Реферат: Основные правила

Федеральная архивная служба России

(РОСАРХИВ)


Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)


ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
работы с научно-технической документацией

в государственных архивах
Российской Федерации


Одобрены решением Коллегии Росархива

от 26 марта 2003 г


Москва - 2003


«Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации» подготовлены рабочей группой в составе:

Еремченко В.А. (руководитель),

Булавкиной Т.М., Жигунова В.М., Киселева И.Н., Клейна В.Р., Мещериной Т.А., Миша-рова А.С., Новиковой Н.Н., Павловой Т.Ф., Поповой Е.Н., Танонина В.А., Тарунтаевой В.Н., Шабановой Т.Е., Черешни А.Г.;


при участии Волковой И.В., Неждановой О.Ю. (Росархив), Симоновой Е.Р. (ВНИИДАД), Медведевой Г.А. (РГАНТД), Давыдовой И.Н., Максаковой О.С., Фисюк Т.Н. (Филиал РГАНТД), Назарова В.В., Клещевой Н.Б. (ЦАНТД г. Москвы), Фомичевой Н.Ф. (ЦГАНТД г. Санкт-Петербурга).


^ С О Д Е Р Ж А Н И Е
Стр.

Введение

7

1. Общие положения

10

1.1.. Понятие "научно-техническая документация"

10

1.2. Понятие о НТД государственной, частной и иных форм собственности

11

1.3. Правовые основы деятельности государственного архива, хранящего НТД

12

2. Организация и фондирование НТД Архивного фонда Российской Федерации

12

2.1. Организация НТД в пределах Архивного фонда Российской Федерации

12

2.1.1. Организация НТД по формам собственности

13

. 2.1.2. Организация НТД в государственных архивах по видам носителей,

технике закрепления, степени ценности и категории доступа к ин-

формации



13

2.2. Фондирование НТД

14

2.3. Организация НТД в пределах архивного фонда и автоматизированных

баз данных


16

3. Обеспечение сохранности НТД

17

3.1. Понятие обеспечения сохранности документов

17

3.2. Создание оптимальных условий хранения НТД на разных носителях

информации


17

3.3. Размещение НТД в хранилищах

19

3.4. Контроль наличия, технического и физического состояния НТД

19

3.5. Выдача НТД и описей из архивохранилищ

22

3.6. Выявление уникальной и особо ценной НТД

23

3.7. Создание страхового фонда НТД и фонд пользования

24

3.8. Специальная физико-химическая и техническая обработка НТД

25

4. Учет НТД государственного архива

25

4.1. Учет документов как составная часть работы по обеспечению их сохран-

ности


25

4.2. Система основных и вспомогательных документов по учету НТД в архиве

26

4.3. Учет страхового фонда и фонда пользования

31

5. Описание НТД и научно-справочный аппарат к документам архива

31

5.1. Понятие описания и научно-справочного аппарата

31

5.2. Описание НТД

33

5.3. Традиционный НСА к НТД

37

5.4. Автоматизированный научно-справочный аппарат

46

6. Комплектование архива научно-технической документацией и экспертиза

ценности НТД


48

6.1. Понятие и правовые основы комплектования архива научно-техничес-

кой документацией


49

6.2. Определение источников комплектования архива НТД

49

6.3. Экспертиза ценности НТД

52

6.4. Восполнение отсутствующей в документальных фондах организаций НТД

постоянного хранения


57

6.5. Упорядочение научно-технической документации

58

6.6. Организация приема-передачи НТД на хранение в архив

59

6.7. Перераспределение НТД между архивами

66

6.8. Целевая экспертиза ценности НТД,хранящейся в архив

67

6.9. Применение автоматизированных архивных технологий при комплекто-

вании архива НТД


69

7. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью

служб НТД и делопроизводственных служб организаций


71

7.1. Понятие и основные виды организационно-методического руководства

и контроля


71

7.2. Организационно-методическое руководство деятельностью служб НТД

и делопроизводственных служб организаций, хранящих документы госу-

дарственной собственности



72

7.3. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб

организаций, хранящих документы государственной собственности


75

7.4. Порядок взаимодействия архива с негосударственными организациями-

венниками документов


77

7.5. Организация государственного учета НТД Архивного фонда Российс-

кой Федерации, находящейся на временном хранении в организациях


78

7.6. Порядок учета работы архива с организациями различных форм собствен-

ности


78

7.7. Применение автоматизированных технологий в работе со службами

НТД и делопроизводственными службами организаций


79

8. Использование научно-технической документации Архивного фонда Россий-

ской Федерации


80

8.1. Понятие использования документов

80

8.2. Порядок использования НТД Архивного фонда Российской Федерации

80

8.3. Формы использования НТД

82

8.4. Порядок копирования, оформления и учета копий НТД

88

8.5. Рассекречивание НТД

89

8.6. Публикация НТД

90

8.7. Учет использования НТД

91

Приложения (образцы форм)

91

Приложение N 1. Акт проверки наличия и состояния документов

92

Приложение N 2. Лист проверки наличия и состояния документов

94

Приложение N 3. Карточка учета необнаруженных документов

96

Приложение N 4. Акт о необнаруженных документов, пути розыска кото-

рых исчерпаны


97

Приложение N 5. Карта-заместитель

99

Приложение N 6. Лист фонда

100

Приложение N 7. Карточка фонда

101

Приложение N 8. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

103

Приложение N 9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подле-

жащих хранению


104

Приложение N 10. Акт описания документов, переработки описей

106

Приложение N 11. Акт о технических ошибках в учетных документах

109

Приложение N 12. Акт возврата документов собственнику

110

Приложение N 13. Акт об изъятии подлинных единиц хранения, документов

111

Приложение N 14. Опись единиц хранения НТД

112

Приложение N 15. Лист-заверитель описи еди.иц хранения НТД

115

Приложение N 16. Каталожная карточка НТД

116

Приложение N 17. Акт о сдаче-приеме тематических карточек

118

Приложение N 18. Карточка учета каталогизации документов фонда

119

Приложение N 19. Книга учета каталогизации документов архива

120

Приложение N 20. Список организаций - источников комплектования госу-

дарственного архива


121

Приложение N 21. Список физических лиц (граждан) - источников комплек-

тования государственного архива документами личного

происхождения



122

Приложение N 22. Карточка учета организации - возможного источника

комплектования государственного архива


123

Приложение N 23. Перечень проектов, проблем (тем), НТД по которым

подлежит передаче на постоянное хранение


124

Приложение N 24. Акт о необнаружении единиц хранения НТД, подлежа-

щих передаче на постоянное хранение


125

Приложение N 25. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения

(документов) НТД постоянного хранения .


128

Приложение N 26. Ведомость дефектов графической и текстовой НТД,

передаваемой на постоянное хранение


130

Приложение N 27. Акт об обнаружении единиц хранения НТД, не отно-

сящихся к данному архиву, фонду или описи


131

Приложение N 28. Акт приема-передачи документов на хранение

132

Приложение N 29. Акт о невосстановимой утрате информации, относя-

щейся к электронной НТД


133

Приложение N 30. Акт приема-передачи информационных массивов и

программных средств на постоянное хранение


135

Приложение N 31. Акт технической проверки информационных масси-

вов и программных средств


137

Приложение N 32. Карточка учета работы с организацией

139

Приложение N 33. Журнал регистрации требований пользователей на

выдачу описей, дел


142

Приложение N 34. Заказ (требование) на выдачу документов, копий фон-

да пользования, описей


143

Приложение N 35. Акт о выдаче документов во временное пользование

145

Приложение N 36. Заказ на копирование документов

147

Приложение N 37. Перечень документов при копировании

148

Приложение N 38. Журнал учета заказов на копирование документов

149

Приложение N 39. Журнал регистрации пользователей и их личных дел

151

Приложение N 40. Карточка учета пользователей и тематики исследований

153

Приложение N 41. Карточка регистрации и учета исполнения запроса

155

Приложение N 42. (Справочное). Список законодательных актов, норма-

тивных и методических документов


157

Список сокращений

173



ВВЕДЕНИЕ


В соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, фонды организаций, содержащие научно-техническую документацию (НТД), а также отдельные научные, научно-технические и технические документы, имеющие научно-историческое, историко-техническое и длительное практическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

В своей работе с НТД государственные архивы руководствуются законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, регламентирующим созда-ние, оформление, хранение, обращение и использование НТД, а также ведомственными актами.

"Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации" являются составной частью комплекса нормативных актов, регламентирующих основные направления и технологию работы архивных уч-реждений с НТД, и применяются наряду с "Основными правилами работы государ-ственных архивов Российской Федерации", не повторяя их основных положений.

До последнего времени государственные архивы Российской Федерации руководст-вовались "Основными правилами работы с научно-технической документацией в госу-дарственных архивах СССР", изданными в 1985 г. Социально-экономические и полити-ческие изменения в Российской Федерации, обновленная правовая база России, и воз-никшие в связи с этим противоречия ряда положений действующих Правил вызвали необходимость создания нового нормативного документа, регламентирующего работу государственных архивов Российской Федерации с НТД на современной отечественной и международной правовой основе, с учетом наличия разных форм собственности на НТД, накопленного отечественными и зарубежными архивистами опыта работы с НТД и действующей в России нормативной базы по созданию НТД на различных носителях информации.

В новых "Правилах" регламентированы основные направления работы с НТД в государственных архивах Российской Федерации с учетом современного законода-тельства Российской Федерации, международных, государственных (национальных) российских стандартов и других нормативных актов, регламентирующих создание, хранение и обращение в Российской Федерации разных видов НТД на бумажных, ма-шинных, пленочных и других носителях информации.

В "Правилах" закреплены подтвержденные многолетней практикой государственных архивов технологические решения по работе с такими видами НТД, как научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, изыскательская, градострои-тельная, проектная документация для строительства. Основные положения «Правил» распространены на все названные выше виды документации, а также на программную, землеустроительную, лесоустроительную документацию, учетно-техническую доку-ментацию в области градостроения, землеустройства, лесоустройства и водного хозяй-ства. В «Правилах» по ряду направлений работы с НТД предложены новые приемы и технологии работы, диктуемые необходимостью применения новых технических средств (включая электронную технику) либо связанные с приемом на постоянное хранение НТД на нетрадиционных носителях.
Впервые "Правила" регламентируют работу с НТД в электронном формате и применение автоматизированных архивных технологий для обеспечения основных функций государственных архивов, комплектующихся и/или хранящих НТД.

"Правила" состоят из "Введения", восьми разделов и "Приложений".

В первом разделе содержится общая характеристика НТД, дана ее классификация по формам собственности на НТД и отражена правовая база работы государственного архива с нею.

Во втором разделе - изложены основные вопросы организации и фондирования НТД Архивного фонда Российской Федерации, классификации НТД в пределах государст-венного архива и фонда.

Раздел третий посвящен обеспечению сохранности НТД в государственном архиве независимо от уровня его подчинения. В нем изложены основные требования по соз-данию оптимальных условий хранения документов на различных носителях информа-ции, определены условия выдачи НТД из архивохранилищ, проверки ее наличия и со-стояния, создания страхового фонда особо ценной и уникальной НТД, обеспечения физико-химической сохранности НТД и ее размещения в архивохранилищах.

В разделах четвертом и пятом разделах регламентированы учет и описание НТД, создание и развитие НСА к ней, в том числе с применением автоматизированных средств учета и поиска архивных документов, находящихся на постоянном хранении в государственных архивах.

В разделе шестом регламентируется процесс комплектования государственных архивов научными, научно-техническими и техническими документами на основе действующего законодательства о формах собственности и преемственности собственности на НТД,

в том числе с применением электронно-вычислительных средств, отражены вопросы взаимоотношений государственных архивов и собственников НТД негосударственных форм собственности, инициативного документирования, а также экспертизы ценности НТД в новых экономических условиях, включая экспертизу НТД на нетрадиционных носителях с применением ЭВТ.

В разделе седьмом отражены вопросы организационно-методического содействия и контроля деятельности архивных и делопроизводственных служб организаций и предприятий - источников комплектования государственных архивов научными, научно-техническими и техническими документами.
Раздел восьмой посвящен организации использования НТД, находящейся на постоянном хранении в государственных архивах, исходя из основных требований современного отечественного и зарубежного законодательства о правах различных категорий потребителей на ретроспективную информацию.
К "Правилам" приложены образцы форм документов, применяемых государ-ственными архивами в работе с НТД, а также Список действующих законодательных, нормативных и ведомственных документов.

"Правила" применяются при работе с НТД в федеральных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации и могут быть использованы в работе межотраслевых и отраслевых государственных фондов, осуществляющих временное хранение НТД, являющейся государственной собственностью Российской Федерации или субъектов Российской Федерации, а также в работе муниципальных архивов.


"Правила" прошли рецензирование в государственных архивах, подготовлены с учетом замечаний и предложений ВНИИДАД, РГАНТД, Филиала РГАНТД, ЦАНТД г.Москвы и ЦГАНТД г.Санкт-Петербурга, которым Рабочая группа выражает глубокую признательность за конструктивные замечания и предложения.


^ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Понятие "научно-техническая документация"


Научно-техническая документация (НТД) - обобщающее понятие научно-исследо-вательской, научно-технической и технической документации на различных носителях информации, фиксирующей процесс и результаты научных исследований и прикладных разработок, а также направления и методы их внедрения в различные отрасли экономики. К НТД относят научно-исследовательские, конструкторские, технологиче-ские, патентные, программные, геологогеодезические, маркшейдерские, изыскательские, картографические, метеорологические, градостроительные, земле- и лесоустроительные документы, проектные документы для строительства и на автоматизированные системы, учетно-техническую документацию и ряд других.

Процесс создания, оформления, хранения и обращения большинства современных научно-технических, технических и некоторых научно-исследовательских документов был регламентирован: до 01.07.2003 г. правовыми и нормативными актами: научно-исследовательских и технических документов на бумажных носителях информации - федеральными законами, правительственными постановлениями, международными, государственными (национальными), отраслевыми стандартами и руководящими документами (РД) СИБИД, ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, СПДС, ЕКС АС, САПР и другими; НТД на микроформах – стандартами по микрографии; НТД на машинных носителях информации – стандартами "Системы обработки информации", "Информационные технологии", "Гибкие производственные системы", САПР, ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, СПДС, СИБИД и т.д.; с 01.07. 2003 г. регламентируется Федеральным законом «О техническом регулировании» (N 184-ФЗ, от 27.12.2002 г.).

НТД создается в процессе научно-исследовательской и научно-технической дея-тельности научно-исследовательских, конструкторских, технологических, геологораз-ведочных, изыскательских, проектных организаций и высших учебных заведений, производственной деятельности организаций, а также в работе организаций техниче-ской инвентаризации объектов градостроительной деятельности, землеустроительных, лесоустроительных организаций и отдельных граждан.

НТД представляет собой продукт интеллектуальной деятельности человека и входит в информационные ресурсы России. В соответствии с архивным законодательством Российской Федерации, отнесение НТД к Архивному фонду Российской Федерации и субъектов Российской Федерации производится на основании экспертизы ее ценности в порядке, устанавливаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.


^ 1.2. Понятие о НТД государственной, частной и иных

форм собственности


В зависимости от формы собственности на документы, НТД может относиться к НТД государственной, а также частной и иных форм собственности.

1.2.1. НТД организаций, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности или собственности субъекта Российской Федерации, является государственной собственностью.

В федеральной собственности находится НТД организаций, расположенных в стране и за рубежом, созданных на базе федерального имущества, а также НТД, хранящаяся в организациях Российской Академии наук, в федеральных архивах, библиотеках и музеях, НТД юридических и физических лиц, поступившая на законном основании в собственность государства.

В собственности субъекта Российской Федерации находится НТД организаций, созданных на базе имущества субъекта Российской Федерации, а также НТД, хра-нящаяся в государственных архивах, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации, НТД юридических и физических лиц, поступившая на законном основании в собственность субъекта Российской Федерации.

1.2.2. Частной и иных форм собственностью является НТД организаций, созданных на базе имущества, находящегося в частной и иной собственности, НТД физических лиц, созданная или законно приобретенная ими.

1.2.3. НТД частной и иных форм собственности может переходить в государствен-ную собственность в случаях, предусмотренных Российским законодательством. Соб-ственники НТД частной и иных форм собственности могут передавать свою НТД в государственную собственность.

1.2.4. НТД, отнесенная к государственной собственности, хранится в специализи-рованных и общих федеральных архивах и государственных архивах субъектов Рос-сийской Федерации, в соответствии с профилем архивов.


^ 1.3. Правовая основа деятельности государственного архива,

хранящего НТД


Владение, пользование и реализация полномочий по распоряжению НТД государственной собственности осуществляется в сответствии с Конституцией Россий-ской Федерации, Законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Имущественные вопросы, связанные с НТД государственной собственности, регулируются Гражданским, Земельным, Лесным, Градостроительным, Уголовным кодексами Российской Федерации, Федеральными законами о приватизации государ-ственного и муниципального имущества, о государственных и муниципальных уни-тарных предприятиях, о государственной регистрации прав на недвижимое имущество, о землеустройстве, об информации, информатизации и защите информации.

При решении вопросов, связанных с НТД государственной собственности, приме-няется законодательство Российской Федерации о науке и государственной научно-технической политике, о государственной и коммерческой тайне, об обязательном эк-земпляре документов, об авторском праве и смежных правах, патентном деле, о пра-вовой охране программ для ЭВМ и баз данных, о правовой охране топологий интег-ральных микросхем, об электронной цифровой подписи.


^ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ФОНДИРОВАНИЕ НТД АРХИВНОГО ФОНДА
^ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

2.1. Организация НТД в пределах Архивного фонда
Российской Федерации

Под организацией НТД понимается совокупность административно-правовых и научно- методических решений и технических операций, применяемых к этой доку-ментации с учетом ее принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.


^ 2.1.1. Организация НТД по формам собственности


2.1.1.1. НТД, отнесенная к государственной собственности Архивного фонда Российской Федерации подлежит хранению в государственных архивах, в соответствии с профилем архива, в государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.

2.1.1.2. НТД, отнесенная к федеральной собственности и находящаяся в исключи-тельном ведении Российской Федерации, хранится в специализированных и общих федеральных архивах, в федеральных библиотеках и музеях, архивах Российской Ака-демии наук и других федеральных организаций.

2.1.1.3. НТД, отнесенная к государственной собственности субъекта Российской Федерации, а также к федеральной собственности (за исключением указанных в п.2.1.1.2),

хранится в специализированных и общих государственных архивах, в государственных библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных организаций субъекта Российской Федерации.

2.1.1.4. Специализированные и общие федеральные архивы и государственные архивы субъектов Российской Федерации хранят НТД вне зависимости от времени соз-дания НТД, способа и техники закрепления информации.

2.1.1.5. НТД частной и иных форм собственности, передаваемая их собственниками в государственную собственность в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации, подлежит обязательному приему на постоянное хранение.

НТД частной и иных форм собственности, остающаяся в собственности ее владель-цев, может поступать от их собственников в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации на временное, в том числе депозитарное хранение.

2.1.1.6. НТД частной и иных форм собственности хранится у собственников в определяемом ими порядке, обеспечивающем сохранность НТД.


^ 2.1.2. Организация НТД в государственных архивах

по видам носителей, способам, технике закрепления, степени ценности

и категории доступа к информации


2.1.2.1. В архивах письменная и графическая НТД государственной собственности на бумажных носителях входит в состав исторически и/или логически связанных сово-купностей – архивных фондов и коллекций юридических и физических лиц.

2.1.2.2. Машиночитаемая (электронная) НТД государственной собственности вклю-чается в состав документов фондов организаций-фондообразователей и организуется по видам носителей информации (магнитные, оптические), внутри видов - по форматам представления и характеру зафиксированной информации.

2.1.2.3. Уникальная НТД государственной собственности в установленном порядке включается в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации. На особо ценную НТД создаются в установленном порядке стра-ховой фонд и фонд пользования.

2.1.2.4. НТД государственной собственности, не отнесенная в установленном зако-нодательством порядке к документам ограниченного доступа, является открытой документацией. Организация хранения и пользование НТД ограниченного доступа до утраты ею секретности или конфиденциальности осуществляется в установленном законом порядке. Порядок организации временного, в т.ч. депозитарного хранения в государственном архиве НТД иных собственников, условий доступа к ним и пользования ними определяется соответствующими договорами.

2.1.2.5. НТД, не подлежащая постоянному хранению, имеющаяся в составе архивных фондов, принятых на постоянное хранение, в том числе от ликвидированных орга-низаций, или поступивших в государственные архивы вследствие чрезвычайных обсто-ятельств, выделяется к уничтожению в установленном порядке.


^ 2.2. Фондирование НТД


2.2.1. Фондирование НТД состоит из определения или уточнения фондовой при-надлежности НТД и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций, в состав которых входит НТД.

2.2.2. Работа по фондированию НТД государственнй собственности, находящейся на хранении в организациях - источниках комплектования федеральных и государ-ственных архивов субъектов Российской Федерации, осуществляется в службах научно-технической (технической) документации (СНТД/СТД) организаций в процессе отбора НТД для передачи на постоянное хранение в федеральный или государственный архив субъекта Российской Федерации, а также в федеральном или государственном архиве субъекта Российской Федерации - при описании принятой необработанной НТД, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

2.2.3. Архивный фонд организаций-источников комплектования федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации научно-технической документацией, как правило, имеет поливидовой характер. В состав архивного фонда, в соответствии с профилем деятельности организации, могут входить управленческие, научно-исследовательские, конструкторские, технологические, производственнотех-нические, патентные, программные, телеметрические, изыскательские, картографиче-ские, учетно-технические, градостроительные, архитектурные, землеустроительные, лесоустроительные, проектные для строительства и иные документы на различных носителях информации, рентгенограммы, кино

фото- фоно- видеодокументы и другие.

2.2.4. Определение фондовой принадлежности НТД заключается в отнесении ее к фонду соответствующего юридического или физического лица.

Фондовая принадлежность НТД определяется на основе изучения истории фондо-образователя, фонда и состава документов. В составе НТД фонда организации может быть: НТД, созданная в организации; НТД, полученная от других отечественных и зарубежных организаций, в том числе: во исполнение договоров на разработку НТД, от организаций - соразработчиков, от организаций-инвесторов, от частных лиц.

Фондовая принадлежность НТД на бумажном носителе и микроформе, созданной в организации, определяется (кроме обычных требований - учета названия организации, подписей, содержания): для научно-исследовательской, технологической, программной, текстовой градостроительной, землеустроительной, лесоустроительной, инвестиционной, проектной и учетно-технической документации - по названию организации-разработчика, взятому с титульного/заглавного листа; для технической графической документации - по угловому штампу на чертежах, штампу применения, спецификациям и составу проекта; НТД на магнитном носителе - по информационно-поисковым характеристикам, листам удостоверения и утверждения документов, электронной цифровой подписи.

Фондовая принадлежность НТД организации-фондообразователю, полученной от сторонних организаций и физических лиц, определяется по адресату, регистрацион-ному штампу, резолюции и отметке о направлении НТД в структурные подразделения организации, по содержанию НТД.

2.2.5. Архивная коллекция НТД представляет собой совокупность документов, об-разовавшихся: в деятельности одного или нескольких фондообразователей, при раз-работке одной или нескольких проблем (тем), одного или нескольких проектов и объе-диненных по одному или нескольким признакам. В названии архивных коллекций от-ражается принцип формирования документов (тематический, хронологический, геог-рафический, номинальный) и в случае необходимости - ее составитель (юридическое, физическое лицо).

2.2.6. НТД разных организаций может входить в состав объединенных архивных фондов в случаях формирования этих фондов из фондов однородных по целевому наз-начению, подчиненности организаций, из фондов организаций, объединенных объектом и периодом деятельности, с учетом единства их местонахождения. (Объединенные фонды физических лиц могут формироваться с учетом родственных, профессиональных и/или творческих отношений фондообразователей.

2.2.7. Порядок установления границ архивных фондов, в состав которых входит НТД, аналогичен порядку установления границ архивных фондов, не содержащих НТД.


Организация НТД в пределах архивного фонда и

автоматизированных баз данных


2.3.1. В пределах архивного фонда, в состав которого входит НТД, учетно-класси-фикационной единицей является единица хранения НТД. Единица хранения НТД – со-вокупность научных, научно-технических и/или технических документов, относящихся к определенному вопросу, (или отдельный текстовой/графический документ, имеющий самостоятельное значение), объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером.

2.3.2. Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно Схемы сис-тематизации. Распределение единиц хранения НТД внутри фонда по делениям Схемы проводится на основе структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, геогра-фического, авторского признаков (возможно применение смешанных - хронологически-структурного, структурно-хронологического и иных сочетаний признаков).

2.3.3. НТД на электронных носителях может подвергаться систематизации либо в составе информационных массивов автоматизированных, в том числе распределенных, баз данных, либо вне них - на выделенных накопителях электронной информации.

2.3.4. Систематизация единиц хранения НТД является основанием для внутренней организации НТД архивного фонда/БД и закрепляется описью (описями) НТД.


^ 3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НТД


3.1. Понятие обеспечения сохранности документов


Обеспечение сохранности НТД - комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения НТД на различных носителях, исключающих ее утрату и обеспечивающих поддержание ее в должном физическом состоянии.

Режимы хранения НТД представляют собой совокупность условий ее хранения и подразделяются на: температурно-влажностный (обеспечивает предохранение НТД от повреждающего действия температуры и влаги); световой (обеспечивает предохранение НТД от ненормативного воздействия света); санитарно-гигиенический (обеспечивает предохранение НТД от биоповреждений и загрязнения);охранный (обеспечивает предохранение НТД от хищений, утрат, несанкционированного выноса).

Организация хранения НТД - система мероприятий, включающая рациональное размещение НТД, контроль за ее движением и физическим состоянием, копирование НТД с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.


^ 3.2. Создание оптимальных условий хранения НТД

на разных носителях информации


3.2.1. Создание оптимальных условий хранения НТД на различных носителях инфор-мации обеспечивается раздельным хранением их в соответствии с нормативами режимов хранения данного носителя информации. В одном хранилище могут концентрироваться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения.

3.2.2. Требования к условиям хранения текстовой и графической НТД на различных носителях информации - к зданиям и помещениям архивохранилищ НТД, их электро-оборудованию, световому режиму, противопожарному оборудованию, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому, охранному режимам хранения, топографи-рованию, транспортировке, страхованию НТД, порядку оформления временного вывоза за рубеж и пределы субъекта Российской Федерации, обеспечению сохранности НТД при чрезвычайных ситуациях - аналогичны требованиям по обеспечению сохранности управленческой документации.

Для хранения подлинников и копий НТД на бумажной, пленочной и другой основе необходимо наличие технических средств, обеспечивающих раздельное ее хранение с соблюдением соответствующих режимов хранения.

3.2.2.1. Графическая НТД на бумажной основе, помещенная в папку, хранится в сфальцованном виде (отдельные листы фальцуются до формата А4). В папку вклю-чается не более 50 листов формата А4. Допускается хранение калек, синек, ватманов в папках, коробках или тубусах. Большеформатные графические документы хранятся в тубусах либо в развернутом виде вертикально или горизонтально в специальных ме-таллических шкафах с выдвижными ящиками.

3.2.2.2. Условия хранения НТД на тканевой основе (на батисте или остралоне) аналогичны условиям хранения документов на бумажной основе. Большеформатные чертежи на тканевой основе хранятся в свернутом виде в тубусах.

3.2.2.3. Хранение кино- фото- фоно- видео- и телеметрических документов, входящих в состав НТД, осуществляется в соответствии с действующими нормативными докумен-тами.

3.2.2.4. Хранение НТД на магнитных носителях организуется в соответствии с ГОСТ 28388-89.

НТД на иных машинных носителях хранится раздельно по видам носителей.

3.2.3. Средства хранения подлинников технических документов на бумажной основе определяются с учетом требований ГОСТ ЕСКД 2.501-88*, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСПД 19.601-78*, ГОСТ ЕСПД 19.6О2-78*, ГОСТ СТД АСУ 24.4О2-8О*; документов на магнитных носителях - ГОСТ 28388-89; микроформ - ГОСТ 13.1.203-84, ГОСТ 13.1.101-93, ГОСТ 7.65-92.

При определении средств хранения НТД на маш