Реферат: Информационное обеспечение в процессе управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

<img src="/cache/referats/22936/image002.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1026">

 

РЕФЕРАТ

ПО КУРСУ: Информационные технологии<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

НА ТЕМУ

Информационное обеспечение в процессеуправления

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Выполнил

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">студент группы Эн2у-31

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Р.А.Мандрик

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Проверил

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">профессор

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">К.Я.Глумберг

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

НОВОСИБИРСК,2006<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

 

Содержание

        

1.<span Times New Roman"">   

Научный метод управления……………………стр. 2

2.<span Times New Roman"">   

Управленческий цикл…………………….…….стр. 3

3.<span Times New Roman"">   

Схема информационной системы……………… стр. 5

4.<span Times New Roman"">   

Управленческая информация и закономерности

ее движения………………………………………… стр. 7

5.<span Times New Roman"">   

Особенности обмена письменной

информацией………………………………...……стр. 10

6.<span Times New Roman"">   

Собрание и совещание как форма обмена управленческой информацией…………………… стр.12

7.<span Times New Roman"">   

Организация деловых бесед…………………… стр. 15

8.<span Times New Roman"">   

Теория информации…………………...………стр. 19

9.<span Times New Roman"">   

Организация коммуникативных процессов….стр. 22

Ни одна организация никак не может осуществлять своюдеятельность без информации. В процессе нормального функционированияорганизации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ееработники, от простого рабочего или служащего, до директора. В данном рефератерассматриваются различные виды информации, пути ее передачи и многое другое.

1. Научный метод управления.

<div v:shape="_x0000_s1099">

<span Bookman Old Style",«serif»">Проверка правильности сформулированной гипотезы

<div v:shape="_x0000_s1098">

<span Bookman Old Style",«serif»">Формирование гипотез и установление зависимостей

<div v:shape="_x0000_s1096">

<span Bookman Old Style",«serif»">Ремвантная информация

<div v:shape="_x0000_s1097">

<span Bookman Old Style",«serif»">Наблюдения (сбор и анализ информации)

 

<img src="/cache/referats/22936/image003.gif" v:shapes="_x0000_s1103"> <img src="/cache/referats/22936/image004.gif" v:shapes="_x0000_s1108 _x0000_s1109"> <img src="/cache/referats/22936/image005.gif" v:shapes="_x0000_s1101"> <img src="/cache/referats/22936/image006.gif" v:shapes="_x0000_s1104">


                                                                                                          Гипотеза

                                                                                                           Не верна

<img src="/cache/referats/22936/image007.gif" v:shapes="_x0000_s1105"> <img src="/cache/referats/22936/image008.gif" v:shapes="_x0000_s1102"> <img src="/cache/referats/22936/image009.gif" v:shapes="_x0000_s1107"> <img src="/cache/referats/22936/image010.gif" v:shapes="_x0000_s1106">


                                                                                   Гипотеза

                                                                                   верна

<div v:shape="_x0000_s1100">

<span Bookman Old Style",«serif»">Реализация принятия решений


Теория и направлениеуправления.

Исследуются дватрансформационных процесса:

·<span Times New Roman"">       

материальные процессы;

·<span Times New Roman"">       

информационные процессы, в которых управление рассматривается какинформационное воздействие.

Эти два процесса отражаютдве стороны управления:

¨<span Times New Roman"">    

содержимое;

¨<span Times New Roman"">    

форма или метод изучения процесса.

Содержательной сторонойпроцесса занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаютсяуправленческие науки — менеджмент.

Информационные процессыявляются не самоцелью, они призваны в конечном итоге управлять материальнымипотоками, взаимодействием материальных и информационных потоков.

2. Управленческий цикл.

Управленческий цикл содержитвсебе четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль.Данные функции охватывают все виды управленческой деятельности по. созданиюматериальных ценностей, финансированию, марке­тингу и т.д.

Планирование.Эта функцияпредставляет собой по сущест­ву процесс подготовки решений. Этапы планирования:

а) поста­новка целей;

б) определение исходных предпосылок;

в) выявле­ние альтернатив;

г) выбор наилучшей альтернативы;

д) ввод и исполнение плана.

Организация.Функцияорганизации нацелена на упорядоче­ние деятельности менеджера и исполнителей.Это прежде всего оценка менеджером своих возможностей, изучение подчинен­ных,определение потенциальных возможностей каждого работ­ника, расстановка сил и т.д. Вся эта организаторская деятель­ность протекает на фоне проявление вполнеконкретных струк­тур предприятия.

Мотивация.Послепроведения подготовительных мероприя­тий менеджер должен обеспечить успешноевыполнение работы В этих целях используются: а) стимулирование, т. е.побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факто­ров(материальное и моральное стимулирование); б) собственно мотивирование, т. е.создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главнымздесь являются: заин­тересованность в труде, потребность в трудовой активности,пе­реживание чувства удовлетворения от трудовой деятельности. Менеджер, чтобуспешно осуществить эту функцию управления должен быть компетентен в различныхаспектах коммуникации он обязан развивать у себя соответствующие умения инавыки.

Контроль.Этафункция, как говорил Г.Файоль, «состоитв подтверждении того, что все идет в соответствии с принятым планом,существующими директивными документами и приня­тыми принципами управления».Другими словами, контроль — это процесс проверки и сопоставления фактическихрезультатов с заданиями.

Круговорот управленческого цикла.Какизвестно, менед­жер постоянно занят осуществлением управленческих функций. Еслион хочет обеспечить будущее своему предприятию (орга­низации), ему надо посерьезному включаться во все детали уп­равления. И начинать нужно спланирования. Каждый профес­сионал планирует свою работу

—управляющий с карандашом в руках и с обычной канцелярской резинкой проводитмногие часы над бюджетом;

— продавец тщательнообдумывает свой процесс общения с покупателями;

—плотник прежде чем сделать надрез на куске дерева, про­изводит разметку. Онследует мудрому совету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».

Если работа спланирована, тоона должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленнойдеятельности. Они должны иметь четкую линию поведения и понимать, что их ждетвпереди. Работники тянутся к детальному осозна­нию своей работы, ониоткрываются для делового контроля сво­их производственных операций. Отсюда,необходимость в кон­троле. Он включает: а) простой и понятный пландеятельности; б) эффективные и ненавязчивые методы контроля; в) обратную связь,т. е. надежную информацию о прогрессе в работе; г) кор­ректирующие действия.

Довольно часто коррекция обеспечивается без каких-либо усилий:подчиненному достаточно услышать от руководителя какую-либо побудительную фразуили даже слово: «Так дер­жать!» «Будь внимательней!» «Хорошо!» и т. д. Все этовоздей­ствует на эмоциональную сферу работника. Реакция работника здесь мгновенная.Значительно труднее осуществлять коррек­цию, если приходится обращаться корганизационным факто­рам. Скажем, работник уяснил суть своей деятельности,вклю­чился в работу, но успеха не последовало. Проблема может со­стоять в том,что работы оказалось больше, чем ожидалось. Здесь требуется известнаяперегруппировка усилий, а может быть и соответствующая помощь. Иногда возникаетнеобходи­мость введения изменений в планирование.

Как видно все четыре функции управления (планирование, организация,мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаныи взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.

Ключевые проблемы:

а)деятельность менеджера заключена в четырех основных функциях(планирование/организация, мотива­ция, контроль). Любые иные виды деятельностиработают на эти ключевые функции, отличающие менеджера от других лиц бизнеса;

б)поскольку менеджер достигает целей организации с помощью своих подчиненных, тофункция мотивации сегодня являетсясамой существенной;

в)цели организации могут быть достигнуты толь­ко при условии хорошо налаженнойобратной связи, т. е. при осуществлении надежного контроля. Однако контроль —это не опека. Эффективный контроль —это совет, помощь, современная подсказка, поощрение, одобрение и т. д. Контрольне несет в себе возмездия за упущения;

г)все основные функции менеджмента цементируются действиями, менеджера попринятию решения. Эффективные решения, подчеркивает американский тео­ретикменеджмента К.Киллен — «залогсуществования коммер­ческого предприятия». Они являются существенным элементомкаждой из рассмотренных выше четырех функций управления

3.<span Times New Roman"">  

Схема информационнойсистемы.

<img src="/cache/referats/22936/image011.gif" v:shapes="_x0000_s1126">

<span Bookman Old Style",«serif»">Технические средства

<img src="/cache/referats/22936/image012.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1112">

<span Bookman Old Style",«serif»">Информационная система

<span Bookman Old Style",«serif»">

<img src="/cache/referats/22936/image013.gif" " " v:shapes="_x0000_s1110">
                                                                                                                          

<span Bookman Old Style",«serif»">Автоматизированная система управления

<img src="/cache/referats/22936/image014.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1111">

<img src="/cache/referats/22936/image015.gif" v:shapes="_x0000_s1127">


<span Bookman Old Style",«serif»">Информация

<img src="/cache/referats/22936/image016.gif" " v:shapes="_x0000_s1114">
<img src="/cache/referats/22936/image017.gif" v:shapes="_x0000_s1130">

<span Bookman Old Style",«serif»">Взаимодействие системы управления с человеком

<img src="/cache/referats/22936/image018.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1113">

<span Bookman Old Style",«serif»">Оператор

<img src="/cache/referats/22936/image019.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1117"> <img src="/cache/referats/22936/image020.gif" v:shapes="_x0000_s1128 _x0000_s1129"> <img src="/cache/referats/22936/image021.gif" v:shapes="_x0000_s1131"> <img src="/cache/referats/22936/image022.gif" v:shapes="_x0000_s1136"> <img src="/cache/referats/22936/image023.gif" v:shapes="_x0000_s1139"> <img src="/cache/referats/22936/image021.gif" v:shapes="_x0000_s1132"> <img src="/cache/referats/22936/image024.gif" v:shapes="_x0000_s1140"> <img src="/cache/referats/22936/image025.gif" v:shapes="_x0000_s1137"> <img src="/cache/referats/22936/image026.gif" v:shapes="_x0000_s1133"> <img src="/cache/referats/22936/image024.gif" v:shapes="_x0000_s1141"> <img src="/cache/referats/22936/image025.gif" v:shapes="_x0000_s1138">

<span Bookman Old Style",«serif»">Руководитель

<img src="/cache/referats/22936/image027.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1125">

<span Bookman Old Style",«serif»">Автоматическое извлечение информации

<img src="/cache/referats/22936/image028.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1118">

<span Bookman Old Style",«serif»">Диспетчер

<img src="/cache/referats/22936/image029.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1124">

<span Bookman Old Style",«serif»">Средства сбора и обработки информации и средства ее хранения

<img src="/cache/referats/22936/image030.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1115">

<span Bookman Old Style",«serif»">Первичное формирование информации

<img src="/cache/referats/22936/image031.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1116">

<img src="/cache/referats/22936/image025.gif" v:shapes="_x0000_s1134">

<span Bookman Old Style",«serif»">Исполнительные механизмы

<img src="/cache/referats/22936/image032.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1123">

<span Bookman Old Style",«serif»">Логическая и математическая обработка информации

<img src="/cache/referats/22936/image033.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1119">

<span Bookman Old Style",«serif»">Регулирующие устройства

<img src="/cache/referats/22936/image034.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1122">

<span Bookman Old Style",«serif»">Предоставление результатов человеку

<img src="/cache/referats/22936/image035.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1120">

<img src="/cache/referats/22936/image036.gif" v:shapes="_x0000_s1135">


<span Bookman Old Style",«serif»">Управляющее воздействие

<img src="/cache/referats/22936/image037.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1121">

ВАСУ можно выделить две основных подсистемы:

¨<span Times New Roman"">    

Функциональную, выполняющую функции,связанные с управлением производства;

¨<span Times New Roman"">    

Обеспечивающую, выполняющую собственныепроцессы (математическое и программное обеспечение).

Схема АСУ олицетворяет кибернетическую систему.

Трехуровневаясистема управления.

                                                                                                                                       

<div v:shape="_x0000_s1176">

Переработанная информация поступает к руководителю

<img src="/cache/referats/22936/image038.gif" v:shapes="_x0000_s1175"><div v:shape="_x0000_s1174">

III уровень

<img src="/cache/referats/22936/image039.gif" v:shapes="_x0000_s1173"><div v:shape="_x0000_s1172">

II уровень

<img src="/cache/referats/22936/image040.gif" v:shapes="_x0000_s1171"><div v:shape="_x0000_s1170">

<span Times New Roman";mso-hansi-font-family:«Times New Roman»; mso-char-type:symbol;mso-symbol-font-family:Symbol">I

уровень <img src="/cache/referats/22936/image041.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1169"><img src="/cache/referats/22936/image042.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1168"><img src="/cache/referats/22936/image043.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1167">

<span Bookman Old Style",«serif»">Вычислительный центр

<img src="/cache/referats/22936/image044.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1166"><img src="/cache/referats/22936/image045.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1165">

<span Bookman Old Style",«serif»">Реализация продукции

<img src="/cache/referats/22936/image046.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1164"><img src="/cache/referats/22936/image047.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1163">

<span Bookman Old Style",«serif»">Продукция

<img src="/cache/referats/22936/image048.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1162"><img src="/cache/referats/22936/image049.gif" v:shapes="_x0000_s1161"><img src="/cache/referats/22936/image050.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1160">

<span Bookman Old Style",«serif»">Собственно производство.

<img src="/cache/referats/22936/image051.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1159">

<span Bookman Old Style",«serif»">Принятие решения службой организации производства

<img src="/cache/referats/22936/image052.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1156"><img src="/cache/referats/22936/image053.gif" v:shapes="_x0000_s1158"><img src="/cache/referats/22936/image054.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1157"><img src="/cache/referats/22936/image049.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1155"><img src="/cache/referats/22936/image050.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1154"><img src="/cache/referats/22936/image055.gif" v:shapes="_x0000_s1153"><img src="/cache/referats/22936/image056.gif" v:shapes="_x0000_s1152"><img src="/cache/referats/22936/image055.gif" v:shapes="_x0000_s1151"><img src="/cache/referats/22936/image057.gif" v:shapes="_x0000_s1150">

<span Bookman Old Style",«serif»">Службы организации производства

<img src="/cache/referats/22936/image058.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1149"><img src="/cache/referats/22936/image059.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1147"><img src="/cache/referats/22936/image060.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1148">

<span Bookman Old Style",«serif»">Принятие решения

<img src="/cache/referats/22936/image061.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1146"><img src="/cache/referats/22936/image062.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1145">

<span Bookman Old Style",«serif»">Руководитель предприятия

<img src="/cache/referats/22936/image063.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1143"><img src="/cache/referats/22936/image064.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1144"><div v:shape="_x0000_s1142">

<span Bookman Old Style",«serif»">Цели

                                                      

4.<span Times New Roman"">              

Управленческаяинформация и закономерности ее движения.

Подуправленческой информацией понимается совокупность сведений о положеннойпроцессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основойпринятия управленческих решений.

Информация может быть классифицирована по раду позиций, в частности:

1.<span Times New Roman"">    

по назначению (одноцелеваясвязана с решением одной кон­кретной проблемы; многоцелевая используется при решениине­скольких самых разнообразных проблем);

2.<span Times New Roman"">    

по возможности хранения(фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясьпри этом иска­жению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки; нефиксируемая информация используется в момент получения; она также можетхраниться некоторое время, но при этом постепенно искажа­ется и исчезает);

3.<span Times New Roman"">    

по степени готовности дляиспользования (первичная информация представляет собой совокупность полученныхнепосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих многолишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из све­дений, прошедших черезпроцесс предварительной «очистки» и сис­тематизации, позволяющей решить вопросо конкретных направле­ниях и способах их дальнейшего применения; конечнаяинформация дает возможность принимать обоснованные управленческие реше­ния);

4.<span Times New Roman"">    

по полноте информация бываетчастичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведенияоб объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; пер­вая напрактике может использоваться только в совокупности с дру­гой информацией);

5.<span Times New Roman"">    

по степени надежностиинформацию можно разделить на до­стоверную и вероятностную (вероятностныйхарактер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от суще­ствующегоисточника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этогосделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархииуправленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных све­дений).

 Специфической формой такого родауправленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукттворчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально зна­чимуюдля него ситуацию при отсутствии или недостатке офици­альных сведений. При этомисходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется икорректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающийбольшинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности ис­ходного,но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться вдиапазоне от 0 до 80—90%.

Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исхо­дят изисточников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этимобстоятельством, распространяя с их помощью све­дения, которые по тем или инымпричинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимоиметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающиенедобросовестными методами склонить окружающих на свою сто­рону.

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам,возрасту, способам передачи и распространения (о последних в данной теме мыбудем говорить специально).

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современныйменеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний,собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтенияразличных документов и т.п. И это —жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейшийресурс социально-экономического, технического, технологического развития любойфирмы. В та­ких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью,поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся ее утаивать, чтобы впоследствиина ней спекулировать — ведь нехватка информации дезориентирует любуюхозяйственную деятельность. Правда, точно так же ее дезориентирует и избытокинформации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной,полезную от бесполезной.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из несколькихэтапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным илицеленаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным,произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п.

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается вту форму, в какой она будет доступна и понятна полу­чателю, например,письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбираетсяподходящий способ ее передачи — устный, письменный, с помощью различного родаискусственных сигналов, условных знаков. Считает­ся, что при передачеинформации, особенно важной, не стоит ограничиваться одним каналом — сообщенияпо возможности луч­ше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением покаждому поводу документов, иначе поток бумаг может «захлестнуть».

На третьем этапе происходит передача информации, а на верхнем ееполучение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, иосмысление.

Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нееотреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с нимобратную связь. Таким образом, обратная связь — есть сигнал, направляемыйполучателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получениясообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся внем информации..

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтомупланироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответ­ствующуюситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству),устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если оней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательнойобратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефраз,обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточнослабыми, то за реакцией партнеров нужно внима­тельно наблюдать

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежностьобмена информацией и хотя бы частичноизбежать ее потерь и помех,искажающих ее смысл.

К таким помехам прежде всего относятся стереотипы, то есть устойчивыемнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие су­дить о них по ассоциации.Пристрастием к стереотипам может стра­дать как отправитель информации, так и ееполучатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться вреальном понимании партнерами сути проблемы,ане ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любомслучае отвечают

Зачастую информация искажается вследствие того, что отпра­витель иполучатель имеют разный статус, положение,предвзято относятся друг к другуили к тому, о чем или о ком идетречь. Конечно, подобный подход «до добра» не доводит, и его нужно реши­тельно преодолевать, критически, но Сообщениеможет не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности.Этот интерес доводя до сведенияпартнера выгоды, которые он можетиметь, отнесясь к информации должным образом, и потери, связанные с ееигнорированием.

Препятствием обмену информацией могут служить и «техни­ческиенеполадки». К ним прежде всего относится разное понимание символов, с помощьюкоторых информация передается, вызванное различиями в образовании,специальности, квалификации, национальнымиособенностями либо слабым знанием языка.

Часто вербальная, то есть передаваемая с помощью слов информация искажается невербальным «довеском», Которые также могут по тем или инымпричинам восприниматься неоднозначно(в Болгарии, как известно, отрицание сопровождается кивком головы, что вбольшинстве стран воспринимается какзнак согласия).

Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин:усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющихсосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебиваниипартнера, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментированииуслышанного. Все это не дает воз­можности одному из участников обменаинформацией донести ее до другого в полном объеме, а другому — соответствующимобразом ее воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управ­ленческихрешений.

В определенной степени процесс обмена информацией облег­чает краткость,ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались,постоянный контроль за ее содержани­ем, способами передачи и приема,использование параллельных и перекрестных информационных каналов, дублированиеустной ин­формации письменной.

5. Особенность обменаписьменной информацией.

Обменписьменной информацией осуществляется в рамках фир­мы путем издания ираспространения различного рода документов — приказов, инструкций, служебныхзаписок и т.п. Положительными свойствамитакой информации являются: закрепленность на мате­риальных официальная

лучшее усвоение людьми по сравнению с устной. В то же время, ее бываетсложно уточнять и дополнять и в целом она обходится весь­ма дорого.

Поэтому к составлению документов необходимо подходить весь­матщательно, и в первую очередь с точки зрения их цели. В качест­ве таковой могутвыступать: информирование сотрудников, оказа­ние на них необходимогоуправленческого воздействия, инструктаж в связи с осуществлением той или инойработы, контроль за ее ре­зультатами, отчет о сделанном за определенный период,сообщения о каких-либо событиях и т.п.

В соответствии с целью создания документы могут быть распо­рядительными(приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция, протокол);информационно-справочными (справ­ка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, — телефонограмма, факсограмма, командировочноеудос­товерение); личными (автобиография, заявление, доверенность).

Другим требованием к документу является четкое определение егосодержания и объема. Объем документа обычно связан с харак­тером иинтерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отобранные и классифицированныепо тому или иному прин­ципу факты; обоснованные суждения; выводы ирекомендации, побуждающие людей (исполнителей и руководителей) к необходи­мымдействиям.

Вся имеющаяся информация в документ обычно не включает­ся, ибо он недолжен быть слишком большим; при необходимости она отражается в приложении илизапрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в тексте в порядкеубывания относительной важности, а малозначительные не включаются вовсе. В тоже время документ должен быть достаточно полным и содержать всю основнуюинформацию, необходимую для понимания сути про­блемы. Спорных вопросов вдокументах обычно стараются не за­трагивать, или в крайнем случае давать их,как и разъяснения в приложении

Еще одно требование к документу — определенность в отношенииполучателя, то есть адресата. Необходимо хорошо представлять себе, какойинформацией он располагает по содержащимся в доку­менте вопросам и каковоотношение к ним и к отправителю (согла­сие, доверие, поддержка, непредвзятость,безразличие, сомнение, предубеждение, сопротивление и т.п.). Все это позволит правильно отобрать информацию, включаемую вдокумент, и соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулироватьсораз­мерные возможностям получателя задачи.

Содержание документа излагается понятным, лаконичным язы­ком,исключающим двойственное толкование его смысла, по опре­деленной схеме. Взаголовке и первых фразах раскрывается суть проблемы; далее формулируютсяпричины появления документа, делаются выводы и рекомендации (нужно иметь ввиду, что это — не одно и то же!). Наконец, в заключение приводятся необходимыеобоснования ее решения.

Помещение на первое место в тексте документа самой важной информациипозволяет заинтересовать адресата, получить у него необходимую поддержку, да ивообще помочь ему сразу же принять решение о том, как с данным документомпоступить: поддержать или нет; заниматься им или отправить в архив; работатьнад ним самостоятельно или передать другим (подчиненным, коллегам из другихподразделений по принадлежности).

Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных элементов,называемых реквизитами. Действующими в настоящее время стандартами предусмотрен31 реквизит; часть реквизитов яв­ляется обязательными, и на их основепроисходит идентификация документов. К обязательным реквизитам относится,например текст название, заголовок к тексту, подпи

еще рефераты
Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)