Реферат: Коммуникации в орагнизационном поведении
Министерство образования и науки Российской Федерации
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
им. А.И.ГЕРЦЕНА»
Факультет управления
Кафедра управления персоналом
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
на тему:
УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫМ ПОВЕДЕНИЕМ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИИ ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ И ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Выполнила:
студентка 6 курса
заочной формы обучения
Петрова Юлия Геннадьевна ,
специальность:
«080504 – государственное и муниципальное управление»
Подпись__________________
Научный руководитель:
Кандидат педагогических наук, доцента кафедры социального менеджмента
Бавина Полина Александровна
Подпись__________________
Санкт-Петербург
2011
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение ………………………………………….………………….2
Раздел 1. Теоретические основы коммуникаций……….…………………5
1.1 Коммуникационный процесс…………………………….……..5
1.2 Коммуникации в организации…………………………….……9
1.3 Барьеры коммуникаций………………………………………..12
Раздел 2. Исследование Главного управления Министерства юстиции
РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области на
предмет выявления проблем в организационных
коммуникациях ………………………………..………………….15
2.1 Характеристика Главного управления Министерства
юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской
области………………………………………………………………15
2.2 Анализ коммуникаций в Главном управлении
Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и
Ленинградской области……………………………………….....…21
2.3 SWOT анализ безопасности системы электронного
документооборота ………………………………………………....25
Раздел 3. Проектно-практические рекомендации — программа изменений
по совершенствованию коммуникаций в Главном управлении
Министерства юстиции России по Санкт-Петербургу и
Ленинградской области ……………………………………………28
Заключение …………..……………………………………………..38
Источники и литература …………………..…...……………..…...41
Введение
В начале 60-х годов XX века возник термин организационное поведение.
Формально можно определить организационное поведение как понимание, предвидение и управление человеческим поведением в рамках организаций.
Предметом организационного поведения выступают основные закономерности и детерминанты, определяющие поведение людей в тех или иных ситуациях в условиях труда и общения.
Знание основ организационного поведения помогает повысить эффективность трудовой деятельности, так как взаимоотношения людей в организации — немаловажный фактор, влияющий на конечный результат, преследуемый организацией.
Для эффективного взаимоотношения людей в организации встает необходимость сотрудничества работников друг с другом в выполнении служебных обязанностей в виде постоянного общения или коммуникаций. По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем в эффективном организационном поведении. Поэтому большую часть своего рабочего времени менеджеры всех уровней тратят на коммуникации. Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и группы.
Трудно переоценить роль коммуникаций в организации поведения. Совершенно ясно, что, если люди не смогут свободно обмениваться информацией, появится непонимание или дезинформация. Для того чтобы обеспечить четкие и эффективные коммуникации в организации, менеджеру организации необходимо знать элементы и этапы коммуникационного процесса, его цель и функции, уметь предотвращать возможные помехи в процессе его осуществления.
Актуальность темы заключается в том, что коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и группы. Коммуникационный процесс сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому. Только в среде взаимопонимания можно достигнуть желаемого организационного поведения.
Объект исследования – организационное поведение в Главном управлении Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.
Предмет исследования – коммуникаций как фактор, влияющий на организационное поведение в Главном управлении Министерства юстиции РФ по СПб и ЛО.
Целью моего исследования является разработка механизмов совершенствования коммуникаций в организации для эффективного управления организационным поведением, на примере Главного управления Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.
В задачи исследования входит:
1. Исследование понятия «коммуникация» и ее видов;
2. Рассмотрение элементов и этапов процесса коммуникации и возникающих барьеров;
3. Рассмотрение организационных коммуникаций и их цели;
4. Дать краткую характеристику Главного управления Минюста России по СПб и ЛО;
5. Анализ коммуникаций в Главном управлении Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.
6. Разработать проектно-практические рекомендации по улучшению коммуникаций в государственных органах.
Теоретическая и методологическая основа исследования. Исследование базируется на основных теоретических положениях общей теории управления, теории организации, теории организационного поведения, инновационного менеджмента, теории информационного общества и др.
При написании работы применялись методы системного и структурно-функционального анализа, методы классификаций, логического и сравнительного анализа, социологические методы (интервью, экспертных оценок), изучение статистики и документов, научного наблюдения.
Структура исследования. Поставленные исследовательские задачи потребовали следующей структуры проекта, которая включает: введение, 3 раздела и 7 подразделов, в которых решаются поставленные исследовательские задачи; заключения, списка источников и литературы.
Теоретические основы коммуникаций
1.1 Коммуникационный процесс
В организационном поведении и менеджменте взаимодействие работников определяется как деловое общение.
Посредством делового общения решаются три взаимосвязанные задачи:
коммуникативная — обмен информацией;
интерактивная — взаимодействие;
перцептивная — восприятие и понимание субъектов общения.
Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит в обмене информацией между общающимися индивидами. Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями). Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.
Границы между этими формами условны, они могут сливаться и дополнять друг друга. [1]
В теоретических исследованиях коммуникации рассматриваются либо как действие (односторонний процесс передачи сигналов без осуществления обратной связи), либо как взаимодействие (двусторонний процесс обмена информацией), либо как коммуникативный процесс, в которой коммуниканты поочередно и непрерывно выступают в роли источника и получателя информации.[2]
Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.[3]
Процесс коммуникации предполагает наличие необходимых элементов коммуникации. Обстоятельство взаимосвязи и взаимозависимости составляющих его элементов, с точки зрения синергетического подхода к рассмотрению теории и практики коммуникации, позволяет определить эту область как самоорганизующуюся и саморазвивающуюся систему. Интересным оказывается абстрактно-логическое представление составляющих коммуникационный процесс элементов позволяющих его моделировать. Существуют различные модели коммуникационного процесса (линейные и нелинейные, с обратной связью, двухступенчатые и многоступенчатые, циркулярные, лингвистические, диффузные и др.), поскольку существуют различные уровни, формы и виды коммуникаций; каждая из этих моделей описывает какие-либо аспекты коммуникационного процесса.[4]
В ставшей классической модели коммуникации американского политолога Г. Лассуэлла элементы коммуникации включены в модель в порядке ответа на вопрос: «КТО сообщает — ЧТО — по какому КАНАЛУ — КОМУ — с каким ЭФФЕКТОМ?».[5] Предложенная Лассуэлом знаменитая «линейная» «пятивопросная» модель коммуникативного процесса, которая позволила изучать практически все разновидности массовой коммуникации является простейшей.
Простейшие модели строятся из четырех основных компонентов коммуникации.
Элементы и этапы процесса коммуникаций.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.
Кодирование и выбор канала. Кодирование понимается как процесс представления идеи коммуникации, передаваемой адресату информации в виде текстов, символов и образов.[6] Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.[7] Сообщение представляет собой осязаемую формулировку отправляемой получателю идеи. Сообщение отправляется через определенный канал, по которому послание поступает получателю.[8]
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции.
Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.[9]
Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.
Отправитель и получатель информации в системе коммуникации осуществляют и общую базовую функцию. Они должны отвечать общим требованиям: иметь хотя бы минимальный уровень гуманитарных знаний; понимать общий символьный язык (код); иметь ключи для кодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание к установлению и поддержанию коммуникации. Кроме того, они должны обладать так называемыми фоновыми знаниями коммуникантов — знаниями окружающей действительности, социальных ценностей общества, культуры и т.п.
Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Однако по ряду причин, о которых речь пойдет ниже, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.[10]
Эффективность коммуникационных процессов зависит и от возможностей сохранения информации на всех этапах осуществления коммуникации и отсутствия искажений во всех звеньях коммуникативной системы. При числе ступеней передачи информации более 5, система становится чрезвычайно громоздкой неоперативной и достаточно сильно искажающей информацию при селекции. Поэтому на практике, число таких ступеней не должно превышать 3-4. Кроме того, информация должна дублироваться по разным формальным и неформальным каналам.
Кодирование и декодирование является потенциальными источниками ошибок. В ходе этих процессов знания, установки и прошлое каждого человека играют роль фильтров, создавая «помехи» адекватной интерпретации символов.[11]
1.2 Коммуникации в организации
Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.[12] В масштабе организации коммуникации обычно осуществляются в трех направлениях: сверху вниз, снизу вверх и в горизонтальной плоскости. Коммуникационный процесс обеспечивает организации развитие по нескольким направлениям: разработка стратегии эффективности организации; формирование каналов коммуникации внутри организации; формирование каналов коммуникации во внешней среде организации и формирование организационной культуры.
Особенности внутренних коммуникаций в организации.
Формальные коммуникации в организации стандартизируют взаимоотношения между коммуникатором и реципиентом в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, основными ценностями.[13]
Вербальные коммуникации в организации.
В качестве способов обеспечения вербальных коммуникаций используются слушание, речь, чтение и письмо.
Нисходящие коммуникации состоят из сообщений и информации, отправляемых подчиненным высшим руководством фирмы. Коммуникации «сверху вниз» могут принимать разнообразные формы. Наиболее распространены речи, сообщения в корпоративных изданиях, по электронной почте, сообщениях на досках объявлений, справочные руководства. Кроме всего прочего, менеджер определяет содержание коммуникации.[14]
Восходящие коммуникации формируют сообщения (о ходе выполнения работы, возникших проблемах, новаторских идеях, рациональных предложениях и т. д.), передаваемые с низших уровней организации на высшие уровни иерархии. Это очень важная для менеджеров «обратная связь», содержащая информацию о состоянии дел.
Горизонтальные коммуникации представляют собой обмен между коллегами по работе как внутри отделов организации, так и между ними.[15]
Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Главным компонентом невербальных коммуникаций (до 55% всех коммуникаций) является: одежда, осанка, жесты, телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, расстояние между говорящими и т.п.
Акустические невербальные коммуникации содержат паралингвистическую (тембр голоса, его диапазон, тональность) и экстралингвистическую (паузы в речевом сообщении, покашливание, плач, смех, темп речи) системы. Такого рода коммуникационные привычки так же формируются в зависимости от среды в которой живет человек.
Тактильные коммуникации выражаются через прикосновение, пожатие руки, объятия, поцелуй.
Неформальная коммуникация в организации возникает в том случае, когда формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Они не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальные (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (дружеское общение между лидером и рядовым членом группы ).[16] Здесь нет четких каналов или моделей. Она очень сложна по своей структуре и обычно содержит не меньше информации, чем формальные виды организационной коммуникации. Уровень культурной образованности коммуникантов в этой разновидности коммуникации не имеет большого значения, кроме того лишь, что может привести к искажению слухов.
Особенности внешних коммуникаций в организации.
Кроме внутренних коммуникаций, организация активно осуществляет коммуникации с субъектами внешней среды, поэтому культура внешних коммуникаций также является элементом организационной культуры, важным фактором имиджа и эффективности организации.[17] На организационные коммуникации имеют влияние факторы внешней среды, такие как: нормативно-правовые, экономические, политические, технологические и социокультурные. Язык — еще один аспект создаваемый трудности для организации, ведущей свои дела за границей. В силу расхождения значений, придаваемых сходным словам, а также проблем, связанных с переводом, могут возникать барьеры на пути обмена информацией. Увеличить их непроницаемость может несовпадение языка жестов во взаимодействующих культурах.[18] Все эти аспекты межличностного общения должны быть учтены руководством при выборе тактики ведения коммуникационного процесса с представителями внешней среды.
Цели коммуникации в организации:
-обеспечение эффективного обмена информацией между работникам;
-совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
-регулирование и оптимизация поведения персонала;
-создание эффективных информационных каналов внутри и вне организации, обеспечивающих достижение поставленных целей.
1.3 Барьеры коммуникаций
Барьеры коммуникации – помехи, мешающие осуществлению контактов и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и усвоению сообщений в процессе осуществления коммуникативных связей.
Барьеры коммуникации можно классифицировать по характеру действующих помех:
1. Технические барьеры.
Источником таких помех является сам канал коммуникации (факс, телефон) когда в канале коммуникации появляются препятствия проходящему сигналу. Помехи могут полностью перекрывать канал коммуникации или же частично, искажая информацию или же усекая ее.[19] В технической литературе для их обобщения чаще всего используется понятие «шумы», введенное в научный оборот автором математической теории связи (коммуникации) К. Шенноном. Можно выделить такие технические барьеры коммуникации, которые одновременно обусловлены и человеческим фактором: неправильным использованием техники связи (отсутствие навыков работы с соответствующей техникой, ошибка в адресе электронной почты и т.п.), неправильным выбором технического средства для передачи сообщения (например, попытка передать по телефону сообщение, адекватное восприятие которого требует использования аудиовизуальных средств, и др.).
2. «Человеческие» барьеры коммуникации.
• Психофизиологические барьеры. Барьеры могут возникать вследствие каких-либо физиологических нарушений: нарушение артикуляции (нарушение логопедического характера), нарушений фониатрического характера, связанных с голосовым аппаратом (полная или частичная потеря голоса), глухоты, полной или частичной потери зрения, потери чувствительности кожи и т.д.
Сильное влияние оказывают психологические характеристики человека. К наиболее распространенным формам нервное напряжение, которое может привести к эмоциональному срыву, скованности мысли, неспособности решить даже простые задачи, к провалам в памяти, неадекватности восприятия и реагирования на действия других людей, речевым аномалиям и т.п. В качестве психологических барьеров могут выступать некоторые психические состояния (индифферентность, безразличие, апатия и даже депрессия) и психические свойства личности (замкнутость, излишняя застенчивость, повышенная впечатлительность, стыдливость).[20] К психологическим барьерам относятся так же функция средства психологической защиты индивида от перегрузки эмоциональной информацией, а так же индивидуальные, прежде всего характерологические особенности личности (например, интроверт и т.д.)
• Социокультурные барьеры. Социокультурные различия обусловлены принадлежностью к тому или иному языковому, этническому, культурному, профессиональном и другому сообществу или ряду сообществ. Социальные факторы обусловлены принадлежностью людей к различным группам или организациям. Формируясь в определенной социальной среде, человек одновременно формируется и в определенной культурной среде. Нациям, классам, социальным, профессиональным, религиозным и иным группам свойственно создавать свою собственную, отличную от других культуру, собственные знаковые системы (языки), стереотипы мышления и стандарты поведения.
Наличие или отсутствие барьеров в каналах коммуникации проверяется путем сопоставления информации на входе и на выходе данного канала. Эту информацию не всегда удается проверить. Наличие в коммуникационной системе обратной связи позволяет осуществить такую проверку. [21] Обратная связь – мощное средство повышения эффективности коммуникаций, так как она несет отправителю информацию о том, насколько правильно было интерпретировано его исходное послание. Обратная связь является тем механизмом, что позволяет людям учиться на своих и чужих ошибках и повышать качество работы. [22]
Исследование Главного управления Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области на предмет выявления проблем в организационных коммуникациях
2.1 Характеристика Главного управления Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области
Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области является территориальным органом Министерства юстиции России.
Первое упоминание о Министерстве юстиции России содержится в Манифесте Александра I от 8 сентября 1802 г. «Об учреждении министерств», который предусматривал в составе правительства должность министра юстиции — генерал-прокурора. На Министерство юстиции возлагались функции подготовки актов законодательного характера, а также управления деятельностью судов и прокуратуры. Оно должно было заниматься вопросами назначения, перемещения, увольнения чинов судебного ведомства, учреждения и упразднения судов, осуществлять надзор за их работой.
Осуществляя управление всей системой юстиции, Министерство с первых дней своего образования большое значение придавало совершенствованию российского законодательства. Лучшие умы страны обратили внимание на его чрезмерную запутанность, поскольку оно состояло из бесчисленного множества законов, «боярских приговоров», указов самодержцев и иных актов. Под руководством известного государственного деятеля М. М. Сперанского была проведена кодификация законодательства. При министре юстиции Дашкове эта, по выражению императора Николая I, «монументальная» работа была завершена: издано 56 томов полного собрания законов Российской Империи и 15 томов Свода законов. Как говорил сам Сперанский, ни одно государство Европы не могло похвастаться столь определенным и ярким творением.
После проведенной в 1864 г. в России судебной реформы заметно расширились полномочия министерства в решении кадровых и правоохранительных задач. Заведуя личным составом суда и прокуратуры, оно получило право назначения и увольнения следователей по важнейшим делам в окружных судах, а также городских судей и членов уездных окружных судов. Министерство вводило институты мировых судей и присяжных заседателей, одновременно — уже напрямую — руководило деятельностью прокурорского надзора и осуществляло управление местами лишения свободы.
Таким образом, в тот исторический период Министерство юстиции обладало достаточными правами, чтобы не только влиять на формирование судейского корпуса империи, но и определять и проводить в жизнь правовую политику страны, в частности, путем надзора за правосудием.
После Октябрьской революции 1917 г. Министерство юстиции было упразднено, а уже 8 ноября 1917 г. создан Народный комиссариат юстиции, который сразу приобрел весьма широкие полномочия.
На месте «до основанья» разрушенной судебной системы предстояло создать новую. Практическое претворение в жизнь Декрета о суде № 1 потребовало от органов юстиции неимоверных усилий, связанных с формированием судов и подбором для них кадров. Кадровая проблема еще на долгие десятилетия останется одной из основных в деятельности органов юстиции.
Но это была не единственная задача нового ведомства. Заметное место в его деятельности занимало создание огромного массива нового законодательства. Наркомюсту пришлось выполнять несвойственные для органов юстиции функции, которые в обычных условиях возлагаются на суды, прокуратуру и органы внутренних дел. И Наркомюст шаг за шагом становился учреждением, в котором оказалась сосредоточенной вся работа не по общему, а по прямому и повседневному руководству судами. Принятым 30 января 1928 г. постановлением ВЦИК и CHK Наркому юстиции были непосредственно подчинены в качестве заместителей Прокурор и председатель Верховного суда республики. Согласно Положению о Народном комиссариате юстиции, утвержденному 26 ноября 1929 г., Верховный суд входит в состав аппарата Наркомюста.
В последующем полномочия Наркомата не претерпели радикальных изменений. По Положению о Наркомате юстиции СССР от 8 декабря 1936 г. он и его местные органы могли давать указания о правильности и единообразии применения судебной практики. Они руководили выборами судей, проверяли их работу, порой давали распоряжения, как применять нормы права. По отношению к судам эта линия культивировалась вопреки зафиксированному в Конституции СССР 1936 г. принципу независимости судей и подчинения их только закону.
Такие взаимоотношения органов юстиции и судов были явно противоестественными. Они подвергались заслуженной критике и послужили одним из поводов упразднения в 1956-1963 гг. Министерства юстиции СССР.
Эта акция (ликвидация министерств юстиции), очень похожая на «выплескивание вместе с водой и ребенка», внешне эффективно и радикально покончила с одним из источников незаконного воздействия на судей.
Но последующее время показало, что при принятии этого откровенно волюнтаристского решения не учли значимость выполнявшейся органами юстиции работы в области организационного обеспечения нормальной судебной деятельности. Эти функции передали Верховным Судам союзных и автономных республик, краевым, областным и прочим судам, а также местным Советам, а обязанности систематизации и кодификации законодательства – созданным при Совмине СССР и Совминах союзных республик Юридическим комиссиям.
Непродуманное решение проблемы обусловило ряд отрицательных последствий для судебной системы. Суды лишили грамотного и целенаправленного содействия в их работе со стороны органов юстиции (материально-технического, организационного, ресурсного и т.д.) Уже вскоре стало очевидно: судебные органы не в состоянии нормально функционировать без органов юстиции. В еще большей степени они начали утрачивать свою независимость.
Поскольку ошибочность решения о ликвидации Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции РСФСР и органов юстиции на местах в 1956-1958 гг. была очевидна, 30 августа 1970 г. Президиум Верховного Совета СССР издал Указ, положивший начало воссозданию органов юстиции. В Российской Федерации структура и функции Министерства полностью оформились к середине 1972 г. после утверждения Советом Министров Положения о Министерстве юстиции республики.
Предусмотренное им организационное построение Министерства — с некоторыми уточнениями задач — просуществовало вплоть до распада Советского Союза.
1991 г. с появлением на карте мира демократической России возникла обновленная юстиция. Минюст обрел «новое дыхание», начал постепенно укрепляться и развиваться.
Современный этап реформ в России характеризуется совершенствованием и укреплением правового государства, созданием и развитием демократических институтов общества. Согласно Указу Президента РФ от 13 октября 2004 года № 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации», Минюст России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, а также в сфере исполнения уголовных наказаний, регистрации некоммерческих организаций, включая отделения международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, общественные объединения, политические партии и религиозные организации, в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния, обеспечения установленного порядка деятельности судов и исполнения судебных актов и актов других органов, а также правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере регистрации некоммерческих организаций, включая отделения международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, общественные объединения, политические партии и религиозные организации, в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния.
Главное управление Минюста России по СПб и ЛО в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации.
В основные задачи Главного управления Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области входит:
1) обеспечение в пределах своих полномочий реализации Минюстом России государственной политики в установленной сфере деятельности;
2) координация деятельности территориальных органов Минюста России, подведомственных ему федеральных служб и федеральных государственных учреждений Минюста России (далее — учреждения), действующих в пределах федерального округа;
3) обеспечение единства правового пространства Российской Федерации на территории субъекта (субъектов) Российской Федерации;
4) обеспечение в пределах своих полномочий защиты прав и свобод человека и гражданина;
5) осуществление деятельности в сфере государственной регистрации некоммерческих организаций, в том числе общественных объединений, политических партий и религиозных организаций;
6) осуществление контроля и надзора в сфере адвокатуры и нотариата, а также в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;
7) обеспечение в пределах своих полномочий реализации прав и исполнения обязательств, вытекающих из международных договоров Российской Федерации о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам.
В Главном управлении для выполнения возложенных на него задач создаются структурные подразделения. Структура и штатное расписание
Главного управления утверждаются приказом Минюста России.
Структура Главного управления:
— Начальник ГУ МЮ по Санкт- Петербургу и Л.О.
— Заместитель начальника ГУ МЮ по Санкт- Петербургу и Л.О.
— Заместитель начальника ГУ МЮ по Санкт- Петербургу и Л.О.
— Отдел государственной службы и кадров
— Отдел бухгалтерского учета и финансового контроля
— Отдел по вопросам правовой помощи
— Отдел международной правовой помощи
— Отдел законодательства, регистрации уставов муниципальных образований и ведения регистров
— Отдел анализа и координации деятельности территориальных органов
подведомственных Федеральных служб
— Отдел регистрации и контроля деятельности некоммерческих организаций — Отдел ресурсного обеспечения
— Отдел организационного и документационного обеспечения, координации и контроля
Главное управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в федеральном округе, органами прокуратуры, судебными органами, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и организациями, в том числе по вопросам реализации государственной политики в установленной сфере деятельности в пределах федерального округа.
2.2 Анализ коммуникаций в Главном управлении Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области
В Главном управлении Минюста России по СПб и ЛО существует три вида коммуникаций: устная, письменная и электронная.
Формальные коммуникации в управлении стандартизируют взаимоотношения между руководством и подчиненными, между отделами, с другими органами исполнительной власти и другими организациями. Регламентация коммуникаций происходит на уровне негласных норм государственного органа.
В качестве вербальных коммуникаций как формальных и неформальных используются слушание, речь, чтение, письмо, сообщения по электронной почте. Осуществляются на межличностном уровне, групповом и массовом. В Главном управление представлены как нисходящие, восходящие, так и горизонтальные коммуникации.
Устные коммуникации происходят с помощью речи и слуха в виде личных бесед, групповых переговоров, массовых конференций и собраний.
Письменные – в виде писем, приказов, уведомлений и т.д. с помощью Почты России и курьеров, а так же внутреннего распространения по отделам.
Используются коммуникации для руководства коллективом, адаптации к внутренней и внешней среде, выполнения непосредственных организационных и распорядительных функций, дружеского общения.
Электронные коммуникации осуществляются с помощью компьютерной сети. Компьютерная сеть в Главном управлении Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области состоит из двух независимых сегментов:
— Внешняя сеть. Это открытая сеть, с компьютеров которой осуществляется выход во внешние каналы связи и сеть Интернет. В этой сети функционирует почтовый сервер и обеспечивает связь с центральным аппаратом Минюста РФ и территориальными органами Минюста России по электронной почте;
— Внутренняя сеть. В этой сети обрабатывается внутренняя информация разных уровней конфиденциальности. Она не имеет физического выхода во внешнюю сеть и доступа к каналам связи с центральным аппаратом Минюста РФ и территориальными органами Минюста России. В этой сети функционирует свой почтовый сервер, который обеспечивает доставку информации по электронной почте только до абонентов, подключенных к внутренней сети.
Проблема коммуникаций заключается в том, что в Главном управлении до сих пор более распространен письменный вид коммуникации с органами государственной власти и другими организациями. Отделы Главного управления предпочитают осуществлять переписку в простой письменной форме с помощью Почты России и курьеров, находящихся в штате Главного управления, не смотря на то, что все отделы располагают необходимыми техническими средствами для обмена информацией по вертикали и по горизонтали.
Но не зависимо от того, что технические средства, имеющиеся в Главном управлении, обладают основными требованиями (быстрота и точность передаваемой информации) наличие необходимого уровня защиты этой информации отсутствует. Незащищенность информации, передаваемой во время коммуникаций, создается из-за отсутствия электронной цифровой подписи или системы криптографической защиты информации в каждом отделе.
Проблемой так же является знания и навыки служащих в работе с электронно-цифровыми средствами коммуникации. Грамотная работа с техническими средствами коммуникации в процесс коммуникации встречается не всегда. Поверхностные знания в работе с программой Microsoft office и не всегда грамотная работа на персональном компьютере приводит к искажению или непониманию информации. Служащие часто обращаются за помощью к старшему специалисту программного обеспечения отдела ресурсного обеспечения. Это приводит к увеличению времени доставки информации до адресата, которая может быть использована в реализации организационного поведения.
Стоит так же сказать о наличии барьеров, которые могут разрушить весь коммуникационный процесс. Появляются они, из-за неправильной адресации информации получателю;
недостаточной сортировки информации по степени важности для получателя;
непреднамеренного искажения сообщений — личностной фильтрации и интерпретации смысла, искажение в следствии обобщения, обработки, упрощения информации, статусных различий и др.;
сознательного искажения информации — интерпретации сообщения в интересах пользователя;
информационных перегрузок — перегрузок каналов коммуникаций, отсеивания информации и потери важной её части;
структурных искажений — искажений информации на многочисленных уровнях управления;
Все это может повлечь за собой неэффективность в принятии решений.
Так же в Главном управлении не введена в эксплуатацию система электронного документооборота. Системы электронного документооборота (СЭД), позволяют организациям автоматизировать работу с документами как внутрифирменными, так внешними. СЭД обладает рядом положительных свойств:
— Автоматизация канцелярии и делопроизводственных процедур;
— Организация менеджмента поручений и контроля исполнительской дисциплины;
— Автоматизация согласования договоров и другой документации;
— Автоматизация заявок и различных бизнес-процессов;
— Организация электронного архива документации (корреспонденции, договоров, записок, и т.д.);
— Создание «Личного кабинета» сотрудника – автоматизированного рабочего места пользователя.
«Личный кабинет» — это персональная рабочая область сотрудника, то место, куда попадает вся необходимая пользователю информация и где сосредоточены все инструменты для работы с ней. Сюда поступают все документы и заявки, требующие от служащего рассмотрения, а также задания от вышестоящего руководства. При этом «личный кабинет» реализован в виде ежедневника, вид и структура которого сегодня знакома любому офисному сотруднику. В самом «ежедневнике» СЭД отображаются дела сотрудника на сегодня и на завтра, а также дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время, и просроченные задачи. Сами задачи можно открыть прямо из «ежедневника» либо из почтовой системы, в которую СЭД направляет уведомления. Здесь же реализованы инструменты напоминания: система автоматически и заранее уведомляет пользователя об истечении срока подписания или рассмотрения документа. Эти факторы обеспечивают быструю эффективную работу с информацией, а также легкое удобное ежедневное использование решения.
Немаловажным фактором является абсолютная безопасность системы электронного документооборота.
2.3 SWOT анализ безопасности системы электронного документооборота
Для того чтобы получить ясную оценку обеспечения безопасности электронного документооборота проведем SWOT – анализ системы электронного документооборота (далее СЭД).
Сильные стороны (Strengths) — преимущества СЭД:
1. Хранение документов;
2. Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли);
3. Наличине програмных средств контроля целостности документов;
4. Организация резервного копирования базы данных 9 в том числе по расписанию);
5. Применение средств шифрования;
6. Применение серцифицированных средст криптозащиты;
7. Применение электронной цифровой подписи;
8. Интеграция с внешними системами электронной почты и др.
Слабости (Weaknesses) — недостатки СЭД:
1. Затраты на приобретение;
2. Ввод в эксплуатацию и последующее обслуживание;
3. Выбор конкретного продукта;
4. Ввод в действие: развертывание системы в рабочей среде, обучение персонала, опытная эксплуатация, доработка, сдача в постоянную эксплуатацию.
Возможности (Opportunities) — благоприятные факторы, использование которых создаст преимущества:
1. Системный подход к организации безопасности и функциональности документооборота (принцип непрерывного развития системы, заключающегося в обосновании и реализации наиболее рациональных методов, способов и путей совершенствования);
2. Разделение и минимизация полномочий по доступу к обрабатываемой информации;
3. Удостоверение личности отправителя письма и принимающего сообщение;
4. Полнота контроля и регистрации попыток несанкционированного доступа (точное установление идентичности каждого пользователя и протоколирование его действий для проведения возможного расследования, также невозможность совершения любой операции обработки информации без ее предварительной регистрации);
5. Безопасная работа с удаленными подразделениями организации через web-браузер, по электронной почте и SMS;
6. Архивирование — создается архив всех электронных документов, который
привлекается для сравнения при возникновении спорных ситуаций.
Угрозы (Threats) — факторы, которые могут потенциально ухудшить применение СЭД:
1. Неумение персонала работы в СЭД;
2. Консультирование по эксплуатации у специалистов, в случае затруднений при обращении с СЭД;
3. Несанкционированное вмешательство в содержание документа;
4. Разрешение инцидентов.
О-ВОЗМОЖНОСТИ: 1. Системный подход к организации безопасности; 2. Разделение и минимизация полномочий по доступу к информации 3. Удостоверение личности отправителя и принимающего; 4. Полнота контроля и регистрации попыток несанкционированного доступа; 5. Безопасная работа с удаленными подразделениями организации через web-браузер, по электронной почте и SMS; 6. Архивирование | Т-УГРОЗЫ: 1.Неумение персонала работать с СЭД; 2. Консультирование по эксплуатации у специалистов, в случае затруднений при обращении с СЭД; 3. Несанкционированное вмешательство в содержание документа; 4. Разрешение инцидентов. | |
S-СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ 1. Хранение документов; 2. Гибкое разграничение прав доступа; 3. Наличие программных средств контроля целостности документов; 4. Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию); 5. Применение средств шифрования; 6.Применение сертифицированных средств криптозащиты; 7. Применение электронной цифровой подписи; 8. Интеграция с внешними системами электронной почты и др. | Постоянное развитие системы безопасности Развитие у персонала навыков владения работы с электронными файлами Контроль и сохранение целостности и невредимости документов Надежная защита документа от нежелательных вмешательств Сотрудничество в работе над документом | Определение четкого состава исполнителей в зависимости от конфиденциальности документа Подбор продукта по параметрам необходимых для осуществления работы с документами |
W-СЛАБЫЕ СТОРОНЫ 1. Затраты на приобретение системы; 2. Ввод в эксплуатацию и последующее обслуживание: развертывание системы в рабочей среде, обучение персонала, опытная эксплуатация, доработка, сдача в постоянную эксплуатацию. 3. Выбор конкретного продукта. | Заинтересованность государственного органа в повышении культурных и технических знаний служащих Устранение инцидентов в кратчайшие сроки с выявлением виновного Доверие документу в его целостности и точности за счет средств шифрования и криптозащиты | Повышение интереса к работе в СЭД со стороны персонала Проведение тренингов с персоналом с целью повышения культуры и технических знаний работы с электронными документами Повышение требований к знаниям при принятии нового сотрудника Правильное планирование по реализации внедрения СЭД |
Проектно-практические рекомендации — программа изменений по совершенствованию коммуникаций в Главном управлении Министерства юстиции России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области
Мною были разработаны программы изменений по совершенствованию коммуникаций в Главном управление Минюста РФ по СПБ и ЛО.
Этапы подготовки к разработке программы совершенствования коммуникаций в организации:
Прежде, чем приступить к организации эффективного процесса коммуникаций в Главном управлении, начальник должен на первом этапе проанализировать сложившуюся на данный момент ситуацию в Главном управлении по следующим направлениям:
— какой стиль руководства присутствует – авторитарный, умеренно-авторитарный, демократический или либеральный;
— какой тип информационной культуры сложился на данный момент – функциональный, взаимодействия, исследования или культура открытости;
— соответствует ли тип сложившейся информационной культуры стратегическим целям Главного управления;
— присутствуют ли отдельные элементы коммуникационного процесса, или всю систему нужно создавать полностью;
— анализ качественной и количественной сторон информационных потребностей;
— достаточно ли необходимых технических средств для осуществления коммуникационного процесса;
— какие преграды существуют на пути создания эффективных коммуникаций в Главном управлении;
— кто будет отвечать за разработку путей совершенствования коммуникаций.
После тщательно проведенного анализа начальник будет ясно представлять, как именно нужно построить процесс коммуникаций и на кого конкретно (это может быть один человек, если компания небольшая, или группа служащих) будет возложена обязанность по реорганизации коммуникаций.
Следующим, вторым этапом подготовки к разработке программы должна стать формулировка целей, которые будут достигнуты за счет эффективного процесса коммуникаций. Такими целями могут являться следующие:
— повышение общего уровня эффективности работы за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;
— усиление контроля за деятельностью Главного управления со стороны руководства;
— повышение уровня информационного обслуживания руководства;
После того, как цели определены, можно приступать к разработке программы совершенствования коммуникаций в организации.
Основные тезисы программы совершенствования коммуникаций.
Первый пункт программы должен предусматривать техническое обеспечение коммуникационных процессов. Современная организация обязана располагать необходимыми техническими средствами для обмена информацией по вертикали и по горизонтали. Такими средствами могут быть разветвленная внутренняя телефонная связь, компьютерная сеть, система связи по электронной почте с удаленными подразделениями, система видеоконференций. Главное требование, предъявляемое к техническим средствам – это быстрота и точность передаваемой информации, наличие необходимого уровня защиты этой информации.
Второй пункт заключается в знаниях и навыках служащих в работе с электронно-цифровыми средствами коммуникации. Грамотная работа с техническими средствами коммуникации ускорит процесс коммуникации и облегчит понимание информации. Предлагается проводить специальный обучающий тренинг по повышению техники работы с электронными документами у гражданских служащих во всех отделах Главного управления Минюста РФ по СПб и ЛО, для этого требуется провести лекции со служащими, на которых они будут обучены специфике работы с программой Microsoft office и грамотной работе на персональном компьютере; проведение лекций поручить старшему специалисту программного обеспечения отдела ресурсного обеспечения Главного управления Минюста РФ по СПб и ЛО.
Третьим пунктом необходимо обозначить оптимальную организацию документооборота компании. Создание такой системы должно предусматривать как можно более быстрое прохождение документов от отправителей к получателям. Следует внедрить систему электронного документооборота и приобрести электронную цифровую подпись для начальников всех отделов в соответствии с ФЗ РФ № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г., ФЗ РФ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 и Постановлением Правительства РФ № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» от 22 сентября 2009 г. Для чего потребуется ознакомиться с представленными на российском рынке систем электронного документооборота программами обеспечения автоматизации делопроизводства и документооборота, и выбрать наиболее отвечающую требованиям Главного управления Минюста РФ по СПб и ЛО в обеспечении делопроизводства и безопасности информации систему. Обратиться в федеральный Удостоверяющий центр по выпуску сертификатов ЭЦП для получения сертификатов электронной цифровой подписи. Эффект от внедрения системы электронного документооборота очевиден.
Позволит решить такие задачи, как:
— Построение эффективных коммуникаций служащих, как внутри одного отдела, так и в географически распределенных подразделениях;
— Объединение полного спектра современных коммуникационных технологий: ip-телефонии, всех видов конференци связи (IM, аудио, видео, Web), системы обмена мгновенными сообщениями, а также возможностей совместной удаленной работы над файлами в режиме он-лайн, в одном простом и удобном решении;
— Тесная интеграция решения со всей инфраструктурой;
— Возможность подключения к системе партнеров и контрагентов для оперативной координации действий и эффективной коммуникации;
— Создание единого для всего Главного управления и всех средств коммуникаций списка контактов;
— Функция отслеживания доступности (присутствия) служащих, с интеграцией с их календарями из Microsoft Outlook.
Преимущества решения:
— Доступность всех сервисов из любой точки (кабинет, дом, командировка);
— Доступность с любого устройства (рабочий компьютер, ноутбук, смартфон, интернет-кафе);
— Абсолютная безопасность и полный аудит коммуникаций;
— Возможность гибкого управления правами на использование различных видов связи и контроль трафика;
— Сохранение истории переписки прямо в Outlook с возможностью поиска по ключевым словам;
— Возможность связаться с сотрудником (написать сообщение, позвонить, пригласить в конференцию) прямо из привычных наиболее часто используемых приложений – Outlook, организационный портал;
— Возможность настройки переадресации звонков и использование голосовой почты;
— Интеграция со всеми решениями компании Microsoft; удобный и понятный интерфейс линейки продуктов Microsoft Office.
Экономические выгоды:
— Экономия времени сотрудников за счет более эффективных коммуникаций, благодаря наличию единого списка контактов, возможности отслеживания доступности коллег и широкого спектра способов связи;
— Сокращение средств и времени на поездки курьеров за счет появления возможности эффективной удаленной работы для служащих;
— Экономия затрат на междугороднюю, международную заказную переписку по почте;
— Повышение безопасности благодаря абсолютной безопасности решения и его широких возможностей контроля и аудита;
-Не требуется дополнительных инвестиции на техническую поддержку данного решения.
Четвертый, особенно важный пункт, это правильная расстановка фильтров на пути информационных потоков. Такие фильтры должны обеспечивать:
— адресацию информации по конкретным получателям;
— сортировку информации по степени важности для получателя;
— предупреждение информационных перегрузок участников коммуникационного процесса;
— дозирование информации в зависимости от разрешенной степени доступа к ней сотрудников.
Заключаются они:
— в организации управления информационными потоками «сверху вниз»;
— в отсутствие сосредоточения информации, необходимой подразделениям, в верхних эшелонах власти и «выдаче» ее начальником по собственному усмотрению;
— в отсутствие запаздывания, неполной, искаженной, а может быть перенасыщенной информации;
— в передаче только переработанной информации нижестоящим подчиненным;
— в отсутствие хаотичности информационного обмена между отделами.
Это должно привести к устранению или уменьшению коммуникационных барьеров. Максимальное преодоление коммуникационных барьеров должно привести к профессиональной сработанности коллектива, формируемого только в результате определенного опыта совместной работы. Проявлению в нормах взаимозаменяемости, взаимодополняемости, взаимоответственности, что оказывается для развитой профессиональной группы само собой разумеющимся. Морально-психологической сплоченности, при которой формируются нормы взаимопомощи и взаимоподдержки на основе общности представлений о самих себе. Профессиональной согласованности и межличностной совместимость, предполагающей «увязку» профессиональных интересов в групповом «поле деятельности», психологическую готовность работников сотрудничать с каждым и за каждого.
Следующий, пятый пункт, касается создания регулярных коммуникаций как по горизонтали, так и по вертикали, с созданием эффективной системы обратной связи. Для начальника управления наиболее оптимальным средством обмена информацией будут являться совещания, проводимые регулярно, установленные в принятом распорядке рабочего дня. Это могут быть короткие планерки в начале или в конце рабочего дня, либо более длительные по времени, но не ежедневные, совещания, у которых будет заранее утвержденная повестка и список выступающих по каждому вопросу.
Начальники отделов, в свою очередь, должны организовать систему подобных совещаний со своими заместителями.
Если начальник Главного управления имеет территориальное удаление от подразделений, формой проведения таких совещаний будут являться видеоконференции или селекторные совещания. Главное – найти необходимый баланс между частотой и длительностью таких совещаний.
Для индивидуального обмена информацией больше всего подойдет форма деловой беседы, которая предусматривает обмен информацией между двумя или несколькими лицами в “узком кругу”. В результате беседы создадутся благоприятные условия для развития неформальных, личных отношений.
Эффективной системы обратной связи, позволяющей, во-первых, контролировать своевременность и адекватность усвоения информации, и, во-вторых, ускорить реакцию руководства на инициативы, исходящие снизу можно достигнуть путем:
— регулярно проводимых опросов рядовых служащих;
— системы сборов предложений, организованной в виде ящиков для письменных предложений, компьютерного файла для электронных предложений, либо специально выделенной телефонной линии;
— системы информационных бюллетеней.
Кроме этого, каждый руководитель должен выделять несколько часов своего рабочего времени для приема любых сотрудников, независимо от их служебного статуса, для получения информации напрямую. Такие приемы целесообразно устраивать раз в неделю или две недели, во избежание устаревания информации.
Начальник будет вступать в управленческое общение с подчиненными для того, чтобы отдать распоряжение, посоветовать, дать оценку выполнения задания. Для достижения исполнения указаний необходимо установление взаимопонимания между руководителем и подчиненным.
Управленческая коммуникация включает в себя две установки:
1) понять — не значит принять: проблема не в отсутствии взаимопонимания, а в достижении согласия подчиненного с руководителем;
2) при прочих равных условиях работники легче принимают позицию того человека, к которому испытывают эмоционально — положительное отношение.
Для повышения эффективности делового общения начальник должен организовать общение в три этапа:
1) подготовительный — сформулировать цель, провести подготовительные мероприятия, определить стратегию и тактику общения;
2) непосредственно общение — выбрать возможные альтернативы, продумать аргументацию, подвести итого встречи;
3)заключительный — принятие решения и следования достигнутым договоренностям.
Со стороны начальника необходимо:
обдумывание и пояснение идей перед началом их передачи адресату;
исключение двусмысленных выражений во избежание искажений семантики и восприятия;
выбор непротиворечивых невербальных средств общения;
демонстрация открытости, демонстрация способности индивида отстаивать свои права и взгляды, принимая во внимание и уважая мнение других лиц;
установление эффективной обратной связи.
Наконец, последний шестой пункт, должен содержать мини-программу совершенствования культуры межличностного общения. Речь идет о том, что каждый руководитель должен научиться сам и научить подчиненных четко формулировать задачу, содержащуюся в передаваемой информации, правильно выбирать канал передачи информации, научиться следить за языком собственных поз, жестов и интонаций, научиться грамотно излагать свои мысли, быть открытым к общению. Очень важно также научиться требованиям и особенностям культуры официально-делового стиля коммуникаций.
Предлагается:
— в целях обучения особенностям культуры ведения электронной переписки и особенностям официально-делового стиля письма обеспечить всех служащих нормативно-правовыми актами, содержащими требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» для ознакомления. В дальнейшем проводить проверку знаний правил и культуры с помощью периодического анкетирования служащих;
— для ознакомления служащих с языком поз, жестов и интонацией, грамотной речи и этикой следует сформулировать кодекс организационной культуры. В дальнейшем к служащим, не выполняющим предписания принимать меры порицания в виде личных и официальных замечаний.
Так же необходим обязательный общий инструктаж служащих, впервые принятых на службу в государственный орган, о необходимости соблюдения кодекса организационной культуры, о целях и правилах коммуникаций в Главном управлении, и о последствиях несоблюдения этих правил.
Индивидуальный инструктаж каждого нового служащего на предмет организационных коммуникаций позволит осуществить быструю адаптацию служащего и сокращения коммуникационных барьеров, тем самым уменьшит риск появления проблем в организационном поведении.
Представляется, что утверждение и претворение в жизнь вышеизложенной программы поможет усовершенствовать коммуникационный процесс в организации, сделав его более гибким, мобильным и приятным для всех участников этого процесса. Эффективность коммуникативного поведения непосредственно влияет на результаты организационного поведения.
Заключение
В любой компании ее руководитель хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, и вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Управление организационным поведением занимает самое значительное место в этой работе. А в совершенствовании организационного поведения занимает важное место организация внутренних и внешних связей коммуникаций.
Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках руководителя является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие управляющие понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.
Коммуникация — это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация — это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой — формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления урегулирования организационного поведения. Согласно исследованиям руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации.
С развитием современных информационно-электронных технологий с их стремительно растущим потенциалом и быстро снижающимися издержками открываются большие возможности для новых форм коммуникаций, как в рамках отдельных сфер общественной жизни, так и общества в целом. Поэтому создание действенной системы ведения делопроизводства является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства российских организаций и предприятий. А для достижения эффективных стратегических целей управления организационным поведением актуальным становится отход от традиционного ведения сотрудничества и использование современных технико-технологических достижений систем управления всем комплексом коммуникаций.
Источники и литература:
1. Аширов Д.А. Организационное поведение: учеб. — М.: Проспект, 2006. — 360 с.
2. Красовский Ю.Д. Организационное поведение: Учебное пособие для вузов, Изд. 3-е, перераб., доп. — М.: ЮНИТИ, 2007. — 254 с.
3. Арсеньев Ю.Н., Давыдова Т.Ю., Шелобаев С.И. Организационное поведение: Учебное пособие, — М., Юнити-Дана, 2005. — 400 с.
4. Глухов В. В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2008. — 608 с.: ил. — (Серия «Учебник для вузов»).
5. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 304 с. (Высшее образование).
6. А. Прохоров Я могу работать в современном офисе / Александр Прохоров. – М.: Интернет-Ун-т Информ. Технологий, 2005. – 264 с.
7. Инфорационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов/Под ред. Проф. Г.А. Титоренко.- 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 439с.
8. «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрировано в Минюсте РФ 26.12.2000 №2508), утвержденной Приказом Федеральной архивной службы РФ № 68 от 27.11.2000 г. № 68. Текст документа по состоянию на 1 марта 2008 года. lawru.info/legal2/se8/pravo8208/index.htm
9. Лютанс, Ф. Концепция организационного поведения: прошлое как пролог к настоящему и будущему / Ф. Лютанс -http://www.big.spb.ru/publications/other/org_culture/koncept_org_povedeniya.shtml?print)
10. Банковский А.Н. Организационная психология. М.: Флинта, МПСИ, 2000. – 435 с.
11. Мункоев А.К. Организационное поведение: учеб. пособие / А.К. Мункоев – Улан-Удэ: ВСГТУ, 2005. – 208 с.
12. Сёмова А. А. Учебно — методический комплекс лекционных и семинарских занятий по курсу «Организационное поведение» — Тольятти: Волжский университет им. В.Н.Татищева, 2006
13. Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации
: Учебник для вузов – М.: Социальные отношения, Перспектива, 2005. — 248 с.
14. Шарков Ф. И. Массовые коммуникации и медиапланирование
: Учебное пособие. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2008. — 256 с.
15. Кашкин В.Б.Основы теории коммуникации: краткий курс – М.: Восток-Запад, 2007. — 248с.
16. Гнатюк О. Л. Основы теории коммуникаций: Учебное пособие. – СПб.: ООО «Книжный Дом», 2008. – 192 с.
17. Теория управления: Учебник. Изд. 3-е, доп. и перераб. / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. – М..: Изд-во РАГС, 2008. – 560с.
18. Дафт Р. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2007. – 864с.
19. Основы теории коммуникации: учебник / под ред. проф. М. А. Василика. – М.: Гардарики, 2007. – 615с.
20. Гражданская служба: нравственные основы, профессиональная этика: Учебное пособие / Под общ. ред. В.М. Соколова и А.И. Турчинова. – М.: Изд-во РАГС; Статус, 2006. – 333 с.
21. Шлыкова О.В. Культура мультимедиа: тУч. Пособие для студентов / МГУКИ – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. – 416 с.
22. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента менеджмента / Пер. с англ. – М.: «ДЕЛО», 2006. — 121с.
23. Одегов Ю.Г., Козлов В.В., Сидорова В.Н. Организационное поведение в структурно-логических схемах: Учебное пособие. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2007. – 360 с.
24. Зарайченко В.Е. Этикет государственного служащего: Учебное пособие для студентов вузов и колледжей / Предисловие В.Г. Игнатова. 2-е изд., перераб. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2006. – 320 с.
25. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
26. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
27. Инциклопедия Википедия
ru.wikipedia.org/wiki/Информационная_безопасность
[1] «Википедия» — версия энциклопедии на русском языке ru.wikipedia.org/wiki/Коммуникации
[2] Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации
: Учебник для вузов – М.: Социальные отношения, Перспектива, 2005. — 248 с.
[3] М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури Основы менеджмента менеджмента / Пер. с англ. – М.: «ДЕЛО», 2006. — С. 121
[4] Гнатюк О. Л. Основы теории коммуникаций: Учебное пособие. – СПб.: ООО «Книжный Дом», 2008. – С.77
[5] Шарков Ф. И. Массовые коммуникации и медиапланирование
: Учебное пособие. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2008. — С.66
[6] Теория управления: Учебник. Изд. 3-е, доп. и перераб. / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. – М..: Изд-во РАГС, 2008. – С. 254
[7] М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури Основы менеджмента менеджмента / Пер. с англ. – М.: «ДЕЛО», 2006. — С. 122
[8] Дафт Р. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2007. – С. 649
[9] Дафт Р. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2007. – С. 653
[10] М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури Основы менеджмента менеджмента / Пер. с англ. – М.: «ДЕЛО», 2006. — С. 123
[11] Дафт Р. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2007. – С. 649
[12] Основы теории коммуникации: учебник / под ред. проф. М. А. Василика. – М.: Гардарики, 2007. – С. 481
[13] Теория управления: Учебник. Изд. 3-е, доп. и перераб. / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. – М..: Изд-во РАГС, 2008. – С. 262
[14] Дафт Р. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2007. – С. 659
[15] Т.Н. Персикова Межкультурная коммуникация и корпоративная культура: Учебное пособие fictionbook.ru/author/tamara_nikolaevna_persikova/mejkulturnaya_kommunikaciya_i_korporativ/read_online.html? С. 2
[16] Теория управления: Учебник. Изд. 3-е, доп. и перераб. / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. – М..: Изд-во РАГС, 2008. – С. 263
[17] Одегов Ю.Г., Козлов В.В., Сидорова В.Н. Организационное поведение в структурно-логических схемах: Учебное пособие. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2007. – С.243
[18] М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури Основы менеджмента менеджмента / Пер. с англ. – М.: «ДЕЛО», 2006. — С. 126
[19] Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации
: Учебник для вузов – М.: Социальные отношения, Перспектива, 2005. — 248 с.
[20] Основы теории коммуникации: учебник / под ред. проф. М. А. Василика. – М.: Гардарики, 2007. – С.155
[21] Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации
: Учебник для вузов – М.: Социальные отношения, Перспектива, 2005. — 248 с.
[22] Дафт Р. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2007. – С. 671