Лекция: Microsoft Word: Слияние документа

Общие положения

Путем слияния документов создаются тексты, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение). Например, переменными текстовыми фрагментами для бланка конверта служат адрес отправителя и адрес получателя. Механизм слияния документов позволяет для бланка конверта распечатать несколько конвертов, используя список адресатов.

Обзор. Терминология

Основной документ

Это файл бланка, содержащий неизменяемый текст, который должен оставаться одинаковым во всех генерируемых при слиянии документах.

Основной документ связан с источником данных.

В основной документ включены поля слияния, а также поля позволяющие организовать диалог в процессе слияния и управлять этим процессом.

Источник данных, источник заголовка

Файл источника данных содержит последовательность записей данных. Весь файл источника можно рассматривать как таблицу. Каждая запись (строка) содержит набор значений полей данных, используемый для генерации одного документа. Каждый столбец содержит значения одного поля данных. Первая запись (строка) состоит из имен полей дан­ных — строка заголовка таблицы. В качестве файла источ­ника может выступать файл, полученный по запросу от базы данных, или созданная в Word таблица. Имена полей данных в первой записи должны совпадать с именами полей слия­ния основного документа.

Запись с именами полей данных может храниться отдельно от источника данных. В этом случае речь идет о файле ис­точника заголовка, который содержит всего одну строку с именами полей данных. Очередность имен полей в первой строке источника данных или в источнике заголовка должна соответствовать очередности значений полей в записи дан­ных. Файлы источников данных, генерируемые запросами к базам данных, как правило, не требуют отдельного источника заголовка, поскольку содержат в первой строке имена полей.

Слияние. Число генерируемых в результате слияния документов опре­деляется числом записей в источнике данных, но можно сге­нерировать документы только для части записей данных (на­пример, для записей от пятой до десятой). При генерации оче­редного документа во время слиянии из следующей записи источника данных берутся значения полей данных и подстав­ляются в основной документ на места соответствующих (одно­именных) полей слияния. Результат слияния можно сохранить в файле как документ или распечатать на принтере. Вставив в основной документ специальные поля, можно по­зволить пользователю вмешиваться в ход процесса слияния.

Поля слияния. Поля слияния в основном документе располагаются на тех местах, на которые в процессе слияния следует поместить ин­формацию из источника данных, чтобы сгенерировать запол­ненный бланк (конверт, счет,...). Для имен этих полей дейст­вуют те же правила, что и для закладок.

Максимальная длина имени поля слияния не должна превышать 32 символа, а в самом имени могут содержаться только цифры, буквы и символы подчеркивания. Первый символ должен представлять собой букву, использование пробелов запрещено.

Поля слияния вставляются в основной документ с помощью кода поля {MERGEFIELD}. Фигурные скобки кода поля следует вводить в текст посредством [Ctrl]+[F9]. Имя каждого вставленного в основной документ поля слияния должно присутствовать и в заголовке источника данных. Каждое поле слияния может использоваться в тексте основ ного документа неограниченное число раз. Нет необходимости использовать в основном документе все содержащиеся в источнике данных поля данных. Очередность использования полей слияния в тексте произвольна и не зависит от очередности полей данных в записях источника данных.

Диалог и условия

Подготовка слияния. Для выполнения слияния необходимы следующие документ

Основной документ с полями слияния.

Источник данных с записью заголовка или отдельный фа источника заголовка.

Простейший способ получения распечатки результатов слияния предполагает использование Ассистента слияния.

Процедура. Подготовка слияния

Ниже приведено описание обобщенной (и несколько упрощенной) процедуры подготовки слияния. Предполагается, что ни один из требуемых для слияния документов еще не готов. Данная процедура позволяет подготовить их.

Выполните команду Сервис/Слияние. На экране появляется окно Слияние Ассистента слияния. В области 1 Основной документ нажмите кнопку Создать. Разворачивается меню, в котором следует выбрать, какую разновидность документов вы собираетесь получить в результате слияния. Выберите категорию основного документа. Доступны:

Документы на бланке.

Наклейки.

Конверты.

Каталог.

Выберите, следует ли создать основной документ из докумен­та, который открыт в активном окне, или необходимо создать новый документ. В области 2 Источник данных нажмите кнопку Получить данные. Выберите в развернувшемся меню элемент Создать источ­ник данных. В диалоговом окне Создание источника дан­ных определяются имена полей слияния. Выберите нужные поля. Предлагаемые Word по умолчанию поля можно удалять и переставлять. Нажмите ОК. Сохраните созданный источник данных, задав для него имя файла. Word анализирует созданный источник данных и об­наруживает, что в нем пока отсутствуют записи данных. В открывшемся диалоговом окне нажмите командную кнопку Правка источника данных и введите записи данных в откры­вающееся диалоговое окно Форма данных. Создав несколь­ко записей (формирование каждой записи завершается кноп­кой Добавить), закройте окно кнопкой ОК. Окно Ассистента слияния исчезает, и можно приступать к правке основного документа (к вставке в него полей слияния). На экране появляется панель инструментов Слияние. Завершив правку основного документа, с помощью кнопки Слияние инструментальной панели Слияние раскройте диа­логовое окно, выберите цель слияния (документ или распе­чатка) и запустите процесс слияния.

Создание и изменение основного документа

Ассистент слияния Word существенно упрощает процесс подго­товки к слиянию и собственно слияние.

Процедура. Создание основного документа

Для выполнения слияния необходим основной документ.

Выполните команду Сервис/Слияние. На экране появляется окно Ассистента слияния. Доступна только одна кнопка Со­здать в области 1 Основной документ.

В группе 1 Основной документ нажмите кнопку Создать. Разворачивается меню, в котором можно выбрать, какую раз­новидность документов вы собираетесь получить в результате слияния. Доступны:

Документы на бланке.

Наклейки.

Конверты.

Каталог.

Выберите Документы на бланке. Отличительные характерис­тики других типов основных документов описаны ниже.

Выберите, следует ли создать основной документ из докумен­та, который открыт в активном окне, или необходимо создать новый документ. После выбора становятся доступными другие командные кнопки окна Слияние.

В области 2 Источник данных нажмите кнопку Получить дан­ные и создайте или откройте источник данных.

Если на данном этапе (до выбора источника данных) нажать в группе 1 Основной документ командную кнопку Правка то в основной документ можно будет ввести шаблонный текст, но нельзя будет вставить поля слияния. Источник дан ных пока еще не определен, а значит, не заданы имена полей

После открытия или создания источника данных Word обнаружит, что в основном документе пока отсутствуют поля слияния

6. В следующем окне сообщения нажмите кнопку Правка основного документа. Окно Ассистента слияния исчезает, а основной документ становится доступным для обработки. На экране появляется панель инструментов Слияние.

7. Отредактируйте основной документ по своему вкусу.

Вставка полей слияния в основной документ

Для выполнения слияния основной документ должен содержать поля слияния. Имена полей слияния Word извлекает из источника данных. Источник данных должен быть уже создан или открыт. Поля не требуется вводить вручную. Word предлагает список полей, из которого выбираются необходимые.

Процедура. Вставка полей слияния в основной документ

В основном документе введите и отформатируйте шаблонный текст.

В тех местах, где должна быть использована информация из источника данных, вставьте соответствующие поля.

Нажмите в панели инструментов Слияние кнопку Поле сли­яния.

Разворачивается список с полями, перечисленными в ис­точнике данных.

Выберите поле. Оно будет вставлено в качестве поля сли­яния в позиции курсора. Word изображает имя поля слияния заключенным в угловые скобки. Например:

<Фамилия>

<Город>

* Описанным способом вставьте остальные поля слияния.

При необходимости введите поля условий.

После создания основного документа с помощью команды Сервис/Слияние или путем нажатия кнопки Окно диалога «Слияние» снова вызовите Ассистент слияния.

Создание и изменение источника данных

Без источника данных, из которого Word извлекает содержимое полей слияния, невозможно выполнить процедуру слияния любого типа основного документа.

Процедура. Создание источника данных

Создайте основной документ таким образом.

В области 2 Источник данных нажмите кнопку Получить данные и выберите из меню элемент Создать источник данных. Открывается диалоговое окно Создание источника данных. В этом диалоговом окне определяются имена полей слияния. В поле списка Поля в строке заголовка Word выводит имена полей по умолчанию.

Включите в источник нужные поля.

Предлагаемые Word по умолчанию поля можно оставить на месте или переставить местами. Для перестановки выделите переставляемое поле и переместите его в нужную позицию, используя стрелки, расположенные справа от поля списка. Поля можно удалить из списка. Для удаления выделите поле и нажмите командную кнопку Удалить поле. Можно создать собственные поля: для этого введите новое имя поля в Поле и нажмите командную кнопку Добавить поле. Новое имя поля будет вставлено в конце списка, от­куда его можно переместить в любую позицию. Завершите процесс включения полей в источник, нажав ОК.

Открывается диалоговое окно Сохранение документа. Со­храните созданный источник данных. После сохра­нения Word возвращается снова в окно Ассистента слияния. Источник данных создан. Однако он содержит только имена полей, записи данных в нем отсутствуют. Их необходимо до­полнительно ввести. Нажмите в окне сообщения кнопку Правка источника данных и откройте диалоговое окно Форма данных.

Процедура. Правка источника данных в окне формы данных

Создайте основной документ. Создайте и сохраните источник данных.

Нажмите в окне сообщения кнопку Правка источника данных и откройте диалоговое окно Форма данных. В списке пред­ставлены включенные в источник данных имена полей слияния и предоставлена возможность ввода их содержимого. В поля ввода введите содержимое первой записи данных. Если имен полей много, то список снабжен полосой прокрутки.

Перейти от данного поля к следующему можно, нажав клавишу [Tab] или [Enter]. Вернуться к предыдущему—[Shift]+[Tab].

Если после ввода в последнее поле нажать [Enter], запись дан­ных будет сохранена в источнике данных. В данном случае клавиша [Enter] соответствует командной кнопке Добавить.

С помощью [Enter] или Добавить внесите введенную запись в источник данных. Таким же способом внесите в источник данных остальные записи. С помощью ОК подтвердите внесение всех введенных записей в источник данных. После нажатия кнопки Удалить отображаемая в данный мо­мент запись данных будет удалена. Запись данных теряется восстановить ее нельзя. С помощью кнопки Восстановить измененная запись данных восстанавливается в оригинальном виде.

Посредством кнопки Найти можно отыскать конкретную запись данных. В результате нажатия этой кнопки появляется диалоговое окно Поиск в поле. В поле ввода Найти задается фрагмент искомой записи данных. В поле В поле следует выбрать имя поля, в котором следует искать указанный фрагмент. Кнопка Найти первый запускает процедуру поиска. Если запись данных будет найдена, Word отобразить ее в Форме данных. С помощью командной кнопки Найти далее поиск указанного фрагмента можно продолжить. Если ряд записей данных уже сохранен в файле источника, можно пролистать и просмотреть, используя кнопки-стрелки группы Запись. Внешние кнопки-стрелки позволяют перейти к первой (левая кнопка) или последней (правая) записи данных, внутренние кнопки-стрелки позволяют перейти предыдущей (левая) или следующей (правая) записи дани

Процедура. Правка источника данных как документа

В диалоговом окне Форма данных нажмите командную кнопку Источник. Открывается файл источника данных, который держит таблицу. В первой строке таблицы расположены им полей. Внесенные в источник записи данных следуют в остальных строках. С таким источником данных можно работать к обычным Word-документом. Кроме того, на экране видна панель инструментов Базы данных.

Добавьте необходимые записи данных. Новая запись создает­ся путем вставки новой строки таблицы.

Отредактируйте источник данных по своему вкусу и сохраните его. При правке источника данных можно существенно упростить процесс внесения изменений, если вос­пользоваться кнопками панели инструментов Базы данных: После нажатия кнопки Форма данных появляется диалоговое окно Форма данных.

Кнопка Поле базы данных вызывает Ассистента полей базы. В его окне можно добавить, переименовать или удалить поля, но нельзя их переставить. Новые имена полей всегда добавляются в конец списка (в таблицу источника данных добавляются новые столбцы). Кнопкой Добавить запись создается новая запись данных, т.е. в конце таблицы добавляется еще одна строка.

Кнопкой Удалить запись удаляется активная в данный момент запись данных, т.е. та запись данных, которая выделенa или в которой находится курсор. Кнопкой Сортировка по возрастанию записи данных будут сортированы в возрастающей последовательности. Кнопкой Сортировка по убыванию записи данных будут сортированы в убывающей последовательности. После нажатия кнопки Вставить базу данных появляется диалоговое окно База данных. С помощью командной кнопки. Получить данные можно импортировать данные из уже существующей базы данных. С помощью кнопки Обновить поля выделенные поля будут обновлены, и на экране будет представлен результат обновления. После нажатия кнопки Найти запись открывается диалоговое окно Поиск в поле.

Использование внешних источников данных

Процедура. Обращение к внешнему источнику данных

Создайте основной документ.

В области 2 Источник данных нажмите кнопку Получить дан­ные и в открывшемся меню выберите элемент Открыть ис­точник данных. Появляется диалоговое окно Открытие ис­точника данных, которое не отличается от обычного диалого­вого окна открытия файлов.

Выберите нужный источник данных.

• В поле Тип файла выберите требуемый тип. Здесь перечислены все форматы баз данных, для которых установлен ODBC-драйвер, и дополнительно некоторые форматы текстовых файлов. Если необходимо воспользоваться данными из файла, формат которого в этом списке отсутствует, рекомендуется воспользоваться операциями копирования и технологией DDE/OLE.

Выберите файл с данными для слияния. Выбор файлов некоторых форматов будет сопровождаться дополнительными вопросами.

Подтвердите свой выбор, нажав ОК. Word возвращается в окно Ассистента слияния и связывает основной документ с выбранным источником данных. Сведения о выбранных файлах выводятся в областях 1 Основной документ и 2 Источник данных под командными кнопками.

С помощью ODBC-драйверов можно обмениваться информацией с базами данных. Установка дополнительных драйверов осуществляется в панели управления Windows.

Использование источника данных при слиянии не препятствуют обработке соответствующего файла в родительской программе.

Источник данных может быть отредактирован непосредственно в Word после нажатия в окне Ассистента слияния в область 2 Источник данных кнопки Правка.

Процедура. Импортирование базы данных

В качестве источника данных для слияния может послужить импортированная база данных. Эта процедура применяется, например, в случаях, когда записи данных требуют дополнительной обработки, а соответствующая программа не установлена. Результатом импорта будет таблица в документе Word.

Создайте новый файл.

Выполните команду Вставка/База данных. Если на экране присутствует панель инструментов Базы данных, то можно воспользоваться кнопкой Вставить базу данных. Появляется диалоговое окно База данных. Нажмите кнопку Получить данные. Появляется диалоговое окно Открытие источника данных, которое не отличается от обычного окна открытия файла.

Выберите нужный источник данных.

В поле Тип файла выберите подходящий тип. Здесь перечислены все форматы баз данных, для которых установлен ODBC-драйвер, и дополнительно некоторые форматы текстовых файлов. Если необходимо воспользоваться данными из файла, формат которого в этом списке отсутствует, рекомендуется воспользоваться операциями копирования и технологией DDE/OLE. Выберите файл импортируемой базы данных. Выбор файлов некоторых форматов будет сопровождаться дополнительны­ми вопросами. Подтвердите выбор нажатием ОК. Word возвращается в диа­логовое окно База данных. Под командной кнопкой Получить данные указан путь и имя файла импортируемой базы данных. С помощью командных кнопок, расположенных в группе На­стройка данных, отберите импортируемые данные и устано­вите табличный формат.

Отбор записей: после нажатия данной командной кнопки появляется диалоговое окно отбора.

Опции запроса устанавливаются на вкладке Выбор полей. Здесь определяется, какие поля источника данных следует принять в документ. С помощью командных кнопок поля можно включить в список выбранных полей и исключить из него. Флажок Включить имена полей определяет, следует ли при­нять в документ имена полей из строки заголовка или нет.

Кнопка Автоформат окна База данных позволяет выпол­нить автоматическое форматирование вставленной табли­цы.

С помощью кнопки Вставить данные вставьте базу данных в документ. Открывается диалоговое окно Вставка данных.

Опция Все вставляет все присутствующие в базе записи данных.

Опция От… до позволяет вставить только избранные записи данных.

Флажок Вставить данные как поле задает вставку базы данных в виде кода поля, обеспечивающего связь с исход­ным файлом и возможность обновления.

Подтвердите свой выбор нажатием ОК.

Если база данных была вставлена как поле, то после из­менений в оригинальном файле можно произвести об­новление поля с помощью кнопки Обновить поля панели инструментов Базы данных.

С помощью кнопки Найти запись панели инструментов База данных в импортированной базе данных можно отыскать конкретные записи данных.

Дополнительные возможности обработки базы посредство панели инструментов Базы данных описаны в разделе «Правка источника данных как документа».

Процедура. Проверка результатов слияния

Существует три способа проверки результатов слияния:

В результате нажатия в инструментальной панели Сли­яние кнопки Поля/данные поля слияния в основном до­кументе будут заменены значениями. При этом используется запись данных, которая индицируется в инструментальной па­нели Слияние в поле Перейти к записи. Записи данных про­кручиваются посредством кнопок-стрелок, расположенных справа и слева от поля Перейти к записи.

Перед запуском печати результатов слияния на принтере можно вывести их в документ путем нажатия в инструментальной панели Слияние кнопки Вставить результа­ты в документ. Этот документ программа Word отображает на экране, и его можно просмотреть.

Кроме того, в Word предусмотрена возможность выполнить поиск ошибок слияния. После нажатия в инструментальной панели Слияние кнопки Поиск ошибок появляется диалого­вое окно Поиск ошибок. Выберите одну из трех приведенных опций и нажмите ОК. Выполняется пробное слияние. Если вы­брана первая опция и не обнаружено ни одной ошибки, Word выводит на экран соответствующее сообщение. В случае двух других опций всегда выполняется пробное слияние в файл.