Лекция: Автоматизированная система

Основные документы:

— паспорт

— ведомость эксплуатационных документов

— общее описание системы

— описания бизнес-процессов

— технологические инструкции

— руководство пользователя

— электронная справка

— эксплуатационная документация на программные и аппаратные компоненты системы

— формуляр

Разработка эксплуатационной документации на автоматизированную систему — одна из наиболее часто встречающихся в нашей практике задач. Она актуальна как для систем, вводимых в эксплуатацию, так и для систем, уже функционирующих на протяжении определенного времени.

В первую очередь, документация необходима для правильной организации работы сотрудников предприятия с автоматизированной системой. Дело в том, что документации, которую поставляют разработчики системы, часто оказывается далеко не достаточно. Тем более, невозможно обойтись документацией, поставляемой разработчиками тиражируемых программных продуктов, поскольку в ней не учтены (и не могут быть учтены) процессы конкретного предприятия.

Документация, адресуемая непосредственно пользователям системы, включает в себя три уровня:

— описания процессов;

— технологические инструкции;

— руководство пользователя.

Описания процессов показывают порядок работы в целом. Как правило, процесс связан с достижением некоторого полезного, осмысленного вне организации (или какого-то ее подразделения) результата: продажи товара клиенту, закупки партии товара у поставщика, открытия лицевого счета клиенту банка, подготовки бухгалтерского баланса и т.п. Конечно, не всякий сотрудник предприятия действительно нуждается в описании процесса, многим вполне достаточно знать собственный участок работы. Однако описание процесса, особенно, если оно выполнено в хорошо обозримой табличной или графической форме, служит своего рода оглавлением, средством навигации по описаниям отдельных операций. Оно помогает быстрее найти в документации нужные сведения и способствует лучшему их пониманию.

Технологическая инструкция адресована сотруднику, играющему определенную роль в процессе или занимающему определенное место в организационной структуре предприятия. Так, может быть технологическая инструкция менеджера по продажам, операциониста, бухгалтера. Технологическая инструкция описывает порядок выполнения этим сотрудником каждой из свойственных ему операций. Под операцией при этом понимается действие, осмысленное вне зависимости от технического средства его выполнения и приводящее к определенному значимому результату. Например, выставление клиенту счета, размещение заказа у поставщика, перемещение товара с одного склад на другой — это операции. Необходимость их выполнения диктуется жизнью, эти действия в соответствующих ситуациях пришлось бы совершить независимо от того, как они автоматизированы и автоматизированы ли вообще.

Руководство пользователя касается работы с программным обеспечением автоматизированной системы. Оно разъясняет технику решения элементарных задач, с которыми сталкивается пользователь. Если технологическая инструкция предписывает в определенной ситуации создать накладную, заполнить в ней такие-то и такие-то поля, а затем вывести ее на печать, то руководство пользователя говорит о том, как именно, с помощью каких пунктов меню, экранных форм, «кнопок» это сделать.

Описание процесса содержит ссылки на технологические инструкции, технологические инструкции содержат ссылки на руководство пользователя. Чтобы этими ссылками было удобно пользоваться, описания процессов, описания операций и описания пользовательских задач сводятся вместе в гипертекстовой электронной справке. Ее можно разместить на корпоративном портале и предоставить к ней доступ сотрудникам организации. Вместе с тем, отдельные описания процессов, технологические инструкции и руководства можно хранить в формате PDF или Microsoft Word, выводить на печать, включать в официальный документооборот предприятия, проставлять на них утверждающие подписи, в общем, обращаться с ними как с традиционными документами.

Планы помещений, с отмеченными на них розетками и рабочими местами пользователей, позволяют существенно сэкономить время при поиске неисправностей в сети, а так же установке или перемещении рабочего места пользователя.