Реферат: Тайм менеджмент «белого воротничка»

Тайм менеджмент «белого воротничка»

«Белый воротничок», это Я.

Понедельник начинается в пятницу. В замечательную пятницу, когда все буржуины идут во Фрайдис, я начинаю думать о том, как написать пятничный отчет в пятницу, а не в воскресенье. Еще думаю о том, что незавершенные задачи надо завершить до выходных, потому что если оставить их незавершенными на выходные, то это означает лишить себя полноценного отдыха. Ночью, вместо красивых женщин, будут сниться проекты и планы-графики. Хорошо еще если приснится «таблица Менделеева», а то ведь чаще мерещится такой эзотерический вариант действий, что утром думаешь о том, что еще немного и ты сойдешь с ума. Так и останешься в запредельном мире, тело проснется, а голова начнет жить в своей реальности.

Еще одна особенность, на работе отчет пишется за один час, а дома в воскресенье на это уходи как минимум два часа, час на то чтобы вспомнить, кто ты, я имею ввиду свою должность и название компании. Еще полчаса тратится на вспоминание свершенных подвигов за неделю. А вот оставшиеся полчаса все это описывается в ворде под монотонное ворчание:

«Какого хрена я должен по выходным писать эти идиотские отчеты… Почему начальство не понимает, что я человек и в выходные должен отдыхать… Почему в пятницу я не написал отчет, а решал авральную задачу, без которой бы остановились все бизнес процессы по всей стране. И вообще, пойду работать вахтером, там ни за что отвечать не надо».

Самое страшное в работе управленца, это хронический цейтнот.

Сегодня понедельник, я ненавижу работу, голова болит от перемены погоды, а новые задачи плодятся в моем органайзере быстрее, чем я успеваю их туда записать. Мысль «стану вахтером и катись оно всё…» становится более актуальной.

Один из моих бывших начальников – ДирПоПерсу (директоров по персоналу), однажды поделился сокровенной тайной о том, что надо делать в это момент. Сообщаю, надо не хрена не делать, а идти гулять, пить кофе или «ковырять в носу с умным видом». Я внял совету и сел писать этот рассказ.

Да, сегодня понедельник, голова раскалывается от недосыпания. Я вспоминаю лозунг французов: «Работаем, чтобы жить, а не живем ради работы» и пишу рассказ. Кстати, одна из задач, которую мне успели поставить этим утром, это уволить трех сотрудников в подразделении, в котором их руководитель не может это сделать самостоятельно. Забыл сказать, что я работаю заместителем ДирПоПерсу.

Так что делать то с тайм менеджментом?

Давайте начнем решение задачи в формате записок ученика третьего класса, так как учат в школе.

Задание:

Успевать всё делать в рабочее время, да так, чтобы оставалось несколько минут для личных занятий.

^ Исходные данные:

- Я крутой специалист и конечно моя производительность труда является кандидатом на внесение в книгу рекордов Гиннеса.

- Начальник ни хрена не понимает в трудоемкости задач. На абсолютно все задачи он дает в три раза меньше времени, чем на них требуется.

- У меня есть точное понимание, что надо сделать по плану работ сейчас и в ближайший месяц. Я точно знаю, какие задачи нужны, а что является пустой тратой времени.

^ Решение задачи:

Составим неравенство, описывающее текущее состояние, то в котором не хватает времени.

ФРВ (фонд рабочего времени) < ТРВ (требуется рабочего времени)

То есть, количество рабочих часов меньше, чем требуется для выполнения всех заданий. Количество рабочих часов определяется трудовым кодексом, и составляем восемь в день. Этот параметр желательно не увеличивать, а наоборот, сокращать по максимуму. Тогда давайте смотреть на вторую часть неравенства, на время, которое требуется.

Время, требуемое для выполнения работы равно:

Кл (количество задач) * Тр (трудоемкость задач)

Количество задач определяется руководством, их нам ставят сверху и начальству виднее, а вот трудоемкость зависит от нас с вами. Трудоемкость можно снизить. Она же равна:

УКч (уровень требуемого качества) * Пр (производительность труда, или по-другому - наш профессионализм)

Ух, смог оцифровать, значит, я действительно гений.

Круг замкнулся, теперь всё стало ясным и понятно, что делать. Поясняю:

Наша производительность труда выше быть не может, так как мы профессионалы в своем деле, об этом я уже говорил - смотри исходные данные. Будем работать с компонентами: Кл (количество задач) и УКч (уровень достигаемого качества).

^ 1) Кл (количество задач). Если количество задач больше критической массы, то вы плохой переговорщик и презентатор. Не ясно? Расшифровываю - вам необходимо уметь четко объяснять вашему руководителю, чем вы сейчас заняты и какие результаты вы получите, если он не поставит перед вами еще одну, менее приоритетную задачу. А переговорщик вы плохой, так как только в переговорном процессе вы можете аргументировано отказаться от навязывания вам дополнительных целей, то есть: «мягко отшить» шефа.

Кто-то из вас возразит, что есть и другая причина – вы плохо делегируете. Согласны? Надеюсь, вы сказали «НЕТ», так как это однозначно правильный ответ. Конечно, никакое делегирование не решит проблему. Начните хорошо делегировать и через некоторое время вы заметите, что теперь не только вы в цейтноте, но и ваши подчиненные также окажутся в цейтноте. Дело не в производительности, а в том, что вас всегда будут грузить больше, чем вы (ваш коллектив) можете выполнить. Так что учитесь ставить барьеры и заслоны. Самое важное это не объем выполняемых задач, а имидж специалиста, который выполняет в три раза больше, чем на это способны люди. Производительность ничто - имидж всё.

^ 2) Теперь про УКч (уровень качества получаемых результатов). Здесь вообще можно ничего не писать, а еще раз прочитать предыдущие абзацы. Там ясно сказано, неважно, что и сколько вы делаете, а важно то, как воспринимается ваш результат. Так что ПиАрТесь! Качество можно снижать без ущерба для результативности. Следуйте принципу: «И так сойдет». Если то, что вы сделали, принято руководителем, то зачем делать лучше?

Ответ:

Развивайте презентейшен и негошиэйшен скилс. Перевожу для «татар непонятливых». Умейте создавать нужный вам имидж в глазах начальства.

Ох, вспомнил, еще бывает, что начальник забегает каждые пять минут и кроме постановки целей ведет тотальный контроль занятости. Почему он такой задерганный, он же сам не выполняет поставленных задач?

Еще бы не быть таковым. У него ведь проблемы именно с делегированием. Он же пиарит себя, как специалиста, который может выполнить всё. Не начальник, а терминатор, не ест, не спит и всё успевает.

Все выходные собственник компании болеет за дело, думает, как загрузить такого профессионального ДирПоПерсу. И в понедельник дает новые указания. А у ДирПоПерсу с «отшиванием» собственника все плохо, зато очень хорошо с тревожностью и навыком успешного делегирования. Вот он и делегирует, делегирует, делегирует... Он же сам не может сделать всё, что необходимо. Он же и сам в цейтноте.

Хорошо, когда вы понимаете, что сами виноваты в количестве невыполненных заданий, а не перекладываете вину на подчиненных, которые обладают недопустимо низкой производительностью труда или, что ещё хуже, не своего босса.


Вот и все. Успехов в личной жизни в рабочее время.

P.S. Рассказ написал. Легче не стало, количество задач не уменьшилось. Пойду пить чай…

«Тайм менеджмент белого воротничка» Стр.