Реферат: Методические указания по выполнению лабораторных работ в среде аccess 2003 Для студентов всех специальностей

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ


Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический университет»


ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

В ЭКОНОМИКЕ


Методические указания

по выполнению лабораторных работ

в среде АCCESS 2003


Для студентов всех специальностей


Санкт-Петербург

2005

Допущено

редакционно-издательским советом СПбГИЭУ

в качестве методического издания


Составители


канд. техн. наук, доц. Е.Л.Рамин

канд. экон.наук, доц. И.Г.Гниденко


Рецензент


доктор техн.наук, проф. И.А.Брусакова


Подготовлено на кафедре

вычислительных систем и программирования


Одобрено научно-методическим советом СПбГИЭУ


Отпечатано в авторской редакции с оригинал-макета,

представленного составителями


© СПбГИЭУ, 2005

Содержание


Введение 4

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1. Конструирование таблиц 4

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2. Конструирование запросов на выборку 20

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3. Конструирование запросов на изменение. 31

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 4. Конструирование форм. 37

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 5. Конструирование отчетов. 52

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 6. Конструирование страниц доступа. 63

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 7. Автоматизация управления базой данных. 77

Библиографический список 92











Введение

Технологии управления базами данных являются одними из самых распространенных и эффективных видов современных информационных технологий, применяемых в экономике.

Методические указания по выполнению лабораторных работ охватывают 7 занятий и ориентированы на современное перспективное программное средство конструирования баз данных и управления ими - Microsoft Access 2003, входящее в состав комплекта приложений Microsoft Office 20003.


^ ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1. Конструирование таблиц

Цель работы: Ознакомление с основными понятиями СУБД Access на примере учебной базы данных компании «Борей». Освоение технологии конструирования и связывания реляционных таблиц.

^ Краткие сведения

СУБД Access использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. - relations).

Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, не ориентированной на СУБД, но отражающей предметную область в виде совокупности информационных объектов и их информационных связей.

СУБД Access позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа, макросы и модули.

Таблицы служат для хранения данных в определенной структуре.

Запросы создаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц.

Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.

Страницы доступа к данным представляют специальный тип веб-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или в базах данных Microsoft SQL Server.

Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.

Макросы используются для автоматизации различных процедур обработки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка Visual Basic. Имеющийся в Access набор из около 50 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.

Модули являются программами на языке Visual Basic, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.

Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.


Задание 1. Ознакомьтесь с учебной базой данных компании «Борей», входящей в комплект поставки Microsoft Access


Технология

Загрузите Microsoft Access. Установите низкий уровень безопасности. Для этого выполните команду СЕРВИС/Макр­ос/Безопасность. На вкладке Уровень безопасности включите переключатель Низкая.

Если Область задач не открыта, то включите ее, выполнив команду ВИД/Панели инструментов/^ Область задач. В Области задач, которая появится в правой части открытого окна Access, в разделе Открыть щелкните по имени базы данных Борей.

Если Область задач не открыта, то включите ее, выполнив команду ВИД/Панели инструментов/^ Область задач. В Области задач, которая появится в правой части открытого окна Access, в разделе Открыть щелкните по имени базы данных Борей. Можно также получить доступ к базе данных Борей, если выполнить команду СПРАВКА/Примеры баз данных/Учебная база данных «Борей».

Закройте заставку и перейдите в окно базы данных и щелкните по типу объектов: таблицы. Просмотрите данные каждой таблицы, открыв их.

Просмотрите структуру каждой таблицы в режиме конструктора. Обратите внимание на типы и свойства полей. Для переключения из режима таблицы в режим конструктора используйте кнопку Вид на панели инструментов.

Откройте таблицу «Клиенты». Выполните следующие операции:

Определите количество записей в таблице;

Просмотрите 45-ую запись, введя ее номер в окно номеров записей, расположенное в внизу таблицы.

Рассортируйте таблицу по должностям. Для этого установите указатель мыши на заголовок столбца и щелкните правой кнопкой мыши. Столбец будет выделен и появится контекстное меню. Выберите в контекстном меню пункт Сортировка по возрастанию.

^ Скройте столбец Обращаться к, выделив его и выполнив команду ФОРМАТ/Скрыть столбцы Отобразите скрытый столбец. Для этого выполните команду ФОРМАТ/Отобразить столбцы.

Используя клавишу Shift выделите первые два столбца и закрепите их, выполнив команду ФОРМАТ/За­кре­пить столбцы. Прокрутите таблицу по горизонтали. Отмените закрепление, выполнив команду ФОРМАТ/Освободить столбцы..

Примените фильтр для выделения строк с клиентами в г. Лондон. Для этого выделите в любой строке поле со значением «Лондон» и вызовите контекстное меню. Выберите пункт Фильтр по выделенному. Отмените фильтр, щелкнув в контекстном меню по пункту Удалить фильтр.

Измените вид сетки таблицы, используя соответствующую кнопку инструментальной панели Таблица, если такой кнопки нет, то ее необходимо добавить на панель.

Просмотрите запросы и их структуру

откройте запрос на выборку товаров с ценой выше средней;

переключите запрос в режим конструктора и просмотрите структуру запроса.

Просмотрите формы:

«Сотрудники», вкладки «Служебные данные», «Личные данные»;

«Товары»;

«Типы»;

Просмотрите форму «Сотрудники» в режиме конструктора.

Просмотрите отчеты:

«Каталог»;

«Продажи по типам»;

«Суммы продаж по годам»;

«Счет»;

«Продажи по сотрудникам и странам», введя дату начала: 01.01.1998 и дату окончания: 31.12.1998

Просмотрите многостраничный отчет «Каталог» в режиме конструктора.

Закройте базу данных Борей, щелкнув по кнопке Закрыть в окне базы данных.


Таблицы

Таблицы составляют основу базы данных - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спла­нирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.

Таблица - это объект БД, который хранит данные определенной структуры. Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы - это поле. Столбец содержит однотипную информацию.

Длина имени таблицы - не более 64 символов.

Длина имени поля - не более 64 символов.

Количество полей в одной таблице - не более 255.

Количество записей - неограниченно.

Суммарный объем информации во всей БД - не более 2 гигабайта.

Для каждого поля необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

^ Таблица может содержать следующие типы полей (всего 8):

Текстовый Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

Поле Memo Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 65 536 символов.

Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых дан­ных. Длина - 8 байт. Точность – 15 знаков.

Дата/время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.

Денежный Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками по­­с­ле запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.

Счетчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.

Логический Значения "Да"/"Нет", "Истина"/"Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

^ Поле объекта OLE Объекты, созданные в других программах, поддержива­ю­щих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Micro­soft Access через элемент управления в форме или отчете. Максимальный объем информации объекта OLE -1 Гбайт.

Гиперссылка. Поле, в котором сохраняются адреса гиперссылок, позволяющих переходить к файлам, фрагментам файлов или веб-страницам. Гиперссылка может иметь вид пути UNC либо адреса URL. Сохраняет до 64 000 знаков

^ Индексирование полей таблицы. Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.

^ Первичный ключ - это специальный тип индекса, который однозначно иденти­фицирует каждую запись. В первичный ключ могут входить несколько полей, но зна­че­ние первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи. Первичные ключи используются для установления связей между таблицами.

Связи между таблицами. Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связей нужно определить, какая таблица является главной, а какая - подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требую неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) яв­ля­ется ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свой­ства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.


Рекомендации для ввода данных в таблицы

Для ввода в поле текущей записи значения из того же поля предыдущей записи нажать клавиши <Ctrl> и <“>. (Двойной апостроф на русском регистре - на кла­више “2”).

Для редактирования ранее введенного значения нажимайте клавишу F2.


Задание 2. Создайте базу данных «Академия» на основе инфологической модели, приведенной на рисунке. База данных должна содержать 4 взаимосвязанных таблицы: Студент, Группа, Специальность и Факультет.

^ Таблица Студент:

N зачетной книжки – ключевое поле, длинное целое

N группы – числовое поле, целое

ФИО – текстовое поле 15 символов

Дата рождения – поле типа «дата»

Коммерческий – логическое поле (вкл/выкл)

Таблица Группа:

N группы – ключевое поле числового типа, целое

N специальности – числовое поле, длинное целое

N факультета – числовое поле, байтовое

Курс – числовое поле, байтовое

^ Таблица Факультет:

N факультета – ключевое поле числового типа, байтовое

Наименование факультета – текстовое поле, 30 символов

Декан - тестовое поле, 15 символов

^ Таблица Специальность:

N специальности – ключевое поле числового типа, длинное целое

Наименование специальности – текстовое поле, 40 символов

Стоимость обучения – денежного типа.




Р
ис.1.1 Инфологическая модель базы данных


Технология создания таблицы Студент

Создайте новую базу данных, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели. Появится Область задач с заголовком Создание файла. Выберите гиперссылку Новая база данных. В окне Файл новой базы данных выберите для файла папку Мои документы и присвойте файлу имя Академия2003. Щелкните по кнопке Создать. Появится окно базы данных с перечнем объектов.

В окне базы данных выберите объект Таблицы и выберите вариант создания с помощью мастера таблиц.

На 1-м шаге работы мастера выберите в качестве образца таблицу Студенты и, дважды щелкая по образцам полей, включите в создаваемую таблицу поля:

код студента

фамилия

специализация

Из таблицы Сотрудники:

дату рождения

код отдела

Переименуйте поля в соответствии с заданием:

Фамилия - ФИО

код студента - N зачетной книжки

специализация – коммерческий

код отдела – N группы.

Щелкните по кнопке Далее.

На шаге 2 в окне Создание таблиц дайте имя таблице Студент и сохраните включенным флажок Microsoft Access автоматически определяет ключ. Щелкните по кнопке Далее.

На шаге 3 нажмите на кнопку Готово и приступите к непосредственному вводу данных в таблицу.

Переключите таблицу в режим конструктора, щелкните по кнопке Вид инструментальной панели. Проведите корректировку типов данных в соответствии с заданием.

Вернитесь в режим таблицы с помощью аналогичной кнопки и приступите к вводу данных.

Введите данные для 3-х групп по 10 студентов в каждой с различными значениями полей.

После ввода данных сохраните базу данных.

Измените вид представления данных в столбце Коммерческий - замените флажки на значения логического типа - Да/Нет. Для этого в режиме конструктора выделите поле Коммерческий, и раскройте список на вкладке Подстановка. Выберите тип элемента управления Поле. Перейдите в режим таблицы и просмотрите ее. Верните назад тип элемента управления - Флажок.

Для того, чтобы сделать столбец уже, измените название столбца таблицы, соответствующего полю N зачетной книжки. Замените название столбца на сокращенное: НЗК. Для этого в режиме конструктора выделите указанное поле и введите на вкладке Общие в строку Подпись новое название. Просмотрите таблицу.

Предусмотрите контроль данных. Запретите ввод даты рождения меньше заданной, например, даты более ранней, чем 01.01.1970 г. При попытке ввода такой даты предусмотрите вывод сообщения: Слишком старый студент. Для этого в режиме конструктора установите окно свойств поля Дата рождения. Для свойства Условие на значение введите: >#01.01.1970#. Для свойства Сообщение об ошибке введите: Слишком старый студент. Проверьте правильность установленного контроля значений поля Дата рождения.


Освоение приемов работы с фильтрами в таблицах

MS Access позволяет применять 3 вида фильтров для работы с таблицами: ^ Фильтр по выделенному, Фильтр для и Расширенный фильтр.


Задание 4. Найдите студентов, фамилия которых начинается на заданную букву, например на букву «В». Список найденных студентов должен быть упорядочен по алфавиту. Для поиска использовать расширенный фильтр.


Технология поиска с помощью фильтра по выделенному

1. Найдите в поле ФИО любую фамилию, начинающуюся на букву «В» и выделите мышкой эту букву.

2. Щелкните правой клавишей мыши и в контекстном меню выберите пункт Фильтр по выделенному. В результате на экране останутся только строки таблицы с фамилиями, начинающимися на заданную букву.

3. Для отмены фильтра щелкните по кнопке ^ Удалить фильтр на инструментальной панели.


Технология поиска с помощью расширенного фильтра

1. Для установки расширенного фильтра введите команду ЗАПИСИ/Фильтр/­Расширенный фильтр. Появится окно с бланком фильтра.

2. Укажите поле, по которому должна происходить фильтрация. В окне бланка дважды щелкните по полю ^ ФИO, расположенном в таблице Студент. Поле ФИО появится в 1-ой строке Поле нижней половины бланка (столбец 1).

3. Укажите в строке бланка Сортировка порядок сортировки. Для этого щелкните левой клавишей по этой строке в 1-м столбце. Появится список вариантов сортировки. Выберите вариант: по возрастанию.

4. Введите условие отбора. Для этого введите в 3-ью строку 2 символа: В*

5. Примените фильтр. Для этого можно воспользоваться 3-мя способами:

выполнить команду ФИЛЬТР/Применить фильтр.

щелкнуть по кнопке инструментальной панели Применение фильтра.

щелкнуть правой клавишей по свободной зоне бланка и в контекстном меню выбрать пункт Применить фильтр.

6. Отмените фильтр. Для просмотра таблицы в полном виде нужно выполнить команду ^ Удалить фильтр либо в меню ЗАПИСИ, либо в контекстном меню, либо с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели.


Задание 5. Найдите студентов, родившихся в заданном году, например в 1978 г.


Технология поиска с помощью Фильтра для

Щелкните правой клавишей мышки в поле ^ Дата рождения любой записи. В контекстном меню выберите пункт Фильтр для:

Введите в строку условия фильтрации значение: *.*.1978 и нажмите клавишу Enter. Удалите фильтр.


Технология поиска с помощью расширенного фильтра

Вызвав контекстное меню, очистите бланк фильтра.

Введите в 1-ый столбец бланка условие для поля дата рождения >= заданная дата, а во 2-ой столбец для того же поля условие <= заданная дата, где заданная дата – какая-либо дата по выбору студента или указанию преподавателя.

Для просмотра результата фильтрации щелкните по кнопке инструментальной панели ^ Применить фильтр. Удалите фильтр.


Задание 6. Найдите студентов, родившихся в заданном году и обучающихся на коммерческой основе в заданной группе.

Для решения задачи используйте 4 столбца бланка с названиями полей: дата рождения, дата рождения, N группы, коммерческий.


Задание 7. Предварительно создав, введите данные в таблицы: ^ Группа, Факультет, Специальность.

Таблица Группа должна иметь не менее 5 строк и содержать поле N группы того же типа и с таким же названием как в таблице Студент. Кроме того, должны иметься 3 строки со значением этого поля таким же, как в таблице Студент.

Таблица Факультет должна иметь не менее 5 строк и содержать поле ^ N факультета того же типа и с таким же названием как в таблице Группа. Кроме того, должны иметься 3 строки со значением этого поля таким же, как в таблице Группа.

^ Таблица Специальность должна иметь не менее 5 строк и содержать поле N специальности того же типа и с таким же названием как в таблице Группа. Кроме того, должны иметься 3 строки со значением этого поля таким же, как в таблице Группа.


Задание 8. Создайте сводную таблицу по данным таблицы ^ Группа, показывающую распределения студенческих групп по специальностям и факультетам.


Технология

Откройте таблицу Группа.

Щелкните по кнопке Вид на инструментальной панели и выберите вариант Сводная таблица. Откроется окно со списком полей таблицы и окно с макетом сводной таблицы.

Перетащите мышкой поле ^ N Специальности в область заголовка столбцов, поле N Факультета – в область заголовка строк, поле Курс – в область фильтра, поле N группы – в область итогов или деталей. Закройте окно со списком полей. На экране останется окно со сводной таблицей, имеющее вид примерно такой, как на рис.1.2.

Настройте сводную таблицу для просмотра сведений о распределении групп только 1-го курса по специальностям и факультетам.

Закройте сводную таблицу с сохранением данных.




Рис.1.2. Вид сводной таблицы Группа.
^
Связи между таблицами
Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связи нужно определить, какая таблица является главной, а какая - подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) яв­ля­ется ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свой­ства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.


Задание 8. Установите связи между данными таблиц Факультет, Специальность, Группа и Студент.

Технология.

Загрузите файл базы данных Академия.

Щелкните по кнопке инструментальной панели Схема данных или выполните команду СЕРВИС/Схема данных.

В окне Добавление таблицы последовательно выберите указанные выше таблицы, щелкая затем по кнопке Добавить.

Добавив последнюю таблицу, щелкните по кнопке Закрыть.

В окне Схема данных установите связь между таблицей Факультет и таблицей Группа. Для этого:

выделите щелчком поле N факультета в таблице Факультет и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместите указатель на поле с тем же названием в таблице Группа;

отпустите клавишу мыши, появится окно ^ Связи, в котором необходимо включить флажок Обеспечение целостности данных и нажать кнопку Создать;

в окне Схема данных появится связь между таблицами типа один ко многим.

Примечание 1. Для удаления ошибочно установленной связи выделите связь и, нажав правую кнопку мыши, вызовите контекстное меню, в котором выберите пункт Удалить связь.

Примечание 2. Целостность данных может быть обеспечена при условии, что поля таблиц, которые обеспечивают связь, имеют одинаковый тип. Если при установлении связи обнаруживается разный тип полей, то щелкните по таблице на схеме данных правой клавишей мыши, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор таблиц, с помощью которого измените тип поля.


Аналогично установите связь между таблицами Специальность и Группа по полю N специальности. Установите связь между таблицами Группа и Студент по полю N группы.

Закройте окно Схема данных с сохранением данных.


Служебные средства Access

К числу основных служебных средств Access относятся создание резервной копии базы данных, сжатие базы данных, ее защита от несанкционированного использования и преобразование к форматам других баз данных.


^ Задание 10. Сжатие базы данных и создание резервной копии базы данных

В процессе работы с БД некоторые таблицы и другие объекты базы данных приходится удалять. После удаления этих объектов файл базы данных становится фрагментированным, и место на диске используется нерационально. Сжатие базы данных приводит к уменьшению размера файла базы данных. Сжимать можно как открытую, так и закрытую базу данных. Для сжатия необходимо выполнить команду СЕРВИС/Служебные программы/Сжать и восстановить базу данных.

С целью уменьшения объема файлов базы данных полезно установить режим сжатия базы данных при каждом закрытии базы. Для этого следует выполнить команду СЕРВИС/Параметры и на вкладке Общие включите флажок Сжимать при закрытии.

Для создания резервной копии базы данных выполните команду ^ ФАЙЛ/Резервная копия базы данных. Выберите диск и папку для размещения резервной копии и щелкните по кнопке Сохранить. Если резервная копия сохраняется в той же папке, что и основной файл базы данных, то Access автоматически добавляет в имя файла резервной копии дату сохранения.


^ Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает традиционные способы защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE. Еще одним способом защиты базы данных является ее кодирование. При кодировании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов.

^ Установка пароля

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль.

Для установки пароля выполните команду ^ СЕРВИС/Защи­та/За­дать пароль базе данных.


Преобразование базы данных Access 2003 к формату Access 2000

Технология

В меню Сервис выберите команду Служебные программы и подкоманды Преобразовать базу данных. Выберите формат файла Access

В окне ^ Преобразование в базу данных выберите диск, папку и введите имя новой создаваемой базы данных формата предыдущей версии Access. Нажмите кнопку Сохранить.
^



ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2. Конструирование запросов на выборку

Цель работы: Конструирование и использование запросов на выборку данных.


^ Запросы. Краткие сведения.

Запрос - это средство Access для выборки данных из базы данных в форме таблицы, выполняемой по заданному условию, а также для выполнения определенных действий над табличными данными.

Условие может определять:

- порядок сортировки выводимых данных;

- фильтрацию данных;

- вычисляемые поля;

- вывод данных из нескольких связанных таблиц;

- и т.п.

Запросы по существу являются псевдотаблицами и их можно использовать также как и таблицы. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных БД. С помощью запроса создается временная таблица - динамический набор данных. С помощью запроса можно осуществить выборку данных сразу из нескольких таблиц. В Access в запросе можно использовать до 32 таблиц. В одном запросе можно проводить сортировку по 10 полям.

Все запросы можно разделить на 2 группы:

- запросы-выборки;

- запросы на изменение (запросы-действия).

Запросы-выборки извлекают данные из таблиц в соответствии с заданными условиями

Основные виды запросов-выборок:

- запрос-выборка по одной таблице с заданными ключами сортировки (таб­ли­цы, рассортированы только по одному ключу);

- запрос с критерием поиска;

- запрос перекрестный;

- запрос с параметром;

- запрос с вычисляемым полем;

- запрос с итогами;

- запрос к связанным таблицам.

Запросы-действия предназначены для выполнения требуемых действий над данными таблиц. Они позволяют добавлять, изменять или удалять данные. В Access существует 4 вида запросов-действий:

- запрос на удаление;

- запрос на замену (обновление);

- запрос на создание новой таблицы;

- запрос на добавление новых записей в таблицу.

При составлении запроса используется таблица описания запроса, имеющая 4 основные строки. Количество столбцов таблицы определяется количеством полей, которые в нем будут использоваться.

1-ая строка таблицы называется Поле. В ней содержатся имена полей. Поле может быть вычисляемым. Тогда в соответствующей ячейке содержится выражение для вычисления значения этого поля.

2-ая строка таблицы называется Сортировка. Она определяет способ сортировки по соответствующему полю (по возрастанию, по убыванию или без сортировки).

3-ья строка таблицы управляет Выводом на экран значения соответствующего поля

4-ая строка таблицы называется Условием отбора. Содержит критерии, по которым производится отбор записей в динамический набор данных.

При записи в таблицу условий в одну ячейку таблицы можно поместить до 1024 символов. Одно и то же поле может записываться в строку таблицы описания запроса несколько раз.

При записи в запросе условия можно объединять критерии при помощи операций логического сложения (^ OR) или логического умножения (AND).


Использование вычисляемых полей в запросах

Допускается создание вычисляемых полей в запросе с помощью ввода выражения в строку с именами полей. Для создания вычисляемого поля необходимо в режиме конструктора запроса ввести выражение в пустую ячейку строки "Поле". После нажатия клавиши Enter или перевода курсора в другую ячейку бу­дет выведено имя поля ВыражениеN, где N - целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Это имя выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием. В режиме таб­лицы данное имя становится заголовком столбца.

Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле. Для этого нужно заменить слово ВыражениеN на другое, которое и будет заголовком столбца.

Например, для создания поля ^ Сумма следует ввести в ячейку в строке Поле выражение: Сумма: [Цена]*[Количество]

При выполнении запроса в поле Сумма будет занесено новое значение, найденное путем перемножения содержимого полей Цена и Количество.

Вычисляемые поля позволяют:

- рассчитывать числовые значения и даты;

- комбинировать значения в текстовых полях;

- создавать подчиненные запросы;

- рассчитывать значения итоговых полей с помощью групповых функций.

Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений, как и для любых других полей. Для расчета итоговых значений следует выбрать в ячейке строки Групповая операция элемент Выра­жение.

Ввод данных в вычисляемые поля или их изменение в режимах таблицы или формы невозможен. При изменении значений полей, используемых в выражении, значение вычисляемого поля обновляется автоматически.

При делении денежного значения на любое число возвращается числовое значение со значением свойства ^ Размер поля - С плавающей точкой (8 байт). Для того чтобы возвращалось значение типа Денежный, следует указать этот тип в свойстве запроса Формат поля.

В Microsoft Access определена специальная функция Count, обеспечивающая подсчет числа записей в запросе. Для этого следует ввести ^ Count() в ячейку в строке полей.

Окно Область ввода, выводящееся нажатием клавиш Shift+F2, позволяет просматривать выражения целиком (без прокрутки).


^ Элементы выражений

Элементами выражения могут быть операторы, идентификаторы, функции, литералы и константы.

Оператор =, <, &, And, Or, Like Определяет операцию, выполняемую над одним или несколькими элементами.

Идентификатор Формы![Заказы]![Заказ] или Отчеты![Счет].ВыводНаЭкран Задает ссылку на значение поля элемента управления или свойства.

Функции Например, Date, Sum, Dlookup, Dmax и др. Возвращают значения, найденные в результате расчета или другой операции. Access Basic предоставляет пользователю возможность создавать собственные функции.

Литерал 100, #1-янв-94#, "New York" Представляет значение, например, число, строку или дату, которое используется в Microsoft Access, именно в том виде, как оно записано. Даты заключаются в символы номера (#), а строки в прямые кавычки (").

Константа True, False, Да, Нет, Null Представляет значение, остающееся неизменным.


Замечание. Если в выражении имеется идентификатор, не являющийся именем какого-либо поля исходных таблиц или запросов, а также именем стандартной функции Access, то при выполнении запроса это приведет к появлению диалогового окна для ввода некоторого значения (параметра), подставляемого в выражение вместо этого идентификатора.


Задание 1. Создать простой запрос для выборки сведений из базы данных, включающий следующие поля:

наименование факультета

N группы

наименование специальности

N зачетной книжки

ФИО


Технология

Щелкните в окне База данных по объекту Запросы.

В окне Запросы щелкните по кнопке Создать.

В окне Новый запрос выберите Конструктор и нажмите кнопку Ok.

В окне Добавить таблицу добавьте все четыре таблицы и закройте окно.

Отрегулируйте размеры и расположение окон с таблицами на схеме данных.

Перетащите соответствующие названия полей из окон таблиц в бланк запроса, расположенный под схемой данных, соблюдая заданный их порядок. Используйте для каждого поля, которое должно содержаться в выборке, один столбец бланка.


Примечание. Вместо перетаскивания названия поля можно использовать двойной щелчок левой клавишей мыши по соответствующей строке в окне таблицы на схеме данных. То же самое можно получить, если использовать кнопку, разворачивающую список полей таблиц. Эта кнопка появляется при щелчке по ячейке в первой строке бланка.


Просмотрите выборку, выполнив команду ВИД/Режим таблицы или щелкнув по кнопке инструментальной панели Вид.

Вернитесь в режим конструктора запросов в случае, если выборка содержит ошибки, и откорректируйте запрос.

Закройте запрос. Появится диалоговое окно, в котором необходимо подтвердить необходимость его сохранения. Присвойте запросу имя Выборка 1.


Задание 2. Создайте простой запрос для выборки сведений из базы данных, включающий те же поля, что и предыдущий запрос, но содержащий сведения только о студентах, обучающихся на коммерческой основе. Такой запрос называется запросом по условию.


Технология

В окне База данных скопируйте запрос Выборка 1 путем перетаскивания значка запроса при нажатой клавиши Ctrl.

Переименуйте запрос, дав ему имя Выборка по коммерческим. Для этого щелкните по имени запроса правой клавишей мыши и выберите в контекстном меню пункт Переименовать.

Откройте запрос в режиме конструктора. Добавьте в запрос поле Коммерческий.

Введите в строку Условие отбора поля Коммерческий значение Да.

Отмените вывод на экран при выполнении запроса значения поля Коммерческий. Для этого выключите флажок вывода на экран для этого поля.

Просмотрите выборку, щелкнув по кнопке Запуск на инструментальной панели.

Закройте запрос с сохранением макета запроса.


Задание 3. Создайте запрос на выборку, с помощью которого найдите фамилию и номер зачетной книжки самого молодого студента в одной из групп.

При конструировании запроса используйте стандартную функцию Access:

^ DMax("[Дата рождения]";"Студент";”Критер