Реферат: Что такое информационная технология?

Что такое информационная технология?
Информационная технология — это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации.

Информация как объект воздействия представляет собой данные, записанные на том или ином носителе.

Форма представления (восприятия) данных определяет основной способ их конечного использования и предполагает один из следующих вариантов:

текстовая информация;

аудиоинформация;

видеоинформация.

Содержательная интерпретация конкретизирует восприятие данных той или иной формы представления в рамках определенного вида деятельности.

Так, текст документа на английском языке понятен и может быть использован специалистом, знающим английский язык, но не имеет практического смысла для человека, не владеющего указанным языком. Одна и та же математическая формула описывает различные сущности в зависимости от интерпретации операндов, ее составляющих. Одни и те же звуковые сигналы, подаваемые с помощью горна в различных армиях мира, воспринимаются по-разному.

Носитель информации — это материальное воплощение данных той или иной формы представления.

В принципе в качестве носителя информации может выступать любой материальный объект, определенные состояния или свойства которого могут рассматриваться как представление данных.

Наиболее распространенные виды информационных процессов — сбор, передача, обработка, систематизация, хранение, представление информации.
^ Как возникли и развивались информационные технологии?
Обмен информацией возник несколько миллионов лет назад вместе с первыми приемами общения (нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями). С появлением устной речи (около 100 тысяч лет назад) появилась и возможность накопления информации, пока что индивидуального, в памяти человека.

Следующий этап — возникновение письменности (5—6 тысячелетий назад), давшей человечеству коллективную (общественную) память. Появление письменности позволило реализовать полный набор процессов циркуляции и переработки информации: ее сбор, передачу, переработку, хранение и доведение до пользователя. Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях.

В качестве материального носителя информации использовались выделанные шкуры животных, изготовленные из тростника папирусные свитки, берестяная кора, глиняные и деревянные дощечки, ткани и, наконец, наиболее распространенный носитель — бумага.

Информационная символика претерпела ряд существенных изменений: пиктографическое письмо, идеографическое письмо, рисуночн ое ие роглифическое письмо (сохранившееся до сих пор в некоторых странах Азии), клинопись, линейное слоговое письмо и, наконец, алфавитное письмо.

Совершенствовались также системы представления числовой информации (позиционная система счисления в Вавилоне, римская система счисления, арабские цифры), обозначения веществ, химических операций и приборов, математическая символика.

Подводя итог рассмотрению эволюции системы представления информации, можно отметить общую тенденцию создания наиболее рациональных форм информационной символики.

Революционными в процессе развития информационных технологий стало изобретение (середина XV в.) в Германии книгопечатания, и появление парового двигателя (конец XVIII в.) — основы машинного производства. По существу это стало началом нового научно-технического этапа в естествознании. Главным качественным содержанием информационных технологий стало рождение систем научно-технической терминологии в основных отраслях знаний, а количественным — выпуск многотиражных книг, журналов, газет, географических карт, технических чертежей, а также первых энциклопедий — своего рода стационарных информационно-поисковых систем на алфавитной основе.

Новый этап в развитии информационных технологий связан с бурным развитием научно-технической революции: возникновением фотографии (1839 г.), изобретением электрического телеграфа (1832 г.), телефона (1876 г.), радио (1895 г.), кинематографа (1895 г.), беспроводной передачи изображения на расстояние (1907 г.) и промышленного телевидения (с конца 20-х гг.). Наступил период создания общемировой системы сосредоточения, хранения и быстрой передачи информации в наиболее удобной для пользователей форме. Это превратило информацию в движущую силу технического, социального и экономического прогресса, определило ее ведущую роль на этапе современной технологической революции. Превращение информационных технологий в интеллектуальную индустрию сопровождалось появлением (в середине 60-х гг. XX в.), а затем и широким использованием электронных средств вычислительной техники. Современный этап развития информационных технологий характеризуется повсеместным распространением компьютерной техники.
^ Что такое электронный офис?
Управленческая деятельность характеризуется следующим:

управленческая деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала (времени существования системы управления);

управленческая деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, как правило, определяемых местом размещения управляющей системы;

управленческая деятельность реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности;

содержание управленческой деятельности определяется задачами, решение которых приводит к целенаправленному протеканию управляемого процесса.

Проблемы организации управленческой деятельности во многом сводятся к проблемам выработки и реализации управленческих решений.

Но, имея в виду сложность самой управляющей системы, ее относительно самостоятельное существование, наличие внутренних, порой противоречивых особенностей реализации различных функций, следует указать и на необходимость управления самой управленческой деятельностью, которое является особой ее разновидностью.

Как уже отмечалось, управленческая деятельность пространственно локализована в рамках физического размещения управляющей системы. Указанное физическое размещение в различное время и в различных местах реализовывалось по-разному: приказы в Древней Руси, коллегии в Петровской России, министерства и ведомства в современном обществе, заводоуправления на промышленных предприятиях, деканаты на факультетах высших учебных заведений и т. п. Для обозначения указанных объектов в настоящее время существует обобщенное название — офис.

Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

В условиях широкого использования возможностей глобальной информационной системы (сети) Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т. п.).
^ Какие виды информационных технологий используются для обеспечения управленческой деятельности?
Классификация информационных технологий может стать методологической основой их выбора и использования при решении задач управленческой деятельности.

Возможна следующая классификация информационных технологий:

По функциям обеспечения управленческой деятельности: технологии подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технологии подготовки иллюстраций и презентаций на основе графических процессоров; технологии подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров; технологии разработки программ на основе алгоритмических, объектно-ориентированных и логических языков программирования; технологии систем управления базами данных (СУБД); технологии поддержки управленческих решений на основе систем искусственного интеллекта; гипертекстовые технологии и технологии мультимедиа.

По типу пользовательского интерфейса: командный; WIMP-интерфейс (по сути графический интерфейс пользователя); SILK-интерфейс (интерфейс поисковых систем).

По степени пространственного взаимодействия, отражающего ту или иную форму и степень использования вычислительных сетей.

По способу реализации в информационных системах: традиционные и новые.

По способу построения сети: локальные; многоуровневые; распределенные.

По обслуживаемым предметным областям: бухгалтерский учет; банковская деятельность; налоговая деятельность; страховая деятельность и другие.

Что составляет техническую основу современных информационных технологий?

В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.

Средства компьютерной техники составляют базис всего комплекса технических средств информационных технологий и предназначены прежде всего для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в управленческой деятельности.

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности — передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают использование разнообразных методов и технологий, в т. ч. с применением компьютерной техники.

Средства организационной техники предназначены, для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях.
^ Какие программные средства обеспечивают функционирование современных информационных технологий?
Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

^ Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых.

В их составе выделяют:

тестовые и диагностические программы;

антивирусные программы;

операционные системы;

командно-файловые процессоры (оболочки).

^ Прикладные программные средства классифицируются следующим образом:

системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;

системы подготовки презентаций;

системы обработки финансово-экономической информации;

системы управления базами данных;

личные информационные системы;

системы управления проектами;

экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления;

прочие системы.
^ В чем заключается организационно- методическое обеспечение современных информационных технологий?
Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя:

нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;

инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.
^ Каковы перспективы развития информационных технологий обеспечения управленческой деятельности?
Современное состояние информационных технологий можно охарактеризовать следующим образом:

Наличие множества промышленно функционирующих баз данных большого объема, содержащих информацию практически обо всех областях жизни общества.

Создание технологий, обеспечивающих интерактивный доступ массового пользователя к информационным ресурсам. Технической основой указанной тенденции явились государственные и частные системы связи и передачи данных общего назначения, а также специализированные, объединенные в национальные, региональные и глобальные, информационно-вычислительные сети.

Расширение функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих одновременную обработку баз данных с разнообразной структурой, мультиобъектных документов, гиперсред, в том числе реализующих технологии создания и ведения гипертекстовых баз данных. Создание локальных, многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения на основе мощных персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей.

Включение в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем, систем машинного перевода, автоиндексирования и других технологических средств.

Современно устроенная организация использует наличие развитых информационных технологий для :

осуществления распределенных персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения;

создания развитых систем коммуникаций, когда рабочие места соединены для пересылки сообщений;

присоединения к гибким глобальным коммуникациям, когда предприятие включается в мировой информационный поток;

создания и развития систем электронной торговли;

устранения промежуточных звеньев в системе интеграции организация — внешняя среда.

^ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Что такое документационное обеспечение управленческой деятельности?

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину документационное обеспечение управления, который вошел в научный оборот более 10 лет назад.

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем докумен-тационного обеспечения управления (ДОУ).

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин делопроизводство возник в России во 2-й половине XVIII в . Он образован от сочетания слов производство дела. Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин дело обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, — деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина дело как собрания документов — более позднего происхождения.

Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.

При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть:

простые орудия (ручки, карандаши и др.);

механические и электромеханические средства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

компьютерная техника.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В течение многих веков наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней сейчас широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Как уже говорилось, документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа.

Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ является элементом системы документации более высокого уровня. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках государства, так и отдельной организации.

Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

договорная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и др.;

документация по основной деятельности учреждения, организации или предприятия, например, на производственном предприятии — это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении — медицинская документация (медицинские карты, страховые документы и др.), в вузе — документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.).

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота является важным критерием при решении вопросов выбора формы делопроизводства, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава, организации информационно-поисковой системы по документам и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами — учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с учетом документов их регистрация позволяет осуществлять контроль за "исполнением документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Система хранения документов — это совокупность способов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия номенклатура дел и дело. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку.
^ Каковы основные требования к оформлению управленческих документов?
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множества документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр установлен ГОСТом 6.10.5-87.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Наиболее полно требования к составу и оформлению реквизитов изложены в двух нормативных актах — Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов. Они устанавливают почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них — взаимоисключающие, постольку на конкретном документе реквизитов будет, безусловно, меньше.

Состав реквизитов следующий:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации;

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

— гриф ограничения доступа к документу;

— адресат;

— гриф утверждения документа;

— резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текст документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— печать;

— отметка о заверении копии ;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организации;

— отметка для автоматического поиска документа.

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства — Российская Федерация.

Эмблема организации (03) — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, не допускается заменять эмблемой наименование предприятия или учреждения. Эмблему размещают, как правило, на левом поле на уровне названия организации или на верхнем поле документа; возможны и другие варианты, вплоть до фонового изображения на фирменной бумаге. Размеры эмблемы определяются руководством организации. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.

Код организации (04) по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОК.П О) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации. Этот код может быть помещен на бланках организации заранее — типографским способом.

Код формы документа (05) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК.У Д) должен соответствовать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит вносится при составлении конкретного документа.

Наименование организации (06), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наименования даются в именительном падеже.

Справочные данные об организации (07) указываются только в служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса, телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведений и правил их оформления не установлено.

Наименование вида документа (08) является одним из важнейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении документа определяет состав его реквизитов и структуру текста.

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации (уставом), проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, должно соответствовать ГСДОУ, ОКУД.

Дата документа (09) является одним из основных реквизитов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа (10) — это условное обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) он обычно является порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера документа. Порядок регистрации и конкретная структура индексов документа регламентируются внутренними инструкциями.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма.

Место составления или издания документа (12) обязательно указываются в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации. Целесообразно проставление этого реквизита на всех документах. Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального деления.

Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т. е. секретную или конфиденциальную информацию.

Адресат (14) указывается в основном на исходящих документах, что входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.

Гриф утверждения (15) указывается на изданных распорядительных документах и на документах, которые утверждаются компетентными органами или должностными лицами.

В резолюции (16) фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту (17) является обязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимально коротким и точным и отражать Содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос о чем? или чего?.

Отметка О контроле (18) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы К цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом Контроль. Место расположения определено на левом поле документа на уровне заголовка.

Текст документа (19) составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Отметка о наличии приложений (20) помещается перед подписью, содержит список приложений или указание на их количество.

Подпись (21) — это один из основных способов удостоверения документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

Гриф согласования (22), т. е. предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования.

Визы (23) — реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком, принятым в организации.

Печати (24), подтверждая подлинность подписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности захватывать часть наименования должности или располагаться на свободном месте документа.

Отметка о заверении копии документа (25) для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи Верно, наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она проставляется на первой странице документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (28) по возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.

Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные.
^ чем состоит цель и каковы основные методы унификации и стандартизации управленческих документов?
В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не имеющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифицированы и стандартизированы.

Унификация однотипных управленческих документов заключается в установлении единообразия их состава и форм.

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действует два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной. документации. Требования к оформлению документов и ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Основная цель унификации и стандартизации — создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, повысит общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

управленческие функции;

управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг. С тех пор с перерывами ведутся постоянные работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлеч