Реферат: Ms access База данных (БД)

MS Access

База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных данных, которые хранятся во внешней памяти компьютера, и организованы по определённым правилам, которые предполагают общие принципы описания, хранения и обработки данных.

Информация, которая хранится в БД, как правило, относится к некоторой предметной области. Например, БД:

Книжного фонда библиотеки;

Кадрового состава предприятия;

09;

Законодательных актов уголовного права;

Современной музыки;

Виды БД

По характеру хранимой информации.

фактографические;

документальные;

документально-фактографические.

По способу хранения данных:

централизованные;

распределенные;

По способу доступа к данным:

локальные;

сетевые.

В зависимости от способа организации данных:

реляционные;

сетевые

иерархические.

Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определённом формате (1-3), например, Автор, название, год издания…

В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная (4,5). Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.

Сама по себе БД содержит только информацию – «информационный склад» - и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание пользователя осуществляет ^ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. СУБД – это программное обеспечение, которое позволяет создавать БД, обновлять и дополнять информацию, обеспечивать гибкий доступ к информации. СУБД создаёт на экране компьютера определённую среду для работы пользователя (интерфейс), и имеет определённые режимы работы и систему команд. Именно на основе СУБД создаются и функционируют информационно-поисковые системы (WWW).

Основные функции СУБД:

Определение данных;

Обработка данных;

Управление данными;

Операции, выполняемые СУБД:

Добавлять в таблицу одну или несколько записей;

Удалять из таблицы одну или несколько записей;

Обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

Находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Типы СУБД

Известны 3 способа организации информации в БД и связи между ними:

Иерархические (в виде дерева)

Сетевые

Реляционные

Иерархические. Существует строгая подчиненность элементов: один главный, остальные подчиненные. Например, система каталогов на диске.

Сетевая БД более гибкая: нет явно выраженного главного элемента, и в ней существует возможность установление горизонтальных связей. Например, организация информации в Интернете (WWW).

Наиболее распространенными являются реляционные БД.

Реляционная СУБД. Таблица, запись, поле.

Реляционной (от английского “relation”- отношение) называется БД, которая содержит информацию, организованную в виде прямоугольной таблицы.

Каждая строка таблицы содержит информацию об одном конкретном объекте БД (книге, сотруднике, товаре), а каждый столбец – конкретную характеристику этого объекта (фамилия, название, цена). Строки такой таблице называются записями, столбцы - полями.

Каждое поле имеет свой формат и тип. Реальные БД состоят ,как правило, из нескольких таблиц, связанных между собой каким-нибудь полем и, при запросе к такой БД можно использовать информацию из разных таблиц.

Одной из распространенных на сегодняшний день СУБД является СУБД, которая входит в состав ПП MS OFFICE. СУБД ACCESS отличается от других СУБД простотой создания основных объектов БД, но имеет и недостатки, например вся БД хранится в одном файле и ею нельзя управлять, используя программы на современных языках программирования.

Загрузка БД происходит так же, как и загрузка других программ Ms OFFICE. Отличие заключается в том, что сразу при создании БД мы должны указывать имя файла. Это вызвано тем, что файл БД содержит в себе очень много взаимосвязанных объектов, и все изменения в них фиксируются сразу на диске.

Основные объекты СУБД ^ MS ACCESS

Главное окно БД содержит следующие объекты:

Объект

Описание

Таблицы

Объекты, в которых хранятся данные. Выглядят во многом подобно ЭТ

Запросы

Извлекает данные из таблиц на основе критериев, заданных пользователем.

Формы

Шаблоны отображения данных, облегчающие чтение и понимание данных в таблицах, так же используются для более комфортного ввода данных.

Отчеты

Шаблоны распечатывания данных и проведения дополнительных вычислений.

Страницы

Шаблоны для представления форм и отчетов в виде HTML-файлов для размещения их в Интернете.

Макросы

Специальные команды для автоматизации работы с БД


Модули

Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы.



Способы создания таблиц:

Создание таблицы с помощью мастера.

Этот способ позволяет воспользоваться готовыми шаблонами для быстрого создания таблиц.

^ Создание таблицы путем ввода данных.

Таблица создается путем простого ввода данных, так же как и в ЭТ. При этом ACCESS пытается самостоятельно определить типы полей. Названия полей можно изменять в самой таблице: дважды щелкнуть на имени поля и записать новое имя.

Создание таблиц в режиме конструктора.

Типы данных и их свойства

Тип данных:

Текстовый – любой текст до 255 символов.

МЕМО – текст до 65535 символов.

Числовой – любые числовые данные.

Дата/время – дата и время до 8 байт.

Денежный – округленные числовые данные, для денежных значений.

Счетчик – уникальное числовое значение, используемое для автоматической нумерации каждой вводимой записи.

Логический – логическое значение ДА НЕТ.

После объекта OLE – поле для вставки данных из разных файлов (графика, звук).

Гиперссылка – путь к документу, странице в Интернете.

Мастер подстановок – мастер, создающий поле со списком допустимых значений из другой связанной таблицы.

Описание - в этом столбце хранится информация о поле – не обязательно.

Свойства поля - здесь задаются свойства выделенного поля. Они зависят от типа данных в этом поле.

Размер поля – задает максимальное число символов в текстовом поле и ограничивает диапазон значений для числового поля.

Формат поля – задает формат отображаемых данных, например дат и чисел.

Число десятичных знаков – задает это число.

Маска ввода – используется для установки шаблонов текстовых данных (например, для записи номеров телефонов) и данных типа Дата/время.

Надпись – позволяет ввести дополнительное имя для поля. Которое будет использовано в отчетах и формах.

Значение по умолчанию – задает стандартное значение, автоматически вводимое в это поле.

Условие на значение – ограничивает вводимые данные значениями, удовлетворяющими некоторому критерию достоверности (максимально возможное значение, достоверная дата и т.д.).

^ Пустые строки – разрешает вводить пустые строки в поля типа текст, МЕМО и OLE и гиперссылка.

Ключевое поле

Каждая запись должна отличаться от другой значением хотя бы одного поля, которое называется ключом. Ключевое поле – это поле или группа полей, которые однозначно определяют запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.

По ключевому полю можно однозначно идентифицировать запись – его значение не повторяется у разных записей. Это поле используется для связи записей из разных таблиц. Значения в ключевом поле по умолчанию не могут повторяться и быть пустыми.

По характеру хранимой информации.

фактографические;

документальные;

документально-фактографические.

По способу хранения данных:

централизованные;

распределенные;

По способу доступа к данным:

локальные;

сетевые.

В зависимости от способа организации данных:

реляционные;

сетевые

иерархические.