Реферат: Министерство российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ
СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ


П Р И К А З
от 7 марта 2003 года

№ 120

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России


^ Москва – 2003
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России


В целях совершенствования делопроизводства и повышения уровня исполнительской дисциплины в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России

п р и к а з ы в а ю:


1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России, согласованную с Федеральной архивной службой России.

2. Начальникам региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, начальникам органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, командирам соединений, воинских частей войск гражданской обороны, начальникам органов управления и подразделений Государственной противопожарной службы, начальникам (руководителям) организаций МЧС России обеспечить строгое выполнение требований указанной Инструкции по ведению делопроизводства, оформлению и контролю исполнения документов.

3. Настоящий приказ довести до заместителей Министра, начальников (руководителей) департаментов, начальника Главного управления Государственной противопожарной службы МЧС России, начальников управлений и самостоятельного отдела центрального аппарата МЧС России, начальников региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, начальников органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, командиров соединений и воинских частей войск гражданской обороны, начальников органов управления и подразделений Государственной противопожарной службы, начальников (руководителей) организаций МЧС России в порядке, установленном приказом МЧС России от 06.10.97 № 590.


Министр С.К.Шойгу

329864.2003

Приложение

к приказу МЧС России

от_______________№_____


^ И Н С Т Р У К Ц И Я

по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской бороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России1


^ I. Общие положения


1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок приема, учета, прохождения, хранения, подготовки, оформления и отправки несекретных документов, осуществления контроля за их исполнением, а также печатания и размножения (тиражирования) документов в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России.2

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68, Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 27.12.2001 № 560.

1.3. Порядок учета, хранения, использования и уничтожения документов, дел и изданий секретного делопроизводства определяется специальными инструкциями (наставлениями).

1.4. Делопроизводство в органах управления, воинских частях, подразделениях ГПС и организациях системы МЧС России может быть организовано с использованием электронно-вычислительной техники, предназначенной для учета документов. При этом автоматизированные технологии обработки служебной документации должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на начальников органов управления, командиров воинских частей, начальников (руководителей) подразделений ГПС и организаций системы МЧС России.

1.6. Начальники органов управления, командиры воинских частей, начальники (руководители) подразделений ГПС и организаций системы МЧС России обязаны:

установить порядок работы с документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

знать фактическое состояние делопроизводства, принимать необходимые меры по сокращению переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если законодательством не предусмотрено составление письменного документа, контролировать работу должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства, подчиненных организаций;

своевременно доводить до личного состава документы, контролировать их учет и исполнение;

обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований, обеспечивать готовность к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

обеспечивать своевременную сдачу в архивы документов с постоянными и длительными (свыше 10 лет) сроками хранения;

организовывать работу по отбору и уничтожению документов с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности.

1.7. Методическое руководство организацией и ведением делопроизводства в органах управления, воинских частях, подразделениях ГПС и организациях системы МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России совместно с Департаментом управления делами МЧС России.

1.8. В органах управления, воинских частях, подразделениях ГПС и организациях системы МЧС России, где штатами (штатными расписаниями) не определены структурные подразделения для ведения делопроизводства, приказами начальников назначаются ответственные за ведение делопроизводства.

1.9. Обязанности ответственных за ведение делопроизводства должны быть отражены в должностных инструкциях или определены приказами начальников органов управления, командиров воинских частей, начальников (руководителей) подразделений ГПС и организаций системы МЧС России.

1.10. На работников структурных подразделений, созданных для ведения делопроизводства (ответственных за ведение делопроизводства) возлагаются следующие функции:

прием, учет и распределение поступающих документов;

передача документов на рассмотрение начальнику органа управления, командиру воинской части, начальнику (руководителю) подразделения ГПС, организации системы МЧС России и после получения соответствующей резолюции – исполнителям;

учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;

контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатур дел;

формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности;

учет печатей и штампов, оргтехники (множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов) и контроль за их использованием (в тех организациях, где нет режимно-секретных органов);

проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.11. Структурные подразделения, созданные для ведения делопроизводства, должны размещаться в изолированных помещениях, при необходимости оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного (пункт охраны).

Ведение делопроизводства в других структурных подразделениях разрешается в общих комнатах этих подразделений.

Документы должны храниться в запираемых и опечатываемых шкафах, сейфах.

1.12. Работа с документами в нерабочее время допускается только с разрешения соответствующего начальника (руководителя).

Работа с документами и хранение их за пределами служебных помещений организаций запрещается. В исключительных случаях такую работу вправе разрешить начальник органа управления, командир воинской части, начальник (руководитель) подразделения ГПС и организации системы МЧС России.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.13. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать через ответственных за ведение делопроизводства находящиеся у них на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.14. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.

1.15. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Об утрате служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника органа управления, командира воинской части, начальника (руководителя) подразделения ГПС, организации системы МЧС России.

1.16. Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

1.17. Структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, должно находиться в постоянной готовности для работы в условиях перехода с мирного на военное время. Основной задачей готовности является обеспечение вывоза и сохранности документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных документов.

1.18. В структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, должна быть инструкция сотрудникам по действиям при переводе с мирного на военное время, которая утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) подразделения ГПС, организации системы МЧС России. К инструкции должны прилагаться описи документов, вывозимых по боевой тревоге, и описи документов, сдаваемых в архив.


^ II. Прием и регистрация поступающей корреспонденции


2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурных подразделениях, созданных для ведения делопроизводства, или ответственными за ведение делопроизводства.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Все конверты вскрываются, за исключением писем в адрес общественных организаций и имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение № 1), один из них направляется отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении доплатных писем.

2.2. В нерабочее время прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по органу управления, воинской части, подразделению ГПС и организации системы МЧС России. В случае отсутствия дежурного порядок приема корреспонденции в нерабочее время определяет соответствующий начальник (руководитель).

Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета и затем передает (не вскрывая пакеты) в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, или ответственному за ведение делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику органа управления, командиру воинской части, начальнику (руковдителю) подразделения ГПС, организации системы МЧС России.

Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге.

2.3. Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) подразделения ГПС, организации системы МЧС России. Примерный перечень нерегистрируемых документов представлен в приложении № 2.

2.4. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистрационный номер проставляется в нарастающем порядке в течение года.

2.5. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

2.6. Учет документов производится в специальных журналах (или картотеках) или в автоматизированной системе обработки документов (приложение № 3).

2.7. После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику органа управления, командиру воинской части, начальнику (руководителю) подразделения ГПС, организации системы МЧС России, а затем в соответствии с резолюцией – исполнителям. При этом в учетных журналах делается соответствующая отметка о передаче документов.

Документы передаются на исполнение в структурные подразделения только через ответственных за ведение делопроизводства.

2.8. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

2.9. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

2.10. Поступившие в структурное подразделение документы докладываются руководителю подразделения и в соответствии с его резолюцией передаются исполнителям.

Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующих журналах учета.

2.11. Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых документов.

^ III. Регистрация и отправка исходящих документов

3.1. Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляет структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства или ответственный за делопроизводство.

3.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 4 настоящей Инструкции.

3.3. При приеме служебных документов для регистрации и отправки проверяется правильность оформления и адресования документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, а также наличие на экземпляре, подшиваемом в дело, отметки в какое дело этот документ следует подшить.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

3.4. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение № 4) в день их приема от исполнителей.

Исходящий номер в письмах состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-05, где 23 – порядковый номер, 3-05 – индекс дела по номенклатуре дел.

^ IV. Общие требования к оформлению документов

4.1. Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Перечень реквизитов и места их расположения приведены в приложениях №№ 5-7.

4.2. На бланках изображается эмблема МЧС России установленного образца1, которая располагается над серединой реквизита «Наименование организации».

4.3. В реквизите «Наименование организации» указывается действительное или условное наименование, присвоенное органу управления, воинской части, подразделению ГПС или организации системы МЧС России – автору документа. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах.

Над наименованием органа управления, воинской части, подразделения ГПС или организации системы МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.

4.4. Реквизит «Справочные данные» включает почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, а также может содержать другие необходимые сведения: номера счетов в банках, адрес электронной почты и др.

4.5. Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма.

4.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания (совещания), принятия решения, для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то единой датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2000 года следует оформить 05.03.2000.

Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2000 г.

4.7. Реквизит «Регистрационный номер документа» включает в себя порядковый номер и индекс дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

4.8. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.9. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающий круг лиц, имеющих доступ к документу.

4.10. В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Служебные документы могут быть адресованы в организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам при ответе на их обращение.

При адресовании служебного документа в организацию или структурное подразделение организации без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже, например:

МЧС России

Департамент управления делами


При адресовании служебного документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:


Начальнику Центра стратегических

исследований гражданской защиты

МЧС России


И.О.Фамилия


При адресовании служебного документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (при необходимости – воинское звание) и фамилия адресата – в дательном падеже, например:

МЧС России


Начальнику Департамента управления делами

(воинское звание)

И.О.Фамилия


Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

МЧС России


Начальнику Департамента управления делами


И.О.Фамилия

В документе, содержащем более двух адресатов, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи1:

наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество – для физического лица);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:


И.П.Калинину


ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264


В такой же последовательности производится написание адресов корреспондента и отправителя на конвертах. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя – в левом верхнем углу.

4.11. Реквизит «Гриф утверждения документа» располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (воинского звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ


Командир войсковой части 00000


полковник личная подпись И.О.Фамилия


10.03.2000


При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа приказом, директивой, указанием, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:


УТВЕРЖДЕНО


Приказом МЧС России

от 15.03.2000 № 14


4.12. Резолюция – реквизит документа, в котором содержится указание по исполнению данного документа – определяются должностные лица, которым поручается выполнение заданий, разработка планов, предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

А.В.Зайцевой

П.С.Никитину

Прошу подготовить

проект решения до 20.02.2002.

Личная подпись____________

05.02.2002.


При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается названный первым в резолюции.

Резолюция может быть написана от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлена на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

4.13. Служебный документ должен иметь заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Формируется заголовок с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «о чем?», например: «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…».

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата А5.

4.14. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

4.15. Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и не на бланке должен иметь размеры полей, не менее мм:

левое 25;

правое 10;

верхнее 15;

нижнее 20.

Текст служебного документа печатается, как правило, через 1-2 межстрочных интервала (одинарный, полуторный), а при изготовлении его с помощью средств электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки и подзаголовки разделов и подразделов печатаются с прописной буквы; точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Текст пунктов и подпунктов печатается с прописной буквы, в конце ставится точка.

4.16. Реквизит «Отметка о наличии приложений» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте документа, то отметка о его наличии имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, например:

Приложение: 1. Положение о Центральном региональном центре…

на 5 л. в 1 экз.

2. Инструкция по работе с документами на 50 л. в 2 экз.

Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку… в 2 экз.


Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему,

всего на 30 л.


Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

или

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в адрес.

4.17. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, при необходимости – воинское звание; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:


Начальник Центрального командного пункта МЧС России


Личная подпись


И.О.Фамилия

В реквизите «Подпись» допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:


Генеральный директор

Личная подпись

И.О.Фамилия


Главный бухгалтер

Личная подпись

И.О.Фамилия


При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне.

Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с Положением об этом органе.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:


Председатель комиссии Личная подпись И.О.Фамилия


Члены комиссии Личная подпись И.О.Фамилия

Личная подпись И.О.Фамилия

Личная подпись И.О.Фамилия


Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.18. Согласование проекта служебного документа оформляется грифом согласования, который располагается на лицевой стороне служебного документа ниже подписи от левого поля. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:


СОГЛАСОВАНО


Начальник Центрального архива

МЧС России


Личная подписи И.О.Фамилия

23.04.2000

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, решением гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО


Письмо Министерства

финансов Российской Федерации

от 30.10.2000 № 451/24


или


СОГЛАСОВАНО


Протокол заседания Правления

чрезвычайной страховой компании

от 21.06.2000 № 10


Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

4.19. Внутреннее согласование служебного документа с должностными лицами органа управления, воинской части, подразделения ГПС, организации системы МЧС России (автора документа) оформляется визами согласования.

При отсутствии возражений проект документа визируется должностным лицом в пределах его полномочий.

Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:


Начальник юридического отдела


Личная подпись И.О.Фамилия

25.11.2000

В случае несогласия с проектом документа замечания, особые мнения, дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка:


Замечания прилагаются


Начальник юридического отдела


Личная подпись И.О.Фамилия

25.08.2000

На документах, подлинники (первые экземпляры) которых остаются в органе управления, воинской части, подразделении ГПС, организации системы МЧС России (приказы, протоколы) визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа подлинника документа.

На документах, подлинники которых отправляются из органа управления, воинской части, подразделения ГПС, организации системы МЧС России (в основном письма), визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, а также полистное визирование документа и его приложений (приложение № 8).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

4.20. Реквизит «Печать».

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставят на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

Порядок хранения и использования печати регламентирован приказом МЧС России от 02.12.98 № 694 ДСП.

4.21. Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется