Реферат: Организация работы с документами

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Санкт – Петербургская государственная лесотехническаяакадемия

имени С.М.Кирова

Кафедра

Реферат

Выполнила: студентка ФЭУ, 1курса, з/о,

(ускоренное) гр. №__________

№ специальности 080109

№ зачётной книжки 66729

Королева Анна Михайловна

Проверил:

Санкт – Петербург

2006-2007 уч. год

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ…3

1.1. классификация документов…..................3

1.1.1. Общая схема классификации документов….................15

1.2. унификациядокументов.....................:…… ................17

1.3. структураи объем документооборота...… ..............18

1.3.1. Прием иобработка входящих документов.................................... .............19

1.3.2.Примерный перечень документов, не подлежащих

регистрациислужбой ДОУ....................................................................................19

1.3.3.Рассмотрение документов руководством (резолюция).............................20

1.3.4. Работа сисходящими (отправляемыми) документами..............................21

1.3.5. Работа свнутренними документами… ......22

1.3.6. Регистрациядокументов...............................................................................23

1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СДОКУМЕНТАМИ

Организацияработы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ сдокументами, начиная с создания или получения документа и кончая егоуничтожением или передачей на архивное хранение (табл.1).

Таблица 1

Виды работ с документами

Составные части делопроизводства

Операции делопроизводства

Группы документов

внутренние

исходящие

входящие

Делопроизводство

Документирование

Составление проекта документа

обязательно

не используется

Согласование проекта со специалистами

возможно

возможно -

ие используется

Проверка правильности оформления документа

обязательно

не используется

Подписание (утверждение) документа руководителем

обязательно

не используется

Регистрация

возможна

обязательно отправка

возможна разметка

Составные части делопроизводства

Операции делопроизводства

Группы документов

внутренние

исходящие

входящие

Делопроизводство

Организация работы с документами

Контроль исполнения

возможно

Исполнение документов

обязательно

возможно

Формирование дел

обязательно

Текущее хранение ,' и использование

обязательно

Передача на архивное хранение

ВОЗМО»Ц}0

возможно

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

возможно

не используется

возможно

Уничтожение документов

возможно

1.1 КЛАССИФИКАЦИЯДОКУМЕНТОВ

Длятого чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении,способах, формах и методах работы с различными документами, необходимопровести их классификацию и унификацию.

Классификация документов — деление документов наклассы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различныесистемы документирования.

Системы документирования:

·

административная;

·

статистическая;

·

коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административнаясистема документирования.

Административнаясистема документирования по видам документов делится на:

1. Организационно-распределительную (ОРД) -

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно-информационную -

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По личному составу -

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.

3.3. Заявления.

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппаратауправления и ответственности исполнителей путем разграничения функцийструктурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределенияинформации.

2. Экономия труда за счет использованияинформационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

·

обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

·

повышение оперативности работы с ними.

Первойступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело- совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердуюобложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильногоформирования дел.

Основнойпризнак классификации — содержание документа.

1.1.1. Общая схемаклассификации документов (схема 1)

Схема 1

По видам

организационно-распорядительные

справочно-информационные

по личному составу

По форме

индивидуальные

типовые

трафаретные

По содержанию

простые

сложные

По происхождению

официальные

личные

По месту происхождения

внешние

внутренние

По срокам хранения

постоянно

свыше 10 лет

до 10 лет

По гласности

секретные (ДСП,

сов. секретно, конфиденциально)

несекретные

По средствам фиксации

рукописные

машинописные

графические

звуковые

фотокинодокументы

По стадиям

оригиналы (подлинники)

черновики

копии

выписки

отпуск

По срочности

срочные

несрочные

Дляклассификации документов в пределах одного учреждения составляютклассификационные схемы — классификаторы. Они бывают двух типов: структурныеи производственно-отраслевые.

В классификатореструктурного типа документацию делят на части в соответствии соструктурными подразделениями. Рубриками являются названия структурныхподразделений, а статьями — названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления наструктурные подразделения, то наиболее удобным является классификаторпроизводственно-отраслевого типа.

Классификаторы составляютна основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а такжедолжностных инструкций.

Присоставлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечнидокументов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временногохранения.

Пользуяськлассификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении дляосуществления его функций.

Классификациянеобходима также для проведения работ по унификации документов.

1.2. УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Однимиз наиболее эффективных направлений совершенствования документов является ихстандартизация, т.е. унификация.

Унификация документов — установление единогокомплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческихситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление исоздание трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросовдеятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

Направлениемунификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать длягрупп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатаюттипографским способом (постоянные реквизиты), для переменных — оставляютсвободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, еепоследовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретныетексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержаниедокументов определяется составом и значением входящих в них показателей иреквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможностипредъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей иреквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.

Трафаретныедокументы требуют значительно меньше времени на составление.

Широкое распространение получили анкеты,например, «опросный лист для получения сведений». Наиболее известныкадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРДдана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему,переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.

1.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот — это «движениедокументов в организации с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправки»*.

Движениедокументов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно бытьуправляемым, регламентированным технологической схемой движения документов поустановленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами,оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степенисовершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований,обязательных для всех организаций.

Требования, предъявляемые к документообороту:

·

прямоточность движения документов (документ кратчайшим путемпопадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

·

распределение документовмежду руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

·

оперативное перемещениедокументов;

·

единообразие маршрута движениядокументов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Движениедокументов во всех случаях отражает организационную структуру аппаратауправления и характер распределения обязанностей между его составными частями.Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структурыуправления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

v

поступающих (входящих)документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственныхорганизаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями,приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками,письмами, актами и заявлениями граждан);

v

отправляемых (исходящих) документов (передаютинформацию вышестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным учреждениям,общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем,распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

v

внутренних документов (обеспечивают решениезадач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записоки т.д.).

Объемдокументооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документовза определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота — это исходная величина для расчета численностисотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурныхподразделений и отдельных работников, средство определения потребностей ворганизационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системырегистрации документов и справочного аппарата.

1.3.1. Прием и обработкавходящих документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы сдокументами:

Ø

прием и обработкудокументов;

Ø

рассмотрение документовруководителем (резолюция);

Ø

регистрацию документов;

Ø

исполнение документов;

Ø

контроль исполнениядокументов;

Ø

текущее хранение ииспользование документов;

Ø

передачу на архивноехранение.

__________________

*ГОСТ 16487-83.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., 1984. — С. 4.

Обработкой корреспонденции занимается секретарьили специальный отдел.

Первоначальнаяобработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильностидоставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают впочтовое отделение.

Не вскрывают конверты с пометкой«Лично» и адресованные общественными организациями.

Проверяютцелостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Еслиобнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем полепоследнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе«Примечание» делают соответствующую отметку и ставят в известностькорреспондента.

Конвертыот поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда естьнеобходимость хранить конверт для определения адреса отправителя, даты отправкии получения документа. Сохраняют также конверты писем граждан.

Настадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые инерегистрируемые согласно Перечню нерегистрируемых документов (у каждойорганизации свой перечень).

1.3.2. Примерный переченьдокументов, не подлежащих регистрации службой ДОУ*

Не подлежатрегистрации службой ДОУ:

1) письма, присланные в копии для сведения;

2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3) первичные документы бухгалтерского учета;

4) учебные планы, программы, копии;

__________________________

* Документы, указанные в п… З, 4, 6, 9, 13,учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.

5) месячные, квартальные и другие отчеты;

6) формы статистической отчетности;

7) сообщения о совещаниях, заседаниях;

8) поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10) телеграммы и письма о разрешении командировок;

11) научные отчеты по темам;

12) прейскуранты;

13) нормы расхода материалов.

Документы распределяют нагруппы:

¨

документы, адресованныеруководству, или без указания структурного подразделения;

¨

предложения, жалобы,заявления граждан;

¨

документы, адресованныеструктурным подразделениям.

Длятого чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знатьфункции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителейи специалистов.

Руководителюи его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальнымвопросам работы организации. Предложения, заявления и жалобы передаютдолжностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса,затронутого в письме.

Дляудобства обработки документов секретарь может иметь папки с разнымназначением:«К исполнению», «Срочно» и т.д. Удобно дляэтого использовать папки разных цветов.

Документы,не требующие принятия решения руководством, распределяют по структурнымподразделениям согласно характеру вопросов.

Вструктурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировкудокументов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

Нарегистрируемых документах проставляют «отметку о поступлении», котораявключает дату поступления и номер.

Надокументы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углуставят штамп с указанием даты поступления.

1.3.3. Рассмотрениедокументов руководством (резолюция)

Послесортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующиерассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.

Еслик документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, письма, актыи т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившимидокументами.

Руководитель рассматривает документы, какправило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя подокументам отражается в резолюции. Врезолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затемпроставляется дата и подпись руководителя.

Получивдокументы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал(карточку) входящей корреспонденции. После этого документ передаютисполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькимиподразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используютксерокопирование).

Схематичноработу с входящими документами можно представить в виде следующей блок-схемы(рис.1).

SHAPE * MERGEFORMAT

Руководитель организации

СЕКРЕТАРЬ

Внешние организации

Заместители руководителя

Руководители структурных подразделений

Исполнители

Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов

1.3.4. Работа сисходящими (отправляемыми) документами

Основные этапыобработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:

¨

составление проекта документа;

¨

согласование проекта;

¨

проверка правильностиоформления документа;

¨

подписание;

¨

утверждение (еслинеобходимо);

¨

регистрациякорреспонденции;

¨

отправка документаадресату;

¨

подшивка второгоэкземпляра в дело.

Проектдокумента (ответного или инициативного) составляют руководители илиспециалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившимидокументами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документыпередают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходеуправленческих решений.

Проект документа согласовывают ссоставившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурныхподразделений, другими организациями (при необходимости) и юридическойслужбой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.

Согласованный проект документа представляют руководителю организацииили структурного подразделения для подписания вместе с материалами, наосновании которых проект готовился.

Допередачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет егосодержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличиенеобходимых реквизитов. Не правильно оформленные документы возвращаютисполнителям на доработку.

Подписанныедокументы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

Послерегистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработкуотправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковкув конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата,проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачукорреспонденции в почтовое отделение.

Принеобходимости составитель документа указывает вид отправления -заказное письмо,нарочным и т.д.

Распорядительныедокументы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладныезаписки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутриучреждения в подлиннике.

Документыдолжны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующегорабочего дня, телеграммы — немедленно.

Исходящиедокументы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный,экземпляр направляют адресату, второй (отпуск) — помещают в дело.

Еслидокумент, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на немследует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» итакую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).

1.3.5. Работа свнутренними документами

Внутренниедокументы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

Прохождениевнутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют всоответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапыподготовки и оформления внутренних документов:

¨

составление проекта;

¨

согласование;

¨

проверка правильностиоформления;

¨

подписание;

¨

регистрация.

Далее работа идет в соответствии справилами работы с входящими документами.

На этапе исполненияработа с внутренними документами включает:

¨

передачу документаисполнителям;

¨

исполнение документа;

¨

контроль исполнениядокумента;

¨

подшивку исполненногодокумента в дело.

1.3.6. Регистрациядокументов

Обрабатываявходящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят еерегистрацию.

Регистрация документавключает:

¨

проставление даты;

¨

проставлениерегистрационного номера;

¨

запись необходимыхсведений о документе в регистрационной форме.

Главное назначениерегистрации документов:

¨

придание им юридическойсилы;

¨

подтверждение факта ихсоздания;

¨

подтверждение факта ихпоступления или отправления;

¨

созданиерегистрационно-справочного аппарата;

¨

давать количественныехарактеристики документам. <

Цель регистрациидокументов:

¨

учет;

¨

контроль;

¨

быстрый поиск.

Каждыйдокумент должен регистрироваться только один раз. Исключается повторный ввод всистему исходных сведений о документе и присвоение ему нового номера припередаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одногоподразделения в другое или из одной базы данных в другую.

Порядокрегистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаетсяинструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел. К инструкции прилагаютперечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.

Классификаторыинформации, используемые при регистрации:

¨

номенклатура дел;

¨

классификаторкорреспондентов;

¨

классификатор структурныхподразделений учреждения;

¨

классификаторруководителей и специалистов;

¨

классификатор видовдокументов;

¨

классификатор вопросовдеятельности организации.

Вконкретных организациях состав классификаторов может быть дополнен.

Документырегистрируют в день поступления. При регистрации на документе проставляютномер (см. реквизит «Регистрационный номер документа») и вносятисходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).

Поступившимответным документам новый номер не присваивают. Факт их поступления фиксируют взоне «Отметка об исполнении» регистрационной формы инициативногодокумента. Для учета таким документам присваивают очередной порядковый номер,который подписывают к индексу инициативного документа.

Номерставят в регистрационном штампе на документе и в регистрационной форме учета.

Номеромдокументов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерскиебалансы, протоколы, наряды и т.д.), служат порядковые номера в пределахрегистрируемого массива за год.

Номером документов, формируемых в дела повопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка,отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексомпо номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

Сотрудник, регистрирующий документы,должен знать состав документов организации, распределение функций междуструктурными подразделениями, разделение обязанностей между руководителем иего заместителями.

еще рефераты

Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Управление предприятиями в сфере услуг в условиях приватизации

29 Августа 2013

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Сертификация персонала

29 Августа 2013

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Методические процедуры внедрения эфективной системы контроля производственных запасов

29 Августа 2013

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Инновации как средство повышения антикризисной устойчивости

29 Августа 2013