Реферат: Журналы, используемые в кадровом делопроизводстве. Царенко Ю. В. Юрист-кадровик

Журналы, используемые в кадровом делопроизводстве.


Царенко Ю.В.

Юрист-кадровик


Среди документов, касающихся деятельности кадровых служб, нет упоминания о каких-либо журналах, за исключением Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложения № 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) нет.


ФОРМА

ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ

ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

|N | Дата |От кого по-|Основание | Приход | Расход |

| |----------------|лучено или |(наименова-|-----------------------------+-----------------------------|

| |число|месяц|год |кому отпу- |ние доку- | Количество |Сумма | Количество |Сумма |

| | | | |щено |мента, N и |----------------------|(руб.)|----------------------|(руб.)|

| | | | | |дата) |трудовых |вкладышей| |трудовых |вкладышей| |

| | | | | | |книжек (се- |(серия и | |книжек (се- |(серия и | |

| | | | | | |рия и номер)| номер) | |рия и номер)| номер) | |

|--+-----+-----+----+-----------+-----------+------------+---------+------+------------+---------+------|

|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

^ ФОРМА КНИГИ

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

| N |Дата приема на |Фамилия, |Серия и |Долж- |Наиме- |Дата и N|Расписка|Полу- |Дата вы-|Расписка|

|п/п|работу, заполне-| имя и | номер |ность, |нование |приказа |ответ- |чено |дачи на |работни-|

| |ния трудовой |отчество |трудовой|профес- |места |(распо- |ственно-|за за-|руки |ка в по-|

| |книжки или |владельца| книжки |сия, спе-|работы |ряжения)|го лица,|полне-|трудовой|лучении |

| |вкладыша в нее |трудовой | или |циаль- |(с указа-|или ино-|приняв- |нные |книжки |трудовой|

| |----------------| книжки |вкладыша|ность ра-|нием |го реше-|шего или|тру- |при |книжки |

| |число|ме- | год | | в нее |ботника, |струк- |ния ра- |запол- |довые |увольне-| |

| | |сяц | | | |который |турного |ботода- |нившего |книжки|нии | |

| | | | | | |сдал тру-|подраз- |теля, на|трудовую|или |(пре- | |

| | | | | | |довую |деления),|основа- |книжку |вкла- |краще- | |

| | | | | | |книжку |куда |нии | |дыши |нии тру-| |

| | | | | | |или на |принят |которого| |в них |дового | |

| | | | | | |которого |работник |произве-| |(руб.)|догово- | |

| | | | | | |заполнена| |ден при-| | |ра) | |

| | | | | | |трудовая | |ем ра- | | | | |

| | | | | | |книжка | |ботника | | | | |

| | | | | | |или вкла-| | | | | | |

| | | | | | |дыш в нее| | | | | | |

|---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+--------+--------+------+--------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |

--------------------------------------------------------------------------------------------------------


Общие требования к письменным формам и правилам ведения журналов (вообще) таковы:

Формат А4

Ориентация как «книжная», так и «альбомная»

Обложка должна содержать реквизиты (наименование организации (предприятия), наименование отдела, наименование самого журнала (книги), дата начала и окончания ведения.

Также могут размещаться данные о работнике, ответственном за ведение журнала. (Целесообразнее конкретно эту информацию размещать на оборотной стороне обложки, либо на каждой странице).

Журнал должен быть защищен от изъятий и вложений. Достигается это путем проставления т.н. «сквозной нумерации» страниц (листов), и сшиванием (узел шнуровки листов на последней странице фиксируется либо бумажной наклейкой с оттиском печати организации (отдела), либо непосредственно мастичной или сургучной печатью), на последней странице делается заверительная надпись:




В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _________ листов


_________ __________ ___________

Должность подпись расшифровка

«___»_______ 2005 г.



Журнал может быть заверен руководителем компании или другим лицом, имеющим соответствующие полномочия.


^ Правила внесения и исправления записей.


Так как единых требований нет, но есть практика оформления кадровой документации (отличающаяся от распространенной практики оформления бухгалтерской документации – что совершенно не одно и то же), рискнем предложить следующее:

Все записи в журналах должны быть читаемыми.

Подчистки и исправления, а также использование в этих целях корректирующих жидкостей не допускается.

Если в журнале предусмотрена графа «Примечания», то ошибочно сделанные или содержащие неточности записи должны быть исправлены по тому же принципу, что действует для внесения исправлений в трудовые книжки, а именно – в графе «Примечание» делается запись – «запись недействительна» и далее следует правильный вариант записи.

Ответственным за ведение и хранение журналов, является сотрудник компании. Опять же, исходя из опыта именно кадрового делопроизводства и порядка ведения трудовых книжек (ничего иного, к сожалению, пока еще не придумано), данный сотрудник должен быть назначен и уполномочен вести тот или иной журнал (журналы) специальным приказом. В том же приказе может (и, по нашему мнению, должен) быть отражен порядок использования журнала – предоставление журнала для ознакомления заинтересованным лицам, сам круг этих «заинтересованных» лиц, порядок правильности ведения журнала.


Итак, ниже предлагаются следующие формы журналов, которые 9по нашему мнению) необходимы в кадровом делопроизводстве.


Алфавитный журнал учета личного состава

Журнал по учету кадров

Журнал регистрации личных дел служащих

Журнал регистрации переводов работающих

Журнал регистрации приема на работу

Журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы, поощрениях, взысканиях, временном исполнении обязанностей, командировках

Журнал регистрации приказов по кадрам

Журнал регистрации приказов по очередным отпускам

Журнал регистрации расторжений трудовых отношений

Журнал учета больничных листов

Журнал учета времени работы в неблагоприятных условиях труда

Журнал учета движения кадров

Журнал учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска

Журнал учета использованных / неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска

Журнал учета командировочных удостоверений

Журнал учета личных штампов и знаков

Журнал учета нарушений трудовой дисциплины

Журнал учета поощрений и взысканий

Журнал учета предоставляемых отгулов

Журнал учета проверки знаний норм, правил, инструкций

Журнал учета сверхурочных работ (схема)

Журнал учета совместителей

Журнал учета удостоверений личности

 



Алфавитный журнал учета личного состава

 

^ АЛФАВИТНЫЙ ЖУРНАЛ

учета кадров

 

^ Фамилия, имя, отчество

Должность

Год и место рождения

Образование

Номер паспорта, кем и когда выдан

Адрес места жительства, номер телефона

^ Принят, номер приказа и дата

Уволен, номер приказа и дата, причина увольнения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 




 

^ Журнал регистрации личных дел служащих

 Только для государственных и муниципальных служащих

 

ЖУРНАЛ

регистрации личных дел служащих

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

№

п/п

Номер личного дела

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Должность

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 






^ Журнал регистрации переводов работающих


ЖУРНАЛ

регистрации переводов работающих

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

До перевода

Дата перевода

После перевода

 

 

^ Табельный номер

Должность, профессия

Структурное подразделение

 

Табельный номер

Должность, профессия

^ Структурное подразделение

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

^ Журнал регистрации приема на работу


ЖУРНАЛ

регистрации приема на работу

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Дата подписания трудового договора

Дата вступления трудового договора в силу

^ Дата выхода на работу

Дата допуска к работе

Структурное подразделение

Должность (профессия)

^ Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

 

 

 

 










 

 

 




 

 

 

 










 

 

 






^ Журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы,

поощрениях, взысканиях, временном исполнении обязанностей, командировках

 

ЖУРНАЛ

регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы, поощрениях, взысканиях, временном исполнении обязанностей, командировках

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

№ п/п

Порядковый номер приказа

Дата

Кто подписал

(должность, фамилия)

Краткое содержание приказа

Срок действия

Порядок оплаты работы замещающему сотруднику

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 










 

 

 

 

 










 

 

 

 

 










 

 

 

 

 










 


^ Журнал регистрации приказов по кадрам

 

ЖУРНАЛ

регистрации приказов по кадрам

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

№ п/п

Дата

Порядковый номер приказа

Кто подписал

(должность, фамилия)

Краткое содержание приказа

Приложения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 







 

 

 

 

 







 

 

 

 

 







 

 

 

 

 







 

 
^ Журнал регистрации приказов по очередным отпускам
Приказы о предоставлении очередных отпусков регистрируются в журнале регистрации приказов.

В разных организациях журналы ведутся по разным формам. Одна из них представлена ниже.

 

ЖУРНАЛ

регистрации приказов по очередным отпускам


  №

п/п

Дата

Кто подписал

(должность, Ф.И.О. )

Краткое содержание приказа

Примечание

1

2

3

4

5

 

 

 

 




 

 

 

 




 

 

^ Журнал регистрации расторжений трудовых отношений

 

ЖУРНАЛ

Регистрации расторжений трудовых отношений

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Дата расторжения трудовых отношений

Основание

(ссылка на соотв. ст. Трудового кодекса РФ)

Причина (расшифровка)

^ Структурное подразделение

Должность, профессия

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 







 

 




 

 

 

 







 

 




 

 

 

 







 

 




 

 

 

 







 

 




 


^ Журнал учета больничных листов

 

ЖУРНАЛ

учета больничных листов (листков временной нетрудоспособности)

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

№

п/п

Фамилия, имя, отчество

Номер больничного листка

^ Лечебное учреждение, выдавшее больничный лист

Срок больничного листа

Как оплачено (из собственных средств работодателя и/или из ФСС)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 







 

 

 

 

 







 

 

 

 

 







 

 ^ Журнал учета времени работы в неблагоприятных условиях труда

 

ЖУРНАЛ

учета времени работы сотрудников

_________________________

(организация)

в неблагоприятных условиях труда

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

№

п/п

Дата

Место работы

Вид работ

Фамилия, имя, отчество

Начало работ

Окончание работ

Количество часов за день

Количество часов за неделю

^ Подпись сотрудника

Подпись руководителя

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

^ Журнал учета движения кадров


ЖУРНАЛ

учета движения личного состава


Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г


I Раздел


№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

Должность, подразделение

Образование, специальность по образованию

^ Откуда прибыл

Номер и дата приказа об оформлении трудовых отношений

Номер и дата приказа о расторжении трудовых отношений

Причины / основания

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10































































II Раздел


№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Должность, подразделение

^ На какую должность переведен

Образование

Номер и дата приказа о перемещении

Примечание

1

2

3

4

5

6

7


































































III Раздел


№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

Должность, подразделение

Образование

Причина расторжения трудовых отношений

Номер и дата приказа о расторжении трудовых отношений

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8










































































ЖУРНАЛ

учета заявлений сотрудников на предоставление очередного отпуска


  №

п/п

Должность

Ф.И.О.

Дата поступления заявления

Резолюция руководителя,

№ приказа

Дата резолюции (приказа)

Соответствие графику отпусков

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Юрисконсульт

Уваров А..А.

15.06.2003

Предоставить отпуск в заявленные сроки, приказ № 217

28.06.2003







 

 

 

 

 

 







 

 

 

 

 

 







 

 

 

 

 

 







 

 

 

 

 

 







 

 

  ^ Журнал учета использованных / неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска


Наименование                                                                                 УТВЕРЖДАЮ

подразделения (цеха)                                                                      Наименование должности

ЖУРНАЛ                                                                                         работодателя

____________ №________                                                              ____________ И.О.Фамилия

учета сверхурочных работ                                                              ___ ______________200___г.

за ____________________

   (период)

 

 

Ф.И.О.

Наименование должности (профессии)

Даты проведения сверхурочных работ

^ Количество отработанных сверхурочных часов

Примечание

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель структурного

подразделения (цеха)                                  _____________                                     И.О. Фамилия

                                                                                                 (личная  подпись)

 

 
Наименование
должности лица,

с которым согласовывается документ

______________ И.О. Фамилия

  (личная подпись)

___ ______________ 200 __ г.

 

 

С журналом ознакомлен:

Должность                                        ________________                                         И.О.Фамилия

                                                            (личная подпись)

                                                           ___ __________ 200 __ г.

 






^ Журнал учета командировочных удостоверений

Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала.

В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

 

ЖУРНАЛ

учета командировочных удостоверений

  Начат «_____» _______________ 200 __ г.

Окончен «_____» ______________ 200 __ г .

 

№ п/п

Фамилия имя отчество

Занимаемая должность

^ Место командировки

Номер командировочного удостоверения

Фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего командировочное удостоверение

Дата

^ Подпись лица, получившего командировочное удостоверение

Примечание

 

 

 

 

 

 

фактического выбытия

фактического прибытия




 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 

 




 

 

 ^ Журнал учета личных штампов и знаков

 

ЖУРНАЛ

учета личных штампов и знаков

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

№ п/п

Номер знака

Личная печать

(оттиск личной печати)

Получил

(фамилия, имя, отчество, число и подпись)

Сдал

(число и подпись принявшего работника)

Основание (приказ, распоряжение) для постановки печати/штампа

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 







 

 

 

 

 







 

 ^ Журнал учета нарушений трудовой дисциплины *

 

Журнал учета нарушений трудовой дисциплины ведется кадровой службой организации.

Заполняет его инспектор или специалист по кадрам.

Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) о наложении дисциплинарного взыскания на работника.

^ В трудовом кодекса РФ нет нормы, предусматривающей внесение записей о наложении дисциплинарных взысканий в трудовую книжку. Более того, это прямо запрещено.

Однако, учитывать сроки и характер взысканий (хотя бы для того, чтобы ходатайствовать о досрочном их снятии) необходимо. 


ЖУРНАЛ

учета нарушений трудовой дисциплины

 

Начат «_____» _______________ 200 __ г.

Окончен «_____» ______________ 200 __ г.

 

 

 

Ф.И.О.

Должность, профессия

Когда совершен проступок

^ Результат расследования

+ Ф.и.о. того, кто его проводил

Вид

взыскания

Когда применено взыскание

(дата и номер приказа)

Кем (ф.и.о. и должность) применено взыскание

^ Когда и кем снято взыскание (ф.и.о. и должность)

Основание (истечение срока, ходатайство коллектива)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 




 

 

 

 







 

 

 




 

 

 

 







 

 

 




 

 

 

 









 


^ Журнал учета поощрений и взысканий


ЖУРНАЛ

учета взысканий и поощрений


Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г


I Раздел "Поощрения"


№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Вид поощрения

Мотив поощрения

Кем применено поощрение (ф.и.о. и должность)

^ Номер и дата приказа о поощрении

Для материальных поощрений (из каких фондов)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8



















































II Раздел "Взыскания"


№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Вид взыскания

За что наложено взыскание (причина)

Кем наложено взыскание (ф.и.о. и должность)

^ Номер и дата приказа о наложении взыскания

Кто проводил расследование (ф.и.о. и должность)

Когда и кем снято взыскание (ф.и.о. и должность)

Основание (истечение срока, ходатайство коллектива)

1

2

3

4

5

6

7

8

9



















































































^ Журнал учета предоставляемых отгулов


Наименование                                                                                 УТВЕРЖДАЮ

подразделения (цеха)                                                                      Наименование должности

ЖУРНАЛ                                                                                         работодателя

____________ №________                                                              ____________ И.О.Фамилия

учета сверхурочных работ                                                              ___ ______________200___г.

за ____________________

   (период)

 Ф.И.О.

Наименование должности (профессии)

Даты проведения сверхурочных работ

^ Количество отработанных сверхурочных часов

Примечание

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель структурного

подразделения (цеха)                                  _____________                                     И.О. Фамилия

                                                                                                 (личная  подпись)

 

 
Наименование
должности лица,

с которым согласуется документ

______________ И.О. Фамилия

  (личная подпись)

___ ______________ 200 __ г.

 

 

С журналом ознакомлен:

Должность                                        ________________                                         И.О.Фамилия

                                                            (личная подпись)

                                                           ___ __________ 200 __ г.

 

В дело № ___

______________   ___ ____________ 200 __ г.

    (личная подпись)

 


Журнал учета командировочных удостоверений

 

Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

 

 

 

ЖУРНАЛ

учета командировочных удостоверений

 

Начат «_____» _______________ 200 __ г.

Окончен «_____» ______________ 200 __ г .

 

№ п/п

Фамилия имя отчество

Занимаемая должность

^ Место командировки

Номер командировочного удостоверения

Фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего командировочное удостоверение

дата

^ Подпись лица, получившего командировочное удостоверение

Примечание

 

 

 

 

 

 

фактического выбытия

фактического прибытия




 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10









 

 

 

 














 

 

 

 






 

 

^ Журнал учета сверхурочных работ (схема)

Наименование                                                                                 УТВЕРЖДАЮ

подразделения (цеха)                                                                      Наименование должности

ЖУРНАЛ                                                                                         работодателя

____________ №________                                                              ____________ И.О.Фамилия

учета сверхурочных работ                                                              ___ ______________200___г.

за ____________________

   (период)

 

 

Ф.И.О.

Наименование должности (профессии)

Даты проведения сверхурочных работ

^ Количество отработанных сверхурочных часов

Примечание

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель структурного

подразделения (цеха)                                  _____________                                     И.О. Фамилия

                                                                                                 (личная  подпись)

 

 
Наименование
должности лица,

с которым согласуется документ

______________ И.О. Фамилия

  (личная подпись)

___ ______________ 200 __ г.

 

 

С журналом ознакомлен:

Должность                                        ________________                                         И.О.Фамилия

                                                            (личная подпись)

                                                           ___ __________ 200 __ г.

 

В дело № ___

______________   ___ ____________ 200 __ г.

    (личная подпись)

 

^ Журнал учета совместителей

 

ЖУРНАЛ

учета совместителей*

 

* Совместители, принятые из других предприятий, учреждений, организаций, и работники, выполнявшие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале.

Работники, работающие по внутреннему совместительству, учитываются в общей ведомости по учету списочного состава работников организации. Численность совместителей, принятых из других предприятий, учреждений, организаций, учитывается пропорционально фактически отработанному времени.

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 № п/п

Фамилия, имя, отчество

Структурное подразделение

^ Должность, профессия

Дата приема на работу по совместительству дата и номер приказа

Режим работы по совместительству

Наименование организации по основной работе

^ Структурное подразделение по основной работе

Режим работы по основной работе

Дата расторжения трудовых отношений по совместительству (номер приказа)

1

2

3

4

5

6

7

8

10

11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

^ Журнал учета удостоверений личности

 

ЖУРНАЛ

учета удостоверений личности

 

Начат "_____" _______________ 200 __ г.

Окончен "_____" ______________ 200 __ г

 

^ Фамилия, имя, отчество

Должность

Номер удостоверения личности

Срок действия удостоверения

^ Расписка и дата получения удостоверения

Расписка и дата возврата удостоверения

Дата и номер акта об уничтожении удостоверения

В случае утери/утраты – причины, объяснения

Взыскание

за утрату/утерю

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10