Реферат: Структура группы

ФОРМИРОВАНИЕ ГРУПП И ИХСТРУКТУРА

Введение

Группа— это союз двух и более людей,объединившихся вместе, чтобы достичь конкретные цели. Группы могут бытьформальными или неформальными. Формальные группы— это те, которые предусмотрены вструктуре организации для выполнения конкретных задач. Среди формальных группможно выделить группы, функционирующие на относительно постоянной основе,например менеджер и те, кто ему непосредственно подчиняются, и временныегруппы, сформированные на время

•выполнениятех или иных задач. Примером временной группы может служить группа студентов,объединившихся для совместной работы на время подготовки коллективного докладаи его презентации.

Неформальные группы создаются для удовлетворения социальныхпотребностей и общения людей, например группа сотрудников, окончивших одно и тоже учебное заведение, группа коллег, объединившихся для совместного проведенияотпуска, для участия в спортивных соревнованиях и т.п. Такого рода группынельзя недооценивать, так как они оказывают существенное влияние на поведениелюдей в организации и эффективность ее работы, подчас не менее важное, чемгруппы, формально предусмотренные в организационной структуре.

1.Почему люди объединяются в группы? Наиболее частыми причинами,которые заставляют людей объединяться в группы, являются следующие ихпотребности:

     вдостижении целей;

     усилениивласти;

    обеспечении безопасности;

     самоуважении;

     общении;

     полученииопределенного статуса.

Объединяясь в группы, люди чувствуют себя сильнее иувереннее перед лицом трудностей и препятствий. Кроме того, принадлежность копределенной группе, например к профессиональной ассоциации, может обеспечиватьее члену престижное положение в обществе, в. коллективе, среди друзей иродственников. При этом одновременно будет удовлетворяться и потребность всамоуважении. Объединение в группы может также увеличивать власть ее членов:то, чего подчас трудно добиться одному, вместе, оказывается, добиться намногопроще. Именно поэтому люди объединяются в союзы, коалиции с тем, чтобы усилитьсвою власть для достижения поставленных целей. Обычно, объединяясь в группы,люди удовлетворяют не одну, а сразу несколько насущных потребностей. Например,объединяясь в профессиональные союзы, работники одновременно могут удовлетворятьсвои потребности в защите прав и социальных гарантий, усилении своей власти длядостижения конкретных целей, таких, как улучшение условий труда на предприятии,а также потребности в самоуважении и. общении.

Стадии развития группы. Каждая группа формируется иразвивается по-своему. Вместе с тем в развитии различных групп могут бытьвыявлены некоторые общие закономерности.

Любая группа в своем развитии проходит через следующиеэтапы, которые формируют 5-ступенчатую модель развития группы: начальная стадияформирования; внутригрупповой конфликт;

обеспечениесплоченности членов группы; стадиянаивысшей работоспособности и производительности; заключительная стадия (длявременных групп). Начальная стадия формирования. Эта стадия, какправило, характеризуется неопределенностью относительно структуры группы, еецелей. Зачастую неясно, кто является лидером этой-группы и какой тип поведенияв ней наиболее приемлем. Эта стадия завершается, когда члены группы начинаютотчетливо понимать, что они являются частью данной группы.                

Внутригрупповой конфликт. Вторая стадия развития группыобычно характеризуется развитием внутригруппового конфликта. Идет борьба залидерство и распределение ролей между членами группы. После того как эта стадиябудет завершена, становится ясно, кто лидер в данной группе (если этоформальная группа, то речь идет о неформальном лидере).

Обеспечение сплоченности членов группы. На этой стадии отношения междучленами группы становятся более тесными и сплоченными. Одновременно появляетсяясность относительно неформальных норм поведения и распределения ролей в даннойгруппе.

Стадиянаивысшей работоспособности и производительности. На данной стадии группаполностью функциональна. Энергия ее членов направлена уже не на распределениеролей и борьбу за власть, а непосредственно на обеспечение эффективной работы идостижение высоких результатов.

Заключительная стадия. Для временных групп, например групп, созданныхна время осуществления конкретных задач, выполнение этих задач становитсязаключительной стадией их существования. Чем ближе к завершению работы надпроектом или чем ближе выполнение поставленной перед группой задачи, тем большеее члены начинают думать о том, что данная группа скоро прекратит своесуществование, а также о новых перспективах своей работы в другом коллективе.Производительность работы группы в этот период может заметно снижаться.

Безусловно, что рассмотренные стадии развития группыдают лишь упрощенное представление о достаточно сложных процессах, протекающихв реальной жизни. В действительности бывает достаточно трудно отделить однустадию развития группы от другой; иногда несколько стадий проходятодновременно. Возможен переход с более высокой стадии на более низкую(например, конфликт по поводу лидерства и распределения ролей в группе можетвозникнуть на любой стадии ее развития, в том числе и на заключительной).

Специалисты, анализировавшие стадии функционированиягрупп, выявили еще одну интересную закономерность развития временных групп.Было установлено, что производительность работы группы колеблется в разныепериоды, существенно увеличиваясь во второй половине периода ее деятельности.Первая фаза деятельности группы по решению какой-либо задачи характеризуетсяотносительной инерцией. Существенные изменения происходят лишь в конце этойфазы, после того, как истекает примерно половина времени, отпущенного нарешение данной задачи. В этот период часто становится ясно, что время, котороеотпущено на решение стоящей перед группой задачи, ограничено и, чтобы успешноприйти к финишу, необходимо сконцентрировать усилия и ускорить работу. Навторой фазе производительность группы обычно увеличивается, что в конечномсчете позволяет успешно достичь намеченной цели. Практика работы над различнымипроектами и групповыми докладами во многих случаях является убедительным томуподтверждением.

2.Условия, влияющие на эффективность работы групп.                         

Почему одни группы работают более эффективно, чемдругие? На рисунке представлены основные компоненты, определяющие эффективностьработы групп.

Внешние условия. Для того чтобы проанализироватьповедение людей в группе, важно прежде всего охарактеризовать организацию,частью которой эта группа является. Группа как подсистема более общей системы — организации — определяется следующими ееусловиями:

стратегиейразвития организации;

организационнойструктурой;

формальноустановленными в организации нормами и правилами;

имеющимисяв распоряжении организации ресурсами;

принятойсистемой подбора персонала;

выработаннойв организации системой оценки работников и их поощрения; организационнойкультурой.

Стратегией развития организации определяются ее цели и средстваих достижения. Среди них могут быть такие, как снижение затрат на производствопродукции, улучшение ее качества, расширение сферы сбыта продукции на рынкеили, напротив, реорганизация и сокращение производства. Естественно, чтостратегия развития организации определяет стратегию функционирования каждойконкретной группы, входящей в ее состав. Так, например, в условияхпредполагаемой реорганизации производства в подразделениях, которых она можеткоснуться, создаются потенциальные источники для возникновения и развитияконфликта, увеличивается беспокойство работников по поводу предстоящеговысвобождения и перераспределения рабочей силы внутри предприятия.

Каждая организация имеет свою организационнуюструктуру, которая определяет, кто и на каком уровне принимает решения, ктокому докладывает о ходе их выполнения, кроме того, существует индивидуальнаяили коллективная ответственность за реализацию поставленных задач.Организационной структурой обычно определяется место конкретного подразделенияв организационной иерархии, формальный лидер этого подразделениям еговзаимоотношения с другими структурными единицами организации.

Организациивырабатывают также формально установленные правила (например, правилавнутреннего трудового распорядка), различного рода положения и предписания стем, чтобы стандартизировать поведение работников в организации. Чем большесуществует формально установленных в организации норм и правил, тем сбольшей уверенностью можно считать, что поведение членов группы, являющейсячастью данной организации, будет предопределено этими нормами, т.е. будетявляться относительно постоянным и предсказуемым.                   

Имеющиеся в распоряжении организации ресурсы (работники, деньги, сырье иматериалы, оборудование и др.): их достаточность или ограниченность оказываютсущественное влияние на специфику работы организации и всех ее подразделений.Так, например, избыток рабочей силы, как правило, сопровождается нерациональнымее использованием и снижением эффективности работы, в то время как дефицитрабочей силы может сопровождаться чрезмерным повышением интенсивности труда,браком в работе и преждевременным «износом» рабочей силы. Недостаток другихресурсов— денег,современного оборудования и сырья — нередко может сопровождаться созданием конфликтной ситуации внутриорганизации (как между ее подразделениями, так и внутри их), усилением борьбы зараспределение и перераспределение имеющихся ограниченных ресурсов.

Принятая в организации система подбора персонала также существенно влияет насостав всей организации и каждой группы в отдельности. Другой фактор,определяющий эффективность работы группы, — выработанная в организации система оценкиработников и их поощрения. Так, те организации, которые придают особое значениеколлективной работе, учитывают этот фактор при подборе персонала. Предпочтениепри отборе претендента на вакантное место отдается тому, кто умеет работать вкоманде, владеет навыками группового принятия решений, искусством веденияпереговоров и разрешения конфликтов. Данные качества могут быть также положеныв основу системы оценки персонала, его продвижения и поощрения.

Поведение людей в группе во многом будет определяться инеписаными нормами и правилами, сложившимися в организации, т.е. организационнойкультурой организации, к которой эта группа принадлежит. Обычно работникипостигают организационную культуру своей организации спустя несколько месяцевработы в ней. Они начинают понимать, как вести себя в данной организации, чтобыдостичь успеха и избежать излишних неприятностей, насколько честно и искреннеследует вести себя в той или иной ситуации, где и какие вопросы можно задавать,а где лучше воздержаться от неуместных вопросов, как принято одеваться в даннойорганизации, иногда даже на каких автомобилях принято ездить… Каждая группа,являясь субкультурой в общей организационной культуре, руководствуется еезаконами; вместе с тем она может вырабатывать на их основе свои собственныенеписаные нормы и правила, присущие исключительно данной группе.

3.Возможности членов группы. Эффективность работы группы взначительной степени будет зависеть от возможностей ее членов. Мы рассмотрим ихосновные характеристики: способности; личностные качества.

Способности. Успех группы будет существенно определятьсяспособностями ее членов. Возможности работы коллектива нельзя рассматривать какпростую сумму возможностей каждого из его членов. Вместе с тем эффективностьработы группы будет зависеть от того, что может делать каждый ее член вотдельности и насколько успешно он будет это делать в группе. При этом могутбыть отмечены следующие закономерности. Индивиды, располагающие особыми,выдающимися способностями, которые необходимы для решения стоящих перед группойзадач, как правило, более активно вовлечены в работу и вносят наибольший вкладв решение этих задач; они чаще становятся лидерами данной группы (формальнымиили неформальными) и получают, наибольшее удовлетворение, если их способностиэффективно реализуются в группе. Данная зависимость подтверждается такжерезультатами корреляционного анализа: чем выше уровень интеллектуальныхвозможностей членов групп и их способностей, которые имеют непосредственноеотношение к решению стоящих перед группой задач, тем лучше результаты работы вцелом.

Личностные качества членов группы также позволяют прогнозироватьуспех или, напротив, неудачи в ее работе. Такие качества членов группы, как коммуникабельностьв сочетании с независимостью и самостоятельностью в работе, как правило,приводят к высоким результатам деятельности группы в целом, в то время каквластолюбие, стремление доминировать в коллективе, забота исключительно особственном успехе и выгоде отдельных членов группы парализуют работу других инегативно сказывается на результатах работы всего коллектива.

4.Структура группы. Под структурой группы мыпонимаем следующие ее компоненты: формальное лидерство;

 роли;

 нормы;

 статус;

 размер;

     состав.                       

.Формальноелидерство.Почти каждая группа имеет своего формального лидера. Типичные формальные лидерыгруппы: начальник подразделения, руководитель проекта, председатель комитета,президент ассоциации. Значение лидера для успеха работы группы крайне велико.Лидеры во многом определяют моральный климат, взаимоотношения в коллективе и вконечном счете эффективность его работы. Чему руководитель должен отдатьпредпочтение: авторитарным или демократическим формам работы? Когда следуетделегировать полномочия,.а в каких случаях следует от этого воздержаться?Лидерами рождаются или становятся? Эти и многие другие вопросы будут подробнорассмотрены в следующем параграфе.

Роли. За каждым членом группы обычно закрепляютсяопределенные роли, т.е. модели поведения, ожидаемые от членов групп всоответствии с тем местом в группе, которое они занимают. При этом не возникаетпроблем, если каждый постоянно играет только одну роль. В действительности жевсе намного сложнее. Каждому из нас приходится играть не одну, а несколькоролей. Например, менеджер по персоналу одновременно может являтьсяпредседателем комиссии по разрешению трудовых споров, членом комиссии повысвобождению рабочей силы с предприятия, вице-президентом Ассоциацииспециалистов кадровых служб. К тому же он может выполнять еще целый рядсоциальных ролей: мужа, отца, сына, брата, а также председателя садовоготоварищества или капитана футбольной команды. В ряде случаев эти роли могутоказаться несовместимыми и противоречить одна другой. Там, где поведениеработника приходит в противоречие с тем, чего от него ожидают окружающие,возникает ролевой конфликт. Типичный пример: работающая женщина, которой струдом удается совмещать успешное выполнение своей роли на производстве с темистереотипами, которые существуют в обществе и семье относительно ее роли жены иматери.

Нормы. Для того чтобы успешно трудиться, все группывырабатывают определенные нормы поведения, т.е. принятые образцы поведениявнутри группы, которые должны выполняться всеми ее членами. Нормы могут бытьформализованы в определенных документах: стандартах, положениях и процедурах.Однако большинство норм, которыми руководствуются группы, носят неформальныйхарактер. Вместе с тем именно они могут оказывать наиболее существенное влияниена взаимоотношения в коллективе и эффективность его работы. Условно может бытьвыделено три совокупности норм.

Первая совокупность норм касается непосредственновыполнения работы и ее качества (какова интенсивность работы, насколько терпимогруппа относится к браку и просчетам в работе, нарушению сроков выполнениязаданий и т.п.).

Втораясовокупность норм касается таких внешних факторов, как форма одежды (некоторыеколлективы для поддержания определенного имиджа достаточно жесткорегламентируют форму одежды сотрудников и ее цвет), отношение к сверхурочнойработе (в ряде случаев она поощряется, но может рассматриваться и как неумениеорганизовать на должном уровне собственную работу и работу подчиненных) и др.

Третьюсовокупность образуют нормы, регламентирующие распределение ресурсов внутригруппы. В одних, группах, например, все ее члены имеют одинаковый доступ ккомпьютерам и другому офисному оборудованию, в других этот доступ зависит отпродолжительности работы в данном коллективе и занимаемого положения.

Для того чтобы быть принятым в группу и чувствовать ееподдержку, необходимо уметь приспосабливаться к ее нормам. Обычно сама группаоказывает определенное давление и пытается скорректировать поведение тех своихчленов, которые поступают вопреки нормами правилам, существующим в ней.

Статус. Под статусом в группе мы понимаем положение или ранг,который присваивается тому или иному члену этой группы другими ее членами.Статус также может быть формальным (например, победитель конкурса «Лучший попрофессии») и неформальным (уважение, соответствующее заслугам, знаниям ит.п.).

Размер группы. Эффективность работы группы наряду с другими факторамиопределяется ее размером. Результаты исследований показывают, что привыполнении конкретной задачи малые группы (примерно 7 человек) оказываются наиболее продуктивными, вто время как при обсуждении и коллективном принятии решения лучшие результатыпоказывают группы, в которые входят 12 человек и более.

Распространенное мнение состоит в том, что духколлективизма и состязательность в группе приводят к повышениюпроизводительности ее членов и группы в целом. Вместе с тем специалистами былавыявлена и тенденция другого рода: стремление работников делать в группеменьше, нежели индивидуально (имеется в виду решение той же самой задачи). Всвязи с этим коллективная работа в сочетании с учетом трудового вклада каждогои его ответственностью за результаты работы позволит устранить возможныепроблемы и противоречия. Исследования показали, что группы, состоящие из 5—7 человек, как правило, наиболееэффективны. С одной стороны, они являются достаточно большими, чтобы приниматьразносторонние решения, учитывающие опыт и мнения коллектива, ас другой — в такого рода группах хорошовиден вклад каждого. К тому же в таких группах обычно не возникает субгрупп ина выработку коллективного решения требуется не так много времени. Специалистытакже считают оптимальным, если такие группы включают в себя нечетноеколичество членов, что облегчает групповое принятие решений.

Состав группы. Работа, выполняемая в группах, как правило, требуетразличных знаний, умений, навыков и личностных качеств. В этой связи принятосчитать, что разнородные по составу группы (по полу, возрасту, стажу работы ворганизации) работают более эффективно, чем группы относительно однородные посвоему составу. Вместе с тем в разнородных по составу группах могут возникатьтакого рода проблемы, как конфликты из-за недопонимания среди их членов, борьбаза власть, более высокая текучесть кадров. Однако при умелом управлении этипроблемы весьма успешно преодолеваются.

5.Групповой процесс. Известно, что когда речь идет огруппах, то «один плюс один плюс один» в группе не всегда дает в сумме три.Эффективность работы группы во многом будет зависеть от того, как организовангрупповой процесс: как осуществляются обмен информацией внутри группы групповое принятие решений, управление конфликтом. Для лучшего понимания этогопроцесса может быть использовано понятие синергетического эффекта. Он может бытькак отрицательным (т.е. целое будет меньше составных его частей, например: 2+2= 3), так и положительным (т.е. целоебудет больше составных его частей, например:2+2=5), если групповой процесс будет организован таким образом, чтопреимущества коллективной организации работы будут превосходить такие возможныепотери, как снижение личной ответственности за принимаемые решения и ихосуществление, конфликты и т.п.         

Эффективность группового процесса можно представить вследующем виде:

эффективность   +    коллективной       -    и просчеты   = работы

работыгруппы            работы                       в работе           группы

6.Задачи, стоящие перед группой. Существенным фактором,определяющим специфику работы группы и организацию группового процесса,является специфика тех задач, которые приходится решать этой группе. При этомособое место занимают такие характеристики, как взаимосвязь и сложность этихзадач. Так, например, при решений сложных нестандартных задач наибольшийвыигрыш будет достигнут в результате обсуждения различных подходов к решениюпроблемы и использования эффективных методов группового принятия решений. Еслиже требуется решение простых рутинных задач, то необходимость обсужденияальтернативных решений отпадает, при этом упор должен быть сделан, как правило,на стандартизацию и формализацию процесса работы. Кроме того, если выполнениезадач, поставленных перед группой, требует тесной взаимосвязи ивзаимозависимости участников группового процесса, то хорошо налаженный обменинформацией и результатами работы явится необходимым условием для успешноговыполнения задания.

7.Сплоченность группы и эффективность ее работы. Под сплоченностью группы мыпонимаем то, насколько члены этой группы удовлетворены совместной работой инасколько их привлекает перспектива продолжать работать вместе.

Какие факторы определяют сплоченность группы? Среди нихв первую очередь можно назвать следующие:

 время, проведенное вместе;

 трудность вступления в группу;

  размер группы;

      еесостав;

      внешниеусловия;

      прежниеуспехи или неудачи.

Замечено, что чем больше времени люди проводятвместе, тем более сплоченными они становятся: расширяются возможности дляустановления дружеских контактов, растет взаимопонимание, выявляются общиеинтересы и потребности. Возможность для членов группы вместе проводить времязависит от целого ряда обстоятельств, и в первую очередь от характера выполняемойработы, взаимосвязи решаемых ими задач и даже от расположения их рабочего места(в одной комнате или разных).

Трудность вступления в группу также влияет на сплоченность еечленов. Чем труднее вступить в ту или иную группу (например, поступить впрестижное высшее учебное заведение, перейти на работу в преуспевающееперспективное подразделение внутри организации), тем, как правило, болеесплоченными становятся ее члены.

Размер группы. По мере того как количество членов в группеувеличивается, возможности для взаимодействия каждого члена группы друг сдругом уменьшаются. К тому же появление подгрупп внутри больших групп можетнегативно сказываться на сплоченности больших коллективов.

Состав группы. Недавние исследования показали, что сплоченность женщинв группах, как правило, выше, чем сплоченность мужчин. Предполагаемоеобъяснение этого явления состоит в том, что женщины обычно меньше склонныконкурировать друг с другом, у них более развита потребность в групповомпринятии решений и сотрудничестве друг с другом.

Внешние факторы. Большинство исследований показывают, что под угрозойнеблагоприятных внешних факторов сплоченность людей в группах обычноувеличивается. Особенно часто это происходит, когда группа оказывает поддержку,обеспечивает ощущение безопасности и помогает преодолевать трудности.

Прежние успехи или неудачи, достигнутые группой, такжебудут влиять на сплоченность ее членов. Так, например, успешное трудоустройствои продвижение по службе выпускников того или иного высшего учебного заведениямогут послужить достаточно сильным притягательным фактором для привлечениязначительного количества абитуриентов для поступления в данное учебноезаведение.

Принятосчитать, что чем более сплоченной является группа, тем выше эффективность ееработы. Однако далеко не всегда данная закономерность является универсальной.Зависимость между сплоченностью группы и производительностью ее членов будетопределяться также тем, насколько нормы поведения, принятые в группе, нацеленына достижение высоких результатов ее работы. Например, если неформальные нормыи правила, сложившиеся в коллективе (ранее мы отмечали, что эти нормы могутдаже в большей мере определять поведение людей, чем формально установленныенормы и правила работы), допускают нерациональное использование рабочеговремени, брак в работе, присвоение коллективной собственности в личных целях иесли при этом такие нормы устраивают большинство членов коллектива, то усилениесплоченности членов подобной группы вряд ли будет сопровождаться повышениемэффективности работы. Таким образом, менеджеры должны позаботиться не только осплоченности групп, но и о выработке таких норм поведения, которые вмаксимальной степени способствовали бы обеспечению их эффективной работы.                     

Группа — это союз двух и более людей, объединившихся вместе, чтобы достичьконкретных целей.

Наиболее часто люди объединяются в группы, чтобыудовлетворить свои потребности в усилении власти, обеспечении безопасности,самоуважении, общении, получении определенного статуса.

Группымогут быть формальными или неформальными. Формальные группы — это те, которые предусмотрены вструктуре организации для выполнения конкретных задач. Неформальные группысоздаются для удовлетворения социальных потребностей и общения людей. Ониоказывают существенное влияние на поведение людей в организации и эффективностьее работы, подчас не менее важное, чем группы, формально предусмотренные ворганизационной структуре.                                      

Каждая группа формируется и развивается по-своему.Вместе с тем в развитии различных групп могут быть выявлены некоторые общиезакономерности. Группа как подсистема более общей системы — организации — определяется ее особенностями:стратегией развития организации, организационной структурой, формально установленнымив организации нормами и правилами, имеющимися в распоряжении организацииресурсами, принятой системой подбора персонала, организационной культурой.

Эффективность работы группы зависит от возможностей еечленов — их способностей и личностных качеств.Осуществляя анализ и прогнозирование эффективности работы в группе, необходимоучитывать ее структуру (формальное лидерство, роли, нормы, статус, размергруппы и ее состав), а также специфику задач, которые приходится решать даннойгруппе.    

Принято считать, что чем более сплоченной являетсягруппа, тем выше эффективность ее работы. Кроме того, зависимость междусплоченностью группы и производительностью ее членов определяется тем,насколько принятые нормы поведения в группе нацелены на достижение высокихрезультатов ее работы.