Реферат: Управліннями та відділами райдержадміністрації приділяється належна увага організації роботи з документами, підвищенню ефективності контролю за їх виконанням

28.07.2011

м. Волочиськ


№ 598/2011-р




Про роботу з організації діловодства в управліннях та відділах райдержадміністрації


Управліннями та відділами райдержадміністрації приділяється належна увага організації роботи з документами, підвищенню ефективності контролю за їх виконанням.

Ця робота здійснюється відповідно до документів, що регламентують її діяльність: положення про управління та відділи райдержадміністрації, регламенту райдержадміністрації, інструкції з діловодства в управліннях та відділах, номенклатури справ.

Затверджені положення про управління та відділи райдержадміністрації, посадові інструкції їх працівників.

Робота управлінь та відділів, їх працівників планується поквартально, помісячно, щотижнево, після чого складаються звіти про виконання даних планів.

В управліннях та відділах застосовується журнальна система реєстрації і обліку вхідних та вихідних документів.

Вся вхідна та вихідна документація реєструється шляхом проставлення на документі умовного позначення реєстраційного індексу і дати.

На вхідні документи накладаються резолюції керівником.

Певна робота проводиться по організації і контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян.

Разом з тим по організації ведення діловодства в управліннях та відділах райдержадміністрації є деякі недоліки.

Часто носять поверховий характер звіти про виконання планів за окремі квартали, місяці.

Порушуються терміни виконання документів, а також повернення їх у загальний відділ апарату райдержадміністрації окремими її структурними підрозділами.

Управлінням праці та соціального захисту населення райдержадміністрації ще з минулого року не повернуто ряд документів, терміни виконання яких закінчилися. Такі документи є і в цьому році. В управлінні не ведеться аналіз документообігу.

Також не ведеться аналіз документообігу в управлінні агропромислового розвитку. Бажає бути кращою якість підготовки проектів розпоряджень голови райдержадміністрації з питань сільськогосподарського виробництва.

У відділі освіти заповнюються не всі графи у журналах вхідної та вихідної кореспонденції, питання ведення діловодства та роботи із зверненнями громадян рідко виносяться на розгляд колегії при відділі.

Така ж ситуація і у відділі культури і туризму. Крім того, слід покращити контроль за проходженням і виконанням вхідних документів та розпоряджень голови райдержадміністрації.

У фінансовому управлінні райдержадміністрації документи розпорошені по відділах, а не зберігаються централізовано, як того вимагає Інструкція з діловодства, у працівника, відповідального за роботу з документами. Це не дає можливості проаналізувати хід виконання документів.

Бажає бути кращою і якість розпорядчих документів – наказів керівників управлінь, відділів. Інколи не правильно оформляються додатки до окремих наказів, немає візи безпосереднього виконавця.

Окремі прорахунки є і в організації роботи із зверненнями громадян.

Майже у всіх відсутні законодавчі акти та статистичний аналіз звернень, дане питання рідко виноситься на розгляд колегії, ради, нарад тощо.

Вимагає поліпшення якість проектів документів, які вносяться на розгляд колегії райдержадміністрації та програм на сесію районної ради. Часто вони не досконалі як за формою, так і за змістом. Порушуються терміни їх подання.

Бувають випадки не якісної підготовки проектів розпоряджень із поточних питань діяльності райдержадміністрації. Деяким із них бракує елементарної грамотності, через що вони повертаються на доопрацювання по декілька разів.

На підставі статей 6, 11 Закону України “Про місцеві державні адміністрації”, враховуючи вищевикладене:

1. Начальникам управлінь агропромислового розвитку, праці та соціального захисту населення, фінансового, відділів освіти, культури і туризму райдержадміністрації (Колодій В.В., Партика О.Г., Міняйло І.Б., Плотнікова А.М., Чепелюк М.П.):

1.1. До 15 серпня 2011 року вжити відповідних заходів по усуненню наявних недоліків у веденні діловодства.

1.2. Звернути увагу на виконавську дисципліну, контроль за своєчасним і повним виконанням актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень голів обласної та районної державних адміністрацій.

1.3. Забезпечити якісну підготовку матеріалів для розгляду на засіданнях колегії, дієвості прийнятих на них рішень і доручень.

1.4. При підготовці нормативних актів – розпоряджень, наказів голови райдержадміністрації та власних наказів дотримуватись вимог Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153.

1.5. Дотримуватись вимог інструкції по роботі із зверненнями громадян.

1.6. Активізувати роботу консультативних дорадчих органів. Забезпечити їх чіткий облік та протоколювання засідань відповідно до положень про них.

2. Загальному відділу апарату райдержадміністрації (В.Пендилюк):

2.1. Постійно вивчати і не рідше, як один раз на квартал інформувати керівника апарату райдержадміністрації про організацію роботи з документами в структурних підрозділах районної державної адміністрації.

2.2. Організовувати проведення навчання працівників, які відповідають за ведення діловодства, з питань організації роботи з документами.

2.3. Встановити постійний контроль за якісним, обов’язковим та своєчасним розглядом, повідомленням заявників про результати перевірки заяв та скарг, звернути особливу увагу на виявлення та усунення причин, що породжують повторні та колективні звернення громадян.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керівника апарату райдержадміністрації Горобця М.В.


Голова адміністрації І. ДОБЖАНСЬКИЙ


Голові районної державної

адміністрації


ДОБЖАНСЬКОМУ І.М.

^ Д О В І Д К А
про роботу з організації діловодства

в управліннях та відділах райдержадміністрації


Відповідно до плану роботи районної державної адміністрації на ІІ квартал 2011 року перевірено роботу з організації діловодства в управліннях та відділах райдержадміністрації.

Як показала перевірка, управліннями та відділами райдержадміністрації, зокрема агропромислового розвитку, фінансового, праці та соціального захисту населення, освіти, культури і туризму приділяється належна увага організації роботи з документами, підвищенню ефективності контролю за їх виконанням.

Ця робота здійснюється відповідно до документів, що регламентують її діяльність: положення про управління та відділи райдержадміністрації, регламенту райдержадміністрації, інструкції з діловодства в управліннях та відділах, номенклатури справ.

Затверджені положення про управління та відділи райдержадміністрації, посадові інструкції їх працівників.

Робота управлінь та відділів, їх працівників планується поквартально, помісячно, щотижнево, після чого складаються звіти про виконання даних планів.

В управліннях та відділах застосовується журнальна система реєстрації і обліку вхідних та вихідних документів.

Вся вхідна та вихідна документація реєструється шляхом проставлення на документі умовного позначення реєстраційного індексу і дати.

На вхідні документи накладаються резолюції керівником.

Певна робота проводиться по організації і контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян.

Разом з тим по організації ведення діловодства в управліннях та відділах райдержадміністрації є деякі недоліки.

Часто носять поверховий характер звіти про виконання планів за окремі квартали, місяці.

Порушуються терміни виконання документів, а також повернення їх у загальний відділ апарату райдержадміністрації окремими її структурними підрозділами.

Управлінням праці та соціального захисту населення райдержадміністрації ще з минулого року не повернуто ряд документів, терміни виконання яких закінчилися. Такі документи є і в цьому році. В управлінні не ведеться аналіз документообігу.

Також не ведеться аналіз документообігу в управлінні агропромислового розвитку. Бажає бути кращою якість підготовки проектів розпоряджень голови райдержадміністрації з питань сільськогосподарського виробництва.

У відділі освіти заповнюються не всі графи у журналах вхідної та вихідної кореспонденції, питання ведення діловодства та роботи із зверненнями громадян рідко виносяться на розгляд колегії при відділі.

Така ж ситуація і у відділі культури і туризму. Крім того, слід покращити контроль за проходженням і виконанням вхідних документів та розпоряджень голови райдержадміністрації.

У фінансовому управлінні райдержадміністрації документи розпорошені по відділах, а не зберігаються централізовано, як того вимагає Інструкція з діловодства, у працівника, відповідального за роботу з документами. Це не дає можливості проаналізувати хід виконання документів.

Бажає бути кращою і якість розпорядчих документів – наказів керівників управлінь, відділів. Інколи не правильно оформляються додатки до окремих наказів, немає візи безпосереднього виконавця.

Окремі прорахунки є і в організації роботи із зверненнями громадян.

Майже у всіх відсутні законодавчі акти та статистичний аналіз звернень, дане питання рідко виноситься на розгляд колегії, ради, нарад тощо.

Вимагає поліпшення якість проектів документів, які вносяться на розгляд колегії райдержадміністрації та програм на сесію районної ради. Часто вони не досконалі як за формою, так і за змістом. Порушуються терміни їх подання.

Бувають випадки не якісної підготовки проектів розпоряджень із поточних питань діяльності райдержадміністрації. Деяким із них бракує елементарної грамотності, через що вони повертаються на доопрацювання по декілька разів.

Ці та інші питання вимагають розгляду на нарадах, засіданні колегії і негайного усунення виявлених недоліків та недопущення їх в подальшому.


Керівник апарату адміністрації М. ГОРОБЕЦЬ