Реферат: Самоучитель по работе с

Самоучитель по работе с WORD


Текстовый процессор WORD является многофункциональной программой обработки текстов. Тексты и иллюстрации многих форматов могут быть импортированы в WORD непосредственно из других программ и встроены в текст документа. В результате такой процедуры они становятся частью текстового файла, продолжая при этом существовать отдельно в виде независимых файлов в формате породившей их программы. Таким образом, графики, таблицы, графические рисунки и др. объекты могут вызывать для обработки родительские программы их подготовившие. Описанные возможности реализуются благодаря механизму объектного связывания и встраивания - OLE ( Object Linking and Embeding), который поддерживается редактором.

К основным функциональным достоинствам редактора WORD можно отнести следующие: возможность автоматизированного создания документов с использованием шаблонов ; работа с таблицами, включающая возможность математических расчетов по таблице; редактирование сложных математических выражений с использованием Редактора формул; проверка орфографии; широкие возможности по использованию шрифтов; встроенный редактор графических примитивов и др.

Запуск Word в Windows

Для запуска Word в Windows выполните следующие действия.

1. Щелкните на кнопке Пуск

2. В появившемся меню выберите пункт Программы.

3. В следующем меню щелкните на Microsoft Word.




^ Изучение окна Word
Открыв Word, вы увидите окно пустого документа, в которое можно вводить текст.

В самом верху - синий заголовок окна, содержащий название текстового редактора, программы, с которой Вы работаете - Microsoft Word и, через дефис, имя текущего (открытого) документа. Справа в этом заголовке есть 3 кнопки - . Они означают (слева направо):

^ Свернуть окно (окно MS Word свернется в кнопку на панели задач (в самом низу на мониторе)). Чтобы восстановить окно, необходимо просто нажать мышью на эту кнопку на панели задач.

^ Развернуть во весь экран если окно MS Word не развернуто во весь экран.

Восстановить окно если окно MS Word развернуто во весь экран.

Закрыть - закрывается окно текстового редактора, или закрывается программа , или Вы "выходите" из программы (все три выражения означают одно и то же).

Ниже Вы видите строку меню текстового редактора MS Word.

Она состоит из нескольких меню.

Первое - меню ^ Файл, предназначено для работы с документом (файлом).

Далее - меню Правка, для редактирования текста документа.

Меню Вид позволяет изменять вид окна документа, как понятно из названия.

Меню ^ Вставка - для вставки различных объектов в текст.

Меню Формат позволяет форматировать, что в данном случае означает оформлять, документ.

Меню Сервис предоставляет различные дополнительные средства для удобной работы в MS Word. Меню Таблица предназначено для работы с таблицами в MS Word (создание, редактирование, удаление и т.д.).

Меню Окно предоставляет возможность работать с окнами документов (в MS Word можно работать с нескольким документами одновременно - они будут открываться в разных окнах).

Далее следует меню ^ Справка, обозначенное знаком "?". Оно предназначено для получения различной справочной информации (о программе и о работе с ней).

Чтобы выбрать пункт меню, нужно подвести указатель мыши к меню, нажать левую кнопку мыши в открывшемся меню выбрать нужный пункт и щелкнуть мышью по нему. Если пункт меню серого цвета, значит его действие сейчас не выполнится, он недоступен. Если рядом с пунктом меню стоит многоточие, значит для его выполнения необходимо указать какие-либо параметры. Для этого откроется так называемое диалоговое окно. Если же рядом с названием пункта меню стоит маленький черный треугольник (обозначающий стрелочку вправо), это означает, что у этого пункта есть подменю, которое всплывает справа или слева, как только Вы подводите мышь к этому пункту. И Вы можете выбрать нужное действие в нем, как в любом другом меню.

Ниже строки меню расположены панели инструментов.



Ниже строки меню расположены панели инструментов (рис.9). На них представлены кнопки, обычно дублирующие некоторые действия меню. Например, первая кнопка, на которой изображен белый листок с загнутым уголком, называется ||Создать|| . Она дублирует пункт меню ^ Файл - Создать, предназначенный для создания нового документа (файла). Название кнопки можно узнать из так называемой подсказки, которая "всплывет" рядом с кнопкой, когда Вы подведете к ней указатель мыши и задержите его там ненадолго (не двигая мышь). Второй расположена кнопка ||Открыть|| для открытия существующего документа. Далее следует кнопка ||Сохранить|| , предназначенная для сохранения текущего документа (того, с которым Вы сейчас работаете). Названия остальных кнопок можно узнать из их подсказок.

Далее в окне расположены так назыааемые линейки - вертикальная (слева) и горизонтальная (вверху).





Справа же и внизу расположены полосы прокрутки вертикальная и горизонтальная, соответственно.



Они предназначены для просмотра содержимого документа, если оно не помещается полностью на экране (или в окне MS Word). Чтобы "прокрутить" документ вверх, нажимайте (мышью) на кнопку с маленьким черным треугольничком (в виде стрелочки, направленной вверх) в верхней части вертикальной полосы прокрутки. А для того, чтобы "прокрутить" документ вниз, нажимайте на кнопку с маленьким черным треугольничком (в виде стрелочки, направленной вниз) в нижней части вертикальной полосы прокрутки. Аналогично можно "прокручивать" документ вправо и влево - при помощи горизонтальной полосы прокрутки. Кроме того, можно тащить мышью бегунок полосы прокрутки (серая прямоугольная или квадратная кнопка на полосе прокрутки) - вверх и вниз или вправо и влево, и таким образом просматривать документ.

Под вертикальной полосой прокрутки находится ещё одна панель инструментов, которая называется Рисование и предназначена для создания несложных рисунков.



Ещё ниже расположена строка состояния. Она отображает различную полезную информацию. Например, надпись в строке состояния "Стр.1 Разд.1  1/1" означает, что сейчас курсор находится на странице 1, в разделе 1 и что Вы просматриваете страницу 1 из 1 (1/1). Т.е., если в документе будет 5 страниц, а текущей будет 3-я, то в строке состояния будет написано "3/5".



И в центре окна текстового редактора MS Word распологается сам документ (вернее, его окно, что мы обсуждали выше). Он выглядит как белый лист бумаги. Мигающая вертикальная черточка - курсор. Он обозначает место, где будет напечатан следующий символ. Теперь можете просто нажимать нужные клавиши на клавиатуре, чтобы набирать текст документа. Когда текст "подходит" к краю страницы, спокойно продолжайте печатать - MS Word сам перенесет его на новую строку. Если же надо начать новый абзац, или вставить пустую строку, нажмите клавишу на клавиатуре. Чтобы сменить раскладку клавиатуры (с английских букв на русские и наоборот) щелкните мышью на индикатор клавиатуры в системном лотке (в правом нижнем углу экрана) и выберите нужную раскладку.


^ Создание нового документа
Если Word уже запущен, можно создать новый документ, щелкнув на кнопке Создать панели инструментов.

Сохранение документа.

Для того, чтобы к созданному документу можно было обратиться позднее, его нужно сохранить на диске (или на дискете). Для этого на панели инструментов есть кнопка ||Сохранить||.

Вы можете не нажимать кнопку, а выбрать в меню ^ Файл пункт Сохранить. Если Вы делаете это в первый раз (т.е. этот документ Вы ещё не сохраняли), откроется диалоговое окно "Сохранение документа"



Наверху, под заголовком окна находится панель инструментов этого диалогового окнаю. Слева на ней находится раскрывающийся список "Папка". Он позволяет выбрать диск, папку, в которой будет сохранен Ваш документ .



Внизу, под окном просмотра содержимого текущей папки, находится поле ввода "Имя файла". Щелкните мышью по нему и введите имя, под которым хотите сохранить Ваш документ. Под ним находится выпадающий список "Тип файла". Там Вы можете выбрать формат (тип), в котором сохранится Ваш документ. Чтобы Ваш документ был доступен пользователям, у которых старые версии MS Word, выберите в списке пункт "Word 6.0/95 (*.doc)" или "Word 97-2000 и 6.0/95 (RTF)".

Для сохранения документа, после выбора папки, в которой он сохранится, после введения названия документа и выбора его типа, нажмите кнопку ||Сохранить||.

Если нужно сохранить документ под другим именем, то выбирайте в меню ^ Файл пункт Сохранить как.... Откроется то же диалоговое окно "Сохранение документа".

Открытие существующего документа.

Для открытия документов существует кнопка ||Открыть|| на панели инструментов ), или пункт ^ Открыть в меню Файл.

После выбора этого пункта открывается диалоговое окно "Открытие документа". Оно очень похоже на окно "Сохранение документа".



Вам нужно мышью выбрать нужный файл и нажать кнопку ||Открыть||, или просто выполнить двойной щелчок мышью по открываемому файлу. Или, если у Вас плохо работает мышь, нажмите на файл один раз (выберите его), а затем нажмите клавишу . Диалоговое окно закроется, а выбранный документ откроется.
^ Ввод текста и перемещение по документу
Word выводит мерцающую вертикальную линию в рабочей области своего окна Это курсор, или точка ввода, показывающая то место в документе, куда будет введен текст и где можно вносить редакторскую правку. Для ввода текста используйте клавиатуру Не нужно нажимать клавишу в конце строки — Word автоматически перейдет на новую строку, когда вы достигнете правого поля. Нажимайте только тогда, когда хотите начать новый абзац

Если вы сделали ошибку, есть возможность исправить ее

• Нажмите клавишу < Backspace >, чтобы удалить символы слева от курсора

• Нажмите клавишу < Delete >, чтобы удалить символы справа от курсора

Вы можете передвигать курсор, используя клавиши управления курсором - это 4 клавиши со стрелками вверх, вниз, влево и вправо, расположенные справа от алфавитной группы клавиш, чтобы добавлять и редактировать текст в любой части документа. Кроме того, можно ткнуть мышью в нужное место в тексте - и курсор вставится туда.

Если где-то не хватает букв (или любых других символов), просто поставьте туда курсор и введите недостающие буквы (символы). Они вставятся перед курсором.

Если нужно удалить не 1-2 символа, а фрагмент текста, проще выделить этот фрагмент и удалить его целиком - нажав клавишу один раз. Для того, чтобы выделить фрагмент текста, нужно подвести мышь к его началу, нажать и, не отпуская кнопку мыши, вести ее до конца нужного фрагмента. А там отпустить мышь. В результате выделенный фрагмент текста закрасится. Теперь, если он Вам не нужен, можете нажать клавишу , а если Вы хотите заменить его другим текстом, то просто начинайте этот новый текст вводить - выделенный фрагмент автоматически удалится. Выделить текст можно и другим способом, не используя мышь. Для этого установите курсор перед выделяемым фрагментом (или после него), нажмите клавишу и, не отпуская её, нажимайте клавиши управления курсором до тех пор, пока не выделите нужный фрагмент. После этого отпустите клавишу .

А чтобы снять выделение, просто щелкните мышью в другом месте текста или нажмите любую из клавиш упраления курсором, чтобы переместить его в другое место, неважно - вверх, вниз, влево или вправо.

^ Отмена выполненных действий.

Текстовый редактор MS Word, так же, как и многие другие программы и редакторы, позволяет отменить многие выполненные действия. Но помните, что нельзя отменить такие действия, как сохранение, открытие и создание документа!

Д
ля отмены действий служит кнопка на панели инструментов ||Отменить|| По щелчку мышью на эту кнопку отменяется последнее действие.

С
права от кнопки ||Отменить|| есть похожая кнопка ||Вернуть||

Она позволяет восстановить изменения, отмененные кнопкой ||Отменить||.

^ Форматирование текста

Чтобы изменить шрифт и расположения фрагмента напечатанного текста, надо вначале выделить его (очертить его курсором мыши, удерживая левую кнопку мыши нажатой), а затем воспользоваться пунктами меню «Формат - Шрифт» и «Формат - Абзац».

1. пункт меню «Формат - Шрифт» позволяет выбрать:

¨ разновидность шрифта - Times New, Arial, Courier и другие (сотни разновидностей);

¨ начертание шрифта - обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив;

¨ размер шрифта - размер 8, размер 9, размер 10, размер 11, размер 12 и так далее



Чтобы подтвердить выбранное оформление текста нажать на кнопку OK.

2. пункт меню «Формат - Абзац» позволяет выбрать:

¨ выравнивание

по левому краю (как правило, обычный текст),

по центру (например, заголовки),

по правому краю (например, авторство);

отступ красной строки абзаца в сантиметрах;

отступ остального текста абзаца в сантиметрах.

Как установить поля страницы

На каждой странице есть четыре поля: левое, правое, верхнее и нижнее.

Установить поля страницы можно с помощью диалогового окна Параметры страницы.

1. Выберите команду файл ->Параметры страницы для открытия диалогового окна Параметры страницы.

2. Щелкните на корешке вкладки Поля для доступа к параметрам установки полей, как показано на рисунке



3. В текстовых полях Верхнее, Нижнее, Левое, Правое введите желаемые размеры полей или, щелкая на двойных стрелках, установите нужное значение. В области Образец вы увидите, как будет выглядеть страница с такими полями.

копирование и вырезание текста

Для того чтобы переместить или скопировать текст, сначала выделите его

1. Чтобы скопировать текст, выберите команду

Правка -> Копировать или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов, или нажмите '.

Чтобы переместить текст, выберите команду Правка -> Вырезать, щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов или нажмите .

2. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите переместить или скопировать текст

3. Выберите команду Правка -> Вставить, щелкните на кнопке Вставить стандартной панели инструментов или нажмите .

Для перемещения и копирования текста можно использовать мышь Этот метод удобнее для текстовых блоков небольших объемов, причем тогда, когда старое и новое местоположения текста видны на экране. Это делается так.

1. Выделите текст

2. Установите указатель мыши на этот текст Форма указателя поменяется с I-образного на стрелку.

3. Для копирования текста нажмите и удерживайте клавишу . Для перемещения текста этого делать не нужно

4. Перетащите указатель в новое местоположение, после этого тексто вый курсор покажет новое положение текста.

5. Отпустите кнопку мыши и. если вы копировали, клавишу


Работа с таблицами

Таблица позволяет вам упорядочить данные в виде строк и столбцов. Каждый элемент таблицы, который называется ячейкой.

^ Как вставить таблицу

Чтобы вставить новую пустую таблицу в любое место своего документа, выполните следующее.

1. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите вставить таблицу.

2. Выберите команду ^ Таблица -> Добавить таблицу. Появится диалоговое окно Вставка таблицы



3. В текстовых полях Число столбцов и число строк, щелкая на двойных стрелках или набирая на клавиатуре, введите количество строк и столбцов будущей таблицы. (В последствии вы сможете изменить эти данные.)

4. В текстовом поле Ширина столбца выберите нужную ширину столбца. Выберите Авто, чтобы построить таблицу, шириной от левого до правого поля страницы, со столбцами равной ширины.

5. Щелкните на кнопке ОК. В документе появится пустая таблица, в первой ячейке которой будет находиться курсор.

^ Работа в таблице

Когда курсор находится в ячейке таблицы, можно вводить и редактировать текст так же, как и в обычном документе. Текст, введенный в ячейку, автоматически разбивается на строки, когда его длина превышает ширину столбца. Можно переместить курсор в любую ячейку таблицы, щелкнув на ней мышью.

^ Чтобы удалить содержимое ячейки, выделите ее и нажмите клавишу . Для удаления всей строки или столбца таблицы сделайте следующее.

1. Установите курсор в любую ячейку строки или столбца, который собираетесь удалить.

2. Выберите команду Таблица -> Удалить ячейки. Появится диалоговое окно Удаление ячеек

3. Выберите Удалить всю строку или Удалить весь столбец.

4. Щелкните на кнопке ОК. Строка или столбец будут удалены.

Для вставки строки или столбца в таблицу выполните следующее.

1. Установите курсор в ячейку, слева от которой вы хотите вставить новый столбец или выше которой — новую строку.

2. Выберите команду Таблица -> Добавить столбцы, чтобы вставить новый пустой столбец слева от выделенного. Выберите команду Таблица -> Добавить строки, чтобы вставить новую чистую строку выше выделенной.

Чтобы быстро изменить ширину столбца с помощью мыши, выполните следующее.

1. Установите указатель мыши на правую границу столбца, ширину которого вы хотите изменить. Указатель превратится в четырехнаправленную стрелку.

2. Перетащите край столбца для изменения его ширины.

Если вы желаете из таблицы, имеющей такой вид:





























































Получить следующую таблицу














































Выполните такие действия:

Выделите те ячейки, которые требуется преобразовать в одну

Щелкните правой кнопкой мышки и выберите строку Объединить ячейки.