Реферат: Кременчуцьке міське управління юстиції матер І а л и заочногосем І нару планування роботи юрисконсульта та складання номенклатури справ підготовлено: начальником управління Н. К. Проценко, головним спеціалістом Л. П. Піцул Дата проведення

КРЕМЕНЧУЦЬКЕ МІСЬКЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ


М А Т Е Р І А Л И

З А О Ч Н О Г О С Е М І Н А Р У


ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ЮРИСКОНСУЛЬТА ТА СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ


Підготовлено:

начальником управління Н.К. Проценко,

головним спеціалістом Л.П. Піцул


Дата проведення: 29.01.2010 р.


м. Кременчук

2010








Міністерство юстиції України

Кременчуцьке міське

управління юстиції


39605, м. Кременчук, вул. Радянська, 15/4

тел. 2-45-21




Юрисконсультам державних підприємств, установ, організацій

(за списком)





№/12-04 від 29.01.2010 р.

на № від



Про заочний семінар


Кременчуцьке міське управління юстиції направляє матеріали заочного семінару для юрисконсультів (юридичних служб) державних підприємств, установ і організацій на тему: «Планування роботи юрисконсульта та складання номенклатури справ».

Метою семінару є вдосконалення заочної форми проведення семінарів для юрисконсультів і інших працівників державних підприємств, установ і організацій та сприяння і розвиток системи самостійного вивчення юрисконсультами позитивного досвіду окремих юридичних служб та вдосконалення знань їх з організаційних засад діяльності юридичних служб.

При опрацюванні матеріалів семінару вам необхідно вивчити методичні рекомендації з питання, що виноситься на семінар, ознайомитись зі списком використаних законодавчих та нормативно-правових актів, що додаються до цього листа та направити на нашу адресу копії складених вами та затверджених керівником плани роботи (поточні та перспективні)і номенклатури справ 2010 рік.

Копії зазначених документів просимо направити до 26.02.2010 року на нашу електронну (Kmyu@ukrpost.ua) або на поштову (Полтавська обл., м. Кременчук, вул. Радянська, 15/4) адресу Кременчуцького міського управління юстиції.


Дякуємо за участь у роботі семінару!


Начальник управління Н.К. Проценко


Піцул

24521

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Кременчуцького

міського управління юстиції

___________ Н.К. Проценко

„20” січня 2010 р.


План

підготовки та проведення заочного семінару на тему:

^ «ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ЮРИСКОНСУЛЬТА ТА СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ»



№ п/п

Захід

Строк виконання

Відповідальний

Примітка

1.


Визначити підприємства, установи, організації для участі у заочному семінарі (список додається)



до 22.01.2010


Піцул Л.П.




2.


Підготувати матеріали семінару і

методичні рекомендації щодо його теми та відправити їх на електронні адреси учасників



29.01.2010


Піцул Л.П.




3.


Підготувати звіт про проведений захід



протягом лютого 2010


Піцул Л.П.






Головний спеціаліст Л.П.Піцул


ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Кременчуцького

міського управління юстиції

___________ Н.К. Проценко

„20”січня 2010 р.


Питання, що виносяться на розгляд заочного семінарі на тему:


^ «ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ЮРИСКОНСУЛЬТА ТА СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ»



Організація надання правової допомоги юрисконсультом державного підприємства, установи або організації через планування.

Плани – поточні і перспективні.

Номенклатура справ структурного підрозділу та зведена номенклатура справ.

Значення Переліку типових документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 при складання та використання номенклатури справ.



Головний спеціаліст Л.П. Піцул


Заочний семінар на тему:

^ «ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ЮРИСКОНСУЛЬТА ТА СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ»


МЕТА СЕМІНАРУ:

Удосконалення заочної форми проведення семінарів для юрисконсультів та інших працівників державних підприємств, установ і організацій.

Сприяння і розвиток системи самостійного вивчення юрисконсультами позитивного досвіду окремих юридичних служб та вдосконалення знань юрисконсультів підприємств, установ, організацій з організаційних засад діяльності юридичних служб.


^ ЗАВДАННЯ СЕМІНАРУ:

- розвиток і поширення інноваційних методів у роботі як Кременчуцького міського управління юстиції, так і у роботі юридичних служб (юрисконсультів) підприємств, установ, організацій;

сприяння самоаналізу юрисконсультами підприємств, установ, організацій правових засад організації та діяльності юридичної служби;




ознайомлення юрисконсультів підприємств, установ, організацій з матеріалами щодо порядку планування роботи юридичної служби та складання номенклатури справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (далі - Перелік типових документів), затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 «Про затвердження Переліку типових документів», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. під № 576/3016 (із змінами і доповненнями, внесеними наказами Державного комітету архівів України від 23 жовтня 2001 року N 82, від 26 листопада 2001 року N 93, від 24 березня 2003 року N 45, від 24 березня 2003 року N 46, від 23 червня 2005 року N 86, від 25 березня 2008 року N 52);




аналіз змісту та виправлення помилок, що можливо будуть допущені юрисконсультами, при складанні ними планів роботи та номенклатури справ на 2010 рік.



ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Кременчуцького

міського управління юстиції

___________ Н.К. Проценко

„26” лютого 2010 р.


ЗВІТ

про проведення заочного семінару

для юрисконсультів державних підприємств, установ, організацій на тему:

^ «ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ЮРИСКОНСУЛЬТА ТА СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ».


Дата проведення: 29 січня 2010 року.

Час проведення: 10.00-11.00.

Місце проведення: Кременчуцьке міське управління юстиції.

Підстава для проведення семінару: план проведення заочних семінарів для юрисконсультів підприємств, установ, організацій на І півріччя 2010 року та аналіз довідок з проведених перевірок правового забезпечення діяльності підприємств, установ та організацій у 2009 році .

Учасники: юрисконсульти державних підприємств, установ, організацій міста.

Результати та висновки щодо проведення семінару:

При підготовці та проведенні заочного семінару особливу увагу було приділено, з одного боку - плануванню роботи юрисконсульта, оскільки саме ця робота визначає цілі, які він ставить перед собою для найбільш якісного виконання завдань щодо правового забезпечення діяльності підприємства, установи або організації, а з іншого боку – формуванню всього комплексу документації, що створюється у процесі діяльності юрисконсульта у відповідні справи та передача їх до архівних установ.

Враховуючи, що внаслідок проведених у 2009 році перевірок правового забезпечення діяльності підприємств, установ та організацій, у значної їх кількості відсутні плани роботи, звіти про їх виконання та номенклатури справ, саме на початку поточного року, коли зазначені документи формуються і було проведено семінар з вказаної теми.

З метою виявлення і аналізу типових помилок при складанні зазначених документів юрисконсультам запропоновано направати до Кременчуцького міського управління юстиції плани роботи та номенклатури справ на 2010 рік.

Перевірка зазначених документів показала наявність у них помилок. Помилки були виправлені і будуть обговорені на найближчому семінарі з юрисконсультами державних підприємств, установ та організацій.

Основна мета та завдання семінару досягнуті.


Головний спеціаліст Л.П. Піцул


Список учасників заочного семінару на тему:


^ «ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ЮРИСКОНСУЛЬТА ТА СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ»





№ з/п

Організація

Електронна адреса




1

Виконавчий комітет Кременчуцької міської ради







2

Виконавчий комітет Автозаводської районної ради







3

Виконавчий комітет Крюківської районної ради







4

Кременчуцький медичний коледж







5

Кременчуцьке міське управління головного управління надзвичайних ситуацій України у Полтавській області







6

Відділ охорони здоров’я виконкому міської ради







7

Відділення виконавчої дирекції фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань у м. Кременчуці Полтавської області







8

Управління державного казначейства у

м. Кременчуці







9

Управління пенсійного фонду України Автозаводського району у м. Кременчуці







10

Управління пенсійного фонду України Крюківського району у м. Кременчуці







11

Кременчуцька виправна колонія № 69 у Полтавській області







12

Кременчуцька виправна колонія в Полтавській області







13

Кременчуцький льотний коледж Національного авіаційного університету







14

Міський центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді







15

Управління освіти виконкому міської ради







16

Державне підприємство «Український науково – дослідний інститут вагонобудування»







17

Кременчуцький міськрайонний центр зайнятості







18

Управління Держкомзему у м. Кременчуці Полтавської області







19

КП «Кременчукводоканал»







20

Кременчуцький державний університет







21

Кременчуцький технікум залізничного транспорту







22

Крюківське кар’єроуправління







23

Полтавське регіональне управління державної спеціалізованої фінансової установи «Державний фонд сприяння молодіжному житловому будівництву»







24

Головне державне управління охорони, використання і відтворення водних живих ресурсів та регулювання рибальства у Полтавській області







25

Управління ветеринарної медицини у м. Кременчуці







26


Кременчуцька об’єднана державна податкова інспекція







27

Дочірнє підприємство ДАК «Хліб України» «Хлібна база №81»







28

КП «Придніпровський парк»







29

Територіальне управління з обслуговування інвалідів Крюківського району






Методичні рекомендації

^ ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ЮРИСКОНСУЛЬТА ТА СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ


Призначення планування як функції управління поля­гає в намаганні завчасно врахувати за можливістю всі внутрішні та зовнішні фактори, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціону­вання і розвитку органів державної влади, підприємств, установ, організацій всіх форм власності (далі –організація).

Воно передбачає розробку комплексу за­ходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з ураху­ванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним структурним підрозділом і організацією в цілому. Тому планування повинно забез­печити взаємозв'язок між окремими структурними підрозділами організації.

Щоб спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно:

сформулювати цілі, до яких прагне організація;

визначити шляхи досягнення встановлених цілей;

на підставі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.

Планування - це початковий етап управління. Однак це є не єдиний акт, а процес, який триває до завершення комплексу операцій, що плану­ються. Планування містить у собі визначення:

- кінцевої та проміжної мети;

- завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;

- засобів та способів їх вирішення;

- необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу

Планування – процес визначення цілей організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення, який здійснюється з метою створення умов для послідовних і узгоджених дій структурних підрозділів організації, спрямування їх на ефективне виконання завдань та реалізацію покладених функцій.

^ Роль планування полягає у тому, що воно:

забезпечує цілеспрямованість діяльності системи, організації, структурного підрозділу, виконавця, ритмічність та ефективність діяльності;

сприяє ефективному використанню сил та засобів, взаємодії організацій, служб, структурних підрозділів та виконавців, створенню сприятливого психологічного клімату;

дозволяє усунути негативний ефект невизначеності, зосередити увагу на головних завданнях, досягти економічного функціонування, полегшити контроль.



Принципи планування аналогічні загальним принципам управлінських рішень:

наукова обґрунтованість;

законність;

несуперечливість;

актуальність;

реальність;

конкретність;

своєчасність;

інформованість.



Крім загальних принципів планування існують спеціальні вимоги до планування:

Наступність планів за діями, завданнями, засобами та строками їх реалізації. Загальний план роботи організації повинен містити цільові установки та заходи, що забезпечують реалізацію головних, вузлових завдань організації силами всіх підрозділів. На основі цього, завдання органу трансформуються у планах підрозділів залежно від специфіки організації або підрозділу, забезпечуючи, тим самим, конкретизацію форм і методів реалізації. Плани роботи підрозділів не повинні бути випискою з плану роботи організації,а являти собою поглиблення, деталізацію і конкретизацію управлінського рішення.

Планування повинно охоплювати як поточні, так і перспективні питання діяльності організації.

Напруженість планів забезпечується визначенням оптимального обсягу роботи організації, всебічного врахування наявних сил, засобів та часу. Для забезпечення напруженості планів значна роль належить процедурі розгляду та затвердження їх вищим керівництвом. Це зменшує можливість прийняття явно занижених планів.

Стабільність (постійність) планів забезпечується вжиттям спеціальних заході (ресурсних, кадрових, фінансових тощо) для забезпечення стабільності роботи організації, уникнення внесення чисельних змін і доповнень та розробки додаткових планів, які можуть ускладнити цілеспрямовану роботу з виконання основного плану, розпорошити ресурси, не дати змогу зосередити їх на виконанні головної мети.

Гнучкість – у ряді випадків конкретні обставини вимагають змінити план або розподіл ресурсів. Гнучкість планів дещо зменшує небезпеку втрат, які можуть бути викликані несподіваними обставинами.



^ Форми і види планування


В залежності від змісту, мети і завдань виділяють існують різні форми класифікації форм плану­вання та видів планів:

1. Форми планування в залежності від тривалості планового періоду:

- перспективне планування (прогнозування), яке включає довгострокове та стратегічне;

- середньострокове планування;

- поточне планування.

Перспективне планування як інструмент централізованого управління. Таке планування охоплює період від 10-ти до 20-ти років (частіше 10-12 років). Воно передбачає розробку загальних принципів орієнтації організації на перспективу (концепцію розвитку); визначає стратегічний напрям і програму розвит­ку, зміст і послідовність здійснення найважливіших заходів, які забезпе­чують досягнення поставленої мети. В системі перспективного планування в залежності від методології і мети розрізняють довгострокове і стратегічне планування.

В системі довгострокового планування використовується метод екстраполяції, тобто використання результатів показників минулого періоду і на основі визначення оптимістичної мети поширення декількох завищених показників на майбутній період, розраховуючи на те, що май­бутнє буде краще, ніж минуле.

^ Стратегічне планування має на меті дати комплексне наукове об­грунтування проблем, з якими може зіткнутися організація в майбутньому, і на цій основі розробити показники розвитку на плановий період.

Середньострокові плани найчастіше охоплюють п'ятирічний строк. В цих планах формуються основні зав­дання на встановлений період. Середньострокові плани передбачають розробку в певній послідовності заходів, які спрямовані на досягнення мети, визначеної дов­гостроковою програмою розвитку.

Поточне планування здійснюється шляхом детальної розробки опера­тивних планів для організації в цілому та її окремих підрозділів. Основними ланками поточного плану є календарні плани (місячні, квартальні, піврічні). Це — детальна конкретизація мети і завдань, які поставлені перспективними та середньостроковими планами.

2. За критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани.


Стратегічні плани – це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні плани – це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованних на короткий термін рішеннях щодо того:

що конкретно треба зробити,

хто повинен це зробити,

як це має бути зроблено.



3. За критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові.


Короткострокові плани – це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило, не мають змінюватися.

Довгострокові плани – це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Ці плани мають враховувати зміни у зовнішньому середовищі організації та вчасно реагувати на них.


4. За ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Завдання – це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. Їх не можна тлумачити двозначно.

Орієнтири – це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначенності середовища, великої ймовірності непередбачуванних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив’язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру.

^ Планування роботи юридичної служби як окремого структурного підрозділу

Чіткості та раціональності в роботі юридичної служби, уникнення несистемності та випадковості проведених заходів, можна досягти тільки в разі правильного її планування. Форми планування, умови та порядок розробки планів діяльності юридичних служб місцевих органів виконавчої влади, територіальних (місцевих, регіональних) органів центральних органів виконавчої влади, урядових органів у системі міністерств (далі – орган виконавчої влади), державних господарських об'єднань, підприємств, установ та організацій (далі – підприємство) залежить від організації планування суб’єктом, структурним підрозділом якого є юридична служба.
Плани, як правило, складають на місяць, квартал і рік, що відповідає термінам 
планування діяльності органу виконавчої влади, підприємства. Це так звані поточні плани. 

Процес поточного планування повинен бути узгоджений у часі зі перспективним планом.

  Поточні, робочі плани складаються з метою забезпечення:

1) визначення   переліку   основних   заходів  щодо  виконання   завдань перспективного плану;

2)  розподілу робіт у часі;

3)  розподілу робіт серед виконавців;

4)  контролю за виконанням перспективного плану.

Перспективні плани складають на термін понад рік. Кожна галузь має певну 
специфіку правової роботи, тому не існує єдиних вимог до змісту плану роботи 
юридичних служб, але основні розділи плану мають відповідати основним завданням юридичної служби органу виконавчої влади, підприємства, визначених п.п. 10, 11 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040., крім поточної правової роботи – візування проектів наказів, розпоряджень, рішень, постанов, участь і виступ у судових засіданнях судів загальної юрисдикції, спеціалізованих судах, надання юридичних консультацій, яка не планується і виконується в разі потреби. До плану роботи необхідно включати питання звітності, яка надається вищестоящій організації чи іншим органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям.

При плануванні правової роботи необхідно враховувати її обсяг і характер, 
кількість юристів та їхню кваліфікацію. 

Розроблюючи плани роботи юридичної служби, необхідно також суворо дотримуватись таких вимог: безперервності планування; обрання основного напрямку в роботі, пов'язаного зі специфікою діяльності підприємства; комплексності, оперативності, реальності заходів; здійснення контролю за виконанням планових заходів, перевірки їх 
ефективності. 
Належне виконання планів роботи юридичною службою забезпечується складанням на 
їх основі особистих планів роботи кожного юрисконсульта, як правило, на місяць. 
Особисті плани затверджує керівник юридичної служби.

Як правило, робота структурних підрозділів організації здійснюється за квартальними планами, які затверджуються керівником або його заступниками (відповідно до розподілу обов’язків).

Кожен план, незалежно від виду, обов’язково повинен мати реквізити – обов’язкову інформацію:

найменування плану та відомості про назву організації (структурного підрозділу, особи), що його розробила та затвердила, час та місце дії плану;

нумерація розділів та заходів;

назва заходів, що плануються;

термін виконання заходів;

назви (прізвища) виконавців;

відмітки про виконання;

примітки.

Щодо заходів, які зазначаються у плані, то це мають бути конкретизовані та деталізовані завдання, а не дублювання основних завдань чи повноважень підрозділу (особи), що зазначені в положення про підрозділ чи в посадовій інструкції.

Терміни виконання повинні бути чіткі, із зазначенням конкретної дати виконання. Слід уникати неконкретних, декларативних формувань змісту, наприклад, «здійснювати контроль…».

В обов’язковому порядку у планах проставляються відмітки про виконання, де зазначається дата виконання та номер документу (де він зберігається), який свідчить про виконання того чи іншого пункту плану.

Важливим етапом планування є здійснення контрою за виконанням плану. Контроль за виконанням плану роботи може здійснюватись як:

попередній – з метою усунення недоліків, що могли виникнути при розробці плану;

поточний (оперативний) – з метою виявлення труднощів у реалізації плану, визначення та усунення недоробок, оцінки фактичного стану виконання на конкретну дату;

заключний (наступний) для оцінки ступеня реалізації поставлених завдань.



Отже, здійснення планування роботи юридичної служби є одним із заходів забезпечення ефективної діяльності її працівників та організації в цілому.


^ Складання номенклатури справ

Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання. Назва справи, включеної в номенклатуру, виноситься потім на обкладинку справи і стає її заголовком.

В міру виконання документи розкладаються тільки в ті справи, які заздалегідь для них намічені номенклатурою справ. Отже, місце кожного документа заздалегідь визначено, і пошук його, якщо номенклатура складена правильно, не буде викликати ускладнень.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом, та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду.

Номенклатура може бути індивідуальною, примірною і типовою.

Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретної установи (структурного підрозділу).

Примірні і типові номенклатури справ складаються для однорідних за характером діяльності установ з метою уніфікації групування типових для цих установ документів, уніфікації заголовків справ і встановлення для них єдиних термінів зберігання.

Примірні і типові номенклатури справ розробляються вищестоящими установами (міністерствами, комітетами, іншими відомствами), що мають мережу підвідомчих організацій, узгоджуються з архівними установами і є основою для складання індивідуальних номенклатур у тих організаціях, для яких вони призначені. Примірні номенклатури справ мають рекомендаційний характер, типові номенклатури справ - обов’язковий.

При складанні індивідуальних номенклатур справ на основі типових і примірних номенклатур повинна бути врахована специфіка формування справ конкретної установи.

Крім того, розрізняють номенклатуру справ структурного підрозділу і зведену. Зведена номенклатура справ відображає документи всієї установи і складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

^ Номенклатура справ структурного підрозділу

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі (секретарем), із залученням фахівців, які добре знають роботу своїх структурних підрозділів. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. Керівник структурного підрозділу і фахівці намічають коло питань, якими буде займатися структурний підрозділ протягом року, і категорії документів, у яких ця діяльність знайде відображення, уточнюють терміни зберігання окремих груп документів.

Працівники служби діловодства (або секретар установи) і керівник архіву установи здійснюють організаційно-методичне керівництво цією роботою (редагують заголовки справ, оформляють номенклатуру).


Вимоги до номенклатури

Перша вимога до номенклатури - охоплення всього обсягу документів структурного підрозділу. Необхідно врахувати всю внутрішню документацію, а також ту, що одержана ззовні. Не підлягають включенню в номенклатуру друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), брошури, інформаційні листи, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної або типової номенклатури справ найменування справ, що фактично не заводяться. Якщо номенклатура складається на підставі примірної або типової номенклатур справ, то деякі справи, передбачені в них, можуть бути розділені на дві чи три справи, що звичайно обумовлено специфікою роботи чи пов’язано з обсягом документації, що утворюється, за тими чи іншими питаннями.

При складанні номенклатури справ використовують положення і статути про установу, організацію, підприємство та їх структурні підрозділи, плани, звіти про роботу, штатні розписи, діючі переліки документів із термінами зберігання, класифікатори, номенклатури справ за минулі роки, описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.

Робота зі складання номенклатури повинна бути довершена не пізніше грудня поточного року, щоб з 1 січня її можна було ввести в дію.

Номенклатура справ включає такі графи:

Перша графа - індекс справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів і порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад, 03-12 означає, що 03 - це індекс структурного підрозділу (наприклад – юридичний відділ), 12 - порядковий номер справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.

Друга графа - заголовок справи (тому, частини). Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться. Деякі частини заголовка, наприклад, авторство, кореспонденти, питання, уточнюються.

Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично короткими і правильно відображати інформацію, що міститься в справі. На початку заголовка вказується назва виду справи (листування, журнал, книга) або різновиду документів (накази, протоколи, акти, довідки). Потім зміст заголовка уточнюється даними щодо питання (про що документи справи), авторства, кореспондента, періоду, за який відкладаються документи, наприкінці зазначається копійність документів справи.

Приклад: «Накази директора (начальника) з основної діяльності за 2010 рік (копії)». Варто пам’ятати, що в одну справу можуть бути підшиті документи тільки з одного питання і з одним строком зберігання.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов’язаних послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Приклади: 1. «Документи (доповідні записки, звіти, довідки, розрахунки) щодо стану забезпечення охорони власності підприємства». Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного чи розпорядного акта. Приклад: «Документи до протоколів засідань комісії з аналізу і зменшенню непродуктивних витрат» за 2010 рік». У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) й інших справ, які містять документи, пов’язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін «справа», наприклад: особова справа.

Особливу увагу варто приділити формулюванню заголовків справ з листуванням. У заголовках справ з листуванням обов’язково вказується кореспондент, і з якого питання воно ведеться. Назва установи - автора в заголовках з листуванням не вказується.

Приклади:

1. «Листування з Міністерством праці та соціальної політики». 2. «Листування з правоохоронними органами щодо розкрадання вантажів при транспортування залізницею».

У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами вони не зазначаються. Приклад: «Листування про організацію семінару діловодного персоналу з обміну досвідом».

У заголовках справ, які містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи.

При групуванні в справу статистичних форм у заголовку вказується назва форми, її номер або умовне позначення (шифр).

Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретній справи. Така систематизація необхідна для швидкого пошуку конкретної справи на основі стабільного порядку їх розташування.

Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів (укази, постанови, накази, доручення); далі група організаційно-розпорядної документації самої установи (статути, положення, накази, розпорядження, рішення колегіальних органів); потім організаційні документи, що відносяться до діяльності окремих підрозділів, служб (положення про відділ, посадові інструкції); далі - планово-звітна документація і листування, наприкінці - обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки).

В середині кожної з цих груп документи розміщуються за ступенем їх важливості. На початку вказуються заголовки справ постійного зберігання, потім довгострокового, і наприкінці тимчасового строку зберігання. В планово-звітній групі також іде розташування заголовків за ступенем їх важливості.

Третя графа - кількість справ, томів, частин. Ця графа заповнюється наприкінці року. Четверта графа - строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком. У цій графі вказуються строки зберігання документів на підставі «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (далі - Перелік типових документів), затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 «Про затвердження Переліку типових документів», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. під № 576/3016 (із змінами і доповненнями, внесеними наказами Державного комітету архівів України від 23 жовтня 2001 року N 82, від 26 листопада 2001 року N 93, від 24 березня 2003 року N 45, від 24 березня 2003 року N 46, від 23 червня 2005 року N 86, від 25 березня 2008 року N 52), а також відомчих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання.

В залежності від практичної і наукової цінності документів визначається і термін їх зберігання - постійний (вічний), довгостроковий (понад 10 років), тимчасовий (до 10 років).

Терміни зберігання документів у Переліку типових документів диференційовані за двома групами організацій.

До першої групи віднесено організації, в результаті діяльності яких утворюються документи, що мають наукове, народногосподарське, соціально-культурне чи історичне значення. Документи цих організацій відносяться до Національного архівного фонду України і передаються на зберігання в державні архіви. Строки зберігання документів цих організацій дані в графі 3 Переліку типових документів.

Друга група включає організації допоміжного й обслуговуючого характеру, у діяльності яких не створюються документи національного архівного фонду і безпосередньо від яких документи на державне зберігання не надходять. Строки зберігання документів цієї групи подаються в графі 4 Переліку типових документів.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією) організації за узгодженням з експертно-перевірною комісією державного архіву (для організацій, що передають свої документи на держзберігання).

П’ята графа - примітка. У цій графі номенклатури робляться позначки про перехідні справи, про заведення і внесення нових справ, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів організації чи інші установи для їх продовження.

Наприкінці року номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому відзначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис підписується особою, відповідальною за діловодство (секретарем) структурного підрозділу.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в трьох примірниках, на кожному з який обов’язково проставляється гриф погодження з експертною комісією і керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Номенклатури справ структурних підрозділів після їхнього розгляду й аналізу зводяться службою діловодства чи секрет