Реферат: Нотариального делопроизводства

Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 декабря 2009 г. N 15675


МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


ПРИКАЗ

от 19 ноября 2009 г. N 403


ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ

НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА


(в ред. Приказов Минюста РФ от 08.04.2010 N 81,

от 23.11.2010 N 360)


В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607; N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1, ст. 21; N 27, ст. 3213; N 41, ст. 4845; N 43, ст. 5084; 2008, N 52, ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20; N 29, ст. 3642):

1. Утверждаю прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Приказ вступает в силу с 1 января 2011 г.

(п. 2 введен Приказом Минюста РФ от 08.04.2010 N 81)


Министр

А.В.КОНОВАЛОВ


Утверждены


решением правления

Федеральной нотариальной палаты

от 18 ноября 2009 г. N 11/09


Приказом Министерства юстиции

Российской Федерации

от 19 ноября 2009 г. N 403


ПРАВИЛА

^ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА


(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)


I. Общие положения


1. Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607; N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1, ст. 21; N 27, ст. 3213; N 41, ст. 4845; N 43, ст. 5084; 2008, N 52, ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20; N 29, ст. 3642) (далее - Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Российская газета, 1993, N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 152; N 7, ст. 676; 2001, N 24, ст. 2421; 2003, N 30, ст. 3051; 2004, N 13, ст. 1110; 2005, N 42, ст. 4212; 2006, N 29, ст. 3119; 2007, N 1, ст. 1; N 30, ст. 3745; 2009, N 1, ст. 1, 2) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ и иных нормативных правовых актов в данной сфере.

3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут:

нотариус, занимающийся частной практикой;

в государственной нотариальной конторе - один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее - территориальный орган).

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе возложить ведение делопроизводства на одного из своих работников. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющегося нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства несут нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

Работникам нотариуса, занимающегося частной практикой, и государственной нотариальной конторы при приеме на работу разъясняются положения статьи 5 Основ о запрете разглашения сведений или оглашения документов, имеющих отношение к совершению нотариальных действий.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разделом XIII Правил.

Проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.


II. Оформление документов (документирование

нотариальной деятельности)


Организационно-распорядительные документы


6. В процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:

постановление (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия, а именно постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, постановления об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство и др.);

распоряжение;

поручение;

запрос об истребовании сведений и документов.

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

фамилия, инициалы, должность нотариуса;

дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

вид документа (постановление, распоряжение и т.д.);

наименование документа (об отказе в совершении нотариального действия и т.д.);

дата;

регистрационный номер;

место составления;

текст документа;

подпись нотариуса;

оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

8. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на вводную (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале организационно-распорядительных документов (приложение N 1).

10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

11. Порядок подготовки и оформления документов, создаваемых нотариусом и связанных с документальным оформлением нотариальных действий, регламентируется соответствующими законодательными актами Российской Федерации.


Письма


12. Документы нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (ответы на запросы, поступившие нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), оформляются как письма с использованием личного бланка нотариуса в соответствии с разделом V Правил.

13. Письма нотариуса содержат следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

фамилия, инициалы, должность нотариуса;

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

место составления;

дата;

исходящий регистрационный номер;

адресат;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись нотариуса.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

14. Адресат письма указывается следующим образом.

При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:


Министерство юстиции

Российской Федерации

Департамент

организации и контроля


При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном, например:


Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

Департамент правового обеспечения

Главному специалисту-эксперту


И.О. Фамилия


При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:


Генеральному директору

общества с ограниченной

ответственностью "Агропром"


И.О. Фамилия


При адресовании письма физическому лицу указываются его инициалы, фамилия, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:


И.О. Фамилия


ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264


15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например: 07 июля 2009 г., так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 07.07.2009.

16. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:


Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия


При оформлении реквизита "подпись" на личном бланке нотариуса должность нотариуса не указывается.

При оформлении реквизита "подпись" на личном бланке нотариуса лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, обязательно указание в реквизите "подпись" его статуса, инициалов и фамилии, например:


Временно исполняющий

обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия


17. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:


Приложение: на 8 л. в 3 экз.


Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Запрос о... на 1 л. в 1 экз.


Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:


Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2007

N 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.


Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:


Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.


18. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.


III. Обработка входящих документов


19. Документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору (входящие), проходят следующую обработку.

Проверяется правильность доставки документов; ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу об этом составляется акт (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданы нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства; нотариусу переданы документы для совершения протеста векселя и т.п.), заявителю выдается расписка, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 3). Возврат нотариусом указанных документов заявителю также производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

При подаче нотариусу копий документов в случаях, предусмотренных настоящим пунктом, заявителю по его просьбе также может быть выдана расписка (приложение N 3), подтверждающая получение нотариусом копий документов.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю.

22. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение N 4) в день их поступления.

24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

25. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента поступления для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

Ответ по существу дается автору обращения не позднее 30 дней со дня поступления документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии и почтовом адресе заявителя.

28. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня поступления направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, не известно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

29. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня поступления возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), копия ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой "в дело". Отметка должна содержать дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю составляется справка о результатах рассмотрения обращения (документа), которую подписывает нотариус.


IV. Обработка исходящих документов


31. Документы, исходящие от нотариуса (кроме документального оформления нотариальных действий - свидетельства, акты и т.д.), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение N 5). На исходящем документе ставятся регистрационный номер и дата регистрации.

32. Исходящие документы направляются заявителю по почте, нарочным или передаются нотариусом на личном приеме под расписку (приложение N 6). Расписка может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах нотариуса.

33. Исходящие документы отправляются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

34. При отправлении документа второй экземпляр остается в делах нотариуса.


V. Печати с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса


35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696), Указом Президента Российской Федерации от 22 июля 2002 г. N 767 "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 30, ст. 3036), Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587), ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15 февраля 2002 г. N 07/1569-ЮД) (Издательство стандартов, 2001), ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003).

36. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

37. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

38. При сложении полномочий, освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы, при изменении места нахождения нотариуса или наименования государственной нотариальной конторы, указанных на печати, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается для уничтожения в территориальный орган по акту, составленному в двух экземплярах (приложение N 7).

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Срок передачи печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации не должен превышать тридцати дней с момента наступления событий, указанных в настоящем пункте.

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

39. Акт о приеме печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации утверждается начальником территориального органа.

Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр помещается в дело территориального органа.

40. При оформлении документов (документировании) нотариусом и лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, могут использоваться различные бланки, в том числе личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий.

41. Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и имеют следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество нотариуса; должность нотариуса; наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы. В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центровано: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

Формы бланков, предназначенных для совершения нотариальных действий нотариусом, занимающимся частной практикой, а также порядок их изготовления, учета и использования разрабатываются и утверждаются Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

42. Бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные или испорченные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом государственной нотариальной конторы - в территориальный орган по акту, составленному в двух экземплярах (приложение N 8).

(п. 42 в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

43. Бланки в акте нумеруются по порядку. При внесении в акт однотипных бланков указываются их наименование и общее количество передаваемых экземпляров. При передаче пронумерованных бланков в акте указываются их номера.

Все экземпляры акта подписываются нотариусом с проставлением даты.

Первый экземпляр акта передается нотариусу, второй экземпляр остается в органе, принявшем бланки.

44. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа в том числе при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

45. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 107 Правил, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные нотариусом, передаются комиссией, созданной для передачи дел нотариуса.


VI. Составление номенклатуры дел


46. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения (приложение N 9).

47. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, - в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой - в территориальный орган для утверждения.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Утверждение номенклатуры государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой, - уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Один экземпляр утвержденной номенклатуры возвращается нотариусу, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе. Копия номенклатуры нотариуса, занимающегося частной практикой, в десятидневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган.

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

48. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязаны в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган.

49. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.

50. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

51. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.

Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.

52. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.

До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа "Срок хранения" заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.

53. Индексация Примерной номенклатуры дел, обозначающая номер раздела номенклатуры и порядковый номер дела, включенного в соответствующий раздел Примерной номенклатуры дел, сохраняется для однородных заголовков дел в номенклатуре дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

В графе 1 номенклатуры дел в соответствии с индексацией однородных дел в Примерной номенклатуре дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру (исключение составляют включенные в номенклатуру дел в соответствии с пунктом 52 Правил новые заголовки дел, которым присваивается резервный номер соответствующего раздела номенклатуры дел).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел в обобщенной форме, отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому - свой номер.

В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество заведенных частей или томов дела.


КонсультантПлюс: примечание.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 утратил силу в связи с изданием Приказа Росархива от 26.08.2010 N 63.

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.


Сроки хранения дел в графе 4 указываются в соответствии с Примерной номенклатурой дел, основанной на Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 7 февраля 2002 г. N 07/1110-ЮД).

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о неначатых делах, о выделении дел к уничтожению, передаче дел в архив и др.

54. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами и не подлежат ежегодной перерегистрации.

Исключение составляют переходящие дела, начатые до введения в действие Правил, в случаях, если их индексы не совпадают с индексами, которые должны быть присвоены данным делам в соответствии с Примерной номенклатурой дел. При разработке номенклатуры дел в соответствии с Правилами такие переходящие дела подлежат перерегистрации. Начатому ранее переходящему делу присваивается индекс в соответствии с Примерной номенклатурой дел, при этом прежний индекс сохраняется и пишется через дробь (например: 1-9/II-7, где 1-9 - индекс данного переходящего дела, присвоенный ему в соответствии с Примерной номенклатурой дел, II-7 - прежний индекс дела).

Не могут быть переходящими реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса и номенклатура дел нотариуса.

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

55. В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

56. По окончании года номенклатура дел закрывается итоговой записью о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса (приложение N 10), являющейся самостоятельным документом, первый экземпляр которой подшивается к номенклатуре, второй направляется нотариусом соответственно в территориальный орган или нотариальную палату. Копия итоговой записи о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса, занимающегося частной практикой, направляется в территориальный орган.

(п. 56 в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)


VII. Формирование дел


57. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

58. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), определенному нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

59. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке; в деле "Переписка" документы-запросы группируются с документами-ответами.

60. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

- раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся (например, распоряжение об отмене завещания присоединяется к отмененному завещанию);

- не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

абзац исключен с 1 января 2011 года. - Приказ Минюста РФ от 23.11.2010 N 360.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

61. Постановления и распоряжения нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

62. Постановления об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенными нотариальными действиями.

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий.

63. Постановления и распоряжения нотариуса, не указанные в пунктах 61, 62 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление или распоряжение нотариуса.


VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов

и составление описей дел


64. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

65. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

66. При заведении дело помещается в обложку (приложение N 11) (дела постоянного хранения