Реферат: Приложение №1 к письму гу на рк от 29. 10

Приложение № 1 к письму ГУ НА РК от 29.10.2009 № 751



ПОКАЗАТЕЛИ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ И РЕЗУЛЬТАТОВ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА на/за 20 0___ г.



Наименование организации –

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

Код строки

Виды работ

Единицы хранения

(Документы на бумажной основе)

Примечание







план

отчёт




1.1


Переплёт











1.2

Подшивка











1.3

Ремонт документов











1.4

Дезинфекция











1.5

Дезинсекция














ВСЕГО:











1.6


Картонирование











^ 2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Код строки

Виды работ

Единицы хранения

(Документы на бумажной основе)

Примечание







план

отчёт





2.1


Приём документов

от организаций (управленческая документация)












2.2


Приём документов по личному составу













2.3

Приём документов

от граждан (документы личного происхождения)



Х








2.4


Включение документов в состав Архивного фонда РФ

(утверждение описей на ЭПК) *



х








2.5


Упорядочение документов на договорных началах, всего



Х










В т. ч.:

- управленческая документация



Х











- документы по личному составу



Х








*Указывается количество единиц хранения, внесённых в представленные и утверждённые на ЭПК описи, дифференцированно по видам документов (управленчекая документация, документы личного происхождения личного происхождения, фотодокументы, научно-техническая документация), в согласованные ЭПК описи дел по личному составу.


^ 3. Создание информационно-поисковых систем. Научно-справочный аппарат


Код строки

Виды работ

Единицы хранения

(Документы на бумажной основе)

Примечание







план

факт




3.1

Описание, усовершенствование, переработка описей

ВСЕГО:














В т. ч.: - управленческая документация














- документы по личному составу













^ 4. Предоставление информационных услуг и использование документов


Код строки

Виды работ

Единица

измерения

отчёт

примечание

4.1

Проведение информационных мероприятий, ВСЕГО:

мероприятие










В т. ч.

- выставки



выставка










-публикации статей, подборок документов

публикация











- радио(теле)передачи


передача










- экскурсии

экскурсия











- лекции, встречи с общественностью


лекция, встреча







4.2

Исполнение социально-правовых запросов


запрос




*

4.3

Посещение читального зала

посещение





**

4.4

Пользователи архивной информацией


пользователь

***

****

4.5

Выдача документов пользователям


единица хранения

*****






Руководитель организации ______________________________________________________________________


Должностное лицо,

ответственное за

составление формы _______________________________________________________________________

«______»____________________________20___ г.


* В графе «Примечание» указывается дробью: в числителе – количество запросов, исполненных с положительным результатом, в знаменателе – количество запросов, исполненных в установленные законодательством сроки. Исполненными в срок считаются запросы, ответы на которые был подготовлен в течение месяца. При запросе на несколько лиц учитывается запрос на каждое лицо. В случае если архив запросил дополнительные сведения, после их получения от заявителя запрос учитывается повторно.


** В графе «Примечание» указывается общее количество пользователей, работавших в читальных залах.


*** В графе указывается суммарное количество:

- пользователей, работавших в читальном зале архива;

- исполненных запросов всех категорий (социально-правовых, тематических, генеалогических).

- посетителей выставок;

- экскурсантов (обзорные и тематические экскурсии)

- участников встреч с общественностью, уроков для школьников, слушателей лекций, подготовленных сотрудниками архива.


**** В графе «Примечание» указывается количество исполненных тематических запросов.


***** Указывается суммарное количество единиц хранения, выданных:

- пользователям в читальные залы архива;

- во временное пользование по запросам сторонних организаций, в т. ч Администрации местного самоуправления;

сотрудникам архива в целях проведения плановых и внеплановых работ (за исключением работ по обеспечению сохранности документов и их учёту).



Рекомендации

по внедрению в деятельность муниципальных архивов

статистической формы планово-отчётной

документации архивных учреждений

«Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20 … год»


В соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 12.10.2006 № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчётной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20 … год», начиная с плановой кампании 2007 года, вводится новая статистическая форма № 1.

На основе утверждённой Росархивом статистической формы ГУ «Национальный архив РК» разработана статистическая форма «Показатели основных направлений и результатов деятельности муниципального архива на/за 20 … год», исходя из особенностей функционирования муниципальных архивов Республики Карелия (Приложение № 1).

Годовая статистическая форма составляется при планировании и отчётности в 2-х экземплярах, один из которых направляется в ГУ «Национальный архив РК», второй остаётся в архиве.

Все сведения по форме даются в тысячах единиц измерения с точностью до тысячного знака. (Пример: 200 ед.хр. следует указать: 0,200; 2 ед.хр. следует указать 0,002; 2500 ед.хр. следует указать 2,500).

Планирование не осуществляется по показателям 2.3; 2.4; 2.5; 4.1; 4.2; 4.3; 4.4; 4.5.

В п.2.5. указывается количество единиц хранения, упорядочение которых проводилось сотрудниками муниципального архива на договорной основе. Количество единиц хранения, описи на которые составлялись в архиве (на безвозмездной основе), учитывается в п. 3.1.

Планирование показателя по п. 3.1. не является обязательным, осуществляется в случае, если определены фонды для усовершенствования описей к ним или в известны объемы предстоящего описания поступающих фондов. Отчетность по данному показателю осуществляется на основании фактических объемов проделанных работ.

Графа «Примечание» всем пунктам заполняется только при составлении отчёта, в данной графе помимо пунктов, обозначенных *, даются пояснения и приводится дополнительная информация.

Объяснительная записка к плану/отчёту не составляется. Необходимые пояснения даются в текстовой части плана/отчёта.

Рекомендуемая структура текстовой части прилагается ниже.


^ Рекомендуемая структура текстовой части плана/отчета:


Введение


Основные мероприятия по регулированию архивного дела на территории муниципального образования.

Принятие целевых программ, постановлений и распоряжений органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.

Реорганизация, создание муниципальных архивов.


^ Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации


Улучшение материально-технической базы архива.

Анализ загруженности имеющихся или освоение новых площадей архивохранилищ. Оборудование архивохранилищ охранно-пожарной сигнализацией, стеллажами, оснащение средствами пожаротушения.

Капитальный и текущий ремонт зданий архивов и помещений архивохранилищ.

Мероприятия по улучшению условий хранения документов. Картонирование.

Учет документов, проверка их наличия и состояния.

Улучшение физического состояния документов.


2.Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования


Комплектование архива.

Организация подготовки описей к утверждению на ЭПК при Национальном архиве Республики Карелия.

Проверки архивов и постановки делопроизводства в организациях-источниках комплектования.

Упорядочение документов на договорных началах.

Проведение консультаций, обучающих мероприятий с ответственными за архив и делопроизводство учреждений, организаций и предприятий.


^ 3.Создание информационно-поисковых систем. Использование документов


Описание документов, усовершенствование и переработка описей.

Внедрение автоматизированных технологий. Ведение БД «Архивный фонд».

Исполнение запросов.

Инициативное информирование заинтересованных организаций по актуальной тематике.

Обслуживание исследователей в читальных залах.

Использование документов через средства массовой информации. Проведение информационных мероприятий (встречи с общественностью, экскурсии).

Подготовка выставок, публикаций документов.

Представление информации на сайты.


4.Повышение квалификации кадров.


Обобщение и распространение передового опыта.

Участие в семинарах, конференциях, других мероприятиях по профилю деятельности.

Производственная учеба и повышение квалификации.