Реферат: Государственный университет высшая школа экономики кадровое делопроизводство (правовые основы)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ - ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ


КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

(ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ)


ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ


Ю.П. ОРЛОВСКИЙ, Д.Л. КУЗНЕЦОВ,

И.Я. БЕЛИЦКАЯ, Ю.С. КОРЯКИНА


Ответственный редактор

заслуженный деятель науки Российской Федерации,

доктор юридических наук, профессор, заведующий кафедрой

трудового права Государственного университета -

Высшая школа экономики

Ю.П. ОРЛОВСКИЙ


КОЛЛЕКТИВ АВТОРОВ


Кузнецов Д.Л. - директор Института управления человеческими ресурсами Московского государственного университета технологий и управления, доцент кафедры трудового права Государственного университета - Высшая школа экономики (ГУ-ВШЭ), директор по персоналу аудиторско-консультационной фирмы "Аудит-стандарт", лауреат конкурса Правительства Москвы в области науки и образовательных технологий - гл. IV, § 6.4 (в соавторстве с И.Я. Белицкой), § 6.6 (в соавторстве с И.Я. Белицкой), § 6.9 (в соавторстве с И.Я. Белицкой) гл. VI, § 7.2 (в соавторстве с И.Я. Белицкой, Ю.С. Корякиной) гл. VII, гл. IX (в соавторстве с И.Я. Белицкой).

Белицкая И.Я. - заместитель директора Института управления человеческими ресурсами Московского государственного университета технологий и управления - гл. I - II, гл. III (в соавторстве с Ю.С. Корякиной), гл. V, § 6.1 - 6.3, § 6.4 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым), § 6.6 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым), § 6.7 - 6.8, § 6.9 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым), § 6.10 гл. VI, § 7.2 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым, Ю.С. Корякиной), § 7.3 - 7.4 (в соавторстве с Ю.С. Корякиной) гл. VII, гл. VIII, гл. IX (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым), гл. X.

Корякина Ю.С. - заместитель директора Института управления человеческими ресурсами Московского государственного университета технологий и управления - гл. III (в соавторстве с И.Я. Белицкой), § 7.1, § 7.2 (в соавторстве с Д.Л. Кузнецовым, И.Я. Белицкой), § 7.3 - 7.4 (в соавторстве с И.Я. Белицкой) гл. VII.

Орловский Ю.П. - заслуженный деятель науки Российской Федерации, доктор юридических наук, профессор, заведующий кафедрой трудового права Государственного университета - Высшая школа экономики (ГУ-ВШЭ) - ответственный редактор.


ПРЕДИСЛОВИЕ


Книга, которая предлагается читателю, содержит образцы наиболее значимых документов, оформляемых кадровой службой.

В настоящее время объем работы этой службы значительно возрос. Это связано с необходимостью заключения трудового договора в письменной форме, подготовкой приказов на всех стадиях трудового отношения, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением.

На практике нет общего мнения, как лучше оформлять совмещение профессий (должностей), изменения трудового договора в форме постоянного и временного перевода на другую работу. Следует также различать положения, которые являются неотъемлемой частью трудового договора, и соглашения, имеющие самостоятельное значение.

На эти и многие другие вопросы отвечает настоящее издание. Особенностью книги "Правовые основы кадрового делопроизводства" - и в этом ее отличие от имеющихся практических пособий по кадровому делопроизводству - является наличие методических рекомендаций по составлению документов. Эти рекомендации основаны на действующем правовом материале, судебной практике.

Сегодня правовое поле, на котором работает кадровая служба, весьма обширно. Оно включает в себя не только Трудовой кодекс Российской Федерации, но и иные федеральные законы, в частности Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию", Федеральный закон от 20.04.2007 N 54-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" и другие законодательные акты Российской Федерации", в соответствии с которым минимальный размер оплаты труда с 1 сентября 2007 г. был установлен в размере 2300 руб. в месяц.

Важную роль в регулировании трудовых отношений играют постановления Правительства Российской Федерации, в частности Постановление от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

Особенностью современного трудового права является расширение договорного регулирования трудового отношения. Многие из вопросов, которые раньше решались в централизованном порядке, могут быть предметом рассмотрения коллективного договора, соглашения, трудового договора. Так, ст. 179 ТК РФ определяет конкретный перечень работников, которым предоставляется преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников, и в то же время указывает, что коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодекс РФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового). Кроме того, эти локальные нормативные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями. Требования, предъявляемые к локальным нормативным актам, также рассматриваются в настоящем пособии.

Для правоприменительной практики важное значение имеют Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю" и от 28.12.2006 N 63 "О внесении изменений и дополнений в Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять - необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.

Составители книги "Кадровое делопроизводство (правовые основы)" надеются, что это издание поможет всем работодателям, включая индивидуальных предпринимателей, юрисконсультам, специалистам кадровой службы правильно оформлять трудовые отношения с работниками, более квалифицированно решать вопросы управления персоналом.

Будем вам благодарны за высказанные замечания и предложения, которые вы можете отправлять на наш электронный адрес prosnkadrdel@rambler.ru.


Ответственный редактор

заслуженный деятель науки

Российской Федерации,

доктор юридических наук,

профессор Ю.П.Орловский


^ I. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ


В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства кадровой службы в организации необходимо разработать номенклатуру дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке <1>. Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел структурного подразделения, на основе которых затем составляется сводная номенклатура дел организации. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется инструкцией по делопроизводству, действующей в организации.

--------------------------------

<1> ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.


При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о кадровой службе, инструкцией по делопроизводству, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003) (далее - Перечень), номенклатурами дел подразделения за предшествующие 2 - 3 года. Кроме того, при составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать требования, предъявляемые к документации по личному составу Трудовым кодексом РФ, другими нормативными актами, регулирующими трудовые правоотношения. К сожалению, многие из документов, предусмотренные законодательными актами, в частности Трудовым кодексом РФ, не включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровой службы при формировании дел. Так, например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами - основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), отметка об этом делается в 4 и 5 графах номенклатуры.

Классификация приказов, данная в Перечне, вызывает вопросы, поскольку определение приказов по личному составу в Трудовом кодексе РФ отсутствует. С учетом действующего законодательства можно сформулировать следующее определение приказа по личному составу - распорядительный документ, регулирующий трудовые отношения работника с работодателем, изданный на основании заключенного трудового договора. Это уточнение имеет большое значение для составления номенклатуры дел кадровой службы и формирования дел, так как приказы по личному составу и по основной деятельности должны формироваться в разные дела.

При составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать срок хранения документов. Срок хранения приказов по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, о применении дисциплинарных взысканий, о дежурствах, некоторых иных документов составляет менее 75 лет (например, для приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков Перечень устанавливает срок хранения в 5 лет). Статья 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает срок хранения для документов по личному составу в 75 лет. Кажущееся противоречие не дает оснований для продления срока хранения всей документации по личному составу: ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение. А документом Архивного фонда РФ является согласно тому же Закону архивный документ (т.е. материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства), прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Таким образом, документы, в том числе и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем), имеющие иные сроки хранения (1 год, 5 лет, 75 лет), не являются документами Архивного фонда РФ, т.е. увеличения сроков хранения всех документов по личному составу до 75 лет в связи с принятием в 2004 г. нового федерального закона не произошло.

Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), затем - заголовки дел с локальными нормативными актами организации, за ними следуют заголовки дел, содержащие распорядительную документацию (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.). Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Далее по номенклатуре располагается переписка по различным вопросам, затем - учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы N Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы. В самом конце номенклатуры дел помещаются описи переданных в архив дел структурного подразделения, выписка из сводной номенклатуры дел организации, резервные индексы.


Рекомендуемая (примерная) номенклатура дел

кадровой службы:



Индекс
дела


Заголовок дела
(тома, частей)


Кол-во
дел
(томов,
частей)

Срок
хранения
дела
(тома,
части)
и N ста-
тей по
перечню



Примечание

1

2

3

4

5

Кадровая служба




Нормативные
правовые акты
Президента РФ,
Правительства РФ,
субъектов РФ




ДМН <1>
ст. 1
"б"





--------------------------------

<1> До минования надобности.


Допускается как объединение распорядительных актов (постановлений и распоряжений) в одно дело, так и формирование их в разные дела:





Постановления
и распоряжения
вышестоящей
организации.
Копии




ДМН
ст. 5
"а", 6
"а"





Правила внутреннего трудового распорядка, если они утверждены приказом, могут храниться вместе с утверждающим их приказом в другом подразделении (секретариат, ДОУ). В этом случае в кадровой службе целесообразно хранить копию Правил для ознакомления с ними принимаемых на работу работников:





Правила
внутреннего
трудового
распорядка




1 г. (1)
ст. 407

(1) После
замены
новыми




Положение
о кадровой
службе




Пост.
ст. 16





Персональные должностные инструкции входят в состав личных дел работников, типовые хранятся по месту их разработки:





Должностные
инструкции
работников
(типовые)




Пост.
ст. 35
"а"





Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу:





Приказы по
основной
деятельности
в части решения
кадровых
вопросов.
Копии




ДМН
ст. 6
"а"





Штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. В кадровой службе целесообразно хранить копии штатных расписаний:





Штатные расписа-
ния, изменения к
ним. Копии




3 г.
ст. 32б







Список (штатно-
списочный
состав)
работников




Пост.
ст. 349







Графики
отпусков




1 г.
ст. 356





Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. 75 лет хранятся приказы по личному составу о приеме, переводе, прекращении трудового договора, поощрении работников, иные приказы, кроме приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, дежурствах и применении дисциплинарных взысканий, которые имеют более короткий срок хранения - 5 лет. Кроме того, несмотря на одинаковый срок хранения, приказы о предоставлении отпусков и о применении дисциплинарных взысканий целесообразно группировать в отдельные дела:





Приказы
по личному
составу




75 л.
ЭПК
ст. 6б







Приказы
по личному
составу
о предоставлении
ежегодных
оплачиваемых
отпусков




5 л.
ЭПК
ст.6б







Приказы по
личному составу о
применении
дисциплинарных
взысканий




5 л.
ЭПК
ст.6б







Приказы
о командировании
работников




75 л.
ЭПК
ст. 6б

О кратко-
срочных
внутрирос-
сийских
команди-
ровках
- 5 л.


Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, группируются в отдельные дела, по принципу формирования в дела самих приказов по личному составу. В состав таких документов входят заявления работников, уведомления, представления, предложения, докладные и объяснительные записки, составляемые по различным вопросам, возникающим в области трудовых правоотношений:





Документы
к приказам по
личному составу,
не вошедшие
в состав личных
дел




75 л.
ст. 6б







Документы
к приказам по
личному составу о
предоставлении
учебных
и ежегодных
оплачиваемых
отпусков




5 л.
ст. 343







Документы
к приказам по
личному составу о
применении
дисциплинарных
взысканий, не
вошедшие в состав
личных дел




5 л.
ст. 343





Для обеспечения правильного и быстрого поиска документов трудовые договоры рекомендуется помещать в личные дела работников. В противном случае трудовые договоры формируются в дела по годам заключения и являются переходящими. При этом наличие в делах трудовых договоров с уволенными работниками может породить нарекания со стороны архивных служб:





Трудовые
договоры, не
вошедшие
в состав личных
дел




75 л.
ЭПК
ст. 338





В номенклатуру дел кадровой службы включаются дела с документами по повышению квалификации и подготовке кадров:





Договоры об
обучении




5 л.
(1) ст.
375

После ис-
течения
срока
действия
договора




Документы о
профессиональной
переподготовке,
повышении квали-
фикации работни-
ков




5 л.
ЭПК ст.
368







Переписка о
профессиональной
переподготовке,
повышении квали-
фикации работни-
ков




5 л.
ЭПК ст.
369





При формировании дел с документами по вопросам награждения работников сроки хранения документов определяются в соответствии с подразделом 8.4 Перечня (ст. ст. 384 - 387):





Документы
(представления,
ходатайства,
характеристики)
о представлении
к награждению
ведомственными
наградами,
присвоению
званий,
присуждению
премий




Пост.
ст. 384а







Ходатайства
о выдаче
дубликатов
документов
к государственным
наградам взамен
утраченных




75 л.
ЭПК
ст. 385







Списки награжден-
ных государствен-
ными и иными
наградами,
удостоенных
государственных
и иных званий,
премий




Пост.
ст. 350в







Переписка
о награждении
работников,
присвоении
почетных званий,
присуждении
премий




5 л.
ЭПК
ст. 386





В номенклатуру дел кадровой службы включаются дела с документами по проведению аттестации работников:





Протоколы
заседаний
аттестационных
комиссий




15 л.
ЭПК
ст. 359







Итоговые сводки,
сведения, ведо-
мости о проведе-
нии аттестации




5 л.
ст. 365







Документы к про-
токолам заседаний
аттестационных
комиссий




5 л.
ст. 360







Списки членов
аттестационных
комиссий




5 л.
ст. 364







Графики проведе-
ния аттестации




1 г.
ст. 367







Заявления о
несогласии с
постановлениями
аттестационных
комиссий,
документы об их
рассмотрении




5 л.
ст. 361







Переписка
об аттестации




5 л.
ст. 366





В составе документации кадровой службы большой объем занимают учетные документы:





Личные дела
работников




75 л.
ЭПК
ст. 337б

Переходя-
щее




Личные дела
руководителя
организации;
членов
руководящих,
исполнительных,
контрольных
органов
организации;
работников,
имеющих
государственные
и иные звания,
премии, награды,
ученые степени
и звания




Пост.
ст. 337а







Личные карточки
работников,
форма N Т-2




75 л.
ст. 339

Переходя-
щее




Журнал учета
приказов по
личному составу




Пост.
ст. 72а







Журнал учета
приказов по
личному составу
о предоставлении
учебных и ежегод-
ных оплачиваемых
отпусков




Пост.
ст. 72а







Журнал учета
приказов по
личному составу
о применении
дисциплинарных
взысканий




Пост.
ст. 72а







Журнал учета
трудовых догово-
ров




75 л.
ст. 358д

Переходя-
щее




Журнал учета
личных дел




75 л.
ст. 358д

Переходя-
щее




Журнал учета
личных карточек




75 л.
ст. 358

Переходя-
щее




Журнал учета
выдачи справок
о заработной
плате, стаже,
месте работы




3 г.
ст. 358ж







Журнал учета
работников,
выбывающих
в командировки




5 л.
ст. 358з







Журнал учета
работников,
прибывающих
в командировки




5 л.
ст. 358з







Трудовые книжки
работников




До вос-
требова-
ния ст.
342

Невостре-
бованные -
не менее
50 лет




Книга учета
движения трудовых
книжек и вклады-
шей в них




50 л.
ст. 358е







Заявления, запро-
сы к выданным
справкам о стаже,
месте работы




5 л.
ст. 80







Табели учета
рабочего времени




1 г.
ст. 281







Отчеты о наличии,
движении работни-
ков




5 л.
ЭПК
ст. 262







Документы лиц,
не принятых
на работу




1 г.
ст. 341







Журнал регистра-
ции листков не-
трудоспособности




5 л.
ст. 476





В номенклатуру дел кадровой службы в обязательном порядке включаются акты приема-передачи дел при смене в подразделении должностных ответственных лиц (заводятся только в случае смены работников):





Акты приема-
передачи дел,
составленные
при смене
должностных
ответственных
лиц




5 л. (1)
ст. 36

(1) После
смены
должност-
ного от-
ветствен-
ного лица


При передаче дел в архив организации составляется опись дел кадровой службы. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования:





Описи дел
постоянного
хранения
(утвержденные)




Пост.
(1) ст.
74а

(1) Неут-
вержденные
- до мино-
вания
надобности




Описи дел
временного
хранения




3 г. (1)
ст. 74б

(1) После
уничтоже-
ния дел


После утверждения сводной номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе:





Номенклатура
дел кадровой
службы. Копия




До заме-
ны новой
ст. 67б





При возникновении в подразделении в течение текущего календарного года новых документированных участков работы и (или) заведении новых дел в номенклатуру вносятся соответствующие сведения. С этой целью для вновь заводимых дел оставляются так называемые резервные номера, представляющие собой пустые строки, располагаемые в конце номенклатуры дел.

Приведенная номенклатура дел носит рекомендательный характер, некоторые дела, указанные в ней, могут включаться в номенклатуру дел других структурных подразделений или, наоборот, приведенный перечень заголовков дел службы может быть дополнен другими позициями (в соответствии с положениями о структурных подразделениях и принятым в организации распределением обязанностей).

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. При внесении в номенклатуру дел изменений рекомендуется сохранять индексы и заголовки переходящих дел.

1>1>1>1>
^ II. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ЛОКАЛЬНЫМИ НОРМАТИВНЫМИ АКТАМИ


2.1. Разработка и оформление проекта документа


Понятие "локальный нормативный акт" впервые было законодательно закреплено Трудовым кодексом РФ, вступившим в силу 01.02.2002. В Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" такой термин отсутствует. Однако в нем присутствует определение "организационно-распорядительный документ" (вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц). В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299, представляющем собой перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации, документы, относимые Трудовым кодексом РФ к локальным нормативным актам, включены в класс 0200000 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", подраздел 02520005:


Код

КЧ

Наименование формы

1

2

3

025200

5

Документация по организационно-
нормативному регулированию деятель-
ности организации, предприятия

0252031

8

Договор на производство работ
(оказание услуг)

0252051

9

Должностная инструкция

0252111

1

Положение о структурном подразделении

0252131

2

Правила внутреннего трудового распо-
рядка

0252211

6

Структура и штатная численность

0252251

8

Штатное расписание


Исходя из ст. 8 ТК РФ локальным нормативным актом является принимаемый работодателем внутренний документ, содержащий нормы трудового права, распространяющийся на всех работников или на определенные категории работников данной организации независимо от места выполнения ими работы и регулирующий отдельные аспекты трудовых правоотношений работодателя и работников данной организации.

Локальные нормативные акты, упоминающиеся в ТК РФ, можно разделить на две подгруппы:

обязательные, т.е. акты, наличие которых предусмотрено трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями;

необязательные - акты, принимаемые по усмотрению работодателя (в рамках его компетенции).

Независимо от "обязательности" или "необязательности" локального нормативного акта его создание проходит в организации определенные стадии: составление текста, оформление, согласование, утверждение и введение в действие. В определенных случаях принятие локального нормативного акта связано с учетом мнения представительного органа работников. Кроме того, необходимо правильно проводить процедуру ознакомления работников с локальным нормативным актом. Порой возникает необходимость внесения в локальный нормативный акт изменений. Не менее важное значение имеет правильное оформление прекращения действия локального нормативного акта.

Источник появления текста локального нормативного акта, т.е. авторство документа, принципиального значения не имеет. В настоящее время существует множество различных вариантов - от "заимствования" текстов из других организаций через Интернет до создания рабочих групп или привлечения сторонних специалистов. Любой из этих вариантов имеет свои слабые и сильные стороны, однако при грамотном проведении стадий согласования и утверждения документа результат всегда будет достигнут. Под результатом необходимо понимать создание единой целостной системы взаимно дополняющих друг друга документов, способной эффективно регулировать трудовые отношения с работниками данной организации.

До прохождения этапа подписания (утверждения), т.е. до приобретения юридической силы, документ представляет собой проект. Юридическая сила документа - это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления <1>.

--------------------------------

<1> ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.


Под оформлением документа понимается соблюдение в ходе составления документа установленных норм и требований. Требования к составлению и оформлению документов закрепляются в государственных стандартах, а также в законодательных и иных нормативных актах.

Особое значение для придания документу юридической силы имеют определенные атрибуты внешнего оформления - реквизиты. Требования к реквизитам документов установлены Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенным в действие с 01.07.2003, а также Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536.

Существует два способа размещения реквизитов бланка (бланк - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа <1>) - угловой и продольный. Обычным для локальных нормативных актов является продольный способ, когда все реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ширине, либо по центру. Однако при угловом способе, при котором реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади, гриф утверждения размещается в правом углу документа, что позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги.

--------------------------------

<1> ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.


Все 30 реквизитов, предусмотренных ГОСТом Р 6.30-2003, вместе в одном документе никогда не используются. Для документов, относимых к локальным нормативным актам, обязательным является использование следующих реквизитов:

наименование организации;

наименование вида документа и его название (заголовок к тексту);

дата документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись.

В определенных случаях необходимо присутствие грифов согласования и утверждения, а также виз согласования, порядок оформления которых будет рассмотрен ниже.

При оформлении реквизитов локального нормативного акта рекомендуется соблюдать определенные требования.

Текст проекта документа печатается на общем бланке организации. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается приказом, то документ печатается на стандартном листе бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Каждый лист документа должен иметь поля не менее чем 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Текст документа рекомендуется печатать шрифтом Times New Roman Cyr размером N 13 или N 14 (для табличных документов - N 12) через 1,5 интервала. Все прочие реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 - 3 интервалами. Текст документа печатают, отступив 2 - 3 интервала от реквизита "заголовок к тексту". Вторую и последующие страницы многостраничного документа нумеруют. Текст документа излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Структура текста предполагает наличие констатирующей части - раздел "Общие положения". В данном разделе указываются основания разработки, назначение акта и сфера его распространения. Основной текст может делиться на главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Пункты и подпункты, как правило, нумеруются арабскими цифрами (пункты 1, 2, 3 и т.д., подпункты - 1.1, 1.1.1, 2.2, 2.2.1 и т.д.). Заголовок к тексту отвечает на вопрос "О чем?" (Положение о кадровой службе); заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Дата документа - это дата его подписания или утверждения. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 20 июля 2007 г. следует оформлять 20.07.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 20 июля 2007 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации различной информацией. Реквизит "регистрационный номер" включает знак "N". Порядковый номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, например: N 123/02-03, где 02 - 03 - индекс дела по номенклатуре дел организации, в которое при его формировании помещается соответствующий документ, 123 - порядковый регистрационный номер.

В состав реквизита "подпись" входит наименование должности лица, подписавшего (составившего) документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:


┌──────────────────────────────────────────────────────┐

│Заместитель управляющего Личная подпись И.И. Иванов│

└──────────────────────────────────────────────────────┘


Локальные нормативные акты могут иметь приложения, в которых помещаются различного рода перечни, таблицы, графики, образцы бланков, документов и т.д. Если к локальному нормативному акту имеется несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без указания знака "N". При ссылках на приложения в тексте локального нормативного акта знак "N" также не указывается:


┌───────────────────────────────────────────────────┐

│согласно приложению 4 к Правилам в