Реферат: Правила подготовки и оформления документов 3 Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Комиссии 3

ПЕЛЫМСКАЯ ПОСЕЛКОВАЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ





Р Е Ш Е Н И Е


28 октября 2009 года №76


поселок Пелым


Об утверждении Инструкции по делопроизводству Пелымской

поселковой территориальной избирательной комиссии


Пелымская поселковая территориальная избирательная комиссия

РЕШИЛА:

Утвердить Инструкцию по делопроизводству Пелымской поселковой территориальной комиссии (прилагается).

2. Направить настоящее решение в архивный отдел администрации Ивдельского городского округа.

3. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на секретаря избирательной комиссии Лысенко Т.И.


Председатель комиссии М.Н. Боталова


Секретарь комиссии Т.И. Лысенко

^ Пелымская поселковая территориальная избирательная комиссия


инструкция

по делопроизводству


Оглавление


1.

Общие положения

3

2.

Правила подготовки и оформления документов

3

2.1.

Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Комиссии


3

2.2.

Бланки документов

4

2.3.

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4

2.4.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

15

3.

Организация документооборота и исполнения документов

21

3.1.

Организация документооборота

21

3.2.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

21

3.3.

Организация обработки и передачи отправляемых документов

22

3.4.

Работа исполнителей с документами

23

4.
^ Поисковая система по документам
23

4.1.

Регистрация документов

23

5.

Контроль исполнения документов

24

6.

Организация работы с документами в делопроизводстве

24

6.1.

Составление номенклатур дел

24

6.2.

Формирование и оформление дел

26

6.3.

Организация оперативного хранения документов

28

7.

Порядок передачи документов на хранение в архив

28

7.1.

Экспертиза ценности документов

28

7.2.

Подготовка и передача документов в архив

29




Приложения




1.

Образец общего бланка

31

2.

Образец бланка распорядительного документа

32

3.

Образец оформления полного протокола

33

4.

Образец оформления краткого протокола

34

5.

Образец оформления номенклатуры дел

35

6

Форма листа-заверителя дела

37

7

Форма описи дел постоянного хранения

38


^ 1 Общие положения


1.1. Инструкция по делопроизводству Пелымской поселковой территориальной комиссии (далее – Комиссия) разработана на основании Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Сврдловской области, утвержденной постановлением Правительства Свердловской области от 29.06.2006 г. № 561-ПП «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области».

1.2. Нстоящая инструкция устанавливает общие требования организации работы с документами в Комиссии.

1.3. Комиссия организует и ведет делопроизводство в соответствии с настоящей инструкцией, а также на основе других нормативно-методических документов органов власти Российской Федерации и Свердловской области в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела. Инструкция утверждена Председателем Комиссии после согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК)

1.4. Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Комиссии, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Свердловской области, утвержденном распоряжением Правительства Свердловской области от 22.07.2003 г. № 712-РП.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются в Комиссии секретарем Комиссии.


2. Правила подготовки и оформления документов


2.1 Подготовка и оформление проектов нормативных

правовых актов Комиссии


Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов исполнительных органов осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 28, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года № 4 ОЗ «О правовых актах в Свердловской области» с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года № 48-ОЗ, 22 июля 2005 года № 92-ОЗ.


^ 2.2. Бланки документов


2.2.1 Документы Комиссии должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

- левое – не менее 20 мм;

- правое – не менее 10 мм;

- верхнее – не менее 20 мм;

- нижнее – не менее 20 мм.

2.2.2 В исполнительном органе применяются следующие бланки:

- общий бланк (приложение 1);

- бланк распорядительного документа (приложение 2).

На общем бланке оформляют любой вид документа, за исключением распорядительного документа.

2.2.3 Устанавливаются один вариант бланков – продольный.

2.2.4 Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.2.3 Бланки изготавливаются с воспроизведением герба Избирательной комиссии Свердловской области.


^ 2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов


При подготовке организационно-распорядительных документов Комиссии реквизиты документов оформляются с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003.

При подготовке документов оформляются следующие реквизиты согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

^ 2.3.1 Герб Избирательной комиссии Свердловской области.

Малый герб Избирательной комиссии Свердловской области помещают на бланках документов в многоцветном и одноцветном варианте.

^ 2.3.2 Наименование Комиссии.

Наименование Комиссии помещается в соответствии с наименованием, указанным в Регламенте Комиссии.

2.3.3 Справочные данные о Комиссии.

Справочные данные об исполнительном органе включают почтовый адрес, номер телефона, номера факсов, телексов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению Комиссии.

^ 2.3.4. Наименование вида документа.

Наименование вида организационно-распорядительного документа, создаваемого Комиссией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации.

^ 2.3.5 Дата документа.

Дата документа – реквизит, содержащий указание на время создания и (или) подписания, утверждения, принятия решения.

На документе проставляются также даты поступления, резолюции согласования; правила оформления дат во всех случаях аналогичны.

Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее либо утверждающее его, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.

Датой распорядительного документа, является дата его подписания. Датой утверждаемого документа – дата его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами, должны иметь единую дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 05.07.2006 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 марта 2006 года.

^ 2.3.6 Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав входит порядковый номер, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более юридическими лицами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из юридических лиц, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

^ 2.3.7 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату полученного документа, на который был дан ответ. Оформление этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты полученного документа в тексте документа-ответа.

^ 2.3.8 Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование Комиссии» и «Справочные данные о Комиссии». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и применения только общепринятых сокращений.


2.3.9. Адресат.

Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже. Например:

Избирательная комиссия Свердловской области


Управление по делопроизводству и

общим вопросам


При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию – в дательном. Например:

Управление архивами Свердловской области

Финансово-бухгалтерский отдел

Начальнику отдела

А.А. Ивановой


При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата. Например:


Управляющему Восточным управленческим

округом Свердловской области


В.Н. Волынкину


В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес указывается после наименования адресата. Например:





Управление архивами Свердловской области


ул. Малышева, д. 101, г. Екатеринбург, 620004


При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:





Оглоблиной О.Е.


ул. Шейнкмана, д. 19, кв. 26, г. Екатеринбург, 620014

Во всех разновидностях адресования, за исключением адресования физическому лицу, инициалы ставятся перед фамилией.

^ 2.3.10 Утверждение документа.

Гриф утверждения документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и ее расшифровки в виде инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:


УТВЕРЖДАЮ

Министр экономики и труда

Свердловской области


Личная подпись Г.А. Ковалева

16.01.2006 г.


При утверждении документа другим документом (решением) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

решением Пелымской поселковой

территориальной избирательной

комиссии от 05.08.2006 г. № 14


Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» элементы размещать центрованным способом относительно самой длинной строки, например:





УТВЕРЖДЕНО

решением Пелымской поселковой

территориальной избирательной

комиссии от 05.08.2006 г. № 14


2.3.11 Резолюция.

В состав резолюции включаются: фамилия и инициалы исполнителя (фамилии и инициалы исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается должностное лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата. Резолюция оформляется от руки на подлиннике документа ниже реквизита «адресат» или на любой свободной от текста площади документа.

^ 2.3.12. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен выражать краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»).

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:


О подготовке проекта договора


Заголовок составляется для документа (независимо от его вида), оформляемого на бланках формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Точка в конце заголовка не ставится.

^ 2.3.13 Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль», проставляется в правом верхнем поле документа. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

^ 2.3.14 Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

2.3.14.1 Связный текст.

Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, соглашений, писем, справок и так далее.

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа; во второй (распорядительной) части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения).

В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации–автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту. Например:


В соответствии с письмом Управления архивами Свердловской области от 17.10.2005 г. № 691 «О планировании работы на 2006 год и отчетности за 2005 год»…

Если текст содержит несколько решений, выводов, он разбивается на разделы (подразделы, части), пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Наименования разделов пишутся с прописной буквы. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 1.2.2.1. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (РЕШИЛА).

В совместных документах текст излагается с использованием первого лица множественного числа (РЕШИЛИ).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).

В служебных письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем);

от первого лица единственного числа (прошу, информирую, направляю);

от третьего лица единственного числа (министерство считает возможным).

^ 2.3.14.2. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной — их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

2.3.14.3. Таблица — форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и иное).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.


^ 2.3.15 Отметка о наличии приложений.

Если документ имеет приложение, названное в его тексте, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 7 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №). Например:





Приложение:

1.

Положение об Управлении архивами Свердловской области на 6 л. в 1 экз.







2.

Штатное расписание Управления архивами Свердловской области на 1 л. в 1 экз.


Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:





Приложение:

письмо Управления архивами Свердловской области от 16.01.2006 г. № 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.


Если приложения сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того имеется ссылка на приложение в тексте документа или нет. Например:


Приложение: в 2 экз.

или




Приложение:

техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия», в 2 экз.


Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 7 л. в 5 экз. только в первый адрес.


В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием его порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:








Приложение № 2

к решению Пелымской поселковой территориальной избирательной комиссии

от 19.03.2003 г. № 18



Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, размещать его, а также наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер центрованным способом относительно самой длинной строки.

2.3.16. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка в виде инициалов и фамилии.

Если документ оформлен на бланке организации, в подписи допускается указывать наименование должности без указания полного наименования организации. Например:


Председатель Комиссии


______________

(Личная подпись)

М.Н. Боталова



Если документ оформлен не на бланке, в подписи указывается полное наименование должности. Например:


Председатель Пелымской поселковой территориальной избирательной комиссии

______________

(Личная подпись)

М.Н. Боталова



При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:


Председатель Пелымской поселковой территориальной избирательной комиссии

______________

(Личная подпись)

М.Н. Боталова





Секретарь Пелымской поселковой территориальной избирательной комиссии

______________

(Личная подпись)

Т.И. Лысенко




При подписании документа лицами одного должностного уровня либо несоподчиненными друг другу их подписи располагаются на одном уровне. Например:


Заместитель директора департамента по финансам

Заместитель директора департамента
по работе с персоналом

Личная подпись Н.И. Иванова

Личная подпись А.Ю. Карпов

или

Заведующий отделом здравоохранения

Председатель профсоюзного комитета

Личная подпись А.Д. Петров

Личная подпись А.К. Сидоров


В документах, составленных комиссией, в подписи указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:


Председатель комиссии Личная подпись В.Е. Ладыгин

Члены комиссии: Личная подпись Д.В. Смирнов

Личная подпись В.Г. Кузнецов


Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем или руководителем структурного подразделения в соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, допускается внесение в подпись исправлений от руки либо машинописным способом в виде сокращений «И.о.» (Исполняющий обязанности), «Зам.» (Заместитель). Не допускается подписание документа с проставлением предлогом «За» и косой черты перед наименованием должности.

^ 2.3.17 Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности его содержания, соответствия правовым актам, ранее принятым решениям, а также когда содержание документа затрагивает интересы организации или органов управления (внешнее согласование). В этом случае гриф согласования оформляется словом «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), указанием должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования. Например:


СОГЛАСОВАНО

Председатель Пелымской поселковой территориальной избирательной комиссии

______________ М.Н. Боталова


(Личная подпись)







30.03.2006 г.


Наименование согласующего документа указывается в именительном падеже.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левой нижней части документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с отраслевыми исполнительными органами, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный, технический и иные);

с общественными организациями;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе.

Виза на документе (внутреннее согласование) – реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием.


Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:


Начальник планово-

экономического управления

Личная подпись Л.А. Иванова

02.02.2006 г.


При наличии замечаний виза оформляется следующим образом:


Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись Н.А. Сидорова

02.02.2006 г.


Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, прилагаются к документу и докладываются руководителю, подписавшему документ.

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами.

Визы проставляются на документе, подлинник которого остается в организации, в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

^ 2.3.18 Оттиск печати.

Комиссия имеет печать с изображением герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Регламенте Комиссии.

Оттиск печати с изображением герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписывающего документ.


^ 2.3.19 Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:


Копия верна:

Секретарь Комиссии _______________ Т.И. Лысенко

(Личная подпись)

02.02.2006 г.


Отметка о заверении копии может быть удостоверена оттиском печати.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (решения), размноженные экземпляры рассылаемых документов заверяются оттиском печати Комиссии.

^ 2.3.20 Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Например:


П.В. Дмитриев

375-79-49


На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

^ 2.3.21. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

^ 2.3.22 Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается простановка отметки в виде штампа в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа.

^ 2.3.23. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа в момент его подготовки и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в исполнительном органе.


^ 2.4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов


2.4.1. Решение.

2.4.1.1. Решение – документ, которым оформляются решения нормативного характера по основным, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Комиссии.

Проекты решений готовит и вносит секретарь Комиссии на основании поручения Председателя Комиссии, заместителя Председателя Комиссии.

2.4.1.2. Проект решения и приложения к нему визируются секретарем и Председателем Комиссии.

Возражения по проекту решения, возникающие при визировании, излагаются письменно и прилагаются к проекту.

Если в процессе визирования проекта решения изменяется характер и порядок исполнения поручений, его исполнители или вносятся иные принципиальные изменения он подлежит перепечатке и повторному визированию.

2.4.1.3. Проек^ 4. Поисковая система по документам


4.1. Регистрация документов

4.1.1. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в Комиссии, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Избирательной комиссии Свердловской области и документы, поступившие из органов государственной власти Свердловской области и местного самоуправления, правоохранительных и судебных органов, партий, СМИ о проведении выборов. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы.

^ 5. Контроль исполнения документов

5.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные поступающие и отправляемые документы.

5.2. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Комиссии определяются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Свердловской области.

5.3. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.4. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

5.5. Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.

Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.

5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.


6. Организация работы с документами в делопроизводстве


Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив исполнительного органа (далее – архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральными и областными органами исполнительной власти.


^ 6.1. Составление номенклатур дел


6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Комиссии, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Комиссии, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Комиссии составляется номенклатура дел Комиссии. Образец оформления приведен в приложении № 5.

6.1.4. Номенклатура дел составляется секретарем Комиссии при методической помощи архива исполнительного органа.

6.1.5. Номенклатура дел Комиссии подписывается секретарем Комиссии и представляется на рассмотрение экспертной комиссии (далее – ЭК) Комиссии. Одобренная ЭК Номенклатура дел согласовывается с ЭПК Управления архивами Свердловской области, после чего направляется (не позднее конца текущего года) на утверждение Председателем Комиссии. Последующее согласование номенклатуры дел производится не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Комиссии.

6.1.6. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока х