Реферат: Язык и стиль распорядительных документов: язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык и стиль инструктивно-методических документов. Реклама деловой речи. Правила оформления документов. Речевой этикет в документах

Институт Бизнеса и Политики

Нижегородский филиал

Факультет «Экономики и управления»РЕФЕРАТ

по дисциплине «Русский языки культура речи»

На тему: «Язык и стиль распорядительных документов:язык и стиль коммерческой кореспонденции, языки стиль инструктивно-методических документов.Реклама деловой речи. Правила оформления документов.Речевой этикет в документах. »

Выполнил:

Студент 3курса

Заочного отделения

№ з/книжки 3097

Катрова О.В.

Проверил:

Пещерова И.А.

Н.Новгород

2003 г.

Содержание Введение. - 3

Основнаячасть:

1.

Язык и стиль коммерческойкоресспонденции. - 4 2. Язык и стильинструктивно-методических документов. - 4

3.

Реклама деловой речи. - 6

4.

Правила оформлениядокументов. - 6

5.

Речевой этикет вдокументах. - 9

Заключение. - 11

Списокиспользованной литературы. - 12

Введение.

«Это я почтальон Печкин,принес посылку. Только я вам её

не отдам, потому что у васдокументов нету.»

из книги Э. Успенского

«Трое из Простоквашино».

В жизни любого человека документы играют огромнуюроль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либодокументы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября1994 г. даётся следующее определение термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую(правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный дляпередачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой стиль-это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферыофициально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органамигосударства, между организациями или внутри них, между организациями и частнымилицами в процессе их производственной,хозяйственной и юридической деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется наоснове правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системыделопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

В тексте документа обычно выделяются две смысловыечасти: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, вдругой — выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают двекатегории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы неоднородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляютдокументы, в которых единообразной является не только форма, но и типовоесодержание.Вдругую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативноесодержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.

Основная часть.

1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции.

Неоднородность тематики иразнообразие жанров позволяет выделить в рассматриваемом стиле дверазновидности, одной из которых является обиходно-деловой стиль, к которомуотносится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление,доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуетсяизвестной стандартизацией, облегчающей её составление и использование ирассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданнойинформационной избыточности.

2.

Язык и стильинструктивно-методических документов.Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров,государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций,служебной переписки, деловых бумаг и т.д.Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую(правовую) значимость. Несмотря на различия в содеожании и разнообразие жанров,официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт,(обладаетследующими обязательными качествами):

1)

Употребление канцелярскихштампов – воспроизводимых лексико-

фразеологическихединиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями,распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выданадля предоставления, прослушав и обсудив…);

2)

Использованиеслов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик);собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц попрофессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);

3)

Введение специальнойтерминологии, не имеющий синонимов в

общеупотребительнойлексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);

4)

Ограничение возможностилексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (непишется, не направляется, не посылается);

5)

Преобладание именсуществительных;

6)

Использование отглагольныхсуществительных (проезд, выполнение);

7)

Большинство форм инфинитивавыступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);

8)

Почти полное отсутствиеличных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;

9)

Употребление преимущественноформ настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, атакже форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);

10)

Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу,по линии, в части);

11)

Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций:простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные,полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставнымиконструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной;безличные предложения;

12)

Использование прямого порядка слов в предложениях;

13)

Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизмформулировок, экономное использование языковых средств;

14)

Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы(удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употреблениеприсущих этому стилю клише;

15)

Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований(юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии,включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;

16)

Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов(на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различныхустойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай,если…, на том основании что… и т.п.);

17)

Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование номинативных предложений с перечислением;

18)

Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования(точность, исключающая двоякое понимание);

19)

Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическоеподчинение одних фактов другим;

20)

Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

21)

Слабая индивидуализация стиля;

22)

Достоверность и объективность;

23)

Безупречность в юридическом отношении. Т.е.должна быть стандартностьязыка при изложении типовых ситуаций делового общения;

24)

Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов исловосочетаний, в построении фразы и всего текста.

По возможности точно и полно объяснить фактыокружающей нас действительности, показать причинно следственые связи междуявлениями, выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стильхарактеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системойсвязей между частями высказывания, стремление авторов к точности, сжатости,однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания. Характернойчертой стиля научных работ является их насыщенность терминами, в частностиинтернациональнами. Не следует, однако, переоценивать степень этойнасыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-25процентов общей лексики, использованной в работе.

Во-первых, в качестве условия высокой частотностисложных предложений в текстах деловой речи выступает её письменный характер,требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим, что с этим жефактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленныхименных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1)разработка +2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5)промышленных стоков.

Во-вторых, здесь сказывается требование логичностиизложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненногороедложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.

В-третьих, свою роль играет и своеобразие пониманиятребования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и нестолько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределыодной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей«представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношенияхвместе с выводом из них в одном целом».

3. Реклама деловой речи.

В рекламе широко применяетсяпромышленная графика, плакат, оформительское исскуство, малые формыархитектуры. Современными средствами рекламы деловой речи являются:

1)

печать (газеты, журналы,афишы, проспекты и др.);

2)

телевидение;

3)

радио;

4)

витрины;

5)

вывески;

6)

световые объявления;

7)

товарные и фирменные знаки.

4. Правила оформления документов.

Сколько существует документов, столько существуетспособов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим напримере делового письма. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы илиорганизации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя.Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому кего оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк,тем официальнее должен быть стиль письма.

Рассмотрим его структуру:

С правой стороны и чуть ниже реквизитовфирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами,например: 10 мая 1999 г. Принятые у нас сокращения 10.05.99 в международнойпереписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затемчисло – май 10, 1999.

Само письмо необходимо начинать с точного повторенияв левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левойстороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;

·«Дорогой доктор + фамилия»;

·«Господа»;

·«Уважаемые господа»;

·«Уважаемый г–н + фамилия».

После вступительного обращения ставится запятая, ане восклицательный знак, как принято в нашей практике.

В официальных письмах не принято обращаться на ты. Клюдям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следуетобращаться на ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. Взависимости от степени близости с корреспондентом обращение может начинатьсясловами: «Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмов ФРГ, необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».

А в Австрию и Швейцарию, например, достаточнонаписать «Дорогой г–н доктор».

Следующей строкой после обращения принято обозначатьтему письма. Для этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to —относительно, что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.».Например; «Re: В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».

Если письмо касается только одной проблемы, то темуписьма можно обозначить и до обращения сразу после адреса. Если же переписка спартнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было быудобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этимразбить письмо на соответствующее число блоков. Например:

Дорогой г–н Смит,

Re:О ваших предложениях по проекту «Омега»;

Неоплаченныесчета №№ 28765, 54б78;

Опоставках картофеля в октябре 1998 г.

Однако более современным считается способ, прикотором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавнымибуквами. Например:

Дорогой г–н Смит,

ОВаших предложениях по проекту «Омега».

Дорогойг–н Смит,

Оваших предложениях по проекту «омега»,

Далее следует текст письма. В настоящее время всебольшую популярность приобретает так называемый цельноблочный стиль, прикотором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень слевым полем страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма,вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четкоотделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, ачерез 3-4 интервала.

Заканчивается письмо обычно комплиментом. Еслиписьмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш»(«Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш»(«Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями:«Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите моинаилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.

Этим комплиментам должны соответствовать, следующиеобращения: Уважаемый г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.);Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,);Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением, (Verytruly yours).

При формулировке вступительного обращения икомплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов написьма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, ихотношений, стиля общения и пр.

Под комплиментом ставится подпись с указанием подней фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится справой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Еслизаключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется вГермании), то подпись ставится с левой стороны также под заключительнойформулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке подего рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатаннойна машинке, – 2-2,5 см.

Чтобы не ставить партнера в трудное положение сопределением вашего пола, желательно написать своё имя полностью.

Если после написания письма срочно надо сообщить особытиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S.(постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптумаснова ставится подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма незлоупотреблять.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы илидокументы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельнойстроке после слова «Приложение (Enclosurе)». Например:

Приложение: 1. Контракт (5 л.)

2.Страховой полис (6 л. ).

Указание на рассылку копий (Carbon сору или СС)занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когдавозникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:

Копия:Г–ну С. Шатайло «Нацбанк».

6.

Речевой этикет в документах.

Речевой этикет регламентирует словесные формулыприветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения,просьбы, приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия,соболезнования, комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеруразговаривать (искусство вести беседу).

В культуре современного типа, в которой превышевсего ценится возможность свободного выбора и полной реализации личности,«искусство общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус,сколько в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации. Наиболеевысоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случаенеобходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретовритуализованного поведения — творческое обыгрывание существенно более мобильныхнорм.

Строго говоря,

речевым этикетомможет быть признан только такой этикет, который предполагает возможностьвыбора. Вежливость начинается там, где кончается целесообразность, хотя ввежливости, несомненно, есть целесообразность более высокого порядка. Речевойэтикет всегда предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связанего художественный, эстетический характер.

Заключение.

Официально-деловой стиль представляет собойодин из функциональных стилей современного русского литературного языка: наборязыковых средств, предназначение которых – обслуживание сферы официальноделовых отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов,построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типыдокументов различаются спецификой своегосодержания, а соответственно и своей формой; объединены они набором языковыхсредств, традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё этоочень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире.

Список используемойлитературы.

1.

Русский язык и культураречи- под редакцией профессораВ.И.Максимова.М,2002 г.

2.

Дифференциальные признакиофициально-делового стиля на синтаксическом уровне – И.С. Вольская. М, 1963 г.

3.

Корреспонденция иделопроизводство – В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин. М, 1970г.

4.

Русский язык и культура речи– Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.

еще рефераты

Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)