Лекция: Microsoft Word: Проверка орфографии

Орфография и тезаурус

С помощью аппарата проверки правописания Word находит и уст­раняет опечатки в тексте документов. Существует три способа ис­правления орфографических ошибок и опечаток:

посредством Автозамены во время ввода текста с клавиатуры;

с помощью автоматической проверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры;

применением команды Сервис/Орфография к готовому тексту. Тезаурус (Словарь синонимов) оказывает помощь при составлении текстов.

Для переноса слов, проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Язык фрагмента текста определяет словари, которые будут использоваться при проверке этого фрагмента.

Орфография

Принцип действия

Word проверяет слово, выделенный текстовой фрагмент или весь текст с помощью словарей, входящих в состав програм­мы или покупаемых отдельно.

Повторение слова считается ошибкой. Второй экземпляр слова помечается как ошибочный (подчеркивается красной волнистой чертой). Его можно удалить с помощью кнопки Удалить в диалоговом окне Орфография.

Все отсутствующие в словаре слова помечаются в тексте. Их можно проверить и исправить вручную, включить в словарь, а можно проигнорировать отметку.

Отформатированные как скрытые слова будут проверены лишь в том случае, если их показать на экране.

Исправляя слово в окне Орфография, можно вводить пробе­лы и знаки препинания (разбивая слово на несколько).

Процедура проверки правописания зависит от наличия выде­ления:

Если выделено слово или часть текста, проверке подверга­ется выделенный фрагмент. Если в результате этой провер­ки ошибки не обнаружены, поступит запрос о том, следует ли проверить оставшуюся часть документа. Если ошибки об­наружены, то их можно исправить. Затем можно продолжить проверку (для оставшейся части документа).

Если ничего не выделено, автоматически выполняется про­верка всего документа от позиции курсора до конца доку­мента, а затем от начала до позиции курсора.

Обозначение исправлений

Все исправления, выполненные посредством команды Сер­вис/Орфография, могут быть записаны и отмечены в тексте с помощью механизма записи исправлений.

Процедура. Включение режима автоматической проверки орфографии

Откройте документ, подлежащий проверке, или создайте пус­той документ.

Выполните команду Сервис/Параметры, раскройте вкладку Орфография, установите флажок Автоматически проверять орфографию. Если флажок Не выделять слова с ошибками сброшен, то неверно записанные или неизвестные слова будут подчеркнуты красной волнистой линией. Нажмите кнопку ОК. С целью исправления подчеркнутого красной волнистой ли­нией слова (при закрытом окне Орфография) следует либо просто заменить слово, введя новое с клавиатуры, либо, щелкнув правой кнопкой мыши на слове, открыть контекстное меню с предложениями по исправлению.

Процедура. Запуск проверки орфографии

Загрузите документ и выделите в нем подлежащую проверке область. Если никакая область не выделена, Word проводит проверку всего текста от курсора и далее (по достижении конца текста на экране появляется вопрос о том, следует ли продолжить проверку от начала текста).

Выполните команду Сервис/Орфография или нажмите [F7] или щелкните на кнопке Орфография стандартной панели инструментов, что приведет к запуску процесса про­верки орфографии.

Word загружает словарь и приступает к проверке. Как только будет обнаружено неизвестное слово, откроется диалоговое окно Орфография. Техника внесения исправлений описана ниже.

При необходимости посредством кнопки Параметры изме­ните значения параметров процесса проверки. В частности, можно подключить дополнительные словари (см. ниже).

Чтобы прервать процесс проверки правописания, нажмите клавишу [Esc] или кнопку Отмена. Проверка прерывается, курсор (выделение) помещается на последнем проверенном слове. Все внесенные в ходе проверки исправления вступают в силу в тексте документа.

Процедура. Изменение опций проверки орфографии

Меняя значения параметров процедуры проверки орфографии, можно повысить эффективность процедуры проверки и сделать ее более комфортной.

Выполните команду Сервис/Орфография/Параметры. От­крывается то же диалоговое окно, что и при выполнении ко­манды Сервис/Параметры (вкладка Орфография).

2. При необходимости в группе Предлагать установите нужные (сбросьте ненужные) флажки.

Если флажок Автоматически сброшен, то при проверке ор­фографии предложения по исправлению выводятся на эк­ране только по запросу, благодаря чему скорость проверки увеличивается.

Параметр Только из основного словаря ограничивает поле выбора предлагаемых для замены слов основным сло­варем.

3. При необходимости в группе Пропускать установите необхо­димые (сбросьте ненужные) флажки.

Если установлена опция Слова из прописных букв, то все записанные таким способом слова будут проигнорированы. Это удобно, если в тексте встречается множество сокраще­ний или специальных терминов (названий фирм, товаров...), записанных прописными буквами.

Если установлена опция Слова с цифрами, то при проверке орфографии не будут приниматься во внимание слова, со­держащие цифры.

4. В специальном окне, открывающемся кнопкой Вспомога­тельные словари, выберите словари, которые должны ис­пользоваться при проверке орфографии.

Помимо CUSTOM.DIC можно дополнительно выбрать девять словарей.

Словарь выбирается щелчком на его имени (рядом устанав­ливается флажок); повторный щелчок отменяет выбор (сбрасывает флажок).

5. При необходимости посредством кнопки Создать составьте новый словарь. Имя файла для нового словаря программа Word запросит в диалоговом окне (расширение имени .DIC обязательно!).

С помощью кнопки Добавить в список пользовательских сло­варей могут быть включены и словари, созданные не в про­грамме Word. Посредством командной кнопки Удалить выде­ленный в списке словарь удаляется из данного списка (его файл остается на диске).

Если диалоговое окно пользовательских (вспомогательных) словарей было открыто посредством команды Сервис/Пара­метры, вкладки Орфография и командной кнопки Вспомо­гательные словари, то в распоряжение пользователя посту­пит еще одна командная кнопка (Изменить), с помощью ко­торой можно открыть словарь как обычный текстовой файл и внести в него изменения.