Реферат: Затверджую начальник Управління внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю Харківської обласної державної адміністрації

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Управління внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю Харківської обласної

державної адміністрації

___________ В.А. Зінченко

«___» __________ 2011 року


Управління внутрішньої політики

та зв’язків з громадськістю

Харківської обласної державної адміністрації

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ 1
____________ № __________

на 2011 рік



Індекс

справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка




1

2

3

4

5

01. Основна діяльність

01-01

Закони України (копії)




Доки не мине потреба




01-02

Укази, розпорядження, доручення Президента України(копії)




Доки не мине потреба




01-03

Постанови Верховної Ради України; документи (постанови, рішення, інші акти) комітетів і комісій Верховної Ради України (копії)




Доки не мине потреба




01-04

Постанови, розпорядження, доручення Кабінету Міністрів України (копії)




Доки не мине потреба




01-05

Розпорядження голови обласної державної адміністрації, документи (довідки, доповіді тощо) з виконання розпоряджень (копії)




До ліквідації організації,

ст. 5

Надіслані до відома – доки не мине потреба

01-06

Доручення голови обласної державної адміністрації, документи (довідки, доповіді тощо) з виконання доручень




5 р.

ст. 9




01-07

Протоколи проведення апаратних нарад начальником Управління




До ліквідації організації, ст. 11




01-08

Положення про Управління внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю обласної державної адміністрації (копія)




До ліквідації організації,

ст. 33

Знаходяться у працівника, відповідального за кадрову роботу

01-09

Посадові інструкції працівників Управління внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю обласної державної адміністрації




До ліквідації організації,

ст. 49

Знаходяться у працівника, відповідального за кадрову роботу

01-10

Плани роботи Управління внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю обласної державної адміністрації (річний, щоквартальний, щомісячний)




1 р.

ст. 154


Знаходиться у працівника, відповідального за підготовку планів та звітів управління

01-11

Накази начальника Управління з основної діяльності




До ліквідації організації, ст. 16




01-12

Листування з громадянами, звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян






5 р.

ст. 28




01-13

Листування з Верховною Радою України та Народними депутатами України через обласну державну адміністрацію




Доки не мине потреба




01-14

Листування з Адміністрацією Президента України через обласну державну адміністрацію




Доки не мине потреба




01-15

Листування з Секретаріатом Кабінету Міністрів України через обласну державну адміністрацію




Доки не мине потреба




01-16

Листування з міністерствами, відомствами, державними комітетами та службами України через обласну державну адміністрацію




Доки не мине потреба




01-17

Листування з міністерствами, відомствами інших республік, установами та організаціями інших областей України через обласну державну адміністрацію




Доки не мине потреба




01-18

Листування з апаратом Харківської обласної державної адміністрації та її структурними підрозділами, районними державними адміністраціями




Доки не мине потреба




01-19

Листування з територіальними органами міністерств та відомств України в Харківській області (обласними відділами та управліннями), іншими установами та підприємствами




Доки не мине потреба




01-20

Листування з Харківською обласною радою, Харківською міською радою, іншими органами місцевого самоврядування, депутатами місцевих рад через обласну державну адміністрацію

 

Доки не мине потреба




01-21

Листування з об’єднаннями громадян (політичними партіями, громадськими організаціями, профспілковими комітетами тощо), Громадською радою при обласній державній адміністрації




Доки не мине потреба




01-22

Листування з обласною державною адміністрацією, Головним управлінням державної служби України в Харківській області та іншими установами, організаціями з кадрових питань




3 р.

ст. 502

Знаходиться у працівника, відповідального за кадрову роботу

01-23

Листування з обласною державною адміністрацією, Головним державним управлінням казначейства в Харківській області, іншими установами, організаціями з фінансових питань




5 р. ЕПК

ст. 6-“Д”

Знаходиться у працівника, на якого покладено виконання функцій головного бухгалтера

01-24

Журнал реєстрації розпоряджень голови обласної державної адміністрації




3 р.

ст. 100-а




01-25

Журнал реєстрації доручень голови обласної державної адміністрації (рішень нарад, колегій та активів)




3 р.

ст. 100-а




01-26

Журнал обліку документів та видань з грифом «ДСК»




3 р.

ст.  100-б




01-27

Журнал ознайомлення працівників управління з Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави




3 р.

ст.  100-б




01-28

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції




3 р.

ст. 100-б




01-29

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції




3 р.

ст.100-б




01-30

Журнал реєстрації наказів начальника Управління з основної діяльності




Постійно,

ст. 16-а




01-31

Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян




5 р.

ст. 95




01-32

Журнал обліку особистого прийому громадян




5 р.

ст. 95




01-33

Журнал реєстрації телеграм, телефонограм та телефаксів




1 р.

ст. 102




01-34

Журнал реєстрації інформаційних запитів юридичних та фізичних осіб




5 р.




01-35

Номенклатура справ Управління внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю обласної державної адміністрації




3 р.

ст. 89-б




01-36













01-37













^ 02. Кадрова робота

02-01

Накази про прийняття, звільнення, присвоєння рангів та вислуги років працівників Управління




5 р.

ст. 5-в




02-02

Накази начальника Управління про відрядження




3 р.

ст. 5-г




02-03

Накази начальника Управління про надання відпусток працівникам

 

5 р.

ст. 5-в




02-04

Протоколи  засідань конкурсної комісії на заміщення вакантних посад та документи до них

 

Постійно

ст. 533




02-05

Положення про відділ інформаційно-аналітичної роботи, відділ по роботі з об’єднаннями громадян та зв’язків з громадськістю, сектор у справах національностей Управління

 

Доки не мине потреба 




02-06

Плани роботи з кадрових питань




1 р.

ст. 154




02-07

Трудові книжки працівників Управління

 

До запитан-ня, не затре-бувані - не менше 50 р.

ст. 539




02-08

Особові справи працівників Управління




75 р.

ст. 513-в




02-09

Книга обліку руху особових справ працівників Управління

 

75 р.

ст. 521




02-10

Книга обліку трудових книжок

 

50 р.

ст. 541




02-11

Нормативні документи з питань кадрової роботи

 

До заміни новими

ст. 18-б

 

02-12

Документи (списки, заяви, плани роботи) кандидатів на висування за посадою (резерв)

 

5 р.

ст. 536




02-13

Документи (списки працівників, плани, звіти) про стажування працівників Управління

 

5 р.

ст. 554




02-14

Документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи) з проведення атестації державних службовців Управління

 

75 р.

ст. 513-в

Зберігаються у складі особових справ

02-15

Документи (листи, інформації, списки, особисті плани) щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Управління покладених на них обов’язків і завдань

 

75 р.

ст. 513-в

Зберігаються у складі особових справ

02-16

Журнал реєстрації  листків непрацездатності працівників Управління

 

3 р.

ст. 722

Після закінчення

журналу

02-17

Журнал реєстрації видачі посвідчень

 

3 р.

ст. 1137




02-18

Журнал реєстрації нещасних випадків

 

45 р.

ст. 479

Після закінчення

журналу

02-19

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження працівників Управління

 

3 р.

ст. 552

Після закінчення

журналу

02-20

Документи (подання, клопотання, характеристики) про подання до нагородження Почесною грамотою Управління




Доки не мине потреба




02-21

Номенклатура справ




3 р.

ст. 89-б




02-22













02-23













^ 03. Бухгалтерській облік

03-01

Нормативні документи з питань бухгалтерського обліку та звітності

 

До заміни новими

ст. 18-б




03-02

Розпорядження голови обласної державної адміністрації з основної діяльності (копії)


 

Доки не мине потреба




03-03

Розпорядження голови обласної державної адміністрації з особового складу (копії)

 

Доки не мине потреба




03-04

Накази начальника Управління про надання відпусток (копії)

 

Доки не мине потреба




03-05

Кошторис доходів і видатків Управління по державному бюджету

 

Постійно  ст. 46а,

212а




03-06

Річний баланс виконання кошторису видатків Управління з додатками до нього

 

Постійно

ст. 308-б




03-07

Квартальний баланс виконання кошторису видатків Управління з додатками до нього

 

3 р.

ст. 308-в




03-08

Місячна звітність виконання кошторису видатків Управління

 

1 р.

ст. 309-г




03-09

Картки особових рахунків  працівників Управління

 

75 р.

ст. 316-а




03-10

Розрахунково-платіжні відомості на виплату заробітної плати працівникам Управління

 

3 р.

ст. 317

За відсутністю особових рахунків 75р.

03-11

Акти ревізій фінансово-господарської діяльності

 

5 р.

ст. 342

За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення

03-12

Меморіальні ордери та додатки до них по Управлінню

 

3 р.

ст. 315, 321

За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення

03-13

Оборотні відомості по Управлінню

 

3 р.

ст. 322

За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного

рішення

03-14

Журнал-головна  Управління

 

3 р.

ст. 321

За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного

рішення

03-15

Журнал обліку та видачі печаток і штампів




3 р.

ст. 1133

Після заміни новими

03-16

Журнал обліку ревізій, перевірок та контролю за виконанням їх рекомендацій




3 р.

ст. 26




03-17

Журнал реєстрації договорів




3 р.




03-18

Листки непрацездатності працівників Управління

 

3 р.

ст. 720




03-19

Договори господарські

 

3 р.

ст. 345

Після закінчення строків дії договорів, за умови завершення ревізії

03-20

Договори про матеріальну відповідальність

 

5 р.

ст. 347

Після звільнення матеріально-відповідальної особи

03-21

Картки обліку основних коштів та матеріалів Управління

 

3 р.

ст. 318

Після лікві-дації основ-них коштів

03-22

Відомості обліку основних коштів та матеріалів, акти та інвентаризаційні відомості товарно-матеріальних цінностей Управління

 

3 р.

ст. 318

За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного

рішення

03-23

Довідки про зарплату працівників Управління

 

3 р.

ст. 561




03-24

Акти прийому-передачі справ до архіву Державного архіву Харківської області

 

Постійно

ст. 107




03-25

Номенклатура справ

 

3 р.

ст. 89-б




03-26













03-27
















1 Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41 та зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.09.98 № 576\3016