Реферат: Методические рекомендации Некоторые вопросы организации работы юридических служб по ведению договорной работы Содержание

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЮСТИЦИИ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ
В АВТОНОМНОЙ РЕСПУБЛИКЕ КРЫМ

____________________________


Методические рекомендации

Некоторые вопросы организации работы юридических служб по ведению договорной работы


Содержание


Введение …………………………………………………….....3-5


Роль юридической службы в процессе

заключения хозяйственных договоров ……………………….5-6


Организация и порядок ведения договорной

работы в органах государственной власти,

государственных предприятиях,

учреждениях и организациях ………………………………....6-14


Характерные ошибки при ведении

договорной работы ……………………………………………14-22


Введение


В процессе становления Украины как правового государства большое значение приобретает чёткое выполнение правовых норм во всех звеньях и сферах общественного производства. При выполнении задач по обеспечению законности важная роль отводится юристам предприятий, учреждений, организаций.

Для эффективной юридической помощи предприятию недостаточно владеть знаниями лишь в области права, необходимо изучать экономику обслуживаемого предприятия, уметь разбираться в его хозяйственно-финансовой деятельности.

Работа по выявлению и установлению наиболее рациональных договорных отношений, обработке правовых методов влияния относительно недобросовестных конкурентов возложена на юрисконсульта. Договор должен не только отвечать закону. Важно, чтобы руководитель предприятия мог использовать его как эффективный рычаг для улучшения показателей работы предприятия. Поэтому юрисконсульт осуществляет организационную работу по проведению договорной кампании во взаимодействии с оперативными службами и структурными подразделениями предприятия, учреждения, организации.

Кроме этого, согласно подпунктам 11, 13 п.10 и подпунктам 6, 7 п.11 Общего положения о юридической службе министерства, иного органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения и организации, утверждённого постановлением Кабинета Министров Украины от 26.11.08 №1040, к функциям юридической службы органа государственной власти, государственного предприятия, учреждения, организации относится организация работы, связанной с заключением договоров (контрактов), принятие участия в их подготовке и осуществлении мероприятий, направленных на выполнение договорных обязательств, обеспечение защиты имущественных прав и законных интересов органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации, а также согласование (визирование) проектов договоров при наличии согласования (визы) руководителей заинтересованных структурных подразделений; проведение вместе с заинтересованными структурными подразделениями анализ результатов хозяйственной деятельности органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации; изучение условий и причин возникновения непродуктивных затрат, нарушения договорных обязательств, а также состояние дебиторской и кредиторской задолженности.

Данные методические рекомендации разработаны с целью улучшения качества организации правовой работы в части ведения договорной работы в органах государственной власти, государственных предприятиях, учреждениях и организациях.

Методические рекомендации могут быть полезными и для сотрудников управлений юстиции при организации и проведении проверок состояния правовой работы в органах исполнительной власти, территориальных органах центральных органов исполнительной власти, государственных предприятиях, учреждениях и организациях.

При подготовке методических рекомендаций использовалось законодательство Украины по состоянию на 19.10.11, юридическая информационно-поисковая система «Законодательство» и следующая литература:

- Организационно-правовые основы совершенствования деятельности органов юстиции АР Крым // Под редакцией А.В.Ветрова – Симферополь: «РИО НАПКС», 2007 – 343 с.;

- методические рекомендации Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в АР Крым за 2011 год “Характерные ошибки при ведении договорной работы”.


Внимание! Образцы документов, представленные в данном пособии, носят рекомендательный характер и приведены с целью надлежащей организации ведения договорной работы в органе государственной власти, государственном предприятии, учреждении, организации.


^ Роль юридической службы в процессе

заключения хозяйственных договоров


Основной целью каждого субъекта хозяйственной деятельности в современных экономических условиях является получение максимального положительного эффекта (прибыли) от использования имущества в хозяйственном обороте. Такой результат зависит главным образом от умелого использования и выполнения норм действующего законодательства.

Основным документом, который используется в хозяйственной сфере, является договор. Профессионально составленный договор во многом определяет не только успех соглашения, но и обеспечивает возмещение убытков в случае нарушения его условий.

Необходимо отметить важность функции юридической службы предприятия, учреждения, организации на стадии заключения договора. На данной стадии выясняется степень правовой урегулированности общественного отношения, поскольку не все договорные отношения, которые возникают на предприятии, в учреждении и организации, урегулированы в полном и оптимальном объёме.

Перед заключением договора юридическая служба осуществляет преддоговорные контакты с будущими партнёрами, определяет условия и способы защиты интересов предприятия.

Помимо законодательно установленных хозяйственных санкций субъекты хозяйствования имеют право самостоятельно предусмотреть правовые гарантии в договоре. Как правило, такая работа возлагается на юридическую службу предприятия. От компетентности юрисконсультов юридической службы зависит успешная договорная работа органа государственной власти, государственного предприятия, учреждения, организации, а также получение прибыли и максимальное возмещение убытков в случае нарушения условий договора контрагентом.

Юридическая служба обязана предусмотреть гарантии обеспечения обязательств в договоре, которые бы способствовали исполнению договора в полном объёме. Правовые гарантии – это совокупность правовых способов защиты нарушенных прав. При этом необходимо придерживаться принципа справедливого партнёрства, не допуская ограничения интересов другой стороны. Устанавливаемые договорные гарантии должны отвечать действующему законодательству, оптимально служить взаимным интересам сторон и не противоречить интересам государства.

Юрисконсульты следят за тем, чтобы при подписании договора к нему была приложена вся необходимая документация. Надлежащим образом проведённая договорная кампания – это лишь одно из средств обеспечения надёжных взаимных отношений предприятий в процессе производственной деятельности.

Дальнейшая работа юрисконсультов заключается в том, чтобы всеми правовыми средствами добиваться выполнения договоров. Для этого необходимо своевременно докладывать руководителю о нарушении обязательств, изучать причины их возникновения, предлагать и применять эффективные меры воздействия к виновным лицам своего и другого предприятия, с которым заключён тот или иной договор.


^ Организация и порядок ведения договорной

работы в органах государственной власти,

государственных предприятиях,

учреждениях и организациях


В соответствии с подпунктом 11 п.10 и подпунктом 6 п.11 Общего положения о юридической службе министерства, иного органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения и организации, утверждённого постановлением Кабинета Министров Украины от 26.11.08 №1040, к функциям юридической службы органа государственной власти, государственного предприятия, учреждения, организации относится организация работы, связанной с заключением договоров (контрактов), принятие участия в их подготовке и осуществлении мероприятий, направленных на выполнение договорных обязательств, а также согласование (визирование) проектов договоров при наличии согласования (визы) руководителей заинтересованных структурных подразделений.

Для организации эффективной работы в органах государственной власти, государственных предприятиях, учреждениях и организациях, связанной с подготовкой, согласованием и заключением договоров, на основании действующего законодательства необходимо разработать Положение о порядке ведения договорной работы с учётом специфики деятельности органа государственной власти, государственного предприятия, учреждения, организации.

Данное Положение утверждается распорядительным документом (приказом, распоряжением), так как в соответствии с подпунктом 4.6.11. п.4.6. Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утверждённой постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 №1153, нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила и т.д.) должны утверждаться соответствующим распорядительным документом учреждения, которое издало акт.

Необходимо помнить, что во время утверждения документа распорядительным актом на документе указывается гриф по форме, предусмотренной подпунктом 4.6.13. п.4.6. Примерной инструкции по делопроизводству, а именно:


УТВЕРЖДЕНО

Приказ Предприятия

«__» ____ 2011 г. №____


Ниже приведён пример Положения о порядке ведения договорной работы в государственном предприятии.

Внимание! Данный образец не может быть использован как типовой (примерный), он приведён только для того, чтобы структурно показать положение о порядке ведения договорной работы.

Образец


ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке ведения договорной работы на Предприятии


Общие положения




Положение о порядке ведения договорной работы на Предприятии (далее Положение) в соответствии с действующим законодательством Украины определяет порядок подготовки к заключению, согласования, заключения, регистрации, хранения, контроля за исполнением, внесению изменений и прекращения действия договоров, контрактов, соглашений, заключаемых Предприятием, а также дополнительных соглашений об их изменении, включая приложения, спецификации и т.п.

Положение разработано с целью организации надлежащего учёта договорной документации, повышения контроля за прохождением её между руководителями структурных подразделений Предприятия, доведения её до исполнения, а также предотвращения их утраты, и определения организационно-правовых принципов защиты прав и законных интересов Предприятия в договорных отношениях.

Основные задачи договорной работы:

- защита прав и законных интересов Предприятия;

- обеспечение полного и неукоснительного выполнения требований законодательства по вопросам договорной деятельности;

- создание условий для постоянного совершенствования договорных взаимоотношений и укрепления трудовой дисциплины;

- содействие улучшению экономических показателей хозяйственной деятельности, предупреждение непродуктивных затрат.

1.4. К договорной работе относится:

- рассмотрение предложений по заключению договоров и подготовка проектов договоров;

- согласование проектов договоров, заключение договоров, их регистрация и хранение;

- проверка документации, предоставленной контрагентами;

- составление протоколов разногласий при возникновении возражений по отдельным условиям договора;

- рассмотрение протоколов разногласий, направленных контрагентами;

- контроль за исполнением действующих договоров;

- рассмотрение предложений контрагентов по изменению и дополнению заключённых договоров;

- подготовка предложений по внесению изменений в действующие договоры и прекращению их действия;

- принятие мер по досудебному урегулированию разногласий в случае полного или частичного несогласия предприятия с предложениями контрагентов по изменению условий договоров.

1.5. Договор заключается с целью выполнения обязательств для удовлетворения потребностей Предприятия.

1.6. Предметом договора могут быть работы (услуги), выполнение (предоставление) которых не запрещено действующим законодательством Украины.

1.7. Стоимость договора согласовывается сторонами до начала его исполнения и зависит от эффективности, качества, срока исполнения договора и других критериев оценки.

1.8. В установленных законом случаях Предприятие имеет право заключать договоры в пределах средств, которые выделяются государственным бюджетом.

1.9. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, стороны несут ответственность, предусмотренную договором и действующим законодательством Украины.

1.10. Договоры от имени Предприятия заключает руководитель Предприятия или лицо, исполняющее его обязанности в силу своих должностных обязанностей. По поручению руководителя Предприятия, удостоверенным доверенностью, договор может заключаться другим лицом.

1.11. Все договоры, которые заключаются от имени Предприятия, проверяются на соответствие действующему законодательству Украины и интересам Предприятия.


Подготовка предложений по заключению договоров




Подготовка предложений по заключению договора осуществляется соответствующим структурным подразделением, с учётом специфики оказываемых услуг (поставляемых товаров, выполняемых работ и т.д.), по его собственной инициативе или по поручению руководства Предприятия.

В случае, если предложение о заключении договора поступает от контрагента с предоставлением проекта договора, соответствующему структурному подразделению необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Предприятия.

При необходимости структурное подразделение, инициирующее заключение договора, привлекает к его разработке другие подразделения, получает их заключения по проекту договора, проводит консультации со специалистами.

Структурное подразделение Предприятия, осуществляющее бухгалтерский учёт и отчётность, осуществляет согласование наличия права на заключение договоров согласно смете и согласование цены договора.

Проект договора может разрабатываться любой из договаривающихся сторон.

Структурное подразделение Предприятия, инициирующее заключение договора, (или юридический отдел Предприятия), обеспечивает визирование проекта заинтересованными структурными подразделениями Предприятия.

Проект договора должен быть завизирован заинтересованными структурными подразделениями Предприятия в срок, определённый руководством Предприятия, например:

- руководителем структурного подразделения, которое готовит проект договора;

- руководителем структурного подразделения, к компетенции которого относятся вопросы, составляющие предмет договора;

- заместителем руководителя Предприятия, курирующим вопросы, составляющие предмет договора;

- руководителем структурного подразделения, осуществляющим бухгалтерский учёт и отчётность;

- руководителями иных структурных подразделений Предприятия
(в случае необходимости);

- руководителем юридической службы Предприятия.

2.6. После визирования проекта договора руководителями вышеуказанных подразделений Предприятия он подписывается руководителем Предприятия или одним из его заместителей, в соответствии с распределением обязанностей.

2.7. Расчёт стоимости договора составляется Исполнителем, а на этапе заключения договора с Заказчиком подписывается последним в знак достигнутого соглашения (о чём составляется протокол согласования договорной цены).

2.8. Разногласия, которые возникают между сторонами во время заключения договора, рассматриваются структурным подразделением, которое готовило проект договора или к компетенции которого относится вопрос, составляющий предмет договора, проект которого поступил на Предприятие.

2.9. В случае наличия возражений относительно условий проекта договора сторона, которая получила его, составляет протокол разногласий, о чём делается оговорка в договоре, и не позже 20-дневного срока направляет другой стороне два экземпляра протокола разногласий вместе с подписанным договором.

Сторона, которая получила протокол разногласий, обязана в течение 20 дней рассмотреть его, принять меры к урегулированию разногласий с другой стороной, включить в договор все принятые предложения, а те разногласия, которые остались неурегулированными, передать в течение этого же срока на решение хозяйственного суда.



^ Заключение договора.

Форма и содержание договора


Договор считается заключённым, когда между сторонами в необходимой в надлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям.

Существенными являются те условия договора, которые признаны такими по закону или необходимы для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Договор должен содержать:

- наименование сторон;

- предмет договора (наименование работ (услуг), характер выполняемой работы (услуг, которые предоставляются), их соответствие научным, техническим, социальным, экономическим и другим требованиям); дополнительные требования при соглашении сторон могут быть отображены в дополнениях к договору;

- срок действия договора;

- сроки и порядок выполнения работ (предоставление услуг);

- стоимость работ (услуг), порядок расчётов;

- ответственность сторон;

- порядок урегулирования споров.

3.4. Кроме условий, указанных в п.3.3., договором могут быть предусмотрены другие условия, согласованные сторонами, и такие, которые не противоречат действующему законодательству.

3.5. Договор может быть изменён или расторгнут по соглашению сторон.

3.6. Сторона, которая считает необходимым изменить или расторгнуть договор, направляет предложение относительно этого другой Стороне.

3.7. Сторона, которая получила предложение об изменении или расторжении договора, должна ответить на него не позже чем через 20 дней после получения предложения. Если стороны не достигли согласия относительно изменения или расторжения договора, а также в случае неполучения ответа в установленный срок с учётом времени почтового обращения, заинтересованная сторона имеет право передать спор для разрешения в хозяйственный суд.



^ Регистрация договоров. Контроль за исполнением




Заключённый договор регистрируется в отдельном, специально предназначенном для этих целей журнале, как правило, в структурном подразделении, осуществляющим бухгалтерский учёт и отчётность (финансовое управление, отдел), а в юридической службе могут храниться копии договоров.

Регистрационный номер договора по журналу является номером договора.

Оригиналы договоров могут храниться в юридической службе или в структурном подразделении, которое готовило проект договора. В случае получения проекта договора от другой стороны, договоры могут храниться в структурном подразделении, к компетенции которого относятся вопросы, составляющие предмет договора.

Копии всех договоров, заключённых Предприятием, хранятся в юридической службе Предприятия.

Структурное подразделение, осуществляющее бухгалтерский учёт и отчётность, и юридическая служба Предприятия осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения договоров. Юридическая служба Предприятия обеспечивает организацию мониторинга исполнения договоров, причин нарушения обязательств и готовит предложения относительно их устранения (претензионный, исковой порядок).

Структурное подразделение Предприятия, осуществляющее бухгалтерский учёт и отчётность, обеспечивает своевременную и полную оплату договоров. В случае задержки бюджетного финансирования в письменном виде информирует об этом руководство и юридическую службу Предприятия о нарушении договорных обязательств.




^ Ответственность за ведение договорной работы




Ответственность за ведение договорной работы, проверку соответствия выполняемых работ условиям заключённых договоров, учёт финансирования работ возлагается на структурные подразделения, которые сопровождают договор с момента его заключения до полного исполнения.

Ответственность за определение и реализацию финансово-экономической политики по вопросам договорной деятельности, в частности, за правильность определения форм оплаты, включения соответствующих составляющих в цены на договорные работы, контроль за поступлением из централизованных источников финансирования запланированных средств, своевременность осуществления финансовых операций возлагается руководством Предприятия на структурное подразделение Предприятия, к компетенции которого относятся социальные и административные вопросы, и структурное подразделение Предприятия, осуществляющее бухгалтерский учёт и отчётность.

Ответственность за соответствие договорных документов требованиям действующего законодательства Украины, судебной практике, с целью правовой защиты интересов Предприятия возлагается на юридическую службу Предприятия.

Должностные лица, по вине которых состоялось неисполнение или ненадлежащее исполнение договора, привлекаются к дисциплинарной или материальной ответственности в соответствии с действующим законодательством Украины.


________________


При ведении договорной работы специалистам юридических служб органов государственной власти, государственных предприятий, учреждений и организаций необходимо обращать внимание на положения Главы 16 Раздела IV Книги первой (ст.ст.202-236) и Книги пятой (ст.ст.509-1215) Гражданского кодекса Украины, а также на положения Раздела IV (ст.ст.173-215) Хозяйственного кодекса Украины, которые устанавливают общие требования, предъявляемые к договорным отношениям субъектов хозяйствования.

Так, согласно ст.626 Гражданского кодекса Украины договором является договорённость двух или более сторон, направленная на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

В соответствии со ст.627 Гражданского кодекса Украины стороны свободны в заключении договора, выборе контрагента и определении условий договора с учётом требований Гражданского кодекса Украины, других актов гражданского законодательства, обычаев делового оборота, требований разумности и справедливости.

Согласно части первой ст.179 Хозяйственного кодекса Украины между субъектами хозяйствования или между субъектами хозяйствования и нехозяйствующими субъектами – юридическими лицами могут возникать имущественно-хозяйственные обязательства на основании хозяйственного договора.

Часть четвёртая ст.179 Хозяйственного кодекса Украины устанавливает, что при заключении хозяйственных договоров стороны также могут определять содержание договора, в том числе на основе свободного волеизъявления, когда стороны имеют право согласовывать по своему усмотрению любые условия договора, не противоречащие законодательству.

Таким образом, стороны договора по собственному усмотрению определяют его содержание, то есть формируют его конкретные условия, не противоречащие законодательству.

Содержание договора составляют его условия (пункты), определённые по усмотрению сторон и согласованные ими, и условия, являющиеся обязательными в соответствии с актами гражданского и иного законодательства.

Любой договор начинается с вводной части, которая ещё называется преамбулой.

В ней должна содержаться следующая информация:

- наименование договора, исходя из его предмета (например, договор купли-продажи, договор о предоставлении услуг, договор поставки и т.д.);

- дата подписания;

- место подписания;

- полное наименование сторон договора;

- название сторон (например, Арендодатель и Арендатор, Поставщик и Покупатель);

- подробное наименование должностей, фамилии, инициалы лиц, подписавших договор, и ссылка на документы, на основании которых действуют эти лица (доверенность, положение, устав).


Образец

ДОГОВОР

^ ПОСТАВКИ ТОВАРА


10 ноября 2011 г. г. Феодосия


Общество с ограниченной ответственностью «Научно-производственное предприятие «Факел», именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава ООО «НПП «Факел», с одной стороны, и Государственное предприятие «Техномонтаж», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора Петрова Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава ГП «Техномонтаж», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.




название сторон (Поставщик и Покупатель); наименование должностей, фамилии, инициалы лиц, подписавших договор, и ссылка на документы, на основании которых действуют эти лица (устав)


Основное содержание договора составляют его существенные условия. Существенными являются условия о предмете договора, условия определённые как существенные законом, либо необходимые для договоров данного вида, а также условия, по которым по требованию одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Необходимо помнить, что согласно части первой ст.638 Гражданского кодекса Украины договор считается заключённым, если стороны в соответствующей форме достигли согласия по всем существенным условиям договора.

Так, например, договор должен содержать следующие существенные условия:

- предмет договора (наименование работ (услуг), характер выполняемой работы (услуг, которые предоставляются), их соответствие научным, техническим, социальным, экономическим и иным требованиям); указанные и дополнительные требования при согласии сторон могут быть отображены в дополнениях к договору;

- срок действия договора;

- сроки и порядок выполнения работ (предоставления услуг);

- стоимость работ (услуг), порядок расчётов;

- ответственность сторон;

- порядок урегулирования споров.

При заключении хозяйственного договора стороны обязаны в любом случае согласовать предмет, цену и срок действия договора (часть третья ст.180 Хозяйственного кодекса Украины).

Условия о предмете в хозяйственном договоре должны определять наименование (номенклатуру, ассортимент) и количество продукции (работ, услуг), а также требования к их качеству.

Требования о качестве предмета договора определяются в соответствии с обязательными для сторон нормативными документами, указанными в ст.15 Хозяйственного кодекса Украины (Техническое регулирование в сфере хозяйствования).

Кроме перечисленных условий, договором могут быть предусмотрены иные условия, согласованные сторонами, и такие, которые не противоречат действующему законодательству.

^ Порядок заключения, изменения и расторжения договора определён в Главе 53 Гражданского кодекса Украины, в которой определены форма договора (ст.639), момент заключения договора (ст.640), порядок заключения договора (ст.ст.641-646), место заключения договора (ст.647), разрешение преддоговорных споров (ст.649) и другие положения.

Общие порядок заключения хозяйственных договоров определён в ст.181 Хозяйственного кодекса Украины, а также особенности их заключения (ст.ст.182-187).

Хозяйственный договор по общему правилу составляется в форме единого документа, при согласии с его существенными условиями подписывается сторонами и скрепляется печатями сторон.

Следует отметить, что печать относится к реквизитам договора, совершённого в письменной форме. Обязательность оттиска печати юридического лица на соглашении прямо не предусмотрены Гражданским кодексом Украины.

Скрепление печатью подписанного договора предусмотрено в части первой ст.181 Хозяйственного кодекса Украины.

Хотя центральные органы государственной власти, их территориальные органы являются юридическими лицами, порядок использования печатей в органах исполнительной власти регулируется, прежде всего, Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти, Совете министров АР Крым, местных органах исполнительной власти, утверждённой постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 №1153, а также инструкциями по делопроизводству, принятыми соответствующими министерствами, иными центральными органами исполнительной власти.

Так, согласно подпункту 4.6.15. п.4.6. указанной Примерной инструкции по делопроизводству на документах, которые удостоверяют права граждан и юридических лиц, фиксируют факт расходов денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица должна заверяться гербовой печатью. Кроме того, в соответствии с указанным подпунктом гербовая печать ставится также на положениях (уставах) учреждений, договорах, удостоверениях, доверенностях.

Таким образом, при заключении договоров территориальные органы центральных органов исполнительной власти, в отличие от иных юридических лиц, руководствуются не только положениями гражданского законодательства, но и положениями Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти, Совете министров АР Крым, местных органах исполнительной власти, утверждённой постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 №1153.

Немаловажным вопросом при ведении договорной работы является порядок регистрации договоров.

Номер договора не является существенным условием, а относится только к реквизитам договора.

Обязательность нумерации договоров прямо не предусмотрена законодательством Украины. Вопрос регистрации документов в центральных органах исполнительной власти, государственных предприятиях, учреждениях и организациях, в том числе и договоров, решается путём принятия локальных (внутренних) нормативных актов и с учётом требований общего делопроизводства, определённых в Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти, Совете министров
АР Крым, местных органах исполнительной власти, утверждённой постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 №1153.

Так, согласно подпункту 3.3.1. п.3.3. указанной Примерной инструкции по делопроизводству регистрация документа – это фиксирование факта создания или поступления документа путём проставления на нём условного обозначения – регистрационного индекса с дальнейшей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.


В соответствии с подпунктом 3.3.3. п.3.3. Примерной инструкции регистрации подлежат документы, которые требуют учёта, исполнения и использования со справочной целью (распорядительные, плановые, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как такие, которые создаются и используются в учреждении, так и такие, которые поступают от иных учреждений и граждан.

Таким образом, руководителям центральных органов исполнительной власти, их территориальных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций необходимо организовывать надлежащий учёт заключённых хозяйственных договоров.

Следует вести ^ Журнал регистрации договоров, в котором предусмотреть, например, следующие графы: порядковый номер; при необходимости – номер договора контрагента; контрагент (сторона по договору); предмет договора; цена договора; срок договора; примечание, в которой проставлять отметки о заключении дополнительных соглашений, сведения о расторжении договора, признании в судебном порядке недействительным., о пролонгации др.

Номер, который проставляется в графе «порядковый номер» и является номером договора; в графе «примечания» необходимо указывать сведения о дополнительных соглашениях к договору.


^ Характерные ошибки

при ведении договорной работы


При составлении данного раздела методических рекомендаций использовался методический материал Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в АР Крым “Характерные ошибки при ведении договорной работы” с целью совершенствования ведения договорной работы специалистами юридических служб территориальных органов центральных органов исполнительной власти, государственных предприятий, учреждений и организаций.

Так, в ходе проверок состояния правовой работы в органах исполнительной власти, государственных предприятиях, учреждениях, организациях специалистами Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в АР Крым выявлены следующие недостатки.

В договоре о предоставлении услуг по подписке на периодические издания определено, что в случае нарушения сроков исполнения обязательств, виновная сторона обязана заплатить пеню в размере учётной ставки НБУ за каждый день просрочки исполнения данных обязательств.

Следовало бы в договоре определить, за неисполнение каких конкретно обязательств применяется неустойка в виде пени, поскольку уплата пени возможна только за неисполнение денежных обязательств (например, за неуплату или просрочку оплаты за услуги подписки).

Согласно ст.549 Гражданского кодекса Украины штрафом является неустойка, исчисляемая в процентах от суммы неисполненного или ненадлежащим образом исполненного обязательства, а пенёй является неустойка, исчисляемая в процентах от суммы несвоевременно исполненного денежного обязательства за каждый день просрочки исполнения. Исчисление двойной учётной ставки Национального банка Украины предусмотрено для пени в соответствии с Законом Украины “Об ответственности за несвоевременное выполнение денежных обязательств”.

За неисполнение иных, не денежных обязательств (например, в случае несоблюдения сроков поставки товара, некомплектности и т.д.) можно было бы предусмотреть в договоре уплату штрафа.


В договоре не указано, до какого срока действует договор, в предусмотренной графе оставлено пустое место. А также оставлены пустые места в некоторых пунктах (приложения), что позволяет прошедшим числом проставить в них любые данные. В случае отсутствия приложений следует проставлять прочерки.


В договоре отсутствует заголовок (наименование), хотя из содержания предмета договора следует, что это договор купли-продажи.

^ Заголовок догово