Реферат: Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело»

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»



1. Полное и сокращенное наименование 2

2. Официальный сайт производителя (+ производитель) 2

3. Основные модули – название, назначение, год разработки, версия 2

4. Функциональные возможности первой версии системы 10

5. Эволюция функциональных возможностей в зависимости от версий 10

6. Функциональные возможности последней версии (наиболее подробно). В качестве источников данных использовать руководство пользователя и справочные материалы, не рекламу производителя! 10

7. Декларируемые универсальные преимущества 16

8. Достоинства и недостатки (только сторонние источники информации – не от дилера и/или производителя) 16

9. Поддержка (справка, руководство и т.д.) 16

10. Возможности по интеграции с другим ПО и корпоративными информационными системами 17

11. Список использованных источников 17



1. Полное и сокращенное наименование
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО».

"ДЕЛО" – семейство программных продуктов, предназначенных для автоматизации делопроизводства, электронного документооборота и организации потока работ (workflow). Система «ДЕЛО» полностью соответствует отечественным нормативам и позволяет учитывать сложившуюся практику делопроизводства отдельной организации. Система «ДЕЛО» разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
2. Официальный сайт производителя (+ производитель)
http://www.eos.ru
3. Основные модули – название, назначение, год разработки, версия



Рисунок 1. Основные модули системы «Дело»


Архитектура системы «ДЕЛО» представлена на рисунке 2, а назначение и способы реализации компонент, входящих в состав серверной и клиентской частей, представлены в таблицах 1 и 2. соответственно.




Рис. 2. Архитектура системы «ДЕЛО».


Таблица 1. Состав и назначение компонентов серверной части системы «ДЕЛО»

№ п\п

Название

Назначение

Реализация

1.

Модуль управления доступом

Обеспечивает реализацию следующих функций:

разграничение прав пользователя системы "ДЕЛО" как к функциям, так и к отдельным объектам системы;

контроль доступа пользователя к функциям или объектам системы "ДЕЛО" в соответствии с назначенными им правами

Power Builder, комплекс хранимых процедур, стандартные функции ОС по управлению доступом

2.

Модуль реализации прикладной логики

Обеспечивает выполнение прикладных функций системы "ДЕЛО"

Комплекс хранимых процедур

3.

Модуль протоколирования

Обеспечивает протоколирование событий, инициируемых пользователями системы "ДЕЛО"

Комплекс хранимых процедур

4.

Модуль полнотекстового поиска

Обеспечивает возможность полнотекстового поиска документов, которые могут храниться как непосредственно в компонентах хранения системы "ДЕЛО", так и в файловой системе. Модуль также предоставляет пользователям возможность поиска информации с учетом морфологических особенностей русского языка за счет интеграции с подобными системами

Power Builder, С++

5.

Модуль индексирования документов

Реализует механизм индексирования документов с использованием технологии Microsoft Index Server

Microsoft Index Server

6.

Компонент хранения структурированных данных

Обеспечивает хранение данных трех типов: справочников системы "ДЕЛО", объектов системы "ДЕЛО" и метаданных

СУБД Oracle или СУБД Microsoft SQL Server

7.

Компонент хранения неструктурированных данных

Обеспечивает хранение неструктурированной информации – электронных образов документов

СУБД Oracle или файловая система

8.

Серверная часть почтовой системы

Обеспечивает доставку информации адресату

Любой SMTP/POP3 сервер


Таблица 2. Состав и назначение компонентов клиентской части системы «ДЕЛО»

№ п\п

Название

Назначение

Реализация

1.

API

Представляет собой набор объектов, созданных с использованием технологии ActiveX. Объекты API могут быть использованы в прикладной программе, написанной на любом языке программирования, поддерживающим работу с ActiveX объектами. Доступ к данным системы "ДЕЛО" посредством API возможен только в режиме чтения. API системы "ДЕЛО" является 32-разрядным приложением, поэтому он не может быть использован в среде 16-разрядных приложениях Windows

Delphi.

ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если система "ДЕЛО" функционирует со своими опциями, API располагается на сервере приложений

2.

Модуль экспорта/импорта данных

Реализует возможность экспорта и импорта данных отдельных справочников системы "ДЕЛО" в файлы и из файлов, поддерживаемых драйверами ODBC (*.txt, *.xls, *.dbf)

Power Builder, стандартные функции СУБД Oracle и Microsoft SQL Server по экспорту/импорту данных

3.

Модуль интеграции с приложениями Microsoft Office

Обеспечивает интеграцию с такими приложениями Microsoft Office, как Microsoft Word и Microsoft Excel, которые позволяют осуществлять просмотр и печать отчетов системы "ДЕЛО", а также позволяет создавать документ на основе шаблона, обеспечивающего регистрацию этого документа в системе "ДЕЛО"

C++, для создания и редактирования шаблонов – Microsoft Visual Basic

4.

Модуль реализации прикладной логики

Обеспечивает выполнение прикладных функций системы "ДЕЛО"

Power Builder.

ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если система "ДЕЛО" функционирует со своими опциями, данный модуль присутствует и на сервере приложений

5.

GUI

Данный компонент обеспечивает отображение информации на экране

Power Builder

6.

Клиент почтовой системы

Данный компонент обеспечивает формирование почтовых сообщений для их последующей отправки адресату

Power Builder, MAPI



Архитектура опций системы «Дело»

В качестве опций рассматриваются (рис. 2):

«АРХИВНОЕ ДЕЛО»;

«ДЕЛО-WEB»;

«ЭЦП и шифрование»;

«Поточное сканирование»;

«Fine Reader».




Рисунок 2. Опции системы «Дело»


Опция «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Реализация прикладной логики подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем интеграции с приложениями Microsoft Office (рис. 3). Поэтому подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» никаких дополнительных компонент в общую архитектуру системы «ДЕЛО» не вносит.

Опция «ДЕЛО-WEB»

Логика работы опции обеспечивается за счет использования совокупности функций, которые реализуются с помощью Web-browser, IIS и AS. Их назначение и способы реализации представлены в таблице 3.

Опция «ЭЦП и шифрование»

Логика работы опции обеспечивается за счет использования совокупности функций, которые реализуются с помощью таких модулей, как ЦУКС, CSP и модуля шифрования и ЭЦП (рисунок 3.). Их назначение и способы реализации представлены в таблице 3.

Опция «Fine Reader»

Прикладная логика опции «Fine Reader» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем потокового ввода данных (рисунок 3.).

Опция «Поточное сканирование»

Прикладная логика опции «Поточное сканирование» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем потокового ввода данных (рисунок 3.). Назначение и способ реализации модуля потокового ввода данных приведены в таблице 3.


Таблица 3. Назначение и способ реализации модуля потокового ввода данных

№ п\п

Название

Назначение

Реализация

Подсистема

1.

Web browser

Обеспечивает отображение HTML страниц

ПО стороннего производителя

Клиентская часть опции «ДЕЛО WEB»

2.

AS

Содержит совокупность com-объектов, обеспечивающих выполнение таких прикладных функций как, например, поиск данных в соответствующих компонентах

ASP

Часть сервера приложений опции «ДЕЛО

3.

IIS

Модуль представляет собой набор базовых служб Интернета, объединенных при помощи стандартного интерфейса администрирования и общих методов управления

ПО корпорации Microsoft

Часть сервера приложений опции «ДЕЛО-WEB»

4.

ЦУКС

Модуль обеспечивает:

изготовление и управление сертификатами открытых ключей персонала;

генерацию личных закрытых ключей пользователей;

импорт и экспорт сертификатов пользователей в файл

ПО стороннего производителя.

Модуль имеет сертификат ФАПСИ

Часть сервера приложений опции «ЭЦП и шифрование»

5.

CSP

Модуль реализует такие функции, как:

шифрование и дешифрование;

подписание и проверку подписи

ПО стороннего производителя

Модуль имеет сертификат ФАПСИ

Клиентская часть опции «ЭЦП и шифрование»

6.

Модуль шифрования и ЭЦП

Обеспечивает сопряжение и синхронизацию работы системы «ДЕЛО» и ее подсистем с модулями «ЦУКС» и «CSP»

Power Builder

Клиентская часть опции «ЭЦП и шифрование»

7.

Модуль ручного ввода данных

Обеспечивает ручное выполнение процесса прикрепления электронных образов отсканированных документов к объектам системы «ДЕЛО»

-

Клиентская часть опции «Fine Reader»

8.

Модуль потокового ввода данных

Обеспечивает автоматизированное выполнение процесса потокового прикрепления электронных образов отсканированных документов к объектам системы «ДЕЛО»

Power Builder

Клиентская часть опции «Поточное сканирование»




Рис. 3. Архитектура системы «ДЕЛО» и ее опций.

4. Функциональные возможности первой версии системы
???

5. Эволюция функциональных возможностей в зависимости от версий
Совместимость опций с версиями системы «ДЕЛО»

Подсистема «ДЕЛО-Web» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 7.0.1 (1999 год).

Опция «Сканирование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 7.5.2 (2001 год).

Опция «Поточное сканирование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.0.3 (2002 год).

Опция «ЭЦП и шифрование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.0.3 (2002 год).

Опция «Юридически значимый электронный документооборот» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.0 (2007 год).

Опция «Защита от не санкционированного доступа» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.0 (2007 год).

Подсистема «Оповещения и уведомления» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.5 (2008 год).

Опция «Поиск по штрих-коду» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.7 (2008 год).

Опция «Печать штрих-кода» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.7 (2008 год).

Поддержка формата MS Open XML в паспорте регистрационной карточки работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.5 (2008 год).



6. Функциональные возможности последней версии (наиболее подробно). В качестве источников данных использовать руководство пользователя и справочные материалы, не рекламу производителя!


1. Регистрация документов

При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.


2. Работа с файлами (электронными документами)

К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).


3. Работа с поручениями

Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:

резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;

пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;

подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;

проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.


4. Кабинеты

Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.

Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.


5. Работа с проектами документов

Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.

Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.


6. Прием и внешняя рассылка документов

Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

Пользователю предоставляются следующие возможности:

прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;

автоматизированная регистрация поступивших документов;

подписание отправляемого сообщения ЭЦП;

шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;

контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате).


7. Движение документов внутри организации

Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. В системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.


8. Формирование дел

В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).

Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:

поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

механизм списания документа в дело;

просмотр перечня документов, списанных в дело;

поддержка работы с многотомными делами;

автоматический пересчет страниц в деле;

возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.


9. Информационно-справочная работа

Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).


10. Удаленный доступ

В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.

«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК );

регистрация связанных документов;

прикрепление файлов к РК;

заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

ввод отчетов об исполнении поручений;

работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);

согласование (визирование) и подписание проектов документов;

поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;

полнотекстовый поиск документов;

использование разнообразных встроенных поисковых запросов;

разграничение прав доступа к данным и функциям.



В системе обеспечивается.

Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;

Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

Масштабируемость; Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью – возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.




Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;




Работа в Интернет / Интранет сетях; Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).




Поддержка распределенного электронного документооборота; Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.




Работа с большими объемами документов. Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.


Таблица 4. Основные возможности систем электронного документооборота




Условные обозначения систем в таблицах:

Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W).

Пояснения к таблицам:

“+“ - возможность имеется, “-“ - возможности нет, “+/-“ - опционально или внешним ПО, “-/+“ - неполная функциональность возможности.

7. Декларируемые универсальные преимущества
Система «Дело» – эффективное решение для автоматизации управления документами для различных категорий пользователей:

Руководителям: оперативное принятие решений по документам и эффективные средства контроля их исполнения.

Должностным лицам (исполнителям): «виртуальное рабочее место», предоставляющее простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.

Службам документационного обеспечения: профессиональное решение для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.

Отделам контроля: развитые средства контроля исполнения принятых решений и получения отчетности о состоянии исполнительской дисциплины.

Помощникам руководителя (секретарям-референтам): качественное информационное и документационное обеспечение руководства.

Секретарям: мощный инструмент для автоматизации обработки всей деловой документации компании.

Делопроизводителям подразделений: полный набор функций для ведения делопроизводства в рамках подразделения.

ИТ-специалистам: гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Всем сотрудникам организации: удобство и эффективность поиска информации в едином корпоративном хранилище документов, в том числе удаленно через web-интерфейс.



8. Достоинства и недостатки (только сторонние источники информации – не от дилера и/или производителя)
Достоинства

Масштабируемость;

Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;

Работа в Интернет / Интранет сетях;

Поддержка распределенного электронного документооборота;

Работа с большими объемами документов.


Недостатки

Высокая стоимость (ориентирована на средний сегмент)



9. Поддержка (справка, руководство и т.д.)
Документация на систему «ДЕЛО» версии 8.9.7

Введение в систему (2,49 Mб)

Руководство администратора (5,17 Mб)

Руководство технолога (9,04 M)

Руководство пользователя (19,93 M)

Руководство пользователя web (4,44 M)

Руководство прикладного программиста (2,66 M)

Поточное сканирование (5,62 M)



10. Возможности по интеграции с другим ПО и корпоративными информационными системами
В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

Microsoft и Oracle – поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений;

Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Например:

«1С:Предприятие» ;

продукты компании «ЭОС» ;

другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

Например:

для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;

для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

для доступа к данным системы через Internet (Intranet);

для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.



11. Список использованных источников
Сайт производителя. http://www.eos.ru

Форумы. http://www.docflow.ru/forum/actualthread.aspx?bid=1&tid=5477&pg=1