Реферат: Клиент-коммуникатор

Клиент-коммуникатор


автоматизированная Система
управления бизнесом 3.1.



«Настройка УБ 3.1.»


Описание действий для настройки КлиК:УБ 3.1.



ООО «Аксистем»®

Россия, г. Новосибирск, Вокзальная магистраль, д.16, оф.402

тел.: (383) 213-18-40, тел./факс: (383) 219-52-50

www.axistem.ru info@axistem.ru




Содержание

1.Общие сведения 5
1.1.Форматирование текста руководства 5 1.2.Дополнительные инструкции и видеоролики 5 1.3.Гарантия 5 1.4.Условия лицензирования 5 1.5.Как начать работать в системе 7 1.6.Организация внедрения системы «КлиК: УБ 3.1» 8 1.7.Контактные данные ООО «Аксистем» и порядок обращения 9 1.8.Содержание глав инструкции 9 1.9.Вход в программу 10
1.9.1.SQL Server Management Studio 10

1.9.2.Клиент – Коммуникатор 11

1.9.3.Администратор 11

1.9.4.Конфигуратор 11

1.9.5.Дизайнер интерфейсов 11

2.Организационная структура предприятия 12
2.1.Ввод данных о своем предприятии в систему 14
2.1.1.Вкладка «Основная» 15

2.1.2.Вкладка «Юридические лица» 16
2.2.Добавление юридических реквизитов 16
2.2.1.Карточка юридического лица 16

2.2.2.Настройка нумерации по юр.лицам 18
2.3.Добавление платежных реквизитов контрагента 19 2.4.Ввод данных о подразделениях 21 2.5.Создание должностей 22
3.Первичный импорт из Excel 23
3.1.Подготовка данных для импорта 23
3.1.1.Лист «Сотрудники» 24

3.1.2.Лист «Банки» 24

3.1.3.Лист «Компании (организации)» 24

3.1.4.Лист «Компании (физ.лица)» 24

3.1.5.Лист «Контактные лица» 24

3.1.6.Лист «Номенклатура» 25
3.2.Импорт данных из Excel 25 3.3.Проверка выгруженных данных и загрузка их в КК 26 3.4.Где посмотреть выгруженные данные в интерфейсах системы 27
4.Сотрудники и пользователи системы 28
4.1.Регистрация сотрудника 28
4.1.1.Вкладка «Основные сведения» 29

4.1.2.Вкладка «Личные сведения» 30

4.1.3.Вкладка «Информация для документов» 31
4.2.Заполнение руководителей (предприятия и отделов) 32 4.3.Создание пользователя (назначение логина и пароля) 32
4.3.1.Настройка групп пользователей 33

4.3.2.Пользователи (логины и пароли) 34
4.4.Настройка интерфейса пользователя (меню) 35 4.5.Настройка прав доступа 35 4.6.Ограничение доступа к классу 37
4.6.1.Указание условий и работа с расширенным фильтром 37
4.7.Ограничение доступа к атрибуту класса 40
5.Настройка справочников 41
5.1.Настройка справочников 41 5.2.Перечисления 41 5.3.География 42 5.4.Отрасли 42 5.5.Банки 43 5.6.Праздники 43 5.7.Налогообложение 43
6.Настройка параметров системы 44
6.1.Системные константы 44 6.2.Ассоциирование E-mail 46 6.3.Нумерация 47
6.3.1.Настройка параметров нумерации по классам 47

6.3.2.Настройка нумерации (объектов системы по юр.лицам) 49
6.4.Зависимости статусов/стадий от типов продаж 51
7.Настройка финансового блока 53
7.1.Создание кассы-счета 53 7.2.Справочник валют 54
7.2.1.Карточка «Валюта» 54

7.2.2.Карточка «Курс» 55
7.3.Настройка статей бюджета 56
7.3.1.Карточка «Бюджет. Группы статей» 56

7.3.2.Карточка «Бюджет. Статьи» 57

8.Настройка прайс-листа 58
8.1.Группы продуктов 58
8.1.1.Карточка «Прайс-лист. Группы» 59

8.1.2.Карточка «Прайс-лист. Подгруппы» 60
8.2.Торговые марки 61 8.3.Типы скидок 61 8.4.Работа со скидками и ценообразование 62
8.4.1.Работа с наценками 62

8.4.2.Работа со скидками 63

9.Заполнение складов 65

10.Настройка значений по умолчанию 67

11. Настройка отправки уведомлений 71
11.1.Предварительная настройка Клиент-Коммуникатора 71 11.2.Настройка Xp_smtp_sendmail 72 11.3.Установка и настройка MDaemon 73
11.3.1.Установка MDaemon 73

11.3.2.Настройка MDaemon 76

11.3.3.Проверка работы рассылок 77
11.4.Настройка Database mail 79
11.4.1.Предварительная настройка SQL 79

11.4.2. Создание профиля и аккаунта Database Mail 82

12.Настройка группового расписания 92

13.Настройка шаблонов Word 96
13.1.Интеграция с Microsoft Word 96 13.2.Настройка шаблонов 98 13.3.Создание нового шаблона 100 13.4.Сортировка данных в таблицах MS Word 101 13.5.Сохранение шаблона в Клиент-Коммуникатор 102 13.6.Вызов шаблона 103
14.Настройка отчетов CR 104
14.1.Изменение внешнего вида отчета 105 14.2.Добавление новых полей в отчет 106 14.3.Сохранение шаблона 107


Общие сведения
После установки SQL Server 2005 и Клиент – Коммуникатора и установки лицензии необходимо настроить систему под нужды Вашего предприятия, это и описывается в настоящем руководстве.

Материал по настройке выстроен в соответствии с последовательностью шагов настройки системы:

Организационная структура предприятия,

Первичный импорт из Excel

Сотрудники и пользователи системы, настройка меню пользователей

Настройка справочников и параметров системы

Настройка финансового блока

Настройка прайс-листа

Заполнение складов

Настройка значений по умолчанию

Настройка отправки уведомлений (Database mail или xp_smtp)

Настройка группового расписания по задачам

Настройка шаблонов Word

Настройка CR-отчетов

Для выполнения всех этих шагов Вам необходимо знать пароль системного администратора для подключения к SQL Server (sa). Этот пароль вводился при установке SQL Server.
Форматирование текста руководства
Названия полей, таблиц, областей, режимов и иных объектов системы в тексте будут выделены жирным шрифтом без кавычек (например, поле Статус).

Пункты меню, ссылки, значения списков, названия фильтров и т.п. будут написаны в кавычках (например, «укажите статус «Выполнено»»).

Комментарии будут писаться в рамочке:

Комментарий
Дополнительные инструкции и видеоролики
В настоящем руководстве приводятся некоторые ссылки на другие инструкции, видео-ролики и иную документацию к системе.

Весь список актуальных инструкций и видеороликов к конфигурации УБ 3.1 можно найти на нашем сайте по ссылке http://axistem.ru/crm/smb-doc.php , а так же в разделе Библиотека (Клиент – Коммуникатор, пункт Меню «Документы», режим Библиотека).

Весь список инструкций к платформе Клиент-Коммуникатор можно найти в Пуск->Программы->Bmicro->Помощь

Периодически проводятся обучающие вебинары, для уточнения расписания проведения вебинаров, заказа презентации и обучения – обратитесь в отдел продаж.
Гарантия
Гарантийный срок составляет 6 месяцев с момента подписания акта о приеме-передаче системы.
Условия лицензирования
Клиент-Коммуникатор предлагает два вида лицензирования:

Обычные лицензии;

Конкурентные лицензии.

Примечание

Цены на лицензии уточняйте по прайс-листу

^ Обычные лицензии – количество лицензий соответствует количеству рабочих мест (далее – р.м.), с которых планируется работать в системе Клиент-Коммуникатор. При этом можно указать количество подключений для каждого рабочего места (например, на сервере нужно 5 одновременных подключений), цена каждого такого подключения равна цене лицензии на 1р.м.

Пример

В компании 8 компьютеров и 1 сервер. На сервере необходимо 5 одновременных подключений, с компьютеров – по одному. Тогда общее количество лицензий будет:

8 компьютеров*1 подключение + 1 сервер*5 подключений = 13 обычных лицензий.

^ Конкурентные лицензии – количество таких лицензий соответствет количеству одновременных подключений к базе, при этом количество рабочих мест не важно.

Пример

В компании 5 менеджеров, 1 главный бухгалтер и 1 руководитель.

Главному бухгалтеру необходимо заходить утром для загрузки денег из банк-клиента на 15 минут, а так же для планирования оплат – 2ч.

Руководителю необходимо заходить в систему вечером для просмотра отчетов о работе менеджеров за день.

2 менеджера из 5 обычно находятся на встречах, презентациях, выездах, поэтому всего 3 менеджерам из 5 необходимо постоянное подключение к базе клиентов.

Таким образом, руководитель и главный бухгалтер могут пользоваться одной лицензией (т.к. им не нужно постоянное подключение к базе), значит при 7 сотрудниках (и 7 компьютерах) в компании, необходимо всего 4 постоянных подключения к базе. Значит количество конкурентных лицензий – 4.

^ Если Вы используете Демо-версию, то лицензия на первый месяц на любое количество пользователей выдается бесплатно.

Одно подключение к базе является бесплатным. Но в случае использования бесплатной версии теряется техническая и гарантийная поддержка. Обращения, принимаются через форум http://www.crmcommunity.ru/forum/

^ Если Вы оплачиваете систему в рассрочку, то до полной оплаты лицензии Вам необходимо перезаказывать лицензию каждый месяц (после оплаты). Для того, чтобы не забыть вовремя оплатить лицензию и перезаказать ее, мы рекомендуем воспользоваться повторением платежей и установкой напоминаний на них (работа с расходами-обязательствами описана в Главе Error: Reference source not found, установить напоминание, повторение – ежемесячно за 3 дня до окончания лицензии). Если лицензия не будет перезаказана, то после окончания срока действия лицензии работа с системой будет невозможна до установки новой лицензии.

^ После полной оплаты лицензий выдается пожизненная лицензия, перезаказывать лицензию необходимо в случае изменения компьютера пользователя (конфигурации компьютера, переустановка операционной системы или смена имени компьютера). Перезапрос лицензии в этом случае производится бесплатно.

Примечание

Запрос лицензий описан в Инструкции по установке, и показан в видео-ролике «Установка программы "Клиент-Коммуникатор: Управление бизнесом"»);
^ Как начать работать в системе
Для начала работы в системе необходимо:

Установить и настроить SQL Server и Клиент – Коммуникатор (описано в ^ Инструкции по установке, а так же показано в видео-ролике «Установка программы "Клиент-Коммуникатор: Управление бизнесом"», который можно посмотреть на нашем сайте);

Запросить и установить лицензию (описано в ^ Инструкции по установке, показано в видео-ролике «Установка программы "Клиент-Коммуникатор: Управление бизнесом"»);

Заполнить данные о своем предприятии, юридических лицах и платежных реквизитах, создать подразделения и должности сотрудников (описано в п. Error: Reference source not found настоящего руководства)

Заполнить данные о сотрудниках в Клиент-Коммуникатор вручную (описано в п. Error: Reference source not found) или воспользовавшись импортом из Excel (описано в п.Error: Reference source not found настоящего руководства);

Заполнить данные о контрагентах и номенклатуре можно так же воспользовавшисть импортом из Excel, что описано в п.Error: Reference source not found настоящего руководства

Создать для сотрудников логины и пароли, создать для них ^ Меню и установить ограничения доступа (описано в инструкции по администратору, которую можно посмотреть в Пуск->Программы->BMicro->Помощь->Администратор.pdf);

Настроить справочники системы «под себя» (описано в п. 5.1 настоящего руководства);

Определить, как будет работать Ваша компания в системе Клиент-Коммуникатор (какие объекты будут использоваться в Вашей компании, а какие – нет), для того, чтобы определить это необходимо ознакомиться с п.Error: Reference source not found настоящего руководства, в котором кратко описано предназначение каждого из объектов и режимов системы, подробнее о каждом из этих элементов описаны в настоящем руководстве пользователю.

Если Вам необходимо произвести некоторые доработки системы под логику работы Вашей компании:

Вы можете сделать сами. Это возможно, если доработки незначительны (добавить поле на карточку, изменить отображение колонок в таблице на интерфейсе, добавить фильтр в Дерево фильтров, добавить или изменить шаблон Word, изменить внешний вид печатного отчета CR и т.д.). Для этого ознакомьтесь с инструкциями по конфигуратору (Пуск->Программы->BMicro->Помощь->Конфигуратор.pdf) и дизайнеру интерфейсов (Пуск->Программы->BMicro->Помощь->Дизайнер интерфейсов.pdf);

ВАЖНО!

Удалять и переименовывать поля и классы в Конфигураторе НЕЛЬЗЯ (это может привести к серьезным ошибкам в системе)!

Если вам не нужны какие-либо поля – уберите их отображение с карточки (если они не используются программным кодом).

Не забудьте перед внесением изменений в конфигурацию создать копию базы данных в SQL (backup).

Ведите историю изменений конфигурации (это поможет Вам при обращении к разработчикам).

Вы можете обратиться к разработчикам ООО «Аксистем», чтобы сэкономить свое время.
^ Организация внедрения системы «КлиК: УБ 3.1»
Для внедрения системы «Клиент-Коммуникатор: Управление бизнесом 3.1» необходимо решить ряд организационных вопросов:

Необходимо назначить ответственного за внедрение системы. Этот человек должен отвечать за:

результаты внедрения;

решение организационных вопросов;

первоначальное заполнение базы (или организацию процесса заполнения базы);

коммуникации с компанией-разработчиком системы (ООО «Аксистем» - вопросы по конфигурации, БМикро – вопросы по платформе) и системным администратором (установка SQL Server, Клиент-Коммуникатора, настройка доступа и т.д.);

настройка прав доступа, заведение пользователей в систему;

тестирование и настройка системы.

Примечание

Обычно ответственным выбирается начальник отдела продаж или финансовый директор. Это должен быть сотрудник, напрямую заинтересованный в результатах внедрения. Этот сотрудник будет носителем знаний о системе со стороны Вашей компании.

Определить пользователей, которые будут работать в системе, количество и вид лицензий. Например, в системе должны работать: руководитель предприятия, главный бухгалтер, 5 менеджеров. Итого: 7 человек. При этом всем менеджерам нет необходимости находиться в базе постоянно, а достаточно будет 3 одновременных подключения на всех, таким образом необходимо 3 конкурентных лицензии.

Необходимо составить регламент работы в системе. В регламенте должны описываться основные бизнес-процессы предприятия, особенности и последовательность действий пользователей в системе. В нем должны оговариваться такие пункты, как:

Каких контрагентов следует вносить в систему;

Как будут оцениваться результаты работы менеджеров (с использованием KPI);

Как и кем производится планирование;

Порядок заключения договора, формирования спецификаций, выписки счета и отгрузки;

Примечание

Примеры регламентов по работе в системе можно найти в Библиотеке.

Первоначальное заполнение данных;

Обучение пользователей работе в системе на уже внесенных данных.

Примечание

Обучение может проводиться как ответственным за внедрение сотрудником (на основе документации по системе), либо сотрудником ООО «Аксистем» (это обучение является платным).
^ Контактные данные ООО «Аксистем» и порядок обращения
ООО «Аксистем»

Web-адрес: http://axistem.ru/

Телефоны:

Отдел продаж: (383) 233-31-40

Тех.поддержка: (383) 222-72-59

Отдел разработки: (383) 213-18-40

Факс: (383) 219-52-50

Электронная почта:

Тех.поддержка: support@axistem.ru

Запрос лицензий: liscense@axistem.ru

Продажи и общие вопросы: info@axistem.ru

Адрес: г. Новосибирск, Вокзальная магистраль 16, оф.402

При первом обращении необходимо указывать:

Название вашей компании;

Город;

Фамилию, Имя и Отчество;

Контактные данные (телефон, электронную почту, skype, icq и т.д.);

Конфигурацию, версию и дату релиза (Клиент-коммуникатора и конфигурации):

- Клиент-Коммуникатор 6.5 / 7.0 (версия системы);

- Дату релиза Клиент-коммуникатора можно посмотреть: пункт Меню «Стандартные», пункт О программе;

- УБ /ПСБ /BTL/ ВЭД (конфигурация);

- 3.0/ 3.1 (версия конфигурации);

- Дату релиза конфигурации можно посмотреть: пункт Меню «Утилиты», режим Настройка параметров системы, вкладка Системные константы, строка «Дата релиза»

Название компании-продавца.

При обращении в службу технической поддержки укажите так же:

Полное описание проблемы/ вопрос (должно включать названия режимов/карточек; порядок действий, после которого возникла ошибка; что именно необходимо было сделать и т.д.)

Приложите текст или скриншот ошибки;
^ Содержание глав инструкции
Организационная структура

Работа в системе начинается с ввода данных о Вашем предприятии, создании организационной структуры, ввода данных о должностях.

^ Первичный импорт из Excel

В данной части инструкции по настройке описано каким образом производится первичный импорт данных (наполнение базы данных Клиент – Коммуникатора данными Вашей компании) из Excel в Клиент – Коммуникатор. Импортируются данные о сотрудниках, контрагентах (и контактных лицах), банках, прайс-листе (номенклатуре).

^ Сотрудники, пользователи и настройка меню пользователей

В данном пункте описывается как создать сотрудников в системе, настроить им параметры подключения (логины и пароли), создать группы пользователей, настроить права доступа этим сотрудникам и настроить интерфейс (меню).

^ Настройка справочников и параметров системы

Справочники – это основа системы. В справочниках хранятся такие настройки как: список городов, статусы различных объектов, а так же системные константы, в зависимости от настройки которых система может себя вести по-разному.


^ Настройка финансового блока

В данном пункте описывается создание касс-счетов (кассы, расчетные счета, взаимозачеты, подотчетные лица), заполнения справочника валют, которые использует Ваша компания и заполнение статей бюджета.

^ Настройка прайс-листа

Заполнение групп и подгрупп продуктов, торговых марок, типов цен на продукты.

Заполнение складов

Занесение данных о складах Вашего предприятия.

^ Настройка значений по умолчанию

При открытии карточки некоторые поля могут быть заполнены автоматически. Для такой автоматической подстановки нужных данных производится настройка значений по умолчанию.

^ Настройка отправки уведомлений (Database mail или xp_smtp)

Система поддерживает три варианта отправки уведомлений пользователям (о новой задаче или назначении на проект): не уведомлять, уведомлять с авторизацией на сервере отправки почты, уведомлять без авторизации.

В настоящем пункте инструкции описана настройка для каждого из этих вариантов отправки уведомлений.

^ Настройка группового расписания по задачам

В системе существует возможность настраивать органайзер (по задачам) на нескольких сотрудников одновременно. Эти настройки описаны в этом пункте инструкции.

^ Настройка шаблонов Word

Существует ряд шаблонов Word, которые необходимо настроить под Ваше предприятие (например, шаблоны типовых договоров, коммерческое предложение).

^ Настройка CR-отчетов

CR-отчеты (отчеты Crystal Report) используются для распечатки прайс-листа, печатных форм первичных документов (счета, накладные). В данном пункте описано как можно настроить эти отчеты по формам Вашего предприятия.
^ Вход в программу
Для настройки системы мы будем работать в следующих программах:
^ SQL Server Management Studio
Открыть SQL Server Management Studio можно на компьютере, на котором установлен SQL Server (Пуск -> Программы -> Microsoft SQL Server 2005 -> SQL Server Management Studio). После этого у Вас на экране появится окно авторизации



Рис. 1. Вход в Management Studio

Для того, чтобы подключиться к SQL Server необходимо указать следующие данные в этом окне:

Server name - указываем название SQL сервера,

Authentication – SQL Server Authentication,

Login – sa,

Password – пароль, который вводился при установке SQL Server.

После чего нажимаем на кнопку Connect.
^ Клиент – Коммуникатор
Для запуска Клиент-Коммуникатора необходимо пройти в Пуск -> Программы -> BMicro -> Клиент-Коммуникатор.

На экране появится окно, в котором необходимо указать параметры подключения к базе данных.



Рис.2. Вход в Клиент-Коммуникатор

Параметры подключения:

Сервер/Host - указываем название SQL сервера (так же как написано в Management Studio),

База данных – название базы данных Клиент-Коммуникатора,

Пользователь – sa,

Пароль – пароль, который вводился при установке SQL Server (пароль администратора базы данных).
Администратор
Для запуска администратора необходимо пройти в ^ Пуск -> Программы -> BMicro -> Администрирование -> Администратор.

На экране появится окно, в котором необходимо указать параметры подключения к базе данных (аналогично входу в Клиент-Коммуникатор).
Конфигуратор
Для запуска конфигуратора необходимо пройти в ^ Пуск -> Программы -> BMicro -> Администрирование -> Конфигуратор.

На экране появится окно, в котором необходимо указать параметры подключения к базе данных (аналогично входу в Клиент-Коммуникатор).
^ Дизайнер интерфейсов
Для запуска дизайнера интерфейсов необходимо пройти в Пуск -> Программы -> BMicro -> Администрирование -> Дизайнер интерфейсов.

На экране появится окно, в котором необходимо указать параметры подключения к базе данных (аналогично входу в Клиент-Коммуникатор).
^ Организационная структура предприятия
В данном пункте настоящей инструкции описано что нужно сделать, чтобы занести данные о своем предприятии, настроить организационную структуру Вашей компании.

Схема работы с этой частью следующая:

Необходимо определить организационную структуру Вашей компании;

Внести данные о своем предприятии или о своих предприятиях (если Вы работаете в холдинге);

Указать для этих предприятий юридические реквизиты (юридические лица);

Заполнить платежные реквизиты;

Создать иерархию подразделений;

Заполнить должности сотрудников в каждом подразделении.

Графическую схему организационной структуры необходимо изобразить следующим образом:



Рис. 2.3. Пример организационной структуры

Глядя на эту организационную структуру предприятия можно сказать, что у нас холдинг, в который входят два предприятия:

Аксистем

АБС-центр

В предприятии Аксистем два юридических лица (ООО «Аксистем», ООО «Решения для бизнеса»), это означает что компания Аксистем может работать от имени двух юридических лиц, у каждого из которых существуют свои расчетные счета.

В предприятии АБС-центр только одно юридическое лицо – ООО «АБС-центр».

В предприятии Аксистем существует три подразделения:

Бухгалтерия (в которую входят Финансовый директор, два бухгалтера и экономист);

Отдел продаж (в который входит руководитель отдела продаж и 8 менеджеров);

Склад (в который входят заведующий складом и 5 грузчиков).

Необходимо отметить, что каждое из подразделений может являться как центром доходов, так и центром расходов, если Вы будете использовать бюджетирование.

В соответствии с этой схемой организационной структуры необходимо будет создать два предприятия, каждому из этих предприятий занести юридические лица и платежные реквизиты, а затем добавить подразделения и должности сотрудников.

После подготовки этой схемы можно переходить к заполнению этих данных в Клиент – Коммуникаторе. Для чего зайдите в Клиент – Коммуникатор, перейдите на режим Структура предприятия (пункт Меню «Персонал», Рис. 2 .4).



Рис. 2.4. Пункт меню «Персонал», режим «Структура предприятия»

На экране откроется режим ^ Структура предприятия, который отражает древовидную организационную структуру предприятия или нескольких предприятий. Именно через данный интерфейс создается ваше предприятие, его юридические лица, платежные реквизиты, подразделения. Интерфейс режима Структура предприятия представлен на Рис. 2 .5.



Рис. 2.5. Организационная структура предприятия

В этом интерфейсе первой строкой идет - это просто основная группа Ваших предприятий, существующая в системе по умолчанию. На эту строку необходимо встать, чтобы добавить свое предприятие (п.2.1).

В детализации этой строки находится список ваших внутренних предприятий (их может быть несколько, если Вы работаете в холдинге). Строка с предприятием выглядит следующим образом (если у вас чистая база, то будет отображаться название «Ваша компания»). Заполнение карточки предприятия описано в п. 2.1. Если рассматривать предложенную выше организационную структуру, то нужно будет внести сюда данные о двух предприятиях: Аксистем и АБС-центр.

Если нажать на «+» левее Вашего предприятия, то на экране развернется список, аналогичный представленному ниже (детализация предприятия).



Рис. 2.6. Список подразделений и должностей

В детализации предприятия отображаются должность и ФИО директора, подразделения и должности и ФИО сотрудников в этих подразделениях.

В чистой базе в детализации у вас будет только запись «Директор: Руководитель Вашей компании».

Значками отображаются должности сотрудников, если на должность назначен сотрудник, то около названия должности будет отображаться его ФИО. Создание должности описано в п.2.5. Если рассматривать описанную выше организационную структуру, то должности это: руководитель отдела продаж, менеджеры по продажам, финансовый директор, бухгалтеры, экономист, заведующий складом, грузчики.

Значками отображаются подразделения Вашего предприятия (отдел продаж, бухгалтерия, администрация, отдел маркетинга и т.д.). Подразделения описаны в п.2.5. Если рассматривать описанную выше организационную структуру, то нам необходимо будет занести данные о трех подразделениях: Бухгалтерия, Отдел продаж, Склад.
^ Ввод данных о своем предприятии в систему
В чистой базе КлиК:УБ по умолчанию есть одно предприятие – «Ваша компания», нужно зайти в карточку этого предприятия (двойным кликом) и внести туда данные Вашего основного предприятия. Карточка предприятия представлена на Error: Reference source not found.

Если у Вас больше одного предприятия (например, вы работаете в холдинге или группе компаний), то остальные предприятия необходимо добавить, для чего выделите мышкой строку «Предприятие» и нажмите на кнопку , расположенную выше строки «Предприятие» в интерфейсе ^ Организационная структура, в появившемся меню необходимо выбрать «Добавить фирму» (Рис. 2 .7)



Рис. 2.7. Добавление фирмы

После выполнения этого действия на экране появится ^ Карточка предприятия, представленная на Рис. 2 .8. Данная карточка состоит из двух вкладок Основные сведения (Рис. 2 .8) и Юридические лица (Error: Reference source not found)



Рис. 2.8. Карточка «Предприятие»
^ Вкладка «Основная»
В данной вкладке необходимо заполнить следующие поля:

Наименование – в данном поле пользователь вводит название предприятия (компании / фирмы). Поле является обязательным для заполнения.

Руководитель – пользователь выбирает ФИО руководителя.

^ Должность руководителя – пользователь выбирает название должности руководителя.

Город – пользователь указывает наименование города, в котором находится ваша фирма. После выбора города, в полях Телефон, Телефон 2, Факс автоматически появляются коды этих городов. Если в списке отсутствует нужный город, то его необходимо занести в систему в режиме Настройка справочников (описано в п.5.1).

Адрес – в поле указывается адрес фактического местонахождения фирмы.

^ Телефон, Телефон 2, Факс – в данных полях указываются контактные телефоны и факс вашей компании. Если до заполнения этих полей данными указать Город, то в полях Телефон, Телефон 2, Факс автоматически появятся телефонные коды по указанному городу.

^ Электронная почта - указывается корпоративный e-mail вашей компании.

Web адрес – в данном поле указывается ссылка на Web-сайт вашей компании.

Почтовый адрес – в поле заносится почтовый адрес вашего предприятия (компании / фирмы).

^ Почтовый индекс – в данном поле указывается номер почтового индекса вашего предприятия (компании / фирмы).

Примечание – любая дополнительная информация о вашем предприятии (компании / фирме).

Код 1С фирмы – используется при синхронизации с 1С.
^ Вкладка «Юридические лица»
Перейдем на вкладку Юридические лица. На данной вкладке фиксируются юридические лица, от имени которых работает Ваша компания.



Рис. 2.9. Карточка «Предприятие», вкладка «Юридические лица»
^ Добавление юридических реквизитов
На вкладке Юридические лица фиксируются юридические лица, от имени которых работает Ваша компания. Это полные наименования юридических лиц и юридических реквизитов.

Компания может иметь одно или несколько юридических лиц, от имени которых она работает. Например, магазин «Сервис» может работать от имени юридического лица «ООО Сервис» и от имени учредителей «ИП Мариничев» и «ИП Мариничева». Или компания «Аксистем» может работать от имени «ООО Консалт сервис», «ООО Axistem», «ООО АВС-центр», «ООО Архитектура бизнеса» и т.д.

^ Для добавления юридического лица в предприятие, кликните правой клавишей мыши в таблице юридических лиц и в появившемся меню выберите пункт «Добавить».

^ Для редактирования существующих юридических лиц, откройте карточку юр. лица двойным кликом.

Для удаления юридического лица выделите его мышкой и нажмите кнопку Delete на клавиатуре, либо кликните правой клавишей мышки на этом юридическом лице и в появившемся меню выберите пункт «Удалить».

ВАЖНО!!!

Удаление юридического лица будет не возможно, если на него ссылаются какие-нибудь объекты системы (сотрудники, документы, продажи, платежные реквизиты и т.д.)
^ Карточка юридического лица
Карточка юридического лица представлена ниже.



Рис. 2.10. Карточка «Юридические лица», вкладка «Основная»

Рассмотрим правила и порядок заполнения данных на вкладке Основная. Обязательным для заполнения является поле Юр.наименование, остальные поля являются дополнительными.

^ ОПФ – поле карточки определяет организационно-правовую форму юридического лица.

Юр.наименование – юридическое наименование юридического лица. Поле является обязательным для заполнения.

^ ИНН, КПП, ОКВЭД, ОКПО, ОГРН – номера ИНН, КПП, ОКВЭД, ОКПО, ОГРН соответственно.

Внимание!

Если длина ИНН не 10 символов, то около поля будет выведена надпись «некорректен, д.б. 10 символов».

Если КПП не 9 символов, то около поля будет выведена надпись «некорректен, д.б. 9 символов»

Даже если вывелась одна из надписей, вы все равно можете сохранить и использовать юридическое лицо, надпись служит лишь напоминанием о возможной некорректности ввода данных.


Руководитель – ФИО руководителя компании контрагента, список значений данного поля зависит от контрагента, т.е. значение данного поля выбирается из списка контактных лиц контрагента.

^ Главный бухгалтер – ФИО главного бухгалтера компании контрагента, список значений данного поля зависит от контрагента, т.е. значение данного поля выбирается из списка контактных лиц контрагента.

^ Платежные реквизиты – в данном поле указывается основной платежный реквизит юр. лица, значение которого в дальнейшем будет использоваться при формировании договоров и первичных документов. Данное поле заполняется автоматически. Для того чтобы поле заполнилось необходимо на вкладке Платежные реквизиты внести платежные реквизиты юр. лица, и в том, который является основным поставить галочку Основной

Телефон – номер телефона юридического лица. При создании карточки в данное поле заносится номер телефона, взятый из предприятия (поле Телефон или Телефон2 на карточке Контрагенты).

^ Юр. адрес – в данном поле указывается юр. адрес вашей компании. Пример ввода юр. адреса: 630008, г.Новосибирск, ул.Московская,123, оф.4.

Примечание – любая дополнительная информация

^ Код (идентификатор) – используется при интеграции с 1С.

Префикс - это поле будет автоматически подставляться при настройке нумерации (на вкладке Нумерация). При создании нового нашего юр.лица нумерация создается автоматически.

В наше юридическое лицо необходимо добавить наши платежные реквизиты (расчетный счет, банк). Это можно сделать на вкладке Платежные реквизиты карточки Юридического лица.
^ Настройка нумерации по юр.лицам
Для настройки нумерации перейдем на вкладку Нумерация в карточке нашего Юр.лица, для которого собираемся настроить нумерацию.



Рис. 2.11. Карточка «Юридические лица», вкладка «Нумерация»

Карточка нумерации представлена ниже



Рис. 2.12. Карточка «Нумерация»

Опишем заполнение полей карточки. При заполнении маски номера внизу приводится пример номера.

Все что идет перед номером – называется префиксом, все что идет после номера – называется суффиксом

^ Префикс – В данное поле вносится префикс для нумерации. Он должен состоять из символов.

Разделитель – разделитель префикса от номера. Может быть любой символ (или может отсутствовать).

^ Номер – в данном поле важно количество символов для номера (например, 123456 – 6 символов, 12345678 – 8 символов).

Разделитель 2 – разделитель между номером и суффиксом.

^ Месяц – если в этом поле есть символы, то в суффиксе будет выводиться месяц создания документа.

Разделитель 3 – разделитель между месяцем и годом в суффиксе.

Год – если введено два символа, то будут выводиться только два последних символа года (10, 11 и т.д.), если указаны четыре символа – то год будет выводиться полностью.

Примечание – любая текстовая информация.

Объект нумерации – из списка выбираем что будем нумеровать (счета, акты, документы и т.д.)

^ Учитывать тип – если установлена эта галочка, то нумерация будет вестись отдельно для разных типов (например, в списании со склада – по видам движения нумерация будет отдельной, по типам договоров, типам продаж и т.д.)

^ Учитывать при печати – если стоит эта галочка, то в печатных формах первички будет выводиться номер вместе с префиксом и суффиксом. Если галочки не стоит – будет выводиться только номер (без суффикса и префикса).

^ Нумерация в пределах род.класса – галочка доступна для документов. В зависимости от родительского объекта (договор, продажа, проект) нумерация будет начинаться с 1.

^ Общая нумерация – сквозная нумерация.

Юр.лицо – наше юр.лицо, для которого настраивается нумерация.
^ Добавление платежных реквизитов контрагента
Перейдем на вкладку Платежные реквизиты (Рис. 2 .13) карточки юридического лица.



Рис. 2.13. Карточка «Юридические лица», вкладка «Платежные реквизиты»

^ Для добавления платежных реквизитов в юридическое лицо, кликните правой клавишей мыши в таблице платежных реквизитов на вкладке Платежные реквизиты и в появившемся меню выберите пункт «Добавить».

^ Для редактирования существующих платежных реквизитов, откройте карточку платежного реквизита двойным кликом.

Для удаления платежного реквизита выделите его мышкой и нажмите кнопку Delete на клавиатуре, либо кликните правой клавишей мышки на этом платежном реквизите и в появившемся меню выберите пункт «Удалить».

ВАЖНО!!!

Удаление платежного реквизита будет не возможно, если на него ссылаются какие-нибудь объекты системы (документы, продажи, юридические лица и т.д.)

Карточка ^ Платежные реквизиты представлена ниже.



Рис. 2.14. Карточка «Платежные реквизиты»

На вкладке указываются следующие поля:

^ Юридическое лицо – наименование юр. лица, по которому создается платежный реквизит. Данное поле заполняется автоматически при создании карточки.

Банк – наименование банка. Данное поле заполняется путем выбора из выпадающего списка банков нужного.

Р/С – номер расчетного счета, на данном поле стоит маска ограничения, так что расчетный счет можно ввести только цифрами и длиной не более 20 символов.

^ Лицевой счет – номер лицевого счета.

Примечание – любая дополнительная информация.

Основной – наличие данной галочки означает, что из всех платежных реквизитов данного юридического лица, именно этот является основным и будет использоваться во всех документах (договорах, счетах, актах и др.). Платежный реквизит с данной отметкой будет отражен на карточке Юридические лица, вкладка Основная.

^ Название счета – Вы можете указать название расчетного счета клиента (например «Основной» или «Валютный в долларах»).

Валюта