Реферат: Методика проведения ежегодной конференции ротарианцев округа

РОТАРИАНСКАЯ АКАДЕМИЯ ЛИДЕРОВ


ВЫПУСКНАЯ РАБОТА


На тему: Ежегодные ротарианские мероприятия.

Методика проведения ежегодной

конференции

ротарианцев

округа


Автор: Куницын Михаил Вячеславович


Ротари клуб: «Новосибирск-Инициатива»


Новосибирск

2010

СОДЕРЖАНИЕ


2

1. Введение 3

1.1. Ротарианские мероприятия 3

1.1.1. Окружная ассамблея 3

1.1.2. Окружная конференция 3

1.1.3. Международные съезды 4

1.1.4. Региональные конференции 4

1.1.5. Учеба будущих президентов (PETS) 4

1.2. Цели и задачи ежегодных ротарианских мероприятий 4

2. Введение к практической части 5

3. Статистика 5

4. Принятие решения 6

5. Правила игры 6

5.1. Основные этапы подготовки 6

5.2. Правильная команда 7

5.3. Некоторые особенности совместной работы 8

6. Ценовая политика 9

7. Оповещение 10

8. Программа 11

9. Ротаракт 12

10. Сайт 12

11. Транспорт. Трансферы 13

12. Полиграфия 14

12.1. Буклет для приезжающих 14

12.2. Раздаточный комплект 14

12.3. Другое 15

12.4. Выбирайте правильных контрагентов 15

13. Дизайн 16

14. Бизнес-центр 16

15. Переводчики 16

16. Магазин 17

17. Фотографии 17

18. Развлекательная программа 18

19. Организация труда 19

20. Штаб 19

21. PR 20

22. Не забыть 20

23. Разногласия и советы 22

24. Подведение итогов 22

25. Заключение 23

Приложение 1. Программа 25



^


1.Введение 1.1.Ротарианские мероприятия
Ежегодно в разных частях земли, в каждом из 531 ротарианских округов, проводятся традиционные мероприятия, имеющие большой отклик среди всех без исключения ротарианцев. Рассмотрим эти мероприятия подробнее.
^ 1.1.1.Окружная ассамблея
Ежегодная окружная ассамблея (annual district conference) является важнейшим мероприятием по подготовке руководящих кадров в каждом из более 500 округов Ротари во всем мире. Ассамблея является для ротарианцев большим стимулом, генератором новых идей для членов клубов, президентов и председателей важнейших комитетов каждого клуба, источником вдохновения и информации. Опытные руководители округов организуют полезные дискуссии относительно всех этапов работы Ротари и проектов практической деятельности. Ассамблея – это источник новых ценных идей, выдвигаемых с той целью, чтобы сделать Ротари клубы более эффективными в плане работы и дружбы.


На окружной ассамблее новый губернатор округа информирует присутствующих о программе и основных направлениях деятельности нового Президента «Ротари Интернэшнл» на предстоящий год, оглашается информация о целях и задачах округа, а также составляются планы их осуществления. Успехи каждого Ротари клуба часто определяются на основе полноты его представительства и участия руководителей клуба в ежегодной окружной ассамблее.
^ 1.1.2.Окружная конференция
Целью окружной конференции (district conference) является укрепление дружбы, культурный отдых, выступления интересных ораторов и обсуждение вопросов, которые повышают значимость членства в Ротари клубе. Окружная конференция открыта для участия всех членов клуба и их жен или мужей, а не только для должностных членов клуба. Всякий, кто участвует в работе окружной конференции, убеждается, что участие в ротарианском клубе вознаграждается новым опытом, новыми знаниями и новыми друзьями, приобретаемыми на конференции. Окружные конференции имеют настолько важное значение, что Президент «Ротари Интернэшнл» подбирает опытного ротарианца, который в качестве его личного представителя участвует в конференции и выступает на ней. Конференция обычно включает несколько оригинальных развлекательных мероприятий, интересные дискуссии, продуманные программы, а также использует в своей работе наглядные материалы. На конференции ротарианцы подводят итоги прошедшего года, уходящий губернатор вручает награды клубам и активным членам клубов Ротари.


Проводится Конференция округа, как правило, за 2-3 недели до Международного съезда «Ротари Интернэшнл» и сразу после окончания Ассамблеи округа.

^ 1.1.3.Международные съезды
В мае или июне каждого года «Ротари Интернэшнл» проводит всемирный съезд (International Convention) в целях «стимулирования, вдохновения и информирования всех ротарианцев на международном уровне». Съезд, который не должен проводиться в одной и той же стране в течение двух лет подряд, представляет собой ежегодную встречу, на которой решаются вопросы, связанные с деятельностью всех Ротари клубов. Съезд - это поистине международное событие, в котором принимают участие 15-20 тыс. или более ротарианцев и приглашенных.


Подготовительная работа к съезду обычно начинается за 4-5 лет. Совет директоров «Ротари Интернэшнл» определяет страну, где будет проводиться съезд, и предлагает городам вносить свои предложения Будущие съезды «Ротари Интернэшнл» запланированы в г. Монреале (Канада) в 2010 г., в г. Новый Орлеан (США) в 2011 г. и в г. Бангкок (Таиланд) в 2012 г. Всем членам Ротари клубов настоятельно рекомендуется принимать участие в съездах «Ротари Интернэшнл» для того, чтобы убедиться в истинно международном характере этой организации.
^ 1.1.4.Региональные конференции
Региональная конференция (regional conference) должна содействовать развитию дружеских контактов и взаимопонимания между ротарианцами, а также быть форумом для дискуссий и обмена мнениями по проблемам Ротари и вопросам, касающимся соответствующих географических регионов. Региональную конференцию можно сравнить с ежегодным съездом «Ротари Интернэшнл» с тем различием, что она обычно меньше в плане участников и ориентируется на ротарианцев и приглашенных лиц региона, находящихся на значительном удалении от места проведения конференции.


Обычно в региональных конференциях принимают участие 2-3 тыс. ротарианцев и приглашенных. Поскольку региональные конференции отмечены в календаре Ротари как особые мероприятия, они не проводятся по какому-либо твердо установленному графику. Конференции открыты для участия ротарианцев всего мира, и их проведение строится исходя из интересов руководителей Ротари клубов отдельных регионов.
^ 1.1.5.Учеба будущих президентов (PETS)
Обучающий семинар, ежегодно проводимый в марте – апреле для президентов предстоящего ротарианского года, заступающих на этот пост с 1 июля. Проводится под началом губернатора предстоящего года, предоставляя ему возможность лично познакомиться с президентами и помощниками его года для установления с ними рабочих взаимоотношений в единой команде. Большое значение придается мотивационному аспекту проведения учебы.
^ 1.2.Цели и задачи ежегодных ротарианских мероприятий
Как видно из вышеприведенных описаний ротарианских мероприятий основная их цель – мотивирование ротарианцев на достижения. Поскольку деятельность в клубе Ротари осуществляется на некоммерческой основе, очень большое внимание при работе на общественных началах должно уделяться вопросам внутренней атмосферы в клубе, уровню межличностного общения, комфорта для каждого члена клуба.

В этом смысле трудно переоценить значение таких мероприятий, объединяющих участников разных возрастов и интересов, с разным опытом и разным ротарианским стажем. Возможность обмена опытом, получения новых знаний на таких мероприятиях поистине безграничны. Именно поэтому очень важна четкая организация таких мероприятий. Организаторы мероприятия должны позаботиться о гармоничном соединении насыщенной рабочей программы с интересной развлекательной частью мероприятия.
^ 2.Введение к практической части
С 11 по 13 июня 2009 года в 30 км от Новосибирска на базе курорт-отеля «Сосновка» состоялась очередная ежегодная Ассамблея и Конференция ротарианцев округа 5010. Кроме того, там же с 14 по 15 июня прошла встреча Двустороннего Комитета США - Россия (Intercountry Committee). Организатором этих мероприятий выступил наш Ротари клуб «Новосибирск-Инициатива», президентом которого я являлся.


Оба мероприятия прошли на довольно высоком уровне, мы получили много добрых отзывов по поводу организации конференции. Кроме того, ко мне, как к председателю организационного комитета несколько раз обращались ротарианцы с просьбой описать, как мы все это «провернули».


Памятуя о том, что когда мы только начинали работать, у меня под рукой не было ничего, кроме мануала с рекомендациями на английском языке и пары вариантов программ наших предшественников, я решил описать все, с чем мы столкнулись в ходе подготовки и проведения конференции, дать некоторые рекомендации. Надеюсь, что этот документ будет полезен тем, кто собирается проводить подобные мероприятия.
3.Статистика
В начале работы приведу немного статистики.


В нашей базе данных зарегистрировалось 105 человек.

Из них приехали на конференцию 99 ротарианцев.

Тех, кто заранее оплатил счет, т.е. мы были уверены, что они приедут – 74 человека.

Жили в «Былине» - 12 человек, в «Сосновке» - 71 человек.

Распределение по странам, с учетом обменных студентов:


Страны

Участники

Россия

72

США

27

Бразилия

2

Шотландия

1

Таиланд

1

Бельгия

1

Япония

1

Всего

105


На банкете мы попросили всех заполнить форму обратной связи. Ниже приведу таблицу полученных результатов (максимальный балл - 10). Всего было заполнено 24 анкеты.


Параметр

Балл

Подготовительный этап (сайт, предварительное оповещение и т.п.)

Preparatory stage (website, notification, etc.)

9,5

Места проведения рабочих совещаний. Places for plenary sessions

9,7

Места проживания. Accommodation

8,5

Качество питания. Quality of meals

7,7

Проведение рабочих мероприятий (регистрация, соблюдение программы и т.п.)

Working agenda (registration, agenda following, etc.)

9,7

Организация кофе-брейков. Coffee/tea breaks organization

9,5

Информационное обеспечение и раздаточный материал.

Information support and handout

9,6

Культурная программа. Cultural program

9,6

^ Общий балл

9,2


Как видно из таблицы, минимальное число баллов набрали те параметры, на которые мы никак не могли повлиять – проживание и питание. Причем, мы не смогли бы повлиять на эти параметры и на этапе выбора места проведения конференции – на наш взгляд, Сосновка была и остается лучшим местом по соотношению «цена-качество» для проведения мероприятий с таким количеством участников.
^ 4.Принятие решения
В апреле 2008 года во время ПЭТС в Томске ко мне обратился в то время еще губернатор-преемник т Клайд Бойер с просьбой провести ежегодную ротарианскую конференцию 2009 года в Новосибирске. Надо сказать, что на том ПЭТСе много времени было уделено разбору ошибок предыдущей конференции на Алтае в 2007 году. Наш клуб довольно молодой и никто из нас на тот момент, к сожалению, не бывал на подобных ротарианских мероприятиях. Очевидно, что мы слушали все обо всех перипетиях алтайской конференции с большим интересом и настороженностью.


Возвратившись в клуб, мы довольно долго обсуждали этот вопрос, посвятив ему целое заседание. Дело в том, что нужно было найти достаточно сильные аргументы в пользу решения о проведении конференции, поскольку до этого никто из нас не участвовал в подобных мероприятиях и не очень понимал, ЧТО это такое, КАК это должно происходить и, главное, ЗАЧЕМ нам это нужно. Голосование было закрытым по принципу «средневзвешенного» решения. Т.е. человек не говорил, что он «за» или «против» участия в организации конференции, а писал, что он на 70% «за» участие и на 30% - «против». Таким образом, у нас сформировалось средневзвешенное решение «за» - мы коллегиально приняли решение об участии. Кстати, только один член клуба был однозначно против проведения и изменил он свое мнение, только, после оглашения результатов конференции.


При этом мы приняли как аксиому следующее правило – ни при каких обстоятельствах в бюджете конференции не должна участвовать касса нашего клуба. Это деньги, собранные нами и посторонними людьми для определенных целей, среди которых не значилось проведение ротарианских мероприятий.
^ 5.Правила игры 5.1.Основные этапы подготовки
Вообще всю подготовку можно разделить на три этапа:

Предварительный этап длится от полугода до одного месяца до начала конференции

Основной подготовительный этап начинается за месяц до даты начала конференции

Этап проведения начинается за два дня до начала конференции и заканчивается с выездом последнего гостя.


На мой взгляд, при правильной организации труда на предварительном этапе всю работу – прием заявок, выставление счетов, прием денежных средств, предварительное расселение, составление программы – вполне могут выполнять 3 человека (условные казначей, секретарь и руководитель проекта).


На основном подготовительном этапе в работу должны включаться остальные члены оргкомитета, которые формируют свои команды по направлениям.


И, наконец, этап проведения конференции требует максимального приложения всех организаторских ресурсов, привлечения волонтеров и остальных членов клуба.


Об этом легко писать и раскладывать по полочкам сейчас, постфактум, а еще за месяц до начала конференции мы совершенно не могли адекватно оценивать наши возможности и ресурсы.
^ 5.2.Правильная команда
Не имеет смысл собирать большую команду на время подготовки конференции. В самом начале, когда мы еще не очень понимали, с какой стороны подступиться к задаче, в ее решении участвовали все желающие – буквально те, кто поднял руку. В результате, когда мы, в конце концов, сформировали небольшую основную команду, мы получили недопонимание со стороны части членов клуба. Люди в феврале-апреле задавали вопросы: «А нам что делать?» и нам буквально приходилось успокаивать и объяснять, что пока, на этапе регистрации, мы вполне справляемся небольшим коллективом.


Мы, после нескольких не совсем удачных попыток, распределили обязанности следующим образом:


Мы выбрали казначея. Когда Александр Молодин впервые предложил такое разделение обязанностей – с выделением ответственного за все деньги – я согласился с настороженностью. Однако жизнь расставила все по своим местам. Выберите правильного казначея, это важно. Нужен человек, который будет отвечать за деньги, за финансовые документы, за отчеты и т.д. Фактически это все, что он должен делать – и это очень большой пласт работы. Приведу пример. Перед самым началом конференции из 73 человек, оплативших регистрацию, у нас «были финансовые вопросы» по 37! Т.е. почти половина участников либо заплатили не ту сумму, либо после оплаты выбрали другие услуги, либо не смогли приехать в оговоренные сроки, и нужно было производить доплаты или возвраты за проживание и питание.

Мы выделили ответственного за регистрацию гостей, за всю переписку, за ведение базы данных и за проживание. Скорее всего, с этой задачей может справиться один человек со свободным английским.

За все остальное – трансфер, залы, мебель, оформление, за все, что будет происходить во время мероприятий – отвечал еще один человек.

Четвертый член оргкомитета отвечал «за хлеб и зрелища» - за кофе-брейки, банкеты, фуршеты и культурную программу во время них.

Наконец, я, как руководитель проекта, отвечал за все.
^ 5.3.Некоторые особенности совместной работы
Позволю себе несколько теоретических тезисов:

Ротари клуб – это некоммерческая общественная организация. У каждого из людей, которые еженедельно приходят в клуб есть свои собственные причины для его посещения, однако одним из основных мотивов для всех является комфортная внутренняя атмосфера в клубе. Почти каждый ротарианец готов подписаться под фразой: «Клуб – это НЕ РАБОТА».


При этом все эти люди, которым и так комфортно между собой, временно выбирают себе президента – человека, который ВРЕМЕННО должен отвечать за развитие клуба. За развитие, а не за развал. За сохранение теплой, дружелюбной атмосферы – основного объединяющего фактора для членов клуба. Руководители меня поймут – создание теплой атмосферы и жесткое выполнение задач, следование поставленным срокам – задачи, зачастую трудносовместимые.


В коммерческой организации есть собственник, который заключает контракт с директором, который уже в свою очередь набирает команду сотрудников. Есть четкие границы ответственности на каждом управленческом уровне. Если какой-то из сотрудников не выполняет возложенные на него задачи или, даже, просто не вписывается в корпоративную культуру организации, он просто покидает компанию. Люди приходят на работу, чтобы РАБОТАТЬ. За выполнение задач, поставленных собственником, полную ответственность несет руководитель. А ответственность предполагает власть – одного без другого не бывает.


С другой стороны, проектные команды в коммерческих организациях формируются под выполнение определенных проектов, как правило, набираются из специалистов из разных областей и распадаются после выполнения проекта. При этом в любой проектной команде есть руководитель проекта и есть четкая иерархия внутри команды. Есть жесткая постановка сроков, прописанная ответственность каждого члена команды за выполнение задачи на своем фронте и, главное, у руководителя есть регламентированные механизмы контроля и управления, есть власть и ответственность.

В отличие от этого в общественной организации – ротарианском клубе – все равны. Решения, как правило, принимаются коллегиально, а любые методы давления на членов неприемлемы. У временного руководителя нет рычагов влияния на ротарианцев, кроме призывов к ротарианскому самосознанию и ответственности. Надо признать, что это довольно действенный механизм в силу хорошего интеллектуального уровня, высокой степени самоорганизации и личной мотивированности большинства ротарианцев. Однако, в такой ситуации, как правило, теряет смысл один из основополагающих механизмов менеджмента – делегирование полномочий. Зачастую ситуация выглядит как «хочешь выполнить проект – сделай его сам».




Организация ротарианских мероприятий во многом отличается от проведения подобных мероприятий в сфере бизнеса:

все делается на некоммерческой основе, соответственно должны быть максимально сокращены все накладные расходы, привлечено как можно большее количество волонтеров и бесплатных ресурсов;

при этом участники конференций, как правило, люди обеспеченные, привыкшие к определенному уровню жизненного комфорта и сервиса;

организаторам сложно отказаться от реализации задачи в связи с «нерентабельностью/нецелесообразностью» - основополагающими понятиями в сфере бизнеса. Как правило, в этом случае тебе говорят: «Другие же смогли, думай! Конференция должна состояться», заставляя искать новые нестандартные решения.




Еще одна из сложностей, с которой столкнулся лично я – в клубе все сами себе руководители. Как правило, среди членов клуба много людей, которые привыкли сами ставить себе задачи, сами их решать, руководить командами людей. Им трудно было стать членом другой команды, начать слушать друг друга и подчиняться.


Это не выглядело, как «Да что ты нам мозги компостируешь? Да кто ты такой?» Нет! Это выглядело довольно безобидно – «Слушай, ну ты мне поставил задачу, что ты паникуешь? Я решу ее, не парься». Вместе с тем, куча мелочей требовала взаимной координации, а еще про кучу мелочей знал только я, поскольку в основном я общался с более опытными ротарианцами. При этом, когда я, как «настоящий менеджер» (), создал проект «Конференция», распределил 169 задач, которые в него входили по исполнителям, и разослал их – как вы думаете, сколько руководителей взглянули на свои задачи? На последнем заседании перед началом конференции я в последний раз озвучивал задачи каждого исполнителя и, нужно сказать, наткнулся на вопросы «Зачем об этом еще раз говорить?» и «Каждый и так знает, что нужно делать». Слава Богу, что в нашем клубе царит такая хорошая, здоровая атмосфера и напряжение, в котором некоторые из нас пребывали перед началом конференции, никак не сказалось на наших взаимоотношениях.


Все вышеприведенные тезисы лишний раз подтверждают мою мысль о том, что люди в Ротари клубе собираются по большому счету не для того, чтобы вместе работать (в самом банальном смысле этого слова) и коллегами по совместной РАБОТЕ они себя не ощущают. Этот факт нужно учитывать при формировании команды и постановке задач.
^ 6.Ценовая политика
Планирование началось с бюджета конференции. В свою очередь, бюджет начал формироваться в декабре 2008 года, после того, как я получил от Клайда список с количеством ожидающихся гостей. Этот список содержал 192 ротарианца.


Единственным местом в Новосибирске, способным принять такое количество гостей с возможностью одновременно комфортно жить и работать стал курорт-отель «Сосновка», расположенный в 30 км от города. Все остальные предложения были либо значительно дороже, либо неудобны с точки зрения логистики (большие расстояния между жилой и рабочей зонами).


С некоторым ужасом вспоминаю время, когда мы сели считать бюджет:

Рубль был уже девальвирован с 23 до 31 рубля и НИКТО не брался предугадать, куда он пойдет дальше. Варианты по развитию ситуации были различные – от сохранения коридора бивалютной корзины до его расширения, от инфляции до дефляции.

В этой ситуации, никто из контрагентов – отели, транспорт – не мог гарантировать сохранения цен в июне на уровне января, если не произвести оплату сейчас.

Никто из участников (кроме американцев) не готов был производить оплату сейчас. Достаточно сказать, что первые оплаты по счетам мы получили только в конце марта, а основные оплаты – в мае.


Мы сформировали бюджет, исходя из предполагаемых затрат, разделив их на переменные и постоянные. Отсюда уже родилась стоимость участия для каждого ротарианца. При этом мы понимали, что стоимость участия не должна превышать психологической отметки в $100.


КСТАТИ

Чтобы стимулировать людей на скорейшее принятие решения мы, при составлении плана конференции, ввели увеличение стоимости мероприятий в зависимости от времени оплаты. Другими словами, если человек платил раньше, он мог заплатить значительно дешевле, чем, если бы он оплачивал мероприятия уже на месте. Такая система позволила бы нам как организаторам снизить ненужные риски, сделать мероприятие более предсказуемым. Однако эта система была зарезана губернаторами в ходе апрельского визита. Это привело к тому, что люди, оплатившие участие заранее оказались в менее выигрышной ситуации, чем те, кто дотянул до последнего (курс доллара значительно упал за это время). А мы как организаторы до последнего момента не знали, сколько человек приедет на то или иное мероприятие.


Одной из самых интересных цифр для нас являлась так называемая «точка безубыточности» - минимальное количество ротарианцев, которые должны приехать на конференцию, чтобы она не превратилась в финансовую «дыру». В первоначальном варианте бюджета эта цифра была 93 человека. Т.е. если участников было меньше – мы, как организаторы, несли бы убытки, которые не в силах был бы покрыть наш клуб.


В апреле с приездом губернатора наш бюджет подвергся жесткому секвестрованию – были полностью урезаны статьи на транспорт и переводчиков, значительно скорректированы статьи аренды залов и оборудования, стоимости развлекательных мероприятий и полиграфии. Это было жестко, это было интересно и это был вызов – challenge.


С другой стороны, точка безубыточности конференции упала до 68 человек.

КСТАТИ

Этот параметр – безубыточность – серьезно потрепал нам нервы. Достаточно сказать, что на 10 мая, т.е. за месяц до начала конференции на нее зарегистрировалось лишь 53 человека, а оплатили счет - только 36. С другой стороны, знание этой цифры позволяло нам говорить на одном языке с финансистом Клайдом, задавая ему прямые вопросы, кто будет покрывать убытки, если людей приедет меньше указанной цифры. К чести Клайда нужно сказать, что он фактически прогарантировал покрытие «дыры» в этом случае.
7.Оповещение
Важно заранее оповещать ротарианцев о предстоящем мероприятии. На статью «Оповещение» в нашем бюджете были заложены отдельные деньги до той поры, пока губернаторы не вычеркнули и эти расходы.


Основные мероприятия, которые мы успели сделать:

Напечатать и раздать буклет с рекламой мероприятия на прошлогодней конференции в Хабаровске.

Сделать простую Интернет-страничку с основной информацией о предстоящем событии на нашем сайте. Страничка появилась еще перед конференцией в Хабаровске. На нее вел баннер на главной странице нашего сайта.

Мы осуществляли регулярную рассылку информации по электронной почте. Как я уже писал, мой список рассылки содержал 118 адресов.

Сайт конференции заработал уже в январе. Там были выложены предварительные версии программ, условия и стоимость проживания и участия.

Мы организовали стенды с возможностью зарегистрироваться на всех ПЭТСах, проводимых в округе. К сожалению, насколько я знаю на двух ПЭТСах – в Находке и Ангарске – стенды так и не были организованы по неизвестным для нас причинам. Все договоренности были достигнуты, все рекламные материалы организаторам высылались. Зато нам удалось организовать стенды в Томске и Москве.

Мы разослали 123 письма по почтовым адресам президентов клубов. К сожалению, полтора десятка писем вернулось, однако остальные достигли результата. В каждый конверт был вложен информационный буклет и регистрационные формы.


Если бы затраты на привлечение не были бы в апреле сокращены – мы бы разослали конверты с письмами еще раз, примерно за 6 недель до начала. Зато после всех этих действий, мы могли довольно смело смотреть в глаза Клайду, утверждая, что мы сделали все, что могли, для привлечения ротарианцев.
8.Программа
Верстка программы оказалась одной из самых больших головных болей, причем не только для меня, но и еще для пары-тройки ротарианцев. Делалось все достаточно долго, причем то, что мы «тормозим» с программой воспринималось обоими губернаторами абсолютно спокойно – «так происходит всегда». Достаточно сказать, что окончательную версию программы мы сформировали лишь 8 июня, и только тогда она была отдана в печать.


Здесь я хотел бы обратить внимание на несколько моментов:

Не забудьте, что председатель оргкомитета открывает конференцию

Обратите внимание на множество устоявшихся пунктов в программе – флаги, гимны, выход обменных студентов, приветствие президента РИ, слово официального Представителя Президента РИ и т.д.

Договоритесь сразу о времени питания и кофе-брейков. От этого зависит продолжительность выступлений.

Обратите самое пристальное внимание на названия должностей выступающих и официальных лиц


Здесь я хотел бы от всей души поблагодарить Владимира Федоровича Донского за титанический труд по переводу и корректировке всех программ. Этот человек – последняя инстанция, где можно совершенно точно получить всю необходимую информацию – от названия должностей на русском и английском языке до американского формата времени в программе. Если вам, как организаторам удастся договориться с Донским и пройти у него проверку ваших документов – считайте вам очень повезло, можете быть уверены, что вам не придется краснеть за программу.


В приложении я привожу русскоязычную версию программы. В любой момент окончательные варианты программы конференции и встречи ICC можно сказать на нашем сайте по адресам:

http://www.novorotary.ru/conf09/program_rus.doc - программа конференции на русском языке

http://www.novorotary.ru/conf09/program_icc_rus.doc - программа встречи ICC на русском языке

http://www.novorotary.ru/en/conf09/program_eng.doc - программа конференции на английском языке

http://www.novorotary.ru/en/conf09/program_icc_eng.doc - программа встречи ICC на английском языке
9.Ротаракт
Без Ротаракта хорошей конференции не было бы. В начале моего президентского срока мы это подозревали, сейчас я могу говорить об этом со всей уверенностью. Если перед Ротари клубом стоит задача решения какой-то масштабной задачи (каковой является конференция) – создание и привлечение к работе собственного клуба Ротаракт совершенно необходимо.


Вот задачи, которые стояли перед нашим Ротарактом во время конференции:

Регистрация участников

Магазин сувениров

Фотографии, их печать и продажа

Помощь на кофе-брейках

Техническая поддержка – запуск презентаций, обслуживание бизнес-центра

Работа со студентами-обменниками


Надо сказать, что наши ребята справились с задачами на 5 баллов. А мы их наконец-то узнали в деле и по-настоящему подружились. Отношения между клубами вышли на какой-то новый уровень.
10.Сайт
Трудно переоценить ту роль, которую сыграл сайт в нашем случае. И даже не сам сайт как таковой, сколько форма онлайн-регистрации. На мой взгляд, создание этой формы было одним из основных удачных решений, позволивших провести мероприятие на хорошем уровне. Люди могли сразу выбрать те мероприятия, которые они хотят посетить, не задавая нам массы вопросов. По секрету признаюсь, что звонков на «горячий» сотовый телефон в период регистрации было не так много – не более 10 звонков на 100 зарегистрировавшихся. Не так уж много было и обращений с вопросами по электронной почте. Косвенно это подтверждает факт, что наш сайт и наши условия были достаточно прозрачны для людей.


С другой стороны, мы как организаторы, сразу получали полную статистику по каждому зарегистрировавшемуся ротарианцу с автоматическим подсчетом суммы, которую он должен оплатить. Письма, которые мы получали, выглядели следующим образом:

Клуб: Anchorage International

Дата: 22/May/2009

Фамилия: Trueblood

Имя: Ted

Должность: DGND

Прозвище: Ted

Страна: USA

Город: Anchorage

Телефон: 907.343.0215

E-mail: tedtrueblood@clearwire.net

Я хочу участвовать в Ассамблее и Конференции округа 5010 (11.06.09-13.06.09): Да

Я ротарианец: Да

Я хочу участвовать во встрече ICC (14.06.09-15.06.09): Нет

Я хочу участвовать в развлекательном вечере «День независимости» (12.06.09): Да

Я хочу участвовать в Завтраке «Членов общества Пола Харриса» (13.06.09): Да

Я хочу участвовать в «Губернаторском банкете» (13.06.09): Да

Я хочу участвовать в экскурсии по г. Новосибирску (11.06.09): Нет

Я хочу участвовать в развлекательной программе на ICC (14.06.09): Нет

Дата приезда (ДД/ММ): 11/06/2009

Дата отъезда (ДД/ММ): 14/06/2009

Вариант проживания: 1

Мне нужен трансфер: Да

Мне нужна особая диета: Нет

Общая стоимость участия, включая проживание: $240


После этого все данные заносились в простую базу данных в Microsoft Excel, куда впоследствии попадала вся информация по оплате. Причем, просто заменив слово «Да» на 1, а слово «Нет» на 0 и вставляя их в соответствующие столбцы, мы очень просто получали количество желающих участвовать в том или ином мероприятии на любой момент времени.
^ 11.Транспорт. Трансферы
Губернаторы вычеркнули довольно объемную статью расходов, связанную с транспортом. Объяснялось просто: «Все возьмут такси и доедут за свой счет». Мы, скрепя сердце и уже тогда подозревая неладное, согласились. «Неладное» началось в мае, когда одно за другим стали идти письма американцев с просьбой встретить и довезти до Сосновки. Несколько раз подобные письма присылал нам и Клайд. Ну, в общем… «ложечки-то нашлись». 


Тем не менее, задачу нужно было решать. Для начала мы создали таблицу трансферов и Настя целенаправленно начала заниматься ее заполнением. Она писала письма всем, кто в анкете указывал, что ему требуется трансфер.


Мы разбили каждый день конференции на временные 6-часовые слоты. Таким образом, очень легко было собирать разрозненные группы людей и формировать группы.


№

Фамилия

Имя

9 июня 2009 г.

10 июня 2009 г.

11 июня 2009 г.










0-6 часов

6-12 часов

12-18 часов

18-24 часа

0-6 часов

6-12 часов

12-18 часов

18-24 часа

0-6 часов

1

Бовт

Наталья










 













 

2

Чернуха

Зинаида










 













 

3

Эльсина

Елена










 













 

4

Батхан

Михаил










 










22.30, Толмачево, из Владивостока, Сибирь, рейс 3272

5

Черногрудов

Александр










 










21.25, Толмачево, из Красноярска, рейс 156

6

Назарук

Александр










 










21.25, Толмачево, из Красноярска, рейс 156

7

Назарук

Оксана










 










21.25, Толмачево, из Красноярска, рейс 156

8

Hopper

William

00.30, Толмачево (в Сибирь)

9

Hopper

Cecilia

00.30, Толмачево 

10

Шебалин

Александр










 










 

11

Little

Jane










 







17.00, Толмачево, Aeroflot Flight #SU805

12

Boyer

Clyde

00.30, Толмачево (в Сибирь)

13

Finlay

Vivian

00.30, Толмачево

14

Канзер

Наталия










 










 

15

Склоччини

Лида










 










 

16

Eiche

Jon

05.30, Толмачево, из Москвы, Flight # 809

17

Eiche

Evelyn

05.30, Толмачево, из Москвы, Flight # 809


В эту же таблицу заносилась информация по отбытию. При этом цвет помогал нам увидеть, прибыл ли уже человек и когда он собирается уезжать.


Часть трансферов мы распределили между членами нашего клуба. Однако основную часть работы выполнили частные таксисты, которых мы наняли на эти дни. Они заметно снизили цену на доставку (вместо аэропортовых 1000 рублей доставляли людей за 800) и это было выгодно обеим сторонам, поскольку таксисты получили довольно объемный кусок заказов.
^ 12.Полиграфия 12.1.Буклет для приезжающих
Буклет, который выдается каждому приезжающему (желательно еще в аэропорту), должен содержать всю необходимую информацию по организации мероприятий. Наши буклеты содержали следующую информацию:

Адреса отелей, где проживали гости;

Телефоны и E-mail отелей;

Информацию, как добраться до Сосновки общественным транспортом;

Схему проезда (для таксистов и тех, кто приехал на автомобиле);

Расписание электропоездов;

Телефоны такси;

Расписание питания в отелях;

Информацию о расчетном часе в отелях;

Даты, время и места проведения всех мероприятий;

Информацию о порядке работы бизнес-центра;

Горячий телефон оргкомитета.

Не стоит упоминать, что буклет должен быть двуязычным. Мы предполагали, что если кому-то из гостей понадобится уехать в город, он найдет в нашем буклете всю необходимую информацию.
^ 12.2.Раздаточный комплект
Подозреваю, что в каждом конкретном случае раздаточный комплект может быть разным, во многом это зависит от бюджета. В нашем случае каждый комплект содержал в себе (кроме вышеупомянутого буклета):

Пакет;

Папку;

Брошюру со всеми обязательными материалами – биографиями спикеров и обращениями Президента РИ, программой мероприятий и отчетной информацией округа;

Блокнот для записей с включенной в него программой;

Ручку;