­лий, для анализа, планирования и повторного создания запаса как покупателя, так и поставщика.

Преимущества системных контрактов. Системные контракты стали популярными и в непроизводственных ком­паниях. По ним теперь закупаются не только предметы, необходимые для ремонта и содержания, но и ряд товаров, обладающих высокой стоимостью. Сокращение временного цикла между приобретением товара и его достав­кой обернулось существенными сокращениями запаса, что сделало эту систему снабжения привлекательной для многих компаний. Сократилась бю­рократическая волокита. Поскольку заказчик обычно дает подробные специ­фикации и осуществляет компенсацию поставщику в случае неполной спе­цификации, поставщик мало рискует при инвестициях в запас. Степень со­трудничества и обмена информацией, которая необходима между покупателем и продавцом в системных контрактах, часто приводит к более теплым отношениям, чем в традиционных торговых отношениях.

Поставки предметов для ремонта и содержания от третьей стороны. Неко­торые компании разработали контракты со сторонними организациями для обеспечения своих потребностей в предметах для ремонта и поддержания помещений и оборудования в исправном состоянии для всей компании или для головного офиса. Например, в начале 1996 года компания AT&T объя­вила перспективную программу под названием "Международные поставки промышленных товаров для ремонта и содержания оборудования и помеще­ний", нацеленную на ежегодное сокращение на 20% расходов на закупки промышленных товаров для ремонта и содержания. В соответствии с этой программой, полное осуществление которой займет несколько лет, компа­ния AT&T планирует сократить количество своих поставщиков с 8500 до 4. Она в основном сфокусируется на приобретении товаров, используемых только для содержания зданий и оборудования в исправном состоянии, таких как электрические товары, водопроводные принадлежности и другие пред­меты, а также инструменты и абразивные материалы. AT&T надеется получить лучшее качество и сервис, а также выгодную цену для своих товаров для ремонта и содержания, закупаемых ежегодно на сумму почти $400 млн.

^ ЭТАП 3. ВЫБОР ВОЗМОЖНЫХ ИСТОЧНИКОВ СНАБЖЕНИЯ

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и вклю­чает поиск квалифицированных источников снабжения и оценку возможно­сти своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.

Среди основных сведений, хранящихся в электронном виде или в кни­гах учета, в эффективном отделе снабжения должна быть следующая ин­формация:

Действующие контракты, в соответствии с которыми размещаются заказы.

Товарная классификация закупленных изделий.

Учет поставщиков.

Со многими видами товаров, которые постоянно используются компа­нией, особенно теми, для которых существует открытый и свободный ры­нок, по которым практически всегда можно получить котировки цен, не бы­вает проблем. Однако встречаются случаи, когда тендер проводится и на товары общего пользования, как, например, канцелярские товары. Типич­ная форма запроса коммерческих предложений представлена на рис. 3-4.

Рис. 3.4. Запрос коммерческих предложений компании ЗМ

3М Запрос на коммерческое предложение Это не заказ

Дата

№

Ответ не позднее:

Ответ выслать на имя:

Компания

Заполните раздел напротив названия Вашей компании

А

Условия продажи

Пункт отгрузки

Срок отгрузки

Пункт доставки на условиях FOB

Условия фрахта

Валюта платежа

Производитель

Предложение действительно до

В

Условия продажи

Пункт отгрузки

Срок отгрузки

Пункт доставки на условиях FOB

Условия фрахта

Валюта платежа

Производитель

Предложение действительно до

С

Условия продажи

Пункт отгрузки

Срок отгрузки

Пункт доставки на условиях FOB

Условия фрахта

Валюта платежа

Производитель

Предложение действительно до




Изделие

Кол-во

Ед. изм.

Код

Описание

Цена А

Цена В

Цена С

Ед. изм.











































































































































Источник: ЗМ

^ ЭТАП 4. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕНЫ И УСЛОВИЙ

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа.