Лекция: Microsoft Word: Вычисление в таблице
Обзор. Вычисления в таблицах
При выполнении вычислений используются специальные поля, содержащие вычисляемые формулы со ссылками на переменные. В качестве переменных могут выступать значения закладок или содержимое ячеек таблицы.
Ссылки на ячейки
Ссылка на ячейку задается указанием названия столбца и номера строки, столбцы обозначены буквами латинского алфавита. Например, [D2] — это ячейка, стоящая на пересечении столбца 4 и строки 2.
Ссылка на прямоугольную область смежных ячеек состоит из ссылки на ячейку, занимающую верхний левый угол области, двоеточия и ссылки на ячейку, расположенную в правом нижнем углу области, например, D3:E6.
Адресуемая область ячеек может занимать целый столбец: в этом случае ссылка состоит из имени столбца, двоеточия и имени столбца (например, ссылка В: В адресует весь второй столбец). Аналогичным образом можно адресовать целую строку, например, 2:2 — ссылается на всю вторую строку.
Ссылки на ячейки являются абсолютными, т.е. не изменяются при расширении таблицы или перестановках ее элементов, и могут использоваться внутри только одной таблицы. Для адресации нескольких таблиц их следует пометить закладками и включать в ссылки имена закладок.
Формулы вычислений
Часто используемая операция суммирования выполняется с помощью специальной кнопки панели инструментов, которая вставляет в текст документа соответствующее поле.
Все остальные операции реализуются посредством вставки в текст кодов полей с помощью команды Вставка/Поле. Аргументами вставляемых кодов полей являются ссылки на отдельные ячейки или области таблицы либо закладки.
Процедура. Быстрый способ вычисления суммы в таблицах (автосуммирование)
В таблицах сумму ячеек столбца/строки можно быстро подсчитать с помощью кнопки Автосуммирование панели инструментов.
Поместите курсор в пустую ячейку, над, под, слева или справа от которой стоят суммируемые значения. В суммируемой области могут присутствовать и пустые ячейки.
Щелкните на кнопке Автосуммирование панели инструментов или выполните команду Таблица/Формула. Открывается диалоговое окно Формула.
Проверьте формулу, предложенную программой Word, и при необходимости измените ее. Закройте окно с помощью ОК.
По умолчанию Word предлагает формулу =SUM(Haправление), где в качестве параметра Направление может фигурировать LEFT (слева), RIGHT (справа), ABOVE (нар), BELOW (под) — указание, в каком направлении от данной ячейки расположены суммируемые значения. Формула помещается в виде кода поля в ячейку. В режиме представления результатов полей в этой ячейке отображается сумма указанных ячеек.
Процедура. Вычисления с помощью закладок
Выделите содержимое ячейки (т.е. значение), намеченное для использования в качестве аргумента в формуле. Символ конца ячейки не должен включаться в выделение.
С помощью команды Правка/Закладка откройте диалоговое окно и задайте в нем имя закладки. Например, ОБОРОТ_ЯНВ.
При необходимости обозначьте закладками другие ячейки. Например, ПРИБЫЛЬ_ЯНВ, ОБОРОТ_ФЕВ,...
Поместите курсор в ту ячейку, где должен быть получен результат вычисления. Данная ячейка может находиться за пределами той таблицы, в которой определены используемые при вычислениях закладки.
Введите формулу со ссылками на закладки непосредственно с клавиатуры (не забудьте начать со вставки скобок поля с помощью [Ctrl]+[F9]) или с помощью команды Таблица/Формула. При втором способе закладки можно выбрать в поле списка. Например:
{=ОБОРОТ ЯНВ-ПРИВЬШЬ ЯНВ}
Формулы с использованием ссылок на закладки имеют преимущество перед формулами с адресами ячеек — они не обязательно должны находиться в таблице, в которой были определены закладки. Примеры вычислений в таблицах:
{=SUM(A3;B5;C5)} Суммирует содержимое ячеек A3, В5 и С5.
{=AVERAGE(A3:F5)}
Определяет среднее значение содержимого ячеек в прямоугольной области, начинающейся третьей ячейкой первого столбца и заканчивающейся пятой ячейкой шестого столбца.
{=МАХ(0БОР0Т_ЯНВ;0БОР0Т_ФЕВ; ОБОРОТ_МАР)}
Определяет наибольший помесячный оборот 1-го квартала (наибольшее значение среди ячеек, которым были присвоены имена закладок ОБОРОТ_ЯНВ, ОБОРОТ.ФЕВ и ОБОРОТ_МАР).
Примечания
При ссылке на адреса ячеек формула вычислений должна находиться внутри той таблицы, на ячейки которой ссылается. После изменения отдельных значений результат вычисления формулы, как и любой другой код поля, должен быть обновлен с помощью [F9]. При вычислениях с использованием закладок формула может находиться в любом месте документа. С помощью сервисной программы Microsoft Graph таблицы могут быть представлены в виде диаграмм и встроены в таком виде в текст.