Реферат: Планирование организационных систем
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
Факультет менеджмента
Кафедра ОП и ВЭД
Реферат
по дисциплине: «Теория организации»
на тему :
«Планирование организационных систем»
Выполнил: стдент
группы ВЭД-95-1
Иванов Олег
Руководитель: доц.
Хасанов М. Х.
Тюмень 1999
СОДЕРЖАНИЕ :
1.Введение 3
2.Методы планирования организационных систем
а) системный подход ; 4
б) нормативный метод ; 6
в) методпараметрического ( организационного ) моделирования ; 7
г) методфункционального моделирования
( методаналогий ) ; 7
д)Программно-целевой метод ; 8
3.Закономерности планирования и построения ОС 10
4.Организация планирования ОС 15
5.Заключение 21
6.Список использованной литературы 22
ВВЕДЕНИЕ
На протяжениитысячелетий люди создавали организационные системы, пользуясь интуицией,здравым смыслом и опытом прошлого .
С возникновениемписьменности практический опыт построения систем стал переноситься на бумагу ввиде проектов и передаваться будущему поколению таким образом, для построенияновых операционных систем конструктор получил возможность пользоваться готовымипроектами аналогичных систем, хорошо зарекомендовавших себя в прошлом. Такаяпрактика широко используется и в настоящее время.
Для создания системы,имеющей аналоги в прошлом, разработчик подыскивает подходящий аналогичныйпроект и принимает его за основу будущей системы. Если же такого аналога найтине удаётся, на помощь приходят здравый смысл и интуиция, частично дополняемыеизвестными методами планирования организационных структур управления, средикоторых наибольшее распространение получили системный подход, нормативныйметод, метод параметрического моделирования, метод функциональногомоделирования и программно-целевой метод .
МЕТОДЫПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Системный подход .
Он основан напредставлении о системе как о чём-то целостном, обладающем новыми свойствами (качествами ) по сравнению со свойствами составляющих её элементов. Новыесвойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей .
Для этого требуетсяопределить границы системы, выделив её из окружающего мира, и затемсоответствующим образом изменить ( преобразовать ), или, говоряматематическим языком, перевести систему в желаемое состояние .
В. М. Глушков[1]выделил в системном подходе следующие этапы :
1. Постановка задачи (проблемы ): определение объекта исследования, постановка целей, заданиекритериев для изучения объекта и управления им .
2.Очерчивание границ изучаемой системы и её структуризация. На этом этапе всясовокупность объектов и процессов, имеющих отношение к поставленной цели,разбивается на 2 класса — собственно изучаемая система и внешняя среда .
3. Составлениематематической модели изучаемой системы: параметризация системы, заданиеобласти определения параметров, установление зависимостей между введённымипараметрами .
4. Исследованиепостроенной модели: прогноз развития изучаемой системы на основе её модели,анализ результатов моделирования .
5. Выбор оптимальногоуправления .
Выбор оптимальногоуправления как раз и позволяет перевести систему в желаемое ( целевое )состояние и тем самым решить поставленную проблему .
Несмотря на чёткуюматематическую трактовку системного подхода, он не получил, однако,однозначной практической интерпретации. В связи с этим развиваются нескольконаправлений его практической реализации .
Наибольшеераспространение получили АСУПовские и системотехнические направления, сутькоторых заключается в совершенствовании существующих систем управления. Дляэтого проводится их обследование ( диагностический анализ ), выявляютсянедостатки и пути устранения последних, формируются мероприятия посовершенствованию систем, разрабатываются проекты АСУ, внедрение которыхрассматривается как способ преобразования существующих систем управления.АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующихруководящих методических материалах[2] .
Системотехническоенаправление является более наукоёмким и находится в настоящее время в стадииразвития .
Планирование сложнойсистемы разбивается на два этапа: внешнее ( или макро- ) и внутреннее ( илимикро- ) планирование. Внешнее планирование отвечает за вопрос: с какой цельюсоздаётся система? Внутреннее — на вопрос: какимисредствами реализуется система? Другими словами: " При внешнем планировании формируется цель и критерийэффективности будущей системы, а затем корректируется её модель. Локализуетсясама система, определяются её границы, фиксируются факторы внешней среды,влияющие на систему или находящиеся под её влиянием; определяются входы, накоторые система должна реагировать, и виды реакций, критерии эффективности еёфункционирования. Внутреннее планирование определяет содержание самой системы."[3]
Этап внешнегопланирования складывается из подэтапов анализа и синтеза. На первом подэтапеформируется цель разрабатываемой системы, проводится изучение существующейсистемы, составляется генеральная схема будущей системы. На втором — последовательно выполняется эскизное, техническое, рабочее планирование системы.
Данный подход активноразрабатывается, однако не решён пока принципиальный вопрос: как на основеанализа существующей системы перейти к модели будущей системы ?
Нормативный метод.
Второе название этогометода — экспортно-аналитический. Он основан на выявлении статистическихзависимостей между параметрами характеристик структуры ОС и факторами,влияющими на эти характеристики. Статистические зависимости устанавливаются врезультате исследования однородной группы лучших ( в определённом смысле ) ОС:собираются данные о численных значениях структурных параметров и факторов; спомощью корреляционного анализа определяется степень влияния каждого фактора наструктурные параметры и отбираются наиболее существенные факторы; выводятсянормативные формулы для расчёта параметров структуры. Разработанные нормативыопределяют состав и содержание функций, перечень решаемых основных задач, типорганизационной структуры и т. д. Полученные нормативы используют припланировании определённого класса ОС. Например, планирование организационнойструктуры управления машиностроительными предприятиями осуществляется на основетиповой схемы структуры управления, утверждённой для определённой группыпредприятий, и схемы должностных окладов инжинерно-технических работников,служащих и младшего обслуживающего персонала .[4]
Методпараметрического ( организационного ) моделирования .
Этот метод заключаетсяв установлении функциональных зависимостей между характеристиками ОУ ( объектауправления ) и СУ ( субъекта управления ) для выявления степени их соответствия. Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости междуколичеством работников аппарата управления и объёмом производства, на основечего рассчитываются нормативы численности управленческого звена .
"Логика и механизм зависимости системы управления от объекта управления состоятв следующем. Во-первых, эта зависимость является объективной и реальной. Во-вторых, характер этой зависимости и теснота связи между элементами управляющейсистемы, с одной стороны, и объекта управления, с другой — неоднородные.Так, если система функций, а система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления, то аппарат и техникауправления зависят от объекта управления не непосредственно, а через функцииуправления и систему информации "[5]. Метод помогает производитьсинтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений ( пропорций ) междухарактеристиками ОУ и СУ .
Методфункционального моделирования
( метод аналогий) .
Он заключается в том,что в основу формирования аппарата управления кладётся стандартный наборфункций, осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальнойработы. К ним относятся такие функции, как оперативное управлениепроизводством, материально-техническое снабжение, расчёт труда и заработнойплаты, технико-экономическое планирование и др. Основной характеристикойорганизационной структуры управления считается численностьадминистративно-управленческого персонала, которая рассчитывается по функциямуправления с учётом масштабов производства, отраслевой принадлежностипредприятия и других факторов. Исходя из численности для каждого уровняуправления принимается определённое организационное решение: формированиеотдела, управления или бюро для выполнения работ по каждой функции,установление определённых должностей и т. п.
Программно-целевойметод .
Этот метод основан наформировании " древа целей ", в соответствии с которым определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой комплексной программой ( ЦКП ). Для выполнения ЦКПстроится специальная система управления ( СУ ЦКП ), которая доводит заданияЦКП до конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы.Организационная структура СУ ЦКП определяется, таким образом, " древом целей ", составомисполнителей и содержанием ЦКП .
Множество исполнителейпрограммы и СУ ЦКП образуют в совокупности программно-целевую ОС, действующуюв течение всего периода решения проблемы .
Такиесистемы предлагается планировать в три стадии :
1. Формирование общейструктурной схемы системы и её главных характеристик ( стадия композиции ) .
2. Разработка составаподразделений и основных связей между ними ( стадия структуризации ) .
3. Разработкаколичественных характеристик аппарата управления, установление порядка егодеятельности ( стадия регламентации ) .
При этом первая стадияимеет принципиальное значение, поскольку она определяет структуру организации. На ней определяются система целей и задач организации, её тип и правовойстатус, степень самостоятельности, границы деятельности, состав функций .
К недостаткампрограммно-целевого подхода следует отнести методическую незавершённость.Достаточно сказать, что в настоящее время " нетчётких, устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положенийразработки и реализации комплексных программ, отсутствует единая точка зренияисследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования иуправления, соотношение плана ( в его традиционной форме ) и целевойкомплексной программы ".[6]
В результате происходитадаптация ( приспособление ) программных методов к существующим методампланирования и управления. Всё это существенно ограничивает рамки примененияпрограммно-целевого подхода, который наиболее эффективен для решения хорошоструктуризованных ( изученных ) проблем, для которых сравнительно нетруднопровести исследование по схеме " цель — системамероприятий — ОУ — СУ " .
В целом указанные вышеподходы и методы применяются главным образом для совершенствования существующих( действующих ) ОС. Что же касается создания новых ОС, то здесь пока ещёцарят стихийность и субъективный подход. В самом деле, вопрос о том, бытьили не быть той или иной организации, предприятию, объединению часто решаетсяволевым путём сверху вниз без научного обоснования. Такой путь формирования ОС, к сожалению, прочно укоренившийся в нашей практике, даёт большой процент " брака " — нежизнеспособных и неэффективных систем .
Отсутствием научнойосновы разработки ОС объясняется во многом и "забывчивость " создаваемых систем. Не потому лина каком-то этапе своего развития они начинают утрачивать связь с проблемами,для решения которых создавались, что эта связь не была учтена в полной мерепри самом создании системы, определении её границ, структуры, функций и т.д. ?
Как уже отмечалось,при создании новых ОС приходится отбирать ресурсы ( в основном трудовые ) усуществующих. Понятно, что выделение ресурсов под каждую ОС должно бытьстрого дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем. К сожалению, и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости, и оценки эффективностииспользования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания.
Это приводит к тому,что решение многих важных проблем ( и соответственно их ОС ) не имеетдостаточного ресурсного обеспечения. Преобладание отраслевого принципараспределения ресурсов не способствует улучшению положения .
Кроме того, у нас нети адекватных методик расчёта экономической эффективности ОС, что делаетневозможным обоснование необходимости их создания .
Недостаткомсуществующей практики планирования и создания ОС является также недостаточнаяоперативность. Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОСпроходят многие годы, в течение которых обществу наносится невосполнимый ущербот игнорирования проблем. Например, десятилетиями замалчивалась проблемаохраны окружающей среды, пока наконец не была создана специальная ОС. Лишьсравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании,проституции, борьбы с организованной преступностью. Рано или поздно этипроблемы всё равно бы " всплыли на поверхность ", однако очевидно, что чем раньше та или инаяпроблема будет обнаружена и решена, тем больший ущерб удастся предотвратить .
Вряд ли можно признатьтакое положение удовлетворительным, и без разработки теории планирования ипостроения ОС его не улучшить .
ЗАКОНОМЕРНОСТИПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС .
Всякаятеория должна исходить из практики, чтобы потом служить ей же опорой. В этомсмысле и теория планирования и построения ОС не исключение, она должна основыватьсяна анализе практики создания и функционирования ОС. Основная сложность состоитв том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различныхспециалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие дляпланирования и построения всех ОС. Среди них можно выделить следующие :
1. Формирование ОС — это многоэтапный процесс .
2. Необходимым условиемдля начала планирования, а затем и создания ОС, является наличие определённойобщественной потребности. Однако одной потребности недостаточно, нужны ещёопределённые экономические, юридические, социальные, технические условия идругие гарантии, обеспечивающие им самостоятельность и относительнуюустойчивость .
3. Решение вновьвозникающих проблем не обязательно требует создания новых ОС. Многие проблемымогут успешно решаться в рамках " старых " ОС. Обычно для этого разрабатывается специальныйкомплекс мероприятий ( или ЦКП ) и готовятся постановления ( или приказы ),обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы. Контроль зареализацией комплекса мероприятий ( или ЦКП ) осуществляется организацией,назначаемой головной по данной проблеме. Необходимость в планировании ипостроении новых ОС возникает обычно, когда становится очевидным, чтосуществующие организационные структуры управления не справляются с решениемпроблемы и требуется создать новые .
4. Для выбора способарешения проблем предварительно проводится их исследование. Наибольшеераспространение при этом получили методы системного анализа, в основномпрограммно-целевые методы, наиболее естественным путём связывающие проблему сосредствами её решения. Решение сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей ", которыхтребуется достичь путём организации и проведения определённого комплексамероприятий. Задача заключается в том, чтобы найти этот комплекс, указатьконкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Для этого " дерево " как бы " накладывается " нареальную среду, в результате чего находится необходимая информация исоставляется конкретная программа работ .
Для решения сложныхпроблем иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования.
5. После исследованияпроблемы наибольшую трудность вызывает обычно выбор исполнителей ( или организаций-исполнителей), деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворитьобщественную потребность ( или решить проблему ) полностью или частично.Сложность задачи заключается не столько в том, чтобы найти таких исполнителей( или организаций-исполнителей ), которые способны решить проблему, сколько втом, чтобы их можно было организовать в систему. При этом должна учитыватьсявозможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую ).Последнее обстоятельство требует учёта ущерба, который может быть нанесёнобществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностьювследствие перехода его в новую ОС. Конечно, необходимость соизмерятьожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда, однако когда вкачестве исполнителей рассматриваются крупные ОС, то она становится очевидной.
Оптимальный выборисполнителей, т. е. состава ОУ, — задача достаточно сложная. С ростом числапотенциально возможных исполнителей ( n ) количество ихсочетаний растёт, как 2n, поэтомуобъективно оценить все альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них одиноптимальный в качестве основы для будущей ОС, как правило, не представляетсявозможным. В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём. Приэтом часто допускаются ошибки, снижающие эффективность создаваемой ОС .
Некоторые из этихошибок исправляет практика, другие же сопровождают всю "жизнь " созданной ОС .
Выбор состава ОУ — длительный процесс, условно разбиваемый на два этапа. На первом этапеопределяются потенциально возможные исполнители, т. е. те, кто своейдеятельностью способен ( судя по имеющейся информации ) оказать заметноевлияние на решение проблемы. На втором этапе из всех кандидатур на включение всостав отбираются те, которые удовлетворяют определённым требованиям. Дляпервого и второго этапов нужна информация, которую получают как на основеисследования самой проблемы, так и путём изучения конкретных условий еёрешения. Одним из наиболее распространённых способов определения составапотенциально возможных исполнителей ( кандидатов на включение в состав ОУ )является построение " дерева целей ", нижний уровень которого ( уровень мероприятий )определяет конкретные мероприятия и позволяет установить предполагаемый состависполнителей. Множество потенциально возможных исполнителей обычно называютпроблемным объектом. Понятие " проблемный объект " используется и другими авторами[7], правда, в несколько ином смысле .
6. Планирование СУпроизводится после того, как выбраны границы ( состав ) ОУ. Этот выводявляется очень важным для понимания всей технологии построения ОС .
В многоэтапномформировании ОС можно выделить три стадии :
1. На этой стадии, всвязи с некоторой проблемой происходит умозрительное выделение ( одним илинесколькими исследованиями ) ОУ из среды. При этом объект пока не получилширокого научного признания ( и названия ) и не имеет собственного СУ.Например, в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровьянаселения некоторые исследователи выделяют объект, включающий ряд отраслей (здравоохранение, медицинская промышленность, физкультура и спорт, туризм ит. д. ), состав которого, однако, требует уточнения. Этот объект пока неполучил научного названия и не имеет собственного СУ .
2. На второй стадииобъект получает научное признание, однако собственного СУ всё ещё не имеет.Например, топливно-производственный комплекс .
3. На третьей стадииобъект получает юридическое признание и собственный СУ .
Таким образом, важноиметь ввиду, что ОУ длительное время может не иметь своего СУ. Вместе с темформирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОСв целом .
Построение СУосуществляется на основе анализа особенностей ОУ ( количества исполнителей, ихпрофессионального состава, сложности выполняемых работ ) и информации,полученной при исследовании проблемы и условий её решения .
Зависимостьхарактеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительногоизучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ.Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах нашихучёных ( С. Е. Каменицера, В. В. Соломатина, А. А. Модина и др. ). Так, помнению А. А. Модина, " создание и развитиесовременных систем управления определяется требованиями научного управления,свойствами управляемых объектов, а так же условиями использования техническихсредств "[8].
Подобным образомвысказываются и другие авторы. " Характеристикиуправляющей системы полностью определяются целями управления и степеньюсоответствия этим целям характеристик объекта, т. е. всей совокупностипредставляющих его параметров ( структура объекта, состав и взаимосвязивходящих в него элементов, параметры отдельных элементов и т. д. ).Следовательно, ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы,включающей объект управления, управляющую систему и обратную связь,принадлежит объекту управления. Поэтому при разработке организационнойструктуры органов управления первичным является объект как элемент базиса, авторичным — управляющая система как фактор надстройки "[9] .
На изучении ииспользовании зависимости между характеристиками СУ и ОУ основан методпараметрического моделирования, имеющий широкое применение при планированииорганизационных структур управления. Указанные выше наблюдения и объективныезакономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения,составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующемупостроению ОС .
1. В основе разработкилюбой ОС должно лежать изучение конкретной общественной потребности ( проблемы) .
2. Планирование ипоследующее построение ОС должно осуществляться в последовательности " проблема — ОУ — СУ ",что означает последовательное выполнение этапов: исследование проблемы, выборграниц ( состава ) ОУ, построение ( синтез ) СУ .
3. Выбор границ (состава ) ОУ целесообразно осуществлять в две стадии. На первой — определитьсостав проблемного объекта, т. е. множество потенциальных исполнителей, ктосвоей деятельностью способен оказать влияние на решение проблемы. На второй — выбрать из них тех, кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурснымограничениям на создание ОС. При этом исполнителями могут быть организации (их подразделения ), предприятия, объединения, отрасли и другие ОС .
4. Решение вопроса оцелесообразности создания ОС должно приниматься на основе исследования проблемы, проблемного объекта, а также оценки ожидаемой эффективности системы .
5. Синтез СУ долженосуществляться исходя из особенностей ОУ .
6. Планирование ОСследует выполнять с учётом этапов, принятых для разработки сложных системуправления .
ОРГАНИЗАЦИЯПЛАНИРОВАНИЯ ОС
Разработка ОС — сложныймногоплановый процесс, требующий участия различных специалистов :
— специалистов порешаемой проблеме — для постановки и исследования проблемы, а так же выбораграниц проблемного объекта и объекта управления ;
— системотехников — дляпроектирования и внедрения системы ;
— экономистов — дляоценки экономической эффективности проектируемой системы и выбора наилучшеговарианта её построения ;
— программистов иэлектронщиков — для оснащения ОС необходимыми программными и техническимисредствами ;
— специалистов по базамданных и базам знаний — для создания информационной основы системы ;
— юристов — дляразработки документов, определяющих юридический статус системы ирегламентирующих порядок работы её подразделений .
Формированиекомплексных бригад, включающих указанных специалистов, требует значительныхорганизационных усилий и затрат. Однако положительный опыт создания в 60 — 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит о том, что эта задачавыполнима. Подобные бригады или группы могут создаваться на хозрасчётнойоснове при научно-исследовательских и проектных организациях, занимающихсясозданием АСУ, а также при центрах экономического ( или управленческого )консультирования. В дальнейшем они, по-видимому, смогут объединяться ворганизации, специализирующиеся на создании проблемно-ориентированных ОС .
Пока ещё ни у нас встране, ни за рубежом практически нет организаций или коллективов,специализирующихся на их создании. Популярные в последнее время центрыуправленческого консультирования этим пока тоже не занимаются. Учитывая почтиполное отсутствие отечественного и зарубежного опыта организации проектированияОС, можно привести ряд общих положений, которые могут быть полезны дляпрактических целей .
В разработке системыдолжны участвовать :
— организация-заказчик( т. е. организация, ответственная за решение проблемы и обладающаясоответствующими полномочиями и ресурсами ) ;
— организация-разработчик ( научно-исследовательский или проектный институт посозданию ОС ) ;
— НИИ ( или их подразделения), специализирующиеся на данной проблеме, называемые проблемными НИИ ;
— организации (подразделения ), входящие в состав ОУ .
Аналогично АСУП процесссоздания ОС должен осуществляться в три стадии с включением в первую стадиюдополнительного этапа НИР, связанного с постановкой и исследованием проблемы,выбором границ и обследованием ОУ, а также синтезом СУ. Таким образом, весьпроцесс создания ОС включает следующие три стадии :
1. Предпроектная стадия. Включает этапы: подготовительный, проведения НИР, разработкитехнико-экономического обоснования ( ТЭО ) и технического задания ( ТЗ ) насоздание ОС .
2. Стадияпроектирования ( планирования ). Включает этапы: разработки технического ( ТП) и рабочего ( РП ) проектов или технорабочего ( ТРП ) проекта .
3. Стадия ввода вэксплуатацию ОС. Включает: выполнение монтажно-наладочных работ, опытнуюэксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы .
Наподготовительном этапе уточняется постановка проблемы, определяются заказчик,разработчик и проблемные НИИ, заключается договор на проведение НИР,формируется экспертный совет, составляется и утверждается план-графиксовместных работ .
На этапе НИР проводитсяисследование проблемы, определяются границы проблемного объекта, составляетсяЦКП по решению проблемы, делается вывод о целесообразности илинецелесообразности разработки проекта ОС. Реализация плана мероприятий должнаокупать затраты, связанные с проведением НИР. При положительном решениивопроса о целесообразности создания ОС заключается договор на разработку ивнедрение системы .
На этапе ТЭОформируются альтернативные варианты построения ОС, оценивается ихэффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант. ТЭО должноподтверждать необходимость и целесообразность создания ОС. В ТЭОобосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС,выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности, производитсяоценка затрат и эффекта, ожидаемого от внедрения системы .
На этапе ТЗ разрабатываютсяварианты структуры ОС, определяется её функциональный состав, устанавливаютсяосновные требования к информационному, программному, техническому, правовомуи лингвистическому обеспечению системы, разрабатываются план-график созданиясистемы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ квнедрению системы. Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ, котороедолжно содержать :
— основание для создания ОС ;
— постановку и описание решаемой проблемы ;
— результаты проведения НИР ;
— назначение и цель создания ОС ;
— требования к ОС и средствам её обеспечения ;
— мероприятия по подготовке ОУ к внедрению ОС ;
— показатели эффективности функционирования системы (источники ожидаемойэффективности, методика расчёта эффективности, результаты расчёта) ;
— стадии создания ОС (перечень стадий, этапов и видовработ, график их выполнения ) ;
— порядок контроля и приёмки ОС (элементов и системы вцелом) .
На этапе ТП принимаютсяпроектные решения по общесистемным вопросам, в т. ч. по структуре ОС, составуреализуемых задач процессу функционирования системы; производится разработкарешений по организационному, техническому и другим видам обеспечения;производится увязка различных видов обеспечения между собой; осуществляетсяразработка проектно-сметной строительной документации. Этап завершаетсясоставлением и утверждением ТП, включающего три основных компонента:общесистемную документацию, проектные решения обеспечивающей части и проектныерешения функциональной части .
Общесистемнаядокументация должна содержать :
— пояснительную записку к проекту (перечень документов,на основании которых разрабатывается система, их содержание, исполнители исроки выполнения работ, постановка проблемы, характеристика ОУ и основныхпроектных решений) ;
— план мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы(уточнённый перечень работ по этапам создания, их содержание, объём, срокивыполнения, исполнители и форма завершения) ;
— смету затрат на создание и эксплуатацию системы ;
— расчёт эффективности (исходные данные, расчёт ирезультаты расчёта) .
В состав проектныхрешений по обеспечивающей части должны входить решения по каждому из видовобеспечения: организационному, информационному, техническому, программному, математическому, лингвистическому, правовому. Так, например, проектныерешения по организационному обеспечению должны содержать решения по функциямперсонала ОС и по организационной структуре системы. Проектные решения поинформационному обеспечению должны содержать: описание организацииинформационной базы, описание системы классификации и кодирования, описаниеусловий и требований по обеспечению обмена информацией в системе, макеты формдокументов и др. Проектные решения по техническому обеспечению должны содержать: описание КТС, проектную оценку надёжности КТС, технологическую схемуобработки данных и т. д.
На этапе РПразрабатываются программы и эксплуатационная документация проекта поинформационному, организационному и др. видам обеспечения; проводитсяадаптация программ и программной документации; разрабатывается документациядля технических средств разового изготовления. Этап завершается подготовкой РП, включающего :
— технологическую схему обработки информации ;
— формы документов и описание маршрутов их движения ;
— инструкции по внесению изменений в информационную базу ;
— перечень стандартных программ, альбомы классификаторови кодов ;
— инструкции по эксплуатации КТС для решенияпредусмотренных проектом задач ;
— рабочие программы, блок схемы алгоритмов ;
— описания контрольных примеров ;
— описание входной информации и результатов работы ЭВМ идругих технических средств ;
— технологические инструкции по обработке данных ;
— уточнённый расчёт экономической эффективности системы .
Особой частью РП должныявиться организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции, определяющие права, обязанности сотрудников аппарата управления иобслуживающего персонала системы .
Создание ОС требует,как правило :
— формирования новых организационно-функциональныхструктур ;
— введения новых документов и документопотоков ;
— формирования новой информационной базы ;
— разработки нового программного обеспечения ;
— установки и обслуживания дополнительных техническихсредств .
Ввод в эксплуатацию ОС заключается в выполнениимонтажно-наладочных работ, комплексной отладке всех звеньев системы, проверкаеё работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системымежведомственной комиссии .
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении можноотметить, что многие существующие ОС обладают большой избыточностью, «омертвляя» значительнуючасть закреплённых за ними народохозяйственных ресурсов (трудовых,материальных, финансовых), которые могли быть использованы для решенияактуальных задач социально-экономического развития страны.
Сейчас или в ближайшембудущем необходимо пересмотреть действующий механизм формирования ОС, чтобыисключить или по крайней мере ограничить практику создания неэффективных систем. В самом деле, дальнейшее игнорирование ОС как самостоятельного класса систем, требующего специального изучения, при наблюдаемом росте их количестванеизбежно приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов. До тех пор, пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС, емуне удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов. Именно поэтому вопросыразработки научного фундамента планирования, проектирования и построения ОСтребуют первостепенного внимания и незамедлительного решения .