Лекция: Microsoft Word: Создание связей с документами и импортирование файлов

Комбинирование файлов

С помощью Word можно создавать новый документ, комбинируя документы нескольких файлов, или копировать текстовые фрагменты из одного файла в другой. Кроме того, можно связать документы одного документа с фрагментами другого.

Процедура. Вставка файла

В любое место обрабатываемого документа можно вставить дру­гой документ (файл).

Поместите курсор в позицию вставки файла.

Выполните команду Вставка/Файл. Открывается диалоговое окно Вставка файла.

Выберите дисковод и папку, в которой хранится вставляемый файл.

В поле Имя файла введите или выберите в списке файлов нужное имя.

Нажимая ОК или [Enter], вставьте выбранный файл. Если речь идет не о Word-файле, в окне выбора фильтра (преобразова­ния) задайте правильный формат файла. Содержи­мое выбранного файла вставляется в документ в текущей по­зиции курсора. Вставленный фрагмент утрачивает связь с оригинальным файлом.

Процедура. Вставка диапазона в текущий файл

Вставляемый диапазон должен быть помечен закладкой посред­ством команды Правка Закладка.

Выполните команду Вставка/Файл. Открывается диалоговое окно Вставка файла.

Выберите папку, дисковод и файл.

В поле ввода Диапазон введите имя закладки. Если в этом поле имя закладки не указано, вставляется весь выбранный файл.

С помощью ОК или [Enter] вставьте заданный диапазон ил файл целиком.

Процедура. Копирование фрагмента из одного документа в другой

Если в рамках окна Word открыто несколько окон документов, то скопировать фрагмент из одного окна документа в другое несложно. Можно воспользоваться командами меню Правка, кнoпками стандартной панели инструментов или просто перетащить фрагмент мышью. Если кроме окна Word на экране приветствует раскрытое окно приложения, поддерживающего стандарт OLE 2.0, то выделенный фрагмент документа можно переносить мышью и в окно этого приложения.

Выделите копируемый фрагмент текста. Выполните команду Правка/Копировать или нажмите [Ctrl]+[Ins], что приведет к помещению копии выделен- yого текста в буфер обмена. Щелкните мышью на окне, в котором должна появиться копия, или выберите его через меню Окно.

Поместите курсор в позицию, где должна быть вставлена копия. Выполните команду Правка/Вставить или нажмите [Shift]+[Ins], что приведет к вставке содержимого буфеpa обмена (копии текста). Аналогичным способом можно осуществить перенос текста. С помощью [F2] ([Shift]+[F2]) и мыши фрагмент переносится (копируется) между окнами (документами) без использования буфера обмена.

Процедура. Связывание текста

Word-документ можно вставить связь с другим документом. Если необходимо организовать связь только с частью (диапа­зоном) файла, то соответствующую область текста (диапазон) следует пометить закладкой. Откройте текст, в который нужно вставить связь с другим фай­лом. Поместите курсор в позицию вставки связываемого фрагмен­та. Выполните команду Вставка/Файл. Введите или выберите из списка имя связываемого файла. В поле ввода Диапазон введите имя закладки. Если имя не будет задано, Word осуществит связывание всего файла. Установите флажок Связь с файлом. Если этот флажок не ус­тановлен, в документ будет вставлена копия содержимого файла, но связь организована не будет. Нажав ОК или [Enter], выполните команду и тем самым вставь­те связь с выбранным файлом в активный документ. Word вставляет в текст поле {INCLUDETEXT}. На экране поле представлено кодом или содержимым (т.е. связанным текс­том) в зависимости от того, включен ли режим индикации кодов полей или нет.

Если данный документ связан с другими документами (в кото­рых вставлены поля связи с ним), то внесение изменений в этот документ приведет к тому, что вставленные в другие документы фрагменты, связанные с данным, также изменятся, отражая его состояние.

Процедура. Разрыв связей

Связь с файлом можно в любой момент разорвать. Нажав [Shift]+[Ctrl]+[F9], разорвите связь. Теперь вставлен­ный (и больше уже не связанный) текст по свойствам не от­личается от окружающего текста и не зависит от содержимого исходного файла.

Импортирование файлов

Word в состоянии читать файлы документов других программ и создавать файлы для других программ.

Общие сведения

Преобразование «чужих» файловых форматов в формат Word и наоборот осуществляется программами преобразований, так называемыми фильтрами. Набор доступных фильтров определяется в ходе установки программы Word. В комплект установочных файлов входят фильтры практически для всех форматов популярных текстовых редакторов и таблич­ных процессоров, а также для стандартных текстовых форматов. Недостающие программы преобразования можно установить в любой момент с помощью утилиты Установка и удаление программ из Панели управления.

Процедура. Импортирование файлов

Помимо файлов конкретных текстовых редакторов Word в состоянии импортировать тексты или таблицы в традиционных стандартных форматах. Выполните команду Вставка/Файл или Файл/Открыть. Ма­нипулируя при необходимости полями списков Тип файла и Папка, отобразите на экране список файлов. Двойным щелчком или путем выделения и нажатия ОК выбе­рите нужный файл. Если в диалоговом окне команды Сервис/Параметры на вкладке Общие установлен флажок Подтверждать преоб­разование при открытии, то на экране появится диалого­вое окно Преобразование файла. Если это флажок не установлен, Word выберет фильтр сам. В большинстве ситуаций такой выбор дает корректный ре­зультат, но при работе с экзотическими форматами (и с ки­риллицей!) рекомендуется все-таки брать выбор фильтра в свои руки. Выберите нужный формат файла или подтвердите предлагае­мый по умолчанию. Нажатие ОК или [Enter] приводит к преобразованию и загруз­ке файла. Кнопка Отменить или клавиша [Esc] прерывает про­цесс импортирования.