Реферат: Тема Анализ и учет использования времени в работе менеджера Биологический ритм работы менеджера

Тема 1. Анализ и учет использования времени в работе менеджера


Биологический ритм работы менеджера.


В нашей жизни наблюдается ритмич­ность, как и во многих процессах, происходящих на Земле и в нашем организме в частности. Это приливы и отливы в морях и океанах, восход и закат солнца, сме­на времен года и многое, многое другое. Ваша задача — зная свои биологические ритмы, составлять расписа­ние с учетом индивидуальности.

Работоспособность человека в течение суток обычно изменяется по физиологически обусловленной М-образной кривой, на которой имеются два четко выра­женных пика активности. Эти пики соответствуют максимальной работоспособности в период между 10 и 12 часами и 16 и 18 часами. Минимальная работоспо­собность, как правило, приходится на 14 часов, а после 18 часов наблюдается спад деловой активности.

Но это общие тенденции, которые наблюдаются у большинства, однако каждый человек индивидуален и имеет свою кривую М.

Кроме того, давно известно, что почти все люди могут быть отнесены либо к «жаворонкам», либо к «совам». «Жаворонки» просыпаются рано утром, в первой половине дня чувствуют себя бодрыми и энергичными. Работоспособность в этот интервал времени у них вы­сокая, но вечером падает, затем наступает сонливость, и они рано ложатся спать. «Утро вечера мудренее» — это их главный девиз.

«Совы» засыпают, как правило, довольно поздно и просыпаются, естественно, поздно. Они встают с тру­дом, поскольку глубокий сон у них наступает утром. Работоспособность «сов» нарастает постепенно в пери­од от обеда к вечеру.

Ученые выделяют и третий тип людей — это аритмики, работоспособность которых практически одина­кова в течение дня. К этому типу в основном относятся люди, занимающиеся физическим трудом.

Определение типа людей очень важно для каждого, кто держит сейчас эту книгу. В свое время учеными было установлено, что 45 % людей очень плохо при­спосабливаются к изменению суточных графиков ра­бот. Следует подчеркнуть, что в зависимости от того, к какому типу людей вы относитесь, в большой степени определяется выбор или пересмотр вашей профессио­нальной деятельности. Например, в работе операторов крупных объектов, где практически все функциональ­ные задачи решает автоматика, информационная и эмоциональная нагрузка невелика. Монотонность в ра­боте, редкие, незначительные изменения показаний приборов вызывают у операторов состояние апатии, снижение бдительности, что приводит к сонливости. В таких ситуациях операторы могут пропустить сигна­лы, или неадекватно на них среагировать. Известны случаи, когда операторы «отключались» на полминуты или почти на минуту, не замечая и не сознавая этого.

Анализ происшествий в атомной промышленности, на железнодорожном, морском и речном транспорте, на крупных промышленных предприятиях показал, что наибольшее количество катастроф происходило в ночное время. Минимальная производительность и минимальная бдительность приходятся на временной промежуток от часа до трех часов ночи.

Французский ученый - хронобиолог выступал кате­горически против дальних ночных поездок на отдых. С одной стороны, пустые дороги и шоссе, но с другой стороны, очень низкий уровень внимания и низкая ра­ботоспособность приводят к серьезным авариям.

Ваш индивидуальный ритм может значительно от­личаться от начала и окончания рабочего дня, установ­ленного обеденного перерыва на производстве или в фирме. Поэтому вам необходимо разработать програм­му исследования личных биоритмов, которая позво­лит вам выяснить, как изменяются ваша работоспо­собность, производительность, внимание в течение дня, по дням в неделю и по месяцам. Самым простым способом будет включение этих замеров в ежедневный план проведения хронометража. Как проводить хроно­метраж, мы рассмотрим позже. После проведения не­дельных замеров постройте свою кривую М. Сравните индивидуальные результаты с той зависимостью, ко­торая наблюдается у большинства людей.

Полученные результаты очень важны, поскольку вы теперь сможете адаптироваться к режиму работы производства или фирмы, где вы трудитесь. Некото­рые руководители подстраивали или подстраивают ра­боту подчиненных под свой биологический ритм. На­пример, Сталин организовывал совещания поздно ночью, а некоторые современные руководители фирм на Западе начинают работу со своими топ менеджерами в пять часов утра.

Равномерность загрузки по часам. Зная общие за­коны движения в природе, в том числе и выполнения запланированных дел, целесообразно работать равно­мерно. Здесь уместно провести аналогию с движением автомобиля.

Ваши усилия, творческие или физические, будут иметь максимальную эффективность, если в течение дня вы будете трудиться без «ускорений» и «торможе­ний». Поэтому практической рекомендацией является по возможности равномерная загрузка по часам.

«Уплотнение» расписания. Когда вы сформируете план работ, то, возможно, а скорее всего наверняка, у вас останется часть дел, которые не попадут в расписа­ние.

В этих случаях рекомендуется «уплотнить» распи­сание.

Рассмотрите варианты совмещения двух и более дел. Например, во время уборки, наведения порядка, и т. п. вы прослушиваете курс иностранного языка. Однако если в течение каждого дня вы будете выпол­нять несколько дел одновременно, то рано или поздно наступит психологическая усталость. Поэтому реко­мендуется не злоупотреблять этим приемом.

Составляя расписание на ближайший день, целесо­образно учитывать накопленный опыт многих бизнес­менов, менеджеров и руководителей среднего звена. Например, нельзя планировать больше 3-4 встреч, можно провести максимально 10-15 телефонных раз­говоров, либо 1-2 совещания, либо беседы не более чем с четырьмя подчиненными (от 10 до 45 минут на каж­дую беседу).


^ Баланс времени менеджера


Другой способ оценки использования времени состоит в составлении своего рода балансового от­чета, в котором производится подсчет остатка вре­мени к моменту истечения типичной недели вашей жизни. Баланс подводится следующим образом:


^ Количество часов в неделе




168

Сон

-56

112

Еда

-10,5

101,5

Умывание, одевание и т. д.

-3,5

98

Работа

-40

58

Просмотр телепрограмм

-14

44

Дорога

-5

39

Чтение

-10

29

Общение с семьей

-15

14

Общение с друзьями

-8

6

Религия

-8

-2

Личные дела, домашние поручения, магазины

-4

-6

Личные увлечения

-10

-16

Вынужденная потеря времени: ожидания перед началом совещания, переезды и т. д.

-2,5

-18,5


Как видите, совсем не сложно потратить больше времени, чем у вас есть! Естественно, многие виды деятельности накладываются друг на друга, то есть выполняются одновременно; но, с другой стороны, становится понятно, на что уходит львиная доля ва­шего времени и на чем его можно сэкономить.


^ Капитал времени

Задумывались ли Вы над тем, сколько осталось в Вашем распоряжении времени для профессиональ­ных и личных дел? В наш век, когда мы привыкли иметь дело с мил­лионными (если не с миллиардными) величинами, быстро проведенный расчет на модели определенно заставит кое над чем задуматься.





Если Вы сложите обе величины (капитал рабочего времени + капитал свободного времени), Вы получите ВАШ ЛИЧНЫЙ ВРЕМЕННОЙ КАПИТАЛ.

Для многих результат наверняка окажется неожи­данным, так как в этой модели капитал свободного времени больше, чем капитал рабочего времени. Ко­нечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не могут быть абсолютно одинако­выми для каждого. Что ж, варьируйте число дней и часов! В любом случае можно констатировать:

Личный временной капитал составляет в зависимо­сти от возраста величину порядка лишь несколь­ких десятков тысяч часов! Даже если рабочее время составляет 10 часов еже­дневно трудовая жизнь длится в обшей сложности менее 90000 часов (40 лет х 220 дней х 10 часов = 88000 часов).


^ Анализ использования времени


Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представ­ление бывает совершенно ошибочным.

Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабо­чий стиль и вскрыть причины возникающих дефи­цитов времени.

Этот шаг необходим!

«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следу­ющие признаки:

— не известно, на что вообще расходуется время;

— не известно, сколько времени требует выполне­ние тех или иных дел;

— не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;

— не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспо­собность.

Только если вы конкретно определите, сколь­ко времени, на что и с кем вы тратите, Вы вскро­ете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или само менеджмента.

Первый шаг — составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут слу­жить следующие рабочие таблицы:

О анализ видов деятельности и расхода времени; Q листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Заполните последовательно и без пропусков эти две анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе.

Будьте, пожалуйста, при этом по возможности чест­ными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающи­ми. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение.




^ Указания по методу записи (инвентаризации времени)

— не менее важным, чем собственно инвентариза­ция времени, является выбор репрезентативных рабо­чих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюде­ния;

— старайтесь производить немедленную регистра­цию, избегайте более поздних записей по памяти (ина­че будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвен­таризации времени).

^ К формуляру «Анализ видов деятельности и рас­хода времени»:


— ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пят­надцатиминутные отрезки времени;

— поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.


^ К формуляру «Дневные помехи»:

— заносите сюда все «помехи» или перерывы в ра­боте, которые тормозят или нарушают запланирован­ный или планомерно осуществляемый трудовой про­цесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посети­тели, время, потраченное на ожидание, и т. п.;

фиксируйте все, что Вас отрывает от дел:

Н —: начальник

Кл — клиент

Ко — коллега по профессии

Пос — поставщик

П — подчиненный

Сем — семья

С — секретарша

Пр — прочие

При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудово­го процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позво­нить господину «Н»!).

Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги.

^ В центр анализа вы можете поставить либо пози­тивные, либо негативные аспекты.

Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.


Анализ сильных сторон

Каждый менеджер владеет множеством техничес­ких приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.

^ В этом смысле Вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!

Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества Вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.

Последовательно применяйте в повседневной прак­тике уже известные Вам принципы самоменедж­мента!


Анализ слабых сторон

Как только Вы вскроете свои личные слабые сторо­ны, Вы сможете разработать исходные пункты и стра­тегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую Вы держите в руках!

Обработка данных формуляра «Анализ видов дея­тельности и расхода времени».

После того как Вы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.

1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:



Если окажется, что более чем на 10 % Ваша дея­тельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делеги­рованием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);



Если в более чем 10 % случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п.— см. гл. 2 и 4);




Если в более чем 10 % случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить вни­мание планированию, организации, само рационализации (см. гл. 4 и 6)



Если более чем в 10 % случаев момент исполне­ния работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (состав­ление планов дня, подготовка к работе и т. п.— см. гл. 4 и 5).


Тема 2. Постановка целей в работе менеджера


ПЛАН:

Значение постановки целей

Нахождение целей

Лучевые диаграммы в планировании целей

Баланс успехов и неудач




Значение постановки целей


Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.

Каждое предприятие предполагает постановку це­лей. Поскольку в этой книге речь идет о самоменедж­менте, мы хотим ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановка цели озна­чает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть до­стигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что Вы делаете, а о том для чего Вы делаете. Цели представляют собой вызов Вам и побуждают Вас к действиям. Без целей отсут­ствует критерий Оценки, по которому Вы могли бы измерять Ваши трудозатраты. Цели, кроме того, яв­ляются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если Вы заранее четко и однозначно не определите то, чего Вы хотите.

Цели являются «подстрекателями» наших дей­ствий, мотивами, определяющими нашу активность. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряже­ния, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что Вы потеряетесь в мелочах. Мышле­ние в масштабах целей способствует тому, что частно­сти подчиняются целому.

Ежедневно, выполняя свою работу, задавайте себе вопрос:

Приближает ли меня то, что я в данный момент делаю, к достижению соответствующей моей цели?

Постановка целей — перманентный процесс, по­скольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в про­цессе контроля за реализацией выясняется, что преж­ние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или занижен­ными.

Постановка целей означает сознательное осущест­вление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Для нашего самоменеджмен­та фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим (т. е. самоопределение), чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие.

Если у меня есть осознанная цель, на нее направля­ются и мои неосознанные силы. Цели служат концент­рации сил на действительно ключевых направлениях.

Знать свои цели и последовательно к ним стремить­ся означает концентрировать свою энергию на дейст­вительно важных делах, вместо того чтобы понапрас­ну тратить свои силы.

В основу этой главы положен следующий процесс постановки целей.




^ 2. Нахождение целей


Вы хотите достичь большего — иначе бы Вы не приобрели эту книгу. Чтобы чего-то добиться и иметь успех, необходимо потратить время и средства. Необ­ходимы определенные методы и тщательная диспози­ция, чтобы по возможности хорошо и в приемлемое время достичь поставленной цели:

Каких целей Вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Существуют ли так называемая высшая цель и оп­ределенные промежуточные цели на пути к глав­ной?

Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (слабые стороны)?

Добейтесь ясности цели!

Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в труде и в жизни! Найти личные жизненные цели и дать им определение означает придать своей жизни направление. В результате Вы сможете вопло­тить в действительность свои собственные ценности.

Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия.

Пример:

1. Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни.

Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.

2. Как не надо: Я хочу уметь лучше контактировать со своими сотрудниками.

Как надо: Я хочу для каждого сотрудника каждую неделю зарезервировать час дополнительного вре­мени, чтобы побеседовать с ним на профессиональ­ные и личные темы.

Подобные конкретные, ориентированные на опре­деленные действия цели можно непосредственно пла­нировать, например фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовать по этапам.

Точно опишите то, чего Вы конкретно хотите до­стичь!

Письменная регистрация способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые пред­ставления и желания. Таким образом Вы приучитесь постоянно заниматься своими целями и уточнять их. В письменном виде цели к тому же визуально запе­чатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Если Вы четко определите свои цели, то они автома­тически приобретают обязательный характер: зафик­сированные на бумаге, они побуждают к перманентно­му анализу, перепроверке и ревизии.

•^ Мы хотим в этом разделе побудить Вас к тому, чтобы Вы с помощью различных упражнений про­думали свои цели, конкретно их сформулировали, систематизировали и письменно изложили.

От общих представлений о жизненных устремле­ниях к инвентаризации целей!

Нахождение личных целей может осуществляться посредством следующих четырех ступеней.

(1) Разработка общих представлений о жизненных ус­тремлениях.

(2) Дифференциация во времени жизненных целей.

(3) Разработка путеводных представлений в профессио­нальной сфере.

(4) Инвентаризация целей.

Набросайте общие представления о жизненных ус­тремлениях.

Попробуйте изобразить для себя возможную кар­тину Вашей будущей жизни. Не горюйте по поводу неудач и поражений в прошлом: здесь уже в любом случае ничего не изменишь, но из этого необходимо извлечь уроки!

«Кривая» моей жизни.

— Как протекала до сих пор Ваша жизнь?

— В чем состояли Ваши крупнейшие успехи? Где были поражения? В профессиональной сфере? В личной?

— Как Вы представляете себе свое будущее?

— До какого возраста Вы хотели бы дожить?

— Чего еще хотите достичь?

— На какие удары судьбы или поражения Вы рас­считываете?

Нарисуйте Вашу «жизненную кривую» и пометьте то место, где Вы сейчас находитесь. Рядом с экстремальными точками Вашей «жизнен­ной кривой»

напишите ключевые слова, характери­зующие успехи или неудачи.

Попробуйте представить себе свое будущее и про­должите «кривую» дальше.




Дифференцируйте свои жизненные цели по времен­ным критериям.

При этом несущественно, окажутся ли Ваши соб­ственные представления реалистическими или уто­пическими,— этот аспект будет рассмотрен позже. Значительно важнее сейчас выяснить, что пред­ставляют собой Ваши «жизненные линии», опреде­ляющие Ваше существование, а также каковы ваши желания, к исполнению которых Вы будете стре­миться в ближайшие годы. Даже кажущиеся пона­чалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами Вашей последующей работы и Вашей дальнейшей жизни.

Уясните себе с помощью нижеследующего упраж­нения, с какими событиями Вы должны считаться в ближайшие 20 лет Вашего личного временного ряда. Принимайте при этом во внимание лиц из вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей и т. д.) и свой возраст.

Подобными особыми событиями могут быть:

— поступление детей в школу или достижение ими совершеннолетия;

— выход на пенсию отца или матери;

— выход на пенсию непосредственного начальника,

— истечение сроков платежей по долгосрочным кре­дитам;

— высвобождение вложенных денежных средств и т. п.
^ Временной ряд для нахождения личных целей


Этот временной ряд ставит Ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами из жизни людей вашего личного окружения.

Впишите в графы следующего формуляра все же­лаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:

— Долгосрочные жизненные цели, путеводные ориен­тиры и т. д. Чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни?

— Среднесрочные цели.

— Чего вы хотите достичь в ближайшие 5 лет?

— Краткосрочные цели.

Чего Вы хотите добиться уже в ближайшие 12 ме­сяцев?




На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу «профессия».

^ Выделите свои профессиональные ориентиры!

Чем бы вы охотнее всего занимались в профессио­нальном отношении? Если бы Вы могли свободно выб­рать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы Вы охотнее всего были или стали?

Примеры:

— Стать управляющим в средней фирме XY — отрасли.

— Стать членом правления фирмы X или Y.

— Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой стране?).

— Быть причисленным к ведущим специалистам.

— Достичь должности в государственном аппарате.

— Добиться звания профессора или доктора.

— Занимать нынешнюю должность до выхода на пен­сию и укреплять свое положение.

— Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...

— Сделать политическую карьеру в качестве...

— Через пять лет «выйти из игры» и стать пастухом в Люнебургской Долине.

— И т. д.


^ 3. Лучевые диаграммы в планировании целей


Например, цель в профессиональном аспекте вашей жизни, ключевом для вас, может состоять в том, чтобы стать директором. Свою задачу вы, воз­можно, видите в получении повышения в течение предстоящих двух лет. Шаги, которые призваны помочь вам в решении этой задачи, могут быть оп­ределены следующим образом: сдать квалификаци­онный экзамен, произвести впечатление на комис­сию по назначениям, проявить себя перед началь­ством. Более частными могут стать следующие задачи: прослушать специальный курс, исследовать документацию за предшествующие периоды, изу­чить технику сдачи экзаменов, взять консультацию по технике прохождения интервью, изучить отче­ты и информационные бюллетени компании, вов­ремя завершить работу над значительным проек­том, выступить с инициативой, принять участие в подготовке рождественского концерта (рис. 2).

Изложите свои цели на первой странице ежед­невника или органайзера (более подробно об их выборе и использовании читайте в главе 3), так что­бы они всегда были у вас перед глазами. Ежедневно сверяйтесь с ними и каждый год заново оценивайте и корректируйте. Ваши ценности и цели могут с те­чением времени меняться. Если так, то при пере­смотре целей и задач подобные перемены также должны учитываться.

Таким образом, вы разрабатываете собственный стратегический план. План призван обеспечить реа­лизацию ваших целей за счет предложения стратагем их достижения. Именно так действуют те, кто добился в жизни успеха.




^ Лучевые диаграммы

Казалось бы, с постановкой целей и задач все ясно, однако не исключено, что при попытке вы­работать четкую их картину голова у вас пойдет кру­гом. Бывает, что никак не удается определиться с собственными жизненными целями и заглянуть в будущее дальше чем на весьма короткую перспек­тиву, и в итоге жизнь течет как бы сама по себе, а вы лишь плывете по течению.

Если эта работа представляет для вас значитель­ную трудность, можете воспользоваться инструмен­том организации мыслей. Называется он лучевой диаграммой и может оказаться полезным не только при определении целей, но и для поиска решений по самому широкому кругу проблем.

Многие люди испытывают затруднения при об­щении с незнакомыми людьми, когда необходимо что-то рассказать о себе. Изложение мыслей на бу­маге во многом сходно с представлением их другим людям. Особенно трудно бывает мыслить упорядо­чение, как бы составляя столь привычный нашему глазу нумерованный список. Лучевая диаграмма по­могает отобразить мысли в том виде, который в наибольшей мере соответствует естественному спо­собу человеческого мышления, а именно — пepeскакивая с одного предмета на другой.

Возьмите чистый лист бумаги, напишите в центре свое имя и обведите его кружком. Вокруг имени разместите ключевые аспекты своей жизни, о ко­торых намерены поразмышлять, например: «Работа», «Семья», «Досуг», «Общественная деятель­ность», «Религия» и т. д. Также обведите их кружка­ми и соедините лучами с центральным кругом. Об­ратитесь по очереди к каждому из внешних круж­ков и отметьте рядом с ним любые свои мысли по данному аспекту. Каждый мысленный тезис соеди­ните с кружком, к которому он имеет отношение, будь то самый близкий по расположению или лю­бой другой. Другие свои мысли также соедините с любым из исходных кружков или с уже отмеченны­ми мыслями и линиями связей. Не старайтесь мыс­лить категориями целей, излагайте все, что приходит на ум. В итоге на бумаге будет выстроена конструкция из кружков и разнонаправленных линий (рис. 3).

Сами собой начнут проявляться наиболее важ­ные темы. Если диаграмма слишком усложнится, возьмите один из кружков, например кружок «День­ги», перенесите его в центр другого листа и про­должите развитие сюжета (рис. 4).

Когда мысли иссякнут и построения будут за­вершены, взгляните на свои диаграммы и вы уви­дите, на чем предстоит сосредоточить усилия. Вы получите импульс к размышлению о своей жизни, о том, чего вы действительно от нее ждете. В резуль­тате жизненные цели как таковые не оформятся, но вы посмотрите на жизнь в перспективе и рас­крепостите процесс мышления.

Если захотите в большей степени сфокусировать внимание на каком-то одном предмете, например на профессиональной карьере, поместите в центр листа кружок «Работа», расположите вокруг имена людей, имеющих к ней отношение, и все ее этапы. Или начните с одного человека, например с на­чальника, и подумайте над каждым аспектом своей профессиональной деятельности.








^ 4. Баланс успехов и неудач


Определив, «куда я хочу?», продумайте вопрос, «где я нахожусь?» Надо проанализировать Ваши лич­ные сильные и слабые стороны. С этой целью еще раз рассмотрим Вашу «кривую жизни и с помощью следующего упражнения выявим Ваши до сих пор крупнейшие успехи в работе и в личной жизни. Какие способности, знания, опыт и т. п. были необ­ходимы, чтобы достичь этих успехов? Попытайтесь при этом установить те способности, которые привели к соответствующему результату.






Путем анализа своих способностей Вы определите, что вы вообще можете совершить, т. е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы распо­лагаете. Речь идет о дальнейшем развитии этого по­тенциала. Но это лишь одна сторона медали.

С другой стороны, Вы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Составьте также баланс своих крупнейших неудач и поражений и отметьте, следствием отсутствия ка­ких качеств они были. Подумайте далее над тем, как Вы в свое время преодолели ту или иную неудачу.



^ Сильные и слабые стороны
Следующим шагом сгруппируйте определенные Вами достоинства и недостатки и выделите две-три важней­шие сильные и слабые стороны. Подобный «срез» лич­ных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению целей.





^ Анализ «цель — средство»
В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, вре­менные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого обратитесь к составленной в предыдущем разделе «инвентарной описи» целей и выберите пять важнейших целей. Определите необходимые для дос­тижения этих целей средства и проверьте, чего Вы еще должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели.





По профессиональным (карьерным) целям под руб­рикой «Средства» укажите необходимую для их дос­тижения квалификацию и поставьте конкретные реа­листичные практические цели по приобретению опыта и способностей, которых вам еще не хватает.





Тема 3. Краткосрочные и оперативные планы в работе менеджера


ПЛАН:

Понятие и необходимость краткосрочных и оперативных планов

Методы составления краткосрочных и оперативных планов

Методы выполнения оперативных планов



1. Понятие и необходимость краткосрочных и оперативных планов


Краткосрочные планы — это планы, которые мо­гут, в зависимости от производственной необходимо­сти, составляться на шесть временных периодов: на год; на полугодие; на квартал; на месяц; на десяти­дневку или на неделю.

^ Оперативные (ежедневные) планы — это планы на день.

Бывает так, что со временем очень важные долго­срочные или среднесрочные дела иногда становятся •совсем малозначимыми или вообще не представляют интереса. В этих случаях необходимо найти в себе му­жество изменить приоритеты или вообще отказаться от таких дел.

В конечном счете любой план или несколько ваших планов трансформируются в оперативный (ежедневный) план. Это есть не что иное, как расписание на один день.

Оно должно быть детализировано с разбивкой по ча­сам или даже по минутам. На начальном этапе плани­рования дискретность времени выполнения дел можно выбрать порядка 10-15 минут. В дальнейшем дискрет­ность может быть уменьшена до 5 минут.


^ 2. Методы составления краткосрочных и оперативных планов


Какие же методы и приемы краткосрочного и опера­тивного планирования используются сегодня в практи­ческой деятельности?

Таких методов и приемов достаточно много. В пер­вую очередь к ним относятся:


метод простого планирования;

метод приоритетного планирования;

метод «шести задач»;

метод А, В, С;

метод Д. Эйзенхауэра;

система учета времени А. А. Любищева;

система управления временем Б. Франклина;

принцип 80/20;

правило 60/20/20.

Метод «Альпы»
^ МЕТОД «ШЕСТИ ЗАДАЧ»

Стоимость этого метода, этой прекрасной идеи состави­ла 25 тысяч американских долларов.

Президент большой сталелитейной компании «Bethlehem Steel Corporation» Чарльз Шваб пообещал выплатить любую сумму вознаграждения, естествен­но, в разумных пределах, консультанту в области эф­фективности бизнеса, если тот поможет повысить эф­фективность его собственной работы и работы менеджеров компании.

И он заплатил 25 000 долларов за двадцатиминут­ную консультацию. За эти 20 минут была предложен идея, которая, как подтвердил мистер Шваб, позже стоила этих денег до последнего цента. Консультанте: был эксперт по эффективности Айви Ли. Кроме денег автор получил еще и записку от Чарльза Шваба, в ко торой он отметил, что с финансовой точки зрения это был самый ценный урок в его жизни и поблагодарил за идею. Вот эта идея. Возьмите лист бумаги и запишите все дела, которые необходимо сделать в ближайшем будущем.

Выберите из них шесть самых важных дел, которые нужно сделать завтра.

Пронумеруйте дела в порядке убывающей важно­сти и перепишите на листок небольшого формата.

Например, задачи на ближайшие дни.




Положите листок в карман и больше не смотрите на него и не думайте о делах.

Утром взгляните на листок и начинайте выполнять дело № 1.

Не беспокойтесь о деле № 2 и о делах № 3-6, продол­жайте выполнять дело № 1, пока его не закончите.

Как только дело № 1 завершено, приступайте к делу № 2, затем к делу № 3 и так далее до выполнения дела №6.

Впишите ваши важнейшие задачи на завтра и на ближайшие дни.




^ МЕТОД ПРОСТОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

Суть этого метода состоит в том, что все дела, которые необходимо сделать, записываются на листе бумаги, в записную книжку, блокнот, на компьютер или на дру­гой носитель последовательно по мере поступления.

Записи обычно ведутся в столбик, а дела, как прави­ло, нумеруются.

Возможны и другие варианты реализации этого способа. Например, один из моих друзей предпочита­ет, в силу сложившейся привычки, все планируемые дела записывать в «шестидневник» (еженедельник). Все планируемые дела в пределах одного дня он запи­сывает последовательно по мере их поступления.

В повседневной жизни этот метод используют мно­гие. Например, когда мы идем в магазин, то составляем перечень предполагаемых покупок, или когда собира­емся в отпуск или командировку, то составляем список вещей, которые необходимо взять с собой. В этих случа­ях нам важно не пропустить, не забыть что-нибудь.

^ МЕТОД ПРИОРИТЕТНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

Этот метод очень похож на предыдущий. Главное отли­чие состоит в том, что все дела ранжируются по степе­ни важности или.срочности, а чаще — с учетом и важ­ности, и срочности.

Каждому делу присваивается приоритет, а дела рас­полагаются по порядку согласно важности и срочно­сти. Иногда в качестве критерия расстановки приори­тетов выступает принцип «кнута и пряника». Какие последуют наказания, если данное дело не будет вы­полнено в срок или будет сделано некачественно? Ка­кие выгоды вам сулит, если данное дело будет выпол­нено качественно в срок или ранее срока?

В этих случаях, как правило, самым приоритетным делом является наиболее неприятная работа. Почти всегда, если вспомнить даже школьные уроки, возни­кает соблазн сначала сделать быстрые и легкие дела, а затем делать неприятные и трудные. Однако не оболь­щайтесь, выполнение легких и быстрых дел не даст вам полного удовлетворения, да и сделаны они будут не всегда качественно. Это связано с тем, что сознание и подсознание будут держать вас в напряжении, ведь все равно необходимо будет выполнить трудные и не­приятные дела. И наоборот, когда вы заканчиваете не­приятную и трудную работу, у вас появляется второе дыхание, возникает масса положительных эмоций, вы испытываете чувство заслуженной гордости. Вы гото­вы свернуть горы, и оставшиеся дела решаются с удо­вольствием и очень быстро.

Домохозяйке мысленно или на бумаге часто прихо дится решать з