Реферат: Основные компоненты систем управления документооборотом. Фрейм: его структура и понятие

1.

Основныекомпоненты системы управления документооборотом (СУД)

Электронные системы для построения архивов,делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классоминформационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологияморганизации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которыеследуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации)и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.

1.

Существенноевозрастание количества документов, циркулирующих в системах управленияразличного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники дляподготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа,а также интенсификацией процессов управления.

2.

Вторая ипоследующие причины следуют из первой. Увеличение количества документовавтоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах(архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.

3.

Необходимостьподдержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потокахи организации групповой работы над документом.

4.

Необходимостьрегламентации доступа к документам или их частям.

5.

Усложнениеструктуры документов; использование механизмов перекрестных ссылок игипертекстовых структур.

6.

Ограничения поминимальному времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванныезаконодательными или технологическими причинами.

7.

Необходимостьснижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа кдокументальным средам (архивам).

ТРЕБОВАНИЯ КЭЛЕКТРОННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Исходя из перечисленных причин иосновных информационных тенденций в документальном управлении, можносформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводстваи архивирования.

1.

Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа напротяжении их полного жизненного цикла.

2.

Отсутствие всистеме внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количестваодновременно пользующихся ею.

3.

Взаимодействиесо сложившимися информационными транспортными средами и техническимисредствами.

4.

Организация иподдержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) вцелом, так и к отдельным документам или их частям.

5.

Использованиесредств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для переводатрадиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы систорическими архивами должна использоваться специальная техника, исключающаяповреждение раритетов.

6.

Использованиеэлектронных средств навигации (полнотекстовый поиск, авто-реферирование,авто-рубрицирование, формирование словарей предметных областей-тезаурусов, формирование на базе готовыхтезаурусов средств поиска по понятиям).

7.

Использование вкачестве средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей ирегистрационных карт документов стандартных индустриальных систем управлениябазами данных (СУБД-Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБДиспользовать интерфейсы ODBC/ JDBC.

8.

Обеспечиватьнезависимость от системно-технической платформы.

9.

При созданиидокументальных систем должны использоваться стандартные индустриальные средстваи языки разработки, доступные для владельца системы.

10.

В отдельныхслучаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступныисходные коды системы для гарантированного обеспечения ее функционирования.

11.

Графическиеинтерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно понятны,выполнены в стиле, соответствующем окружению (операционной системы).

12.

Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию не должнозанимать более одного рабочего дня.

13.

Система должнабыть настраиваемым приложением, а не набором инструментальных средств.

14.

Все службысистемы должны быть выполнены на языке страны использования с учетом егоморфологических особенностей.

15.

Обеспечиватьодновременную совместную работу более одной документальной среды, более одногоофиса.

16.

Обеспечиватьслияние двух и более систем в одну и разделение работающей системы на две иболее.

17.

Обеспечиватьстандартное взаимодействие и интеграцию с любыми офисными приложениями какныне используемыми, так и вновь появляющимися.

18.

Обеспечиватьраспределенное управление, как всей документальной средой, так и еекомпонентами.

19.

Обеспечиватьинтеграцию со стандартными офисными приложениями и службами.

Электроннаясистема управления документооборотом должна обеспечивать описание организационно-штатнойструктуры, поддерживать распределенное управление доступом, как из локальныхсетей, так и с использованием технологии «Интернет» и использоватьлингвистические технологии в национальном исполнении.

Для обеспечения вышеизложенных требований системадолжна состоять из следующих модулей-подсистем.

1.«ОПИСАНИЕ И НАСТРОЙКА ДЕЛОВЫХПРОЦЕССОВ»

Необходимостьв этом модуле вызвана высокой трудоемкостью и стоимостью работ по адаптациисуществующих систем. С помощью модуля «Описание и настройка деловыхпроцессов» владелец системы формально описывает организационно-штатнуюструктуру организации, права пользователей и подразделений на доступ к архивам,документам или их частям, категории документов, стандартные маршруты движениякатегорий документов. Вложенные деловые процессы и функции должныподдерживать механизмы наследования прав доступа.

Результатом работы модуля является стандартноепредставление структуры организации в виде трансформированной трехуровневойпарадигмы «Организация-Подразделение- Сотрудник» независимоот реального количества иерархических уровней в системе управления. Описаниеорганизационно-штатной структуры сохраняется в репозитории документальнойсистемы.

2.«РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ»

Обобщенноеуправление персоналом как кадровая задача и как информационная подсистемапозволяет практически реализовывать должностные инструкции и положения оподразделениях в части прав на доступ к документам или их компонентам в виде ролевыхназначений. Модуль позволяет управлять исполнением работ/документовнезависимо от присутствия того или иного лица. Профили пользователей(сотрудников, подразделений, организаций) сохраняются в репозиториидокументальной системы. Одному пользователю может быть назначена более чем однароль-набор исполняемых деловых функций.

3.«РАБОТАС ДОКУМЕНТАМИ»

Модульреализует непосредственный доступ к документам и наборам папок. Каждый документавтоматически при создании получает свое уникальное имя- идентификатор. Обычно имя-идентификатор это составная запись, включающая в себя информацию о категориидокумента, дате создания, дневной номер, код автора и т.д. Структура имени- идентификатора определяется административно.Каждому подразделению и всем пользователям системы сопоставляется уникальныйкод и стандартный набор папок. Стандартный набор папок определяетсяадминистративно. При необходимости пользователю должны быть делегированы правадля работы с нестандартными структурами документов, В качестве графическогоинтерфейса пользователя должен быть использован один из стандартных интерфейсовокружения. Например,

Outlookиз набора программ MSOffice.Источником документа может быть любое зарегистрированное в документальной системеофисное приложение, в том числе службы электронной почты.

4.«РЕДАКТОРЗАПРОСОВ»

Реализациядоступа к базе данных, управляемой одной или более СУБД. Наличие этого модуляпозволяет сделать систему независимой от используемых СУБД, числапользователей, количества офисов. Использование модуля позволит поддерживатьвысокую защищенность системы в целом.

5.«УПРАВЛЕНИЕКАЧЕСТВОМ»

Контроль исполнительской дисциплины и управлениевременными интервалами, маршрутизация, поддержание профиля стандартов организации.Профиль стандартов регламентирует количество, состав, внешний вид категорийдокументов и соответствующих им документальных форм, должностные инструкцииперсонала и положения о подразделениях, описание маршрутов движения категорийдокументов, формальные ссылки на внутренние и внешние нормативные акты ирегламенты.

6.«ПУБЛИКАТОР»

Документ в финишном представлении должен бытьпредставлен в виде (формате), не допускающем последующих изменений иобеспечивающем однозначное последующее воспроизведение, например, распечатку.В качестве такого формата может быть предложен файловый формат

PDF. Документы, подлежащие публикациис доступом через Интернет, автоматически представляются в формате HTML.

7.«АРХИВАТОР»

Поддерживаются две модели архивации. Перваяоставляет в документальной среде регистрационную карточку, а тело документа сохраняетсяна носителе, не допускающем повторного использования, например

CD ROM. В регистрационной карточкевместо пути к телу документа (файлу, набору файлов, папкам и т.д.) сохраняетсяуникальное имя архивного носителя и, возможно, командную последовательностьдля обращения к этому носителю.

При архивации по второй модели переносится в архивполное представление о документальной среде за период времени. На носителе, недопускающем повторного использования, сохраняются как регистрационные записи,так и тела документов. Таким образом, могут сохраняться, например, отчетностипрошлых периодов.

8.«ИНТЕРНЕТ- ДОСТУП»

Модуль взаимодействует с репозиториемдокументальной системы.

Часть документов подлежит публикации с доступом изкорпоративной (отраслевой) сети в режиме интранет (многоофисный режим).

В других случаях документ должен быть представлен вИнтернет полностью, частично, в сочетании с другими документами в соответствиис профилем стандартов.

Для поддержания лингвистически зависимых функцийполнотекстового поиска, оптического сканирования и распознавания,авто-реферирования и авто-рубрицирования в каждом языковом варианте системыдолжны быть представлены модули:

9.«ПОЛНОТЕКСТОВЫЙПОИСК»

Полнотекстовый поиск осуществляется пополнотекстовому индексу. Индекс может размещаться на сервере, на рабочем местеили комбинировано. Индексирование документов должно осуществляться поадминистративно назначаемой дисциплине-непосредственно по поступлении или дежурное по времени суток. Полнотекстовый поискдолжен поддерживать обработку, как непосредственных текстов, так и графическихизображений, содержащих надписи. Последнее крайне важно для организациивзаимодействия с ГИС (Географическими Информационными Системами) и созданиятехнических архивов.

10.«СКАНИРОВАНЕИ РАСПОЗНАВАНИЕ»

В системе может быть сохранено толькографическое представление исходного бумажного документа. В случаенеобходимости использования текстового представления документа, он может бытьраспознан и сохранен в стандартном в данной среде формате, например как файлтипа

DOCили ТХТ.

11.«АННОТАТОР»

Для создания кратких описателей текстов (рефератов,аннотаций) может быть использован как словарь исходного текста, так и тематическиесловари- тезаурусы. В случаеиспользования тезаурусов порождаются нормализованные рефераты, т.е.построенные только из стандартных терминов.

12.«РУБРИКАТОР»

Автоматическое отнесение документа кпредмету ведения достигается путем его лексического анализа и сравнения смоделями предметных областей. В случае отсутствия описания предметной области,предоставляются возможности для экспертного создания такого описания.

РЕАЛИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХСИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Крайне желательно довести спецификацииразрабатываемых систем до предельно возможной стандартизации. Стандартизацииподлежат структуры баз данных, их таблиц, названия папок, категориидокументов, категории пользователей, интерфейсы пользователя, форматы обменадокументами. Это крайне важно для упрощения процедуры взаимодействияорганизаций и обеспечения широкого доступа пользователей к документам иархивам.

2.

Дайтеопределение фрейма, его структура. Место признака присоединенной процедуры иимя программы процедурного типа в структуре фрейма

Вотношении знаний, представленных фреймами, предполагается, что в рамкахформализма так называемого минимального представления можно применять различныеспособы управления выводом. В частности, характерными для такого подхода являютсяпредставление знаний в сравнительно больших единицах, называемых фреймами,введение иерархической структуры фреймов, основывающейся на степениабстракции, и возможность представления комбинации декларативных и процедурныхзнаний. Для проявления этих особенностей язык представления знаний фреймовоготипа применяется как в качестве средства для различных исследованийпредставления знаний, так и для построения многоцелевых баз знаний в целяхпредставления модели объекта, например в САПР, работы с ней и получения вывода.

М. Минскийдал довольно пространное и подробное изложение теории фреймов, опубликованнойим в1975 г.

Под фреймомпонимается абстрактный образ или ситуация. Фреймом называется также и формализованнаямодель для отображения образа.

Теорияфреймов относится к психологическим понятиям, касающимся понимания того, чтомы видим и слышим. Эти способы восприятия трактуются с последовательной точкизрения, на их основании осуществляется концептуальное моделирование,целесообразность полученных моделей исследуется вместе с различнымипроблемами, возникающими в этих двух областях.

Дляосознания того факта, что заданная информация в этих областях имеетединственный смысл, человеческая память прежде всего должна быть способнаувязывать эту информацию со специальными концептуальными объектами. Впротивном случае не удастся систематизировать информацию, которая выглядитразрозненной. В основе теории фреймов лежит восприятие фактов посредствомсопоставления полученной извне информации с конкретными элементами изначениями, а также с рамками, определенными для каждого концептуальногообъекта в нашей памяти.

Структура,представляющая эти рамки, называется фреймом. Поскольку между различнымиконцептуальными объектами имеются некоторые аналогии, то образуетсяиерархическая структура с классификационными и обобщающими свойствами.Собственно она представляет собой иерархическую структуру отношений типа«абстрактное—конкретное». Сложные объектыпредставлены комбинацией нескольких фреймов, другими словами, они соответствуютфреймовой сети, Кроме того, каждый фрейм дополняется связанными с ним фактами ипроцедурой, обеспечивающей выполнение запросов к другим фреймам.

Причиной, покоторой представление знаний фреймами выглядит достаточно точным, являетсявозможность более полного описания процесса мышления человека посредствомопределения крупной и структурированной основной единицы представления знанийи более тесной связи знаний, основанных на фактах, и процедурных знаний. Тем неменее, как было отмечено ее автором, теорию фреймов следует скорее отнести ктеории постановки задач, чем к результативной теории. Можно считать, что онасущественно повышает уровень и детализирует механизм памяти человека, выводов, понимания и обучения.

СТРУКТУРЫ ДАННЫХ ФРЕЙМА

Фрейм,как сказано выше, представленопределенной структурой данных. Фреймовая система—это иерархическая структура, узлами которой являются подобные фреймы.Значение каждого элемента рассмотрим ниже.

Структурафрейма имеет вид:

I:{<V1,q1, p1 >, < V2,q2, p2>,…. < Vk,qk, pk>}

,

Где

I– имя фрейма,

<

Vk,qk, pk>, k = 1,n –слот,

Vk

- имя слота;

qk

–значениеслота;

pk

–процедура (является необязательным элементом).

1)

Имя фрейма. Это идентификатор,присваиваемый фрейму, фрейм должен иметь имя, единственное в данной фреймовойсистеме (уникальное имя). Каждый фрейм как показано на этом рисунке, состоитиз произвольного числа слотов, причем несколько из них обычно определяютсясамой системой для выполнения специфических функций, а остальные определяютсяпользователем. В их число входят слот IS-A,показывающий фрейм-родитель данного фрейма, слот указателей дочерних фреймов,который является списком указателей этих фреймов, слот для ввода имени пользователя,даты определения, даты изменения, текста комментария и другие слоты. Каждыйслот, в свою очередь, также представлен определенной структурой данных.

2)

Имя слота. Это идентификатор,присваиваемый слоту; слот должен иметь уникальное имя во фрейме, к которому онпринадлежит. Обычно имя слота не несет никакой смысловой нагрузки и являетсялишь идентификатором данного слота, но в некоторых случаях оно может иметьспецифический смысл. К таким именам помимоIS-A(отношение IS-A), DDESEN-DANTS (указатель прямого дочернегофрейма), FI-NEDBY (пользователь, определяющийфрейм), DEFINEDON(датаопределения фрейма), MODIFIEDON(дата модификации фрейма), COMMENT(комментарий) и т. п. относятся имена, используемые для представленияструктурированных объектов, например HASPART, RELATIONSи другие. Эти слоты называются системными и используются при редактированиибазы знаний и управлении выводом.

3)

Указатели наследования. Эти указателикасаются только фреймовых систем иерархического типа, основанных на отношениях«абстрактное— конкретное», онипоказывают, какую информацию об атрибутах слотов во фрейме верхнего уровнянаследуют слоты с такими же именами во фрейме нижнего уровня. Типичныеуказатели наследования Unique(U :уникальный), Same(S : такой же), Range (R :установление границ). Override(О:игнорировать) и т. п.U показывает, что каждый фрейм может иметьслоты с различными значениями:S — чтовсе слоты должны иметь одинаковые значения,R—значенияслотов фрейма нижнего уровня должны находиться в пределах, указанныхзначениями слотов фрейма верхнего уровня, О—приотсутствии указания значение слота фрейма верхнего уровня становится значениемслота фрейма нижнего уровня, но в случае определения нового значения значенияслотов фреймов нижних уровней указываются в качестве значений слотов. О выполняетодновременно функции указателейU иS. Несмотря на то что в большинстве системдопускается несколько вариантов указания наследования, существует немало итаких, где допускается только один вариант. В данном случае можно считать, чтоиспользуется указатель О значения по умолчанию.

4)

Указание типа данных. Указывается, чтослот имеет численное значение, либо служит указателем другого фрейма (т.е.показывает имя фрейма). К типам данных относятся FRAME (указатель), INTEGER (целый), REAL (действительный), BOOL (булев), LISP. (присоединенная процедура), TEXT (текст), LIST (список), TABLE (таблица), EXPRESSION (выражение) и другие.

5)

Значение слота. Пункт ввода значенияслота. Значение слота должно совпадать с указанным типом данных этого слота,кроме того, должно выполняться условие наследования.

6)Демон. Здесь дается определение демонов типа

IF-NEEDED, IF-ADDED, IF-REMOVED и т. д. Демономназывается процедура, автоматически запускаемая при выполнении некоторогоусловия. Демоны запускаются при обращении к соответствующему слоту. Например,демон IF-NEEDED запускается, если в моментобращения к слоту его значение не было установлено, IF-ADDED запускается при подстановке в слотзначения, IF-REMOVED запускается при стираниизначения слота. Кроме того, демон является разновидностью присоединеннойпроцедуры.

7)

Присоединенная процедура. В качествезначения слота можно использовать программу процедурного типа, называемуюслужебной (servant)(в языке Лисп) или методом (в языке Смолток). В данном случае присоединеннаяпроцедура запускается по сообщению, переданному из другого фрейма (посколькусостояние выполнения в этом случае такое же, как и в объектно-ориентированномязыке, то язык фреймового типа называют еще объектно-ориентированным языком,однако во избежание путаницы с языком типа Смолток, обычно выделяют название«язык фреймового типа»). Когда мы говорим, что в моделях представления знанийфреймами объединяются процедурные и декларативные знания, то считаем демоны иприсоединенные процедуры процедурными знаниями. Кроме того, в языкепредставления знаний фреймами отсутствует специальный механизм управлениявыводом, поэтому пользователь должен реализовать данный механизм с помощьюприсоединенной процедуры. Однако данный язык обладает очень высокойуниверсальностью, что позволяет помимо иерархического и сетевого представлениязнаний с помощью фреймовой системы эффективно писать любую программууправления выводом с помощью присоединенной процедуры. В то же время этодополнительная нагрузка для пользователя. Следовательно, язык представлениязнаний фреймами можно назвать языком, ориентированным на специалистов поискусственному интеллекту, а также языком, ориентированным на сложныеприкладные проблемы. Известны также примеры систем, допускающих применениеправил продукций в качестве типа данных. Это обусловлено, с одной стороны, тем,что большинство систем, ориентированных на решение сложных проблем, содержит вкачестве составляющей продукционную систему, а с другой стороны— снижением нагрузки на пользователя. Крометого, известны примеры систем типа ZERO, допускающие применение функций Пролога в качествеприсоединенной процедуры.

На языкеFMS фреймовая модель рассматривается какиерархическая структура данных с модульным представлением знаний в видеопределенных форматов, называемых фреймами. Каждый фрейм- описывает одинконцептуальный объект, а конкретные свойства этого объекта и факта,относящиеся к нему, описываются в слотах— структурныхэлементах данного фрейма; поскольку концептуальному представлению свойственнаиерархичность, целостный образ знаний строится в виде одной фреймовой системы,имеющей иерархическую структуру. В слот можно подставлять различные данные,специфичной процедурой вывода в этом фрейме является так называемаяприсоединенная процедура, используемая и качестве слота. Хотя и самой

FMS-системе отсутствует специальныймеханизм управления выводом, благодаря присоединенной процедуре пользовательсистемы может реализовать любую модель вывода. Это обстоятельство оборачиваетсялишней нагрузкой для пользователя, но тем не менееFMS является универсальным языком представления знаний— мощным и очень гибким средством для исследованийи разработок.

Механизмуправления выводом вFMS-системе организуетсяследующим образом. Сначала запускается одна из присоединенных процедурнекоторого фрейма, затем в силу необходимости посредством пересылки сообщенийпоследовательно запускаются присоединенные процедуры других фреймов и таким образомосуществляется вывод. Другими словами, база знаний должна быть определена так,чтобы правильно выполнять вывод. Язык представления знаний, основанных нафреймовой модели, особенно эффективен для структурного описания сложныхпонятий и решения задач, в которых в соответствии с ситуацией желательноприменять различные способы вывода. В то же время на таком языке затрудняетсяуправление завершенностью и постоянством целостного образа. В частности, поэтой причине существует большая опасность нарушения присоединенной процедуры.Следует отметить, что фреймовую систему без механизма присоединенных процедур(а следовательно, и механизма пересылки сообщений) часто используют как базуданных системы продукций.

Литература

:

1.

Автоматизированные информационныетехнологии в экономике. – М.: ЮНИТИ,2003.

2.

Информатика / под ред. Макаровой. – М.,2000.

3.

Представление и использование знаний. –М.: Мир, 1989.

4.

Семенов М.И. Автоматизированныеинформационные технологии в экономике. – М.: Финансы и статистика, 2002.

5.

Серпик Г.А. Современные системыуправления документальными средами // Делопроизводство. – 1999. — №1. – С.24.